Slide 1

PowerPoint สื่อการเรียนการสอน
รายวิชาการผลิตเอกสาร (3215-2003)
ระดับชัน้ ปวส. สาขาวิชาการจัดการทั่วปป

การจ ัดทาคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน
(Work Manual)
เพือ
่ ดาเนินการตามเกณฑ์คณ
ุ ภาพ
้ ฐาน
การบริหารจ ัดการภาคร ัฐระด ับพืน
(Fundamental Level : FL)
ประจาปี งบประมาณ 2552

ว ัตถุประสงค์
การจ ัดทา Work Manual


เพือ
่ ให ้สว่ นราชการมีการจัดคู่มอ
ื การปฏิบัตงิ านทีช
่ ัดเจน อย่างเป็ นลายลักษณ์อักษร ทีแ
่ สดงถึง
รายละเอีย ดขั น
้ ตอนการปฏิบั ต ิง านของกิจ กรรม/กระบวนการต่ า ง ๆ ของหน่ ว ยงาน เพื่อ ใช ้
ประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์การ



การจั ด ท าคู่ม ือ การปฏิบั ต งิ านถือ เป็ นเครื่อ งมือ อย่า งหนึ่ง ในการสร ้างมาตรฐานการปฏิบั ต งิ าน
่ ารบริหารคุณภาพทั่วทัง้ องค์กรอย่างมีประสท
ิ ธิภาพ ทัง้ นี้ เพือ
(ตาม PM 5) ทีม
่ ุ่งไปสูก
่ ให ้การ
ทางานของสว่ นราชการได ้มาตรฐานเป็ นไปตามเป้ าหมาย ได ้ผลิตผลหรือการบริการทีม
่ ค
ี ุณภาพ
เสร็ จรวดเร็ วทันตามกาหนดเวลานั ด หมาย มีการทางานปลอดภัย และไม่สร ้างมลพิษแก่ชม
ุ ชน
เพือ
่ การบรรลุข ้อกาหนดทีส
่ าคัญของกระบวนการ

แนวทางการดาเนินการตาม PM 5

PM 5 : สว่ นราชการต ้องกาหนดมาตรฐานการปฏิบต
ั งิ าน ของ
กระบวนการทีส
่ ร ้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมี
วิธก
ี ารในการนามาตรฐานการปฏิบต
ั งิ านดังกล่าวให ้บุคลากร
นาไปปฏิบต
ั ิ เพือ
่ ให ้บรรลุผลตามข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ

กระบวนการสร้ างคุณค่ า
กระบวนการสาคัญที่สร้ างประโยชน์ ให้ แก่ ผ้ ูรับบริการ ผู้มี
ส่ วนปด้ ส่วนเสีย และส่ งผลต่ อการบรรลุพนั ธกิจหลัก/
ยุทธศาสตร์ ของส่ วนราชการ เป็ นสิ่งที่ตอบโจทย์ ของการ
จัดสรรทรัพยากร และความคุ้มค่ าของการใช้ งบประมาณ
แผ่ นดิน

กระบวนการสนับสนุน
กระบวนการที่ช่วยสนับสนุ นให้ กระบวนการสร้ างคุณ ค่ า
สามารถด าเนิ น การปด้ อย่ างมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ อาทิ
กระบวนการด้ านสารบั ญ การเงิ น /งบประมาณ
กระบวนการทรั พยากรบุคคล กระบวนการจัดซือ้ จัด
จ้ างและพัสดุ กระบวนการด้ าน IT
กระบวนการ
วางแผน เป็ นต้ น

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญของกระบวนการด้าน IT
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” (Key Requirement) หมายถึง ผลลัพธ์ทค
ี่ าดหวัง
ิ้ สุดกระบวนการนั น
เมือ
่ สน
้ อาทิ
กระบวนการติดตัง้ โปรแกรม ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ ความรวดเร็ว ความผิดพลาด
กระบวนการบารุงรักษา ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ รอบระยะเวลา ความถูกต ้อง
ความครบถ ้วน เป็ นต ้น
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” ของกระบวนการสนั บสนุน
ไม่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั คุณลักษณะของผลผลิตและบริการเพียงอย่างเดียว
แต่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั ความต ้องการของผู ้รับบริการทัง้ ภายในและภายนอกองค์การ
่
และระเบียบปฏิบต
ั ห
ิ รือแผนนโยบายทีเ่ กีย
่ วข ้อง เชน
พรบ.ว่าด ้วยการกระทาความผิดเกีย
่ วกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550/แผนแม่บท IT
การค ้นหาข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ สามารถทาได ้โดย
การวิเคราะห์ความต ้องการ ความคาดหวัง
ของผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้องกับกระบวนการ
่ การออกแบบสารวจ การสอบถาม หรือการสงั เกต เป็ นต ้น
เชน

ต ัวชว้ี ัดทีส
่ าค ัญ
ี้ งึ ความสาเร็จของการดาเนินการของ
“ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ” หมายถึง ตัววัดทีบ
่ ง่ ชถ
่
กระบวนการ เชน
- การวัดความผิดพลาดของกระบวนการติดตัง้ โปรแกรม สามารถวัด
ได ้จาก ร ้อยละของข ้อผิดพลาดในการติดตัง้ โปรแกรม โดยตัง้ เป้ าไว ้ไม่เกิน 5%
ของจานวนครัง้ ในการติดตัง้ โปรแกรม
- การวัดรอบระยะเวลาของกระบวนการบารุงรักษาสามารถวัดได ้จาก
ร ้อยละของการดาเนินการตามระยะเวลาทีก
่ าหนด เป็ นต ้น

ต ัวอย่างกระบวนการสน ับสนุนและข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ
ื่ กระบวนการ
รายชอ
สนับสนุน
กระบวนการรับ-สง่
ื ภายนอก
หนั งสอ
ื้ จัดจ ้าง
กระบวนการจัดซอ
กระบวนการพัฒนา
บุคลากร

ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ
ของกระบวน

ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ
ของกระบวนการ

รับ-สง่ เอกสารรวดเร็ว

ื ภายนอก
ร ้อยละของหนั งสอ
ทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน

ความทันเวลา

ร ้อยละของโครงการทีส
่ ามารถ
ื้ จัดจ ้างได ้ทันตามแผนงาน
จัดซอ

สอดคล ้องกับสมรรถนะ ร ้อยละของบุคลากรทีไ่ ด ้รับการ
ของบุคลากร
พัฒนาตามสมรรถนะทีก
่ าหนด

การออกแบบกระบวนการ
้
ปั จจัยทีใ่ ชในการออกแบบกระบวนการ
ประกอบด ้วย


ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ



องค์ความรู ้



เทคโนโลยี



กฎระเบียบ กฎหมาย



ต ้นทุน/ ค่าใชจ่้ าย



ระยะเวลาในการปฏิบต
ั งิ าน



ิ ธิภาพและประสท
ิ ธิผลของกระบวนการ เป็ นต ้น
ประสท

คู่มือการปฏิบตั งิ าน (Work Manual) คืออะปร
้
ิ้ สุดของ
 แผนทีบ
่ อกเสนทางการท
างานทีม
่ จ
ี ด
ุ เริม
่ ต ้นและจุดสน
กระบวนการ
 ระบุถงึ ขัน
้ ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ

ั ซอน
้ มีหลายขัน
 มักจัดทาขึน
้ สาหรับงานทีม
่ ค
ี วามซบ
้ ตอน และ
เกีย
่ วข ้องกับหลายคน
 สามารถปรับปรุงเปลีย
่ นแปลงเมือ
่ มีการเปลีย
่ นแปลงการ
ปฏิบต
ั งิ าน
 เพือ
่ ให ้ผู ้ปฏิบต
ั งิ านไว ้ใชอ้ ้างอิง ไม่ให ้เกิดความผิดพลาดในการ
ปฏิบต
ั งิ าน

ขอบเขตหล ัก Work Manual
1.

Work Flow ของกระบวนการ

2.

ขัน
้ ตอนการปฏิบต
ั งิ าน

3.

•

รายละเอียดวิธก
ี ารทางานของแต่ละขัน
้ ตอนย่อย

•

้
เอกสาร/ระเบียบ ทีใ่ ชประกอบการด
าเนินการ

•

แบบฟอร์ม

•

ผู ้รับผิดชอบ

มาตรฐานงาน คือ ข ้อกาหนดในการปฏิบต
ั งิ าน
•

มาตรฐานระยะเวลา

•

่ ความถูกต ้อง ความสมบูรณ์ของข ้อมูล ความ
มาตรฐานในเชงิ คุณภาพ เชน
ผิดพลาด ความคุ ้มค่าของงาน เป็ นต ้น

4.

ระบบการติดตามประเมินผล
•

เพือ
่ ใชติ้ ดตามผลการปฏิบัตงิ านเปรียบเทียบกับมาตรฐานทีก
่ าหนด

•

่ ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน
กาหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เชน

องค์ประกอบคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน

1. ว ัตถุประสงค์ของการจ ัดทาคูม
่ อ
ื

2. ขอบเขต

3. คาจาก ัดความ

4. หน้าทีค
่ วามร ับผิดชอบ

5. Work Flow กระบวนการ

6. ขนตอนการปฏิ
ั้
บ ัติงาน

7. มาตรฐานงาน

8. ระบบติดตามประเมินผล

9. เอกสารอ้างอิง

10. แบบฟอร์มทีใ่ ช ้

วัตถุประสงค์ (Objectives)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ ในการจัดทาคู่มอื ปฏิบัตงิ าน
ของกระบวนนีข้ นึ ้ มา

• ตัวอย่ างวัตถุประสงค์ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
เพื่ อ ให้ ม่ ั นใจว่ าปด้ มี ก ารปฏิ บั ติ ต ามข้ อ ก าหนด ระเบี ย บ หลั ก เกณฑ์
เกี่ ยวกั บ การตรวจสอบภายในที่ ก าหนดปว้ อย่ างสม่ าเสมอและมี
ประสิทธิภาพ สอดคล้ องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ ขององค์ กร

ขอบเขต (Scope)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่ าครอบคลุมตัง้ แต่
ขัน้ ตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หน่ วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

• ตัวอย่ างขอบเขตเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบตั นิ ีค้ รอบคลุมขัน้ ตอนการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และผู้รับการตรวจสอบ ตัง้ แต่ การวางแผนการตรวจสอบ การดาเนินการตรวจสอบ
การจัดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซา้ สาหรับทุกครัง้ ที่มกี าร
ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข

คาจากัดความ (Definition)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงคาศัพท์ เฉพาะซึ่งอาจเป็ นภาษาปทยหรื อ
ภาษาอังกฤษ หรื อคาย่ อ ที่กล่ าวถึงภายใต้ ระเบียบปฏิบัตนิ ัน้ ๆ เพื่อให้ เป็ น
ที่เข้ าใจตรงกัน

• ตัวอย่ างคาจากัดความ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
Auditor = ผู้ตรวจสอบที่ปด้ รับมอบหมายอย่ างเป็ นทางการ
Auditee= แผนก หน่ วยงาน หรื อบุคคลผู้ปด้ รับการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การร้ องขอให้ ดาเนินการแก้ ปข

หน้ าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบว่ ามีใครบ้ างที่เกี่ยวข้ องกับระเบียบปฏิบตั นิ ัน้ ๆ โดยมักจะ
เรียงจากผู้อานาจหรือตาแหน่ งสูงสุดลงมา

• ตัวอย่ างหน้ าที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ผู้อานวยการกอง: อนุมัตแิ ผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน
หัวหน้ ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ ความร่ วมมือในการตรวจสอบ
นักวิชาการ 6 ว. : จัดทาแผน ดาเนินการตรวจสอบ สรุ ปผลและติดตามผล

Work Flow กระบวนการ
No

Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

No

Yes

เอกสารอ้ างอิง (Reference Document)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ ประกอบคู่กันหรืออ้ างอิงถึงกัน
เพื่อให้ การปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ สมบูรณ์ ปด้ แก่ ระเบียบปฏิบตั เิ รื่ องอื่น พระราชบัญญัติ
กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทางาน เป็ นต้ น

• ตัวอย่ างเอกสารอ้ างอิงเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบัตเิ รื่ องการแก้ ปขและป้องกัน(QP-QMR-01)
ระเบียบปฏิบัตเิ รื่ องการทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร (QP-QMR-02)

แบบฟอร์ มที่ใช้ (Form)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงแบบฟอร์ มต่ าง ๆ ที่ต้องใช้ ในการบันทึก
ข้ อมูลของผู้ท่ เี กี่ยวข้ อง ในการปฏิบัตงิ านของกระบวนการนัน้ ๆ

• ตัวอย่ างแบบฟอร์ มเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อองค์การและผู ้บังคับบัญชา
•

ใชฝึ้ กอบรมข ้าราชการใหม่

•

้ นคูม
ประหยัดงบประมาณในการฝึ กอบรม เนือ
่ งจากหัวหน ้างานใชเป็
่ อ
ื ในการสอนงาน

•

ั เจนไม่ซ้าซอน
้
ทาให ้การกาหนดหน ้าทีก
่ ารงานชด

•

้
ใชในการควบคุ
มงานและการติดตามผลการปฏิบัตงิ านให ้มีความผิดพลาดในการ
ทางานลดน ้อยลง

•

เป็ นคูม
่ อ
ื ในการประเมินผลการปฏิบัตงิ าน (Performance Review) ของบุคลากร

•

ชว่ ยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่

•

้ นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการให ้บริการ
ใชเป็

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อผู ้ปฏิบต
ั งิ าน

•

ั เจนยิง่ ขึน
ได ้รับทราบภาระหน ้าทีข
่ องตนเองชด
้

•

ได ้เรียนรู ้งานเร็วขึน
้ ทัง้ ตอนทีเ่ ข ้ามาทางานใหม่ / หรือตอนทีจ
่ ะย ้ายงานใหม่

•

มีขน
ั ้ ตอนในการทางานทีแ
่ น่นอน ทาให ้การทางานได ้ง่ายขึน
้

•

รู ้จักวางแผนการทางานเพือ
่ ให ้ผลงานออกมาตามเป้ าหมาย

•

้ นแนวทางเพือ
สามารถใชเป็
่ การวิเคราะห์งานให ้ทันสมัยอยูต
่ ลอดเวลา

•

ิ ธิภาพมากยิง่ ขึน
สามารถทางานได ้อย่างมีประสท
้ เพราะมีสงิ่ ทีอ
่ ้างอิง

•

ี ในการปฏิบัตงิ าน
สร ้างความเป็ นมืออาชพ

ปั จจัยสาคัญในการจัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน
ลักษณะที่ดขี องคู่มือการปฏิบัตงิ าน

คุณสมบัตแิ ละทักษะของผู้จัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน

ลักษณะทีด่ ขี องคู่มือการปฏิบัติงาน
•
•
•
•
•
•
•

กระชับ ชัดเจน เข้ าใจปด้ ง่าย
เป็ นประโยชน์ สาหรับการทางานและฝึ กอบรม
เหมาะสมกับองค์ กรและผู้ใช้ งานแต่ ละกลุ่ม
มีความน่ าสนใจ น่ าติดตาม
มีความเป็ นปั จจุบัน (Update) ปม่ ล้าสมัย
แสดงหน่ วยงานที่จัดทา วันที่บังคับใช้
มีตวั อย่ างประกอบ

Clear
Complete
Concise
Correct

คุณสมบัตแิ ละทักษะ
ของผู้จัดทาเอกสารการปฏิบัตงิ าน
คุณสมบัติ
• มีความรู้ ความเชี่ยวชาญในการ
ปฏิบัตงิ านเรื่องนัน้ ๆ
• เป็ นคนช่ างสังเกต
• เอาใจใส่ ในรายละเอียดของการ
ปฏิบัตงิ าน
• รู้ทฤษฎีและความรู้พนื ้ ฐานของการ
วิเคราะห์ ระบบงาน
• รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่ าง ๆ
• รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่

ทักษะ
• ทักษะการวิเคราะห์
(Analysis Skills)
• ทักษะการสื่อสาร
(Communication Skills)
• ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทักษะการประเมินผล
(Evaluation Skills)

ื่ กระบวนการ
ต ัวอย่างแบบฟอร์มแสดงรายชอ
ื่ กระบวนการ
รายชอ

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ

ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของ
กระบวนการ

ต ัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ..........................................................................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ...................................................
ลาด ับที่

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

เอกสารที่
เกีย
่ วข้อง

No
Yes

No
Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

่ มต่อระหว่างขัน
จุดเชือ
้ ตอน

(เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ
ไม่สามารถจบได ้ภายใน 1 หน ้า)

การออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ......กระบวนการรับหนังสอ
ื ภายนอก.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละของเอกสารทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน............

ต ัวอย่าง1

ลาด ับ

1

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

5 นาที

บันทึกข ้อมูลรับหนังสือเข ้าระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีส
่ ารบรรณ

5 นาที

หัวหน ้าสารบรรณ ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น
และรวบรวมนาเสนอต่อ ผอ.สบก

หัวหน ้า
ฝ่ ายสารบรรณ

ผอ.สลธ.พิจารณาหนังสือภายนอกก่อนส่ง
มอบให ้ผุ ้เกีย
่ วข ้อง

ผอ.สบก

10 นาที

เจ ้าหน ้าทีบ
่ น
ั ทึกข ้อมูลการส่งเอกสารในระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งหนังสือไปยังสานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของ สบก

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งบันทึกข ้อมูลลงรับ
เอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งจัดแฟ้ มเสนอ ผอ.
สานัก พิจารณามอบหมายให ้ผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้อง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

ลงทะเบียนรับ

2

ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น

3

เสนอ
ผอ.สลธ.

4

จัดส่งหนังสือไปยัง
สานักทีเ่ กีย
่ วข ้อง

5

สานักเจ ้าของเรือ
่ ง
ลงรับเอกสาร

6

ระยะเวลา

เสนอ
ผอ.สานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

1 วัน

การออกแบบกระบวนการ

ต ัวอย่าง2

ื่ กระบวนการ......กระบวนการจัดทาแผนงานโครงการ.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละข ้อผิดพลาดในการจัดทาแผนงานโครงการ
ลาด ั
บ

ผ ังกระบวนการ

1

ศึกษาวิเคราะห์
แนวทางการดาเนินงาน

รายละเอียดงาน
สานัก/กองศึกษาวิเคราะห์
กิจกรรมทีจ
่ ะดาเนินการใน
ปี งบประมาณนัน
้ ๆ

มาตรฐานคุณภาพงาน
ปั จจัยทีต
่ ้องนามาวิเคราะห์ ให ้ครอบคลุม
ในเรือ
่ ง

ผูร้ ับผิดชอบ
สานัก/กองต่างๆ

1.ผลการดาเนินงานทีผ
่ า่ นมา
2. ปั จจัยภายใน/ปั จจัยภายนอก ที่
ผลกระทบต่อการดาเนินการ
่ งทีค
3. ความเสีย
่ าดว่าจะเกิดขึน
้

2
จัดทาแผนงานโครงการ

ผู ้รับผิดชอบจัดทาบันทึกขอ

ในการจัดทาแผนงาน ต ้องมีลักษณะ ดังนี้

อนุมต
ั โิ ครงการ ที่

1. จัดทาแผนงานให ้ครบถ ้วนตามหัวข ้อ

ประกอบด ้วยแผนงาน
โครงการ และแผนการใช ้
งบประมาณ

สานัก/กองต่างๆ

การนาเสนอทีก
่ าหนด
2. การคิดค่าใช ้จ่ายต ้องอยูภ
่ ายใต ้ระเบียบ
ทีก
่ าหนด
3. กิจกรรมการดาเนินการสอดคล ้องกับ
วัตถุประสงค์ทก
ี่ าหนด

3

No

เสนอ
ผู ้บริหาร
เพือ
่ อนุมัต ิ
โครงการ

Yes
4

้ จัดจ ้าง
จัดซือ

เสนอผู ้บริหารเพือ
่ ขออนุมต
ั ิ
โครงการ

-

สานัก/กองต่างๆ

้ จัดจ ้าง
ดาเนินการจัดซือ

-

สานัก/กองต่างๆ

ึ ษาข ้อมูลเพิม
ศก
่ เติมได ้ที่

www.opdc.go.th
ชุดเครือ
่ งมือการเรียนรู ้ด ้วยตนเอง
(Self-Learning Tool Kits)
“คูม
่ อ
ื การปฏิบต
ั งิ าน (Work Manual)”

Thank you


Slide 2

PowerPoint สื่อการเรียนการสอน
รายวิชาการผลิตเอกสาร (3215-2003)
ระดับชัน้ ปวส. สาขาวิชาการจัดการทั่วปป

การจ ัดทาคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน
(Work Manual)
เพือ
่ ดาเนินการตามเกณฑ์คณ
ุ ภาพ
้ ฐาน
การบริหารจ ัดการภาคร ัฐระด ับพืน
(Fundamental Level : FL)
ประจาปี งบประมาณ 2552

ว ัตถุประสงค์
การจ ัดทา Work Manual


เพือ
่ ให ้สว่ นราชการมีการจัดคู่มอ
ื การปฏิบัตงิ านทีช
่ ัดเจน อย่างเป็ นลายลักษณ์อักษร ทีแ
่ สดงถึง
รายละเอีย ดขั น
้ ตอนการปฏิบั ต ิง านของกิจ กรรม/กระบวนการต่ า ง ๆ ของหน่ ว ยงาน เพื่อ ใช ้
ประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์การ



การจั ด ท าคู่ม ือ การปฏิบั ต งิ านถือ เป็ นเครื่อ งมือ อย่า งหนึ่ง ในการสร ้างมาตรฐานการปฏิบั ต งิ าน
่ ารบริหารคุณภาพทั่วทัง้ องค์กรอย่างมีประสท
ิ ธิภาพ ทัง้ นี้ เพือ
(ตาม PM 5) ทีม
่ ุ่งไปสูก
่ ให ้การ
ทางานของสว่ นราชการได ้มาตรฐานเป็ นไปตามเป้ าหมาย ได ้ผลิตผลหรือการบริการทีม
่ ค
ี ุณภาพ
เสร็ จรวดเร็ วทันตามกาหนดเวลานั ด หมาย มีการทางานปลอดภัย และไม่สร ้างมลพิษแก่ชม
ุ ชน
เพือ
่ การบรรลุข ้อกาหนดทีส
่ าคัญของกระบวนการ

แนวทางการดาเนินการตาม PM 5

PM 5 : สว่ นราชการต ้องกาหนดมาตรฐานการปฏิบต
ั งิ าน ของ
กระบวนการทีส
่ ร ้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมี
วิธก
ี ารในการนามาตรฐานการปฏิบต
ั งิ านดังกล่าวให ้บุคลากร
นาไปปฏิบต
ั ิ เพือ
่ ให ้บรรลุผลตามข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ

กระบวนการสร้ างคุณค่ า
กระบวนการสาคัญที่สร้ างประโยชน์ ให้ แก่ ผ้ ูรับบริการ ผู้มี
ส่ วนปด้ ส่วนเสีย และส่ งผลต่ อการบรรลุพนั ธกิจหลัก/
ยุทธศาสตร์ ของส่ วนราชการ เป็ นสิ่งที่ตอบโจทย์ ของการ
จัดสรรทรัพยากร และความคุ้มค่ าของการใช้ งบประมาณ
แผ่ นดิน

กระบวนการสนับสนุน
กระบวนการที่ช่วยสนับสนุ นให้ กระบวนการสร้ างคุณ ค่ า
สามารถด าเนิ น การปด้ อย่ างมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ อาทิ
กระบวนการด้ านสารบั ญ การเงิ น /งบประมาณ
กระบวนการทรั พยากรบุคคล กระบวนการจัดซือ้ จัด
จ้ างและพัสดุ กระบวนการด้ าน IT
กระบวนการ
วางแผน เป็ นต้ น

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญของกระบวนการด้าน IT
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” (Key Requirement) หมายถึง ผลลัพธ์ทค
ี่ าดหวัง
ิ้ สุดกระบวนการนั น
เมือ
่ สน
้ อาทิ
กระบวนการติดตัง้ โปรแกรม ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ ความรวดเร็ว ความผิดพลาด
กระบวนการบารุงรักษา ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ รอบระยะเวลา ความถูกต ้อง
ความครบถ ้วน เป็ นต ้น
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” ของกระบวนการสนั บสนุน
ไม่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั คุณลักษณะของผลผลิตและบริการเพียงอย่างเดียว
แต่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั ความต ้องการของผู ้รับบริการทัง้ ภายในและภายนอกองค์การ
่
และระเบียบปฏิบต
ั ห
ิ รือแผนนโยบายทีเ่ กีย
่ วข ้อง เชน
พรบ.ว่าด ้วยการกระทาความผิดเกีย
่ วกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550/แผนแม่บท IT
การค ้นหาข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ สามารถทาได ้โดย
การวิเคราะห์ความต ้องการ ความคาดหวัง
ของผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้องกับกระบวนการ
่ การออกแบบสารวจ การสอบถาม หรือการสงั เกต เป็ นต ้น
เชน

ต ัวชว้ี ัดทีส
่ าค ัญ
ี้ งึ ความสาเร็จของการดาเนินการของ
“ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ” หมายถึง ตัววัดทีบ
่ ง่ ชถ
่
กระบวนการ เชน
- การวัดความผิดพลาดของกระบวนการติดตัง้ โปรแกรม สามารถวัด
ได ้จาก ร ้อยละของข ้อผิดพลาดในการติดตัง้ โปรแกรม โดยตัง้ เป้ าไว ้ไม่เกิน 5%
ของจานวนครัง้ ในการติดตัง้ โปรแกรม
- การวัดรอบระยะเวลาของกระบวนการบารุงรักษาสามารถวัดได ้จาก
ร ้อยละของการดาเนินการตามระยะเวลาทีก
่ าหนด เป็ นต ้น

ต ัวอย่างกระบวนการสน ับสนุนและข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ
ื่ กระบวนการ
รายชอ
สนับสนุน
กระบวนการรับ-สง่
ื ภายนอก
หนั งสอ
ื้ จัดจ ้าง
กระบวนการจัดซอ
กระบวนการพัฒนา
บุคลากร

ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ
ของกระบวน

ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ
ของกระบวนการ

รับ-สง่ เอกสารรวดเร็ว

ื ภายนอก
ร ้อยละของหนั งสอ
ทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน

ความทันเวลา

ร ้อยละของโครงการทีส
่ ามารถ
ื้ จัดจ ้างได ้ทันตามแผนงาน
จัดซอ

สอดคล ้องกับสมรรถนะ ร ้อยละของบุคลากรทีไ่ ด ้รับการ
ของบุคลากร
พัฒนาตามสมรรถนะทีก
่ าหนด

การออกแบบกระบวนการ
้
ปั จจัยทีใ่ ชในการออกแบบกระบวนการ
ประกอบด ้วย


ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ



องค์ความรู ้



เทคโนโลยี



กฎระเบียบ กฎหมาย



ต ้นทุน/ ค่าใชจ่้ าย



ระยะเวลาในการปฏิบต
ั งิ าน



ิ ธิภาพและประสท
ิ ธิผลของกระบวนการ เป็ นต ้น
ประสท

คู่มือการปฏิบตั งิ าน (Work Manual) คืออะปร
้
ิ้ สุดของ
 แผนทีบ
่ อกเสนทางการท
างานทีม
่ จ
ี ด
ุ เริม
่ ต ้นและจุดสน
กระบวนการ
 ระบุถงึ ขัน
้ ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ

ั ซอน
้ มีหลายขัน
 มักจัดทาขึน
้ สาหรับงานทีม
่ ค
ี วามซบ
้ ตอน และ
เกีย
่ วข ้องกับหลายคน
 สามารถปรับปรุงเปลีย
่ นแปลงเมือ
่ มีการเปลีย
่ นแปลงการ
ปฏิบต
ั งิ าน
 เพือ
่ ให ้ผู ้ปฏิบต
ั งิ านไว ้ใชอ้ ้างอิง ไม่ให ้เกิดความผิดพลาดในการ
ปฏิบต
ั งิ าน

ขอบเขตหล ัก Work Manual
1.

Work Flow ของกระบวนการ

2.

ขัน
้ ตอนการปฏิบต
ั งิ าน

3.

•

รายละเอียดวิธก
ี ารทางานของแต่ละขัน
้ ตอนย่อย

•

้
เอกสาร/ระเบียบ ทีใ่ ชประกอบการด
าเนินการ

•

แบบฟอร์ม

•

ผู ้รับผิดชอบ

มาตรฐานงาน คือ ข ้อกาหนดในการปฏิบต
ั งิ าน
•

มาตรฐานระยะเวลา

•

่ ความถูกต ้อง ความสมบูรณ์ของข ้อมูล ความ
มาตรฐานในเชงิ คุณภาพ เชน
ผิดพลาด ความคุ ้มค่าของงาน เป็ นต ้น

4.

ระบบการติดตามประเมินผล
•

เพือ
่ ใชติ้ ดตามผลการปฏิบัตงิ านเปรียบเทียบกับมาตรฐานทีก
่ าหนด

•

่ ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน
กาหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เชน

องค์ประกอบคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน

1. ว ัตถุประสงค์ของการจ ัดทาคูม
่ อ
ื

2. ขอบเขต

3. คาจาก ัดความ

4. หน้าทีค
่ วามร ับผิดชอบ

5. Work Flow กระบวนการ

6. ขนตอนการปฏิ
ั้
บ ัติงาน

7. มาตรฐานงาน

8. ระบบติดตามประเมินผล

9. เอกสารอ้างอิง

10. แบบฟอร์มทีใ่ ช ้

วัตถุประสงค์ (Objectives)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ ในการจัดทาคู่มอื ปฏิบัตงิ าน
ของกระบวนนีข้ นึ ้ มา

• ตัวอย่ างวัตถุประสงค์ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
เพื่ อ ให้ ม่ ั นใจว่ าปด้ มี ก ารปฏิ บั ติ ต ามข้ อ ก าหนด ระเบี ย บ หลั ก เกณฑ์
เกี่ ยวกั บ การตรวจสอบภายในที่ ก าหนดปว้ อย่ างสม่ าเสมอและมี
ประสิทธิภาพ สอดคล้ องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ ขององค์ กร

ขอบเขต (Scope)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่ าครอบคลุมตัง้ แต่
ขัน้ ตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หน่ วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

• ตัวอย่ างขอบเขตเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบตั นิ ีค้ รอบคลุมขัน้ ตอนการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และผู้รับการตรวจสอบ ตัง้ แต่ การวางแผนการตรวจสอบ การดาเนินการตรวจสอบ
การจัดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซา้ สาหรับทุกครัง้ ที่มกี าร
ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข

คาจากัดความ (Definition)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงคาศัพท์ เฉพาะซึ่งอาจเป็ นภาษาปทยหรื อ
ภาษาอังกฤษ หรื อคาย่ อ ที่กล่ าวถึงภายใต้ ระเบียบปฏิบัตนิ ัน้ ๆ เพื่อให้ เป็ น
ที่เข้ าใจตรงกัน

• ตัวอย่ างคาจากัดความ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
Auditor = ผู้ตรวจสอบที่ปด้ รับมอบหมายอย่ างเป็ นทางการ
Auditee= แผนก หน่ วยงาน หรื อบุคคลผู้ปด้ รับการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การร้ องขอให้ ดาเนินการแก้ ปข

หน้ าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบว่ ามีใครบ้ างที่เกี่ยวข้ องกับระเบียบปฏิบตั นิ ัน้ ๆ โดยมักจะ
เรียงจากผู้อานาจหรือตาแหน่ งสูงสุดลงมา

• ตัวอย่ างหน้ าที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ผู้อานวยการกอง: อนุมัตแิ ผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน
หัวหน้ ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ ความร่ วมมือในการตรวจสอบ
นักวิชาการ 6 ว. : จัดทาแผน ดาเนินการตรวจสอบ สรุ ปผลและติดตามผล

Work Flow กระบวนการ
No

Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

No

Yes

เอกสารอ้ างอิง (Reference Document)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ ประกอบคู่กันหรืออ้ างอิงถึงกัน
เพื่อให้ การปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ สมบูรณ์ ปด้ แก่ ระเบียบปฏิบตั เิ รื่ องอื่น พระราชบัญญัติ
กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทางาน เป็ นต้ น

• ตัวอย่ างเอกสารอ้ างอิงเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบัตเิ รื่ องการแก้ ปขและป้องกัน(QP-QMR-01)
ระเบียบปฏิบัตเิ รื่ องการทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร (QP-QMR-02)

แบบฟอร์ มที่ใช้ (Form)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงแบบฟอร์ มต่ าง ๆ ที่ต้องใช้ ในการบันทึก
ข้ อมูลของผู้ท่ เี กี่ยวข้ อง ในการปฏิบัตงิ านของกระบวนการนัน้ ๆ

• ตัวอย่ างแบบฟอร์ มเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อองค์การและผู ้บังคับบัญชา
•

ใชฝึ้ กอบรมข ้าราชการใหม่

•

้ นคูม
ประหยัดงบประมาณในการฝึ กอบรม เนือ
่ งจากหัวหน ้างานใชเป็
่ อ
ื ในการสอนงาน

•

ั เจนไม่ซ้าซอน
้
ทาให ้การกาหนดหน ้าทีก
่ ารงานชด

•

้
ใชในการควบคุ
มงานและการติดตามผลการปฏิบัตงิ านให ้มีความผิดพลาดในการ
ทางานลดน ้อยลง

•

เป็ นคูม
่ อ
ื ในการประเมินผลการปฏิบัตงิ าน (Performance Review) ของบุคลากร

•

ชว่ ยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่

•

้ นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการให ้บริการ
ใชเป็

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อผู ้ปฏิบต
ั งิ าน

•

ั เจนยิง่ ขึน
ได ้รับทราบภาระหน ้าทีข
่ องตนเองชด
้

•

ได ้เรียนรู ้งานเร็วขึน
้ ทัง้ ตอนทีเ่ ข ้ามาทางานใหม่ / หรือตอนทีจ
่ ะย ้ายงานใหม่

•

มีขน
ั ้ ตอนในการทางานทีแ
่ น่นอน ทาให ้การทางานได ้ง่ายขึน
้

•

รู ้จักวางแผนการทางานเพือ
่ ให ้ผลงานออกมาตามเป้ าหมาย

•

้ นแนวทางเพือ
สามารถใชเป็
่ การวิเคราะห์งานให ้ทันสมัยอยูต
่ ลอดเวลา

•

ิ ธิภาพมากยิง่ ขึน
สามารถทางานได ้อย่างมีประสท
้ เพราะมีสงิ่ ทีอ
่ ้างอิง

•

ี ในการปฏิบัตงิ าน
สร ้างความเป็ นมืออาชพ

ปั จจัยสาคัญในการจัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน
ลักษณะที่ดขี องคู่มือการปฏิบัตงิ าน

คุณสมบัตแิ ละทักษะของผู้จัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน

ลักษณะทีด่ ขี องคู่มือการปฏิบัติงาน
•
•
•
•
•
•
•

กระชับ ชัดเจน เข้ าใจปด้ ง่าย
เป็ นประโยชน์ สาหรับการทางานและฝึ กอบรม
เหมาะสมกับองค์ กรและผู้ใช้ งานแต่ ละกลุ่ม
มีความน่ าสนใจ น่ าติดตาม
มีความเป็ นปั จจุบัน (Update) ปม่ ล้าสมัย
แสดงหน่ วยงานที่จัดทา วันที่บังคับใช้
มีตวั อย่ างประกอบ

Clear
Complete
Concise
Correct

คุณสมบัตแิ ละทักษะ
ของผู้จัดทาเอกสารการปฏิบัตงิ าน
คุณสมบัติ
• มีความรู้ ความเชี่ยวชาญในการ
ปฏิบัตงิ านเรื่องนัน้ ๆ
• เป็ นคนช่ างสังเกต
• เอาใจใส่ ในรายละเอียดของการ
ปฏิบัตงิ าน
• รู้ทฤษฎีและความรู้พนื ้ ฐานของการ
วิเคราะห์ ระบบงาน
• รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่ าง ๆ
• รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่

ทักษะ
• ทักษะการวิเคราะห์
(Analysis Skills)
• ทักษะการสื่อสาร
(Communication Skills)
• ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทักษะการประเมินผล
(Evaluation Skills)

ื่ กระบวนการ
ต ัวอย่างแบบฟอร์มแสดงรายชอ
ื่ กระบวนการ
รายชอ

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ

ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของ
กระบวนการ

ต ัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ..........................................................................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ...................................................
ลาด ับที่

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

เอกสารที่
เกีย
่ วข้อง

No
Yes

No
Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

่ มต่อระหว่างขัน
จุดเชือ
้ ตอน

(เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ
ไม่สามารถจบได ้ภายใน 1 หน ้า)

การออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ......กระบวนการรับหนังสอ
ื ภายนอก.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละของเอกสารทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน............

ต ัวอย่าง1

ลาด ับ

1

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

5 นาที

บันทึกข ้อมูลรับหนังสือเข ้าระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีส
่ ารบรรณ

5 นาที

หัวหน ้าสารบรรณ ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น
และรวบรวมนาเสนอต่อ ผอ.สบก

หัวหน ้า
ฝ่ ายสารบรรณ

ผอ.สลธ.พิจารณาหนังสือภายนอกก่อนส่ง
มอบให ้ผุ ้เกีย
่ วข ้อง

ผอ.สบก

10 นาที

เจ ้าหน ้าทีบ
่ น
ั ทึกข ้อมูลการส่งเอกสารในระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งหนังสือไปยังสานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของ สบก

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งบันทึกข ้อมูลลงรับ
เอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งจัดแฟ้ มเสนอ ผอ.
สานัก พิจารณามอบหมายให ้ผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้อง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

ลงทะเบียนรับ

2

ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น

3

เสนอ
ผอ.สลธ.

4

จัดส่งหนังสือไปยัง
สานักทีเ่ กีย
่ วข ้อง

5

สานักเจ ้าของเรือ
่ ง
ลงรับเอกสาร

6

ระยะเวลา

เสนอ
ผอ.สานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

1 วัน

การออกแบบกระบวนการ

ต ัวอย่าง2

ื่ กระบวนการ......กระบวนการจัดทาแผนงานโครงการ.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละข ้อผิดพลาดในการจัดทาแผนงานโครงการ
ลาด ั
บ

ผ ังกระบวนการ

1

ศึกษาวิเคราะห์
แนวทางการดาเนินงาน

รายละเอียดงาน
สานัก/กองศึกษาวิเคราะห์
กิจกรรมทีจ
่ ะดาเนินการใน
ปี งบประมาณนัน
้ ๆ

มาตรฐานคุณภาพงาน
ปั จจัยทีต
่ ้องนามาวิเคราะห์ ให ้ครอบคลุม
ในเรือ
่ ง

ผูร้ ับผิดชอบ
สานัก/กองต่างๆ

1.ผลการดาเนินงานทีผ
่ า่ นมา
2. ปั จจัยภายใน/ปั จจัยภายนอก ที่
ผลกระทบต่อการดาเนินการ
่ งทีค
3. ความเสีย
่ าดว่าจะเกิดขึน
้

2
จัดทาแผนงานโครงการ

ผู ้รับผิดชอบจัดทาบันทึกขอ

ในการจัดทาแผนงาน ต ้องมีลักษณะ ดังนี้

อนุมต
ั โิ ครงการ ที่

1. จัดทาแผนงานให ้ครบถ ้วนตามหัวข ้อ

ประกอบด ้วยแผนงาน
โครงการ และแผนการใช ้
งบประมาณ

สานัก/กองต่างๆ

การนาเสนอทีก
่ าหนด
2. การคิดค่าใช ้จ่ายต ้องอยูภ
่ ายใต ้ระเบียบ
ทีก
่ าหนด
3. กิจกรรมการดาเนินการสอดคล ้องกับ
วัตถุประสงค์ทก
ี่ าหนด

3

No

เสนอ
ผู ้บริหาร
เพือ
่ อนุมัต ิ
โครงการ

Yes
4

้ จัดจ ้าง
จัดซือ

เสนอผู ้บริหารเพือ
่ ขออนุมต
ั ิ
โครงการ

-

สานัก/กองต่างๆ

้ จัดจ ้าง
ดาเนินการจัดซือ

-

สานัก/กองต่างๆ

ึ ษาข ้อมูลเพิม
ศก
่ เติมได ้ที่

www.opdc.go.th
ชุดเครือ
่ งมือการเรียนรู ้ด ้วยตนเอง
(Self-Learning Tool Kits)
“คูม
่ อ
ื การปฏิบต
ั งิ าน (Work Manual)”

Thank you


Slide 3

PowerPoint สื่อการเรียนการสอน
รายวิชาการผลิตเอกสาร (3215-2003)
ระดับชัน้ ปวส. สาขาวิชาการจัดการทั่วปป

การจ ัดทาคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน
(Work Manual)
เพือ
่ ดาเนินการตามเกณฑ์คณ
ุ ภาพ
้ ฐาน
การบริหารจ ัดการภาคร ัฐระด ับพืน
(Fundamental Level : FL)
ประจาปี งบประมาณ 2552

ว ัตถุประสงค์
การจ ัดทา Work Manual


เพือ
่ ให ้สว่ นราชการมีการจัดคู่มอ
ื การปฏิบัตงิ านทีช
่ ัดเจน อย่างเป็ นลายลักษณ์อักษร ทีแ
่ สดงถึง
รายละเอีย ดขั น
้ ตอนการปฏิบั ต ิง านของกิจ กรรม/กระบวนการต่ า ง ๆ ของหน่ ว ยงาน เพื่อ ใช ้
ประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์การ



การจั ด ท าคู่ม ือ การปฏิบั ต งิ านถือ เป็ นเครื่อ งมือ อย่า งหนึ่ง ในการสร ้างมาตรฐานการปฏิบั ต งิ าน
่ ารบริหารคุณภาพทั่วทัง้ องค์กรอย่างมีประสท
ิ ธิภาพ ทัง้ นี้ เพือ
(ตาม PM 5) ทีม
่ ุ่งไปสูก
่ ให ้การ
ทางานของสว่ นราชการได ้มาตรฐานเป็ นไปตามเป้ าหมาย ได ้ผลิตผลหรือการบริการทีม
่ ค
ี ุณภาพ
เสร็ จรวดเร็ วทันตามกาหนดเวลานั ด หมาย มีการทางานปลอดภัย และไม่สร ้างมลพิษแก่ชม
ุ ชน
เพือ
่ การบรรลุข ้อกาหนดทีส
่ าคัญของกระบวนการ

แนวทางการดาเนินการตาม PM 5

PM 5 : สว่ นราชการต ้องกาหนดมาตรฐานการปฏิบต
ั งิ าน ของ
กระบวนการทีส
่ ร ้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมี
วิธก
ี ารในการนามาตรฐานการปฏิบต
ั งิ านดังกล่าวให ้บุคลากร
นาไปปฏิบต
ั ิ เพือ
่ ให ้บรรลุผลตามข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ

กระบวนการสร้ างคุณค่ า
กระบวนการสาคัญที่สร้ างประโยชน์ ให้ แก่ ผ้ ูรับบริการ ผู้มี
ส่ วนปด้ ส่วนเสีย และส่ งผลต่ อการบรรลุพนั ธกิจหลัก/
ยุทธศาสตร์ ของส่ วนราชการ เป็ นสิ่งที่ตอบโจทย์ ของการ
จัดสรรทรัพยากร และความคุ้มค่ าของการใช้ งบประมาณ
แผ่ นดิน

กระบวนการสนับสนุน
กระบวนการที่ช่วยสนับสนุ นให้ กระบวนการสร้ างคุณ ค่ า
สามารถด าเนิ น การปด้ อย่ างมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ อาทิ
กระบวนการด้ านสารบั ญ การเงิ น /งบประมาณ
กระบวนการทรั พยากรบุคคล กระบวนการจัดซือ้ จัด
จ้ างและพัสดุ กระบวนการด้ าน IT
กระบวนการ
วางแผน เป็ นต้ น

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญของกระบวนการด้าน IT
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” (Key Requirement) หมายถึง ผลลัพธ์ทค
ี่ าดหวัง
ิ้ สุดกระบวนการนั น
เมือ
่ สน
้ อาทิ
กระบวนการติดตัง้ โปรแกรม ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ ความรวดเร็ว ความผิดพลาด
กระบวนการบารุงรักษา ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ รอบระยะเวลา ความถูกต ้อง
ความครบถ ้วน เป็ นต ้น
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” ของกระบวนการสนั บสนุน
ไม่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั คุณลักษณะของผลผลิตและบริการเพียงอย่างเดียว
แต่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั ความต ้องการของผู ้รับบริการทัง้ ภายในและภายนอกองค์การ
่
และระเบียบปฏิบต
ั ห
ิ รือแผนนโยบายทีเ่ กีย
่ วข ้อง เชน
พรบ.ว่าด ้วยการกระทาความผิดเกีย
่ วกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550/แผนแม่บท IT
การค ้นหาข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ สามารถทาได ้โดย
การวิเคราะห์ความต ้องการ ความคาดหวัง
ของผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้องกับกระบวนการ
่ การออกแบบสารวจ การสอบถาม หรือการสงั เกต เป็ นต ้น
เชน

ต ัวชว้ี ัดทีส
่ าค ัญ
ี้ งึ ความสาเร็จของการดาเนินการของ
“ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ” หมายถึง ตัววัดทีบ
่ ง่ ชถ
่
กระบวนการ เชน
- การวัดความผิดพลาดของกระบวนการติดตัง้ โปรแกรม สามารถวัด
ได ้จาก ร ้อยละของข ้อผิดพลาดในการติดตัง้ โปรแกรม โดยตัง้ เป้ าไว ้ไม่เกิน 5%
ของจานวนครัง้ ในการติดตัง้ โปรแกรม
- การวัดรอบระยะเวลาของกระบวนการบารุงรักษาสามารถวัดได ้จาก
ร ้อยละของการดาเนินการตามระยะเวลาทีก
่ าหนด เป็ นต ้น

ต ัวอย่างกระบวนการสน ับสนุนและข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ
ื่ กระบวนการ
รายชอ
สนับสนุน
กระบวนการรับ-สง่
ื ภายนอก
หนั งสอ
ื้ จัดจ ้าง
กระบวนการจัดซอ
กระบวนการพัฒนา
บุคลากร

ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ
ของกระบวน

ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ
ของกระบวนการ

รับ-สง่ เอกสารรวดเร็ว

ื ภายนอก
ร ้อยละของหนั งสอ
ทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน

ความทันเวลา

ร ้อยละของโครงการทีส
่ ามารถ
ื้ จัดจ ้างได ้ทันตามแผนงาน
จัดซอ

สอดคล ้องกับสมรรถนะ ร ้อยละของบุคลากรทีไ่ ด ้รับการ
ของบุคลากร
พัฒนาตามสมรรถนะทีก
่ าหนด

การออกแบบกระบวนการ
้
ปั จจัยทีใ่ ชในการออกแบบกระบวนการ
ประกอบด ้วย


ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ



องค์ความรู ้



เทคโนโลยี



กฎระเบียบ กฎหมาย



ต ้นทุน/ ค่าใชจ่้ าย



ระยะเวลาในการปฏิบต
ั งิ าน



ิ ธิภาพและประสท
ิ ธิผลของกระบวนการ เป็ นต ้น
ประสท

คู่มือการปฏิบตั งิ าน (Work Manual) คืออะปร
้
ิ้ สุดของ
 แผนทีบ
่ อกเสนทางการท
างานทีม
่ จ
ี ด
ุ เริม
่ ต ้นและจุดสน
กระบวนการ
 ระบุถงึ ขัน
้ ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ

ั ซอน
้ มีหลายขัน
 มักจัดทาขึน
้ สาหรับงานทีม
่ ค
ี วามซบ
้ ตอน และ
เกีย
่ วข ้องกับหลายคน
 สามารถปรับปรุงเปลีย
่ นแปลงเมือ
่ มีการเปลีย
่ นแปลงการ
ปฏิบต
ั งิ าน
 เพือ
่ ให ้ผู ้ปฏิบต
ั งิ านไว ้ใชอ้ ้างอิง ไม่ให ้เกิดความผิดพลาดในการ
ปฏิบต
ั งิ าน

ขอบเขตหล ัก Work Manual
1.

Work Flow ของกระบวนการ

2.

ขัน
้ ตอนการปฏิบต
ั งิ าน

3.

•

รายละเอียดวิธก
ี ารทางานของแต่ละขัน
้ ตอนย่อย

•

้
เอกสาร/ระเบียบ ทีใ่ ชประกอบการด
าเนินการ

•

แบบฟอร์ม

•

ผู ้รับผิดชอบ

มาตรฐานงาน คือ ข ้อกาหนดในการปฏิบต
ั งิ าน
•

มาตรฐานระยะเวลา

•

่ ความถูกต ้อง ความสมบูรณ์ของข ้อมูล ความ
มาตรฐานในเชงิ คุณภาพ เชน
ผิดพลาด ความคุ ้มค่าของงาน เป็ นต ้น

4.

ระบบการติดตามประเมินผล
•

เพือ
่ ใชติ้ ดตามผลการปฏิบัตงิ านเปรียบเทียบกับมาตรฐานทีก
่ าหนด

•

่ ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน
กาหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เชน

องค์ประกอบคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน

1. ว ัตถุประสงค์ของการจ ัดทาคูม
่ อ
ื

2. ขอบเขต

3. คาจาก ัดความ

4. หน้าทีค
่ วามร ับผิดชอบ

5. Work Flow กระบวนการ

6. ขนตอนการปฏิ
ั้
บ ัติงาน

7. มาตรฐานงาน

8. ระบบติดตามประเมินผล

9. เอกสารอ้างอิง

10. แบบฟอร์มทีใ่ ช ้

วัตถุประสงค์ (Objectives)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ ในการจัดทาคู่มอื ปฏิบัตงิ าน
ของกระบวนนีข้ นึ ้ มา

• ตัวอย่ างวัตถุประสงค์ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
เพื่ อ ให้ ม่ ั นใจว่ าปด้ มี ก ารปฏิ บั ติ ต ามข้ อ ก าหนด ระเบี ย บ หลั ก เกณฑ์
เกี่ ยวกั บ การตรวจสอบภายในที่ ก าหนดปว้ อย่ างสม่ าเสมอและมี
ประสิทธิภาพ สอดคล้ องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ ขององค์ กร

ขอบเขต (Scope)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่ าครอบคลุมตัง้ แต่
ขัน้ ตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หน่ วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

• ตัวอย่ างขอบเขตเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบตั นิ ีค้ รอบคลุมขัน้ ตอนการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และผู้รับการตรวจสอบ ตัง้ แต่ การวางแผนการตรวจสอบ การดาเนินการตรวจสอบ
การจัดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซา้ สาหรับทุกครัง้ ที่มกี าร
ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข

คาจากัดความ (Definition)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงคาศัพท์ เฉพาะซึ่งอาจเป็ นภาษาปทยหรื อ
ภาษาอังกฤษ หรื อคาย่ อ ที่กล่ าวถึงภายใต้ ระเบียบปฏิบัตนิ ัน้ ๆ เพื่อให้ เป็ น
ที่เข้ าใจตรงกัน

• ตัวอย่ างคาจากัดความ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
Auditor = ผู้ตรวจสอบที่ปด้ รับมอบหมายอย่ างเป็ นทางการ
Auditee= แผนก หน่ วยงาน หรื อบุคคลผู้ปด้ รับการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การร้ องขอให้ ดาเนินการแก้ ปข

หน้ าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบว่ ามีใครบ้ างที่เกี่ยวข้ องกับระเบียบปฏิบตั นิ ัน้ ๆ โดยมักจะ
เรียงจากผู้อานาจหรือตาแหน่ งสูงสุดลงมา

• ตัวอย่ างหน้ าที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ผู้อานวยการกอง: อนุมัตแิ ผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน
หัวหน้ ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ ความร่ วมมือในการตรวจสอบ
นักวิชาการ 6 ว. : จัดทาแผน ดาเนินการตรวจสอบ สรุ ปผลและติดตามผล

Work Flow กระบวนการ
No

Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

No

Yes

เอกสารอ้ างอิง (Reference Document)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ ประกอบคู่กันหรืออ้ างอิงถึงกัน
เพื่อให้ การปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ สมบูรณ์ ปด้ แก่ ระเบียบปฏิบตั เิ รื่ องอื่น พระราชบัญญัติ
กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทางาน เป็ นต้ น

• ตัวอย่ างเอกสารอ้ างอิงเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบัตเิ รื่ องการแก้ ปขและป้องกัน(QP-QMR-01)
ระเบียบปฏิบัตเิ รื่ องการทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร (QP-QMR-02)

แบบฟอร์ มที่ใช้ (Form)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงแบบฟอร์ มต่ าง ๆ ที่ต้องใช้ ในการบันทึก
ข้ อมูลของผู้ท่ เี กี่ยวข้ อง ในการปฏิบัตงิ านของกระบวนการนัน้ ๆ

• ตัวอย่ างแบบฟอร์ มเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อองค์การและผู ้บังคับบัญชา
•

ใชฝึ้ กอบรมข ้าราชการใหม่

•

้ นคูม
ประหยัดงบประมาณในการฝึ กอบรม เนือ
่ งจากหัวหน ้างานใชเป็
่ อ
ื ในการสอนงาน

•

ั เจนไม่ซ้าซอน
้
ทาให ้การกาหนดหน ้าทีก
่ ารงานชด

•

้
ใชในการควบคุ
มงานและการติดตามผลการปฏิบัตงิ านให ้มีความผิดพลาดในการ
ทางานลดน ้อยลง

•

เป็ นคูม
่ อ
ื ในการประเมินผลการปฏิบัตงิ าน (Performance Review) ของบุคลากร

•

ชว่ ยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่

•

้ นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการให ้บริการ
ใชเป็

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อผู ้ปฏิบต
ั งิ าน

•

ั เจนยิง่ ขึน
ได ้รับทราบภาระหน ้าทีข
่ องตนเองชด
้

•

ได ้เรียนรู ้งานเร็วขึน
้ ทัง้ ตอนทีเ่ ข ้ามาทางานใหม่ / หรือตอนทีจ
่ ะย ้ายงานใหม่

•

มีขน
ั ้ ตอนในการทางานทีแ
่ น่นอน ทาให ้การทางานได ้ง่ายขึน
้

•

รู ้จักวางแผนการทางานเพือ
่ ให ้ผลงานออกมาตามเป้ าหมาย

•

้ นแนวทางเพือ
สามารถใชเป็
่ การวิเคราะห์งานให ้ทันสมัยอยูต
่ ลอดเวลา

•

ิ ธิภาพมากยิง่ ขึน
สามารถทางานได ้อย่างมีประสท
้ เพราะมีสงิ่ ทีอ
่ ้างอิง

•

ี ในการปฏิบัตงิ าน
สร ้างความเป็ นมืออาชพ

ปั จจัยสาคัญในการจัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน
ลักษณะที่ดขี องคู่มือการปฏิบัตงิ าน

คุณสมบัตแิ ละทักษะของผู้จัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน

ลักษณะทีด่ ขี องคู่มือการปฏิบัติงาน
•
•
•
•
•
•
•

กระชับ ชัดเจน เข้ าใจปด้ ง่าย
เป็ นประโยชน์ สาหรับการทางานและฝึ กอบรม
เหมาะสมกับองค์ กรและผู้ใช้ งานแต่ ละกลุ่ม
มีความน่ าสนใจ น่ าติดตาม
มีความเป็ นปั จจุบัน (Update) ปม่ ล้าสมัย
แสดงหน่ วยงานที่จัดทา วันที่บังคับใช้
มีตวั อย่ างประกอบ

Clear
Complete
Concise
Correct

คุณสมบัตแิ ละทักษะ
ของผู้จัดทาเอกสารการปฏิบัตงิ าน
คุณสมบัติ
• มีความรู้ ความเชี่ยวชาญในการ
ปฏิบัตงิ านเรื่องนัน้ ๆ
• เป็ นคนช่ างสังเกต
• เอาใจใส่ ในรายละเอียดของการ
ปฏิบัตงิ าน
• รู้ทฤษฎีและความรู้พนื ้ ฐานของการ
วิเคราะห์ ระบบงาน
• รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่ าง ๆ
• รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่

ทักษะ
• ทักษะการวิเคราะห์
(Analysis Skills)
• ทักษะการสื่อสาร
(Communication Skills)
• ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทักษะการประเมินผล
(Evaluation Skills)

ื่ กระบวนการ
ต ัวอย่างแบบฟอร์มแสดงรายชอ
ื่ กระบวนการ
รายชอ

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ

ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของ
กระบวนการ

ต ัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ..........................................................................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ...................................................
ลาด ับที่

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

เอกสารที่
เกีย
่ วข้อง

No
Yes

No
Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

่ มต่อระหว่างขัน
จุดเชือ
้ ตอน

(เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ
ไม่สามารถจบได ้ภายใน 1 หน ้า)

การออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ......กระบวนการรับหนังสอ
ื ภายนอก.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละของเอกสารทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน............

ต ัวอย่าง1

ลาด ับ

1

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

5 นาที

บันทึกข ้อมูลรับหนังสือเข ้าระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีส
่ ารบรรณ

5 นาที

หัวหน ้าสารบรรณ ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น
และรวบรวมนาเสนอต่อ ผอ.สบก

หัวหน ้า
ฝ่ ายสารบรรณ

ผอ.สลธ.พิจารณาหนังสือภายนอกก่อนส่ง
มอบให ้ผุ ้เกีย
่ วข ้อง

ผอ.สบก

10 นาที

เจ ้าหน ้าทีบ
่ น
ั ทึกข ้อมูลการส่งเอกสารในระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งหนังสือไปยังสานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของ สบก

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งบันทึกข ้อมูลลงรับ
เอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งจัดแฟ้ มเสนอ ผอ.
สานัก พิจารณามอบหมายให ้ผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้อง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

ลงทะเบียนรับ

2

ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น

3

เสนอ
ผอ.สลธ.

4

จัดส่งหนังสือไปยัง
สานักทีเ่ กีย
่ วข ้อง

5

สานักเจ ้าของเรือ
่ ง
ลงรับเอกสาร

6

ระยะเวลา

เสนอ
ผอ.สานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

1 วัน

การออกแบบกระบวนการ

ต ัวอย่าง2

ื่ กระบวนการ......กระบวนการจัดทาแผนงานโครงการ.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละข ้อผิดพลาดในการจัดทาแผนงานโครงการ
ลาด ั
บ

ผ ังกระบวนการ

1

ศึกษาวิเคราะห์
แนวทางการดาเนินงาน

รายละเอียดงาน
สานัก/กองศึกษาวิเคราะห์
กิจกรรมทีจ
่ ะดาเนินการใน
ปี งบประมาณนัน
้ ๆ

มาตรฐานคุณภาพงาน
ปั จจัยทีต
่ ้องนามาวิเคราะห์ ให ้ครอบคลุม
ในเรือ
่ ง

ผูร้ ับผิดชอบ
สานัก/กองต่างๆ

1.ผลการดาเนินงานทีผ
่ า่ นมา
2. ปั จจัยภายใน/ปั จจัยภายนอก ที่
ผลกระทบต่อการดาเนินการ
่ งทีค
3. ความเสีย
่ าดว่าจะเกิดขึน
้

2
จัดทาแผนงานโครงการ

ผู ้รับผิดชอบจัดทาบันทึกขอ

ในการจัดทาแผนงาน ต ้องมีลักษณะ ดังนี้

อนุมต
ั โิ ครงการ ที่

1. จัดทาแผนงานให ้ครบถ ้วนตามหัวข ้อ

ประกอบด ้วยแผนงาน
โครงการ และแผนการใช ้
งบประมาณ

สานัก/กองต่างๆ

การนาเสนอทีก
่ าหนด
2. การคิดค่าใช ้จ่ายต ้องอยูภ
่ ายใต ้ระเบียบ
ทีก
่ าหนด
3. กิจกรรมการดาเนินการสอดคล ้องกับ
วัตถุประสงค์ทก
ี่ าหนด

3

No

เสนอ
ผู ้บริหาร
เพือ
่ อนุมัต ิ
โครงการ

Yes
4

้ จัดจ ้าง
จัดซือ

เสนอผู ้บริหารเพือ
่ ขออนุมต
ั ิ
โครงการ

-

สานัก/กองต่างๆ

้ จัดจ ้าง
ดาเนินการจัดซือ

-

สานัก/กองต่างๆ

ึ ษาข ้อมูลเพิม
ศก
่ เติมได ้ที่

www.opdc.go.th
ชุดเครือ
่ งมือการเรียนรู ้ด ้วยตนเอง
(Self-Learning Tool Kits)
“คูม
่ อ
ื การปฏิบต
ั งิ าน (Work Manual)”

Thank you


Slide 4

PowerPoint สื่อการเรียนการสอน
รายวิชาการผลิตเอกสาร (3215-2003)
ระดับชัน้ ปวส. สาขาวิชาการจัดการทั่วปป

การจ ัดทาคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน
(Work Manual)
เพือ
่ ดาเนินการตามเกณฑ์คณ
ุ ภาพ
้ ฐาน
การบริหารจ ัดการภาคร ัฐระด ับพืน
(Fundamental Level : FL)
ประจาปี งบประมาณ 2552

ว ัตถุประสงค์
การจ ัดทา Work Manual


เพือ
่ ให ้สว่ นราชการมีการจัดคู่มอ
ื การปฏิบัตงิ านทีช
่ ัดเจน อย่างเป็ นลายลักษณ์อักษร ทีแ
่ สดงถึง
รายละเอีย ดขั น
้ ตอนการปฏิบั ต ิง านของกิจ กรรม/กระบวนการต่ า ง ๆ ของหน่ ว ยงาน เพื่อ ใช ้
ประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์การ



การจั ด ท าคู่ม ือ การปฏิบั ต งิ านถือ เป็ นเครื่อ งมือ อย่า งหนึ่ง ในการสร ้างมาตรฐานการปฏิบั ต งิ าน
่ ารบริหารคุณภาพทั่วทัง้ องค์กรอย่างมีประสท
ิ ธิภาพ ทัง้ นี้ เพือ
(ตาม PM 5) ทีม
่ ุ่งไปสูก
่ ให ้การ
ทางานของสว่ นราชการได ้มาตรฐานเป็ นไปตามเป้ าหมาย ได ้ผลิตผลหรือการบริการทีม
่ ค
ี ุณภาพ
เสร็ จรวดเร็ วทันตามกาหนดเวลานั ด หมาย มีการทางานปลอดภัย และไม่สร ้างมลพิษแก่ชม
ุ ชน
เพือ
่ การบรรลุข ้อกาหนดทีส
่ าคัญของกระบวนการ

แนวทางการดาเนินการตาม PM 5

PM 5 : สว่ นราชการต ้องกาหนดมาตรฐานการปฏิบต
ั งิ าน ของ
กระบวนการทีส
่ ร ้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมี
วิธก
ี ารในการนามาตรฐานการปฏิบต
ั งิ านดังกล่าวให ้บุคลากร
นาไปปฏิบต
ั ิ เพือ
่ ให ้บรรลุผลตามข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ

กระบวนการสร้ างคุณค่ า
กระบวนการสาคัญที่สร้ างประโยชน์ ให้ แก่ ผ้ ูรับบริการ ผู้มี
ส่ วนปด้ ส่วนเสีย และส่ งผลต่ อการบรรลุพนั ธกิจหลัก/
ยุทธศาสตร์ ของส่ วนราชการ เป็ นสิ่งที่ตอบโจทย์ ของการ
จัดสรรทรัพยากร และความคุ้มค่ าของการใช้ งบประมาณ
แผ่ นดิน

กระบวนการสนับสนุน
กระบวนการที่ช่วยสนับสนุ นให้ กระบวนการสร้ างคุณ ค่ า
สามารถด าเนิ น การปด้ อย่ างมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ อาทิ
กระบวนการด้ านสารบั ญ การเงิ น /งบประมาณ
กระบวนการทรั พยากรบุคคล กระบวนการจัดซือ้ จัด
จ้ างและพัสดุ กระบวนการด้ าน IT
กระบวนการ
วางแผน เป็ นต้ น

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญของกระบวนการด้าน IT
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” (Key Requirement) หมายถึง ผลลัพธ์ทค
ี่ าดหวัง
ิ้ สุดกระบวนการนั น
เมือ
่ สน
้ อาทิ
กระบวนการติดตัง้ โปรแกรม ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ ความรวดเร็ว ความผิดพลาด
กระบวนการบารุงรักษา ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ รอบระยะเวลา ความถูกต ้อง
ความครบถ ้วน เป็ นต ้น
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” ของกระบวนการสนั บสนุน
ไม่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั คุณลักษณะของผลผลิตและบริการเพียงอย่างเดียว
แต่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั ความต ้องการของผู ้รับบริการทัง้ ภายในและภายนอกองค์การ
่
และระเบียบปฏิบต
ั ห
ิ รือแผนนโยบายทีเ่ กีย
่ วข ้อง เชน
พรบ.ว่าด ้วยการกระทาความผิดเกีย
่ วกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550/แผนแม่บท IT
การค ้นหาข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ สามารถทาได ้โดย
การวิเคราะห์ความต ้องการ ความคาดหวัง
ของผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้องกับกระบวนการ
่ การออกแบบสารวจ การสอบถาม หรือการสงั เกต เป็ นต ้น
เชน

ต ัวชว้ี ัดทีส
่ าค ัญ
ี้ งึ ความสาเร็จของการดาเนินการของ
“ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ” หมายถึง ตัววัดทีบ
่ ง่ ชถ
่
กระบวนการ เชน
- การวัดความผิดพลาดของกระบวนการติดตัง้ โปรแกรม สามารถวัด
ได ้จาก ร ้อยละของข ้อผิดพลาดในการติดตัง้ โปรแกรม โดยตัง้ เป้ าไว ้ไม่เกิน 5%
ของจานวนครัง้ ในการติดตัง้ โปรแกรม
- การวัดรอบระยะเวลาของกระบวนการบารุงรักษาสามารถวัดได ้จาก
ร ้อยละของการดาเนินการตามระยะเวลาทีก
่ าหนด เป็ นต ้น

ต ัวอย่างกระบวนการสน ับสนุนและข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ
ื่ กระบวนการ
รายชอ
สนับสนุน
กระบวนการรับ-สง่
ื ภายนอก
หนั งสอ
ื้ จัดจ ้าง
กระบวนการจัดซอ
กระบวนการพัฒนา
บุคลากร

ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ
ของกระบวน

ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ
ของกระบวนการ

รับ-สง่ เอกสารรวดเร็ว

ื ภายนอก
ร ้อยละของหนั งสอ
ทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน

ความทันเวลา

ร ้อยละของโครงการทีส
่ ามารถ
ื้ จัดจ ้างได ้ทันตามแผนงาน
จัดซอ

สอดคล ้องกับสมรรถนะ ร ้อยละของบุคลากรทีไ่ ด ้รับการ
ของบุคลากร
พัฒนาตามสมรรถนะทีก
่ าหนด

การออกแบบกระบวนการ
้
ปั จจัยทีใ่ ชในการออกแบบกระบวนการ
ประกอบด ้วย


ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ



องค์ความรู ้



เทคโนโลยี



กฎระเบียบ กฎหมาย



ต ้นทุน/ ค่าใชจ่้ าย



ระยะเวลาในการปฏิบต
ั งิ าน



ิ ธิภาพและประสท
ิ ธิผลของกระบวนการ เป็ นต ้น
ประสท

คู่มือการปฏิบตั งิ าน (Work Manual) คืออะปร
้
ิ้ สุดของ
 แผนทีบ
่ อกเสนทางการท
างานทีม
่ จ
ี ด
ุ เริม
่ ต ้นและจุดสน
กระบวนการ
 ระบุถงึ ขัน
้ ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ

ั ซอน
้ มีหลายขัน
 มักจัดทาขึน
้ สาหรับงานทีม
่ ค
ี วามซบ
้ ตอน และ
เกีย
่ วข ้องกับหลายคน
 สามารถปรับปรุงเปลีย
่ นแปลงเมือ
่ มีการเปลีย
่ นแปลงการ
ปฏิบต
ั งิ าน
 เพือ
่ ให ้ผู ้ปฏิบต
ั งิ านไว ้ใชอ้ ้างอิง ไม่ให ้เกิดความผิดพลาดในการ
ปฏิบต
ั งิ าน

ขอบเขตหล ัก Work Manual
1.

Work Flow ของกระบวนการ

2.

ขัน
้ ตอนการปฏิบต
ั งิ าน

3.

•

รายละเอียดวิธก
ี ารทางานของแต่ละขัน
้ ตอนย่อย

•

้
เอกสาร/ระเบียบ ทีใ่ ชประกอบการด
าเนินการ

•

แบบฟอร์ม

•

ผู ้รับผิดชอบ

มาตรฐานงาน คือ ข ้อกาหนดในการปฏิบต
ั งิ าน
•

มาตรฐานระยะเวลา

•

่ ความถูกต ้อง ความสมบูรณ์ของข ้อมูล ความ
มาตรฐานในเชงิ คุณภาพ เชน
ผิดพลาด ความคุ ้มค่าของงาน เป็ นต ้น

4.

ระบบการติดตามประเมินผล
•

เพือ
่ ใชติ้ ดตามผลการปฏิบัตงิ านเปรียบเทียบกับมาตรฐานทีก
่ าหนด

•

่ ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน
กาหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เชน

องค์ประกอบคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน

1. ว ัตถุประสงค์ของการจ ัดทาคูม
่ อ
ื

2. ขอบเขต

3. คาจาก ัดความ

4. หน้าทีค
่ วามร ับผิดชอบ

5. Work Flow กระบวนการ

6. ขนตอนการปฏิ
ั้
บ ัติงาน

7. มาตรฐานงาน

8. ระบบติดตามประเมินผล

9. เอกสารอ้างอิง

10. แบบฟอร์มทีใ่ ช ้

วัตถุประสงค์ (Objectives)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ ในการจัดทาคู่มอื ปฏิบัตงิ าน
ของกระบวนนีข้ นึ ้ มา

• ตัวอย่ างวัตถุประสงค์ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
เพื่ อ ให้ ม่ ั นใจว่ าปด้ มี ก ารปฏิ บั ติ ต ามข้ อ ก าหนด ระเบี ย บ หลั ก เกณฑ์
เกี่ ยวกั บ การตรวจสอบภายในที่ ก าหนดปว้ อย่ างสม่ าเสมอและมี
ประสิทธิภาพ สอดคล้ องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ ขององค์ กร

ขอบเขต (Scope)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่ าครอบคลุมตัง้ แต่
ขัน้ ตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หน่ วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

• ตัวอย่ างขอบเขตเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบตั นิ ีค้ รอบคลุมขัน้ ตอนการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และผู้รับการตรวจสอบ ตัง้ แต่ การวางแผนการตรวจสอบ การดาเนินการตรวจสอบ
การจัดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซา้ สาหรับทุกครัง้ ที่มกี าร
ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข

คาจากัดความ (Definition)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงคาศัพท์ เฉพาะซึ่งอาจเป็ นภาษาปทยหรื อ
ภาษาอังกฤษ หรื อคาย่ อ ที่กล่ าวถึงภายใต้ ระเบียบปฏิบัตนิ ัน้ ๆ เพื่อให้ เป็ น
ที่เข้ าใจตรงกัน

• ตัวอย่ างคาจากัดความ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
Auditor = ผู้ตรวจสอบที่ปด้ รับมอบหมายอย่ างเป็ นทางการ
Auditee= แผนก หน่ วยงาน หรื อบุคคลผู้ปด้ รับการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การร้ องขอให้ ดาเนินการแก้ ปข

หน้ าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบว่ ามีใครบ้ างที่เกี่ยวข้ องกับระเบียบปฏิบตั นิ ัน้ ๆ โดยมักจะ
เรียงจากผู้อานาจหรือตาแหน่ งสูงสุดลงมา

• ตัวอย่ างหน้ าที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ผู้อานวยการกอง: อนุมัตแิ ผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน
หัวหน้ ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ ความร่ วมมือในการตรวจสอบ
นักวิชาการ 6 ว. : จัดทาแผน ดาเนินการตรวจสอบ สรุ ปผลและติดตามผล

Work Flow กระบวนการ
No

Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

No

Yes

เอกสารอ้ างอิง (Reference Document)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ ประกอบคู่กันหรืออ้ างอิงถึงกัน
เพื่อให้ การปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ สมบูรณ์ ปด้ แก่ ระเบียบปฏิบตั เิ รื่ องอื่น พระราชบัญญัติ
กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทางาน เป็ นต้ น

• ตัวอย่ างเอกสารอ้ างอิงเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบัตเิ รื่ องการแก้ ปขและป้องกัน(QP-QMR-01)
ระเบียบปฏิบัตเิ รื่ องการทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร (QP-QMR-02)

แบบฟอร์ มที่ใช้ (Form)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงแบบฟอร์ มต่ าง ๆ ที่ต้องใช้ ในการบันทึก
ข้ อมูลของผู้ท่ เี กี่ยวข้ อง ในการปฏิบัตงิ านของกระบวนการนัน้ ๆ

• ตัวอย่ างแบบฟอร์ มเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อองค์การและผู ้บังคับบัญชา
•

ใชฝึ้ กอบรมข ้าราชการใหม่

•

้ นคูม
ประหยัดงบประมาณในการฝึ กอบรม เนือ
่ งจากหัวหน ้างานใชเป็
่ อ
ื ในการสอนงาน

•

ั เจนไม่ซ้าซอน
้
ทาให ้การกาหนดหน ้าทีก
่ ารงานชด

•

้
ใชในการควบคุ
มงานและการติดตามผลการปฏิบัตงิ านให ้มีความผิดพลาดในการ
ทางานลดน ้อยลง

•

เป็ นคูม
่ อ
ื ในการประเมินผลการปฏิบัตงิ าน (Performance Review) ของบุคลากร

•

ชว่ ยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่

•

้ นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการให ้บริการ
ใชเป็

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อผู ้ปฏิบต
ั งิ าน

•

ั เจนยิง่ ขึน
ได ้รับทราบภาระหน ้าทีข
่ องตนเองชด
้

•

ได ้เรียนรู ้งานเร็วขึน
้ ทัง้ ตอนทีเ่ ข ้ามาทางานใหม่ / หรือตอนทีจ
่ ะย ้ายงานใหม่

•

มีขน
ั ้ ตอนในการทางานทีแ
่ น่นอน ทาให ้การทางานได ้ง่ายขึน
้

•

รู ้จักวางแผนการทางานเพือ
่ ให ้ผลงานออกมาตามเป้ าหมาย

•

้ นแนวทางเพือ
สามารถใชเป็
่ การวิเคราะห์งานให ้ทันสมัยอยูต
่ ลอดเวลา

•

ิ ธิภาพมากยิง่ ขึน
สามารถทางานได ้อย่างมีประสท
้ เพราะมีสงิ่ ทีอ
่ ้างอิง

•

ี ในการปฏิบัตงิ าน
สร ้างความเป็ นมืออาชพ

ปั จจัยสาคัญในการจัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน
ลักษณะที่ดขี องคู่มือการปฏิบัตงิ าน

คุณสมบัตแิ ละทักษะของผู้จัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน

ลักษณะทีด่ ขี องคู่มือการปฏิบัติงาน
•
•
•
•
•
•
•

กระชับ ชัดเจน เข้ าใจปด้ ง่าย
เป็ นประโยชน์ สาหรับการทางานและฝึ กอบรม
เหมาะสมกับองค์ กรและผู้ใช้ งานแต่ ละกลุ่ม
มีความน่ าสนใจ น่ าติดตาม
มีความเป็ นปั จจุบัน (Update) ปม่ ล้าสมัย
แสดงหน่ วยงานที่จัดทา วันที่บังคับใช้
มีตวั อย่ างประกอบ

Clear
Complete
Concise
Correct

คุณสมบัตแิ ละทักษะ
ของผู้จัดทาเอกสารการปฏิบัตงิ าน
คุณสมบัติ
• มีความรู้ ความเชี่ยวชาญในการ
ปฏิบัตงิ านเรื่องนัน้ ๆ
• เป็ นคนช่ างสังเกต
• เอาใจใส่ ในรายละเอียดของการ
ปฏิบัตงิ าน
• รู้ทฤษฎีและความรู้พนื ้ ฐานของการ
วิเคราะห์ ระบบงาน
• รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่ าง ๆ
• รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่

ทักษะ
• ทักษะการวิเคราะห์
(Analysis Skills)
• ทักษะการสื่อสาร
(Communication Skills)
• ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทักษะการประเมินผล
(Evaluation Skills)

ื่ กระบวนการ
ต ัวอย่างแบบฟอร์มแสดงรายชอ
ื่ กระบวนการ
รายชอ

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ

ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของ
กระบวนการ

ต ัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ..........................................................................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ...................................................
ลาด ับที่

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

เอกสารที่
เกีย
่ วข้อง

No
Yes

No
Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

่ มต่อระหว่างขัน
จุดเชือ
้ ตอน

(เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ
ไม่สามารถจบได ้ภายใน 1 หน ้า)

การออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ......กระบวนการรับหนังสอ
ื ภายนอก.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละของเอกสารทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน............

ต ัวอย่าง1

ลาด ับ

1

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

5 นาที

บันทึกข ้อมูลรับหนังสือเข ้าระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีส
่ ารบรรณ

5 นาที

หัวหน ้าสารบรรณ ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น
และรวบรวมนาเสนอต่อ ผอ.สบก

หัวหน ้า
ฝ่ ายสารบรรณ

ผอ.สลธ.พิจารณาหนังสือภายนอกก่อนส่ง
มอบให ้ผุ ้เกีย
่ วข ้อง

ผอ.สบก

10 นาที

เจ ้าหน ้าทีบ
่ น
ั ทึกข ้อมูลการส่งเอกสารในระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งหนังสือไปยังสานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของ สบก

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งบันทึกข ้อมูลลงรับ
เอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งจัดแฟ้ มเสนอ ผอ.
สานัก พิจารณามอบหมายให ้ผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้อง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

ลงทะเบียนรับ

2

ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น

3

เสนอ
ผอ.สลธ.

4

จัดส่งหนังสือไปยัง
สานักทีเ่ กีย
่ วข ้อง

5

สานักเจ ้าของเรือ
่ ง
ลงรับเอกสาร

6

ระยะเวลา

เสนอ
ผอ.สานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

1 วัน

การออกแบบกระบวนการ

ต ัวอย่าง2

ื่ กระบวนการ......กระบวนการจัดทาแผนงานโครงการ.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละข ้อผิดพลาดในการจัดทาแผนงานโครงการ
ลาด ั
บ

ผ ังกระบวนการ

1

ศึกษาวิเคราะห์
แนวทางการดาเนินงาน

รายละเอียดงาน
สานัก/กองศึกษาวิเคราะห์
กิจกรรมทีจ
่ ะดาเนินการใน
ปี งบประมาณนัน
้ ๆ

มาตรฐานคุณภาพงาน
ปั จจัยทีต
่ ้องนามาวิเคราะห์ ให ้ครอบคลุม
ในเรือ
่ ง

ผูร้ ับผิดชอบ
สานัก/กองต่างๆ

1.ผลการดาเนินงานทีผ
่ า่ นมา
2. ปั จจัยภายใน/ปั จจัยภายนอก ที่
ผลกระทบต่อการดาเนินการ
่ งทีค
3. ความเสีย
่ าดว่าจะเกิดขึน
้

2
จัดทาแผนงานโครงการ

ผู ้รับผิดชอบจัดทาบันทึกขอ

ในการจัดทาแผนงาน ต ้องมีลักษณะ ดังนี้

อนุมต
ั โิ ครงการ ที่

1. จัดทาแผนงานให ้ครบถ ้วนตามหัวข ้อ

ประกอบด ้วยแผนงาน
โครงการ และแผนการใช ้
งบประมาณ

สานัก/กองต่างๆ

การนาเสนอทีก
่ าหนด
2. การคิดค่าใช ้จ่ายต ้องอยูภ
่ ายใต ้ระเบียบ
ทีก
่ าหนด
3. กิจกรรมการดาเนินการสอดคล ้องกับ
วัตถุประสงค์ทก
ี่ าหนด

3

No

เสนอ
ผู ้บริหาร
เพือ
่ อนุมัต ิ
โครงการ

Yes
4

้ จัดจ ้าง
จัดซือ

เสนอผู ้บริหารเพือ
่ ขออนุมต
ั ิ
โครงการ

-

สานัก/กองต่างๆ

้ จัดจ ้าง
ดาเนินการจัดซือ

-

สานัก/กองต่างๆ

ึ ษาข ้อมูลเพิม
ศก
่ เติมได ้ที่

www.opdc.go.th
ชุดเครือ
่ งมือการเรียนรู ้ด ้วยตนเอง
(Self-Learning Tool Kits)
“คูม
่ อ
ื การปฏิบต
ั งิ าน (Work Manual)”

Thank you


Slide 5

PowerPoint สื่อการเรียนการสอน
รายวิชาการผลิตเอกสาร (3215-2003)
ระดับชัน้ ปวส. สาขาวิชาการจัดการทั่วปป

การจ ัดทาคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน
(Work Manual)
เพือ
่ ดาเนินการตามเกณฑ์คณ
ุ ภาพ
้ ฐาน
การบริหารจ ัดการภาคร ัฐระด ับพืน
(Fundamental Level : FL)
ประจาปี งบประมาณ 2552

ว ัตถุประสงค์
การจ ัดทา Work Manual


เพือ
่ ให ้สว่ นราชการมีการจัดคู่มอ
ื การปฏิบัตงิ านทีช
่ ัดเจน อย่างเป็ นลายลักษณ์อักษร ทีแ
่ สดงถึง
รายละเอีย ดขั น
้ ตอนการปฏิบั ต ิง านของกิจ กรรม/กระบวนการต่ า ง ๆ ของหน่ ว ยงาน เพื่อ ใช ้
ประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์การ



การจั ด ท าคู่ม ือ การปฏิบั ต งิ านถือ เป็ นเครื่อ งมือ อย่า งหนึ่ง ในการสร ้างมาตรฐานการปฏิบั ต งิ าน
่ ารบริหารคุณภาพทั่วทัง้ องค์กรอย่างมีประสท
ิ ธิภาพ ทัง้ นี้ เพือ
(ตาม PM 5) ทีม
่ ุ่งไปสูก
่ ให ้การ
ทางานของสว่ นราชการได ้มาตรฐานเป็ นไปตามเป้ าหมาย ได ้ผลิตผลหรือการบริการทีม
่ ค
ี ุณภาพ
เสร็ จรวดเร็ วทันตามกาหนดเวลานั ด หมาย มีการทางานปลอดภัย และไม่สร ้างมลพิษแก่ชม
ุ ชน
เพือ
่ การบรรลุข ้อกาหนดทีส
่ าคัญของกระบวนการ

แนวทางการดาเนินการตาม PM 5

PM 5 : สว่ นราชการต ้องกาหนดมาตรฐานการปฏิบต
ั งิ าน ของ
กระบวนการทีส
่ ร ้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมี
วิธก
ี ารในการนามาตรฐานการปฏิบต
ั งิ านดังกล่าวให ้บุคลากร
นาไปปฏิบต
ั ิ เพือ
่ ให ้บรรลุผลตามข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ

กระบวนการสร้ างคุณค่ า
กระบวนการสาคัญที่สร้ างประโยชน์ ให้ แก่ ผ้ ูรับบริการ ผู้มี
ส่ วนปด้ ส่วนเสีย และส่ งผลต่ อการบรรลุพนั ธกิจหลัก/
ยุทธศาสตร์ ของส่ วนราชการ เป็ นสิ่งที่ตอบโจทย์ ของการ
จัดสรรทรัพยากร และความคุ้มค่ าของการใช้ งบประมาณ
แผ่ นดิน

กระบวนการสนับสนุน
กระบวนการที่ช่วยสนับสนุ นให้ กระบวนการสร้ างคุณ ค่ า
สามารถด าเนิ น การปด้ อย่ างมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ อาทิ
กระบวนการด้ านสารบั ญ การเงิ น /งบประมาณ
กระบวนการทรั พยากรบุคคล กระบวนการจัดซือ้ จัด
จ้ างและพัสดุ กระบวนการด้ าน IT
กระบวนการ
วางแผน เป็ นต้ น

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญของกระบวนการด้าน IT
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” (Key Requirement) หมายถึง ผลลัพธ์ทค
ี่ าดหวัง
ิ้ สุดกระบวนการนั น
เมือ
่ สน
้ อาทิ
กระบวนการติดตัง้ โปรแกรม ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ ความรวดเร็ว ความผิดพลาด
กระบวนการบารุงรักษา ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ รอบระยะเวลา ความถูกต ้อง
ความครบถ ้วน เป็ นต ้น
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” ของกระบวนการสนั บสนุน
ไม่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั คุณลักษณะของผลผลิตและบริการเพียงอย่างเดียว
แต่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั ความต ้องการของผู ้รับบริการทัง้ ภายในและภายนอกองค์การ
่
และระเบียบปฏิบต
ั ห
ิ รือแผนนโยบายทีเ่ กีย
่ วข ้อง เชน
พรบ.ว่าด ้วยการกระทาความผิดเกีย
่ วกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550/แผนแม่บท IT
การค ้นหาข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ สามารถทาได ้โดย
การวิเคราะห์ความต ้องการ ความคาดหวัง
ของผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้องกับกระบวนการ
่ การออกแบบสารวจ การสอบถาม หรือการสงั เกต เป็ นต ้น
เชน

ต ัวชว้ี ัดทีส
่ าค ัญ
ี้ งึ ความสาเร็จของการดาเนินการของ
“ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ” หมายถึง ตัววัดทีบ
่ ง่ ชถ
่
กระบวนการ เชน
- การวัดความผิดพลาดของกระบวนการติดตัง้ โปรแกรม สามารถวัด
ได ้จาก ร ้อยละของข ้อผิดพลาดในการติดตัง้ โปรแกรม โดยตัง้ เป้ าไว ้ไม่เกิน 5%
ของจานวนครัง้ ในการติดตัง้ โปรแกรม
- การวัดรอบระยะเวลาของกระบวนการบารุงรักษาสามารถวัดได ้จาก
ร ้อยละของการดาเนินการตามระยะเวลาทีก
่ าหนด เป็ นต ้น

ต ัวอย่างกระบวนการสน ับสนุนและข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ
ื่ กระบวนการ
รายชอ
สนับสนุน
กระบวนการรับ-สง่
ื ภายนอก
หนั งสอ
ื้ จัดจ ้าง
กระบวนการจัดซอ
กระบวนการพัฒนา
บุคลากร

ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ
ของกระบวน

ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ
ของกระบวนการ

รับ-สง่ เอกสารรวดเร็ว

ื ภายนอก
ร ้อยละของหนั งสอ
ทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน

ความทันเวลา

ร ้อยละของโครงการทีส
่ ามารถ
ื้ จัดจ ้างได ้ทันตามแผนงาน
จัดซอ

สอดคล ้องกับสมรรถนะ ร ้อยละของบุคลากรทีไ่ ด ้รับการ
ของบุคลากร
พัฒนาตามสมรรถนะทีก
่ าหนด

การออกแบบกระบวนการ
้
ปั จจัยทีใ่ ชในการออกแบบกระบวนการ
ประกอบด ้วย


ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ



องค์ความรู ้



เทคโนโลยี



กฎระเบียบ กฎหมาย



ต ้นทุน/ ค่าใชจ่้ าย



ระยะเวลาในการปฏิบต
ั งิ าน



ิ ธิภาพและประสท
ิ ธิผลของกระบวนการ เป็ นต ้น
ประสท

คู่มือการปฏิบตั งิ าน (Work Manual) คืออะปร
้
ิ้ สุดของ
 แผนทีบ
่ อกเสนทางการท
างานทีม
่ จ
ี ด
ุ เริม
่ ต ้นและจุดสน
กระบวนการ
 ระบุถงึ ขัน
้ ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ

ั ซอน
้ มีหลายขัน
 มักจัดทาขึน
้ สาหรับงานทีม
่ ค
ี วามซบ
้ ตอน และ
เกีย
่ วข ้องกับหลายคน
 สามารถปรับปรุงเปลีย
่ นแปลงเมือ
่ มีการเปลีย
่ นแปลงการ
ปฏิบต
ั งิ าน
 เพือ
่ ให ้ผู ้ปฏิบต
ั งิ านไว ้ใชอ้ ้างอิง ไม่ให ้เกิดความผิดพลาดในการ
ปฏิบต
ั งิ าน

ขอบเขตหล ัก Work Manual
1.

Work Flow ของกระบวนการ

2.

ขัน
้ ตอนการปฏิบต
ั งิ าน

3.

•

รายละเอียดวิธก
ี ารทางานของแต่ละขัน
้ ตอนย่อย

•

้
เอกสาร/ระเบียบ ทีใ่ ชประกอบการด
าเนินการ

•

แบบฟอร์ม

•

ผู ้รับผิดชอบ

มาตรฐานงาน คือ ข ้อกาหนดในการปฏิบต
ั งิ าน
•

มาตรฐานระยะเวลา

•

่ ความถูกต ้อง ความสมบูรณ์ของข ้อมูล ความ
มาตรฐานในเชงิ คุณภาพ เชน
ผิดพลาด ความคุ ้มค่าของงาน เป็ นต ้น

4.

ระบบการติดตามประเมินผล
•

เพือ
่ ใชติ้ ดตามผลการปฏิบัตงิ านเปรียบเทียบกับมาตรฐานทีก
่ าหนด

•

่ ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน
กาหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เชน

องค์ประกอบคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน

1. ว ัตถุประสงค์ของการจ ัดทาคูม
่ อ
ื

2. ขอบเขต

3. คาจาก ัดความ

4. หน้าทีค
่ วามร ับผิดชอบ

5. Work Flow กระบวนการ

6. ขนตอนการปฏิ
ั้
บ ัติงาน

7. มาตรฐานงาน

8. ระบบติดตามประเมินผล

9. เอกสารอ้างอิง

10. แบบฟอร์มทีใ่ ช ้

วัตถุประสงค์ (Objectives)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ ในการจัดทาคู่มอื ปฏิบัตงิ าน
ของกระบวนนีข้ นึ ้ มา

• ตัวอย่ างวัตถุประสงค์ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
เพื่ อ ให้ ม่ ั นใจว่ าปด้ มี ก ารปฏิ บั ติ ต ามข้ อ ก าหนด ระเบี ย บ หลั ก เกณฑ์
เกี่ ยวกั บ การตรวจสอบภายในที่ ก าหนดปว้ อย่ างสม่ าเสมอและมี
ประสิทธิภาพ สอดคล้ องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ ขององค์ กร

ขอบเขต (Scope)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่ าครอบคลุมตัง้ แต่
ขัน้ ตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หน่ วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

• ตัวอย่ างขอบเขตเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบตั นิ ีค้ รอบคลุมขัน้ ตอนการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และผู้รับการตรวจสอบ ตัง้ แต่ การวางแผนการตรวจสอบ การดาเนินการตรวจสอบ
การจัดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซา้ สาหรับทุกครัง้ ที่มกี าร
ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข

คาจากัดความ (Definition)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงคาศัพท์ เฉพาะซึ่งอาจเป็ นภาษาปทยหรื อ
ภาษาอังกฤษ หรื อคาย่ อ ที่กล่ าวถึงภายใต้ ระเบียบปฏิบัตนิ ัน้ ๆ เพื่อให้ เป็ น
ที่เข้ าใจตรงกัน

• ตัวอย่ างคาจากัดความ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
Auditor = ผู้ตรวจสอบที่ปด้ รับมอบหมายอย่ างเป็ นทางการ
Auditee= แผนก หน่ วยงาน หรื อบุคคลผู้ปด้ รับการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การร้ องขอให้ ดาเนินการแก้ ปข

หน้ าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบว่ ามีใครบ้ างที่เกี่ยวข้ องกับระเบียบปฏิบตั นิ ัน้ ๆ โดยมักจะ
เรียงจากผู้อานาจหรือตาแหน่ งสูงสุดลงมา

• ตัวอย่ างหน้ าที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ผู้อานวยการกอง: อนุมัตแิ ผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน
หัวหน้ ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ ความร่ วมมือในการตรวจสอบ
นักวิชาการ 6 ว. : จัดทาแผน ดาเนินการตรวจสอบ สรุ ปผลและติดตามผล

Work Flow กระบวนการ
No

Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

No

Yes

เอกสารอ้ างอิง (Reference Document)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ ประกอบคู่กันหรืออ้ างอิงถึงกัน
เพื่อให้ การปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ สมบูรณ์ ปด้ แก่ ระเบียบปฏิบตั เิ รื่ องอื่น พระราชบัญญัติ
กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทางาน เป็ นต้ น

• ตัวอย่ างเอกสารอ้ างอิงเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบัตเิ รื่ องการแก้ ปขและป้องกัน(QP-QMR-01)
ระเบียบปฏิบัตเิ รื่ องการทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร (QP-QMR-02)

แบบฟอร์ มที่ใช้ (Form)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงแบบฟอร์ มต่ าง ๆ ที่ต้องใช้ ในการบันทึก
ข้ อมูลของผู้ท่ เี กี่ยวข้ อง ในการปฏิบัตงิ านของกระบวนการนัน้ ๆ

• ตัวอย่ างแบบฟอร์ มเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อองค์การและผู ้บังคับบัญชา
•

ใชฝึ้ กอบรมข ้าราชการใหม่

•

้ นคูม
ประหยัดงบประมาณในการฝึ กอบรม เนือ
่ งจากหัวหน ้างานใชเป็
่ อ
ื ในการสอนงาน

•

ั เจนไม่ซ้าซอน
้
ทาให ้การกาหนดหน ้าทีก
่ ารงานชด

•

้
ใชในการควบคุ
มงานและการติดตามผลการปฏิบัตงิ านให ้มีความผิดพลาดในการ
ทางานลดน ้อยลง

•

เป็ นคูม
่ อ
ื ในการประเมินผลการปฏิบัตงิ าน (Performance Review) ของบุคลากร

•

ชว่ ยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่

•

้ นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการให ้บริการ
ใชเป็

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อผู ้ปฏิบต
ั งิ าน

•

ั เจนยิง่ ขึน
ได ้รับทราบภาระหน ้าทีข
่ องตนเองชด
้

•

ได ้เรียนรู ้งานเร็วขึน
้ ทัง้ ตอนทีเ่ ข ้ามาทางานใหม่ / หรือตอนทีจ
่ ะย ้ายงานใหม่

•

มีขน
ั ้ ตอนในการทางานทีแ
่ น่นอน ทาให ้การทางานได ้ง่ายขึน
้

•

รู ้จักวางแผนการทางานเพือ
่ ให ้ผลงานออกมาตามเป้ าหมาย

•

้ นแนวทางเพือ
สามารถใชเป็
่ การวิเคราะห์งานให ้ทันสมัยอยูต
่ ลอดเวลา

•

ิ ธิภาพมากยิง่ ขึน
สามารถทางานได ้อย่างมีประสท
้ เพราะมีสงิ่ ทีอ
่ ้างอิง

•

ี ในการปฏิบัตงิ าน
สร ้างความเป็ นมืออาชพ

ปั จจัยสาคัญในการจัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน
ลักษณะที่ดขี องคู่มือการปฏิบัตงิ าน

คุณสมบัตแิ ละทักษะของผู้จัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน

ลักษณะทีด่ ขี องคู่มือการปฏิบัติงาน
•
•
•
•
•
•
•

กระชับ ชัดเจน เข้ าใจปด้ ง่าย
เป็ นประโยชน์ สาหรับการทางานและฝึ กอบรม
เหมาะสมกับองค์ กรและผู้ใช้ งานแต่ ละกลุ่ม
มีความน่ าสนใจ น่ าติดตาม
มีความเป็ นปั จจุบัน (Update) ปม่ ล้าสมัย
แสดงหน่ วยงานที่จัดทา วันที่บังคับใช้
มีตวั อย่ างประกอบ

Clear
Complete
Concise
Correct

คุณสมบัตแิ ละทักษะ
ของผู้จัดทาเอกสารการปฏิบัตงิ าน
คุณสมบัติ
• มีความรู้ ความเชี่ยวชาญในการ
ปฏิบัตงิ านเรื่องนัน้ ๆ
• เป็ นคนช่ างสังเกต
• เอาใจใส่ ในรายละเอียดของการ
ปฏิบัตงิ าน
• รู้ทฤษฎีและความรู้พนื ้ ฐานของการ
วิเคราะห์ ระบบงาน
• รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่ าง ๆ
• รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่

ทักษะ
• ทักษะการวิเคราะห์
(Analysis Skills)
• ทักษะการสื่อสาร
(Communication Skills)
• ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทักษะการประเมินผล
(Evaluation Skills)

ื่ กระบวนการ
ต ัวอย่างแบบฟอร์มแสดงรายชอ
ื่ กระบวนการ
รายชอ

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ

ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของ
กระบวนการ

ต ัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ..........................................................................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ...................................................
ลาด ับที่

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

เอกสารที่
เกีย
่ วข้อง

No
Yes

No
Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

่ มต่อระหว่างขัน
จุดเชือ
้ ตอน

(เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ
ไม่สามารถจบได ้ภายใน 1 หน ้า)

การออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ......กระบวนการรับหนังสอ
ื ภายนอก.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละของเอกสารทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน............

ต ัวอย่าง1

ลาด ับ

1

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

5 นาที

บันทึกข ้อมูลรับหนังสือเข ้าระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีส
่ ารบรรณ

5 นาที

หัวหน ้าสารบรรณ ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น
และรวบรวมนาเสนอต่อ ผอ.สบก

หัวหน ้า
ฝ่ ายสารบรรณ

ผอ.สลธ.พิจารณาหนังสือภายนอกก่อนส่ง
มอบให ้ผุ ้เกีย
่ วข ้อง

ผอ.สบก

10 นาที

เจ ้าหน ้าทีบ
่ น
ั ทึกข ้อมูลการส่งเอกสารในระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งหนังสือไปยังสานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของ สบก

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งบันทึกข ้อมูลลงรับ
เอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งจัดแฟ้ มเสนอ ผอ.
สานัก พิจารณามอบหมายให ้ผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้อง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

ลงทะเบียนรับ

2

ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น

3

เสนอ
ผอ.สลธ.

4

จัดส่งหนังสือไปยัง
สานักทีเ่ กีย
่ วข ้อง

5

สานักเจ ้าของเรือ
่ ง
ลงรับเอกสาร

6

ระยะเวลา

เสนอ
ผอ.สานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

1 วัน

การออกแบบกระบวนการ

ต ัวอย่าง2

ื่ กระบวนการ......กระบวนการจัดทาแผนงานโครงการ.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละข ้อผิดพลาดในการจัดทาแผนงานโครงการ
ลาด ั
บ

ผ ังกระบวนการ

1

ศึกษาวิเคราะห์
แนวทางการดาเนินงาน

รายละเอียดงาน
สานัก/กองศึกษาวิเคราะห์
กิจกรรมทีจ
่ ะดาเนินการใน
ปี งบประมาณนัน
้ ๆ

มาตรฐานคุณภาพงาน
ปั จจัยทีต
่ ้องนามาวิเคราะห์ ให ้ครอบคลุม
ในเรือ
่ ง

ผูร้ ับผิดชอบ
สานัก/กองต่างๆ

1.ผลการดาเนินงานทีผ
่ า่ นมา
2. ปั จจัยภายใน/ปั จจัยภายนอก ที่
ผลกระทบต่อการดาเนินการ
่ งทีค
3. ความเสีย
่ าดว่าจะเกิดขึน
้

2
จัดทาแผนงานโครงการ

ผู ้รับผิดชอบจัดทาบันทึกขอ

ในการจัดทาแผนงาน ต ้องมีลักษณะ ดังนี้

อนุมต
ั โิ ครงการ ที่

1. จัดทาแผนงานให ้ครบถ ้วนตามหัวข ้อ

ประกอบด ้วยแผนงาน
โครงการ และแผนการใช ้
งบประมาณ

สานัก/กองต่างๆ

การนาเสนอทีก
่ าหนด
2. การคิดค่าใช ้จ่ายต ้องอยูภ
่ ายใต ้ระเบียบ
ทีก
่ าหนด
3. กิจกรรมการดาเนินการสอดคล ้องกับ
วัตถุประสงค์ทก
ี่ าหนด

3

No

เสนอ
ผู ้บริหาร
เพือ
่ อนุมัต ิ
โครงการ

Yes
4

้ จัดจ ้าง
จัดซือ

เสนอผู ้บริหารเพือ
่ ขออนุมต
ั ิ
โครงการ

-

สานัก/กองต่างๆ

้ จัดจ ้าง
ดาเนินการจัดซือ

-

สานัก/กองต่างๆ

ึ ษาข ้อมูลเพิม
ศก
่ เติมได ้ที่

www.opdc.go.th
ชุดเครือ
่ งมือการเรียนรู ้ด ้วยตนเอง
(Self-Learning Tool Kits)
“คูม
่ อ
ื การปฏิบต
ั งิ าน (Work Manual)”

Thank you


Slide 6

PowerPoint สื่อการเรียนการสอน
รายวิชาการผลิตเอกสาร (3215-2003)
ระดับชัน้ ปวส. สาขาวิชาการจัดการทั่วปป

การจ ัดทาคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน
(Work Manual)
เพือ
่ ดาเนินการตามเกณฑ์คณ
ุ ภาพ
้ ฐาน
การบริหารจ ัดการภาคร ัฐระด ับพืน
(Fundamental Level : FL)
ประจาปี งบประมาณ 2552

ว ัตถุประสงค์
การจ ัดทา Work Manual


เพือ
่ ให ้สว่ นราชการมีการจัดคู่มอ
ื การปฏิบัตงิ านทีช
่ ัดเจน อย่างเป็ นลายลักษณ์อักษร ทีแ
่ สดงถึง
รายละเอีย ดขั น
้ ตอนการปฏิบั ต ิง านของกิจ กรรม/กระบวนการต่ า ง ๆ ของหน่ ว ยงาน เพื่อ ใช ้
ประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์การ



การจั ด ท าคู่ม ือ การปฏิบั ต งิ านถือ เป็ นเครื่อ งมือ อย่า งหนึ่ง ในการสร ้างมาตรฐานการปฏิบั ต งิ าน
่ ารบริหารคุณภาพทั่วทัง้ องค์กรอย่างมีประสท
ิ ธิภาพ ทัง้ นี้ เพือ
(ตาม PM 5) ทีม
่ ุ่งไปสูก
่ ให ้การ
ทางานของสว่ นราชการได ้มาตรฐานเป็ นไปตามเป้ าหมาย ได ้ผลิตผลหรือการบริการทีม
่ ค
ี ุณภาพ
เสร็ จรวดเร็ วทันตามกาหนดเวลานั ด หมาย มีการทางานปลอดภัย และไม่สร ้างมลพิษแก่ชม
ุ ชน
เพือ
่ การบรรลุข ้อกาหนดทีส
่ าคัญของกระบวนการ

แนวทางการดาเนินการตาม PM 5

PM 5 : สว่ นราชการต ้องกาหนดมาตรฐานการปฏิบต
ั งิ าน ของ
กระบวนการทีส
่ ร ้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมี
วิธก
ี ารในการนามาตรฐานการปฏิบต
ั งิ านดังกล่าวให ้บุคลากร
นาไปปฏิบต
ั ิ เพือ
่ ให ้บรรลุผลตามข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ

กระบวนการสร้ างคุณค่ า
กระบวนการสาคัญที่สร้ างประโยชน์ ให้ แก่ ผ้ ูรับบริการ ผู้มี
ส่ วนปด้ ส่วนเสีย และส่ งผลต่ อการบรรลุพนั ธกิจหลัก/
ยุทธศาสตร์ ของส่ วนราชการ เป็ นสิ่งที่ตอบโจทย์ ของการ
จัดสรรทรัพยากร และความคุ้มค่ าของการใช้ งบประมาณ
แผ่ นดิน

กระบวนการสนับสนุน
กระบวนการที่ช่วยสนับสนุ นให้ กระบวนการสร้ างคุณ ค่ า
สามารถด าเนิ น การปด้ อย่ างมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ อาทิ
กระบวนการด้ านสารบั ญ การเงิ น /งบประมาณ
กระบวนการทรั พยากรบุคคล กระบวนการจัดซือ้ จัด
จ้ างและพัสดุ กระบวนการด้ าน IT
กระบวนการ
วางแผน เป็ นต้ น

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญของกระบวนการด้าน IT
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” (Key Requirement) หมายถึง ผลลัพธ์ทค
ี่ าดหวัง
ิ้ สุดกระบวนการนั น
เมือ
่ สน
้ อาทิ
กระบวนการติดตัง้ โปรแกรม ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ ความรวดเร็ว ความผิดพลาด
กระบวนการบารุงรักษา ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ รอบระยะเวลา ความถูกต ้อง
ความครบถ ้วน เป็ นต ้น
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” ของกระบวนการสนั บสนุน
ไม่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั คุณลักษณะของผลผลิตและบริการเพียงอย่างเดียว
แต่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั ความต ้องการของผู ้รับบริการทัง้ ภายในและภายนอกองค์การ
่
และระเบียบปฏิบต
ั ห
ิ รือแผนนโยบายทีเ่ กีย
่ วข ้อง เชน
พรบ.ว่าด ้วยการกระทาความผิดเกีย
่ วกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550/แผนแม่บท IT
การค ้นหาข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ สามารถทาได ้โดย
การวิเคราะห์ความต ้องการ ความคาดหวัง
ของผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้องกับกระบวนการ
่ การออกแบบสารวจ การสอบถาม หรือการสงั เกต เป็ นต ้น
เชน

ต ัวชว้ี ัดทีส
่ าค ัญ
ี้ งึ ความสาเร็จของการดาเนินการของ
“ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ” หมายถึง ตัววัดทีบ
่ ง่ ชถ
่
กระบวนการ เชน
- การวัดความผิดพลาดของกระบวนการติดตัง้ โปรแกรม สามารถวัด
ได ้จาก ร ้อยละของข ้อผิดพลาดในการติดตัง้ โปรแกรม โดยตัง้ เป้ าไว ้ไม่เกิน 5%
ของจานวนครัง้ ในการติดตัง้ โปรแกรม
- การวัดรอบระยะเวลาของกระบวนการบารุงรักษาสามารถวัดได ้จาก
ร ้อยละของการดาเนินการตามระยะเวลาทีก
่ าหนด เป็ นต ้น

ต ัวอย่างกระบวนการสน ับสนุนและข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ
ื่ กระบวนการ
รายชอ
สนับสนุน
กระบวนการรับ-สง่
ื ภายนอก
หนั งสอ
ื้ จัดจ ้าง
กระบวนการจัดซอ
กระบวนการพัฒนา
บุคลากร

ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ
ของกระบวน

ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ
ของกระบวนการ

รับ-สง่ เอกสารรวดเร็ว

ื ภายนอก
ร ้อยละของหนั งสอ
ทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน

ความทันเวลา

ร ้อยละของโครงการทีส
่ ามารถ
ื้ จัดจ ้างได ้ทันตามแผนงาน
จัดซอ

สอดคล ้องกับสมรรถนะ ร ้อยละของบุคลากรทีไ่ ด ้รับการ
ของบุคลากร
พัฒนาตามสมรรถนะทีก
่ าหนด

การออกแบบกระบวนการ
้
ปั จจัยทีใ่ ชในการออกแบบกระบวนการ
ประกอบด ้วย


ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ



องค์ความรู ้



เทคโนโลยี



กฎระเบียบ กฎหมาย



ต ้นทุน/ ค่าใชจ่้ าย



ระยะเวลาในการปฏิบต
ั งิ าน



ิ ธิภาพและประสท
ิ ธิผลของกระบวนการ เป็ นต ้น
ประสท

คู่มือการปฏิบตั งิ าน (Work Manual) คืออะปร
้
ิ้ สุดของ
 แผนทีบ
่ อกเสนทางการท
างานทีม
่ จ
ี ด
ุ เริม
่ ต ้นและจุดสน
กระบวนการ
 ระบุถงึ ขัน
้ ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ

ั ซอน
้ มีหลายขัน
 มักจัดทาขึน
้ สาหรับงานทีม
่ ค
ี วามซบ
้ ตอน และ
เกีย
่ วข ้องกับหลายคน
 สามารถปรับปรุงเปลีย
่ นแปลงเมือ
่ มีการเปลีย
่ นแปลงการ
ปฏิบต
ั งิ าน
 เพือ
่ ให ้ผู ้ปฏิบต
ั งิ านไว ้ใชอ้ ้างอิง ไม่ให ้เกิดความผิดพลาดในการ
ปฏิบต
ั งิ าน

ขอบเขตหล ัก Work Manual
1.

Work Flow ของกระบวนการ

2.

ขัน
้ ตอนการปฏิบต
ั งิ าน

3.

•

รายละเอียดวิธก
ี ารทางานของแต่ละขัน
้ ตอนย่อย

•

้
เอกสาร/ระเบียบ ทีใ่ ชประกอบการด
าเนินการ

•

แบบฟอร์ม

•

ผู ้รับผิดชอบ

มาตรฐานงาน คือ ข ้อกาหนดในการปฏิบต
ั งิ าน
•

มาตรฐานระยะเวลา

•

่ ความถูกต ้อง ความสมบูรณ์ของข ้อมูล ความ
มาตรฐานในเชงิ คุณภาพ เชน
ผิดพลาด ความคุ ้มค่าของงาน เป็ นต ้น

4.

ระบบการติดตามประเมินผล
•

เพือ
่ ใชติ้ ดตามผลการปฏิบัตงิ านเปรียบเทียบกับมาตรฐานทีก
่ าหนด

•

่ ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน
กาหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เชน

องค์ประกอบคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน

1. ว ัตถุประสงค์ของการจ ัดทาคูม
่ อ
ื

2. ขอบเขต

3. คาจาก ัดความ

4. หน้าทีค
่ วามร ับผิดชอบ

5. Work Flow กระบวนการ

6. ขนตอนการปฏิ
ั้
บ ัติงาน

7. มาตรฐานงาน

8. ระบบติดตามประเมินผล

9. เอกสารอ้างอิง

10. แบบฟอร์มทีใ่ ช ้

วัตถุประสงค์ (Objectives)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ ในการจัดทาคู่มอื ปฏิบัตงิ าน
ของกระบวนนีข้ นึ ้ มา

• ตัวอย่ างวัตถุประสงค์ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
เพื่ อ ให้ ม่ ั นใจว่ าปด้ มี ก ารปฏิ บั ติ ต ามข้ อ ก าหนด ระเบี ย บ หลั ก เกณฑ์
เกี่ ยวกั บ การตรวจสอบภายในที่ ก าหนดปว้ อย่ างสม่ าเสมอและมี
ประสิทธิภาพ สอดคล้ องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ ขององค์ กร

ขอบเขต (Scope)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่ าครอบคลุมตัง้ แต่
ขัน้ ตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หน่ วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

• ตัวอย่ างขอบเขตเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบตั นิ ีค้ รอบคลุมขัน้ ตอนการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และผู้รับการตรวจสอบ ตัง้ แต่ การวางแผนการตรวจสอบ การดาเนินการตรวจสอบ
การจัดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซา้ สาหรับทุกครัง้ ที่มกี าร
ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข

คาจากัดความ (Definition)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงคาศัพท์ เฉพาะซึ่งอาจเป็ นภาษาปทยหรื อ
ภาษาอังกฤษ หรื อคาย่ อ ที่กล่ าวถึงภายใต้ ระเบียบปฏิบัตนิ ัน้ ๆ เพื่อให้ เป็ น
ที่เข้ าใจตรงกัน

• ตัวอย่ างคาจากัดความ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
Auditor = ผู้ตรวจสอบที่ปด้ รับมอบหมายอย่ างเป็ นทางการ
Auditee= แผนก หน่ วยงาน หรื อบุคคลผู้ปด้ รับการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การร้ องขอให้ ดาเนินการแก้ ปข

หน้ าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบว่ ามีใครบ้ างที่เกี่ยวข้ องกับระเบียบปฏิบตั นิ ัน้ ๆ โดยมักจะ
เรียงจากผู้อานาจหรือตาแหน่ งสูงสุดลงมา

• ตัวอย่ างหน้ าที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ผู้อานวยการกอง: อนุมัตแิ ผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน
หัวหน้ ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ ความร่ วมมือในการตรวจสอบ
นักวิชาการ 6 ว. : จัดทาแผน ดาเนินการตรวจสอบ สรุ ปผลและติดตามผล

Work Flow กระบวนการ
No

Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

No

Yes

เอกสารอ้ างอิง (Reference Document)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ ประกอบคู่กันหรืออ้ างอิงถึงกัน
เพื่อให้ การปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ สมบูรณ์ ปด้ แก่ ระเบียบปฏิบตั เิ รื่ องอื่น พระราชบัญญัติ
กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทางาน เป็ นต้ น

• ตัวอย่ างเอกสารอ้ างอิงเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบัตเิ รื่ องการแก้ ปขและป้องกัน(QP-QMR-01)
ระเบียบปฏิบัตเิ รื่ องการทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร (QP-QMR-02)

แบบฟอร์ มที่ใช้ (Form)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงแบบฟอร์ มต่ าง ๆ ที่ต้องใช้ ในการบันทึก
ข้ อมูลของผู้ท่ เี กี่ยวข้ อง ในการปฏิบัตงิ านของกระบวนการนัน้ ๆ

• ตัวอย่ างแบบฟอร์ มเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อองค์การและผู ้บังคับบัญชา
•

ใชฝึ้ กอบรมข ้าราชการใหม่

•

้ นคูม
ประหยัดงบประมาณในการฝึ กอบรม เนือ
่ งจากหัวหน ้างานใชเป็
่ อ
ื ในการสอนงาน

•

ั เจนไม่ซ้าซอน
้
ทาให ้การกาหนดหน ้าทีก
่ ารงานชด

•

้
ใชในการควบคุ
มงานและการติดตามผลการปฏิบัตงิ านให ้มีความผิดพลาดในการ
ทางานลดน ้อยลง

•

เป็ นคูม
่ อ
ื ในการประเมินผลการปฏิบัตงิ าน (Performance Review) ของบุคลากร

•

ชว่ ยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่

•

้ นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการให ้บริการ
ใชเป็

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อผู ้ปฏิบต
ั งิ าน

•

ั เจนยิง่ ขึน
ได ้รับทราบภาระหน ้าทีข
่ องตนเองชด
้

•

ได ้เรียนรู ้งานเร็วขึน
้ ทัง้ ตอนทีเ่ ข ้ามาทางานใหม่ / หรือตอนทีจ
่ ะย ้ายงานใหม่

•

มีขน
ั ้ ตอนในการทางานทีแ
่ น่นอน ทาให ้การทางานได ้ง่ายขึน
้

•

รู ้จักวางแผนการทางานเพือ
่ ให ้ผลงานออกมาตามเป้ าหมาย

•

้ นแนวทางเพือ
สามารถใชเป็
่ การวิเคราะห์งานให ้ทันสมัยอยูต
่ ลอดเวลา

•

ิ ธิภาพมากยิง่ ขึน
สามารถทางานได ้อย่างมีประสท
้ เพราะมีสงิ่ ทีอ
่ ้างอิง

•

ี ในการปฏิบัตงิ าน
สร ้างความเป็ นมืออาชพ

ปั จจัยสาคัญในการจัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน
ลักษณะที่ดขี องคู่มือการปฏิบัตงิ าน

คุณสมบัตแิ ละทักษะของผู้จัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน

ลักษณะทีด่ ขี องคู่มือการปฏิบัติงาน
•
•
•
•
•
•
•

กระชับ ชัดเจน เข้ าใจปด้ ง่าย
เป็ นประโยชน์ สาหรับการทางานและฝึ กอบรม
เหมาะสมกับองค์ กรและผู้ใช้ งานแต่ ละกลุ่ม
มีความน่ าสนใจ น่ าติดตาม
มีความเป็ นปั จจุบัน (Update) ปม่ ล้าสมัย
แสดงหน่ วยงานที่จัดทา วันที่บังคับใช้
มีตวั อย่ างประกอบ

Clear
Complete
Concise
Correct

คุณสมบัตแิ ละทักษะ
ของผู้จัดทาเอกสารการปฏิบัตงิ าน
คุณสมบัติ
• มีความรู้ ความเชี่ยวชาญในการ
ปฏิบัตงิ านเรื่องนัน้ ๆ
• เป็ นคนช่ างสังเกต
• เอาใจใส่ ในรายละเอียดของการ
ปฏิบัตงิ าน
• รู้ทฤษฎีและความรู้พนื ้ ฐานของการ
วิเคราะห์ ระบบงาน
• รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่ าง ๆ
• รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่

ทักษะ
• ทักษะการวิเคราะห์
(Analysis Skills)
• ทักษะการสื่อสาร
(Communication Skills)
• ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทักษะการประเมินผล
(Evaluation Skills)

ื่ กระบวนการ
ต ัวอย่างแบบฟอร์มแสดงรายชอ
ื่ กระบวนการ
รายชอ

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ

ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของ
กระบวนการ

ต ัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ..........................................................................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ...................................................
ลาด ับที่

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

เอกสารที่
เกีย
่ วข้อง

No
Yes

No
Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

่ มต่อระหว่างขัน
จุดเชือ
้ ตอน

(เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ
ไม่สามารถจบได ้ภายใน 1 หน ้า)

การออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ......กระบวนการรับหนังสอ
ื ภายนอก.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละของเอกสารทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน............

ต ัวอย่าง1

ลาด ับ

1

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

5 นาที

บันทึกข ้อมูลรับหนังสือเข ้าระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีส
่ ารบรรณ

5 นาที

หัวหน ้าสารบรรณ ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น
และรวบรวมนาเสนอต่อ ผอ.สบก

หัวหน ้า
ฝ่ ายสารบรรณ

ผอ.สลธ.พิจารณาหนังสือภายนอกก่อนส่ง
มอบให ้ผุ ้เกีย
่ วข ้อง

ผอ.สบก

10 นาที

เจ ้าหน ้าทีบ
่ น
ั ทึกข ้อมูลการส่งเอกสารในระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งหนังสือไปยังสานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของ สบก

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งบันทึกข ้อมูลลงรับ
เอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งจัดแฟ้ มเสนอ ผอ.
สานัก พิจารณามอบหมายให ้ผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้อง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

ลงทะเบียนรับ

2

ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น

3

เสนอ
ผอ.สลธ.

4

จัดส่งหนังสือไปยัง
สานักทีเ่ กีย
่ วข ้อง

5

สานักเจ ้าของเรือ
่ ง
ลงรับเอกสาร

6

ระยะเวลา

เสนอ
ผอ.สานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

1 วัน

การออกแบบกระบวนการ

ต ัวอย่าง2

ื่ กระบวนการ......กระบวนการจัดทาแผนงานโครงการ.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละข ้อผิดพลาดในการจัดทาแผนงานโครงการ
ลาด ั
บ

ผ ังกระบวนการ

1

ศึกษาวิเคราะห์
แนวทางการดาเนินงาน

รายละเอียดงาน
สานัก/กองศึกษาวิเคราะห์
กิจกรรมทีจ
่ ะดาเนินการใน
ปี งบประมาณนัน
้ ๆ

มาตรฐานคุณภาพงาน
ปั จจัยทีต
่ ้องนามาวิเคราะห์ ให ้ครอบคลุม
ในเรือ
่ ง

ผูร้ ับผิดชอบ
สานัก/กองต่างๆ

1.ผลการดาเนินงานทีผ
่ า่ นมา
2. ปั จจัยภายใน/ปั จจัยภายนอก ที่
ผลกระทบต่อการดาเนินการ
่ งทีค
3. ความเสีย
่ าดว่าจะเกิดขึน
้

2
จัดทาแผนงานโครงการ

ผู ้รับผิดชอบจัดทาบันทึกขอ

ในการจัดทาแผนงาน ต ้องมีลักษณะ ดังนี้

อนุมต
ั โิ ครงการ ที่

1. จัดทาแผนงานให ้ครบถ ้วนตามหัวข ้อ

ประกอบด ้วยแผนงาน
โครงการ และแผนการใช ้
งบประมาณ

สานัก/กองต่างๆ

การนาเสนอทีก
่ าหนด
2. การคิดค่าใช ้จ่ายต ้องอยูภ
่ ายใต ้ระเบียบ
ทีก
่ าหนด
3. กิจกรรมการดาเนินการสอดคล ้องกับ
วัตถุประสงค์ทก
ี่ าหนด

3

No

เสนอ
ผู ้บริหาร
เพือ
่ อนุมัต ิ
โครงการ

Yes
4

้ จัดจ ้าง
จัดซือ

เสนอผู ้บริหารเพือ
่ ขออนุมต
ั ิ
โครงการ

-

สานัก/กองต่างๆ

้ จัดจ ้าง
ดาเนินการจัดซือ

-

สานัก/กองต่างๆ

ึ ษาข ้อมูลเพิม
ศก
่ เติมได ้ที่

www.opdc.go.th
ชุดเครือ
่ งมือการเรียนรู ้ด ้วยตนเอง
(Self-Learning Tool Kits)
“คูม
่ อ
ื การปฏิบต
ั งิ าน (Work Manual)”

Thank you


Slide 7

PowerPoint สื่อการเรียนการสอน
รายวิชาการผลิตเอกสาร (3215-2003)
ระดับชัน้ ปวส. สาขาวิชาการจัดการทั่วปป

การจ ัดทาคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน
(Work Manual)
เพือ
่ ดาเนินการตามเกณฑ์คณ
ุ ภาพ
้ ฐาน
การบริหารจ ัดการภาคร ัฐระด ับพืน
(Fundamental Level : FL)
ประจาปี งบประมาณ 2552

ว ัตถุประสงค์
การจ ัดทา Work Manual


เพือ
่ ให ้สว่ นราชการมีการจัดคู่มอ
ื การปฏิบัตงิ านทีช
่ ัดเจน อย่างเป็ นลายลักษณ์อักษร ทีแ
่ สดงถึง
รายละเอีย ดขั น
้ ตอนการปฏิบั ต ิง านของกิจ กรรม/กระบวนการต่ า ง ๆ ของหน่ ว ยงาน เพื่อ ใช ้
ประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์การ



การจั ด ท าคู่ม ือ การปฏิบั ต งิ านถือ เป็ นเครื่อ งมือ อย่า งหนึ่ง ในการสร ้างมาตรฐานการปฏิบั ต งิ าน
่ ารบริหารคุณภาพทั่วทัง้ องค์กรอย่างมีประสท
ิ ธิภาพ ทัง้ นี้ เพือ
(ตาม PM 5) ทีม
่ ุ่งไปสูก
่ ให ้การ
ทางานของสว่ นราชการได ้มาตรฐานเป็ นไปตามเป้ าหมาย ได ้ผลิตผลหรือการบริการทีม
่ ค
ี ุณภาพ
เสร็ จรวดเร็ วทันตามกาหนดเวลานั ด หมาย มีการทางานปลอดภัย และไม่สร ้างมลพิษแก่ชม
ุ ชน
เพือ
่ การบรรลุข ้อกาหนดทีส
่ าคัญของกระบวนการ

แนวทางการดาเนินการตาม PM 5

PM 5 : สว่ นราชการต ้องกาหนดมาตรฐานการปฏิบต
ั งิ าน ของ
กระบวนการทีส
่ ร ้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมี
วิธก
ี ารในการนามาตรฐานการปฏิบต
ั งิ านดังกล่าวให ้บุคลากร
นาไปปฏิบต
ั ิ เพือ
่ ให ้บรรลุผลตามข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ

กระบวนการสร้ างคุณค่ า
กระบวนการสาคัญที่สร้ างประโยชน์ ให้ แก่ ผ้ ูรับบริการ ผู้มี
ส่ วนปด้ ส่วนเสีย และส่ งผลต่ อการบรรลุพนั ธกิจหลัก/
ยุทธศาสตร์ ของส่ วนราชการ เป็ นสิ่งที่ตอบโจทย์ ของการ
จัดสรรทรัพยากร และความคุ้มค่ าของการใช้ งบประมาณ
แผ่ นดิน

กระบวนการสนับสนุน
กระบวนการที่ช่วยสนับสนุ นให้ กระบวนการสร้ างคุณ ค่ า
สามารถด าเนิ น การปด้ อย่ างมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ อาทิ
กระบวนการด้ านสารบั ญ การเงิ น /งบประมาณ
กระบวนการทรั พยากรบุคคล กระบวนการจัดซือ้ จัด
จ้ างและพัสดุ กระบวนการด้ าน IT
กระบวนการ
วางแผน เป็ นต้ น

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญของกระบวนการด้าน IT
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” (Key Requirement) หมายถึง ผลลัพธ์ทค
ี่ าดหวัง
ิ้ สุดกระบวนการนั น
เมือ
่ สน
้ อาทิ
กระบวนการติดตัง้ โปรแกรม ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ ความรวดเร็ว ความผิดพลาด
กระบวนการบารุงรักษา ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ รอบระยะเวลา ความถูกต ้อง
ความครบถ ้วน เป็ นต ้น
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” ของกระบวนการสนั บสนุน
ไม่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั คุณลักษณะของผลผลิตและบริการเพียงอย่างเดียว
แต่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั ความต ้องการของผู ้รับบริการทัง้ ภายในและภายนอกองค์การ
่
และระเบียบปฏิบต
ั ห
ิ รือแผนนโยบายทีเ่ กีย
่ วข ้อง เชน
พรบ.ว่าด ้วยการกระทาความผิดเกีย
่ วกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550/แผนแม่บท IT
การค ้นหาข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ สามารถทาได ้โดย
การวิเคราะห์ความต ้องการ ความคาดหวัง
ของผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้องกับกระบวนการ
่ การออกแบบสารวจ การสอบถาม หรือการสงั เกต เป็ นต ้น
เชน

ต ัวชว้ี ัดทีส
่ าค ัญ
ี้ งึ ความสาเร็จของการดาเนินการของ
“ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ” หมายถึง ตัววัดทีบ
่ ง่ ชถ
่
กระบวนการ เชน
- การวัดความผิดพลาดของกระบวนการติดตัง้ โปรแกรม สามารถวัด
ได ้จาก ร ้อยละของข ้อผิดพลาดในการติดตัง้ โปรแกรม โดยตัง้ เป้ าไว ้ไม่เกิน 5%
ของจานวนครัง้ ในการติดตัง้ โปรแกรม
- การวัดรอบระยะเวลาของกระบวนการบารุงรักษาสามารถวัดได ้จาก
ร ้อยละของการดาเนินการตามระยะเวลาทีก
่ าหนด เป็ นต ้น

ต ัวอย่างกระบวนการสน ับสนุนและข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ
ื่ กระบวนการ
รายชอ
สนับสนุน
กระบวนการรับ-สง่
ื ภายนอก
หนั งสอ
ื้ จัดจ ้าง
กระบวนการจัดซอ
กระบวนการพัฒนา
บุคลากร

ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ
ของกระบวน

ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ
ของกระบวนการ

รับ-สง่ เอกสารรวดเร็ว

ื ภายนอก
ร ้อยละของหนั งสอ
ทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน

ความทันเวลา

ร ้อยละของโครงการทีส
่ ามารถ
ื้ จัดจ ้างได ้ทันตามแผนงาน
จัดซอ

สอดคล ้องกับสมรรถนะ ร ้อยละของบุคลากรทีไ่ ด ้รับการ
ของบุคลากร
พัฒนาตามสมรรถนะทีก
่ าหนด

การออกแบบกระบวนการ
้
ปั จจัยทีใ่ ชในการออกแบบกระบวนการ
ประกอบด ้วย


ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ



องค์ความรู ้



เทคโนโลยี



กฎระเบียบ กฎหมาย



ต ้นทุน/ ค่าใชจ่้ าย



ระยะเวลาในการปฏิบต
ั งิ าน



ิ ธิภาพและประสท
ิ ธิผลของกระบวนการ เป็ นต ้น
ประสท

คู่มือการปฏิบตั งิ าน (Work Manual) คืออะปร
้
ิ้ สุดของ
 แผนทีบ
่ อกเสนทางการท
างานทีม
่ จ
ี ด
ุ เริม
่ ต ้นและจุดสน
กระบวนการ
 ระบุถงึ ขัน
้ ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ

ั ซอน
้ มีหลายขัน
 มักจัดทาขึน
้ สาหรับงานทีม
่ ค
ี วามซบ
้ ตอน และ
เกีย
่ วข ้องกับหลายคน
 สามารถปรับปรุงเปลีย
่ นแปลงเมือ
่ มีการเปลีย
่ นแปลงการ
ปฏิบต
ั งิ าน
 เพือ
่ ให ้ผู ้ปฏิบต
ั งิ านไว ้ใชอ้ ้างอิง ไม่ให ้เกิดความผิดพลาดในการ
ปฏิบต
ั งิ าน

ขอบเขตหล ัก Work Manual
1.

Work Flow ของกระบวนการ

2.

ขัน
้ ตอนการปฏิบต
ั งิ าน

3.

•

รายละเอียดวิธก
ี ารทางานของแต่ละขัน
้ ตอนย่อย

•

้
เอกสาร/ระเบียบ ทีใ่ ชประกอบการด
าเนินการ

•

แบบฟอร์ม

•

ผู ้รับผิดชอบ

มาตรฐานงาน คือ ข ้อกาหนดในการปฏิบต
ั งิ าน
•

มาตรฐานระยะเวลา

•

่ ความถูกต ้อง ความสมบูรณ์ของข ้อมูล ความ
มาตรฐานในเชงิ คุณภาพ เชน
ผิดพลาด ความคุ ้มค่าของงาน เป็ นต ้น

4.

ระบบการติดตามประเมินผล
•

เพือ
่ ใชติ้ ดตามผลการปฏิบัตงิ านเปรียบเทียบกับมาตรฐานทีก
่ าหนด

•

่ ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน
กาหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เชน

องค์ประกอบคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน

1. ว ัตถุประสงค์ของการจ ัดทาคูม
่ อ
ื

2. ขอบเขต

3. คาจาก ัดความ

4. หน้าทีค
่ วามร ับผิดชอบ

5. Work Flow กระบวนการ

6. ขนตอนการปฏิ
ั้
บ ัติงาน

7. มาตรฐานงาน

8. ระบบติดตามประเมินผล

9. เอกสารอ้างอิง

10. แบบฟอร์มทีใ่ ช ้

วัตถุประสงค์ (Objectives)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ ในการจัดทาคู่มอื ปฏิบัตงิ าน
ของกระบวนนีข้ นึ ้ มา

• ตัวอย่ างวัตถุประสงค์ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
เพื่ อ ให้ ม่ ั นใจว่ าปด้ มี ก ารปฏิ บั ติ ต ามข้ อ ก าหนด ระเบี ย บ หลั ก เกณฑ์
เกี่ ยวกั บ การตรวจสอบภายในที่ ก าหนดปว้ อย่ างสม่ าเสมอและมี
ประสิทธิภาพ สอดคล้ องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ ขององค์ กร

ขอบเขต (Scope)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่ าครอบคลุมตัง้ แต่
ขัน้ ตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หน่ วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

• ตัวอย่ างขอบเขตเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบตั นิ ีค้ รอบคลุมขัน้ ตอนการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และผู้รับการตรวจสอบ ตัง้ แต่ การวางแผนการตรวจสอบ การดาเนินการตรวจสอบ
การจัดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซา้ สาหรับทุกครัง้ ที่มกี าร
ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข

คาจากัดความ (Definition)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงคาศัพท์ เฉพาะซึ่งอาจเป็ นภาษาปทยหรื อ
ภาษาอังกฤษ หรื อคาย่ อ ที่กล่ าวถึงภายใต้ ระเบียบปฏิบัตนิ ัน้ ๆ เพื่อให้ เป็ น
ที่เข้ าใจตรงกัน

• ตัวอย่ างคาจากัดความ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
Auditor = ผู้ตรวจสอบที่ปด้ รับมอบหมายอย่ างเป็ นทางการ
Auditee= แผนก หน่ วยงาน หรื อบุคคลผู้ปด้ รับการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การร้ องขอให้ ดาเนินการแก้ ปข

หน้ าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบว่ ามีใครบ้ างที่เกี่ยวข้ องกับระเบียบปฏิบตั นิ ัน้ ๆ โดยมักจะ
เรียงจากผู้อานาจหรือตาแหน่ งสูงสุดลงมา

• ตัวอย่ างหน้ าที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ผู้อานวยการกอง: อนุมัตแิ ผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน
หัวหน้ ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ ความร่ วมมือในการตรวจสอบ
นักวิชาการ 6 ว. : จัดทาแผน ดาเนินการตรวจสอบ สรุ ปผลและติดตามผล

Work Flow กระบวนการ
No

Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

No

Yes

เอกสารอ้ างอิง (Reference Document)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ ประกอบคู่กันหรืออ้ างอิงถึงกัน
เพื่อให้ การปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ สมบูรณ์ ปด้ แก่ ระเบียบปฏิบตั เิ รื่ องอื่น พระราชบัญญัติ
กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทางาน เป็ นต้ น

• ตัวอย่ างเอกสารอ้ างอิงเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบัตเิ รื่ องการแก้ ปขและป้องกัน(QP-QMR-01)
ระเบียบปฏิบัตเิ รื่ องการทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร (QP-QMR-02)

แบบฟอร์ มที่ใช้ (Form)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงแบบฟอร์ มต่ าง ๆ ที่ต้องใช้ ในการบันทึก
ข้ อมูลของผู้ท่ เี กี่ยวข้ อง ในการปฏิบัตงิ านของกระบวนการนัน้ ๆ

• ตัวอย่ างแบบฟอร์ มเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อองค์การและผู ้บังคับบัญชา
•

ใชฝึ้ กอบรมข ้าราชการใหม่

•

้ นคูม
ประหยัดงบประมาณในการฝึ กอบรม เนือ
่ งจากหัวหน ้างานใชเป็
่ อ
ื ในการสอนงาน

•

ั เจนไม่ซ้าซอน
้
ทาให ้การกาหนดหน ้าทีก
่ ารงานชด

•

้
ใชในการควบคุ
มงานและการติดตามผลการปฏิบัตงิ านให ้มีความผิดพลาดในการ
ทางานลดน ้อยลง

•

เป็ นคูม
่ อ
ื ในการประเมินผลการปฏิบัตงิ าน (Performance Review) ของบุคลากร

•

ชว่ ยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่

•

้ นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการให ้บริการ
ใชเป็

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อผู ้ปฏิบต
ั งิ าน

•

ั เจนยิง่ ขึน
ได ้รับทราบภาระหน ้าทีข
่ องตนเองชด
้

•

ได ้เรียนรู ้งานเร็วขึน
้ ทัง้ ตอนทีเ่ ข ้ามาทางานใหม่ / หรือตอนทีจ
่ ะย ้ายงานใหม่

•

มีขน
ั ้ ตอนในการทางานทีแ
่ น่นอน ทาให ้การทางานได ้ง่ายขึน
้

•

รู ้จักวางแผนการทางานเพือ
่ ให ้ผลงานออกมาตามเป้ าหมาย

•

้ นแนวทางเพือ
สามารถใชเป็
่ การวิเคราะห์งานให ้ทันสมัยอยูต
่ ลอดเวลา

•

ิ ธิภาพมากยิง่ ขึน
สามารถทางานได ้อย่างมีประสท
้ เพราะมีสงิ่ ทีอ
่ ้างอิง

•

ี ในการปฏิบัตงิ าน
สร ้างความเป็ นมืออาชพ

ปั จจัยสาคัญในการจัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน
ลักษณะที่ดขี องคู่มือการปฏิบัตงิ าน

คุณสมบัตแิ ละทักษะของผู้จัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน

ลักษณะทีด่ ขี องคู่มือการปฏิบัติงาน
•
•
•
•
•
•
•

กระชับ ชัดเจน เข้ าใจปด้ ง่าย
เป็ นประโยชน์ สาหรับการทางานและฝึ กอบรม
เหมาะสมกับองค์ กรและผู้ใช้ งานแต่ ละกลุ่ม
มีความน่ าสนใจ น่ าติดตาม
มีความเป็ นปั จจุบัน (Update) ปม่ ล้าสมัย
แสดงหน่ วยงานที่จัดทา วันที่บังคับใช้
มีตวั อย่ างประกอบ

Clear
Complete
Concise
Correct

คุณสมบัตแิ ละทักษะ
ของผู้จัดทาเอกสารการปฏิบัตงิ าน
คุณสมบัติ
• มีความรู้ ความเชี่ยวชาญในการ
ปฏิบัตงิ านเรื่องนัน้ ๆ
• เป็ นคนช่ างสังเกต
• เอาใจใส่ ในรายละเอียดของการ
ปฏิบัตงิ าน
• รู้ทฤษฎีและความรู้พนื ้ ฐานของการ
วิเคราะห์ ระบบงาน
• รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่ าง ๆ
• รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่

ทักษะ
• ทักษะการวิเคราะห์
(Analysis Skills)
• ทักษะการสื่อสาร
(Communication Skills)
• ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทักษะการประเมินผล
(Evaluation Skills)

ื่ กระบวนการ
ต ัวอย่างแบบฟอร์มแสดงรายชอ
ื่ กระบวนการ
รายชอ

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ

ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของ
กระบวนการ

ต ัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ..........................................................................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ...................................................
ลาด ับที่

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

เอกสารที่
เกีย
่ วข้อง

No
Yes

No
Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

่ มต่อระหว่างขัน
จุดเชือ
้ ตอน

(เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ
ไม่สามารถจบได ้ภายใน 1 หน ้า)

การออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ......กระบวนการรับหนังสอ
ื ภายนอก.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละของเอกสารทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน............

ต ัวอย่าง1

ลาด ับ

1

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

5 นาที

บันทึกข ้อมูลรับหนังสือเข ้าระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีส
่ ารบรรณ

5 นาที

หัวหน ้าสารบรรณ ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น
และรวบรวมนาเสนอต่อ ผอ.สบก

หัวหน ้า
ฝ่ ายสารบรรณ

ผอ.สลธ.พิจารณาหนังสือภายนอกก่อนส่ง
มอบให ้ผุ ้เกีย
่ วข ้อง

ผอ.สบก

10 นาที

เจ ้าหน ้าทีบ
่ น
ั ทึกข ้อมูลการส่งเอกสารในระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งหนังสือไปยังสานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของ สบก

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งบันทึกข ้อมูลลงรับ
เอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งจัดแฟ้ มเสนอ ผอ.
สานัก พิจารณามอบหมายให ้ผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้อง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

ลงทะเบียนรับ

2

ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น

3

เสนอ
ผอ.สลธ.

4

จัดส่งหนังสือไปยัง
สานักทีเ่ กีย
่ วข ้อง

5

สานักเจ ้าของเรือ
่ ง
ลงรับเอกสาร

6

ระยะเวลา

เสนอ
ผอ.สานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

1 วัน

การออกแบบกระบวนการ

ต ัวอย่าง2

ื่ กระบวนการ......กระบวนการจัดทาแผนงานโครงการ.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละข ้อผิดพลาดในการจัดทาแผนงานโครงการ
ลาด ั
บ

ผ ังกระบวนการ

1

ศึกษาวิเคราะห์
แนวทางการดาเนินงาน

รายละเอียดงาน
สานัก/กองศึกษาวิเคราะห์
กิจกรรมทีจ
่ ะดาเนินการใน
ปี งบประมาณนัน
้ ๆ

มาตรฐานคุณภาพงาน
ปั จจัยทีต
่ ้องนามาวิเคราะห์ ให ้ครอบคลุม
ในเรือ
่ ง

ผูร้ ับผิดชอบ
สานัก/กองต่างๆ

1.ผลการดาเนินงานทีผ
่ า่ นมา
2. ปั จจัยภายใน/ปั จจัยภายนอก ที่
ผลกระทบต่อการดาเนินการ
่ งทีค
3. ความเสีย
่ าดว่าจะเกิดขึน
้

2
จัดทาแผนงานโครงการ

ผู ้รับผิดชอบจัดทาบันทึกขอ

ในการจัดทาแผนงาน ต ้องมีลักษณะ ดังนี้

อนุมต
ั โิ ครงการ ที่

1. จัดทาแผนงานให ้ครบถ ้วนตามหัวข ้อ

ประกอบด ้วยแผนงาน
โครงการ และแผนการใช ้
งบประมาณ

สานัก/กองต่างๆ

การนาเสนอทีก
่ าหนด
2. การคิดค่าใช ้จ่ายต ้องอยูภ
่ ายใต ้ระเบียบ
ทีก
่ าหนด
3. กิจกรรมการดาเนินการสอดคล ้องกับ
วัตถุประสงค์ทก
ี่ าหนด

3

No

เสนอ
ผู ้บริหาร
เพือ
่ อนุมัต ิ
โครงการ

Yes
4

้ จัดจ ้าง
จัดซือ

เสนอผู ้บริหารเพือ
่ ขออนุมต
ั ิ
โครงการ

-

สานัก/กองต่างๆ

้ จัดจ ้าง
ดาเนินการจัดซือ

-

สานัก/กองต่างๆ

ึ ษาข ้อมูลเพิม
ศก
่ เติมได ้ที่

www.opdc.go.th
ชุดเครือ
่ งมือการเรียนรู ้ด ้วยตนเอง
(Self-Learning Tool Kits)
“คูม
่ อ
ื การปฏิบต
ั งิ าน (Work Manual)”

Thank you


Slide 8

PowerPoint สื่อการเรียนการสอน
รายวิชาการผลิตเอกสาร (3215-2003)
ระดับชัน้ ปวส. สาขาวิชาการจัดการทั่วปป

การจ ัดทาคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน
(Work Manual)
เพือ
่ ดาเนินการตามเกณฑ์คณ
ุ ภาพ
้ ฐาน
การบริหารจ ัดการภาคร ัฐระด ับพืน
(Fundamental Level : FL)
ประจาปี งบประมาณ 2552

ว ัตถุประสงค์
การจ ัดทา Work Manual


เพือ
่ ให ้สว่ นราชการมีการจัดคู่มอ
ื การปฏิบัตงิ านทีช
่ ัดเจน อย่างเป็ นลายลักษณ์อักษร ทีแ
่ สดงถึง
รายละเอีย ดขั น
้ ตอนการปฏิบั ต ิง านของกิจ กรรม/กระบวนการต่ า ง ๆ ของหน่ ว ยงาน เพื่อ ใช ้
ประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์การ



การจั ด ท าคู่ม ือ การปฏิบั ต งิ านถือ เป็ นเครื่อ งมือ อย่า งหนึ่ง ในการสร ้างมาตรฐานการปฏิบั ต งิ าน
่ ารบริหารคุณภาพทั่วทัง้ องค์กรอย่างมีประสท
ิ ธิภาพ ทัง้ นี้ เพือ
(ตาม PM 5) ทีม
่ ุ่งไปสูก
่ ให ้การ
ทางานของสว่ นราชการได ้มาตรฐานเป็ นไปตามเป้ าหมาย ได ้ผลิตผลหรือการบริการทีม
่ ค
ี ุณภาพ
เสร็ จรวดเร็ วทันตามกาหนดเวลานั ด หมาย มีการทางานปลอดภัย และไม่สร ้างมลพิษแก่ชม
ุ ชน
เพือ
่ การบรรลุข ้อกาหนดทีส
่ าคัญของกระบวนการ

แนวทางการดาเนินการตาม PM 5

PM 5 : สว่ นราชการต ้องกาหนดมาตรฐานการปฏิบต
ั งิ าน ของ
กระบวนการทีส
่ ร ้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมี
วิธก
ี ารในการนามาตรฐานการปฏิบต
ั งิ านดังกล่าวให ้บุคลากร
นาไปปฏิบต
ั ิ เพือ
่ ให ้บรรลุผลตามข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ

กระบวนการสร้ างคุณค่ า
กระบวนการสาคัญที่สร้ างประโยชน์ ให้ แก่ ผ้ ูรับบริการ ผู้มี
ส่ วนปด้ ส่วนเสีย และส่ งผลต่ อการบรรลุพนั ธกิจหลัก/
ยุทธศาสตร์ ของส่ วนราชการ เป็ นสิ่งที่ตอบโจทย์ ของการ
จัดสรรทรัพยากร และความคุ้มค่ าของการใช้ งบประมาณ
แผ่ นดิน

กระบวนการสนับสนุน
กระบวนการที่ช่วยสนับสนุ นให้ กระบวนการสร้ างคุณ ค่ า
สามารถด าเนิ น การปด้ อย่ างมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ อาทิ
กระบวนการด้ านสารบั ญ การเงิ น /งบประมาณ
กระบวนการทรั พยากรบุคคล กระบวนการจัดซือ้ จัด
จ้ างและพัสดุ กระบวนการด้ าน IT
กระบวนการ
วางแผน เป็ นต้ น

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญของกระบวนการด้าน IT
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” (Key Requirement) หมายถึง ผลลัพธ์ทค
ี่ าดหวัง
ิ้ สุดกระบวนการนั น
เมือ
่ สน
้ อาทิ
กระบวนการติดตัง้ โปรแกรม ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ ความรวดเร็ว ความผิดพลาด
กระบวนการบารุงรักษา ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ รอบระยะเวลา ความถูกต ้อง
ความครบถ ้วน เป็ นต ้น
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” ของกระบวนการสนั บสนุน
ไม่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั คุณลักษณะของผลผลิตและบริการเพียงอย่างเดียว
แต่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั ความต ้องการของผู ้รับบริการทัง้ ภายในและภายนอกองค์การ
่
และระเบียบปฏิบต
ั ห
ิ รือแผนนโยบายทีเ่ กีย
่ วข ้อง เชน
พรบ.ว่าด ้วยการกระทาความผิดเกีย
่ วกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550/แผนแม่บท IT
การค ้นหาข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ สามารถทาได ้โดย
การวิเคราะห์ความต ้องการ ความคาดหวัง
ของผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้องกับกระบวนการ
่ การออกแบบสารวจ การสอบถาม หรือการสงั เกต เป็ นต ้น
เชน

ต ัวชว้ี ัดทีส
่ าค ัญ
ี้ งึ ความสาเร็จของการดาเนินการของ
“ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ” หมายถึง ตัววัดทีบ
่ ง่ ชถ
่
กระบวนการ เชน
- การวัดความผิดพลาดของกระบวนการติดตัง้ โปรแกรม สามารถวัด
ได ้จาก ร ้อยละของข ้อผิดพลาดในการติดตัง้ โปรแกรม โดยตัง้ เป้ าไว ้ไม่เกิน 5%
ของจานวนครัง้ ในการติดตัง้ โปรแกรม
- การวัดรอบระยะเวลาของกระบวนการบารุงรักษาสามารถวัดได ้จาก
ร ้อยละของการดาเนินการตามระยะเวลาทีก
่ าหนด เป็ นต ้น

ต ัวอย่างกระบวนการสน ับสนุนและข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ
ื่ กระบวนการ
รายชอ
สนับสนุน
กระบวนการรับ-สง่
ื ภายนอก
หนั งสอ
ื้ จัดจ ้าง
กระบวนการจัดซอ
กระบวนการพัฒนา
บุคลากร

ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ
ของกระบวน

ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ
ของกระบวนการ

รับ-สง่ เอกสารรวดเร็ว

ื ภายนอก
ร ้อยละของหนั งสอ
ทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน

ความทันเวลา

ร ้อยละของโครงการทีส
่ ามารถ
ื้ จัดจ ้างได ้ทันตามแผนงาน
จัดซอ

สอดคล ้องกับสมรรถนะ ร ้อยละของบุคลากรทีไ่ ด ้รับการ
ของบุคลากร
พัฒนาตามสมรรถนะทีก
่ าหนด

การออกแบบกระบวนการ
้
ปั จจัยทีใ่ ชในการออกแบบกระบวนการ
ประกอบด ้วย


ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ



องค์ความรู ้



เทคโนโลยี



กฎระเบียบ กฎหมาย



ต ้นทุน/ ค่าใชจ่้ าย



ระยะเวลาในการปฏิบต
ั งิ าน



ิ ธิภาพและประสท
ิ ธิผลของกระบวนการ เป็ นต ้น
ประสท

คู่มือการปฏิบตั งิ าน (Work Manual) คืออะปร
้
ิ้ สุดของ
 แผนทีบ
่ อกเสนทางการท
างานทีม
่ จ
ี ด
ุ เริม
่ ต ้นและจุดสน
กระบวนการ
 ระบุถงึ ขัน
้ ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ

ั ซอน
้ มีหลายขัน
 มักจัดทาขึน
้ สาหรับงานทีม
่ ค
ี วามซบ
้ ตอน และ
เกีย
่ วข ้องกับหลายคน
 สามารถปรับปรุงเปลีย
่ นแปลงเมือ
่ มีการเปลีย
่ นแปลงการ
ปฏิบต
ั งิ าน
 เพือ
่ ให ้ผู ้ปฏิบต
ั งิ านไว ้ใชอ้ ้างอิง ไม่ให ้เกิดความผิดพลาดในการ
ปฏิบต
ั งิ าน

ขอบเขตหล ัก Work Manual
1.

Work Flow ของกระบวนการ

2.

ขัน
้ ตอนการปฏิบต
ั งิ าน

3.

•

รายละเอียดวิธก
ี ารทางานของแต่ละขัน
้ ตอนย่อย

•

้
เอกสาร/ระเบียบ ทีใ่ ชประกอบการด
าเนินการ

•

แบบฟอร์ม

•

ผู ้รับผิดชอบ

มาตรฐานงาน คือ ข ้อกาหนดในการปฏิบต
ั งิ าน
•

มาตรฐานระยะเวลา

•

่ ความถูกต ้อง ความสมบูรณ์ของข ้อมูล ความ
มาตรฐานในเชงิ คุณภาพ เชน
ผิดพลาด ความคุ ้มค่าของงาน เป็ นต ้น

4.

ระบบการติดตามประเมินผล
•

เพือ
่ ใชติ้ ดตามผลการปฏิบัตงิ านเปรียบเทียบกับมาตรฐานทีก
่ าหนด

•

่ ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน
กาหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เชน

องค์ประกอบคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน

1. ว ัตถุประสงค์ของการจ ัดทาคูม
่ อ
ื

2. ขอบเขต

3. คาจาก ัดความ

4. หน้าทีค
่ วามร ับผิดชอบ

5. Work Flow กระบวนการ

6. ขนตอนการปฏิ
ั้
บ ัติงาน

7. มาตรฐานงาน

8. ระบบติดตามประเมินผล

9. เอกสารอ้างอิง

10. แบบฟอร์มทีใ่ ช ้

วัตถุประสงค์ (Objectives)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ ในการจัดทาคู่มอื ปฏิบัตงิ าน
ของกระบวนนีข้ นึ ้ มา

• ตัวอย่ างวัตถุประสงค์ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
เพื่ อ ให้ ม่ ั นใจว่ าปด้ มี ก ารปฏิ บั ติ ต ามข้ อ ก าหนด ระเบี ย บ หลั ก เกณฑ์
เกี่ ยวกั บ การตรวจสอบภายในที่ ก าหนดปว้ อย่ างสม่ าเสมอและมี
ประสิทธิภาพ สอดคล้ องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ ขององค์ กร

ขอบเขต (Scope)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่ าครอบคลุมตัง้ แต่
ขัน้ ตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หน่ วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

• ตัวอย่ างขอบเขตเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบตั นิ ีค้ รอบคลุมขัน้ ตอนการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และผู้รับการตรวจสอบ ตัง้ แต่ การวางแผนการตรวจสอบ การดาเนินการตรวจสอบ
การจัดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซา้ สาหรับทุกครัง้ ที่มกี าร
ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข

คาจากัดความ (Definition)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงคาศัพท์ เฉพาะซึ่งอาจเป็ นภาษาปทยหรื อ
ภาษาอังกฤษ หรื อคาย่ อ ที่กล่ าวถึงภายใต้ ระเบียบปฏิบัตนิ ัน้ ๆ เพื่อให้ เป็ น
ที่เข้ าใจตรงกัน

• ตัวอย่ างคาจากัดความ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
Auditor = ผู้ตรวจสอบที่ปด้ รับมอบหมายอย่ างเป็ นทางการ
Auditee= แผนก หน่ วยงาน หรื อบุคคลผู้ปด้ รับการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การร้ องขอให้ ดาเนินการแก้ ปข

หน้ าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบว่ ามีใครบ้ างที่เกี่ยวข้ องกับระเบียบปฏิบตั นิ ัน้ ๆ โดยมักจะ
เรียงจากผู้อานาจหรือตาแหน่ งสูงสุดลงมา

• ตัวอย่ างหน้ าที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ผู้อานวยการกอง: อนุมัตแิ ผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน
หัวหน้ ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ ความร่ วมมือในการตรวจสอบ
นักวิชาการ 6 ว. : จัดทาแผน ดาเนินการตรวจสอบ สรุ ปผลและติดตามผล

Work Flow กระบวนการ
No

Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

No

Yes

เอกสารอ้ างอิง (Reference Document)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ ประกอบคู่กันหรืออ้ างอิงถึงกัน
เพื่อให้ การปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ สมบูรณ์ ปด้ แก่ ระเบียบปฏิบตั เิ รื่ องอื่น พระราชบัญญัติ
กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทางาน เป็ นต้ น

• ตัวอย่ างเอกสารอ้ างอิงเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบัตเิ รื่ องการแก้ ปขและป้องกัน(QP-QMR-01)
ระเบียบปฏิบัตเิ รื่ องการทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร (QP-QMR-02)

แบบฟอร์ มที่ใช้ (Form)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงแบบฟอร์ มต่ าง ๆ ที่ต้องใช้ ในการบันทึก
ข้ อมูลของผู้ท่ เี กี่ยวข้ อง ในการปฏิบัตงิ านของกระบวนการนัน้ ๆ

• ตัวอย่ างแบบฟอร์ มเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อองค์การและผู ้บังคับบัญชา
•

ใชฝึ้ กอบรมข ้าราชการใหม่

•

้ นคูม
ประหยัดงบประมาณในการฝึ กอบรม เนือ
่ งจากหัวหน ้างานใชเป็
่ อ
ื ในการสอนงาน

•

ั เจนไม่ซ้าซอน
้
ทาให ้การกาหนดหน ้าทีก
่ ารงานชด

•

้
ใชในการควบคุ
มงานและการติดตามผลการปฏิบัตงิ านให ้มีความผิดพลาดในการ
ทางานลดน ้อยลง

•

เป็ นคูม
่ อ
ื ในการประเมินผลการปฏิบัตงิ าน (Performance Review) ของบุคลากร

•

ชว่ ยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่

•

้ นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการให ้บริการ
ใชเป็

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อผู ้ปฏิบต
ั งิ าน

•

ั เจนยิง่ ขึน
ได ้รับทราบภาระหน ้าทีข
่ องตนเองชด
้

•

ได ้เรียนรู ้งานเร็วขึน
้ ทัง้ ตอนทีเ่ ข ้ามาทางานใหม่ / หรือตอนทีจ
่ ะย ้ายงานใหม่

•

มีขน
ั ้ ตอนในการทางานทีแ
่ น่นอน ทาให ้การทางานได ้ง่ายขึน
้

•

รู ้จักวางแผนการทางานเพือ
่ ให ้ผลงานออกมาตามเป้ าหมาย

•

้ นแนวทางเพือ
สามารถใชเป็
่ การวิเคราะห์งานให ้ทันสมัยอยูต
่ ลอดเวลา

•

ิ ธิภาพมากยิง่ ขึน
สามารถทางานได ้อย่างมีประสท
้ เพราะมีสงิ่ ทีอ
่ ้างอิง

•

ี ในการปฏิบัตงิ าน
สร ้างความเป็ นมืออาชพ

ปั จจัยสาคัญในการจัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน
ลักษณะที่ดขี องคู่มือการปฏิบัตงิ าน

คุณสมบัตแิ ละทักษะของผู้จัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน

ลักษณะทีด่ ขี องคู่มือการปฏิบัติงาน
•
•
•
•
•
•
•

กระชับ ชัดเจน เข้ าใจปด้ ง่าย
เป็ นประโยชน์ สาหรับการทางานและฝึ กอบรม
เหมาะสมกับองค์ กรและผู้ใช้ งานแต่ ละกลุ่ม
มีความน่ าสนใจ น่ าติดตาม
มีความเป็ นปั จจุบัน (Update) ปม่ ล้าสมัย
แสดงหน่ วยงานที่จัดทา วันที่บังคับใช้
มีตวั อย่ างประกอบ

Clear
Complete
Concise
Correct

คุณสมบัตแิ ละทักษะ
ของผู้จัดทาเอกสารการปฏิบัตงิ าน
คุณสมบัติ
• มีความรู้ ความเชี่ยวชาญในการ
ปฏิบัตงิ านเรื่องนัน้ ๆ
• เป็ นคนช่ างสังเกต
• เอาใจใส่ ในรายละเอียดของการ
ปฏิบัตงิ าน
• รู้ทฤษฎีและความรู้พนื ้ ฐานของการ
วิเคราะห์ ระบบงาน
• รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่ าง ๆ
• รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่

ทักษะ
• ทักษะการวิเคราะห์
(Analysis Skills)
• ทักษะการสื่อสาร
(Communication Skills)
• ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทักษะการประเมินผล
(Evaluation Skills)

ื่ กระบวนการ
ต ัวอย่างแบบฟอร์มแสดงรายชอ
ื่ กระบวนการ
รายชอ

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ

ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของ
กระบวนการ

ต ัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ..........................................................................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ...................................................
ลาด ับที่

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

เอกสารที่
เกีย
่ วข้อง

No
Yes

No
Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

่ มต่อระหว่างขัน
จุดเชือ
้ ตอน

(เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ
ไม่สามารถจบได ้ภายใน 1 หน ้า)

การออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ......กระบวนการรับหนังสอ
ื ภายนอก.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละของเอกสารทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน............

ต ัวอย่าง1

ลาด ับ

1

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

5 นาที

บันทึกข ้อมูลรับหนังสือเข ้าระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีส
่ ารบรรณ

5 นาที

หัวหน ้าสารบรรณ ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น
และรวบรวมนาเสนอต่อ ผอ.สบก

หัวหน ้า
ฝ่ ายสารบรรณ

ผอ.สลธ.พิจารณาหนังสือภายนอกก่อนส่ง
มอบให ้ผุ ้เกีย
่ วข ้อง

ผอ.สบก

10 นาที

เจ ้าหน ้าทีบ
่ น
ั ทึกข ้อมูลการส่งเอกสารในระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งหนังสือไปยังสานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของ สบก

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งบันทึกข ้อมูลลงรับ
เอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งจัดแฟ้ มเสนอ ผอ.
สานัก พิจารณามอบหมายให ้ผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้อง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

ลงทะเบียนรับ

2

ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น

3

เสนอ
ผอ.สลธ.

4

จัดส่งหนังสือไปยัง
สานักทีเ่ กีย
่ วข ้อง

5

สานักเจ ้าของเรือ
่ ง
ลงรับเอกสาร

6

ระยะเวลา

เสนอ
ผอ.สานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

1 วัน

การออกแบบกระบวนการ

ต ัวอย่าง2

ื่ กระบวนการ......กระบวนการจัดทาแผนงานโครงการ.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละข ้อผิดพลาดในการจัดทาแผนงานโครงการ
ลาด ั
บ

ผ ังกระบวนการ

1

ศึกษาวิเคราะห์
แนวทางการดาเนินงาน

รายละเอียดงาน
สานัก/กองศึกษาวิเคราะห์
กิจกรรมทีจ
่ ะดาเนินการใน
ปี งบประมาณนัน
้ ๆ

มาตรฐานคุณภาพงาน
ปั จจัยทีต
่ ้องนามาวิเคราะห์ ให ้ครอบคลุม
ในเรือ
่ ง

ผูร้ ับผิดชอบ
สานัก/กองต่างๆ

1.ผลการดาเนินงานทีผ
่ า่ นมา
2. ปั จจัยภายใน/ปั จจัยภายนอก ที่
ผลกระทบต่อการดาเนินการ
่ งทีค
3. ความเสีย
่ าดว่าจะเกิดขึน
้

2
จัดทาแผนงานโครงการ

ผู ้รับผิดชอบจัดทาบันทึกขอ

ในการจัดทาแผนงาน ต ้องมีลักษณะ ดังนี้

อนุมต
ั โิ ครงการ ที่

1. จัดทาแผนงานให ้ครบถ ้วนตามหัวข ้อ

ประกอบด ้วยแผนงาน
โครงการ และแผนการใช ้
งบประมาณ

สานัก/กองต่างๆ

การนาเสนอทีก
่ าหนด
2. การคิดค่าใช ้จ่ายต ้องอยูภ
่ ายใต ้ระเบียบ
ทีก
่ าหนด
3. กิจกรรมการดาเนินการสอดคล ้องกับ
วัตถุประสงค์ทก
ี่ าหนด

3

No

เสนอ
ผู ้บริหาร
เพือ
่ อนุมัต ิ
โครงการ

Yes
4

้ จัดจ ้าง
จัดซือ

เสนอผู ้บริหารเพือ
่ ขออนุมต
ั ิ
โครงการ

-

สานัก/กองต่างๆ

้ จัดจ ้าง
ดาเนินการจัดซือ

-

สานัก/กองต่างๆ

ึ ษาข ้อมูลเพิม
ศก
่ เติมได ้ที่

www.opdc.go.th
ชุดเครือ
่ งมือการเรียนรู ้ด ้วยตนเอง
(Self-Learning Tool Kits)
“คูม
่ อ
ื การปฏิบต
ั งิ าน (Work Manual)”

Thank you


Slide 9

PowerPoint สื่อการเรียนการสอน
รายวิชาการผลิตเอกสาร (3215-2003)
ระดับชัน้ ปวส. สาขาวิชาการจัดการทั่วปป

การจ ัดทาคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน
(Work Manual)
เพือ
่ ดาเนินการตามเกณฑ์คณ
ุ ภาพ
้ ฐาน
การบริหารจ ัดการภาคร ัฐระด ับพืน
(Fundamental Level : FL)
ประจาปี งบประมาณ 2552

ว ัตถุประสงค์
การจ ัดทา Work Manual


เพือ
่ ให ้สว่ นราชการมีการจัดคู่มอ
ื การปฏิบัตงิ านทีช
่ ัดเจน อย่างเป็ นลายลักษณ์อักษร ทีแ
่ สดงถึง
รายละเอีย ดขั น
้ ตอนการปฏิบั ต ิง านของกิจ กรรม/กระบวนการต่ า ง ๆ ของหน่ ว ยงาน เพื่อ ใช ้
ประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์การ



การจั ด ท าคู่ม ือ การปฏิบั ต งิ านถือ เป็ นเครื่อ งมือ อย่า งหนึ่ง ในการสร ้างมาตรฐานการปฏิบั ต งิ าน
่ ารบริหารคุณภาพทั่วทัง้ องค์กรอย่างมีประสท
ิ ธิภาพ ทัง้ นี้ เพือ
(ตาม PM 5) ทีม
่ ุ่งไปสูก
่ ให ้การ
ทางานของสว่ นราชการได ้มาตรฐานเป็ นไปตามเป้ าหมาย ได ้ผลิตผลหรือการบริการทีม
่ ค
ี ุณภาพ
เสร็ จรวดเร็ วทันตามกาหนดเวลานั ด หมาย มีการทางานปลอดภัย และไม่สร ้างมลพิษแก่ชม
ุ ชน
เพือ
่ การบรรลุข ้อกาหนดทีส
่ าคัญของกระบวนการ

แนวทางการดาเนินการตาม PM 5

PM 5 : สว่ นราชการต ้องกาหนดมาตรฐานการปฏิบต
ั งิ าน ของ
กระบวนการทีส
่ ร ้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมี
วิธก
ี ารในการนามาตรฐานการปฏิบต
ั งิ านดังกล่าวให ้บุคลากร
นาไปปฏิบต
ั ิ เพือ
่ ให ้บรรลุผลตามข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ

กระบวนการสร้ างคุณค่ า
กระบวนการสาคัญที่สร้ างประโยชน์ ให้ แก่ ผ้ ูรับบริการ ผู้มี
ส่ วนปด้ ส่วนเสีย และส่ งผลต่ อการบรรลุพนั ธกิจหลัก/
ยุทธศาสตร์ ของส่ วนราชการ เป็ นสิ่งที่ตอบโจทย์ ของการ
จัดสรรทรัพยากร และความคุ้มค่ าของการใช้ งบประมาณ
แผ่ นดิน

กระบวนการสนับสนุน
กระบวนการที่ช่วยสนับสนุ นให้ กระบวนการสร้ างคุณ ค่ า
สามารถด าเนิ น การปด้ อย่ างมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ อาทิ
กระบวนการด้ านสารบั ญ การเงิ น /งบประมาณ
กระบวนการทรั พยากรบุคคล กระบวนการจัดซือ้ จัด
จ้ างและพัสดุ กระบวนการด้ าน IT
กระบวนการ
วางแผน เป็ นต้ น

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญของกระบวนการด้าน IT
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” (Key Requirement) หมายถึง ผลลัพธ์ทค
ี่ าดหวัง
ิ้ สุดกระบวนการนั น
เมือ
่ สน
้ อาทิ
กระบวนการติดตัง้ โปรแกรม ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ ความรวดเร็ว ความผิดพลาด
กระบวนการบารุงรักษา ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ รอบระยะเวลา ความถูกต ้อง
ความครบถ ้วน เป็ นต ้น
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” ของกระบวนการสนั บสนุน
ไม่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั คุณลักษณะของผลผลิตและบริการเพียงอย่างเดียว
แต่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั ความต ้องการของผู ้รับบริการทัง้ ภายในและภายนอกองค์การ
่
และระเบียบปฏิบต
ั ห
ิ รือแผนนโยบายทีเ่ กีย
่ วข ้อง เชน
พรบ.ว่าด ้วยการกระทาความผิดเกีย
่ วกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550/แผนแม่บท IT
การค ้นหาข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ สามารถทาได ้โดย
การวิเคราะห์ความต ้องการ ความคาดหวัง
ของผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้องกับกระบวนการ
่ การออกแบบสารวจ การสอบถาม หรือการสงั เกต เป็ นต ้น
เชน

ต ัวชว้ี ัดทีส
่ าค ัญ
ี้ งึ ความสาเร็จของการดาเนินการของ
“ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ” หมายถึง ตัววัดทีบ
่ ง่ ชถ
่
กระบวนการ เชน
- การวัดความผิดพลาดของกระบวนการติดตัง้ โปรแกรม สามารถวัด
ได ้จาก ร ้อยละของข ้อผิดพลาดในการติดตัง้ โปรแกรม โดยตัง้ เป้ าไว ้ไม่เกิน 5%
ของจานวนครัง้ ในการติดตัง้ โปรแกรม
- การวัดรอบระยะเวลาของกระบวนการบารุงรักษาสามารถวัดได ้จาก
ร ้อยละของการดาเนินการตามระยะเวลาทีก
่ าหนด เป็ นต ้น

ต ัวอย่างกระบวนการสน ับสนุนและข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ
ื่ กระบวนการ
รายชอ
สนับสนุน
กระบวนการรับ-สง่
ื ภายนอก
หนั งสอ
ื้ จัดจ ้าง
กระบวนการจัดซอ
กระบวนการพัฒนา
บุคลากร

ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ
ของกระบวน

ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ
ของกระบวนการ

รับ-สง่ เอกสารรวดเร็ว

ื ภายนอก
ร ้อยละของหนั งสอ
ทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน

ความทันเวลา

ร ้อยละของโครงการทีส
่ ามารถ
ื้ จัดจ ้างได ้ทันตามแผนงาน
จัดซอ

สอดคล ้องกับสมรรถนะ ร ้อยละของบุคลากรทีไ่ ด ้รับการ
ของบุคลากร
พัฒนาตามสมรรถนะทีก
่ าหนด

การออกแบบกระบวนการ
้
ปั จจัยทีใ่ ชในการออกแบบกระบวนการ
ประกอบด ้วย


ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ



องค์ความรู ้



เทคโนโลยี



กฎระเบียบ กฎหมาย



ต ้นทุน/ ค่าใชจ่้ าย



ระยะเวลาในการปฏิบต
ั งิ าน



ิ ธิภาพและประสท
ิ ธิผลของกระบวนการ เป็ นต ้น
ประสท

คู่มือการปฏิบตั งิ าน (Work Manual) คืออะปร
้
ิ้ สุดของ
 แผนทีบ
่ อกเสนทางการท
างานทีม
่ จ
ี ด
ุ เริม
่ ต ้นและจุดสน
กระบวนการ
 ระบุถงึ ขัน
้ ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ

ั ซอน
้ มีหลายขัน
 มักจัดทาขึน
้ สาหรับงานทีม
่ ค
ี วามซบ
้ ตอน และ
เกีย
่ วข ้องกับหลายคน
 สามารถปรับปรุงเปลีย
่ นแปลงเมือ
่ มีการเปลีย
่ นแปลงการ
ปฏิบต
ั งิ าน
 เพือ
่ ให ้ผู ้ปฏิบต
ั งิ านไว ้ใชอ้ ้างอิง ไม่ให ้เกิดความผิดพลาดในการ
ปฏิบต
ั งิ าน

ขอบเขตหล ัก Work Manual
1.

Work Flow ของกระบวนการ

2.

ขัน
้ ตอนการปฏิบต
ั งิ าน

3.

•

รายละเอียดวิธก
ี ารทางานของแต่ละขัน
้ ตอนย่อย

•

้
เอกสาร/ระเบียบ ทีใ่ ชประกอบการด
าเนินการ

•

แบบฟอร์ม

•

ผู ้รับผิดชอบ

มาตรฐานงาน คือ ข ้อกาหนดในการปฏิบต
ั งิ าน
•

มาตรฐานระยะเวลา

•

่ ความถูกต ้อง ความสมบูรณ์ของข ้อมูล ความ
มาตรฐานในเชงิ คุณภาพ เชน
ผิดพลาด ความคุ ้มค่าของงาน เป็ นต ้น

4.

ระบบการติดตามประเมินผล
•

เพือ
่ ใชติ้ ดตามผลการปฏิบัตงิ านเปรียบเทียบกับมาตรฐานทีก
่ าหนด

•

่ ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน
กาหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เชน

องค์ประกอบคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน

1. ว ัตถุประสงค์ของการจ ัดทาคูม
่ อ
ื

2. ขอบเขต

3. คาจาก ัดความ

4. หน้าทีค
่ วามร ับผิดชอบ

5. Work Flow กระบวนการ

6. ขนตอนการปฏิ
ั้
บ ัติงาน

7. มาตรฐานงาน

8. ระบบติดตามประเมินผล

9. เอกสารอ้างอิง

10. แบบฟอร์มทีใ่ ช ้

วัตถุประสงค์ (Objectives)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ ในการจัดทาคู่มอื ปฏิบัตงิ าน
ของกระบวนนีข้ นึ ้ มา

• ตัวอย่ างวัตถุประสงค์ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
เพื่ อ ให้ ม่ ั นใจว่ าปด้ มี ก ารปฏิ บั ติ ต ามข้ อ ก าหนด ระเบี ย บ หลั ก เกณฑ์
เกี่ ยวกั บ การตรวจสอบภายในที่ ก าหนดปว้ อย่ างสม่ าเสมอและมี
ประสิทธิภาพ สอดคล้ องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ ขององค์ กร

ขอบเขต (Scope)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่ าครอบคลุมตัง้ แต่
ขัน้ ตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หน่ วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

• ตัวอย่ างขอบเขตเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบตั นิ ีค้ รอบคลุมขัน้ ตอนการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และผู้รับการตรวจสอบ ตัง้ แต่ การวางแผนการตรวจสอบ การดาเนินการตรวจสอบ
การจัดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซา้ สาหรับทุกครัง้ ที่มกี าร
ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข

คาจากัดความ (Definition)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงคาศัพท์ เฉพาะซึ่งอาจเป็ นภาษาปทยหรื อ
ภาษาอังกฤษ หรื อคาย่ อ ที่กล่ าวถึงภายใต้ ระเบียบปฏิบัตนิ ัน้ ๆ เพื่อให้ เป็ น
ที่เข้ าใจตรงกัน

• ตัวอย่ างคาจากัดความ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
Auditor = ผู้ตรวจสอบที่ปด้ รับมอบหมายอย่ างเป็ นทางการ
Auditee= แผนก หน่ วยงาน หรื อบุคคลผู้ปด้ รับการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การร้ องขอให้ ดาเนินการแก้ ปข

หน้ าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบว่ ามีใครบ้ างที่เกี่ยวข้ องกับระเบียบปฏิบตั นิ ัน้ ๆ โดยมักจะ
เรียงจากผู้อานาจหรือตาแหน่ งสูงสุดลงมา

• ตัวอย่ างหน้ าที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ผู้อานวยการกอง: อนุมัตแิ ผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน
หัวหน้ ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ ความร่ วมมือในการตรวจสอบ
นักวิชาการ 6 ว. : จัดทาแผน ดาเนินการตรวจสอบ สรุ ปผลและติดตามผล

Work Flow กระบวนการ
No

Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

No

Yes

เอกสารอ้ างอิง (Reference Document)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ ประกอบคู่กันหรืออ้ างอิงถึงกัน
เพื่อให้ การปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ สมบูรณ์ ปด้ แก่ ระเบียบปฏิบตั เิ รื่ องอื่น พระราชบัญญัติ
กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทางาน เป็ นต้ น

• ตัวอย่ างเอกสารอ้ างอิงเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบัตเิ รื่ องการแก้ ปขและป้องกัน(QP-QMR-01)
ระเบียบปฏิบัตเิ รื่ องการทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร (QP-QMR-02)

แบบฟอร์ มที่ใช้ (Form)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงแบบฟอร์ มต่ าง ๆ ที่ต้องใช้ ในการบันทึก
ข้ อมูลของผู้ท่ เี กี่ยวข้ อง ในการปฏิบัตงิ านของกระบวนการนัน้ ๆ

• ตัวอย่ างแบบฟอร์ มเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อองค์การและผู ้บังคับบัญชา
•

ใชฝึ้ กอบรมข ้าราชการใหม่

•

้ นคูม
ประหยัดงบประมาณในการฝึ กอบรม เนือ
่ งจากหัวหน ้างานใชเป็
่ อ
ื ในการสอนงาน

•

ั เจนไม่ซ้าซอน
้
ทาให ้การกาหนดหน ้าทีก
่ ารงานชด

•

้
ใชในการควบคุ
มงานและการติดตามผลการปฏิบัตงิ านให ้มีความผิดพลาดในการ
ทางานลดน ้อยลง

•

เป็ นคูม
่ อ
ื ในการประเมินผลการปฏิบัตงิ าน (Performance Review) ของบุคลากร

•

ชว่ ยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่

•

้ นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการให ้บริการ
ใชเป็

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อผู ้ปฏิบต
ั งิ าน

•

ั เจนยิง่ ขึน
ได ้รับทราบภาระหน ้าทีข
่ องตนเองชด
้

•

ได ้เรียนรู ้งานเร็วขึน
้ ทัง้ ตอนทีเ่ ข ้ามาทางานใหม่ / หรือตอนทีจ
่ ะย ้ายงานใหม่

•

มีขน
ั ้ ตอนในการทางานทีแ
่ น่นอน ทาให ้การทางานได ้ง่ายขึน
้

•

รู ้จักวางแผนการทางานเพือ
่ ให ้ผลงานออกมาตามเป้ าหมาย

•

้ นแนวทางเพือ
สามารถใชเป็
่ การวิเคราะห์งานให ้ทันสมัยอยูต
่ ลอดเวลา

•

ิ ธิภาพมากยิง่ ขึน
สามารถทางานได ้อย่างมีประสท
้ เพราะมีสงิ่ ทีอ
่ ้างอิง

•

ี ในการปฏิบัตงิ าน
สร ้างความเป็ นมืออาชพ

ปั จจัยสาคัญในการจัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน
ลักษณะที่ดขี องคู่มือการปฏิบัตงิ าน

คุณสมบัตแิ ละทักษะของผู้จัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน

ลักษณะทีด่ ขี องคู่มือการปฏิบัติงาน
•
•
•
•
•
•
•

กระชับ ชัดเจน เข้ าใจปด้ ง่าย
เป็ นประโยชน์ สาหรับการทางานและฝึ กอบรม
เหมาะสมกับองค์ กรและผู้ใช้ งานแต่ ละกลุ่ม
มีความน่ าสนใจ น่ าติดตาม
มีความเป็ นปั จจุบัน (Update) ปม่ ล้าสมัย
แสดงหน่ วยงานที่จัดทา วันที่บังคับใช้
มีตวั อย่ างประกอบ

Clear
Complete
Concise
Correct

คุณสมบัตแิ ละทักษะ
ของผู้จัดทาเอกสารการปฏิบัตงิ าน
คุณสมบัติ
• มีความรู้ ความเชี่ยวชาญในการ
ปฏิบัตงิ านเรื่องนัน้ ๆ
• เป็ นคนช่ างสังเกต
• เอาใจใส่ ในรายละเอียดของการ
ปฏิบัตงิ าน
• รู้ทฤษฎีและความรู้พนื ้ ฐานของการ
วิเคราะห์ ระบบงาน
• รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่ าง ๆ
• รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่

ทักษะ
• ทักษะการวิเคราะห์
(Analysis Skills)
• ทักษะการสื่อสาร
(Communication Skills)
• ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทักษะการประเมินผล
(Evaluation Skills)

ื่ กระบวนการ
ต ัวอย่างแบบฟอร์มแสดงรายชอ
ื่ กระบวนการ
รายชอ

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ

ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของ
กระบวนการ

ต ัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ..........................................................................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ...................................................
ลาด ับที่

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

เอกสารที่
เกีย
่ วข้อง

No
Yes

No
Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

่ มต่อระหว่างขัน
จุดเชือ
้ ตอน

(เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ
ไม่สามารถจบได ้ภายใน 1 หน ้า)

การออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ......กระบวนการรับหนังสอ
ื ภายนอก.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละของเอกสารทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน............

ต ัวอย่าง1

ลาด ับ

1

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

5 นาที

บันทึกข ้อมูลรับหนังสือเข ้าระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีส
่ ารบรรณ

5 นาที

หัวหน ้าสารบรรณ ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น
และรวบรวมนาเสนอต่อ ผอ.สบก

หัวหน ้า
ฝ่ ายสารบรรณ

ผอ.สลธ.พิจารณาหนังสือภายนอกก่อนส่ง
มอบให ้ผุ ้เกีย
่ วข ้อง

ผอ.สบก

10 นาที

เจ ้าหน ้าทีบ
่ น
ั ทึกข ้อมูลการส่งเอกสารในระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งหนังสือไปยังสานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของ สบก

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งบันทึกข ้อมูลลงรับ
เอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งจัดแฟ้ มเสนอ ผอ.
สานัก พิจารณามอบหมายให ้ผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้อง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

ลงทะเบียนรับ

2

ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น

3

เสนอ
ผอ.สลธ.

4

จัดส่งหนังสือไปยัง
สานักทีเ่ กีย
่ วข ้อง

5

สานักเจ ้าของเรือ
่ ง
ลงรับเอกสาร

6

ระยะเวลา

เสนอ
ผอ.สานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

1 วัน

การออกแบบกระบวนการ

ต ัวอย่าง2

ื่ กระบวนการ......กระบวนการจัดทาแผนงานโครงการ.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละข ้อผิดพลาดในการจัดทาแผนงานโครงการ
ลาด ั
บ

ผ ังกระบวนการ

1

ศึกษาวิเคราะห์
แนวทางการดาเนินงาน

รายละเอียดงาน
สานัก/กองศึกษาวิเคราะห์
กิจกรรมทีจ
่ ะดาเนินการใน
ปี งบประมาณนัน
้ ๆ

มาตรฐานคุณภาพงาน
ปั จจัยทีต
่ ้องนามาวิเคราะห์ ให ้ครอบคลุม
ในเรือ
่ ง

ผูร้ ับผิดชอบ
สานัก/กองต่างๆ

1.ผลการดาเนินงานทีผ
่ า่ นมา
2. ปั จจัยภายใน/ปั จจัยภายนอก ที่
ผลกระทบต่อการดาเนินการ
่ งทีค
3. ความเสีย
่ าดว่าจะเกิดขึน
้

2
จัดทาแผนงานโครงการ

ผู ้รับผิดชอบจัดทาบันทึกขอ

ในการจัดทาแผนงาน ต ้องมีลักษณะ ดังนี้

อนุมต
ั โิ ครงการ ที่

1. จัดทาแผนงานให ้ครบถ ้วนตามหัวข ้อ

ประกอบด ้วยแผนงาน
โครงการ และแผนการใช ้
งบประมาณ

สานัก/กองต่างๆ

การนาเสนอทีก
่ าหนด
2. การคิดค่าใช ้จ่ายต ้องอยูภ
่ ายใต ้ระเบียบ
ทีก
่ าหนด
3. กิจกรรมการดาเนินการสอดคล ้องกับ
วัตถุประสงค์ทก
ี่ าหนด

3

No

เสนอ
ผู ้บริหาร
เพือ
่ อนุมัต ิ
โครงการ

Yes
4

้ จัดจ ้าง
จัดซือ

เสนอผู ้บริหารเพือ
่ ขออนุมต
ั ิ
โครงการ

-

สานัก/กองต่างๆ

้ จัดจ ้าง
ดาเนินการจัดซือ

-

สานัก/กองต่างๆ

ึ ษาข ้อมูลเพิม
ศก
่ เติมได ้ที่

www.opdc.go.th
ชุดเครือ
่ งมือการเรียนรู ้ด ้วยตนเอง
(Self-Learning Tool Kits)
“คูม
่ อ
ื การปฏิบต
ั งิ าน (Work Manual)”

Thank you


Slide 10

PowerPoint สื่อการเรียนการสอน
รายวิชาการผลิตเอกสาร (3215-2003)
ระดับชัน้ ปวส. สาขาวิชาการจัดการทั่วปป

การจ ัดทาคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน
(Work Manual)
เพือ
่ ดาเนินการตามเกณฑ์คณ
ุ ภาพ
้ ฐาน
การบริหารจ ัดการภาคร ัฐระด ับพืน
(Fundamental Level : FL)
ประจาปี งบประมาณ 2552

ว ัตถุประสงค์
การจ ัดทา Work Manual


เพือ
่ ให ้สว่ นราชการมีการจัดคู่มอ
ื การปฏิบัตงิ านทีช
่ ัดเจน อย่างเป็ นลายลักษณ์อักษร ทีแ
่ สดงถึง
รายละเอีย ดขั น
้ ตอนการปฏิบั ต ิง านของกิจ กรรม/กระบวนการต่ า ง ๆ ของหน่ ว ยงาน เพื่อ ใช ้
ประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์การ



การจั ด ท าคู่ม ือ การปฏิบั ต งิ านถือ เป็ นเครื่อ งมือ อย่า งหนึ่ง ในการสร ้างมาตรฐานการปฏิบั ต งิ าน
่ ารบริหารคุณภาพทั่วทัง้ องค์กรอย่างมีประสท
ิ ธิภาพ ทัง้ นี้ เพือ
(ตาม PM 5) ทีม
่ ุ่งไปสูก
่ ให ้การ
ทางานของสว่ นราชการได ้มาตรฐานเป็ นไปตามเป้ าหมาย ได ้ผลิตผลหรือการบริการทีม
่ ค
ี ุณภาพ
เสร็ จรวดเร็ วทันตามกาหนดเวลานั ด หมาย มีการทางานปลอดภัย และไม่สร ้างมลพิษแก่ชม
ุ ชน
เพือ
่ การบรรลุข ้อกาหนดทีส
่ าคัญของกระบวนการ

แนวทางการดาเนินการตาม PM 5

PM 5 : สว่ นราชการต ้องกาหนดมาตรฐานการปฏิบต
ั งิ าน ของ
กระบวนการทีส
่ ร ้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมี
วิธก
ี ารในการนามาตรฐานการปฏิบต
ั งิ านดังกล่าวให ้บุคลากร
นาไปปฏิบต
ั ิ เพือ
่ ให ้บรรลุผลตามข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ

กระบวนการสร้ างคุณค่ า
กระบวนการสาคัญที่สร้ างประโยชน์ ให้ แก่ ผ้ ูรับบริการ ผู้มี
ส่ วนปด้ ส่วนเสีย และส่ งผลต่ อการบรรลุพนั ธกิจหลัก/
ยุทธศาสตร์ ของส่ วนราชการ เป็ นสิ่งที่ตอบโจทย์ ของการ
จัดสรรทรัพยากร และความคุ้มค่ าของการใช้ งบประมาณ
แผ่ นดิน

กระบวนการสนับสนุน
กระบวนการที่ช่วยสนับสนุ นให้ กระบวนการสร้ างคุณ ค่ า
สามารถด าเนิ น การปด้ อย่ างมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ อาทิ
กระบวนการด้ านสารบั ญ การเงิ น /งบประมาณ
กระบวนการทรั พยากรบุคคล กระบวนการจัดซือ้ จัด
จ้ างและพัสดุ กระบวนการด้ าน IT
กระบวนการ
วางแผน เป็ นต้ น

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญของกระบวนการด้าน IT
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” (Key Requirement) หมายถึง ผลลัพธ์ทค
ี่ าดหวัง
ิ้ สุดกระบวนการนั น
เมือ
่ สน
้ อาทิ
กระบวนการติดตัง้ โปรแกรม ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ ความรวดเร็ว ความผิดพลาด
กระบวนการบารุงรักษา ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ รอบระยะเวลา ความถูกต ้อง
ความครบถ ้วน เป็ นต ้น
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” ของกระบวนการสนั บสนุน
ไม่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั คุณลักษณะของผลผลิตและบริการเพียงอย่างเดียว
แต่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั ความต ้องการของผู ้รับบริการทัง้ ภายในและภายนอกองค์การ
่
และระเบียบปฏิบต
ั ห
ิ รือแผนนโยบายทีเ่ กีย
่ วข ้อง เชน
พรบ.ว่าด ้วยการกระทาความผิดเกีย
่ วกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550/แผนแม่บท IT
การค ้นหาข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ สามารถทาได ้โดย
การวิเคราะห์ความต ้องการ ความคาดหวัง
ของผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้องกับกระบวนการ
่ การออกแบบสารวจ การสอบถาม หรือการสงั เกต เป็ นต ้น
เชน

ต ัวชว้ี ัดทีส
่ าค ัญ
ี้ งึ ความสาเร็จของการดาเนินการของ
“ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ” หมายถึง ตัววัดทีบ
่ ง่ ชถ
่
กระบวนการ เชน
- การวัดความผิดพลาดของกระบวนการติดตัง้ โปรแกรม สามารถวัด
ได ้จาก ร ้อยละของข ้อผิดพลาดในการติดตัง้ โปรแกรม โดยตัง้ เป้ าไว ้ไม่เกิน 5%
ของจานวนครัง้ ในการติดตัง้ โปรแกรม
- การวัดรอบระยะเวลาของกระบวนการบารุงรักษาสามารถวัดได ้จาก
ร ้อยละของการดาเนินการตามระยะเวลาทีก
่ าหนด เป็ นต ้น

ต ัวอย่างกระบวนการสน ับสนุนและข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ
ื่ กระบวนการ
รายชอ
สนับสนุน
กระบวนการรับ-สง่
ื ภายนอก
หนั งสอ
ื้ จัดจ ้าง
กระบวนการจัดซอ
กระบวนการพัฒนา
บุคลากร

ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ
ของกระบวน

ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ
ของกระบวนการ

รับ-สง่ เอกสารรวดเร็ว

ื ภายนอก
ร ้อยละของหนั งสอ
ทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน

ความทันเวลา

ร ้อยละของโครงการทีส
่ ามารถ
ื้ จัดจ ้างได ้ทันตามแผนงาน
จัดซอ

สอดคล ้องกับสมรรถนะ ร ้อยละของบุคลากรทีไ่ ด ้รับการ
ของบุคลากร
พัฒนาตามสมรรถนะทีก
่ าหนด

การออกแบบกระบวนการ
้
ปั จจัยทีใ่ ชในการออกแบบกระบวนการ
ประกอบด ้วย


ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ



องค์ความรู ้



เทคโนโลยี



กฎระเบียบ กฎหมาย



ต ้นทุน/ ค่าใชจ่้ าย



ระยะเวลาในการปฏิบต
ั งิ าน



ิ ธิภาพและประสท
ิ ธิผลของกระบวนการ เป็ นต ้น
ประสท

คู่มือการปฏิบตั งิ าน (Work Manual) คืออะปร
้
ิ้ สุดของ
 แผนทีบ
่ อกเสนทางการท
างานทีม
่ จ
ี ด
ุ เริม
่ ต ้นและจุดสน
กระบวนการ
 ระบุถงึ ขัน
้ ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ

ั ซอน
้ มีหลายขัน
 มักจัดทาขึน
้ สาหรับงานทีม
่ ค
ี วามซบ
้ ตอน และ
เกีย
่ วข ้องกับหลายคน
 สามารถปรับปรุงเปลีย
่ นแปลงเมือ
่ มีการเปลีย
่ นแปลงการ
ปฏิบต
ั งิ าน
 เพือ
่ ให ้ผู ้ปฏิบต
ั งิ านไว ้ใชอ้ ้างอิง ไม่ให ้เกิดความผิดพลาดในการ
ปฏิบต
ั งิ าน

ขอบเขตหล ัก Work Manual
1.

Work Flow ของกระบวนการ

2.

ขัน
้ ตอนการปฏิบต
ั งิ าน

3.

•

รายละเอียดวิธก
ี ารทางานของแต่ละขัน
้ ตอนย่อย

•

้
เอกสาร/ระเบียบ ทีใ่ ชประกอบการด
าเนินการ

•

แบบฟอร์ม

•

ผู ้รับผิดชอบ

มาตรฐานงาน คือ ข ้อกาหนดในการปฏิบต
ั งิ าน
•

มาตรฐานระยะเวลา

•

่ ความถูกต ้อง ความสมบูรณ์ของข ้อมูล ความ
มาตรฐานในเชงิ คุณภาพ เชน
ผิดพลาด ความคุ ้มค่าของงาน เป็ นต ้น

4.

ระบบการติดตามประเมินผล
•

เพือ
่ ใชติ้ ดตามผลการปฏิบัตงิ านเปรียบเทียบกับมาตรฐานทีก
่ าหนด

•

่ ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน
กาหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เชน

องค์ประกอบคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน

1. ว ัตถุประสงค์ของการจ ัดทาคูม
่ อ
ื

2. ขอบเขต

3. คาจาก ัดความ

4. หน้าทีค
่ วามร ับผิดชอบ

5. Work Flow กระบวนการ

6. ขนตอนการปฏิ
ั้
บ ัติงาน

7. มาตรฐานงาน

8. ระบบติดตามประเมินผล

9. เอกสารอ้างอิง

10. แบบฟอร์มทีใ่ ช ้

วัตถุประสงค์ (Objectives)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ ในการจัดทาคู่มอื ปฏิบัตงิ าน
ของกระบวนนีข้ นึ ้ มา

• ตัวอย่ างวัตถุประสงค์ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
เพื่ อ ให้ ม่ ั นใจว่ าปด้ มี ก ารปฏิ บั ติ ต ามข้ อ ก าหนด ระเบี ย บ หลั ก เกณฑ์
เกี่ ยวกั บ การตรวจสอบภายในที่ ก าหนดปว้ อย่ างสม่ าเสมอและมี
ประสิทธิภาพ สอดคล้ องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ ขององค์ กร

ขอบเขต (Scope)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่ าครอบคลุมตัง้ แต่
ขัน้ ตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หน่ วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

• ตัวอย่ างขอบเขตเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบตั นิ ีค้ รอบคลุมขัน้ ตอนการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และผู้รับการตรวจสอบ ตัง้ แต่ การวางแผนการตรวจสอบ การดาเนินการตรวจสอบ
การจัดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซา้ สาหรับทุกครัง้ ที่มกี าร
ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข

คาจากัดความ (Definition)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงคาศัพท์ เฉพาะซึ่งอาจเป็ นภาษาปทยหรื อ
ภาษาอังกฤษ หรื อคาย่ อ ที่กล่ าวถึงภายใต้ ระเบียบปฏิบัตนิ ัน้ ๆ เพื่อให้ เป็ น
ที่เข้ าใจตรงกัน

• ตัวอย่ างคาจากัดความ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
Auditor = ผู้ตรวจสอบที่ปด้ รับมอบหมายอย่ างเป็ นทางการ
Auditee= แผนก หน่ วยงาน หรื อบุคคลผู้ปด้ รับการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การร้ องขอให้ ดาเนินการแก้ ปข

หน้ าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบว่ ามีใครบ้ างที่เกี่ยวข้ องกับระเบียบปฏิบตั นิ ัน้ ๆ โดยมักจะ
เรียงจากผู้อานาจหรือตาแหน่ งสูงสุดลงมา

• ตัวอย่ างหน้ าที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ผู้อานวยการกอง: อนุมัตแิ ผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน
หัวหน้ ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ ความร่ วมมือในการตรวจสอบ
นักวิชาการ 6 ว. : จัดทาแผน ดาเนินการตรวจสอบ สรุ ปผลและติดตามผล

Work Flow กระบวนการ
No

Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

No

Yes

เอกสารอ้ างอิง (Reference Document)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ ประกอบคู่กันหรืออ้ างอิงถึงกัน
เพื่อให้ การปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ สมบูรณ์ ปด้ แก่ ระเบียบปฏิบตั เิ รื่ องอื่น พระราชบัญญัติ
กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทางาน เป็ นต้ น

• ตัวอย่ างเอกสารอ้ างอิงเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบัตเิ รื่ องการแก้ ปขและป้องกัน(QP-QMR-01)
ระเบียบปฏิบัตเิ รื่ องการทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร (QP-QMR-02)

แบบฟอร์ มที่ใช้ (Form)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงแบบฟอร์ มต่ าง ๆ ที่ต้องใช้ ในการบันทึก
ข้ อมูลของผู้ท่ เี กี่ยวข้ อง ในการปฏิบัตงิ านของกระบวนการนัน้ ๆ

• ตัวอย่ างแบบฟอร์ มเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อองค์การและผู ้บังคับบัญชา
•

ใชฝึ้ กอบรมข ้าราชการใหม่

•

้ นคูม
ประหยัดงบประมาณในการฝึ กอบรม เนือ
่ งจากหัวหน ้างานใชเป็
่ อ
ื ในการสอนงาน

•

ั เจนไม่ซ้าซอน
้
ทาให ้การกาหนดหน ้าทีก
่ ารงานชด

•

้
ใชในการควบคุ
มงานและการติดตามผลการปฏิบัตงิ านให ้มีความผิดพลาดในการ
ทางานลดน ้อยลง

•

เป็ นคูม
่ อ
ื ในการประเมินผลการปฏิบัตงิ าน (Performance Review) ของบุคลากร

•

ชว่ ยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่

•

้ นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการให ้บริการ
ใชเป็

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อผู ้ปฏิบต
ั งิ าน

•

ั เจนยิง่ ขึน
ได ้รับทราบภาระหน ้าทีข
่ องตนเองชด
้

•

ได ้เรียนรู ้งานเร็วขึน
้ ทัง้ ตอนทีเ่ ข ้ามาทางานใหม่ / หรือตอนทีจ
่ ะย ้ายงานใหม่

•

มีขน
ั ้ ตอนในการทางานทีแ
่ น่นอน ทาให ้การทางานได ้ง่ายขึน
้

•

รู ้จักวางแผนการทางานเพือ
่ ให ้ผลงานออกมาตามเป้ าหมาย

•

้ นแนวทางเพือ
สามารถใชเป็
่ การวิเคราะห์งานให ้ทันสมัยอยูต
่ ลอดเวลา

•

ิ ธิภาพมากยิง่ ขึน
สามารถทางานได ้อย่างมีประสท
้ เพราะมีสงิ่ ทีอ
่ ้างอิง

•

ี ในการปฏิบัตงิ าน
สร ้างความเป็ นมืออาชพ

ปั จจัยสาคัญในการจัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน
ลักษณะที่ดขี องคู่มือการปฏิบัตงิ าน

คุณสมบัตแิ ละทักษะของผู้จัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน

ลักษณะทีด่ ขี องคู่มือการปฏิบัติงาน
•
•
•
•
•
•
•

กระชับ ชัดเจน เข้ าใจปด้ ง่าย
เป็ นประโยชน์ สาหรับการทางานและฝึ กอบรม
เหมาะสมกับองค์ กรและผู้ใช้ งานแต่ ละกลุ่ม
มีความน่ าสนใจ น่ าติดตาม
มีความเป็ นปั จจุบัน (Update) ปม่ ล้าสมัย
แสดงหน่ วยงานที่จัดทา วันที่บังคับใช้
มีตวั อย่ างประกอบ

Clear
Complete
Concise
Correct

คุณสมบัตแิ ละทักษะ
ของผู้จัดทาเอกสารการปฏิบัตงิ าน
คุณสมบัติ
• มีความรู้ ความเชี่ยวชาญในการ
ปฏิบัตงิ านเรื่องนัน้ ๆ
• เป็ นคนช่ างสังเกต
• เอาใจใส่ ในรายละเอียดของการ
ปฏิบัตงิ าน
• รู้ทฤษฎีและความรู้พนื ้ ฐานของการ
วิเคราะห์ ระบบงาน
• รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่ าง ๆ
• รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่

ทักษะ
• ทักษะการวิเคราะห์
(Analysis Skills)
• ทักษะการสื่อสาร
(Communication Skills)
• ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทักษะการประเมินผล
(Evaluation Skills)

ื่ กระบวนการ
ต ัวอย่างแบบฟอร์มแสดงรายชอ
ื่ กระบวนการ
รายชอ

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ

ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของ
กระบวนการ

ต ัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ..........................................................................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ...................................................
ลาด ับที่

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

เอกสารที่
เกีย
่ วข้อง

No
Yes

No
Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

่ มต่อระหว่างขัน
จุดเชือ
้ ตอน

(เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ
ไม่สามารถจบได ้ภายใน 1 หน ้า)

การออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ......กระบวนการรับหนังสอ
ื ภายนอก.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละของเอกสารทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน............

ต ัวอย่าง1

ลาด ับ

1

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

5 นาที

บันทึกข ้อมูลรับหนังสือเข ้าระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีส
่ ารบรรณ

5 นาที

หัวหน ้าสารบรรณ ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น
และรวบรวมนาเสนอต่อ ผอ.สบก

หัวหน ้า
ฝ่ ายสารบรรณ

ผอ.สลธ.พิจารณาหนังสือภายนอกก่อนส่ง
มอบให ้ผุ ้เกีย
่ วข ้อง

ผอ.สบก

10 นาที

เจ ้าหน ้าทีบ
่ น
ั ทึกข ้อมูลการส่งเอกสารในระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งหนังสือไปยังสานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของ สบก

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งบันทึกข ้อมูลลงรับ
เอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งจัดแฟ้ มเสนอ ผอ.
สานัก พิจารณามอบหมายให ้ผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้อง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

ลงทะเบียนรับ

2

ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น

3

เสนอ
ผอ.สลธ.

4

จัดส่งหนังสือไปยัง
สานักทีเ่ กีย
่ วข ้อง

5

สานักเจ ้าของเรือ
่ ง
ลงรับเอกสาร

6

ระยะเวลา

เสนอ
ผอ.สานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

1 วัน

การออกแบบกระบวนการ

ต ัวอย่าง2

ื่ กระบวนการ......กระบวนการจัดทาแผนงานโครงการ.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละข ้อผิดพลาดในการจัดทาแผนงานโครงการ
ลาด ั
บ

ผ ังกระบวนการ

1

ศึกษาวิเคราะห์
แนวทางการดาเนินงาน

รายละเอียดงาน
สานัก/กองศึกษาวิเคราะห์
กิจกรรมทีจ
่ ะดาเนินการใน
ปี งบประมาณนัน
้ ๆ

มาตรฐานคุณภาพงาน
ปั จจัยทีต
่ ้องนามาวิเคราะห์ ให ้ครอบคลุม
ในเรือ
่ ง

ผูร้ ับผิดชอบ
สานัก/กองต่างๆ

1.ผลการดาเนินงานทีผ
่ า่ นมา
2. ปั จจัยภายใน/ปั จจัยภายนอก ที่
ผลกระทบต่อการดาเนินการ
่ งทีค
3. ความเสีย
่ าดว่าจะเกิดขึน
้

2
จัดทาแผนงานโครงการ

ผู ้รับผิดชอบจัดทาบันทึกขอ

ในการจัดทาแผนงาน ต ้องมีลักษณะ ดังนี้

อนุมต
ั โิ ครงการ ที่

1. จัดทาแผนงานให ้ครบถ ้วนตามหัวข ้อ

ประกอบด ้วยแผนงาน
โครงการ และแผนการใช ้
งบประมาณ

สานัก/กองต่างๆ

การนาเสนอทีก
่ าหนด
2. การคิดค่าใช ้จ่ายต ้องอยูภ
่ ายใต ้ระเบียบ
ทีก
่ าหนด
3. กิจกรรมการดาเนินการสอดคล ้องกับ
วัตถุประสงค์ทก
ี่ าหนด

3

No

เสนอ
ผู ้บริหาร
เพือ
่ อนุมัต ิ
โครงการ

Yes
4

้ จัดจ ้าง
จัดซือ

เสนอผู ้บริหารเพือ
่ ขออนุมต
ั ิ
โครงการ

-

สานัก/กองต่างๆ

้ จัดจ ้าง
ดาเนินการจัดซือ

-

สานัก/กองต่างๆ

ึ ษาข ้อมูลเพิม
ศก
่ เติมได ้ที่

www.opdc.go.th
ชุดเครือ
่ งมือการเรียนรู ้ด ้วยตนเอง
(Self-Learning Tool Kits)
“คูม
่ อ
ื การปฏิบต
ั งิ าน (Work Manual)”

Thank you


Slide 11

PowerPoint สื่อการเรียนการสอน
รายวิชาการผลิตเอกสาร (3215-2003)
ระดับชัน้ ปวส. สาขาวิชาการจัดการทั่วปป

การจ ัดทาคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน
(Work Manual)
เพือ
่ ดาเนินการตามเกณฑ์คณ
ุ ภาพ
้ ฐาน
การบริหารจ ัดการภาคร ัฐระด ับพืน
(Fundamental Level : FL)
ประจาปี งบประมาณ 2552

ว ัตถุประสงค์
การจ ัดทา Work Manual


เพือ
่ ให ้สว่ นราชการมีการจัดคู่มอ
ื การปฏิบัตงิ านทีช
่ ัดเจน อย่างเป็ นลายลักษณ์อักษร ทีแ
่ สดงถึง
รายละเอีย ดขั น
้ ตอนการปฏิบั ต ิง านของกิจ กรรม/กระบวนการต่ า ง ๆ ของหน่ ว ยงาน เพื่อ ใช ้
ประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์การ



การจั ด ท าคู่ม ือ การปฏิบั ต งิ านถือ เป็ นเครื่อ งมือ อย่า งหนึ่ง ในการสร ้างมาตรฐานการปฏิบั ต งิ าน
่ ารบริหารคุณภาพทั่วทัง้ องค์กรอย่างมีประสท
ิ ธิภาพ ทัง้ นี้ เพือ
(ตาม PM 5) ทีม
่ ุ่งไปสูก
่ ให ้การ
ทางานของสว่ นราชการได ้มาตรฐานเป็ นไปตามเป้ าหมาย ได ้ผลิตผลหรือการบริการทีม
่ ค
ี ุณภาพ
เสร็ จรวดเร็ วทันตามกาหนดเวลานั ด หมาย มีการทางานปลอดภัย และไม่สร ้างมลพิษแก่ชม
ุ ชน
เพือ
่ การบรรลุข ้อกาหนดทีส
่ าคัญของกระบวนการ

แนวทางการดาเนินการตาม PM 5

PM 5 : สว่ นราชการต ้องกาหนดมาตรฐานการปฏิบต
ั งิ าน ของ
กระบวนการทีส
่ ร ้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมี
วิธก
ี ารในการนามาตรฐานการปฏิบต
ั งิ านดังกล่าวให ้บุคลากร
นาไปปฏิบต
ั ิ เพือ
่ ให ้บรรลุผลตามข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ

กระบวนการสร้ างคุณค่ า
กระบวนการสาคัญที่สร้ างประโยชน์ ให้ แก่ ผ้ ูรับบริการ ผู้มี
ส่ วนปด้ ส่วนเสีย และส่ งผลต่ อการบรรลุพนั ธกิจหลัก/
ยุทธศาสตร์ ของส่ วนราชการ เป็ นสิ่งที่ตอบโจทย์ ของการ
จัดสรรทรัพยากร และความคุ้มค่ าของการใช้ งบประมาณ
แผ่ นดิน

กระบวนการสนับสนุน
กระบวนการที่ช่วยสนับสนุ นให้ กระบวนการสร้ างคุณ ค่ า
สามารถด าเนิ น การปด้ อย่ างมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ อาทิ
กระบวนการด้ านสารบั ญ การเงิ น /งบประมาณ
กระบวนการทรั พยากรบุคคล กระบวนการจัดซือ้ จัด
จ้ างและพัสดุ กระบวนการด้ าน IT
กระบวนการ
วางแผน เป็ นต้ น

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญของกระบวนการด้าน IT
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” (Key Requirement) หมายถึง ผลลัพธ์ทค
ี่ าดหวัง
ิ้ สุดกระบวนการนั น
เมือ
่ สน
้ อาทิ
กระบวนการติดตัง้ โปรแกรม ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ ความรวดเร็ว ความผิดพลาด
กระบวนการบารุงรักษา ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ รอบระยะเวลา ความถูกต ้อง
ความครบถ ้วน เป็ นต ้น
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” ของกระบวนการสนั บสนุน
ไม่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั คุณลักษณะของผลผลิตและบริการเพียงอย่างเดียว
แต่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั ความต ้องการของผู ้รับบริการทัง้ ภายในและภายนอกองค์การ
่
และระเบียบปฏิบต
ั ห
ิ รือแผนนโยบายทีเ่ กีย
่ วข ้อง เชน
พรบ.ว่าด ้วยการกระทาความผิดเกีย
่ วกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550/แผนแม่บท IT
การค ้นหาข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ สามารถทาได ้โดย
การวิเคราะห์ความต ้องการ ความคาดหวัง
ของผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้องกับกระบวนการ
่ การออกแบบสารวจ การสอบถาม หรือการสงั เกต เป็ นต ้น
เชน

ต ัวชว้ี ัดทีส
่ าค ัญ
ี้ งึ ความสาเร็จของการดาเนินการของ
“ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ” หมายถึง ตัววัดทีบ
่ ง่ ชถ
่
กระบวนการ เชน
- การวัดความผิดพลาดของกระบวนการติดตัง้ โปรแกรม สามารถวัด
ได ้จาก ร ้อยละของข ้อผิดพลาดในการติดตัง้ โปรแกรม โดยตัง้ เป้ าไว ้ไม่เกิน 5%
ของจานวนครัง้ ในการติดตัง้ โปรแกรม
- การวัดรอบระยะเวลาของกระบวนการบารุงรักษาสามารถวัดได ้จาก
ร ้อยละของการดาเนินการตามระยะเวลาทีก
่ าหนด เป็ นต ้น

ต ัวอย่างกระบวนการสน ับสนุนและข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ
ื่ กระบวนการ
รายชอ
สนับสนุน
กระบวนการรับ-สง่
ื ภายนอก
หนั งสอ
ื้ จัดจ ้าง
กระบวนการจัดซอ
กระบวนการพัฒนา
บุคลากร

ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ
ของกระบวน

ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ
ของกระบวนการ

รับ-สง่ เอกสารรวดเร็ว

ื ภายนอก
ร ้อยละของหนั งสอ
ทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน

ความทันเวลา

ร ้อยละของโครงการทีส
่ ามารถ
ื้ จัดจ ้างได ้ทันตามแผนงาน
จัดซอ

สอดคล ้องกับสมรรถนะ ร ้อยละของบุคลากรทีไ่ ด ้รับการ
ของบุคลากร
พัฒนาตามสมรรถนะทีก
่ าหนด

การออกแบบกระบวนการ
้
ปั จจัยทีใ่ ชในการออกแบบกระบวนการ
ประกอบด ้วย


ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ



องค์ความรู ้



เทคโนโลยี



กฎระเบียบ กฎหมาย



ต ้นทุน/ ค่าใชจ่้ าย



ระยะเวลาในการปฏิบต
ั งิ าน



ิ ธิภาพและประสท
ิ ธิผลของกระบวนการ เป็ นต ้น
ประสท

คู่มือการปฏิบตั งิ าน (Work Manual) คืออะปร
้
ิ้ สุดของ
 แผนทีบ
่ อกเสนทางการท
างานทีม
่ จ
ี ด
ุ เริม
่ ต ้นและจุดสน
กระบวนการ
 ระบุถงึ ขัน
้ ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ

ั ซอน
้ มีหลายขัน
 มักจัดทาขึน
้ สาหรับงานทีม
่ ค
ี วามซบ
้ ตอน และ
เกีย
่ วข ้องกับหลายคน
 สามารถปรับปรุงเปลีย
่ นแปลงเมือ
่ มีการเปลีย
่ นแปลงการ
ปฏิบต
ั งิ าน
 เพือ
่ ให ้ผู ้ปฏิบต
ั งิ านไว ้ใชอ้ ้างอิง ไม่ให ้เกิดความผิดพลาดในการ
ปฏิบต
ั งิ าน

ขอบเขตหล ัก Work Manual
1.

Work Flow ของกระบวนการ

2.

ขัน
้ ตอนการปฏิบต
ั งิ าน

3.

•

รายละเอียดวิธก
ี ารทางานของแต่ละขัน
้ ตอนย่อย

•

้
เอกสาร/ระเบียบ ทีใ่ ชประกอบการด
าเนินการ

•

แบบฟอร์ม

•

ผู ้รับผิดชอบ

มาตรฐานงาน คือ ข ้อกาหนดในการปฏิบต
ั งิ าน
•

มาตรฐานระยะเวลา

•

่ ความถูกต ้อง ความสมบูรณ์ของข ้อมูล ความ
มาตรฐานในเชงิ คุณภาพ เชน
ผิดพลาด ความคุ ้มค่าของงาน เป็ นต ้น

4.

ระบบการติดตามประเมินผล
•

เพือ
่ ใชติ้ ดตามผลการปฏิบัตงิ านเปรียบเทียบกับมาตรฐานทีก
่ าหนด

•

่ ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน
กาหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เชน

องค์ประกอบคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน

1. ว ัตถุประสงค์ของการจ ัดทาคูม
่ อ
ื

2. ขอบเขต

3. คาจาก ัดความ

4. หน้าทีค
่ วามร ับผิดชอบ

5. Work Flow กระบวนการ

6. ขนตอนการปฏิ
ั้
บ ัติงาน

7. มาตรฐานงาน

8. ระบบติดตามประเมินผล

9. เอกสารอ้างอิง

10. แบบฟอร์มทีใ่ ช ้

วัตถุประสงค์ (Objectives)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ ในการจัดทาคู่มอื ปฏิบัตงิ าน
ของกระบวนนีข้ นึ ้ มา

• ตัวอย่ างวัตถุประสงค์ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
เพื่ อ ให้ ม่ ั นใจว่ าปด้ มี ก ารปฏิ บั ติ ต ามข้ อ ก าหนด ระเบี ย บ หลั ก เกณฑ์
เกี่ ยวกั บ การตรวจสอบภายในที่ ก าหนดปว้ อย่ างสม่ าเสมอและมี
ประสิทธิภาพ สอดคล้ องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ ขององค์ กร

ขอบเขต (Scope)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่ าครอบคลุมตัง้ แต่
ขัน้ ตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หน่ วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

• ตัวอย่ างขอบเขตเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบตั นิ ีค้ รอบคลุมขัน้ ตอนการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และผู้รับการตรวจสอบ ตัง้ แต่ การวางแผนการตรวจสอบ การดาเนินการตรวจสอบ
การจัดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซา้ สาหรับทุกครัง้ ที่มกี าร
ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข

คาจากัดความ (Definition)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงคาศัพท์ เฉพาะซึ่งอาจเป็ นภาษาปทยหรื อ
ภาษาอังกฤษ หรื อคาย่ อ ที่กล่ าวถึงภายใต้ ระเบียบปฏิบัตนิ ัน้ ๆ เพื่อให้ เป็ น
ที่เข้ าใจตรงกัน

• ตัวอย่ างคาจากัดความ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
Auditor = ผู้ตรวจสอบที่ปด้ รับมอบหมายอย่ างเป็ นทางการ
Auditee= แผนก หน่ วยงาน หรื อบุคคลผู้ปด้ รับการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การร้ องขอให้ ดาเนินการแก้ ปข

หน้ าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบว่ ามีใครบ้ างที่เกี่ยวข้ องกับระเบียบปฏิบตั นิ ัน้ ๆ โดยมักจะ
เรียงจากผู้อานาจหรือตาแหน่ งสูงสุดลงมา

• ตัวอย่ างหน้ าที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ผู้อานวยการกอง: อนุมัตแิ ผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน
หัวหน้ ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ ความร่ วมมือในการตรวจสอบ
นักวิชาการ 6 ว. : จัดทาแผน ดาเนินการตรวจสอบ สรุ ปผลและติดตามผล

Work Flow กระบวนการ
No

Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

No

Yes

เอกสารอ้ างอิง (Reference Document)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ ประกอบคู่กันหรืออ้ างอิงถึงกัน
เพื่อให้ การปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ สมบูรณ์ ปด้ แก่ ระเบียบปฏิบตั เิ รื่ องอื่น พระราชบัญญัติ
กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทางาน เป็ นต้ น

• ตัวอย่ างเอกสารอ้ างอิงเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบัตเิ รื่ องการแก้ ปขและป้องกัน(QP-QMR-01)
ระเบียบปฏิบัตเิ รื่ องการทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร (QP-QMR-02)

แบบฟอร์ มที่ใช้ (Form)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงแบบฟอร์ มต่ าง ๆ ที่ต้องใช้ ในการบันทึก
ข้ อมูลของผู้ท่ เี กี่ยวข้ อง ในการปฏิบัตงิ านของกระบวนการนัน้ ๆ

• ตัวอย่ างแบบฟอร์ มเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อองค์การและผู ้บังคับบัญชา
•

ใชฝึ้ กอบรมข ้าราชการใหม่

•

้ นคูม
ประหยัดงบประมาณในการฝึ กอบรม เนือ
่ งจากหัวหน ้างานใชเป็
่ อ
ื ในการสอนงาน

•

ั เจนไม่ซ้าซอน
้
ทาให ้การกาหนดหน ้าทีก
่ ารงานชด

•

้
ใชในการควบคุ
มงานและการติดตามผลการปฏิบัตงิ านให ้มีความผิดพลาดในการ
ทางานลดน ้อยลง

•

เป็ นคูม
่ อ
ื ในการประเมินผลการปฏิบัตงิ าน (Performance Review) ของบุคลากร

•

ชว่ ยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่

•

้ นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการให ้บริการ
ใชเป็

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อผู ้ปฏิบต
ั งิ าน

•

ั เจนยิง่ ขึน
ได ้รับทราบภาระหน ้าทีข
่ องตนเองชด
้

•

ได ้เรียนรู ้งานเร็วขึน
้ ทัง้ ตอนทีเ่ ข ้ามาทางานใหม่ / หรือตอนทีจ
่ ะย ้ายงานใหม่

•

มีขน
ั ้ ตอนในการทางานทีแ
่ น่นอน ทาให ้การทางานได ้ง่ายขึน
้

•

รู ้จักวางแผนการทางานเพือ
่ ให ้ผลงานออกมาตามเป้ าหมาย

•

้ นแนวทางเพือ
สามารถใชเป็
่ การวิเคราะห์งานให ้ทันสมัยอยูต
่ ลอดเวลา

•

ิ ธิภาพมากยิง่ ขึน
สามารถทางานได ้อย่างมีประสท
้ เพราะมีสงิ่ ทีอ
่ ้างอิง

•

ี ในการปฏิบัตงิ าน
สร ้างความเป็ นมืออาชพ

ปั จจัยสาคัญในการจัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน
ลักษณะที่ดขี องคู่มือการปฏิบัตงิ าน

คุณสมบัตแิ ละทักษะของผู้จัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน

ลักษณะทีด่ ขี องคู่มือการปฏิบัติงาน
•
•
•
•
•
•
•

กระชับ ชัดเจน เข้ าใจปด้ ง่าย
เป็ นประโยชน์ สาหรับการทางานและฝึ กอบรม
เหมาะสมกับองค์ กรและผู้ใช้ งานแต่ ละกลุ่ม
มีความน่ าสนใจ น่ าติดตาม
มีความเป็ นปั จจุบัน (Update) ปม่ ล้าสมัย
แสดงหน่ วยงานที่จัดทา วันที่บังคับใช้
มีตวั อย่ างประกอบ

Clear
Complete
Concise
Correct

คุณสมบัตแิ ละทักษะ
ของผู้จัดทาเอกสารการปฏิบัตงิ าน
คุณสมบัติ
• มีความรู้ ความเชี่ยวชาญในการ
ปฏิบัตงิ านเรื่องนัน้ ๆ
• เป็ นคนช่ างสังเกต
• เอาใจใส่ ในรายละเอียดของการ
ปฏิบัตงิ าน
• รู้ทฤษฎีและความรู้พนื ้ ฐานของการ
วิเคราะห์ ระบบงาน
• รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่ าง ๆ
• รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่

ทักษะ
• ทักษะการวิเคราะห์
(Analysis Skills)
• ทักษะการสื่อสาร
(Communication Skills)
• ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทักษะการประเมินผล
(Evaluation Skills)

ื่ กระบวนการ
ต ัวอย่างแบบฟอร์มแสดงรายชอ
ื่ กระบวนการ
รายชอ

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ

ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของ
กระบวนการ

ต ัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ..........................................................................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ...................................................
ลาด ับที่

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

เอกสารที่
เกีย
่ วข้อง

No
Yes

No
Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

่ มต่อระหว่างขัน
จุดเชือ
้ ตอน

(เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ
ไม่สามารถจบได ้ภายใน 1 หน ้า)

การออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ......กระบวนการรับหนังสอ
ื ภายนอก.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละของเอกสารทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน............

ต ัวอย่าง1

ลาด ับ

1

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

5 นาที

บันทึกข ้อมูลรับหนังสือเข ้าระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีส
่ ารบรรณ

5 นาที

หัวหน ้าสารบรรณ ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น
และรวบรวมนาเสนอต่อ ผอ.สบก

หัวหน ้า
ฝ่ ายสารบรรณ

ผอ.สลธ.พิจารณาหนังสือภายนอกก่อนส่ง
มอบให ้ผุ ้เกีย
่ วข ้อง

ผอ.สบก

10 นาที

เจ ้าหน ้าทีบ
่ น
ั ทึกข ้อมูลการส่งเอกสารในระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งหนังสือไปยังสานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของ สบก

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งบันทึกข ้อมูลลงรับ
เอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งจัดแฟ้ มเสนอ ผอ.
สานัก พิจารณามอบหมายให ้ผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้อง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

ลงทะเบียนรับ

2

ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น

3

เสนอ
ผอ.สลธ.

4

จัดส่งหนังสือไปยัง
สานักทีเ่ กีย
่ วข ้อง

5

สานักเจ ้าของเรือ
่ ง
ลงรับเอกสาร

6

ระยะเวลา

เสนอ
ผอ.สานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

1 วัน

การออกแบบกระบวนการ

ต ัวอย่าง2

ื่ กระบวนการ......กระบวนการจัดทาแผนงานโครงการ.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละข ้อผิดพลาดในการจัดทาแผนงานโครงการ
ลาด ั
บ

ผ ังกระบวนการ

1

ศึกษาวิเคราะห์
แนวทางการดาเนินงาน

รายละเอียดงาน
สานัก/กองศึกษาวิเคราะห์
กิจกรรมทีจ
่ ะดาเนินการใน
ปี งบประมาณนัน
้ ๆ

มาตรฐานคุณภาพงาน
ปั จจัยทีต
่ ้องนามาวิเคราะห์ ให ้ครอบคลุม
ในเรือ
่ ง

ผูร้ ับผิดชอบ
สานัก/กองต่างๆ

1.ผลการดาเนินงานทีผ
่ า่ นมา
2. ปั จจัยภายใน/ปั จจัยภายนอก ที่
ผลกระทบต่อการดาเนินการ
่ งทีค
3. ความเสีย
่ าดว่าจะเกิดขึน
้

2
จัดทาแผนงานโครงการ

ผู ้รับผิดชอบจัดทาบันทึกขอ

ในการจัดทาแผนงาน ต ้องมีลักษณะ ดังนี้

อนุมต
ั โิ ครงการ ที่

1. จัดทาแผนงานให ้ครบถ ้วนตามหัวข ้อ

ประกอบด ้วยแผนงาน
โครงการ และแผนการใช ้
งบประมาณ

สานัก/กองต่างๆ

การนาเสนอทีก
่ าหนด
2. การคิดค่าใช ้จ่ายต ้องอยูภ
่ ายใต ้ระเบียบ
ทีก
่ าหนด
3. กิจกรรมการดาเนินการสอดคล ้องกับ
วัตถุประสงค์ทก
ี่ าหนด

3

No

เสนอ
ผู ้บริหาร
เพือ
่ อนุมัต ิ
โครงการ

Yes
4

้ จัดจ ้าง
จัดซือ

เสนอผู ้บริหารเพือ
่ ขออนุมต
ั ิ
โครงการ

-

สานัก/กองต่างๆ

้ จัดจ ้าง
ดาเนินการจัดซือ

-

สานัก/กองต่างๆ

ึ ษาข ้อมูลเพิม
ศก
่ เติมได ้ที่

www.opdc.go.th
ชุดเครือ
่ งมือการเรียนรู ้ด ้วยตนเอง
(Self-Learning Tool Kits)
“คูม
่ อ
ื การปฏิบต
ั งิ าน (Work Manual)”

Thank you


Slide 12

PowerPoint สื่อการเรียนการสอน
รายวิชาการผลิตเอกสาร (3215-2003)
ระดับชัน้ ปวส. สาขาวิชาการจัดการทั่วปป

การจ ัดทาคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน
(Work Manual)
เพือ
่ ดาเนินการตามเกณฑ์คณ
ุ ภาพ
้ ฐาน
การบริหารจ ัดการภาคร ัฐระด ับพืน
(Fundamental Level : FL)
ประจาปี งบประมาณ 2552

ว ัตถุประสงค์
การจ ัดทา Work Manual


เพือ
่ ให ้สว่ นราชการมีการจัดคู่มอ
ื การปฏิบัตงิ านทีช
่ ัดเจน อย่างเป็ นลายลักษณ์อักษร ทีแ
่ สดงถึง
รายละเอีย ดขั น
้ ตอนการปฏิบั ต ิง านของกิจ กรรม/กระบวนการต่ า ง ๆ ของหน่ ว ยงาน เพื่อ ใช ้
ประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์การ



การจั ด ท าคู่ม ือ การปฏิบั ต งิ านถือ เป็ นเครื่อ งมือ อย่า งหนึ่ง ในการสร ้างมาตรฐานการปฏิบั ต งิ าน
่ ารบริหารคุณภาพทั่วทัง้ องค์กรอย่างมีประสท
ิ ธิภาพ ทัง้ นี้ เพือ
(ตาม PM 5) ทีม
่ ุ่งไปสูก
่ ให ้การ
ทางานของสว่ นราชการได ้มาตรฐานเป็ นไปตามเป้ าหมาย ได ้ผลิตผลหรือการบริการทีม
่ ค
ี ุณภาพ
เสร็ จรวดเร็ วทันตามกาหนดเวลานั ด หมาย มีการทางานปลอดภัย และไม่สร ้างมลพิษแก่ชม
ุ ชน
เพือ
่ การบรรลุข ้อกาหนดทีส
่ าคัญของกระบวนการ

แนวทางการดาเนินการตาม PM 5

PM 5 : สว่ นราชการต ้องกาหนดมาตรฐานการปฏิบต
ั งิ าน ของ
กระบวนการทีส
่ ร ้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมี
วิธก
ี ารในการนามาตรฐานการปฏิบต
ั งิ านดังกล่าวให ้บุคลากร
นาไปปฏิบต
ั ิ เพือ
่ ให ้บรรลุผลตามข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ

กระบวนการสร้ างคุณค่ า
กระบวนการสาคัญที่สร้ างประโยชน์ ให้ แก่ ผ้ ูรับบริการ ผู้มี
ส่ วนปด้ ส่วนเสีย และส่ งผลต่ อการบรรลุพนั ธกิจหลัก/
ยุทธศาสตร์ ของส่ วนราชการ เป็ นสิ่งที่ตอบโจทย์ ของการ
จัดสรรทรัพยากร และความคุ้มค่ าของการใช้ งบประมาณ
แผ่ นดิน

กระบวนการสนับสนุน
กระบวนการที่ช่วยสนับสนุ นให้ กระบวนการสร้ างคุณ ค่ า
สามารถด าเนิ น การปด้ อย่ างมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ อาทิ
กระบวนการด้ านสารบั ญ การเงิ น /งบประมาณ
กระบวนการทรั พยากรบุคคล กระบวนการจัดซือ้ จัด
จ้ างและพัสดุ กระบวนการด้ าน IT
กระบวนการ
วางแผน เป็ นต้ น

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญของกระบวนการด้าน IT
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” (Key Requirement) หมายถึง ผลลัพธ์ทค
ี่ าดหวัง
ิ้ สุดกระบวนการนั น
เมือ
่ สน
้ อาทิ
กระบวนการติดตัง้ โปรแกรม ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ ความรวดเร็ว ความผิดพลาด
กระบวนการบารุงรักษา ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ รอบระยะเวลา ความถูกต ้อง
ความครบถ ้วน เป็ นต ้น
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” ของกระบวนการสนั บสนุน
ไม่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั คุณลักษณะของผลผลิตและบริการเพียงอย่างเดียว
แต่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั ความต ้องการของผู ้รับบริการทัง้ ภายในและภายนอกองค์การ
่
และระเบียบปฏิบต
ั ห
ิ รือแผนนโยบายทีเ่ กีย
่ วข ้อง เชน
พรบ.ว่าด ้วยการกระทาความผิดเกีย
่ วกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550/แผนแม่บท IT
การค ้นหาข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ สามารถทาได ้โดย
การวิเคราะห์ความต ้องการ ความคาดหวัง
ของผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้องกับกระบวนการ
่ การออกแบบสารวจ การสอบถาม หรือการสงั เกต เป็ นต ้น
เชน

ต ัวชว้ี ัดทีส
่ าค ัญ
ี้ งึ ความสาเร็จของการดาเนินการของ
“ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ” หมายถึง ตัววัดทีบ
่ ง่ ชถ
่
กระบวนการ เชน
- การวัดความผิดพลาดของกระบวนการติดตัง้ โปรแกรม สามารถวัด
ได ้จาก ร ้อยละของข ้อผิดพลาดในการติดตัง้ โปรแกรม โดยตัง้ เป้ าไว ้ไม่เกิน 5%
ของจานวนครัง้ ในการติดตัง้ โปรแกรม
- การวัดรอบระยะเวลาของกระบวนการบารุงรักษาสามารถวัดได ้จาก
ร ้อยละของการดาเนินการตามระยะเวลาทีก
่ าหนด เป็ นต ้น

ต ัวอย่างกระบวนการสน ับสนุนและข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ
ื่ กระบวนการ
รายชอ
สนับสนุน
กระบวนการรับ-สง่
ื ภายนอก
หนั งสอ
ื้ จัดจ ้าง
กระบวนการจัดซอ
กระบวนการพัฒนา
บุคลากร

ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ
ของกระบวน

ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ
ของกระบวนการ

รับ-สง่ เอกสารรวดเร็ว

ื ภายนอก
ร ้อยละของหนั งสอ
ทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน

ความทันเวลา

ร ้อยละของโครงการทีส
่ ามารถ
ื้ จัดจ ้างได ้ทันตามแผนงาน
จัดซอ

สอดคล ้องกับสมรรถนะ ร ้อยละของบุคลากรทีไ่ ด ้รับการ
ของบุคลากร
พัฒนาตามสมรรถนะทีก
่ าหนด

การออกแบบกระบวนการ
้
ปั จจัยทีใ่ ชในการออกแบบกระบวนการ
ประกอบด ้วย


ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ



องค์ความรู ้



เทคโนโลยี



กฎระเบียบ กฎหมาย



ต ้นทุน/ ค่าใชจ่้ าย



ระยะเวลาในการปฏิบต
ั งิ าน



ิ ธิภาพและประสท
ิ ธิผลของกระบวนการ เป็ นต ้น
ประสท

คู่มือการปฏิบตั งิ าน (Work Manual) คืออะปร
้
ิ้ สุดของ
 แผนทีบ
่ อกเสนทางการท
างานทีม
่ จ
ี ด
ุ เริม
่ ต ้นและจุดสน
กระบวนการ
 ระบุถงึ ขัน
้ ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ

ั ซอน
้ มีหลายขัน
 มักจัดทาขึน
้ สาหรับงานทีม
่ ค
ี วามซบ
้ ตอน และ
เกีย
่ วข ้องกับหลายคน
 สามารถปรับปรุงเปลีย
่ นแปลงเมือ
่ มีการเปลีย
่ นแปลงการ
ปฏิบต
ั งิ าน
 เพือ
่ ให ้ผู ้ปฏิบต
ั งิ านไว ้ใชอ้ ้างอิง ไม่ให ้เกิดความผิดพลาดในการ
ปฏิบต
ั งิ าน

ขอบเขตหล ัก Work Manual
1.

Work Flow ของกระบวนการ

2.

ขัน
้ ตอนการปฏิบต
ั งิ าน

3.

•

รายละเอียดวิธก
ี ารทางานของแต่ละขัน
้ ตอนย่อย

•

้
เอกสาร/ระเบียบ ทีใ่ ชประกอบการด
าเนินการ

•

แบบฟอร์ม

•

ผู ้รับผิดชอบ

มาตรฐานงาน คือ ข ้อกาหนดในการปฏิบต
ั งิ าน
•

มาตรฐานระยะเวลา

•

่ ความถูกต ้อง ความสมบูรณ์ของข ้อมูล ความ
มาตรฐานในเชงิ คุณภาพ เชน
ผิดพลาด ความคุ ้มค่าของงาน เป็ นต ้น

4.

ระบบการติดตามประเมินผล
•

เพือ
่ ใชติ้ ดตามผลการปฏิบัตงิ านเปรียบเทียบกับมาตรฐานทีก
่ าหนด

•

่ ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน
กาหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เชน

องค์ประกอบคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน

1. ว ัตถุประสงค์ของการจ ัดทาคูม
่ อ
ื

2. ขอบเขต

3. คาจาก ัดความ

4. หน้าทีค
่ วามร ับผิดชอบ

5. Work Flow กระบวนการ

6. ขนตอนการปฏิ
ั้
บ ัติงาน

7. มาตรฐานงาน

8. ระบบติดตามประเมินผล

9. เอกสารอ้างอิง

10. แบบฟอร์มทีใ่ ช ้

วัตถุประสงค์ (Objectives)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ ในการจัดทาคู่มอื ปฏิบัตงิ าน
ของกระบวนนีข้ นึ ้ มา

• ตัวอย่ างวัตถุประสงค์ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
เพื่ อ ให้ ม่ ั นใจว่ าปด้ มี ก ารปฏิ บั ติ ต ามข้ อ ก าหนด ระเบี ย บ หลั ก เกณฑ์
เกี่ ยวกั บ การตรวจสอบภายในที่ ก าหนดปว้ อย่ างสม่ าเสมอและมี
ประสิทธิภาพ สอดคล้ องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ ขององค์ กร

ขอบเขต (Scope)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่ าครอบคลุมตัง้ แต่
ขัน้ ตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หน่ วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

• ตัวอย่ างขอบเขตเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบตั นิ ีค้ รอบคลุมขัน้ ตอนการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และผู้รับการตรวจสอบ ตัง้ แต่ การวางแผนการตรวจสอบ การดาเนินการตรวจสอบ
การจัดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซา้ สาหรับทุกครัง้ ที่มกี าร
ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข

คาจากัดความ (Definition)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงคาศัพท์ เฉพาะซึ่งอาจเป็ นภาษาปทยหรื อ
ภาษาอังกฤษ หรื อคาย่ อ ที่กล่ าวถึงภายใต้ ระเบียบปฏิบัตนิ ัน้ ๆ เพื่อให้ เป็ น
ที่เข้ าใจตรงกัน

• ตัวอย่ างคาจากัดความ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
Auditor = ผู้ตรวจสอบที่ปด้ รับมอบหมายอย่ างเป็ นทางการ
Auditee= แผนก หน่ วยงาน หรื อบุคคลผู้ปด้ รับการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การร้ องขอให้ ดาเนินการแก้ ปข

หน้ าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบว่ ามีใครบ้ างที่เกี่ยวข้ องกับระเบียบปฏิบตั นิ ัน้ ๆ โดยมักจะ
เรียงจากผู้อานาจหรือตาแหน่ งสูงสุดลงมา

• ตัวอย่ างหน้ าที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ผู้อานวยการกอง: อนุมัตแิ ผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน
หัวหน้ ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ ความร่ วมมือในการตรวจสอบ
นักวิชาการ 6 ว. : จัดทาแผน ดาเนินการตรวจสอบ สรุ ปผลและติดตามผล

Work Flow กระบวนการ
No

Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

No

Yes

เอกสารอ้ างอิง (Reference Document)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ ประกอบคู่กันหรืออ้ างอิงถึงกัน
เพื่อให้ การปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ สมบูรณ์ ปด้ แก่ ระเบียบปฏิบตั เิ รื่ องอื่น พระราชบัญญัติ
กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทางาน เป็ นต้ น

• ตัวอย่ างเอกสารอ้ างอิงเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบัตเิ รื่ องการแก้ ปขและป้องกัน(QP-QMR-01)
ระเบียบปฏิบัตเิ รื่ องการทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร (QP-QMR-02)

แบบฟอร์ มที่ใช้ (Form)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงแบบฟอร์ มต่ าง ๆ ที่ต้องใช้ ในการบันทึก
ข้ อมูลของผู้ท่ เี กี่ยวข้ อง ในการปฏิบัตงิ านของกระบวนการนัน้ ๆ

• ตัวอย่ างแบบฟอร์ มเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อองค์การและผู ้บังคับบัญชา
•

ใชฝึ้ กอบรมข ้าราชการใหม่

•

้ นคูม
ประหยัดงบประมาณในการฝึ กอบรม เนือ
่ งจากหัวหน ้างานใชเป็
่ อ
ื ในการสอนงาน

•

ั เจนไม่ซ้าซอน
้
ทาให ้การกาหนดหน ้าทีก
่ ารงานชด

•

้
ใชในการควบคุ
มงานและการติดตามผลการปฏิบัตงิ านให ้มีความผิดพลาดในการ
ทางานลดน ้อยลง

•

เป็ นคูม
่ อ
ื ในการประเมินผลการปฏิบัตงิ าน (Performance Review) ของบุคลากร

•

ชว่ ยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่

•

้ นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการให ้บริการ
ใชเป็

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อผู ้ปฏิบต
ั งิ าน

•

ั เจนยิง่ ขึน
ได ้รับทราบภาระหน ้าทีข
่ องตนเองชด
้

•

ได ้เรียนรู ้งานเร็วขึน
้ ทัง้ ตอนทีเ่ ข ้ามาทางานใหม่ / หรือตอนทีจ
่ ะย ้ายงานใหม่

•

มีขน
ั ้ ตอนในการทางานทีแ
่ น่นอน ทาให ้การทางานได ้ง่ายขึน
้

•

รู ้จักวางแผนการทางานเพือ
่ ให ้ผลงานออกมาตามเป้ าหมาย

•

้ นแนวทางเพือ
สามารถใชเป็
่ การวิเคราะห์งานให ้ทันสมัยอยูต
่ ลอดเวลา

•

ิ ธิภาพมากยิง่ ขึน
สามารถทางานได ้อย่างมีประสท
้ เพราะมีสงิ่ ทีอ
่ ้างอิง

•

ี ในการปฏิบัตงิ าน
สร ้างความเป็ นมืออาชพ

ปั จจัยสาคัญในการจัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน
ลักษณะที่ดขี องคู่มือการปฏิบัตงิ าน

คุณสมบัตแิ ละทักษะของผู้จัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน

ลักษณะทีด่ ขี องคู่มือการปฏิบัติงาน
•
•
•
•
•
•
•

กระชับ ชัดเจน เข้ าใจปด้ ง่าย
เป็ นประโยชน์ สาหรับการทางานและฝึ กอบรม
เหมาะสมกับองค์ กรและผู้ใช้ งานแต่ ละกลุ่ม
มีความน่ าสนใจ น่ าติดตาม
มีความเป็ นปั จจุบัน (Update) ปม่ ล้าสมัย
แสดงหน่ วยงานที่จัดทา วันที่บังคับใช้
มีตวั อย่ างประกอบ

Clear
Complete
Concise
Correct

คุณสมบัตแิ ละทักษะ
ของผู้จัดทาเอกสารการปฏิบัตงิ าน
คุณสมบัติ
• มีความรู้ ความเชี่ยวชาญในการ
ปฏิบัตงิ านเรื่องนัน้ ๆ
• เป็ นคนช่ างสังเกต
• เอาใจใส่ ในรายละเอียดของการ
ปฏิบัตงิ าน
• รู้ทฤษฎีและความรู้พนื ้ ฐานของการ
วิเคราะห์ ระบบงาน
• รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่ าง ๆ
• รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่

ทักษะ
• ทักษะการวิเคราะห์
(Analysis Skills)
• ทักษะการสื่อสาร
(Communication Skills)
• ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทักษะการประเมินผล
(Evaluation Skills)

ื่ กระบวนการ
ต ัวอย่างแบบฟอร์มแสดงรายชอ
ื่ กระบวนการ
รายชอ

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ

ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของ
กระบวนการ

ต ัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ..........................................................................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ...................................................
ลาด ับที่

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

เอกสารที่
เกีย
่ วข้อง

No
Yes

No
Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

่ มต่อระหว่างขัน
จุดเชือ
้ ตอน

(เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ
ไม่สามารถจบได ้ภายใน 1 หน ้า)

การออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ......กระบวนการรับหนังสอ
ื ภายนอก.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละของเอกสารทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน............

ต ัวอย่าง1

ลาด ับ

1

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

5 นาที

บันทึกข ้อมูลรับหนังสือเข ้าระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีส
่ ารบรรณ

5 นาที

หัวหน ้าสารบรรณ ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น
และรวบรวมนาเสนอต่อ ผอ.สบก

หัวหน ้า
ฝ่ ายสารบรรณ

ผอ.สลธ.พิจารณาหนังสือภายนอกก่อนส่ง
มอบให ้ผุ ้เกีย
่ วข ้อง

ผอ.สบก

10 นาที

เจ ้าหน ้าทีบ
่ น
ั ทึกข ้อมูลการส่งเอกสารในระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งหนังสือไปยังสานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของ สบก

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งบันทึกข ้อมูลลงรับ
เอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งจัดแฟ้ มเสนอ ผอ.
สานัก พิจารณามอบหมายให ้ผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้อง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

ลงทะเบียนรับ

2

ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น

3

เสนอ
ผอ.สลธ.

4

จัดส่งหนังสือไปยัง
สานักทีเ่ กีย
่ วข ้อง

5

สานักเจ ้าของเรือ
่ ง
ลงรับเอกสาร

6

ระยะเวลา

เสนอ
ผอ.สานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

1 วัน

การออกแบบกระบวนการ

ต ัวอย่าง2

ื่ กระบวนการ......กระบวนการจัดทาแผนงานโครงการ.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละข ้อผิดพลาดในการจัดทาแผนงานโครงการ
ลาด ั
บ

ผ ังกระบวนการ

1

ศึกษาวิเคราะห์
แนวทางการดาเนินงาน

รายละเอียดงาน
สานัก/กองศึกษาวิเคราะห์
กิจกรรมทีจ
่ ะดาเนินการใน
ปี งบประมาณนัน
้ ๆ

มาตรฐานคุณภาพงาน
ปั จจัยทีต
่ ้องนามาวิเคราะห์ ให ้ครอบคลุม
ในเรือ
่ ง

ผูร้ ับผิดชอบ
สานัก/กองต่างๆ

1.ผลการดาเนินงานทีผ
่ า่ นมา
2. ปั จจัยภายใน/ปั จจัยภายนอก ที่
ผลกระทบต่อการดาเนินการ
่ งทีค
3. ความเสีย
่ าดว่าจะเกิดขึน
้

2
จัดทาแผนงานโครงการ

ผู ้รับผิดชอบจัดทาบันทึกขอ

ในการจัดทาแผนงาน ต ้องมีลักษณะ ดังนี้

อนุมต
ั โิ ครงการ ที่

1. จัดทาแผนงานให ้ครบถ ้วนตามหัวข ้อ

ประกอบด ้วยแผนงาน
โครงการ และแผนการใช ้
งบประมาณ

สานัก/กองต่างๆ

การนาเสนอทีก
่ าหนด
2. การคิดค่าใช ้จ่ายต ้องอยูภ
่ ายใต ้ระเบียบ
ทีก
่ าหนด
3. กิจกรรมการดาเนินการสอดคล ้องกับ
วัตถุประสงค์ทก
ี่ าหนด

3

No

เสนอ
ผู ้บริหาร
เพือ
่ อนุมัต ิ
โครงการ

Yes
4

้ จัดจ ้าง
จัดซือ

เสนอผู ้บริหารเพือ
่ ขออนุมต
ั ิ
โครงการ

-

สานัก/กองต่างๆ

้ จัดจ ้าง
ดาเนินการจัดซือ

-

สานัก/กองต่างๆ

ึ ษาข ้อมูลเพิม
ศก
่ เติมได ้ที่

www.opdc.go.th
ชุดเครือ
่ งมือการเรียนรู ้ด ้วยตนเอง
(Self-Learning Tool Kits)
“คูม
่ อ
ื การปฏิบต
ั งิ าน (Work Manual)”

Thank you


Slide 13

PowerPoint สื่อการเรียนการสอน
รายวิชาการผลิตเอกสาร (3215-2003)
ระดับชัน้ ปวส. สาขาวิชาการจัดการทั่วปป

การจ ัดทาคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน
(Work Manual)
เพือ
่ ดาเนินการตามเกณฑ์คณ
ุ ภาพ
้ ฐาน
การบริหารจ ัดการภาคร ัฐระด ับพืน
(Fundamental Level : FL)
ประจาปี งบประมาณ 2552

ว ัตถุประสงค์
การจ ัดทา Work Manual


เพือ
่ ให ้สว่ นราชการมีการจัดคู่มอ
ื การปฏิบัตงิ านทีช
่ ัดเจน อย่างเป็ นลายลักษณ์อักษร ทีแ
่ สดงถึง
รายละเอีย ดขั น
้ ตอนการปฏิบั ต ิง านของกิจ กรรม/กระบวนการต่ า ง ๆ ของหน่ ว ยงาน เพื่อ ใช ้
ประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์การ



การจั ด ท าคู่ม ือ การปฏิบั ต งิ านถือ เป็ นเครื่อ งมือ อย่า งหนึ่ง ในการสร ้างมาตรฐานการปฏิบั ต งิ าน
่ ารบริหารคุณภาพทั่วทัง้ องค์กรอย่างมีประสท
ิ ธิภาพ ทัง้ นี้ เพือ
(ตาม PM 5) ทีม
่ ุ่งไปสูก
่ ให ้การ
ทางานของสว่ นราชการได ้มาตรฐานเป็ นไปตามเป้ าหมาย ได ้ผลิตผลหรือการบริการทีม
่ ค
ี ุณภาพ
เสร็ จรวดเร็ วทันตามกาหนดเวลานั ด หมาย มีการทางานปลอดภัย และไม่สร ้างมลพิษแก่ชม
ุ ชน
เพือ
่ การบรรลุข ้อกาหนดทีส
่ าคัญของกระบวนการ

แนวทางการดาเนินการตาม PM 5

PM 5 : สว่ นราชการต ้องกาหนดมาตรฐานการปฏิบต
ั งิ าน ของ
กระบวนการทีส
่ ร ้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมี
วิธก
ี ารในการนามาตรฐานการปฏิบต
ั งิ านดังกล่าวให ้บุคลากร
นาไปปฏิบต
ั ิ เพือ
่ ให ้บรรลุผลตามข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ

กระบวนการสร้ างคุณค่ า
กระบวนการสาคัญที่สร้ างประโยชน์ ให้ แก่ ผ้ ูรับบริการ ผู้มี
ส่ วนปด้ ส่วนเสีย และส่ งผลต่ อการบรรลุพนั ธกิจหลัก/
ยุทธศาสตร์ ของส่ วนราชการ เป็ นสิ่งที่ตอบโจทย์ ของการ
จัดสรรทรัพยากร และความคุ้มค่ าของการใช้ งบประมาณ
แผ่ นดิน

กระบวนการสนับสนุน
กระบวนการที่ช่วยสนับสนุ นให้ กระบวนการสร้ างคุณ ค่ า
สามารถด าเนิ น การปด้ อย่ างมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ อาทิ
กระบวนการด้ านสารบั ญ การเงิ น /งบประมาณ
กระบวนการทรั พยากรบุคคล กระบวนการจัดซือ้ จัด
จ้ างและพัสดุ กระบวนการด้ าน IT
กระบวนการ
วางแผน เป็ นต้ น

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญของกระบวนการด้าน IT
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” (Key Requirement) หมายถึง ผลลัพธ์ทค
ี่ าดหวัง
ิ้ สุดกระบวนการนั น
เมือ
่ สน
้ อาทิ
กระบวนการติดตัง้ โปรแกรม ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ ความรวดเร็ว ความผิดพลาด
กระบวนการบารุงรักษา ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ รอบระยะเวลา ความถูกต ้อง
ความครบถ ้วน เป็ นต ้น
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” ของกระบวนการสนั บสนุน
ไม่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั คุณลักษณะของผลผลิตและบริการเพียงอย่างเดียว
แต่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั ความต ้องการของผู ้รับบริการทัง้ ภายในและภายนอกองค์การ
่
และระเบียบปฏิบต
ั ห
ิ รือแผนนโยบายทีเ่ กีย
่ วข ้อง เชน
พรบ.ว่าด ้วยการกระทาความผิดเกีย
่ วกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550/แผนแม่บท IT
การค ้นหาข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ สามารถทาได ้โดย
การวิเคราะห์ความต ้องการ ความคาดหวัง
ของผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้องกับกระบวนการ
่ การออกแบบสารวจ การสอบถาม หรือการสงั เกต เป็ นต ้น
เชน

ต ัวชว้ี ัดทีส
่ าค ัญ
ี้ งึ ความสาเร็จของการดาเนินการของ
“ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ” หมายถึง ตัววัดทีบ
่ ง่ ชถ
่
กระบวนการ เชน
- การวัดความผิดพลาดของกระบวนการติดตัง้ โปรแกรม สามารถวัด
ได ้จาก ร ้อยละของข ้อผิดพลาดในการติดตัง้ โปรแกรม โดยตัง้ เป้ าไว ้ไม่เกิน 5%
ของจานวนครัง้ ในการติดตัง้ โปรแกรม
- การวัดรอบระยะเวลาของกระบวนการบารุงรักษาสามารถวัดได ้จาก
ร ้อยละของการดาเนินการตามระยะเวลาทีก
่ าหนด เป็ นต ้น

ต ัวอย่างกระบวนการสน ับสนุนและข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ
ื่ กระบวนการ
รายชอ
สนับสนุน
กระบวนการรับ-สง่
ื ภายนอก
หนั งสอ
ื้ จัดจ ้าง
กระบวนการจัดซอ
กระบวนการพัฒนา
บุคลากร

ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ
ของกระบวน

ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ
ของกระบวนการ

รับ-สง่ เอกสารรวดเร็ว

ื ภายนอก
ร ้อยละของหนั งสอ
ทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน

ความทันเวลา

ร ้อยละของโครงการทีส
่ ามารถ
ื้ จัดจ ้างได ้ทันตามแผนงาน
จัดซอ

สอดคล ้องกับสมรรถนะ ร ้อยละของบุคลากรทีไ่ ด ้รับการ
ของบุคลากร
พัฒนาตามสมรรถนะทีก
่ าหนด

การออกแบบกระบวนการ
้
ปั จจัยทีใ่ ชในการออกแบบกระบวนการ
ประกอบด ้วย


ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ



องค์ความรู ้



เทคโนโลยี



กฎระเบียบ กฎหมาย



ต ้นทุน/ ค่าใชจ่้ าย



ระยะเวลาในการปฏิบต
ั งิ าน



ิ ธิภาพและประสท
ิ ธิผลของกระบวนการ เป็ นต ้น
ประสท

คู่มือการปฏิบตั งิ าน (Work Manual) คืออะปร
้
ิ้ สุดของ
 แผนทีบ
่ อกเสนทางการท
างานทีม
่ จ
ี ด
ุ เริม
่ ต ้นและจุดสน
กระบวนการ
 ระบุถงึ ขัน
้ ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ

ั ซอน
้ มีหลายขัน
 มักจัดทาขึน
้ สาหรับงานทีม
่ ค
ี วามซบ
้ ตอน และ
เกีย
่ วข ้องกับหลายคน
 สามารถปรับปรุงเปลีย
่ นแปลงเมือ
่ มีการเปลีย
่ นแปลงการ
ปฏิบต
ั งิ าน
 เพือ
่ ให ้ผู ้ปฏิบต
ั งิ านไว ้ใชอ้ ้างอิง ไม่ให ้เกิดความผิดพลาดในการ
ปฏิบต
ั งิ าน

ขอบเขตหล ัก Work Manual
1.

Work Flow ของกระบวนการ

2.

ขัน
้ ตอนการปฏิบต
ั งิ าน

3.

•

รายละเอียดวิธก
ี ารทางานของแต่ละขัน
้ ตอนย่อย

•

้
เอกสาร/ระเบียบ ทีใ่ ชประกอบการด
าเนินการ

•

แบบฟอร์ม

•

ผู ้รับผิดชอบ

มาตรฐานงาน คือ ข ้อกาหนดในการปฏิบต
ั งิ าน
•

มาตรฐานระยะเวลา

•

่ ความถูกต ้อง ความสมบูรณ์ของข ้อมูล ความ
มาตรฐานในเชงิ คุณภาพ เชน
ผิดพลาด ความคุ ้มค่าของงาน เป็ นต ้น

4.

ระบบการติดตามประเมินผล
•

เพือ
่ ใชติ้ ดตามผลการปฏิบัตงิ านเปรียบเทียบกับมาตรฐานทีก
่ าหนด

•

่ ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน
กาหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เชน

องค์ประกอบคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน

1. ว ัตถุประสงค์ของการจ ัดทาคูม
่ อ
ื

2. ขอบเขต

3. คาจาก ัดความ

4. หน้าทีค
่ วามร ับผิดชอบ

5. Work Flow กระบวนการ

6. ขนตอนการปฏิ
ั้
บ ัติงาน

7. มาตรฐานงาน

8. ระบบติดตามประเมินผล

9. เอกสารอ้างอิง

10. แบบฟอร์มทีใ่ ช ้

วัตถุประสงค์ (Objectives)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ ในการจัดทาคู่มอื ปฏิบัตงิ าน
ของกระบวนนีข้ นึ ้ มา

• ตัวอย่ างวัตถุประสงค์ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
เพื่ อ ให้ ม่ ั นใจว่ าปด้ มี ก ารปฏิ บั ติ ต ามข้ อ ก าหนด ระเบี ย บ หลั ก เกณฑ์
เกี่ ยวกั บ การตรวจสอบภายในที่ ก าหนดปว้ อย่ างสม่ าเสมอและมี
ประสิทธิภาพ สอดคล้ องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ ขององค์ กร

ขอบเขต (Scope)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่ าครอบคลุมตัง้ แต่
ขัน้ ตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หน่ วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

• ตัวอย่ างขอบเขตเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบตั นิ ีค้ รอบคลุมขัน้ ตอนการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และผู้รับการตรวจสอบ ตัง้ แต่ การวางแผนการตรวจสอบ การดาเนินการตรวจสอบ
การจัดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซา้ สาหรับทุกครัง้ ที่มกี าร
ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข

คาจากัดความ (Definition)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงคาศัพท์ เฉพาะซึ่งอาจเป็ นภาษาปทยหรื อ
ภาษาอังกฤษ หรื อคาย่ อ ที่กล่ าวถึงภายใต้ ระเบียบปฏิบัตนิ ัน้ ๆ เพื่อให้ เป็ น
ที่เข้ าใจตรงกัน

• ตัวอย่ างคาจากัดความ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
Auditor = ผู้ตรวจสอบที่ปด้ รับมอบหมายอย่ างเป็ นทางการ
Auditee= แผนก หน่ วยงาน หรื อบุคคลผู้ปด้ รับการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การร้ องขอให้ ดาเนินการแก้ ปข

หน้ าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบว่ ามีใครบ้ างที่เกี่ยวข้ องกับระเบียบปฏิบตั นิ ัน้ ๆ โดยมักจะ
เรียงจากผู้อานาจหรือตาแหน่ งสูงสุดลงมา

• ตัวอย่ างหน้ าที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ผู้อานวยการกอง: อนุมัตแิ ผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน
หัวหน้ ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ ความร่ วมมือในการตรวจสอบ
นักวิชาการ 6 ว. : จัดทาแผน ดาเนินการตรวจสอบ สรุ ปผลและติดตามผล

Work Flow กระบวนการ
No

Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

No

Yes

เอกสารอ้ างอิง (Reference Document)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ ประกอบคู่กันหรืออ้ างอิงถึงกัน
เพื่อให้ การปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ สมบูรณ์ ปด้ แก่ ระเบียบปฏิบตั เิ รื่ องอื่น พระราชบัญญัติ
กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทางาน เป็ นต้ น

• ตัวอย่ างเอกสารอ้ างอิงเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบัตเิ รื่ องการแก้ ปขและป้องกัน(QP-QMR-01)
ระเบียบปฏิบัตเิ รื่ องการทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร (QP-QMR-02)

แบบฟอร์ มที่ใช้ (Form)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงแบบฟอร์ มต่ าง ๆ ที่ต้องใช้ ในการบันทึก
ข้ อมูลของผู้ท่ เี กี่ยวข้ อง ในการปฏิบัตงิ านของกระบวนการนัน้ ๆ

• ตัวอย่ างแบบฟอร์ มเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อองค์การและผู ้บังคับบัญชา
•

ใชฝึ้ กอบรมข ้าราชการใหม่

•

้ นคูม
ประหยัดงบประมาณในการฝึ กอบรม เนือ
่ งจากหัวหน ้างานใชเป็
่ อ
ื ในการสอนงาน

•

ั เจนไม่ซ้าซอน
้
ทาให ้การกาหนดหน ้าทีก
่ ารงานชด

•

้
ใชในการควบคุ
มงานและการติดตามผลการปฏิบัตงิ านให ้มีความผิดพลาดในการ
ทางานลดน ้อยลง

•

เป็ นคูม
่ อ
ื ในการประเมินผลการปฏิบัตงิ าน (Performance Review) ของบุคลากร

•

ชว่ ยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่

•

้ นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการให ้บริการ
ใชเป็

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อผู ้ปฏิบต
ั งิ าน

•

ั เจนยิง่ ขึน
ได ้รับทราบภาระหน ้าทีข
่ องตนเองชด
้

•

ได ้เรียนรู ้งานเร็วขึน
้ ทัง้ ตอนทีเ่ ข ้ามาทางานใหม่ / หรือตอนทีจ
่ ะย ้ายงานใหม่

•

มีขน
ั ้ ตอนในการทางานทีแ
่ น่นอน ทาให ้การทางานได ้ง่ายขึน
้

•

รู ้จักวางแผนการทางานเพือ
่ ให ้ผลงานออกมาตามเป้ าหมาย

•

้ นแนวทางเพือ
สามารถใชเป็
่ การวิเคราะห์งานให ้ทันสมัยอยูต
่ ลอดเวลา

•

ิ ธิภาพมากยิง่ ขึน
สามารถทางานได ้อย่างมีประสท
้ เพราะมีสงิ่ ทีอ
่ ้างอิง

•

ี ในการปฏิบัตงิ าน
สร ้างความเป็ นมืออาชพ

ปั จจัยสาคัญในการจัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน
ลักษณะที่ดขี องคู่มือการปฏิบัตงิ าน

คุณสมบัตแิ ละทักษะของผู้จัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน

ลักษณะทีด่ ขี องคู่มือการปฏิบัติงาน
•
•
•
•
•
•
•

กระชับ ชัดเจน เข้ าใจปด้ ง่าย
เป็ นประโยชน์ สาหรับการทางานและฝึ กอบรม
เหมาะสมกับองค์ กรและผู้ใช้ งานแต่ ละกลุ่ม
มีความน่ าสนใจ น่ าติดตาม
มีความเป็ นปั จจุบัน (Update) ปม่ ล้าสมัย
แสดงหน่ วยงานที่จัดทา วันที่บังคับใช้
มีตวั อย่ างประกอบ

Clear
Complete
Concise
Correct

คุณสมบัตแิ ละทักษะ
ของผู้จัดทาเอกสารการปฏิบัตงิ าน
คุณสมบัติ
• มีความรู้ ความเชี่ยวชาญในการ
ปฏิบัตงิ านเรื่องนัน้ ๆ
• เป็ นคนช่ างสังเกต
• เอาใจใส่ ในรายละเอียดของการ
ปฏิบัตงิ าน
• รู้ทฤษฎีและความรู้พนื ้ ฐานของการ
วิเคราะห์ ระบบงาน
• รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่ าง ๆ
• รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่

ทักษะ
• ทักษะการวิเคราะห์
(Analysis Skills)
• ทักษะการสื่อสาร
(Communication Skills)
• ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทักษะการประเมินผล
(Evaluation Skills)

ื่ กระบวนการ
ต ัวอย่างแบบฟอร์มแสดงรายชอ
ื่ กระบวนการ
รายชอ

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ

ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของ
กระบวนการ

ต ัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ..........................................................................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ...................................................
ลาด ับที่

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

เอกสารที่
เกีย
่ วข้อง

No
Yes

No
Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

่ มต่อระหว่างขัน
จุดเชือ
้ ตอน

(เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ
ไม่สามารถจบได ้ภายใน 1 หน ้า)

การออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ......กระบวนการรับหนังสอ
ื ภายนอก.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละของเอกสารทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน............

ต ัวอย่าง1

ลาด ับ

1

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

5 นาที

บันทึกข ้อมูลรับหนังสือเข ้าระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีส
่ ารบรรณ

5 นาที

หัวหน ้าสารบรรณ ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น
และรวบรวมนาเสนอต่อ ผอ.สบก

หัวหน ้า
ฝ่ ายสารบรรณ

ผอ.สลธ.พิจารณาหนังสือภายนอกก่อนส่ง
มอบให ้ผุ ้เกีย
่ วข ้อง

ผอ.สบก

10 นาที

เจ ้าหน ้าทีบ
่ น
ั ทึกข ้อมูลการส่งเอกสารในระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งหนังสือไปยังสานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของ สบก

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งบันทึกข ้อมูลลงรับ
เอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งจัดแฟ้ มเสนอ ผอ.
สานัก พิจารณามอบหมายให ้ผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้อง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

ลงทะเบียนรับ

2

ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น

3

เสนอ
ผอ.สลธ.

4

จัดส่งหนังสือไปยัง
สานักทีเ่ กีย
่ วข ้อง

5

สานักเจ ้าของเรือ
่ ง
ลงรับเอกสาร

6

ระยะเวลา

เสนอ
ผอ.สานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

1 วัน

การออกแบบกระบวนการ

ต ัวอย่าง2

ื่ กระบวนการ......กระบวนการจัดทาแผนงานโครงการ.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละข ้อผิดพลาดในการจัดทาแผนงานโครงการ
ลาด ั
บ

ผ ังกระบวนการ

1

ศึกษาวิเคราะห์
แนวทางการดาเนินงาน

รายละเอียดงาน
สานัก/กองศึกษาวิเคราะห์
กิจกรรมทีจ
่ ะดาเนินการใน
ปี งบประมาณนัน
้ ๆ

มาตรฐานคุณภาพงาน
ปั จจัยทีต
่ ้องนามาวิเคราะห์ ให ้ครอบคลุม
ในเรือ
่ ง

ผูร้ ับผิดชอบ
สานัก/กองต่างๆ

1.ผลการดาเนินงานทีผ
่ า่ นมา
2. ปั จจัยภายใน/ปั จจัยภายนอก ที่
ผลกระทบต่อการดาเนินการ
่ งทีค
3. ความเสีย
่ าดว่าจะเกิดขึน
้

2
จัดทาแผนงานโครงการ

ผู ้รับผิดชอบจัดทาบันทึกขอ

ในการจัดทาแผนงาน ต ้องมีลักษณะ ดังนี้

อนุมต
ั โิ ครงการ ที่

1. จัดทาแผนงานให ้ครบถ ้วนตามหัวข ้อ

ประกอบด ้วยแผนงาน
โครงการ และแผนการใช ้
งบประมาณ

สานัก/กองต่างๆ

การนาเสนอทีก
่ าหนด
2. การคิดค่าใช ้จ่ายต ้องอยูภ
่ ายใต ้ระเบียบ
ทีก
่ าหนด
3. กิจกรรมการดาเนินการสอดคล ้องกับ
วัตถุประสงค์ทก
ี่ าหนด

3

No

เสนอ
ผู ้บริหาร
เพือ
่ อนุมัต ิ
โครงการ

Yes
4

้ จัดจ ้าง
จัดซือ

เสนอผู ้บริหารเพือ
่ ขออนุมต
ั ิ
โครงการ

-

สานัก/กองต่างๆ

้ จัดจ ้าง
ดาเนินการจัดซือ

-

สานัก/กองต่างๆ

ึ ษาข ้อมูลเพิม
ศก
่ เติมได ้ที่

www.opdc.go.th
ชุดเครือ
่ งมือการเรียนรู ้ด ้วยตนเอง
(Self-Learning Tool Kits)
“คูม
่ อ
ื การปฏิบต
ั งิ าน (Work Manual)”

Thank you


Slide 14

PowerPoint สื่อการเรียนการสอน
รายวิชาการผลิตเอกสาร (3215-2003)
ระดับชัน้ ปวส. สาขาวิชาการจัดการทั่วปป

การจ ัดทาคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน
(Work Manual)
เพือ
่ ดาเนินการตามเกณฑ์คณ
ุ ภาพ
้ ฐาน
การบริหารจ ัดการภาคร ัฐระด ับพืน
(Fundamental Level : FL)
ประจาปี งบประมาณ 2552

ว ัตถุประสงค์
การจ ัดทา Work Manual


เพือ
่ ให ้สว่ นราชการมีการจัดคู่มอ
ื การปฏิบัตงิ านทีช
่ ัดเจน อย่างเป็ นลายลักษณ์อักษร ทีแ
่ สดงถึง
รายละเอีย ดขั น
้ ตอนการปฏิบั ต ิง านของกิจ กรรม/กระบวนการต่ า ง ๆ ของหน่ ว ยงาน เพื่อ ใช ้
ประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์การ



การจั ด ท าคู่ม ือ การปฏิบั ต งิ านถือ เป็ นเครื่อ งมือ อย่า งหนึ่ง ในการสร ้างมาตรฐานการปฏิบั ต งิ าน
่ ารบริหารคุณภาพทั่วทัง้ องค์กรอย่างมีประสท
ิ ธิภาพ ทัง้ นี้ เพือ
(ตาม PM 5) ทีม
่ ุ่งไปสูก
่ ให ้การ
ทางานของสว่ นราชการได ้มาตรฐานเป็ นไปตามเป้ าหมาย ได ้ผลิตผลหรือการบริการทีม
่ ค
ี ุณภาพ
เสร็ จรวดเร็ วทันตามกาหนดเวลานั ด หมาย มีการทางานปลอดภัย และไม่สร ้างมลพิษแก่ชม
ุ ชน
เพือ
่ การบรรลุข ้อกาหนดทีส
่ าคัญของกระบวนการ

แนวทางการดาเนินการตาม PM 5

PM 5 : สว่ นราชการต ้องกาหนดมาตรฐานการปฏิบต
ั งิ าน ของ
กระบวนการทีส
่ ร ้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมี
วิธก
ี ารในการนามาตรฐานการปฏิบต
ั งิ านดังกล่าวให ้บุคลากร
นาไปปฏิบต
ั ิ เพือ
่ ให ้บรรลุผลตามข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ

กระบวนการสร้ างคุณค่ า
กระบวนการสาคัญที่สร้ างประโยชน์ ให้ แก่ ผ้ ูรับบริการ ผู้มี
ส่ วนปด้ ส่วนเสีย และส่ งผลต่ อการบรรลุพนั ธกิจหลัก/
ยุทธศาสตร์ ของส่ วนราชการ เป็ นสิ่งที่ตอบโจทย์ ของการ
จัดสรรทรัพยากร และความคุ้มค่ าของการใช้ งบประมาณ
แผ่ นดิน

กระบวนการสนับสนุน
กระบวนการที่ช่วยสนับสนุ นให้ กระบวนการสร้ างคุณ ค่ า
สามารถด าเนิ น การปด้ อย่ างมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ อาทิ
กระบวนการด้ านสารบั ญ การเงิ น /งบประมาณ
กระบวนการทรั พยากรบุคคล กระบวนการจัดซือ้ จัด
จ้ างและพัสดุ กระบวนการด้ าน IT
กระบวนการ
วางแผน เป็ นต้ น

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญของกระบวนการด้าน IT
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” (Key Requirement) หมายถึง ผลลัพธ์ทค
ี่ าดหวัง
ิ้ สุดกระบวนการนั น
เมือ
่ สน
้ อาทิ
กระบวนการติดตัง้ โปรแกรม ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ ความรวดเร็ว ความผิดพลาด
กระบวนการบารุงรักษา ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ รอบระยะเวลา ความถูกต ้อง
ความครบถ ้วน เป็ นต ้น
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” ของกระบวนการสนั บสนุน
ไม่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั คุณลักษณะของผลผลิตและบริการเพียงอย่างเดียว
แต่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั ความต ้องการของผู ้รับบริการทัง้ ภายในและภายนอกองค์การ
่
และระเบียบปฏิบต
ั ห
ิ รือแผนนโยบายทีเ่ กีย
่ วข ้อง เชน
พรบ.ว่าด ้วยการกระทาความผิดเกีย
่ วกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550/แผนแม่บท IT
การค ้นหาข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ สามารถทาได ้โดย
การวิเคราะห์ความต ้องการ ความคาดหวัง
ของผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้องกับกระบวนการ
่ การออกแบบสารวจ การสอบถาม หรือการสงั เกต เป็ นต ้น
เชน

ต ัวชว้ี ัดทีส
่ าค ัญ
ี้ งึ ความสาเร็จของการดาเนินการของ
“ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ” หมายถึง ตัววัดทีบ
่ ง่ ชถ
่
กระบวนการ เชน
- การวัดความผิดพลาดของกระบวนการติดตัง้ โปรแกรม สามารถวัด
ได ้จาก ร ้อยละของข ้อผิดพลาดในการติดตัง้ โปรแกรม โดยตัง้ เป้ าไว ้ไม่เกิน 5%
ของจานวนครัง้ ในการติดตัง้ โปรแกรม
- การวัดรอบระยะเวลาของกระบวนการบารุงรักษาสามารถวัดได ้จาก
ร ้อยละของการดาเนินการตามระยะเวลาทีก
่ าหนด เป็ นต ้น

ต ัวอย่างกระบวนการสน ับสนุนและข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ
ื่ กระบวนการ
รายชอ
สนับสนุน
กระบวนการรับ-สง่
ื ภายนอก
หนั งสอ
ื้ จัดจ ้าง
กระบวนการจัดซอ
กระบวนการพัฒนา
บุคลากร

ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ
ของกระบวน

ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ
ของกระบวนการ

รับ-สง่ เอกสารรวดเร็ว

ื ภายนอก
ร ้อยละของหนั งสอ
ทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน

ความทันเวลา

ร ้อยละของโครงการทีส
่ ามารถ
ื้ จัดจ ้างได ้ทันตามแผนงาน
จัดซอ

สอดคล ้องกับสมรรถนะ ร ้อยละของบุคลากรทีไ่ ด ้รับการ
ของบุคลากร
พัฒนาตามสมรรถนะทีก
่ าหนด

การออกแบบกระบวนการ
้
ปั จจัยทีใ่ ชในการออกแบบกระบวนการ
ประกอบด ้วย


ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ



องค์ความรู ้



เทคโนโลยี



กฎระเบียบ กฎหมาย



ต ้นทุน/ ค่าใชจ่้ าย



ระยะเวลาในการปฏิบต
ั งิ าน



ิ ธิภาพและประสท
ิ ธิผลของกระบวนการ เป็ นต ้น
ประสท

คู่มือการปฏิบตั งิ าน (Work Manual) คืออะปร
้
ิ้ สุดของ
 แผนทีบ
่ อกเสนทางการท
างานทีม
่ จ
ี ด
ุ เริม
่ ต ้นและจุดสน
กระบวนการ
 ระบุถงึ ขัน
้ ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ

ั ซอน
้ มีหลายขัน
 มักจัดทาขึน
้ สาหรับงานทีม
่ ค
ี วามซบ
้ ตอน และ
เกีย
่ วข ้องกับหลายคน
 สามารถปรับปรุงเปลีย
่ นแปลงเมือ
่ มีการเปลีย
่ นแปลงการ
ปฏิบต
ั งิ าน
 เพือ
่ ให ้ผู ้ปฏิบต
ั งิ านไว ้ใชอ้ ้างอิง ไม่ให ้เกิดความผิดพลาดในการ
ปฏิบต
ั งิ าน

ขอบเขตหล ัก Work Manual
1.

Work Flow ของกระบวนการ

2.

ขัน
้ ตอนการปฏิบต
ั งิ าน

3.

•

รายละเอียดวิธก
ี ารทางานของแต่ละขัน
้ ตอนย่อย

•

้
เอกสาร/ระเบียบ ทีใ่ ชประกอบการด
าเนินการ

•

แบบฟอร์ม

•

ผู ้รับผิดชอบ

มาตรฐานงาน คือ ข ้อกาหนดในการปฏิบต
ั งิ าน
•

มาตรฐานระยะเวลา

•

่ ความถูกต ้อง ความสมบูรณ์ของข ้อมูล ความ
มาตรฐานในเชงิ คุณภาพ เชน
ผิดพลาด ความคุ ้มค่าของงาน เป็ นต ้น

4.

ระบบการติดตามประเมินผล
•

เพือ
่ ใชติ้ ดตามผลการปฏิบัตงิ านเปรียบเทียบกับมาตรฐานทีก
่ าหนด

•

่ ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน
กาหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เชน

องค์ประกอบคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน

1. ว ัตถุประสงค์ของการจ ัดทาคูม
่ อ
ื

2. ขอบเขต

3. คาจาก ัดความ

4. หน้าทีค
่ วามร ับผิดชอบ

5. Work Flow กระบวนการ

6. ขนตอนการปฏิ
ั้
บ ัติงาน

7. มาตรฐานงาน

8. ระบบติดตามประเมินผล

9. เอกสารอ้างอิง

10. แบบฟอร์มทีใ่ ช ้

วัตถุประสงค์ (Objectives)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ ในการจัดทาคู่มอื ปฏิบัตงิ าน
ของกระบวนนีข้ นึ ้ มา

• ตัวอย่ างวัตถุประสงค์ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
เพื่ อ ให้ ม่ ั นใจว่ าปด้ มี ก ารปฏิ บั ติ ต ามข้ อ ก าหนด ระเบี ย บ หลั ก เกณฑ์
เกี่ ยวกั บ การตรวจสอบภายในที่ ก าหนดปว้ อย่ างสม่ าเสมอและมี
ประสิทธิภาพ สอดคล้ องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ ขององค์ กร

ขอบเขต (Scope)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่ าครอบคลุมตัง้ แต่
ขัน้ ตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หน่ วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

• ตัวอย่ างขอบเขตเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบตั นิ ีค้ รอบคลุมขัน้ ตอนการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และผู้รับการตรวจสอบ ตัง้ แต่ การวางแผนการตรวจสอบ การดาเนินการตรวจสอบ
การจัดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซา้ สาหรับทุกครัง้ ที่มกี าร
ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข

คาจากัดความ (Definition)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงคาศัพท์ เฉพาะซึ่งอาจเป็ นภาษาปทยหรื อ
ภาษาอังกฤษ หรื อคาย่ อ ที่กล่ าวถึงภายใต้ ระเบียบปฏิบัตนิ ัน้ ๆ เพื่อให้ เป็ น
ที่เข้ าใจตรงกัน

• ตัวอย่ างคาจากัดความ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
Auditor = ผู้ตรวจสอบที่ปด้ รับมอบหมายอย่ างเป็ นทางการ
Auditee= แผนก หน่ วยงาน หรื อบุคคลผู้ปด้ รับการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การร้ องขอให้ ดาเนินการแก้ ปข

หน้ าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบว่ ามีใครบ้ างที่เกี่ยวข้ องกับระเบียบปฏิบตั นิ ัน้ ๆ โดยมักจะ
เรียงจากผู้อานาจหรือตาแหน่ งสูงสุดลงมา

• ตัวอย่ างหน้ าที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ผู้อานวยการกอง: อนุมัตแิ ผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน
หัวหน้ ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ ความร่ วมมือในการตรวจสอบ
นักวิชาการ 6 ว. : จัดทาแผน ดาเนินการตรวจสอบ สรุ ปผลและติดตามผล

Work Flow กระบวนการ
No

Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

No

Yes

เอกสารอ้ างอิง (Reference Document)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ ประกอบคู่กันหรืออ้ างอิงถึงกัน
เพื่อให้ การปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ สมบูรณ์ ปด้ แก่ ระเบียบปฏิบตั เิ รื่ องอื่น พระราชบัญญัติ
กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทางาน เป็ นต้ น

• ตัวอย่ างเอกสารอ้ างอิงเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบัตเิ รื่ องการแก้ ปขและป้องกัน(QP-QMR-01)
ระเบียบปฏิบัตเิ รื่ องการทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร (QP-QMR-02)

แบบฟอร์ มที่ใช้ (Form)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงแบบฟอร์ มต่ าง ๆ ที่ต้องใช้ ในการบันทึก
ข้ อมูลของผู้ท่ เี กี่ยวข้ อง ในการปฏิบัตงิ านของกระบวนการนัน้ ๆ

• ตัวอย่ างแบบฟอร์ มเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อองค์การและผู ้บังคับบัญชา
•

ใชฝึ้ กอบรมข ้าราชการใหม่

•

้ นคูม
ประหยัดงบประมาณในการฝึ กอบรม เนือ
่ งจากหัวหน ้างานใชเป็
่ อ
ื ในการสอนงาน

•

ั เจนไม่ซ้าซอน
้
ทาให ้การกาหนดหน ้าทีก
่ ารงานชด

•

้
ใชในการควบคุ
มงานและการติดตามผลการปฏิบัตงิ านให ้มีความผิดพลาดในการ
ทางานลดน ้อยลง

•

เป็ นคูม
่ อ
ื ในการประเมินผลการปฏิบัตงิ าน (Performance Review) ของบุคลากร

•

ชว่ ยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่

•

้ นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการให ้บริการ
ใชเป็

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อผู ้ปฏิบต
ั งิ าน

•

ั เจนยิง่ ขึน
ได ้รับทราบภาระหน ้าทีข
่ องตนเองชด
้

•

ได ้เรียนรู ้งานเร็วขึน
้ ทัง้ ตอนทีเ่ ข ้ามาทางานใหม่ / หรือตอนทีจ
่ ะย ้ายงานใหม่

•

มีขน
ั ้ ตอนในการทางานทีแ
่ น่นอน ทาให ้การทางานได ้ง่ายขึน
้

•

รู ้จักวางแผนการทางานเพือ
่ ให ้ผลงานออกมาตามเป้ าหมาย

•

้ นแนวทางเพือ
สามารถใชเป็
่ การวิเคราะห์งานให ้ทันสมัยอยูต
่ ลอดเวลา

•

ิ ธิภาพมากยิง่ ขึน
สามารถทางานได ้อย่างมีประสท
้ เพราะมีสงิ่ ทีอ
่ ้างอิง

•

ี ในการปฏิบัตงิ าน
สร ้างความเป็ นมืออาชพ

ปั จจัยสาคัญในการจัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน
ลักษณะที่ดขี องคู่มือการปฏิบัตงิ าน

คุณสมบัตแิ ละทักษะของผู้จัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน

ลักษณะทีด่ ขี องคู่มือการปฏิบัติงาน
•
•
•
•
•
•
•

กระชับ ชัดเจน เข้ าใจปด้ ง่าย
เป็ นประโยชน์ สาหรับการทางานและฝึ กอบรม
เหมาะสมกับองค์ กรและผู้ใช้ งานแต่ ละกลุ่ม
มีความน่ าสนใจ น่ าติดตาม
มีความเป็ นปั จจุบัน (Update) ปม่ ล้าสมัย
แสดงหน่ วยงานที่จัดทา วันที่บังคับใช้
มีตวั อย่ างประกอบ

Clear
Complete
Concise
Correct

คุณสมบัตแิ ละทักษะ
ของผู้จัดทาเอกสารการปฏิบัตงิ าน
คุณสมบัติ
• มีความรู้ ความเชี่ยวชาญในการ
ปฏิบัตงิ านเรื่องนัน้ ๆ
• เป็ นคนช่ างสังเกต
• เอาใจใส่ ในรายละเอียดของการ
ปฏิบัตงิ าน
• รู้ทฤษฎีและความรู้พนื ้ ฐานของการ
วิเคราะห์ ระบบงาน
• รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่ าง ๆ
• รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่

ทักษะ
• ทักษะการวิเคราะห์
(Analysis Skills)
• ทักษะการสื่อสาร
(Communication Skills)
• ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทักษะการประเมินผล
(Evaluation Skills)

ื่ กระบวนการ
ต ัวอย่างแบบฟอร์มแสดงรายชอ
ื่ กระบวนการ
รายชอ

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ

ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของ
กระบวนการ

ต ัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ..........................................................................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ...................................................
ลาด ับที่

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

เอกสารที่
เกีย
่ วข้อง

No
Yes

No
Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

่ มต่อระหว่างขัน
จุดเชือ
้ ตอน

(เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ
ไม่สามารถจบได ้ภายใน 1 หน ้า)

การออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ......กระบวนการรับหนังสอ
ื ภายนอก.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละของเอกสารทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน............

ต ัวอย่าง1

ลาด ับ

1

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

5 นาที

บันทึกข ้อมูลรับหนังสือเข ้าระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีส
่ ารบรรณ

5 นาที

หัวหน ้าสารบรรณ ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น
และรวบรวมนาเสนอต่อ ผอ.สบก

หัวหน ้า
ฝ่ ายสารบรรณ

ผอ.สลธ.พิจารณาหนังสือภายนอกก่อนส่ง
มอบให ้ผุ ้เกีย
่ วข ้อง

ผอ.สบก

10 นาที

เจ ้าหน ้าทีบ
่ น
ั ทึกข ้อมูลการส่งเอกสารในระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งหนังสือไปยังสานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของ สบก

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งบันทึกข ้อมูลลงรับ
เอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งจัดแฟ้ มเสนอ ผอ.
สานัก พิจารณามอบหมายให ้ผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้อง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

ลงทะเบียนรับ

2

ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น

3

เสนอ
ผอ.สลธ.

4

จัดส่งหนังสือไปยัง
สานักทีเ่ กีย
่ วข ้อง

5

สานักเจ ้าของเรือ
่ ง
ลงรับเอกสาร

6

ระยะเวลา

เสนอ
ผอ.สานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

1 วัน

การออกแบบกระบวนการ

ต ัวอย่าง2

ื่ กระบวนการ......กระบวนการจัดทาแผนงานโครงการ.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละข ้อผิดพลาดในการจัดทาแผนงานโครงการ
ลาด ั
บ

ผ ังกระบวนการ

1

ศึกษาวิเคราะห์
แนวทางการดาเนินงาน

รายละเอียดงาน
สานัก/กองศึกษาวิเคราะห์
กิจกรรมทีจ
่ ะดาเนินการใน
ปี งบประมาณนัน
้ ๆ

มาตรฐานคุณภาพงาน
ปั จจัยทีต
่ ้องนามาวิเคราะห์ ให ้ครอบคลุม
ในเรือ
่ ง

ผูร้ ับผิดชอบ
สานัก/กองต่างๆ

1.ผลการดาเนินงานทีผ
่ า่ นมา
2. ปั จจัยภายใน/ปั จจัยภายนอก ที่
ผลกระทบต่อการดาเนินการ
่ งทีค
3. ความเสีย
่ าดว่าจะเกิดขึน
้

2
จัดทาแผนงานโครงการ

ผู ้รับผิดชอบจัดทาบันทึกขอ

ในการจัดทาแผนงาน ต ้องมีลักษณะ ดังนี้

อนุมต
ั โิ ครงการ ที่

1. จัดทาแผนงานให ้ครบถ ้วนตามหัวข ้อ

ประกอบด ้วยแผนงาน
โครงการ และแผนการใช ้
งบประมาณ

สานัก/กองต่างๆ

การนาเสนอทีก
่ าหนด
2. การคิดค่าใช ้จ่ายต ้องอยูภ
่ ายใต ้ระเบียบ
ทีก
่ าหนด
3. กิจกรรมการดาเนินการสอดคล ้องกับ
วัตถุประสงค์ทก
ี่ าหนด

3

No

เสนอ
ผู ้บริหาร
เพือ
่ อนุมัต ิ
โครงการ

Yes
4

้ จัดจ ้าง
จัดซือ

เสนอผู ้บริหารเพือ
่ ขออนุมต
ั ิ
โครงการ

-

สานัก/กองต่างๆ

้ จัดจ ้าง
ดาเนินการจัดซือ

-

สานัก/กองต่างๆ

ึ ษาข ้อมูลเพิม
ศก
่ เติมได ้ที่

www.opdc.go.th
ชุดเครือ
่ งมือการเรียนรู ้ด ้วยตนเอง
(Self-Learning Tool Kits)
“คูม
่ อ
ื การปฏิบต
ั งิ าน (Work Manual)”

Thank you


Slide 15

PowerPoint สื่อการเรียนการสอน
รายวิชาการผลิตเอกสาร (3215-2003)
ระดับชัน้ ปวส. สาขาวิชาการจัดการทั่วปป

การจ ัดทาคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน
(Work Manual)
เพือ
่ ดาเนินการตามเกณฑ์คณ
ุ ภาพ
้ ฐาน
การบริหารจ ัดการภาคร ัฐระด ับพืน
(Fundamental Level : FL)
ประจาปี งบประมาณ 2552

ว ัตถุประสงค์
การจ ัดทา Work Manual


เพือ
่ ให ้สว่ นราชการมีการจัดคู่มอ
ื การปฏิบัตงิ านทีช
่ ัดเจน อย่างเป็ นลายลักษณ์อักษร ทีแ
่ สดงถึง
รายละเอีย ดขั น
้ ตอนการปฏิบั ต ิง านของกิจ กรรม/กระบวนการต่ า ง ๆ ของหน่ ว ยงาน เพื่อ ใช ้
ประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์การ



การจั ด ท าคู่ม ือ การปฏิบั ต งิ านถือ เป็ นเครื่อ งมือ อย่า งหนึ่ง ในการสร ้างมาตรฐานการปฏิบั ต งิ าน
่ ารบริหารคุณภาพทั่วทัง้ องค์กรอย่างมีประสท
ิ ธิภาพ ทัง้ นี้ เพือ
(ตาม PM 5) ทีม
่ ุ่งไปสูก
่ ให ้การ
ทางานของสว่ นราชการได ้มาตรฐานเป็ นไปตามเป้ าหมาย ได ้ผลิตผลหรือการบริการทีม
่ ค
ี ุณภาพ
เสร็ จรวดเร็ วทันตามกาหนดเวลานั ด หมาย มีการทางานปลอดภัย และไม่สร ้างมลพิษแก่ชม
ุ ชน
เพือ
่ การบรรลุข ้อกาหนดทีส
่ าคัญของกระบวนการ

แนวทางการดาเนินการตาม PM 5

PM 5 : สว่ นราชการต ้องกาหนดมาตรฐานการปฏิบต
ั งิ าน ของ
กระบวนการทีส
่ ร ้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมี
วิธก
ี ารในการนามาตรฐานการปฏิบต
ั งิ านดังกล่าวให ้บุคลากร
นาไปปฏิบต
ั ิ เพือ
่ ให ้บรรลุผลตามข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ

กระบวนการสร้ างคุณค่ า
กระบวนการสาคัญที่สร้ างประโยชน์ ให้ แก่ ผ้ ูรับบริการ ผู้มี
ส่ วนปด้ ส่วนเสีย และส่ งผลต่ อการบรรลุพนั ธกิจหลัก/
ยุทธศาสตร์ ของส่ วนราชการ เป็ นสิ่งที่ตอบโจทย์ ของการ
จัดสรรทรัพยากร และความคุ้มค่ าของการใช้ งบประมาณ
แผ่ นดิน

กระบวนการสนับสนุน
กระบวนการที่ช่วยสนับสนุ นให้ กระบวนการสร้ างคุณ ค่ า
สามารถด าเนิ น การปด้ อย่ างมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ อาทิ
กระบวนการด้ านสารบั ญ การเงิ น /งบประมาณ
กระบวนการทรั พยากรบุคคล กระบวนการจัดซือ้ จัด
จ้ างและพัสดุ กระบวนการด้ าน IT
กระบวนการ
วางแผน เป็ นต้ น

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญของกระบวนการด้าน IT
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” (Key Requirement) หมายถึง ผลลัพธ์ทค
ี่ าดหวัง
ิ้ สุดกระบวนการนั น
เมือ
่ สน
้ อาทิ
กระบวนการติดตัง้ โปรแกรม ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ ความรวดเร็ว ความผิดพลาด
กระบวนการบารุงรักษา ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ รอบระยะเวลา ความถูกต ้อง
ความครบถ ้วน เป็ นต ้น
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” ของกระบวนการสนั บสนุน
ไม่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั คุณลักษณะของผลผลิตและบริการเพียงอย่างเดียว
แต่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั ความต ้องการของผู ้รับบริการทัง้ ภายในและภายนอกองค์การ
่
และระเบียบปฏิบต
ั ห
ิ รือแผนนโยบายทีเ่ กีย
่ วข ้อง เชน
พรบ.ว่าด ้วยการกระทาความผิดเกีย
่ วกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550/แผนแม่บท IT
การค ้นหาข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ สามารถทาได ้โดย
การวิเคราะห์ความต ้องการ ความคาดหวัง
ของผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้องกับกระบวนการ
่ การออกแบบสารวจ การสอบถาม หรือการสงั เกต เป็ นต ้น
เชน

ต ัวชว้ี ัดทีส
่ าค ัญ
ี้ งึ ความสาเร็จของการดาเนินการของ
“ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ” หมายถึง ตัววัดทีบ
่ ง่ ชถ
่
กระบวนการ เชน
- การวัดความผิดพลาดของกระบวนการติดตัง้ โปรแกรม สามารถวัด
ได ้จาก ร ้อยละของข ้อผิดพลาดในการติดตัง้ โปรแกรม โดยตัง้ เป้ าไว ้ไม่เกิน 5%
ของจานวนครัง้ ในการติดตัง้ โปรแกรม
- การวัดรอบระยะเวลาของกระบวนการบารุงรักษาสามารถวัดได ้จาก
ร ้อยละของการดาเนินการตามระยะเวลาทีก
่ าหนด เป็ นต ้น

ต ัวอย่างกระบวนการสน ับสนุนและข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ
ื่ กระบวนการ
รายชอ
สนับสนุน
กระบวนการรับ-สง่
ื ภายนอก
หนั งสอ
ื้ จัดจ ้าง
กระบวนการจัดซอ
กระบวนการพัฒนา
บุคลากร

ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ
ของกระบวน

ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ
ของกระบวนการ

รับ-สง่ เอกสารรวดเร็ว

ื ภายนอก
ร ้อยละของหนั งสอ
ทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน

ความทันเวลา

ร ้อยละของโครงการทีส
่ ามารถ
ื้ จัดจ ้างได ้ทันตามแผนงาน
จัดซอ

สอดคล ้องกับสมรรถนะ ร ้อยละของบุคลากรทีไ่ ด ้รับการ
ของบุคลากร
พัฒนาตามสมรรถนะทีก
่ าหนด

การออกแบบกระบวนการ
้
ปั จจัยทีใ่ ชในการออกแบบกระบวนการ
ประกอบด ้วย


ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ



องค์ความรู ้



เทคโนโลยี



กฎระเบียบ กฎหมาย



ต ้นทุน/ ค่าใชจ่้ าย



ระยะเวลาในการปฏิบต
ั งิ าน



ิ ธิภาพและประสท
ิ ธิผลของกระบวนการ เป็ นต ้น
ประสท

คู่มือการปฏิบตั งิ าน (Work Manual) คืออะปร
้
ิ้ สุดของ
 แผนทีบ
่ อกเสนทางการท
างานทีม
่ จ
ี ด
ุ เริม
่ ต ้นและจุดสน
กระบวนการ
 ระบุถงึ ขัน
้ ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ

ั ซอน
้ มีหลายขัน
 มักจัดทาขึน
้ สาหรับงานทีม
่ ค
ี วามซบ
้ ตอน และ
เกีย
่ วข ้องกับหลายคน
 สามารถปรับปรุงเปลีย
่ นแปลงเมือ
่ มีการเปลีย
่ นแปลงการ
ปฏิบต
ั งิ าน
 เพือ
่ ให ้ผู ้ปฏิบต
ั งิ านไว ้ใชอ้ ้างอิง ไม่ให ้เกิดความผิดพลาดในการ
ปฏิบต
ั งิ าน

ขอบเขตหล ัก Work Manual
1.

Work Flow ของกระบวนการ

2.

ขัน
้ ตอนการปฏิบต
ั งิ าน

3.

•

รายละเอียดวิธก
ี ารทางานของแต่ละขัน
้ ตอนย่อย

•

้
เอกสาร/ระเบียบ ทีใ่ ชประกอบการด
าเนินการ

•

แบบฟอร์ม

•

ผู ้รับผิดชอบ

มาตรฐานงาน คือ ข ้อกาหนดในการปฏิบต
ั งิ าน
•

มาตรฐานระยะเวลา

•

่ ความถูกต ้อง ความสมบูรณ์ของข ้อมูล ความ
มาตรฐานในเชงิ คุณภาพ เชน
ผิดพลาด ความคุ ้มค่าของงาน เป็ นต ้น

4.

ระบบการติดตามประเมินผล
•

เพือ
่ ใชติ้ ดตามผลการปฏิบัตงิ านเปรียบเทียบกับมาตรฐานทีก
่ าหนด

•

่ ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน
กาหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เชน

องค์ประกอบคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน

1. ว ัตถุประสงค์ของการจ ัดทาคูม
่ อ
ื

2. ขอบเขต

3. คาจาก ัดความ

4. หน้าทีค
่ วามร ับผิดชอบ

5. Work Flow กระบวนการ

6. ขนตอนการปฏิ
ั้
บ ัติงาน

7. มาตรฐานงาน

8. ระบบติดตามประเมินผล

9. เอกสารอ้างอิง

10. แบบฟอร์มทีใ่ ช ้

วัตถุประสงค์ (Objectives)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ ในการจัดทาคู่มอื ปฏิบัตงิ าน
ของกระบวนนีข้ นึ ้ มา

• ตัวอย่ างวัตถุประสงค์ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
เพื่ อ ให้ ม่ ั นใจว่ าปด้ มี ก ารปฏิ บั ติ ต ามข้ อ ก าหนด ระเบี ย บ หลั ก เกณฑ์
เกี่ ยวกั บ การตรวจสอบภายในที่ ก าหนดปว้ อย่ างสม่ าเสมอและมี
ประสิทธิภาพ สอดคล้ องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ ขององค์ กร

ขอบเขต (Scope)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่ าครอบคลุมตัง้ แต่
ขัน้ ตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หน่ วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

• ตัวอย่ างขอบเขตเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบตั นิ ีค้ รอบคลุมขัน้ ตอนการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และผู้รับการตรวจสอบ ตัง้ แต่ การวางแผนการตรวจสอบ การดาเนินการตรวจสอบ
การจัดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซา้ สาหรับทุกครัง้ ที่มกี าร
ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข

คาจากัดความ (Definition)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงคาศัพท์ เฉพาะซึ่งอาจเป็ นภาษาปทยหรื อ
ภาษาอังกฤษ หรื อคาย่ อ ที่กล่ าวถึงภายใต้ ระเบียบปฏิบัตนิ ัน้ ๆ เพื่อให้ เป็ น
ที่เข้ าใจตรงกัน

• ตัวอย่ างคาจากัดความ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
Auditor = ผู้ตรวจสอบที่ปด้ รับมอบหมายอย่ างเป็ นทางการ
Auditee= แผนก หน่ วยงาน หรื อบุคคลผู้ปด้ รับการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การร้ องขอให้ ดาเนินการแก้ ปข

หน้ าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบว่ ามีใครบ้ างที่เกี่ยวข้ องกับระเบียบปฏิบตั นิ ัน้ ๆ โดยมักจะ
เรียงจากผู้อานาจหรือตาแหน่ งสูงสุดลงมา

• ตัวอย่ างหน้ าที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ผู้อานวยการกอง: อนุมัตแิ ผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน
หัวหน้ ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ ความร่ วมมือในการตรวจสอบ
นักวิชาการ 6 ว. : จัดทาแผน ดาเนินการตรวจสอบ สรุ ปผลและติดตามผล

Work Flow กระบวนการ
No

Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

No

Yes

เอกสารอ้ างอิง (Reference Document)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ ประกอบคู่กันหรืออ้ างอิงถึงกัน
เพื่อให้ การปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ สมบูรณ์ ปด้ แก่ ระเบียบปฏิบตั เิ รื่ องอื่น พระราชบัญญัติ
กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทางาน เป็ นต้ น

• ตัวอย่ างเอกสารอ้ างอิงเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบัตเิ รื่ องการแก้ ปขและป้องกัน(QP-QMR-01)
ระเบียบปฏิบัตเิ รื่ องการทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร (QP-QMR-02)

แบบฟอร์ มที่ใช้ (Form)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงแบบฟอร์ มต่ าง ๆ ที่ต้องใช้ ในการบันทึก
ข้ อมูลของผู้ท่ เี กี่ยวข้ อง ในการปฏิบัตงิ านของกระบวนการนัน้ ๆ

• ตัวอย่ างแบบฟอร์ มเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อองค์การและผู ้บังคับบัญชา
•

ใชฝึ้ กอบรมข ้าราชการใหม่

•

้ นคูม
ประหยัดงบประมาณในการฝึ กอบรม เนือ
่ งจากหัวหน ้างานใชเป็
่ อ
ื ในการสอนงาน

•

ั เจนไม่ซ้าซอน
้
ทาให ้การกาหนดหน ้าทีก
่ ารงานชด

•

้
ใชในการควบคุ
มงานและการติดตามผลการปฏิบัตงิ านให ้มีความผิดพลาดในการ
ทางานลดน ้อยลง

•

เป็ นคูม
่ อ
ื ในการประเมินผลการปฏิบัตงิ าน (Performance Review) ของบุคลากร

•

ชว่ ยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่

•

้ นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการให ้บริการ
ใชเป็

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อผู ้ปฏิบต
ั งิ าน

•

ั เจนยิง่ ขึน
ได ้รับทราบภาระหน ้าทีข
่ องตนเองชด
้

•

ได ้เรียนรู ้งานเร็วขึน
้ ทัง้ ตอนทีเ่ ข ้ามาทางานใหม่ / หรือตอนทีจ
่ ะย ้ายงานใหม่

•

มีขน
ั ้ ตอนในการทางานทีแ
่ น่นอน ทาให ้การทางานได ้ง่ายขึน
้

•

รู ้จักวางแผนการทางานเพือ
่ ให ้ผลงานออกมาตามเป้ าหมาย

•

้ นแนวทางเพือ
สามารถใชเป็
่ การวิเคราะห์งานให ้ทันสมัยอยูต
่ ลอดเวลา

•

ิ ธิภาพมากยิง่ ขึน
สามารถทางานได ้อย่างมีประสท
้ เพราะมีสงิ่ ทีอ
่ ้างอิง

•

ี ในการปฏิบัตงิ าน
สร ้างความเป็ นมืออาชพ

ปั จจัยสาคัญในการจัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน
ลักษณะที่ดขี องคู่มือการปฏิบัตงิ าน

คุณสมบัตแิ ละทักษะของผู้จัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน

ลักษณะทีด่ ขี องคู่มือการปฏิบัติงาน
•
•
•
•
•
•
•

กระชับ ชัดเจน เข้ าใจปด้ ง่าย
เป็ นประโยชน์ สาหรับการทางานและฝึ กอบรม
เหมาะสมกับองค์ กรและผู้ใช้ งานแต่ ละกลุ่ม
มีความน่ าสนใจ น่ าติดตาม
มีความเป็ นปั จจุบัน (Update) ปม่ ล้าสมัย
แสดงหน่ วยงานที่จัดทา วันที่บังคับใช้
มีตวั อย่ างประกอบ

Clear
Complete
Concise
Correct

คุณสมบัตแิ ละทักษะ
ของผู้จัดทาเอกสารการปฏิบัตงิ าน
คุณสมบัติ
• มีความรู้ ความเชี่ยวชาญในการ
ปฏิบัตงิ านเรื่องนัน้ ๆ
• เป็ นคนช่ างสังเกต
• เอาใจใส่ ในรายละเอียดของการ
ปฏิบัตงิ าน
• รู้ทฤษฎีและความรู้พนื ้ ฐานของการ
วิเคราะห์ ระบบงาน
• รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่ าง ๆ
• รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่

ทักษะ
• ทักษะการวิเคราะห์
(Analysis Skills)
• ทักษะการสื่อสาร
(Communication Skills)
• ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทักษะการประเมินผล
(Evaluation Skills)

ื่ กระบวนการ
ต ัวอย่างแบบฟอร์มแสดงรายชอ
ื่ กระบวนการ
รายชอ

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ

ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของ
กระบวนการ

ต ัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ..........................................................................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ...................................................
ลาด ับที่

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

เอกสารที่
เกีย
่ วข้อง

No
Yes

No
Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

่ มต่อระหว่างขัน
จุดเชือ
้ ตอน

(เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ
ไม่สามารถจบได ้ภายใน 1 หน ้า)

การออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ......กระบวนการรับหนังสอ
ื ภายนอก.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละของเอกสารทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน............

ต ัวอย่าง1

ลาด ับ

1

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

5 นาที

บันทึกข ้อมูลรับหนังสือเข ้าระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีส
่ ารบรรณ

5 นาที

หัวหน ้าสารบรรณ ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น
และรวบรวมนาเสนอต่อ ผอ.สบก

หัวหน ้า
ฝ่ ายสารบรรณ

ผอ.สลธ.พิจารณาหนังสือภายนอกก่อนส่ง
มอบให ้ผุ ้เกีย
่ วข ้อง

ผอ.สบก

10 นาที

เจ ้าหน ้าทีบ
่ น
ั ทึกข ้อมูลการส่งเอกสารในระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งหนังสือไปยังสานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของ สบก

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งบันทึกข ้อมูลลงรับ
เอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งจัดแฟ้ มเสนอ ผอ.
สานัก พิจารณามอบหมายให ้ผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้อง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

ลงทะเบียนรับ

2

ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น

3

เสนอ
ผอ.สลธ.

4

จัดส่งหนังสือไปยัง
สานักทีเ่ กีย
่ วข ้อง

5

สานักเจ ้าของเรือ
่ ง
ลงรับเอกสาร

6

ระยะเวลา

เสนอ
ผอ.สานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

1 วัน

การออกแบบกระบวนการ

ต ัวอย่าง2

ื่ กระบวนการ......กระบวนการจัดทาแผนงานโครงการ.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละข ้อผิดพลาดในการจัดทาแผนงานโครงการ
ลาด ั
บ

ผ ังกระบวนการ

1

ศึกษาวิเคราะห์
แนวทางการดาเนินงาน

รายละเอียดงาน
สานัก/กองศึกษาวิเคราะห์
กิจกรรมทีจ
่ ะดาเนินการใน
ปี งบประมาณนัน
้ ๆ

มาตรฐานคุณภาพงาน
ปั จจัยทีต
่ ้องนามาวิเคราะห์ ให ้ครอบคลุม
ในเรือ
่ ง

ผูร้ ับผิดชอบ
สานัก/กองต่างๆ

1.ผลการดาเนินงานทีผ
่ า่ นมา
2. ปั จจัยภายใน/ปั จจัยภายนอก ที่
ผลกระทบต่อการดาเนินการ
่ งทีค
3. ความเสีย
่ าดว่าจะเกิดขึน
้

2
จัดทาแผนงานโครงการ

ผู ้รับผิดชอบจัดทาบันทึกขอ

ในการจัดทาแผนงาน ต ้องมีลักษณะ ดังนี้

อนุมต
ั โิ ครงการ ที่

1. จัดทาแผนงานให ้ครบถ ้วนตามหัวข ้อ

ประกอบด ้วยแผนงาน
โครงการ และแผนการใช ้
งบประมาณ

สานัก/กองต่างๆ

การนาเสนอทีก
่ าหนด
2. การคิดค่าใช ้จ่ายต ้องอยูภ
่ ายใต ้ระเบียบ
ทีก
่ าหนด
3. กิจกรรมการดาเนินการสอดคล ้องกับ
วัตถุประสงค์ทก
ี่ าหนด

3

No

เสนอ
ผู ้บริหาร
เพือ
่ อนุมัต ิ
โครงการ

Yes
4

้ จัดจ ้าง
จัดซือ

เสนอผู ้บริหารเพือ
่ ขออนุมต
ั ิ
โครงการ

-

สานัก/กองต่างๆ

้ จัดจ ้าง
ดาเนินการจัดซือ

-

สานัก/กองต่างๆ

ึ ษาข ้อมูลเพิม
ศก
่ เติมได ้ที่

www.opdc.go.th
ชุดเครือ
่ งมือการเรียนรู ้ด ้วยตนเอง
(Self-Learning Tool Kits)
“คูม
่ อ
ื การปฏิบต
ั งิ าน (Work Manual)”

Thank you


Slide 16

PowerPoint สื่อการเรียนการสอน
รายวิชาการผลิตเอกสาร (3215-2003)
ระดับชัน้ ปวส. สาขาวิชาการจัดการทั่วปป

การจ ัดทาคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน
(Work Manual)
เพือ
่ ดาเนินการตามเกณฑ์คณ
ุ ภาพ
้ ฐาน
การบริหารจ ัดการภาคร ัฐระด ับพืน
(Fundamental Level : FL)
ประจาปี งบประมาณ 2552

ว ัตถุประสงค์
การจ ัดทา Work Manual


เพือ
่ ให ้สว่ นราชการมีการจัดคู่มอ
ื การปฏิบัตงิ านทีช
่ ัดเจน อย่างเป็ นลายลักษณ์อักษร ทีแ
่ สดงถึง
รายละเอีย ดขั น
้ ตอนการปฏิบั ต ิง านของกิจ กรรม/กระบวนการต่ า ง ๆ ของหน่ ว ยงาน เพื่อ ใช ้
ประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์การ



การจั ด ท าคู่ม ือ การปฏิบั ต งิ านถือ เป็ นเครื่อ งมือ อย่า งหนึ่ง ในการสร ้างมาตรฐานการปฏิบั ต งิ าน
่ ารบริหารคุณภาพทั่วทัง้ องค์กรอย่างมีประสท
ิ ธิภาพ ทัง้ นี้ เพือ
(ตาม PM 5) ทีม
่ ุ่งไปสูก
่ ให ้การ
ทางานของสว่ นราชการได ้มาตรฐานเป็ นไปตามเป้ าหมาย ได ้ผลิตผลหรือการบริการทีม
่ ค
ี ุณภาพ
เสร็ จรวดเร็ วทันตามกาหนดเวลานั ด หมาย มีการทางานปลอดภัย และไม่สร ้างมลพิษแก่ชม
ุ ชน
เพือ
่ การบรรลุข ้อกาหนดทีส
่ าคัญของกระบวนการ

แนวทางการดาเนินการตาม PM 5

PM 5 : สว่ นราชการต ้องกาหนดมาตรฐานการปฏิบต
ั งิ าน ของ
กระบวนการทีส
่ ร ้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมี
วิธก
ี ารในการนามาตรฐานการปฏิบต
ั งิ านดังกล่าวให ้บุคลากร
นาไปปฏิบต
ั ิ เพือ
่ ให ้บรรลุผลตามข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ

กระบวนการสร้ างคุณค่ า
กระบวนการสาคัญที่สร้ างประโยชน์ ให้ แก่ ผ้ ูรับบริการ ผู้มี
ส่ วนปด้ ส่วนเสีย และส่ งผลต่ อการบรรลุพนั ธกิจหลัก/
ยุทธศาสตร์ ของส่ วนราชการ เป็ นสิ่งที่ตอบโจทย์ ของการ
จัดสรรทรัพยากร และความคุ้มค่ าของการใช้ งบประมาณ
แผ่ นดิน

กระบวนการสนับสนุน
กระบวนการที่ช่วยสนับสนุ นให้ กระบวนการสร้ างคุณ ค่ า
สามารถด าเนิ น การปด้ อย่ างมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ อาทิ
กระบวนการด้ านสารบั ญ การเงิ น /งบประมาณ
กระบวนการทรั พยากรบุคคล กระบวนการจัดซือ้ จัด
จ้ างและพัสดุ กระบวนการด้ าน IT
กระบวนการ
วางแผน เป็ นต้ น

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญของกระบวนการด้าน IT
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” (Key Requirement) หมายถึง ผลลัพธ์ทค
ี่ าดหวัง
ิ้ สุดกระบวนการนั น
เมือ
่ สน
้ อาทิ
กระบวนการติดตัง้ โปรแกรม ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ ความรวดเร็ว ความผิดพลาด
กระบวนการบารุงรักษา ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ รอบระยะเวลา ความถูกต ้อง
ความครบถ ้วน เป็ นต ้น
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” ของกระบวนการสนั บสนุน
ไม่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั คุณลักษณะของผลผลิตและบริการเพียงอย่างเดียว
แต่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั ความต ้องการของผู ้รับบริการทัง้ ภายในและภายนอกองค์การ
่
และระเบียบปฏิบต
ั ห
ิ รือแผนนโยบายทีเ่ กีย
่ วข ้อง เชน
พรบ.ว่าด ้วยการกระทาความผิดเกีย
่ วกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550/แผนแม่บท IT
การค ้นหาข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ สามารถทาได ้โดย
การวิเคราะห์ความต ้องการ ความคาดหวัง
ของผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้องกับกระบวนการ
่ การออกแบบสารวจ การสอบถาม หรือการสงั เกต เป็ นต ้น
เชน

ต ัวชว้ี ัดทีส
่ าค ัญ
ี้ งึ ความสาเร็จของการดาเนินการของ
“ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ” หมายถึง ตัววัดทีบ
่ ง่ ชถ
่
กระบวนการ เชน
- การวัดความผิดพลาดของกระบวนการติดตัง้ โปรแกรม สามารถวัด
ได ้จาก ร ้อยละของข ้อผิดพลาดในการติดตัง้ โปรแกรม โดยตัง้ เป้ าไว ้ไม่เกิน 5%
ของจานวนครัง้ ในการติดตัง้ โปรแกรม
- การวัดรอบระยะเวลาของกระบวนการบารุงรักษาสามารถวัดได ้จาก
ร ้อยละของการดาเนินการตามระยะเวลาทีก
่ าหนด เป็ นต ้น

ต ัวอย่างกระบวนการสน ับสนุนและข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ
ื่ กระบวนการ
รายชอ
สนับสนุน
กระบวนการรับ-สง่
ื ภายนอก
หนั งสอ
ื้ จัดจ ้าง
กระบวนการจัดซอ
กระบวนการพัฒนา
บุคลากร

ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ
ของกระบวน

ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ
ของกระบวนการ

รับ-สง่ เอกสารรวดเร็ว

ื ภายนอก
ร ้อยละของหนั งสอ
ทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน

ความทันเวลา

ร ้อยละของโครงการทีส
่ ามารถ
ื้ จัดจ ้างได ้ทันตามแผนงาน
จัดซอ

สอดคล ้องกับสมรรถนะ ร ้อยละของบุคลากรทีไ่ ด ้รับการ
ของบุคลากร
พัฒนาตามสมรรถนะทีก
่ าหนด

การออกแบบกระบวนการ
้
ปั จจัยทีใ่ ชในการออกแบบกระบวนการ
ประกอบด ้วย


ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ



องค์ความรู ้



เทคโนโลยี



กฎระเบียบ กฎหมาย



ต ้นทุน/ ค่าใชจ่้ าย



ระยะเวลาในการปฏิบต
ั งิ าน



ิ ธิภาพและประสท
ิ ธิผลของกระบวนการ เป็ นต ้น
ประสท

คู่มือการปฏิบตั งิ าน (Work Manual) คืออะปร
้
ิ้ สุดของ
 แผนทีบ
่ อกเสนทางการท
างานทีม
่ จ
ี ด
ุ เริม
่ ต ้นและจุดสน
กระบวนการ
 ระบุถงึ ขัน
้ ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ

ั ซอน
้ มีหลายขัน
 มักจัดทาขึน
้ สาหรับงานทีม
่ ค
ี วามซบ
้ ตอน และ
เกีย
่ วข ้องกับหลายคน
 สามารถปรับปรุงเปลีย
่ นแปลงเมือ
่ มีการเปลีย
่ นแปลงการ
ปฏิบต
ั งิ าน
 เพือ
่ ให ้ผู ้ปฏิบต
ั งิ านไว ้ใชอ้ ้างอิง ไม่ให ้เกิดความผิดพลาดในการ
ปฏิบต
ั งิ าน

ขอบเขตหล ัก Work Manual
1.

Work Flow ของกระบวนการ

2.

ขัน
้ ตอนการปฏิบต
ั งิ าน

3.

•

รายละเอียดวิธก
ี ารทางานของแต่ละขัน
้ ตอนย่อย

•

้
เอกสาร/ระเบียบ ทีใ่ ชประกอบการด
าเนินการ

•

แบบฟอร์ม

•

ผู ้รับผิดชอบ

มาตรฐานงาน คือ ข ้อกาหนดในการปฏิบต
ั งิ าน
•

มาตรฐานระยะเวลา

•

่ ความถูกต ้อง ความสมบูรณ์ของข ้อมูล ความ
มาตรฐานในเชงิ คุณภาพ เชน
ผิดพลาด ความคุ ้มค่าของงาน เป็ นต ้น

4.

ระบบการติดตามประเมินผล
•

เพือ
่ ใชติ้ ดตามผลการปฏิบัตงิ านเปรียบเทียบกับมาตรฐานทีก
่ าหนด

•

่ ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน
กาหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เชน

องค์ประกอบคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน

1. ว ัตถุประสงค์ของการจ ัดทาคูม
่ อ
ื

2. ขอบเขต

3. คาจาก ัดความ

4. หน้าทีค
่ วามร ับผิดชอบ

5. Work Flow กระบวนการ

6. ขนตอนการปฏิ
ั้
บ ัติงาน

7. มาตรฐานงาน

8. ระบบติดตามประเมินผล

9. เอกสารอ้างอิง

10. แบบฟอร์มทีใ่ ช ้

วัตถุประสงค์ (Objectives)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ ในการจัดทาคู่มอื ปฏิบัตงิ าน
ของกระบวนนีข้ นึ ้ มา

• ตัวอย่ างวัตถุประสงค์ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
เพื่ อ ให้ ม่ ั นใจว่ าปด้ มี ก ารปฏิ บั ติ ต ามข้ อ ก าหนด ระเบี ย บ หลั ก เกณฑ์
เกี่ ยวกั บ การตรวจสอบภายในที่ ก าหนดปว้ อย่ างสม่ าเสมอและมี
ประสิทธิภาพ สอดคล้ องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ ขององค์ กร

ขอบเขต (Scope)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่ าครอบคลุมตัง้ แต่
ขัน้ ตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หน่ วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

• ตัวอย่ างขอบเขตเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบตั นิ ีค้ รอบคลุมขัน้ ตอนการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และผู้รับการตรวจสอบ ตัง้ แต่ การวางแผนการตรวจสอบ การดาเนินการตรวจสอบ
การจัดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซา้ สาหรับทุกครัง้ ที่มกี าร
ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข

คาจากัดความ (Definition)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงคาศัพท์ เฉพาะซึ่งอาจเป็ นภาษาปทยหรื อ
ภาษาอังกฤษ หรื อคาย่ อ ที่กล่ าวถึงภายใต้ ระเบียบปฏิบัตนิ ัน้ ๆ เพื่อให้ เป็ น
ที่เข้ าใจตรงกัน

• ตัวอย่ างคาจากัดความ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
Auditor = ผู้ตรวจสอบที่ปด้ รับมอบหมายอย่ างเป็ นทางการ
Auditee= แผนก หน่ วยงาน หรื อบุคคลผู้ปด้ รับการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การร้ องขอให้ ดาเนินการแก้ ปข

หน้ าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบว่ ามีใครบ้ างที่เกี่ยวข้ องกับระเบียบปฏิบตั นิ ัน้ ๆ โดยมักจะ
เรียงจากผู้อานาจหรือตาแหน่ งสูงสุดลงมา

• ตัวอย่ างหน้ าที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ผู้อานวยการกอง: อนุมัตแิ ผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน
หัวหน้ ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ ความร่ วมมือในการตรวจสอบ
นักวิชาการ 6 ว. : จัดทาแผน ดาเนินการตรวจสอบ สรุ ปผลและติดตามผล

Work Flow กระบวนการ
No

Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

No

Yes

เอกสารอ้ างอิง (Reference Document)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ ประกอบคู่กันหรืออ้ างอิงถึงกัน
เพื่อให้ การปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ สมบูรณ์ ปด้ แก่ ระเบียบปฏิบตั เิ รื่ องอื่น พระราชบัญญัติ
กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทางาน เป็ นต้ น

• ตัวอย่ างเอกสารอ้ างอิงเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบัตเิ รื่ องการแก้ ปขและป้องกัน(QP-QMR-01)
ระเบียบปฏิบัตเิ รื่ องการทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร (QP-QMR-02)

แบบฟอร์ มที่ใช้ (Form)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงแบบฟอร์ มต่ าง ๆ ที่ต้องใช้ ในการบันทึก
ข้ อมูลของผู้ท่ เี กี่ยวข้ อง ในการปฏิบัตงิ านของกระบวนการนัน้ ๆ

• ตัวอย่ างแบบฟอร์ มเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อองค์การและผู ้บังคับบัญชา
•

ใชฝึ้ กอบรมข ้าราชการใหม่

•

้ นคูม
ประหยัดงบประมาณในการฝึ กอบรม เนือ
่ งจากหัวหน ้างานใชเป็
่ อ
ื ในการสอนงาน

•

ั เจนไม่ซ้าซอน
้
ทาให ้การกาหนดหน ้าทีก
่ ารงานชด

•

้
ใชในการควบคุ
มงานและการติดตามผลการปฏิบัตงิ านให ้มีความผิดพลาดในการ
ทางานลดน ้อยลง

•

เป็ นคูม
่ อ
ื ในการประเมินผลการปฏิบัตงิ าน (Performance Review) ของบุคลากร

•

ชว่ ยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่

•

้ นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการให ้บริการ
ใชเป็

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อผู ้ปฏิบต
ั งิ าน

•

ั เจนยิง่ ขึน
ได ้รับทราบภาระหน ้าทีข
่ องตนเองชด
้

•

ได ้เรียนรู ้งานเร็วขึน
้ ทัง้ ตอนทีเ่ ข ้ามาทางานใหม่ / หรือตอนทีจ
่ ะย ้ายงานใหม่

•

มีขน
ั ้ ตอนในการทางานทีแ
่ น่นอน ทาให ้การทางานได ้ง่ายขึน
้

•

รู ้จักวางแผนการทางานเพือ
่ ให ้ผลงานออกมาตามเป้ าหมาย

•

้ นแนวทางเพือ
สามารถใชเป็
่ การวิเคราะห์งานให ้ทันสมัยอยูต
่ ลอดเวลา

•

ิ ธิภาพมากยิง่ ขึน
สามารถทางานได ้อย่างมีประสท
้ เพราะมีสงิ่ ทีอ
่ ้างอิง

•

ี ในการปฏิบัตงิ าน
สร ้างความเป็ นมืออาชพ

ปั จจัยสาคัญในการจัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน
ลักษณะที่ดขี องคู่มือการปฏิบัตงิ าน

คุณสมบัตแิ ละทักษะของผู้จัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน

ลักษณะทีด่ ขี องคู่มือการปฏิบัติงาน
•
•
•
•
•
•
•

กระชับ ชัดเจน เข้ าใจปด้ ง่าย
เป็ นประโยชน์ สาหรับการทางานและฝึ กอบรม
เหมาะสมกับองค์ กรและผู้ใช้ งานแต่ ละกลุ่ม
มีความน่ าสนใจ น่ าติดตาม
มีความเป็ นปั จจุบัน (Update) ปม่ ล้าสมัย
แสดงหน่ วยงานที่จัดทา วันที่บังคับใช้
มีตวั อย่ างประกอบ

Clear
Complete
Concise
Correct

คุณสมบัตแิ ละทักษะ
ของผู้จัดทาเอกสารการปฏิบัตงิ าน
คุณสมบัติ
• มีความรู้ ความเชี่ยวชาญในการ
ปฏิบัตงิ านเรื่องนัน้ ๆ
• เป็ นคนช่ างสังเกต
• เอาใจใส่ ในรายละเอียดของการ
ปฏิบัตงิ าน
• รู้ทฤษฎีและความรู้พนื ้ ฐานของการ
วิเคราะห์ ระบบงาน
• รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่ าง ๆ
• รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่

ทักษะ
• ทักษะการวิเคราะห์
(Analysis Skills)
• ทักษะการสื่อสาร
(Communication Skills)
• ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทักษะการประเมินผล
(Evaluation Skills)

ื่ กระบวนการ
ต ัวอย่างแบบฟอร์มแสดงรายชอ
ื่ กระบวนการ
รายชอ

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ

ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของ
กระบวนการ

ต ัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ..........................................................................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ...................................................
ลาด ับที่

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

เอกสารที่
เกีย
่ วข้อง

No
Yes

No
Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

่ มต่อระหว่างขัน
จุดเชือ
้ ตอน

(เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ
ไม่สามารถจบได ้ภายใน 1 หน ้า)

การออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ......กระบวนการรับหนังสอ
ื ภายนอก.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละของเอกสารทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน............

ต ัวอย่าง1

ลาด ับ

1

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

5 นาที

บันทึกข ้อมูลรับหนังสือเข ้าระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีส
่ ารบรรณ

5 นาที

หัวหน ้าสารบรรณ ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น
และรวบรวมนาเสนอต่อ ผอ.สบก

หัวหน ้า
ฝ่ ายสารบรรณ

ผอ.สลธ.พิจารณาหนังสือภายนอกก่อนส่ง
มอบให ้ผุ ้เกีย
่ วข ้อง

ผอ.สบก

10 นาที

เจ ้าหน ้าทีบ
่ น
ั ทึกข ้อมูลการส่งเอกสารในระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งหนังสือไปยังสานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของ สบก

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งบันทึกข ้อมูลลงรับ
เอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งจัดแฟ้ มเสนอ ผอ.
สานัก พิจารณามอบหมายให ้ผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้อง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

ลงทะเบียนรับ

2

ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น

3

เสนอ
ผอ.สลธ.

4

จัดส่งหนังสือไปยัง
สานักทีเ่ กีย
่ วข ้อง

5

สานักเจ ้าของเรือ
่ ง
ลงรับเอกสาร

6

ระยะเวลา

เสนอ
ผอ.สานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

1 วัน

การออกแบบกระบวนการ

ต ัวอย่าง2

ื่ กระบวนการ......กระบวนการจัดทาแผนงานโครงการ.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละข ้อผิดพลาดในการจัดทาแผนงานโครงการ
ลาด ั
บ

ผ ังกระบวนการ

1

ศึกษาวิเคราะห์
แนวทางการดาเนินงาน

รายละเอียดงาน
สานัก/กองศึกษาวิเคราะห์
กิจกรรมทีจ
่ ะดาเนินการใน
ปี งบประมาณนัน
้ ๆ

มาตรฐานคุณภาพงาน
ปั จจัยทีต
่ ้องนามาวิเคราะห์ ให ้ครอบคลุม
ในเรือ
่ ง

ผูร้ ับผิดชอบ
สานัก/กองต่างๆ

1.ผลการดาเนินงานทีผ
่ า่ นมา
2. ปั จจัยภายใน/ปั จจัยภายนอก ที่
ผลกระทบต่อการดาเนินการ
่ งทีค
3. ความเสีย
่ าดว่าจะเกิดขึน
้

2
จัดทาแผนงานโครงการ

ผู ้รับผิดชอบจัดทาบันทึกขอ

ในการจัดทาแผนงาน ต ้องมีลักษณะ ดังนี้

อนุมต
ั โิ ครงการ ที่

1. จัดทาแผนงานให ้ครบถ ้วนตามหัวข ้อ

ประกอบด ้วยแผนงาน
โครงการ และแผนการใช ้
งบประมาณ

สานัก/กองต่างๆ

การนาเสนอทีก
่ าหนด
2. การคิดค่าใช ้จ่ายต ้องอยูภ
่ ายใต ้ระเบียบ
ทีก
่ าหนด
3. กิจกรรมการดาเนินการสอดคล ้องกับ
วัตถุประสงค์ทก
ี่ าหนด

3

No

เสนอ
ผู ้บริหาร
เพือ
่ อนุมัต ิ
โครงการ

Yes
4

้ จัดจ ้าง
จัดซือ

เสนอผู ้บริหารเพือ
่ ขออนุมต
ั ิ
โครงการ

-

สานัก/กองต่างๆ

้ จัดจ ้าง
ดาเนินการจัดซือ

-

สานัก/กองต่างๆ

ึ ษาข ้อมูลเพิม
ศก
่ เติมได ้ที่

www.opdc.go.th
ชุดเครือ
่ งมือการเรียนรู ้ด ้วยตนเอง
(Self-Learning Tool Kits)
“คูม
่ อ
ื การปฏิบต
ั งิ าน (Work Manual)”

Thank you


Slide 17

PowerPoint สื่อการเรียนการสอน
รายวิชาการผลิตเอกสาร (3215-2003)
ระดับชัน้ ปวส. สาขาวิชาการจัดการทั่วปป

การจ ัดทาคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน
(Work Manual)
เพือ
่ ดาเนินการตามเกณฑ์คณ
ุ ภาพ
้ ฐาน
การบริหารจ ัดการภาคร ัฐระด ับพืน
(Fundamental Level : FL)
ประจาปี งบประมาณ 2552

ว ัตถุประสงค์
การจ ัดทา Work Manual


เพือ
่ ให ้สว่ นราชการมีการจัดคู่มอ
ื การปฏิบัตงิ านทีช
่ ัดเจน อย่างเป็ นลายลักษณ์อักษร ทีแ
่ สดงถึง
รายละเอีย ดขั น
้ ตอนการปฏิบั ต ิง านของกิจ กรรม/กระบวนการต่ า ง ๆ ของหน่ ว ยงาน เพื่อ ใช ้
ประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์การ



การจั ด ท าคู่ม ือ การปฏิบั ต งิ านถือ เป็ นเครื่อ งมือ อย่า งหนึ่ง ในการสร ้างมาตรฐานการปฏิบั ต งิ าน
่ ารบริหารคุณภาพทั่วทัง้ องค์กรอย่างมีประสท
ิ ธิภาพ ทัง้ นี้ เพือ
(ตาม PM 5) ทีม
่ ุ่งไปสูก
่ ให ้การ
ทางานของสว่ นราชการได ้มาตรฐานเป็ นไปตามเป้ าหมาย ได ้ผลิตผลหรือการบริการทีม
่ ค
ี ุณภาพ
เสร็ จรวดเร็ วทันตามกาหนดเวลานั ด หมาย มีการทางานปลอดภัย และไม่สร ้างมลพิษแก่ชม
ุ ชน
เพือ
่ การบรรลุข ้อกาหนดทีส
่ าคัญของกระบวนการ

แนวทางการดาเนินการตาม PM 5

PM 5 : สว่ นราชการต ้องกาหนดมาตรฐานการปฏิบต
ั งิ าน ของ
กระบวนการทีส
่ ร ้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมี
วิธก
ี ารในการนามาตรฐานการปฏิบต
ั งิ านดังกล่าวให ้บุคลากร
นาไปปฏิบต
ั ิ เพือ
่ ให ้บรรลุผลตามข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ

กระบวนการสร้ างคุณค่ า
กระบวนการสาคัญที่สร้ างประโยชน์ ให้ แก่ ผ้ ูรับบริการ ผู้มี
ส่ วนปด้ ส่วนเสีย และส่ งผลต่ อการบรรลุพนั ธกิจหลัก/
ยุทธศาสตร์ ของส่ วนราชการ เป็ นสิ่งที่ตอบโจทย์ ของการ
จัดสรรทรัพยากร และความคุ้มค่ าของการใช้ งบประมาณ
แผ่ นดิน

กระบวนการสนับสนุน
กระบวนการที่ช่วยสนับสนุ นให้ กระบวนการสร้ างคุณ ค่ า
สามารถด าเนิ น การปด้ อย่ างมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ อาทิ
กระบวนการด้ านสารบั ญ การเงิ น /งบประมาณ
กระบวนการทรั พยากรบุคคล กระบวนการจัดซือ้ จัด
จ้ างและพัสดุ กระบวนการด้ าน IT
กระบวนการ
วางแผน เป็ นต้ น

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญของกระบวนการด้าน IT
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” (Key Requirement) หมายถึง ผลลัพธ์ทค
ี่ าดหวัง
ิ้ สุดกระบวนการนั น
เมือ
่ สน
้ อาทิ
กระบวนการติดตัง้ โปรแกรม ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ ความรวดเร็ว ความผิดพลาด
กระบวนการบารุงรักษา ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ รอบระยะเวลา ความถูกต ้อง
ความครบถ ้วน เป็ นต ้น
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” ของกระบวนการสนั บสนุน
ไม่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั คุณลักษณะของผลผลิตและบริการเพียงอย่างเดียว
แต่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั ความต ้องการของผู ้รับบริการทัง้ ภายในและภายนอกองค์การ
่
และระเบียบปฏิบต
ั ห
ิ รือแผนนโยบายทีเ่ กีย
่ วข ้อง เชน
พรบ.ว่าด ้วยการกระทาความผิดเกีย
่ วกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550/แผนแม่บท IT
การค ้นหาข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ สามารถทาได ้โดย
การวิเคราะห์ความต ้องการ ความคาดหวัง
ของผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้องกับกระบวนการ
่ การออกแบบสารวจ การสอบถาม หรือการสงั เกต เป็ นต ้น
เชน

ต ัวชว้ี ัดทีส
่ าค ัญ
ี้ งึ ความสาเร็จของการดาเนินการของ
“ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ” หมายถึง ตัววัดทีบ
่ ง่ ชถ
่
กระบวนการ เชน
- การวัดความผิดพลาดของกระบวนการติดตัง้ โปรแกรม สามารถวัด
ได ้จาก ร ้อยละของข ้อผิดพลาดในการติดตัง้ โปรแกรม โดยตัง้ เป้ าไว ้ไม่เกิน 5%
ของจานวนครัง้ ในการติดตัง้ โปรแกรม
- การวัดรอบระยะเวลาของกระบวนการบารุงรักษาสามารถวัดได ้จาก
ร ้อยละของการดาเนินการตามระยะเวลาทีก
่ าหนด เป็ นต ้น

ต ัวอย่างกระบวนการสน ับสนุนและข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ
ื่ กระบวนการ
รายชอ
สนับสนุน
กระบวนการรับ-สง่
ื ภายนอก
หนั งสอ
ื้ จัดจ ้าง
กระบวนการจัดซอ
กระบวนการพัฒนา
บุคลากร

ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ
ของกระบวน

ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ
ของกระบวนการ

รับ-สง่ เอกสารรวดเร็ว

ื ภายนอก
ร ้อยละของหนั งสอ
ทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน

ความทันเวลา

ร ้อยละของโครงการทีส
่ ามารถ
ื้ จัดจ ้างได ้ทันตามแผนงาน
จัดซอ

สอดคล ้องกับสมรรถนะ ร ้อยละของบุคลากรทีไ่ ด ้รับการ
ของบุคลากร
พัฒนาตามสมรรถนะทีก
่ าหนด

การออกแบบกระบวนการ
้
ปั จจัยทีใ่ ชในการออกแบบกระบวนการ
ประกอบด ้วย


ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ



องค์ความรู ้



เทคโนโลยี



กฎระเบียบ กฎหมาย



ต ้นทุน/ ค่าใชจ่้ าย



ระยะเวลาในการปฏิบต
ั งิ าน



ิ ธิภาพและประสท
ิ ธิผลของกระบวนการ เป็ นต ้น
ประสท

คู่มือการปฏิบตั งิ าน (Work Manual) คืออะปร
้
ิ้ สุดของ
 แผนทีบ
่ อกเสนทางการท
างานทีม
่ จ
ี ด
ุ เริม
่ ต ้นและจุดสน
กระบวนการ
 ระบุถงึ ขัน
้ ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ

ั ซอน
้ มีหลายขัน
 มักจัดทาขึน
้ สาหรับงานทีม
่ ค
ี วามซบ
้ ตอน และ
เกีย
่ วข ้องกับหลายคน
 สามารถปรับปรุงเปลีย
่ นแปลงเมือ
่ มีการเปลีย
่ นแปลงการ
ปฏิบต
ั งิ าน
 เพือ
่ ให ้ผู ้ปฏิบต
ั งิ านไว ้ใชอ้ ้างอิง ไม่ให ้เกิดความผิดพลาดในการ
ปฏิบต
ั งิ าน

ขอบเขตหล ัก Work Manual
1.

Work Flow ของกระบวนการ

2.

ขัน
้ ตอนการปฏิบต
ั งิ าน

3.

•

รายละเอียดวิธก
ี ารทางานของแต่ละขัน
้ ตอนย่อย

•

้
เอกสาร/ระเบียบ ทีใ่ ชประกอบการด
าเนินการ

•

แบบฟอร์ม

•

ผู ้รับผิดชอบ

มาตรฐานงาน คือ ข ้อกาหนดในการปฏิบต
ั งิ าน
•

มาตรฐานระยะเวลา

•

่ ความถูกต ้อง ความสมบูรณ์ของข ้อมูล ความ
มาตรฐานในเชงิ คุณภาพ เชน
ผิดพลาด ความคุ ้มค่าของงาน เป็ นต ้น

4.

ระบบการติดตามประเมินผล
•

เพือ
่ ใชติ้ ดตามผลการปฏิบัตงิ านเปรียบเทียบกับมาตรฐานทีก
่ าหนด

•

่ ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน
กาหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เชน

องค์ประกอบคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน

1. ว ัตถุประสงค์ของการจ ัดทาคูม
่ อ
ื

2. ขอบเขต

3. คาจาก ัดความ

4. หน้าทีค
่ วามร ับผิดชอบ

5. Work Flow กระบวนการ

6. ขนตอนการปฏิ
ั้
บ ัติงาน

7. มาตรฐานงาน

8. ระบบติดตามประเมินผล

9. เอกสารอ้างอิง

10. แบบฟอร์มทีใ่ ช ้

วัตถุประสงค์ (Objectives)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ ในการจัดทาคู่มอื ปฏิบัตงิ าน
ของกระบวนนีข้ นึ ้ มา

• ตัวอย่ างวัตถุประสงค์ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
เพื่ อ ให้ ม่ ั นใจว่ าปด้ มี ก ารปฏิ บั ติ ต ามข้ อ ก าหนด ระเบี ย บ หลั ก เกณฑ์
เกี่ ยวกั บ การตรวจสอบภายในที่ ก าหนดปว้ อย่ างสม่ าเสมอและมี
ประสิทธิภาพ สอดคล้ องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ ขององค์ กร

ขอบเขต (Scope)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่ าครอบคลุมตัง้ แต่
ขัน้ ตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หน่ วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

• ตัวอย่ างขอบเขตเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบตั นิ ีค้ รอบคลุมขัน้ ตอนการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และผู้รับการตรวจสอบ ตัง้ แต่ การวางแผนการตรวจสอบ การดาเนินการตรวจสอบ
การจัดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซา้ สาหรับทุกครัง้ ที่มกี าร
ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข

คาจากัดความ (Definition)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงคาศัพท์ เฉพาะซึ่งอาจเป็ นภาษาปทยหรื อ
ภาษาอังกฤษ หรื อคาย่ อ ที่กล่ าวถึงภายใต้ ระเบียบปฏิบัตนิ ัน้ ๆ เพื่อให้ เป็ น
ที่เข้ าใจตรงกัน

• ตัวอย่ างคาจากัดความ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
Auditor = ผู้ตรวจสอบที่ปด้ รับมอบหมายอย่ างเป็ นทางการ
Auditee= แผนก หน่ วยงาน หรื อบุคคลผู้ปด้ รับการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การร้ องขอให้ ดาเนินการแก้ ปข

หน้ าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบว่ ามีใครบ้ างที่เกี่ยวข้ องกับระเบียบปฏิบตั นิ ัน้ ๆ โดยมักจะ
เรียงจากผู้อานาจหรือตาแหน่ งสูงสุดลงมา

• ตัวอย่ างหน้ าที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ผู้อานวยการกอง: อนุมัตแิ ผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน
หัวหน้ ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ ความร่ วมมือในการตรวจสอบ
นักวิชาการ 6 ว. : จัดทาแผน ดาเนินการตรวจสอบ สรุ ปผลและติดตามผล

Work Flow กระบวนการ
No

Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

No

Yes

เอกสารอ้ างอิง (Reference Document)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ ประกอบคู่กันหรืออ้ างอิงถึงกัน
เพื่อให้ การปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ สมบูรณ์ ปด้ แก่ ระเบียบปฏิบตั เิ รื่ องอื่น พระราชบัญญัติ
กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทางาน เป็ นต้ น

• ตัวอย่ างเอกสารอ้ างอิงเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบัตเิ รื่ องการแก้ ปขและป้องกัน(QP-QMR-01)
ระเบียบปฏิบัตเิ รื่ องการทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร (QP-QMR-02)

แบบฟอร์ มที่ใช้ (Form)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงแบบฟอร์ มต่ าง ๆ ที่ต้องใช้ ในการบันทึก
ข้ อมูลของผู้ท่ เี กี่ยวข้ อง ในการปฏิบัตงิ านของกระบวนการนัน้ ๆ

• ตัวอย่ างแบบฟอร์ มเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อองค์การและผู ้บังคับบัญชา
•

ใชฝึ้ กอบรมข ้าราชการใหม่

•

้ นคูม
ประหยัดงบประมาณในการฝึ กอบรม เนือ
่ งจากหัวหน ้างานใชเป็
่ อ
ื ในการสอนงาน

•

ั เจนไม่ซ้าซอน
้
ทาให ้การกาหนดหน ้าทีก
่ ารงานชด

•

้
ใชในการควบคุ
มงานและการติดตามผลการปฏิบัตงิ านให ้มีความผิดพลาดในการ
ทางานลดน ้อยลง

•

เป็ นคูม
่ อ
ื ในการประเมินผลการปฏิบัตงิ าน (Performance Review) ของบุคลากร

•

ชว่ ยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่

•

้ นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการให ้บริการ
ใชเป็

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อผู ้ปฏิบต
ั งิ าน

•

ั เจนยิง่ ขึน
ได ้รับทราบภาระหน ้าทีข
่ องตนเองชด
้

•

ได ้เรียนรู ้งานเร็วขึน
้ ทัง้ ตอนทีเ่ ข ้ามาทางานใหม่ / หรือตอนทีจ
่ ะย ้ายงานใหม่

•

มีขน
ั ้ ตอนในการทางานทีแ
่ น่นอน ทาให ้การทางานได ้ง่ายขึน
้

•

รู ้จักวางแผนการทางานเพือ
่ ให ้ผลงานออกมาตามเป้ าหมาย

•

้ นแนวทางเพือ
สามารถใชเป็
่ การวิเคราะห์งานให ้ทันสมัยอยูต
่ ลอดเวลา

•

ิ ธิภาพมากยิง่ ขึน
สามารถทางานได ้อย่างมีประสท
้ เพราะมีสงิ่ ทีอ
่ ้างอิง

•

ี ในการปฏิบัตงิ าน
สร ้างความเป็ นมืออาชพ

ปั จจัยสาคัญในการจัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน
ลักษณะที่ดขี องคู่มือการปฏิบัตงิ าน

คุณสมบัตแิ ละทักษะของผู้จัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน

ลักษณะทีด่ ขี องคู่มือการปฏิบัติงาน
•
•
•
•
•
•
•

กระชับ ชัดเจน เข้ าใจปด้ ง่าย
เป็ นประโยชน์ สาหรับการทางานและฝึ กอบรม
เหมาะสมกับองค์ กรและผู้ใช้ งานแต่ ละกลุ่ม
มีความน่ าสนใจ น่ าติดตาม
มีความเป็ นปั จจุบัน (Update) ปม่ ล้าสมัย
แสดงหน่ วยงานที่จัดทา วันที่บังคับใช้
มีตวั อย่ างประกอบ

Clear
Complete
Concise
Correct

คุณสมบัตแิ ละทักษะ
ของผู้จัดทาเอกสารการปฏิบัตงิ าน
คุณสมบัติ
• มีความรู้ ความเชี่ยวชาญในการ
ปฏิบัตงิ านเรื่องนัน้ ๆ
• เป็ นคนช่ างสังเกต
• เอาใจใส่ ในรายละเอียดของการ
ปฏิบัตงิ าน
• รู้ทฤษฎีและความรู้พนื ้ ฐานของการ
วิเคราะห์ ระบบงาน
• รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่ าง ๆ
• รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่

ทักษะ
• ทักษะการวิเคราะห์
(Analysis Skills)
• ทักษะการสื่อสาร
(Communication Skills)
• ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทักษะการประเมินผล
(Evaluation Skills)

ื่ กระบวนการ
ต ัวอย่างแบบฟอร์มแสดงรายชอ
ื่ กระบวนการ
รายชอ

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ

ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของ
กระบวนการ

ต ัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ..........................................................................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ...................................................
ลาด ับที่

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

เอกสารที่
เกีย
่ วข้อง

No
Yes

No
Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

่ มต่อระหว่างขัน
จุดเชือ
้ ตอน

(เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ
ไม่สามารถจบได ้ภายใน 1 หน ้า)

การออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ......กระบวนการรับหนังสอ
ื ภายนอก.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละของเอกสารทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน............

ต ัวอย่าง1

ลาด ับ

1

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

5 นาที

บันทึกข ้อมูลรับหนังสือเข ้าระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีส
่ ารบรรณ

5 นาที

หัวหน ้าสารบรรณ ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น
และรวบรวมนาเสนอต่อ ผอ.สบก

หัวหน ้า
ฝ่ ายสารบรรณ

ผอ.สลธ.พิจารณาหนังสือภายนอกก่อนส่ง
มอบให ้ผุ ้เกีย
่ วข ้อง

ผอ.สบก

10 นาที

เจ ้าหน ้าทีบ
่ น
ั ทึกข ้อมูลการส่งเอกสารในระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งหนังสือไปยังสานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของ สบก

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งบันทึกข ้อมูลลงรับ
เอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งจัดแฟ้ มเสนอ ผอ.
สานัก พิจารณามอบหมายให ้ผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้อง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

ลงทะเบียนรับ

2

ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น

3

เสนอ
ผอ.สลธ.

4

จัดส่งหนังสือไปยัง
สานักทีเ่ กีย
่ วข ้อง

5

สานักเจ ้าของเรือ
่ ง
ลงรับเอกสาร

6

ระยะเวลา

เสนอ
ผอ.สานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

1 วัน

การออกแบบกระบวนการ

ต ัวอย่าง2

ื่ กระบวนการ......กระบวนการจัดทาแผนงานโครงการ.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละข ้อผิดพลาดในการจัดทาแผนงานโครงการ
ลาด ั
บ

ผ ังกระบวนการ

1

ศึกษาวิเคราะห์
แนวทางการดาเนินงาน

รายละเอียดงาน
สานัก/กองศึกษาวิเคราะห์
กิจกรรมทีจ
่ ะดาเนินการใน
ปี งบประมาณนัน
้ ๆ

มาตรฐานคุณภาพงาน
ปั จจัยทีต
่ ้องนามาวิเคราะห์ ให ้ครอบคลุม
ในเรือ
่ ง

ผูร้ ับผิดชอบ
สานัก/กองต่างๆ

1.ผลการดาเนินงานทีผ
่ า่ นมา
2. ปั จจัยภายใน/ปั จจัยภายนอก ที่
ผลกระทบต่อการดาเนินการ
่ งทีค
3. ความเสีย
่ าดว่าจะเกิดขึน
้

2
จัดทาแผนงานโครงการ

ผู ้รับผิดชอบจัดทาบันทึกขอ

ในการจัดทาแผนงาน ต ้องมีลักษณะ ดังนี้

อนุมต
ั โิ ครงการ ที่

1. จัดทาแผนงานให ้ครบถ ้วนตามหัวข ้อ

ประกอบด ้วยแผนงาน
โครงการ และแผนการใช ้
งบประมาณ

สานัก/กองต่างๆ

การนาเสนอทีก
่ าหนด
2. การคิดค่าใช ้จ่ายต ้องอยูภ
่ ายใต ้ระเบียบ
ทีก
่ าหนด
3. กิจกรรมการดาเนินการสอดคล ้องกับ
วัตถุประสงค์ทก
ี่ าหนด

3

No

เสนอ
ผู ้บริหาร
เพือ
่ อนุมัต ิ
โครงการ

Yes
4

้ จัดจ ้าง
จัดซือ

เสนอผู ้บริหารเพือ
่ ขออนุมต
ั ิ
โครงการ

-

สานัก/กองต่างๆ

้ จัดจ ้าง
ดาเนินการจัดซือ

-

สานัก/กองต่างๆ

ึ ษาข ้อมูลเพิม
ศก
่ เติมได ้ที่

www.opdc.go.th
ชุดเครือ
่ งมือการเรียนรู ้ด ้วยตนเอง
(Self-Learning Tool Kits)
“คูม
่ อ
ื การปฏิบต
ั งิ าน (Work Manual)”

Thank you


Slide 18

PowerPoint สื่อการเรียนการสอน
รายวิชาการผลิตเอกสาร (3215-2003)
ระดับชัน้ ปวส. สาขาวิชาการจัดการทั่วปป

การจ ัดทาคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน
(Work Manual)
เพือ
่ ดาเนินการตามเกณฑ์คณ
ุ ภาพ
้ ฐาน
การบริหารจ ัดการภาคร ัฐระด ับพืน
(Fundamental Level : FL)
ประจาปี งบประมาณ 2552

ว ัตถุประสงค์
การจ ัดทา Work Manual


เพือ
่ ให ้สว่ นราชการมีการจัดคู่มอ
ื การปฏิบัตงิ านทีช
่ ัดเจน อย่างเป็ นลายลักษณ์อักษร ทีแ
่ สดงถึง
รายละเอีย ดขั น
้ ตอนการปฏิบั ต ิง านของกิจ กรรม/กระบวนการต่ า ง ๆ ของหน่ ว ยงาน เพื่อ ใช ้
ประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์การ



การจั ด ท าคู่ม ือ การปฏิบั ต งิ านถือ เป็ นเครื่อ งมือ อย่า งหนึ่ง ในการสร ้างมาตรฐานการปฏิบั ต งิ าน
่ ารบริหารคุณภาพทั่วทัง้ องค์กรอย่างมีประสท
ิ ธิภาพ ทัง้ นี้ เพือ
(ตาม PM 5) ทีม
่ ุ่งไปสูก
่ ให ้การ
ทางานของสว่ นราชการได ้มาตรฐานเป็ นไปตามเป้ าหมาย ได ้ผลิตผลหรือการบริการทีม
่ ค
ี ุณภาพ
เสร็ จรวดเร็ วทันตามกาหนดเวลานั ด หมาย มีการทางานปลอดภัย และไม่สร ้างมลพิษแก่ชม
ุ ชน
เพือ
่ การบรรลุข ้อกาหนดทีส
่ าคัญของกระบวนการ

แนวทางการดาเนินการตาม PM 5

PM 5 : สว่ นราชการต ้องกาหนดมาตรฐานการปฏิบต
ั งิ าน ของ
กระบวนการทีส
่ ร ้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมี
วิธก
ี ารในการนามาตรฐานการปฏิบต
ั งิ านดังกล่าวให ้บุคลากร
นาไปปฏิบต
ั ิ เพือ
่ ให ้บรรลุผลตามข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ

กระบวนการสร้ างคุณค่ า
กระบวนการสาคัญที่สร้ างประโยชน์ ให้ แก่ ผ้ ูรับบริการ ผู้มี
ส่ วนปด้ ส่วนเสีย และส่ งผลต่ อการบรรลุพนั ธกิจหลัก/
ยุทธศาสตร์ ของส่ วนราชการ เป็ นสิ่งที่ตอบโจทย์ ของการ
จัดสรรทรัพยากร และความคุ้มค่ าของการใช้ งบประมาณ
แผ่ นดิน

กระบวนการสนับสนุน
กระบวนการที่ช่วยสนับสนุ นให้ กระบวนการสร้ างคุณ ค่ า
สามารถด าเนิ น การปด้ อย่ างมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ อาทิ
กระบวนการด้ านสารบั ญ การเงิ น /งบประมาณ
กระบวนการทรั พยากรบุคคล กระบวนการจัดซือ้ จัด
จ้ างและพัสดุ กระบวนการด้ าน IT
กระบวนการ
วางแผน เป็ นต้ น

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญของกระบวนการด้าน IT
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” (Key Requirement) หมายถึง ผลลัพธ์ทค
ี่ าดหวัง
ิ้ สุดกระบวนการนั น
เมือ
่ สน
้ อาทิ
กระบวนการติดตัง้ โปรแกรม ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ ความรวดเร็ว ความผิดพลาด
กระบวนการบารุงรักษา ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ รอบระยะเวลา ความถูกต ้อง
ความครบถ ้วน เป็ นต ้น
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” ของกระบวนการสนั บสนุน
ไม่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั คุณลักษณะของผลผลิตและบริการเพียงอย่างเดียว
แต่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั ความต ้องการของผู ้รับบริการทัง้ ภายในและภายนอกองค์การ
่
และระเบียบปฏิบต
ั ห
ิ รือแผนนโยบายทีเ่ กีย
่ วข ้อง เชน
พรบ.ว่าด ้วยการกระทาความผิดเกีย
่ วกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550/แผนแม่บท IT
การค ้นหาข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ สามารถทาได ้โดย
การวิเคราะห์ความต ้องการ ความคาดหวัง
ของผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้องกับกระบวนการ
่ การออกแบบสารวจ การสอบถาม หรือการสงั เกต เป็ นต ้น
เชน

ต ัวชว้ี ัดทีส
่ าค ัญ
ี้ งึ ความสาเร็จของการดาเนินการของ
“ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ” หมายถึง ตัววัดทีบ
่ ง่ ชถ
่
กระบวนการ เชน
- การวัดความผิดพลาดของกระบวนการติดตัง้ โปรแกรม สามารถวัด
ได ้จาก ร ้อยละของข ้อผิดพลาดในการติดตัง้ โปรแกรม โดยตัง้ เป้ าไว ้ไม่เกิน 5%
ของจานวนครัง้ ในการติดตัง้ โปรแกรม
- การวัดรอบระยะเวลาของกระบวนการบารุงรักษาสามารถวัดได ้จาก
ร ้อยละของการดาเนินการตามระยะเวลาทีก
่ าหนด เป็ นต ้น

ต ัวอย่างกระบวนการสน ับสนุนและข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ
ื่ กระบวนการ
รายชอ
สนับสนุน
กระบวนการรับ-สง่
ื ภายนอก
หนั งสอ
ื้ จัดจ ้าง
กระบวนการจัดซอ
กระบวนการพัฒนา
บุคลากร

ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ
ของกระบวน

ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ
ของกระบวนการ

รับ-สง่ เอกสารรวดเร็ว

ื ภายนอก
ร ้อยละของหนั งสอ
ทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน

ความทันเวลา

ร ้อยละของโครงการทีส
่ ามารถ
ื้ จัดจ ้างได ้ทันตามแผนงาน
จัดซอ

สอดคล ้องกับสมรรถนะ ร ้อยละของบุคลากรทีไ่ ด ้รับการ
ของบุคลากร
พัฒนาตามสมรรถนะทีก
่ าหนด

การออกแบบกระบวนการ
้
ปั จจัยทีใ่ ชในการออกแบบกระบวนการ
ประกอบด ้วย


ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ



องค์ความรู ้



เทคโนโลยี



กฎระเบียบ กฎหมาย



ต ้นทุน/ ค่าใชจ่้ าย



ระยะเวลาในการปฏิบต
ั งิ าน



ิ ธิภาพและประสท
ิ ธิผลของกระบวนการ เป็ นต ้น
ประสท

คู่มือการปฏิบตั งิ าน (Work Manual) คืออะปร
้
ิ้ สุดของ
 แผนทีบ
่ อกเสนทางการท
างานทีม
่ จ
ี ด
ุ เริม
่ ต ้นและจุดสน
กระบวนการ
 ระบุถงึ ขัน
้ ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ

ั ซอน
้ มีหลายขัน
 มักจัดทาขึน
้ สาหรับงานทีม
่ ค
ี วามซบ
้ ตอน และ
เกีย
่ วข ้องกับหลายคน
 สามารถปรับปรุงเปลีย
่ นแปลงเมือ
่ มีการเปลีย
่ นแปลงการ
ปฏิบต
ั งิ าน
 เพือ
่ ให ้ผู ้ปฏิบต
ั งิ านไว ้ใชอ้ ้างอิง ไม่ให ้เกิดความผิดพลาดในการ
ปฏิบต
ั งิ าน

ขอบเขตหล ัก Work Manual
1.

Work Flow ของกระบวนการ

2.

ขัน
้ ตอนการปฏิบต
ั งิ าน

3.

•

รายละเอียดวิธก
ี ารทางานของแต่ละขัน
้ ตอนย่อย

•

้
เอกสาร/ระเบียบ ทีใ่ ชประกอบการด
าเนินการ

•

แบบฟอร์ม

•

ผู ้รับผิดชอบ

มาตรฐานงาน คือ ข ้อกาหนดในการปฏิบต
ั งิ าน
•

มาตรฐานระยะเวลา

•

่ ความถูกต ้อง ความสมบูรณ์ของข ้อมูล ความ
มาตรฐานในเชงิ คุณภาพ เชน
ผิดพลาด ความคุ ้มค่าของงาน เป็ นต ้น

4.

ระบบการติดตามประเมินผล
•

เพือ
่ ใชติ้ ดตามผลการปฏิบัตงิ านเปรียบเทียบกับมาตรฐานทีก
่ าหนด

•

่ ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน
กาหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เชน

องค์ประกอบคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน

1. ว ัตถุประสงค์ของการจ ัดทาคูม
่ อ
ื

2. ขอบเขต

3. คาจาก ัดความ

4. หน้าทีค
่ วามร ับผิดชอบ

5. Work Flow กระบวนการ

6. ขนตอนการปฏิ
ั้
บ ัติงาน

7. มาตรฐานงาน

8. ระบบติดตามประเมินผล

9. เอกสารอ้างอิง

10. แบบฟอร์มทีใ่ ช ้

วัตถุประสงค์ (Objectives)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ ในการจัดทาคู่มอื ปฏิบัตงิ าน
ของกระบวนนีข้ นึ ้ มา

• ตัวอย่ างวัตถุประสงค์ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
เพื่ อ ให้ ม่ ั นใจว่ าปด้ มี ก ารปฏิ บั ติ ต ามข้ อ ก าหนด ระเบี ย บ หลั ก เกณฑ์
เกี่ ยวกั บ การตรวจสอบภายในที่ ก าหนดปว้ อย่ างสม่ าเสมอและมี
ประสิทธิภาพ สอดคล้ องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ ขององค์ กร

ขอบเขต (Scope)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่ าครอบคลุมตัง้ แต่
ขัน้ ตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หน่ วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

• ตัวอย่ างขอบเขตเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบตั นิ ีค้ รอบคลุมขัน้ ตอนการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และผู้รับการตรวจสอบ ตัง้ แต่ การวางแผนการตรวจสอบ การดาเนินการตรวจสอบ
การจัดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซา้ สาหรับทุกครัง้ ที่มกี าร
ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข

คาจากัดความ (Definition)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงคาศัพท์ เฉพาะซึ่งอาจเป็ นภาษาปทยหรื อ
ภาษาอังกฤษ หรื อคาย่ อ ที่กล่ าวถึงภายใต้ ระเบียบปฏิบัตนิ ัน้ ๆ เพื่อให้ เป็ น
ที่เข้ าใจตรงกัน

• ตัวอย่ างคาจากัดความ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
Auditor = ผู้ตรวจสอบที่ปด้ รับมอบหมายอย่ างเป็ นทางการ
Auditee= แผนก หน่ วยงาน หรื อบุคคลผู้ปด้ รับการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การร้ องขอให้ ดาเนินการแก้ ปข

หน้ าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบว่ ามีใครบ้ างที่เกี่ยวข้ องกับระเบียบปฏิบตั นิ ัน้ ๆ โดยมักจะ
เรียงจากผู้อานาจหรือตาแหน่ งสูงสุดลงมา

• ตัวอย่ างหน้ าที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ผู้อานวยการกอง: อนุมัตแิ ผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน
หัวหน้ ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ ความร่ วมมือในการตรวจสอบ
นักวิชาการ 6 ว. : จัดทาแผน ดาเนินการตรวจสอบ สรุ ปผลและติดตามผล

Work Flow กระบวนการ
No

Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

No

Yes

เอกสารอ้ างอิง (Reference Document)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ ประกอบคู่กันหรืออ้ างอิงถึงกัน
เพื่อให้ การปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ สมบูรณ์ ปด้ แก่ ระเบียบปฏิบตั เิ รื่ องอื่น พระราชบัญญัติ
กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทางาน เป็ นต้ น

• ตัวอย่ างเอกสารอ้ างอิงเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบัตเิ รื่ องการแก้ ปขและป้องกัน(QP-QMR-01)
ระเบียบปฏิบัตเิ รื่ องการทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร (QP-QMR-02)

แบบฟอร์ มที่ใช้ (Form)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงแบบฟอร์ มต่ าง ๆ ที่ต้องใช้ ในการบันทึก
ข้ อมูลของผู้ท่ เี กี่ยวข้ อง ในการปฏิบัตงิ านของกระบวนการนัน้ ๆ

• ตัวอย่ างแบบฟอร์ มเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อองค์การและผู ้บังคับบัญชา
•

ใชฝึ้ กอบรมข ้าราชการใหม่

•

้ นคูม
ประหยัดงบประมาณในการฝึ กอบรม เนือ
่ งจากหัวหน ้างานใชเป็
่ อ
ื ในการสอนงาน

•

ั เจนไม่ซ้าซอน
้
ทาให ้การกาหนดหน ้าทีก
่ ารงานชด

•

้
ใชในการควบคุ
มงานและการติดตามผลการปฏิบัตงิ านให ้มีความผิดพลาดในการ
ทางานลดน ้อยลง

•

เป็ นคูม
่ อ
ื ในการประเมินผลการปฏิบัตงิ าน (Performance Review) ของบุคลากร

•

ชว่ ยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่

•

้ นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการให ้บริการ
ใชเป็

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อผู ้ปฏิบต
ั งิ าน

•

ั เจนยิง่ ขึน
ได ้รับทราบภาระหน ้าทีข
่ องตนเองชด
้

•

ได ้เรียนรู ้งานเร็วขึน
้ ทัง้ ตอนทีเ่ ข ้ามาทางานใหม่ / หรือตอนทีจ
่ ะย ้ายงานใหม่

•

มีขน
ั ้ ตอนในการทางานทีแ
่ น่นอน ทาให ้การทางานได ้ง่ายขึน
้

•

รู ้จักวางแผนการทางานเพือ
่ ให ้ผลงานออกมาตามเป้ าหมาย

•

้ นแนวทางเพือ
สามารถใชเป็
่ การวิเคราะห์งานให ้ทันสมัยอยูต
่ ลอดเวลา

•

ิ ธิภาพมากยิง่ ขึน
สามารถทางานได ้อย่างมีประสท
้ เพราะมีสงิ่ ทีอ
่ ้างอิง

•

ี ในการปฏิบัตงิ าน
สร ้างความเป็ นมืออาชพ

ปั จจัยสาคัญในการจัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน
ลักษณะที่ดขี องคู่มือการปฏิบัตงิ าน

คุณสมบัตแิ ละทักษะของผู้จัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน

ลักษณะทีด่ ขี องคู่มือการปฏิบัติงาน
•
•
•
•
•
•
•

กระชับ ชัดเจน เข้ าใจปด้ ง่าย
เป็ นประโยชน์ สาหรับการทางานและฝึ กอบรม
เหมาะสมกับองค์ กรและผู้ใช้ งานแต่ ละกลุ่ม
มีความน่ าสนใจ น่ าติดตาม
มีความเป็ นปั จจุบัน (Update) ปม่ ล้าสมัย
แสดงหน่ วยงานที่จัดทา วันที่บังคับใช้
มีตวั อย่ างประกอบ

Clear
Complete
Concise
Correct

คุณสมบัตแิ ละทักษะ
ของผู้จัดทาเอกสารการปฏิบัตงิ าน
คุณสมบัติ
• มีความรู้ ความเชี่ยวชาญในการ
ปฏิบัตงิ านเรื่องนัน้ ๆ
• เป็ นคนช่ างสังเกต
• เอาใจใส่ ในรายละเอียดของการ
ปฏิบัตงิ าน
• รู้ทฤษฎีและความรู้พนื ้ ฐานของการ
วิเคราะห์ ระบบงาน
• รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่ าง ๆ
• รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่

ทักษะ
• ทักษะการวิเคราะห์
(Analysis Skills)
• ทักษะการสื่อสาร
(Communication Skills)
• ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทักษะการประเมินผล
(Evaluation Skills)

ื่ กระบวนการ
ต ัวอย่างแบบฟอร์มแสดงรายชอ
ื่ กระบวนการ
รายชอ

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ

ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของ
กระบวนการ

ต ัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ..........................................................................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ...................................................
ลาด ับที่

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

เอกสารที่
เกีย
่ วข้อง

No
Yes

No
Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

่ มต่อระหว่างขัน
จุดเชือ
้ ตอน

(เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ
ไม่สามารถจบได ้ภายใน 1 หน ้า)

การออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ......กระบวนการรับหนังสอ
ื ภายนอก.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละของเอกสารทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน............

ต ัวอย่าง1

ลาด ับ

1

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

5 นาที

บันทึกข ้อมูลรับหนังสือเข ้าระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีส
่ ารบรรณ

5 นาที

หัวหน ้าสารบรรณ ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น
และรวบรวมนาเสนอต่อ ผอ.สบก

หัวหน ้า
ฝ่ ายสารบรรณ

ผอ.สลธ.พิจารณาหนังสือภายนอกก่อนส่ง
มอบให ้ผุ ้เกีย
่ วข ้อง

ผอ.สบก

10 นาที

เจ ้าหน ้าทีบ
่ น
ั ทึกข ้อมูลการส่งเอกสารในระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งหนังสือไปยังสานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของ สบก

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งบันทึกข ้อมูลลงรับ
เอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งจัดแฟ้ มเสนอ ผอ.
สานัก พิจารณามอบหมายให ้ผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้อง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

ลงทะเบียนรับ

2

ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น

3

เสนอ
ผอ.สลธ.

4

จัดส่งหนังสือไปยัง
สานักทีเ่ กีย
่ วข ้อง

5

สานักเจ ้าของเรือ
่ ง
ลงรับเอกสาร

6

ระยะเวลา

เสนอ
ผอ.สานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

1 วัน

การออกแบบกระบวนการ

ต ัวอย่าง2

ื่ กระบวนการ......กระบวนการจัดทาแผนงานโครงการ.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละข ้อผิดพลาดในการจัดทาแผนงานโครงการ
ลาด ั
บ

ผ ังกระบวนการ

1

ศึกษาวิเคราะห์
แนวทางการดาเนินงาน

รายละเอียดงาน
สานัก/กองศึกษาวิเคราะห์
กิจกรรมทีจ
่ ะดาเนินการใน
ปี งบประมาณนัน
้ ๆ

มาตรฐานคุณภาพงาน
ปั จจัยทีต
่ ้องนามาวิเคราะห์ ให ้ครอบคลุม
ในเรือ
่ ง

ผูร้ ับผิดชอบ
สานัก/กองต่างๆ

1.ผลการดาเนินงานทีผ
่ า่ นมา
2. ปั จจัยภายใน/ปั จจัยภายนอก ที่
ผลกระทบต่อการดาเนินการ
่ งทีค
3. ความเสีย
่ าดว่าจะเกิดขึน
้

2
จัดทาแผนงานโครงการ

ผู ้รับผิดชอบจัดทาบันทึกขอ

ในการจัดทาแผนงาน ต ้องมีลักษณะ ดังนี้

อนุมต
ั โิ ครงการ ที่

1. จัดทาแผนงานให ้ครบถ ้วนตามหัวข ้อ

ประกอบด ้วยแผนงาน
โครงการ และแผนการใช ้
งบประมาณ

สานัก/กองต่างๆ

การนาเสนอทีก
่ าหนด
2. การคิดค่าใช ้จ่ายต ้องอยูภ
่ ายใต ้ระเบียบ
ทีก
่ าหนด
3. กิจกรรมการดาเนินการสอดคล ้องกับ
วัตถุประสงค์ทก
ี่ าหนด

3

No

เสนอ
ผู ้บริหาร
เพือ
่ อนุมัต ิ
โครงการ

Yes
4

้ จัดจ ้าง
จัดซือ

เสนอผู ้บริหารเพือ
่ ขออนุมต
ั ิ
โครงการ

-

สานัก/กองต่างๆ

้ จัดจ ้าง
ดาเนินการจัดซือ

-

สานัก/กองต่างๆ

ึ ษาข ้อมูลเพิม
ศก
่ เติมได ้ที่

www.opdc.go.th
ชุดเครือ
่ งมือการเรียนรู ้ด ้วยตนเอง
(Self-Learning Tool Kits)
“คูม
่ อ
ื การปฏิบต
ั งิ าน (Work Manual)”

Thank you


Slide 19

PowerPoint สื่อการเรียนการสอน
รายวิชาการผลิตเอกสาร (3215-2003)
ระดับชัน้ ปวส. สาขาวิชาการจัดการทั่วปป

การจ ัดทาคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน
(Work Manual)
เพือ
่ ดาเนินการตามเกณฑ์คณ
ุ ภาพ
้ ฐาน
การบริหารจ ัดการภาคร ัฐระด ับพืน
(Fundamental Level : FL)
ประจาปี งบประมาณ 2552

ว ัตถุประสงค์
การจ ัดทา Work Manual


เพือ
่ ให ้สว่ นราชการมีการจัดคู่มอ
ื การปฏิบัตงิ านทีช
่ ัดเจน อย่างเป็ นลายลักษณ์อักษร ทีแ
่ สดงถึง
รายละเอีย ดขั น
้ ตอนการปฏิบั ต ิง านของกิจ กรรม/กระบวนการต่ า ง ๆ ของหน่ ว ยงาน เพื่อ ใช ้
ประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์การ



การจั ด ท าคู่ม ือ การปฏิบั ต งิ านถือ เป็ นเครื่อ งมือ อย่า งหนึ่ง ในการสร ้างมาตรฐานการปฏิบั ต งิ าน
่ ารบริหารคุณภาพทั่วทัง้ องค์กรอย่างมีประสท
ิ ธิภาพ ทัง้ นี้ เพือ
(ตาม PM 5) ทีม
่ ุ่งไปสูก
่ ให ้การ
ทางานของสว่ นราชการได ้มาตรฐานเป็ นไปตามเป้ าหมาย ได ้ผลิตผลหรือการบริการทีม
่ ค
ี ุณภาพ
เสร็ จรวดเร็ วทันตามกาหนดเวลานั ด หมาย มีการทางานปลอดภัย และไม่สร ้างมลพิษแก่ชม
ุ ชน
เพือ
่ การบรรลุข ้อกาหนดทีส
่ าคัญของกระบวนการ

แนวทางการดาเนินการตาม PM 5

PM 5 : สว่ นราชการต ้องกาหนดมาตรฐานการปฏิบต
ั งิ าน ของ
กระบวนการทีส
่ ร ้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมี
วิธก
ี ารในการนามาตรฐานการปฏิบต
ั งิ านดังกล่าวให ้บุคลากร
นาไปปฏิบต
ั ิ เพือ
่ ให ้บรรลุผลตามข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ

กระบวนการสร้ างคุณค่ า
กระบวนการสาคัญที่สร้ างประโยชน์ ให้ แก่ ผ้ ูรับบริการ ผู้มี
ส่ วนปด้ ส่วนเสีย และส่ งผลต่ อการบรรลุพนั ธกิจหลัก/
ยุทธศาสตร์ ของส่ วนราชการ เป็ นสิ่งที่ตอบโจทย์ ของการ
จัดสรรทรัพยากร และความคุ้มค่ าของการใช้ งบประมาณ
แผ่ นดิน

กระบวนการสนับสนุน
กระบวนการที่ช่วยสนับสนุ นให้ กระบวนการสร้ างคุณ ค่ า
สามารถด าเนิ น การปด้ อย่ างมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ อาทิ
กระบวนการด้ านสารบั ญ การเงิ น /งบประมาณ
กระบวนการทรั พยากรบุคคล กระบวนการจัดซือ้ จัด
จ้ างและพัสดุ กระบวนการด้ าน IT
กระบวนการ
วางแผน เป็ นต้ น

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญของกระบวนการด้าน IT
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” (Key Requirement) หมายถึง ผลลัพธ์ทค
ี่ าดหวัง
ิ้ สุดกระบวนการนั น
เมือ
่ สน
้ อาทิ
กระบวนการติดตัง้ โปรแกรม ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ ความรวดเร็ว ความผิดพลาด
กระบวนการบารุงรักษา ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ รอบระยะเวลา ความถูกต ้อง
ความครบถ ้วน เป็ นต ้น
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” ของกระบวนการสนั บสนุน
ไม่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั คุณลักษณะของผลผลิตและบริการเพียงอย่างเดียว
แต่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั ความต ้องการของผู ้รับบริการทัง้ ภายในและภายนอกองค์การ
่
และระเบียบปฏิบต
ั ห
ิ รือแผนนโยบายทีเ่ กีย
่ วข ้อง เชน
พรบ.ว่าด ้วยการกระทาความผิดเกีย
่ วกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550/แผนแม่บท IT
การค ้นหาข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ สามารถทาได ้โดย
การวิเคราะห์ความต ้องการ ความคาดหวัง
ของผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้องกับกระบวนการ
่ การออกแบบสารวจ การสอบถาม หรือการสงั เกต เป็ นต ้น
เชน

ต ัวชว้ี ัดทีส
่ าค ัญ
ี้ งึ ความสาเร็จของการดาเนินการของ
“ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ” หมายถึง ตัววัดทีบ
่ ง่ ชถ
่
กระบวนการ เชน
- การวัดความผิดพลาดของกระบวนการติดตัง้ โปรแกรม สามารถวัด
ได ้จาก ร ้อยละของข ้อผิดพลาดในการติดตัง้ โปรแกรม โดยตัง้ เป้ าไว ้ไม่เกิน 5%
ของจานวนครัง้ ในการติดตัง้ โปรแกรม
- การวัดรอบระยะเวลาของกระบวนการบารุงรักษาสามารถวัดได ้จาก
ร ้อยละของการดาเนินการตามระยะเวลาทีก
่ าหนด เป็ นต ้น

ต ัวอย่างกระบวนการสน ับสนุนและข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ
ื่ กระบวนการ
รายชอ
สนับสนุน
กระบวนการรับ-สง่
ื ภายนอก
หนั งสอ
ื้ จัดจ ้าง
กระบวนการจัดซอ
กระบวนการพัฒนา
บุคลากร

ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ
ของกระบวน

ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ
ของกระบวนการ

รับ-สง่ เอกสารรวดเร็ว

ื ภายนอก
ร ้อยละของหนั งสอ
ทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน

ความทันเวลา

ร ้อยละของโครงการทีส
่ ามารถ
ื้ จัดจ ้างได ้ทันตามแผนงาน
จัดซอ

สอดคล ้องกับสมรรถนะ ร ้อยละของบุคลากรทีไ่ ด ้รับการ
ของบุคลากร
พัฒนาตามสมรรถนะทีก
่ าหนด

การออกแบบกระบวนการ
้
ปั จจัยทีใ่ ชในการออกแบบกระบวนการ
ประกอบด ้วย


ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ



องค์ความรู ้



เทคโนโลยี



กฎระเบียบ กฎหมาย



ต ้นทุน/ ค่าใชจ่้ าย



ระยะเวลาในการปฏิบต
ั งิ าน



ิ ธิภาพและประสท
ิ ธิผลของกระบวนการ เป็ นต ้น
ประสท

คู่มือการปฏิบตั งิ าน (Work Manual) คืออะปร
้
ิ้ สุดของ
 แผนทีบ
่ อกเสนทางการท
างานทีม
่ จ
ี ด
ุ เริม
่ ต ้นและจุดสน
กระบวนการ
 ระบุถงึ ขัน
้ ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ

ั ซอน
้ มีหลายขัน
 มักจัดทาขึน
้ สาหรับงานทีม
่ ค
ี วามซบ
้ ตอน และ
เกีย
่ วข ้องกับหลายคน
 สามารถปรับปรุงเปลีย
่ นแปลงเมือ
่ มีการเปลีย
่ นแปลงการ
ปฏิบต
ั งิ าน
 เพือ
่ ให ้ผู ้ปฏิบต
ั งิ านไว ้ใชอ้ ้างอิง ไม่ให ้เกิดความผิดพลาดในการ
ปฏิบต
ั งิ าน

ขอบเขตหล ัก Work Manual
1.

Work Flow ของกระบวนการ

2.

ขัน
้ ตอนการปฏิบต
ั งิ าน

3.

•

รายละเอียดวิธก
ี ารทางานของแต่ละขัน
้ ตอนย่อย

•

้
เอกสาร/ระเบียบ ทีใ่ ชประกอบการด
าเนินการ

•

แบบฟอร์ม

•

ผู ้รับผิดชอบ

มาตรฐานงาน คือ ข ้อกาหนดในการปฏิบต
ั งิ าน
•

มาตรฐานระยะเวลา

•

่ ความถูกต ้อง ความสมบูรณ์ของข ้อมูล ความ
มาตรฐานในเชงิ คุณภาพ เชน
ผิดพลาด ความคุ ้มค่าของงาน เป็ นต ้น

4.

ระบบการติดตามประเมินผล
•

เพือ
่ ใชติ้ ดตามผลการปฏิบัตงิ านเปรียบเทียบกับมาตรฐานทีก
่ าหนด

•

่ ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน
กาหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เชน

องค์ประกอบคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน

1. ว ัตถุประสงค์ของการจ ัดทาคูม
่ อ
ื

2. ขอบเขต

3. คาจาก ัดความ

4. หน้าทีค
่ วามร ับผิดชอบ

5. Work Flow กระบวนการ

6. ขนตอนการปฏิ
ั้
บ ัติงาน

7. มาตรฐานงาน

8. ระบบติดตามประเมินผล

9. เอกสารอ้างอิง

10. แบบฟอร์มทีใ่ ช ้

วัตถุประสงค์ (Objectives)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ ในการจัดทาคู่มอื ปฏิบัตงิ าน
ของกระบวนนีข้ นึ ้ มา

• ตัวอย่ างวัตถุประสงค์ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
เพื่ อ ให้ ม่ ั นใจว่ าปด้ มี ก ารปฏิ บั ติ ต ามข้ อ ก าหนด ระเบี ย บ หลั ก เกณฑ์
เกี่ ยวกั บ การตรวจสอบภายในที่ ก าหนดปว้ อย่ างสม่ าเสมอและมี
ประสิทธิภาพ สอดคล้ องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ ขององค์ กร

ขอบเขต (Scope)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่ าครอบคลุมตัง้ แต่
ขัน้ ตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หน่ วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

• ตัวอย่ างขอบเขตเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบตั นิ ีค้ รอบคลุมขัน้ ตอนการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และผู้รับการตรวจสอบ ตัง้ แต่ การวางแผนการตรวจสอบ การดาเนินการตรวจสอบ
การจัดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซา้ สาหรับทุกครัง้ ที่มกี าร
ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข

คาจากัดความ (Definition)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงคาศัพท์ เฉพาะซึ่งอาจเป็ นภาษาปทยหรื อ
ภาษาอังกฤษ หรื อคาย่ อ ที่กล่ าวถึงภายใต้ ระเบียบปฏิบัตนิ ัน้ ๆ เพื่อให้ เป็ น
ที่เข้ าใจตรงกัน

• ตัวอย่ างคาจากัดความ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
Auditor = ผู้ตรวจสอบที่ปด้ รับมอบหมายอย่ างเป็ นทางการ
Auditee= แผนก หน่ วยงาน หรื อบุคคลผู้ปด้ รับการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การร้ องขอให้ ดาเนินการแก้ ปข

หน้ าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบว่ ามีใครบ้ างที่เกี่ยวข้ องกับระเบียบปฏิบตั นิ ัน้ ๆ โดยมักจะ
เรียงจากผู้อานาจหรือตาแหน่ งสูงสุดลงมา

• ตัวอย่ างหน้ าที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ผู้อานวยการกอง: อนุมัตแิ ผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน
หัวหน้ ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ ความร่ วมมือในการตรวจสอบ
นักวิชาการ 6 ว. : จัดทาแผน ดาเนินการตรวจสอบ สรุ ปผลและติดตามผล

Work Flow กระบวนการ
No

Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

No

Yes

เอกสารอ้ างอิง (Reference Document)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ ประกอบคู่กันหรืออ้ างอิงถึงกัน
เพื่อให้ การปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ สมบูรณ์ ปด้ แก่ ระเบียบปฏิบตั เิ รื่ องอื่น พระราชบัญญัติ
กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทางาน เป็ นต้ น

• ตัวอย่ างเอกสารอ้ างอิงเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบัตเิ รื่ องการแก้ ปขและป้องกัน(QP-QMR-01)
ระเบียบปฏิบัตเิ รื่ องการทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร (QP-QMR-02)

แบบฟอร์ มที่ใช้ (Form)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงแบบฟอร์ มต่ าง ๆ ที่ต้องใช้ ในการบันทึก
ข้ อมูลของผู้ท่ เี กี่ยวข้ อง ในการปฏิบัตงิ านของกระบวนการนัน้ ๆ

• ตัวอย่ างแบบฟอร์ มเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อองค์การและผู ้บังคับบัญชา
•

ใชฝึ้ กอบรมข ้าราชการใหม่

•

้ นคูม
ประหยัดงบประมาณในการฝึ กอบรม เนือ
่ งจากหัวหน ้างานใชเป็
่ อ
ื ในการสอนงาน

•

ั เจนไม่ซ้าซอน
้
ทาให ้การกาหนดหน ้าทีก
่ ารงานชด

•

้
ใชในการควบคุ
มงานและการติดตามผลการปฏิบัตงิ านให ้มีความผิดพลาดในการ
ทางานลดน ้อยลง

•

เป็ นคูม
่ อ
ื ในการประเมินผลการปฏิบัตงิ าน (Performance Review) ของบุคลากร

•

ชว่ ยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่

•

้ นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการให ้บริการ
ใชเป็

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อผู ้ปฏิบต
ั งิ าน

•

ั เจนยิง่ ขึน
ได ้รับทราบภาระหน ้าทีข
่ องตนเองชด
้

•

ได ้เรียนรู ้งานเร็วขึน
้ ทัง้ ตอนทีเ่ ข ้ามาทางานใหม่ / หรือตอนทีจ
่ ะย ้ายงานใหม่

•

มีขน
ั ้ ตอนในการทางานทีแ
่ น่นอน ทาให ้การทางานได ้ง่ายขึน
้

•

รู ้จักวางแผนการทางานเพือ
่ ให ้ผลงานออกมาตามเป้ าหมาย

•

้ นแนวทางเพือ
สามารถใชเป็
่ การวิเคราะห์งานให ้ทันสมัยอยูต
่ ลอดเวลา

•

ิ ธิภาพมากยิง่ ขึน
สามารถทางานได ้อย่างมีประสท
้ เพราะมีสงิ่ ทีอ
่ ้างอิง

•

ี ในการปฏิบัตงิ าน
สร ้างความเป็ นมืออาชพ

ปั จจัยสาคัญในการจัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน
ลักษณะที่ดขี องคู่มือการปฏิบัตงิ าน

คุณสมบัตแิ ละทักษะของผู้จัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน

ลักษณะทีด่ ขี องคู่มือการปฏิบัติงาน
•
•
•
•
•
•
•

กระชับ ชัดเจน เข้ าใจปด้ ง่าย
เป็ นประโยชน์ สาหรับการทางานและฝึ กอบรม
เหมาะสมกับองค์ กรและผู้ใช้ งานแต่ ละกลุ่ม
มีความน่ าสนใจ น่ าติดตาม
มีความเป็ นปั จจุบัน (Update) ปม่ ล้าสมัย
แสดงหน่ วยงานที่จัดทา วันที่บังคับใช้
มีตวั อย่ างประกอบ

Clear
Complete
Concise
Correct

คุณสมบัตแิ ละทักษะ
ของผู้จัดทาเอกสารการปฏิบัตงิ าน
คุณสมบัติ
• มีความรู้ ความเชี่ยวชาญในการ
ปฏิบัตงิ านเรื่องนัน้ ๆ
• เป็ นคนช่ างสังเกต
• เอาใจใส่ ในรายละเอียดของการ
ปฏิบัตงิ าน
• รู้ทฤษฎีและความรู้พนื ้ ฐานของการ
วิเคราะห์ ระบบงาน
• รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่ าง ๆ
• รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่

ทักษะ
• ทักษะการวิเคราะห์
(Analysis Skills)
• ทักษะการสื่อสาร
(Communication Skills)
• ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทักษะการประเมินผล
(Evaluation Skills)

ื่ กระบวนการ
ต ัวอย่างแบบฟอร์มแสดงรายชอ
ื่ กระบวนการ
รายชอ

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ

ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของ
กระบวนการ

ต ัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ..........................................................................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ...................................................
ลาด ับที่

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

เอกสารที่
เกีย
่ วข้อง

No
Yes

No
Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

่ มต่อระหว่างขัน
จุดเชือ
้ ตอน

(เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ
ไม่สามารถจบได ้ภายใน 1 หน ้า)

การออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ......กระบวนการรับหนังสอ
ื ภายนอก.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละของเอกสารทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน............

ต ัวอย่าง1

ลาด ับ

1

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

5 นาที

บันทึกข ้อมูลรับหนังสือเข ้าระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีส
่ ารบรรณ

5 นาที

หัวหน ้าสารบรรณ ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น
และรวบรวมนาเสนอต่อ ผอ.สบก

หัวหน ้า
ฝ่ ายสารบรรณ

ผอ.สลธ.พิจารณาหนังสือภายนอกก่อนส่ง
มอบให ้ผุ ้เกีย
่ วข ้อง

ผอ.สบก

10 นาที

เจ ้าหน ้าทีบ
่ น
ั ทึกข ้อมูลการส่งเอกสารในระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งหนังสือไปยังสานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของ สบก

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งบันทึกข ้อมูลลงรับ
เอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งจัดแฟ้ มเสนอ ผอ.
สานัก พิจารณามอบหมายให ้ผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้อง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

ลงทะเบียนรับ

2

ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น

3

เสนอ
ผอ.สลธ.

4

จัดส่งหนังสือไปยัง
สานักทีเ่ กีย
่ วข ้อง

5

สานักเจ ้าของเรือ
่ ง
ลงรับเอกสาร

6

ระยะเวลา

เสนอ
ผอ.สานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

1 วัน

การออกแบบกระบวนการ

ต ัวอย่าง2

ื่ กระบวนการ......กระบวนการจัดทาแผนงานโครงการ.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละข ้อผิดพลาดในการจัดทาแผนงานโครงการ
ลาด ั
บ

ผ ังกระบวนการ

1

ศึกษาวิเคราะห์
แนวทางการดาเนินงาน

รายละเอียดงาน
สานัก/กองศึกษาวิเคราะห์
กิจกรรมทีจ
่ ะดาเนินการใน
ปี งบประมาณนัน
้ ๆ

มาตรฐานคุณภาพงาน
ปั จจัยทีต
่ ้องนามาวิเคราะห์ ให ้ครอบคลุม
ในเรือ
่ ง

ผูร้ ับผิดชอบ
สานัก/กองต่างๆ

1.ผลการดาเนินงานทีผ
่ า่ นมา
2. ปั จจัยภายใน/ปั จจัยภายนอก ที่
ผลกระทบต่อการดาเนินการ
่ งทีค
3. ความเสีย
่ าดว่าจะเกิดขึน
้

2
จัดทาแผนงานโครงการ

ผู ้รับผิดชอบจัดทาบันทึกขอ

ในการจัดทาแผนงาน ต ้องมีลักษณะ ดังนี้

อนุมต
ั โิ ครงการ ที่

1. จัดทาแผนงานให ้ครบถ ้วนตามหัวข ้อ

ประกอบด ้วยแผนงาน
โครงการ และแผนการใช ้
งบประมาณ

สานัก/กองต่างๆ

การนาเสนอทีก
่ าหนด
2. การคิดค่าใช ้จ่ายต ้องอยูภ
่ ายใต ้ระเบียบ
ทีก
่ าหนด
3. กิจกรรมการดาเนินการสอดคล ้องกับ
วัตถุประสงค์ทก
ี่ าหนด

3

No

เสนอ
ผู ้บริหาร
เพือ
่ อนุมัต ิ
โครงการ

Yes
4

้ จัดจ ้าง
จัดซือ

เสนอผู ้บริหารเพือ
่ ขออนุมต
ั ิ
โครงการ

-

สานัก/กองต่างๆ

้ จัดจ ้าง
ดาเนินการจัดซือ

-

สานัก/กองต่างๆ

ึ ษาข ้อมูลเพิม
ศก
่ เติมได ้ที่

www.opdc.go.th
ชุดเครือ
่ งมือการเรียนรู ้ด ้วยตนเอง
(Self-Learning Tool Kits)
“คูม
่ อ
ื การปฏิบต
ั งิ าน (Work Manual)”

Thank you


Slide 20

PowerPoint สื่อการเรียนการสอน
รายวิชาการผลิตเอกสาร (3215-2003)
ระดับชัน้ ปวส. สาขาวิชาการจัดการทั่วปป

การจ ัดทาคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน
(Work Manual)
เพือ
่ ดาเนินการตามเกณฑ์คณ
ุ ภาพ
้ ฐาน
การบริหารจ ัดการภาคร ัฐระด ับพืน
(Fundamental Level : FL)
ประจาปี งบประมาณ 2552

ว ัตถุประสงค์
การจ ัดทา Work Manual


เพือ
่ ให ้สว่ นราชการมีการจัดคู่มอ
ื การปฏิบัตงิ านทีช
่ ัดเจน อย่างเป็ นลายลักษณ์อักษร ทีแ
่ สดงถึง
รายละเอีย ดขั น
้ ตอนการปฏิบั ต ิง านของกิจ กรรม/กระบวนการต่ า ง ๆ ของหน่ ว ยงาน เพื่อ ใช ้
ประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์การ



การจั ด ท าคู่ม ือ การปฏิบั ต งิ านถือ เป็ นเครื่อ งมือ อย่า งหนึ่ง ในการสร ้างมาตรฐานการปฏิบั ต งิ าน
่ ารบริหารคุณภาพทั่วทัง้ องค์กรอย่างมีประสท
ิ ธิภาพ ทัง้ นี้ เพือ
(ตาม PM 5) ทีม
่ ุ่งไปสูก
่ ให ้การ
ทางานของสว่ นราชการได ้มาตรฐานเป็ นไปตามเป้ าหมาย ได ้ผลิตผลหรือการบริการทีม
่ ค
ี ุณภาพ
เสร็ จรวดเร็ วทันตามกาหนดเวลานั ด หมาย มีการทางานปลอดภัย และไม่สร ้างมลพิษแก่ชม
ุ ชน
เพือ
่ การบรรลุข ้อกาหนดทีส
่ าคัญของกระบวนการ

แนวทางการดาเนินการตาม PM 5

PM 5 : สว่ นราชการต ้องกาหนดมาตรฐานการปฏิบต
ั งิ าน ของ
กระบวนการทีส
่ ร ้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมี
วิธก
ี ารในการนามาตรฐานการปฏิบต
ั งิ านดังกล่าวให ้บุคลากร
นาไปปฏิบต
ั ิ เพือ
่ ให ้บรรลุผลตามข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ

กระบวนการสร้ างคุณค่ า
กระบวนการสาคัญที่สร้ างประโยชน์ ให้ แก่ ผ้ ูรับบริการ ผู้มี
ส่ วนปด้ ส่วนเสีย และส่ งผลต่ อการบรรลุพนั ธกิจหลัก/
ยุทธศาสตร์ ของส่ วนราชการ เป็ นสิ่งที่ตอบโจทย์ ของการ
จัดสรรทรัพยากร และความคุ้มค่ าของการใช้ งบประมาณ
แผ่ นดิน

กระบวนการสนับสนุน
กระบวนการที่ช่วยสนับสนุ นให้ กระบวนการสร้ างคุณ ค่ า
สามารถด าเนิ น การปด้ อย่ างมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ อาทิ
กระบวนการด้ านสารบั ญ การเงิ น /งบประมาณ
กระบวนการทรั พยากรบุคคล กระบวนการจัดซือ้ จัด
จ้ างและพัสดุ กระบวนการด้ าน IT
กระบวนการ
วางแผน เป็ นต้ น

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญของกระบวนการด้าน IT
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” (Key Requirement) หมายถึง ผลลัพธ์ทค
ี่ าดหวัง
ิ้ สุดกระบวนการนั น
เมือ
่ สน
้ อาทิ
กระบวนการติดตัง้ โปรแกรม ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ ความรวดเร็ว ความผิดพลาด
กระบวนการบารุงรักษา ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ รอบระยะเวลา ความถูกต ้อง
ความครบถ ้วน เป็ นต ้น
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” ของกระบวนการสนั บสนุน
ไม่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั คุณลักษณะของผลผลิตและบริการเพียงอย่างเดียว
แต่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั ความต ้องการของผู ้รับบริการทัง้ ภายในและภายนอกองค์การ
่
และระเบียบปฏิบต
ั ห
ิ รือแผนนโยบายทีเ่ กีย
่ วข ้อง เชน
พรบ.ว่าด ้วยการกระทาความผิดเกีย
่ วกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550/แผนแม่บท IT
การค ้นหาข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ สามารถทาได ้โดย
การวิเคราะห์ความต ้องการ ความคาดหวัง
ของผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้องกับกระบวนการ
่ การออกแบบสารวจ การสอบถาม หรือการสงั เกต เป็ นต ้น
เชน

ต ัวชว้ี ัดทีส
่ าค ัญ
ี้ งึ ความสาเร็จของการดาเนินการของ
“ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ” หมายถึง ตัววัดทีบ
่ ง่ ชถ
่
กระบวนการ เชน
- การวัดความผิดพลาดของกระบวนการติดตัง้ โปรแกรม สามารถวัด
ได ้จาก ร ้อยละของข ้อผิดพลาดในการติดตัง้ โปรแกรม โดยตัง้ เป้ าไว ้ไม่เกิน 5%
ของจานวนครัง้ ในการติดตัง้ โปรแกรม
- การวัดรอบระยะเวลาของกระบวนการบารุงรักษาสามารถวัดได ้จาก
ร ้อยละของการดาเนินการตามระยะเวลาทีก
่ าหนด เป็ นต ้น

ต ัวอย่างกระบวนการสน ับสนุนและข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ
ื่ กระบวนการ
รายชอ
สนับสนุน
กระบวนการรับ-สง่
ื ภายนอก
หนั งสอ
ื้ จัดจ ้าง
กระบวนการจัดซอ
กระบวนการพัฒนา
บุคลากร

ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ
ของกระบวน

ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ
ของกระบวนการ

รับ-สง่ เอกสารรวดเร็ว

ื ภายนอก
ร ้อยละของหนั งสอ
ทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน

ความทันเวลา

ร ้อยละของโครงการทีส
่ ามารถ
ื้ จัดจ ้างได ้ทันตามแผนงาน
จัดซอ

สอดคล ้องกับสมรรถนะ ร ้อยละของบุคลากรทีไ่ ด ้รับการ
ของบุคลากร
พัฒนาตามสมรรถนะทีก
่ าหนด

การออกแบบกระบวนการ
้
ปั จจัยทีใ่ ชในการออกแบบกระบวนการ
ประกอบด ้วย


ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ



องค์ความรู ้



เทคโนโลยี



กฎระเบียบ กฎหมาย



ต ้นทุน/ ค่าใชจ่้ าย



ระยะเวลาในการปฏิบต
ั งิ าน



ิ ธิภาพและประสท
ิ ธิผลของกระบวนการ เป็ นต ้น
ประสท

คู่มือการปฏิบตั งิ าน (Work Manual) คืออะปร
้
ิ้ สุดของ
 แผนทีบ
่ อกเสนทางการท
างานทีม
่ จ
ี ด
ุ เริม
่ ต ้นและจุดสน
กระบวนการ
 ระบุถงึ ขัน
้ ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ

ั ซอน
้ มีหลายขัน
 มักจัดทาขึน
้ สาหรับงานทีม
่ ค
ี วามซบ
้ ตอน และ
เกีย
่ วข ้องกับหลายคน
 สามารถปรับปรุงเปลีย
่ นแปลงเมือ
่ มีการเปลีย
่ นแปลงการ
ปฏิบต
ั งิ าน
 เพือ
่ ให ้ผู ้ปฏิบต
ั งิ านไว ้ใชอ้ ้างอิง ไม่ให ้เกิดความผิดพลาดในการ
ปฏิบต
ั งิ าน

ขอบเขตหล ัก Work Manual
1.

Work Flow ของกระบวนการ

2.

ขัน
้ ตอนการปฏิบต
ั งิ าน

3.

•

รายละเอียดวิธก
ี ารทางานของแต่ละขัน
้ ตอนย่อย

•

้
เอกสาร/ระเบียบ ทีใ่ ชประกอบการด
าเนินการ

•

แบบฟอร์ม

•

ผู ้รับผิดชอบ

มาตรฐานงาน คือ ข ้อกาหนดในการปฏิบต
ั งิ าน
•

มาตรฐานระยะเวลา

•

่ ความถูกต ้อง ความสมบูรณ์ของข ้อมูล ความ
มาตรฐานในเชงิ คุณภาพ เชน
ผิดพลาด ความคุ ้มค่าของงาน เป็ นต ้น

4.

ระบบการติดตามประเมินผล
•

เพือ
่ ใชติ้ ดตามผลการปฏิบัตงิ านเปรียบเทียบกับมาตรฐานทีก
่ าหนด

•

่ ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน
กาหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เชน

องค์ประกอบคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน

1. ว ัตถุประสงค์ของการจ ัดทาคูม
่ อ
ื

2. ขอบเขต

3. คาจาก ัดความ

4. หน้าทีค
่ วามร ับผิดชอบ

5. Work Flow กระบวนการ

6. ขนตอนการปฏิ
ั้
บ ัติงาน

7. มาตรฐานงาน

8. ระบบติดตามประเมินผล

9. เอกสารอ้างอิง

10. แบบฟอร์มทีใ่ ช ้

วัตถุประสงค์ (Objectives)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ ในการจัดทาคู่มอื ปฏิบัตงิ าน
ของกระบวนนีข้ นึ ้ มา

• ตัวอย่ างวัตถุประสงค์ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
เพื่ อ ให้ ม่ ั นใจว่ าปด้ มี ก ารปฏิ บั ติ ต ามข้ อ ก าหนด ระเบี ย บ หลั ก เกณฑ์
เกี่ ยวกั บ การตรวจสอบภายในที่ ก าหนดปว้ อย่ างสม่ าเสมอและมี
ประสิทธิภาพ สอดคล้ องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ ขององค์ กร

ขอบเขต (Scope)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่ าครอบคลุมตัง้ แต่
ขัน้ ตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หน่ วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

• ตัวอย่ างขอบเขตเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบตั นิ ีค้ รอบคลุมขัน้ ตอนการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และผู้รับการตรวจสอบ ตัง้ แต่ การวางแผนการตรวจสอบ การดาเนินการตรวจสอบ
การจัดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซา้ สาหรับทุกครัง้ ที่มกี าร
ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข

คาจากัดความ (Definition)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงคาศัพท์ เฉพาะซึ่งอาจเป็ นภาษาปทยหรื อ
ภาษาอังกฤษ หรื อคาย่ อ ที่กล่ าวถึงภายใต้ ระเบียบปฏิบัตนิ ัน้ ๆ เพื่อให้ เป็ น
ที่เข้ าใจตรงกัน

• ตัวอย่ างคาจากัดความ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
Auditor = ผู้ตรวจสอบที่ปด้ รับมอบหมายอย่ างเป็ นทางการ
Auditee= แผนก หน่ วยงาน หรื อบุคคลผู้ปด้ รับการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การร้ องขอให้ ดาเนินการแก้ ปข

หน้ าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบว่ ามีใครบ้ างที่เกี่ยวข้ องกับระเบียบปฏิบตั นิ ัน้ ๆ โดยมักจะ
เรียงจากผู้อานาจหรือตาแหน่ งสูงสุดลงมา

• ตัวอย่ างหน้ าที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ผู้อานวยการกอง: อนุมัตแิ ผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน
หัวหน้ ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ ความร่ วมมือในการตรวจสอบ
นักวิชาการ 6 ว. : จัดทาแผน ดาเนินการตรวจสอบ สรุ ปผลและติดตามผล

Work Flow กระบวนการ
No

Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

No

Yes

เอกสารอ้ างอิง (Reference Document)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ ประกอบคู่กันหรืออ้ างอิงถึงกัน
เพื่อให้ การปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ สมบูรณ์ ปด้ แก่ ระเบียบปฏิบตั เิ รื่ องอื่น พระราชบัญญัติ
กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทางาน เป็ นต้ น

• ตัวอย่ างเอกสารอ้ างอิงเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบัตเิ รื่ องการแก้ ปขและป้องกัน(QP-QMR-01)
ระเบียบปฏิบัตเิ รื่ องการทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร (QP-QMR-02)

แบบฟอร์ มที่ใช้ (Form)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงแบบฟอร์ มต่ าง ๆ ที่ต้องใช้ ในการบันทึก
ข้ อมูลของผู้ท่ เี กี่ยวข้ อง ในการปฏิบัตงิ านของกระบวนการนัน้ ๆ

• ตัวอย่ างแบบฟอร์ มเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อองค์การและผู ้บังคับบัญชา
•

ใชฝึ้ กอบรมข ้าราชการใหม่

•

้ นคูม
ประหยัดงบประมาณในการฝึ กอบรม เนือ
่ งจากหัวหน ้างานใชเป็
่ อ
ื ในการสอนงาน

•

ั เจนไม่ซ้าซอน
้
ทาให ้การกาหนดหน ้าทีก
่ ารงานชด

•

้
ใชในการควบคุ
มงานและการติดตามผลการปฏิบัตงิ านให ้มีความผิดพลาดในการ
ทางานลดน ้อยลง

•

เป็ นคูม
่ อ
ื ในการประเมินผลการปฏิบัตงิ าน (Performance Review) ของบุคลากร

•

ชว่ ยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่

•

้ นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการให ้บริการ
ใชเป็

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อผู ้ปฏิบต
ั งิ าน

•

ั เจนยิง่ ขึน
ได ้รับทราบภาระหน ้าทีข
่ องตนเองชด
้

•

ได ้เรียนรู ้งานเร็วขึน
้ ทัง้ ตอนทีเ่ ข ้ามาทางานใหม่ / หรือตอนทีจ
่ ะย ้ายงานใหม่

•

มีขน
ั ้ ตอนในการทางานทีแ
่ น่นอน ทาให ้การทางานได ้ง่ายขึน
้

•

รู ้จักวางแผนการทางานเพือ
่ ให ้ผลงานออกมาตามเป้ าหมาย

•

้ นแนวทางเพือ
สามารถใชเป็
่ การวิเคราะห์งานให ้ทันสมัยอยูต
่ ลอดเวลา

•

ิ ธิภาพมากยิง่ ขึน
สามารถทางานได ้อย่างมีประสท
้ เพราะมีสงิ่ ทีอ
่ ้างอิง

•

ี ในการปฏิบัตงิ าน
สร ้างความเป็ นมืออาชพ

ปั จจัยสาคัญในการจัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน
ลักษณะที่ดขี องคู่มือการปฏิบัตงิ าน

คุณสมบัตแิ ละทักษะของผู้จัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน

ลักษณะทีด่ ขี องคู่มือการปฏิบัติงาน
•
•
•
•
•
•
•

กระชับ ชัดเจน เข้ าใจปด้ ง่าย
เป็ นประโยชน์ สาหรับการทางานและฝึ กอบรม
เหมาะสมกับองค์ กรและผู้ใช้ งานแต่ ละกลุ่ม
มีความน่ าสนใจ น่ าติดตาม
มีความเป็ นปั จจุบัน (Update) ปม่ ล้าสมัย
แสดงหน่ วยงานที่จัดทา วันที่บังคับใช้
มีตวั อย่ างประกอบ

Clear
Complete
Concise
Correct

คุณสมบัตแิ ละทักษะ
ของผู้จัดทาเอกสารการปฏิบัตงิ าน
คุณสมบัติ
• มีความรู้ ความเชี่ยวชาญในการ
ปฏิบัตงิ านเรื่องนัน้ ๆ
• เป็ นคนช่ างสังเกต
• เอาใจใส่ ในรายละเอียดของการ
ปฏิบัตงิ าน
• รู้ทฤษฎีและความรู้พนื ้ ฐานของการ
วิเคราะห์ ระบบงาน
• รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่ าง ๆ
• รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่

ทักษะ
• ทักษะการวิเคราะห์
(Analysis Skills)
• ทักษะการสื่อสาร
(Communication Skills)
• ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทักษะการประเมินผล
(Evaluation Skills)

ื่ กระบวนการ
ต ัวอย่างแบบฟอร์มแสดงรายชอ
ื่ กระบวนการ
รายชอ

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ

ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของ
กระบวนการ

ต ัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ..........................................................................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ...................................................
ลาด ับที่

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

เอกสารที่
เกีย
่ วข้อง

No
Yes

No
Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

่ มต่อระหว่างขัน
จุดเชือ
้ ตอน

(เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ
ไม่สามารถจบได ้ภายใน 1 หน ้า)

การออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ......กระบวนการรับหนังสอ
ื ภายนอก.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละของเอกสารทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน............

ต ัวอย่าง1

ลาด ับ

1

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

5 นาที

บันทึกข ้อมูลรับหนังสือเข ้าระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีส
่ ารบรรณ

5 นาที

หัวหน ้าสารบรรณ ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น
และรวบรวมนาเสนอต่อ ผอ.สบก

หัวหน ้า
ฝ่ ายสารบรรณ

ผอ.สลธ.พิจารณาหนังสือภายนอกก่อนส่ง
มอบให ้ผุ ้เกีย
่ วข ้อง

ผอ.สบก

10 นาที

เจ ้าหน ้าทีบ
่ น
ั ทึกข ้อมูลการส่งเอกสารในระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งหนังสือไปยังสานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของ สบก

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งบันทึกข ้อมูลลงรับ
เอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งจัดแฟ้ มเสนอ ผอ.
สานัก พิจารณามอบหมายให ้ผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้อง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

ลงทะเบียนรับ

2

ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น

3

เสนอ
ผอ.สลธ.

4

จัดส่งหนังสือไปยัง
สานักทีเ่ กีย
่ วข ้อง

5

สานักเจ ้าของเรือ
่ ง
ลงรับเอกสาร

6

ระยะเวลา

เสนอ
ผอ.สานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

1 วัน

การออกแบบกระบวนการ

ต ัวอย่าง2

ื่ กระบวนการ......กระบวนการจัดทาแผนงานโครงการ.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละข ้อผิดพลาดในการจัดทาแผนงานโครงการ
ลาด ั
บ

ผ ังกระบวนการ

1

ศึกษาวิเคราะห์
แนวทางการดาเนินงาน

รายละเอียดงาน
สานัก/กองศึกษาวิเคราะห์
กิจกรรมทีจ
่ ะดาเนินการใน
ปี งบประมาณนัน
้ ๆ

มาตรฐานคุณภาพงาน
ปั จจัยทีต
่ ้องนามาวิเคราะห์ ให ้ครอบคลุม
ในเรือ
่ ง

ผูร้ ับผิดชอบ
สานัก/กองต่างๆ

1.ผลการดาเนินงานทีผ
่ า่ นมา
2. ปั จจัยภายใน/ปั จจัยภายนอก ที่
ผลกระทบต่อการดาเนินการ
่ งทีค
3. ความเสีย
่ าดว่าจะเกิดขึน
้

2
จัดทาแผนงานโครงการ

ผู ้รับผิดชอบจัดทาบันทึกขอ

ในการจัดทาแผนงาน ต ้องมีลักษณะ ดังนี้

อนุมต
ั โิ ครงการ ที่

1. จัดทาแผนงานให ้ครบถ ้วนตามหัวข ้อ

ประกอบด ้วยแผนงาน
โครงการ และแผนการใช ้
งบประมาณ

สานัก/กองต่างๆ

การนาเสนอทีก
่ าหนด
2. การคิดค่าใช ้จ่ายต ้องอยูภ
่ ายใต ้ระเบียบ
ทีก
่ าหนด
3. กิจกรรมการดาเนินการสอดคล ้องกับ
วัตถุประสงค์ทก
ี่ าหนด

3

No

เสนอ
ผู ้บริหาร
เพือ
่ อนุมัต ิ
โครงการ

Yes
4

้ จัดจ ้าง
จัดซือ

เสนอผู ้บริหารเพือ
่ ขออนุมต
ั ิ
โครงการ

-

สานัก/กองต่างๆ

้ จัดจ ้าง
ดาเนินการจัดซือ

-

สานัก/กองต่างๆ

ึ ษาข ้อมูลเพิม
ศก
่ เติมได ้ที่

www.opdc.go.th
ชุดเครือ
่ งมือการเรียนรู ้ด ้วยตนเอง
(Self-Learning Tool Kits)
“คูม
่ อ
ื การปฏิบต
ั งิ าน (Work Manual)”

Thank you


Slide 21

PowerPoint สื่อการเรียนการสอน
รายวิชาการผลิตเอกสาร (3215-2003)
ระดับชัน้ ปวส. สาขาวิชาการจัดการทั่วปป

การจ ัดทาคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน
(Work Manual)
เพือ
่ ดาเนินการตามเกณฑ์คณ
ุ ภาพ
้ ฐาน
การบริหารจ ัดการภาคร ัฐระด ับพืน
(Fundamental Level : FL)
ประจาปี งบประมาณ 2552

ว ัตถุประสงค์
การจ ัดทา Work Manual


เพือ
่ ให ้สว่ นราชการมีการจัดคู่มอ
ื การปฏิบัตงิ านทีช
่ ัดเจน อย่างเป็ นลายลักษณ์อักษร ทีแ
่ สดงถึง
รายละเอีย ดขั น
้ ตอนการปฏิบั ต ิง านของกิจ กรรม/กระบวนการต่ า ง ๆ ของหน่ ว ยงาน เพื่อ ใช ้
ประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์การ



การจั ด ท าคู่ม ือ การปฏิบั ต งิ านถือ เป็ นเครื่อ งมือ อย่า งหนึ่ง ในการสร ้างมาตรฐานการปฏิบั ต งิ าน
่ ารบริหารคุณภาพทั่วทัง้ องค์กรอย่างมีประสท
ิ ธิภาพ ทัง้ นี้ เพือ
(ตาม PM 5) ทีม
่ ุ่งไปสูก
่ ให ้การ
ทางานของสว่ นราชการได ้มาตรฐานเป็ นไปตามเป้ าหมาย ได ้ผลิตผลหรือการบริการทีม
่ ค
ี ุณภาพ
เสร็ จรวดเร็ วทันตามกาหนดเวลานั ด หมาย มีการทางานปลอดภัย และไม่สร ้างมลพิษแก่ชม
ุ ชน
เพือ
่ การบรรลุข ้อกาหนดทีส
่ าคัญของกระบวนการ

แนวทางการดาเนินการตาม PM 5

PM 5 : สว่ นราชการต ้องกาหนดมาตรฐานการปฏิบต
ั งิ าน ของ
กระบวนการทีส
่ ร ้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมี
วิธก
ี ารในการนามาตรฐานการปฏิบต
ั งิ านดังกล่าวให ้บุคลากร
นาไปปฏิบต
ั ิ เพือ
่ ให ้บรรลุผลตามข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ

กระบวนการสร้ างคุณค่ า
กระบวนการสาคัญที่สร้ างประโยชน์ ให้ แก่ ผ้ ูรับบริการ ผู้มี
ส่ วนปด้ ส่วนเสีย และส่ งผลต่ อการบรรลุพนั ธกิจหลัก/
ยุทธศาสตร์ ของส่ วนราชการ เป็ นสิ่งที่ตอบโจทย์ ของการ
จัดสรรทรัพยากร และความคุ้มค่ าของการใช้ งบประมาณ
แผ่ นดิน

กระบวนการสนับสนุน
กระบวนการที่ช่วยสนับสนุ นให้ กระบวนการสร้ างคุณ ค่ า
สามารถด าเนิ น การปด้ อย่ างมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ อาทิ
กระบวนการด้ านสารบั ญ การเงิ น /งบประมาณ
กระบวนการทรั พยากรบุคคล กระบวนการจัดซือ้ จัด
จ้ างและพัสดุ กระบวนการด้ าน IT
กระบวนการ
วางแผน เป็ นต้ น

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญของกระบวนการด้าน IT
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” (Key Requirement) หมายถึง ผลลัพธ์ทค
ี่ าดหวัง
ิ้ สุดกระบวนการนั น
เมือ
่ สน
้ อาทิ
กระบวนการติดตัง้ โปรแกรม ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ ความรวดเร็ว ความผิดพลาด
กระบวนการบารุงรักษา ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ รอบระยะเวลา ความถูกต ้อง
ความครบถ ้วน เป็ นต ้น
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” ของกระบวนการสนั บสนุน
ไม่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั คุณลักษณะของผลผลิตและบริการเพียงอย่างเดียว
แต่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั ความต ้องการของผู ้รับบริการทัง้ ภายในและภายนอกองค์การ
่
และระเบียบปฏิบต
ั ห
ิ รือแผนนโยบายทีเ่ กีย
่ วข ้อง เชน
พรบ.ว่าด ้วยการกระทาความผิดเกีย
่ วกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550/แผนแม่บท IT
การค ้นหาข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ สามารถทาได ้โดย
การวิเคราะห์ความต ้องการ ความคาดหวัง
ของผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้องกับกระบวนการ
่ การออกแบบสารวจ การสอบถาม หรือการสงั เกต เป็ นต ้น
เชน

ต ัวชว้ี ัดทีส
่ าค ัญ
ี้ งึ ความสาเร็จของการดาเนินการของ
“ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ” หมายถึง ตัววัดทีบ
่ ง่ ชถ
่
กระบวนการ เชน
- การวัดความผิดพลาดของกระบวนการติดตัง้ โปรแกรม สามารถวัด
ได ้จาก ร ้อยละของข ้อผิดพลาดในการติดตัง้ โปรแกรม โดยตัง้ เป้ าไว ้ไม่เกิน 5%
ของจานวนครัง้ ในการติดตัง้ โปรแกรม
- การวัดรอบระยะเวลาของกระบวนการบารุงรักษาสามารถวัดได ้จาก
ร ้อยละของการดาเนินการตามระยะเวลาทีก
่ าหนด เป็ นต ้น

ต ัวอย่างกระบวนการสน ับสนุนและข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ
ื่ กระบวนการ
รายชอ
สนับสนุน
กระบวนการรับ-สง่
ื ภายนอก
หนั งสอ
ื้ จัดจ ้าง
กระบวนการจัดซอ
กระบวนการพัฒนา
บุคลากร

ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ
ของกระบวน

ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ
ของกระบวนการ

รับ-สง่ เอกสารรวดเร็ว

ื ภายนอก
ร ้อยละของหนั งสอ
ทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน

ความทันเวลา

ร ้อยละของโครงการทีส
่ ามารถ
ื้ จัดจ ้างได ้ทันตามแผนงาน
จัดซอ

สอดคล ้องกับสมรรถนะ ร ้อยละของบุคลากรทีไ่ ด ้รับการ
ของบุคลากร
พัฒนาตามสมรรถนะทีก
่ าหนด

การออกแบบกระบวนการ
้
ปั จจัยทีใ่ ชในการออกแบบกระบวนการ
ประกอบด ้วย


ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ



องค์ความรู ้



เทคโนโลยี



กฎระเบียบ กฎหมาย



ต ้นทุน/ ค่าใชจ่้ าย



ระยะเวลาในการปฏิบต
ั งิ าน



ิ ธิภาพและประสท
ิ ธิผลของกระบวนการ เป็ นต ้น
ประสท

คู่มือการปฏิบตั งิ าน (Work Manual) คืออะปร
้
ิ้ สุดของ
 แผนทีบ
่ อกเสนทางการท
างานทีม
่ จ
ี ด
ุ เริม
่ ต ้นและจุดสน
กระบวนการ
 ระบุถงึ ขัน
้ ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ

ั ซอน
้ มีหลายขัน
 มักจัดทาขึน
้ สาหรับงานทีม
่ ค
ี วามซบ
้ ตอน และ
เกีย
่ วข ้องกับหลายคน
 สามารถปรับปรุงเปลีย
่ นแปลงเมือ
่ มีการเปลีย
่ นแปลงการ
ปฏิบต
ั งิ าน
 เพือ
่ ให ้ผู ้ปฏิบต
ั งิ านไว ้ใชอ้ ้างอิง ไม่ให ้เกิดความผิดพลาดในการ
ปฏิบต
ั งิ าน

ขอบเขตหล ัก Work Manual
1.

Work Flow ของกระบวนการ

2.

ขัน
้ ตอนการปฏิบต
ั งิ าน

3.

•

รายละเอียดวิธก
ี ารทางานของแต่ละขัน
้ ตอนย่อย

•

้
เอกสาร/ระเบียบ ทีใ่ ชประกอบการด
าเนินการ

•

แบบฟอร์ม

•

ผู ้รับผิดชอบ

มาตรฐานงาน คือ ข ้อกาหนดในการปฏิบต
ั งิ าน
•

มาตรฐานระยะเวลา

•

่ ความถูกต ้อง ความสมบูรณ์ของข ้อมูล ความ
มาตรฐานในเชงิ คุณภาพ เชน
ผิดพลาด ความคุ ้มค่าของงาน เป็ นต ้น

4.

ระบบการติดตามประเมินผล
•

เพือ
่ ใชติ้ ดตามผลการปฏิบัตงิ านเปรียบเทียบกับมาตรฐานทีก
่ าหนด

•

่ ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน
กาหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เชน

องค์ประกอบคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน

1. ว ัตถุประสงค์ของการจ ัดทาคูม
่ อ
ื

2. ขอบเขต

3. คาจาก ัดความ

4. หน้าทีค
่ วามร ับผิดชอบ

5. Work Flow กระบวนการ

6. ขนตอนการปฏิ
ั้
บ ัติงาน

7. มาตรฐานงาน

8. ระบบติดตามประเมินผล

9. เอกสารอ้างอิง

10. แบบฟอร์มทีใ่ ช ้

วัตถุประสงค์ (Objectives)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ ในการจัดทาคู่มอื ปฏิบัตงิ าน
ของกระบวนนีข้ นึ ้ มา

• ตัวอย่ างวัตถุประสงค์ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
เพื่ อ ให้ ม่ ั นใจว่ าปด้ มี ก ารปฏิ บั ติ ต ามข้ อ ก าหนด ระเบี ย บ หลั ก เกณฑ์
เกี่ ยวกั บ การตรวจสอบภายในที่ ก าหนดปว้ อย่ างสม่ าเสมอและมี
ประสิทธิภาพ สอดคล้ องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ ขององค์ กร

ขอบเขต (Scope)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่ าครอบคลุมตัง้ แต่
ขัน้ ตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หน่ วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

• ตัวอย่ างขอบเขตเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบตั นิ ีค้ รอบคลุมขัน้ ตอนการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และผู้รับการตรวจสอบ ตัง้ แต่ การวางแผนการตรวจสอบ การดาเนินการตรวจสอบ
การจัดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซา้ สาหรับทุกครัง้ ที่มกี าร
ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข

คาจากัดความ (Definition)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงคาศัพท์ เฉพาะซึ่งอาจเป็ นภาษาปทยหรื อ
ภาษาอังกฤษ หรื อคาย่ อ ที่กล่ าวถึงภายใต้ ระเบียบปฏิบัตนิ ัน้ ๆ เพื่อให้ เป็ น
ที่เข้ าใจตรงกัน

• ตัวอย่ างคาจากัดความ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
Auditor = ผู้ตรวจสอบที่ปด้ รับมอบหมายอย่ างเป็ นทางการ
Auditee= แผนก หน่ วยงาน หรื อบุคคลผู้ปด้ รับการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การร้ องขอให้ ดาเนินการแก้ ปข

หน้ าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบว่ ามีใครบ้ างที่เกี่ยวข้ องกับระเบียบปฏิบตั นิ ัน้ ๆ โดยมักจะ
เรียงจากผู้อานาจหรือตาแหน่ งสูงสุดลงมา

• ตัวอย่ างหน้ าที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ผู้อานวยการกอง: อนุมัตแิ ผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน
หัวหน้ ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ ความร่ วมมือในการตรวจสอบ
นักวิชาการ 6 ว. : จัดทาแผน ดาเนินการตรวจสอบ สรุ ปผลและติดตามผล

Work Flow กระบวนการ
No

Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

No

Yes

เอกสารอ้ างอิง (Reference Document)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ ประกอบคู่กันหรืออ้ างอิงถึงกัน
เพื่อให้ การปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ สมบูรณ์ ปด้ แก่ ระเบียบปฏิบตั เิ รื่ องอื่น พระราชบัญญัติ
กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทางาน เป็ นต้ น

• ตัวอย่ างเอกสารอ้ างอิงเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบัตเิ รื่ องการแก้ ปขและป้องกัน(QP-QMR-01)
ระเบียบปฏิบัตเิ รื่ องการทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร (QP-QMR-02)

แบบฟอร์ มที่ใช้ (Form)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงแบบฟอร์ มต่ าง ๆ ที่ต้องใช้ ในการบันทึก
ข้ อมูลของผู้ท่ เี กี่ยวข้ อง ในการปฏิบัตงิ านของกระบวนการนัน้ ๆ

• ตัวอย่ างแบบฟอร์ มเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อองค์การและผู ้บังคับบัญชา
•

ใชฝึ้ กอบรมข ้าราชการใหม่

•

้ นคูม
ประหยัดงบประมาณในการฝึ กอบรม เนือ
่ งจากหัวหน ้างานใชเป็
่ อ
ื ในการสอนงาน

•

ั เจนไม่ซ้าซอน
้
ทาให ้การกาหนดหน ้าทีก
่ ารงานชด

•

้
ใชในการควบคุ
มงานและการติดตามผลการปฏิบัตงิ านให ้มีความผิดพลาดในการ
ทางานลดน ้อยลง

•

เป็ นคูม
่ อ
ื ในการประเมินผลการปฏิบัตงิ าน (Performance Review) ของบุคลากร

•

ชว่ ยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่

•

้ นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการให ้บริการ
ใชเป็

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อผู ้ปฏิบต
ั งิ าน

•

ั เจนยิง่ ขึน
ได ้รับทราบภาระหน ้าทีข
่ องตนเองชด
้

•

ได ้เรียนรู ้งานเร็วขึน
้ ทัง้ ตอนทีเ่ ข ้ามาทางานใหม่ / หรือตอนทีจ
่ ะย ้ายงานใหม่

•

มีขน
ั ้ ตอนในการทางานทีแ
่ น่นอน ทาให ้การทางานได ้ง่ายขึน
้

•

รู ้จักวางแผนการทางานเพือ
่ ให ้ผลงานออกมาตามเป้ าหมาย

•

้ นแนวทางเพือ
สามารถใชเป็
่ การวิเคราะห์งานให ้ทันสมัยอยูต
่ ลอดเวลา

•

ิ ธิภาพมากยิง่ ขึน
สามารถทางานได ้อย่างมีประสท
้ เพราะมีสงิ่ ทีอ
่ ้างอิง

•

ี ในการปฏิบัตงิ าน
สร ้างความเป็ นมืออาชพ

ปั จจัยสาคัญในการจัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน
ลักษณะที่ดขี องคู่มือการปฏิบัตงิ าน

คุณสมบัตแิ ละทักษะของผู้จัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน

ลักษณะทีด่ ขี องคู่มือการปฏิบัติงาน
•
•
•
•
•
•
•

กระชับ ชัดเจน เข้ าใจปด้ ง่าย
เป็ นประโยชน์ สาหรับการทางานและฝึ กอบรม
เหมาะสมกับองค์ กรและผู้ใช้ งานแต่ ละกลุ่ม
มีความน่ าสนใจ น่ าติดตาม
มีความเป็ นปั จจุบัน (Update) ปม่ ล้าสมัย
แสดงหน่ วยงานที่จัดทา วันที่บังคับใช้
มีตวั อย่ างประกอบ

Clear
Complete
Concise
Correct

คุณสมบัตแิ ละทักษะ
ของผู้จัดทาเอกสารการปฏิบัตงิ าน
คุณสมบัติ
• มีความรู้ ความเชี่ยวชาญในการ
ปฏิบัตงิ านเรื่องนัน้ ๆ
• เป็ นคนช่ างสังเกต
• เอาใจใส่ ในรายละเอียดของการ
ปฏิบัตงิ าน
• รู้ทฤษฎีและความรู้พนื ้ ฐานของการ
วิเคราะห์ ระบบงาน
• รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่ าง ๆ
• รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่

ทักษะ
• ทักษะการวิเคราะห์
(Analysis Skills)
• ทักษะการสื่อสาร
(Communication Skills)
• ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทักษะการประเมินผล
(Evaluation Skills)

ื่ กระบวนการ
ต ัวอย่างแบบฟอร์มแสดงรายชอ
ื่ กระบวนการ
รายชอ

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ

ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของ
กระบวนการ

ต ัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ..........................................................................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ...................................................
ลาด ับที่

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

เอกสารที่
เกีย
่ วข้อง

No
Yes

No
Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

่ มต่อระหว่างขัน
จุดเชือ
้ ตอน

(เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ
ไม่สามารถจบได ้ภายใน 1 หน ้า)

การออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ......กระบวนการรับหนังสอ
ื ภายนอก.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละของเอกสารทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน............

ต ัวอย่าง1

ลาด ับ

1

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

5 นาที

บันทึกข ้อมูลรับหนังสือเข ้าระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีส
่ ารบรรณ

5 นาที

หัวหน ้าสารบรรณ ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น
และรวบรวมนาเสนอต่อ ผอ.สบก

หัวหน ้า
ฝ่ ายสารบรรณ

ผอ.สลธ.พิจารณาหนังสือภายนอกก่อนส่ง
มอบให ้ผุ ้เกีย
่ วข ้อง

ผอ.สบก

10 นาที

เจ ้าหน ้าทีบ
่ น
ั ทึกข ้อมูลการส่งเอกสารในระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งหนังสือไปยังสานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของ สบก

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งบันทึกข ้อมูลลงรับ
เอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งจัดแฟ้ มเสนอ ผอ.
สานัก พิจารณามอบหมายให ้ผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้อง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

ลงทะเบียนรับ

2

ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น

3

เสนอ
ผอ.สลธ.

4

จัดส่งหนังสือไปยัง
สานักทีเ่ กีย
่ วข ้อง

5

สานักเจ ้าของเรือ
่ ง
ลงรับเอกสาร

6

ระยะเวลา

เสนอ
ผอ.สานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

1 วัน

การออกแบบกระบวนการ

ต ัวอย่าง2

ื่ กระบวนการ......กระบวนการจัดทาแผนงานโครงการ.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละข ้อผิดพลาดในการจัดทาแผนงานโครงการ
ลาด ั
บ

ผ ังกระบวนการ

1

ศึกษาวิเคราะห์
แนวทางการดาเนินงาน

รายละเอียดงาน
สานัก/กองศึกษาวิเคราะห์
กิจกรรมทีจ
่ ะดาเนินการใน
ปี งบประมาณนัน
้ ๆ

มาตรฐานคุณภาพงาน
ปั จจัยทีต
่ ้องนามาวิเคราะห์ ให ้ครอบคลุม
ในเรือ
่ ง

ผูร้ ับผิดชอบ
สานัก/กองต่างๆ

1.ผลการดาเนินงานทีผ
่ า่ นมา
2. ปั จจัยภายใน/ปั จจัยภายนอก ที่
ผลกระทบต่อการดาเนินการ
่ งทีค
3. ความเสีย
่ าดว่าจะเกิดขึน
้

2
จัดทาแผนงานโครงการ

ผู ้รับผิดชอบจัดทาบันทึกขอ

ในการจัดทาแผนงาน ต ้องมีลักษณะ ดังนี้

อนุมต
ั โิ ครงการ ที่

1. จัดทาแผนงานให ้ครบถ ้วนตามหัวข ้อ

ประกอบด ้วยแผนงาน
โครงการ และแผนการใช ้
งบประมาณ

สานัก/กองต่างๆ

การนาเสนอทีก
่ าหนด
2. การคิดค่าใช ้จ่ายต ้องอยูภ
่ ายใต ้ระเบียบ
ทีก
่ าหนด
3. กิจกรรมการดาเนินการสอดคล ้องกับ
วัตถุประสงค์ทก
ี่ าหนด

3

No

เสนอ
ผู ้บริหาร
เพือ
่ อนุมัต ิ
โครงการ

Yes
4

้ จัดจ ้าง
จัดซือ

เสนอผู ้บริหารเพือ
่ ขออนุมต
ั ิ
โครงการ

-

สานัก/กองต่างๆ

้ จัดจ ้าง
ดาเนินการจัดซือ

-

สานัก/กองต่างๆ

ึ ษาข ้อมูลเพิม
ศก
่ เติมได ้ที่

www.opdc.go.th
ชุดเครือ
่ งมือการเรียนรู ้ด ้วยตนเอง
(Self-Learning Tool Kits)
“คูม
่ อ
ื การปฏิบต
ั งิ าน (Work Manual)”

Thank you


Slide 22

PowerPoint สื่อการเรียนการสอน
รายวิชาการผลิตเอกสาร (3215-2003)
ระดับชัน้ ปวส. สาขาวิชาการจัดการทั่วปป

การจ ัดทาคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน
(Work Manual)
เพือ
่ ดาเนินการตามเกณฑ์คณ
ุ ภาพ
้ ฐาน
การบริหารจ ัดการภาคร ัฐระด ับพืน
(Fundamental Level : FL)
ประจาปี งบประมาณ 2552

ว ัตถุประสงค์
การจ ัดทา Work Manual


เพือ
่ ให ้สว่ นราชการมีการจัดคู่มอ
ื การปฏิบัตงิ านทีช
่ ัดเจน อย่างเป็ นลายลักษณ์อักษร ทีแ
่ สดงถึง
รายละเอีย ดขั น
้ ตอนการปฏิบั ต ิง านของกิจ กรรม/กระบวนการต่ า ง ๆ ของหน่ ว ยงาน เพื่อ ใช ้
ประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์การ



การจั ด ท าคู่ม ือ การปฏิบั ต งิ านถือ เป็ นเครื่อ งมือ อย่า งหนึ่ง ในการสร ้างมาตรฐานการปฏิบั ต งิ าน
่ ารบริหารคุณภาพทั่วทัง้ องค์กรอย่างมีประสท
ิ ธิภาพ ทัง้ นี้ เพือ
(ตาม PM 5) ทีม
่ ุ่งไปสูก
่ ให ้การ
ทางานของสว่ นราชการได ้มาตรฐานเป็ นไปตามเป้ าหมาย ได ้ผลิตผลหรือการบริการทีม
่ ค
ี ุณภาพ
เสร็ จรวดเร็ วทันตามกาหนดเวลานั ด หมาย มีการทางานปลอดภัย และไม่สร ้างมลพิษแก่ชม
ุ ชน
เพือ
่ การบรรลุข ้อกาหนดทีส
่ าคัญของกระบวนการ

แนวทางการดาเนินการตาม PM 5

PM 5 : สว่ นราชการต ้องกาหนดมาตรฐานการปฏิบต
ั งิ าน ของ
กระบวนการทีส
่ ร ้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมี
วิธก
ี ารในการนามาตรฐานการปฏิบต
ั งิ านดังกล่าวให ้บุคลากร
นาไปปฏิบต
ั ิ เพือ
่ ให ้บรรลุผลตามข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ

กระบวนการสร้ างคุณค่ า
กระบวนการสาคัญที่สร้ างประโยชน์ ให้ แก่ ผ้ ูรับบริการ ผู้มี
ส่ วนปด้ ส่วนเสีย และส่ งผลต่ อการบรรลุพนั ธกิจหลัก/
ยุทธศาสตร์ ของส่ วนราชการ เป็ นสิ่งที่ตอบโจทย์ ของการ
จัดสรรทรัพยากร และความคุ้มค่ าของการใช้ งบประมาณ
แผ่ นดิน

กระบวนการสนับสนุน
กระบวนการที่ช่วยสนับสนุ นให้ กระบวนการสร้ างคุณ ค่ า
สามารถด าเนิ น การปด้ อย่ างมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ อาทิ
กระบวนการด้ านสารบั ญ การเงิ น /งบประมาณ
กระบวนการทรั พยากรบุคคล กระบวนการจัดซือ้ จัด
จ้ างและพัสดุ กระบวนการด้ าน IT
กระบวนการ
วางแผน เป็ นต้ น

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญของกระบวนการด้าน IT
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” (Key Requirement) หมายถึง ผลลัพธ์ทค
ี่ าดหวัง
ิ้ สุดกระบวนการนั น
เมือ
่ สน
้ อาทิ
กระบวนการติดตัง้ โปรแกรม ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ ความรวดเร็ว ความผิดพลาด
กระบวนการบารุงรักษา ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ รอบระยะเวลา ความถูกต ้อง
ความครบถ ้วน เป็ นต ้น
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” ของกระบวนการสนั บสนุน
ไม่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั คุณลักษณะของผลผลิตและบริการเพียงอย่างเดียว
แต่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั ความต ้องการของผู ้รับบริการทัง้ ภายในและภายนอกองค์การ
่
และระเบียบปฏิบต
ั ห
ิ รือแผนนโยบายทีเ่ กีย
่ วข ้อง เชน
พรบ.ว่าด ้วยการกระทาความผิดเกีย
่ วกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550/แผนแม่บท IT
การค ้นหาข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ สามารถทาได ้โดย
การวิเคราะห์ความต ้องการ ความคาดหวัง
ของผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้องกับกระบวนการ
่ การออกแบบสารวจ การสอบถาม หรือการสงั เกต เป็ นต ้น
เชน

ต ัวชว้ี ัดทีส
่ าค ัญ
ี้ งึ ความสาเร็จของการดาเนินการของ
“ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ” หมายถึง ตัววัดทีบ
่ ง่ ชถ
่
กระบวนการ เชน
- การวัดความผิดพลาดของกระบวนการติดตัง้ โปรแกรม สามารถวัด
ได ้จาก ร ้อยละของข ้อผิดพลาดในการติดตัง้ โปรแกรม โดยตัง้ เป้ าไว ้ไม่เกิน 5%
ของจานวนครัง้ ในการติดตัง้ โปรแกรม
- การวัดรอบระยะเวลาของกระบวนการบารุงรักษาสามารถวัดได ้จาก
ร ้อยละของการดาเนินการตามระยะเวลาทีก
่ าหนด เป็ นต ้น

ต ัวอย่างกระบวนการสน ับสนุนและข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ
ื่ กระบวนการ
รายชอ
สนับสนุน
กระบวนการรับ-สง่
ื ภายนอก
หนั งสอ
ื้ จัดจ ้าง
กระบวนการจัดซอ
กระบวนการพัฒนา
บุคลากร

ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ
ของกระบวน

ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ
ของกระบวนการ

รับ-สง่ เอกสารรวดเร็ว

ื ภายนอก
ร ้อยละของหนั งสอ
ทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน

ความทันเวลา

ร ้อยละของโครงการทีส
่ ามารถ
ื้ จัดจ ้างได ้ทันตามแผนงาน
จัดซอ

สอดคล ้องกับสมรรถนะ ร ้อยละของบุคลากรทีไ่ ด ้รับการ
ของบุคลากร
พัฒนาตามสมรรถนะทีก
่ าหนด

การออกแบบกระบวนการ
้
ปั จจัยทีใ่ ชในการออกแบบกระบวนการ
ประกอบด ้วย


ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ



องค์ความรู ้



เทคโนโลยี



กฎระเบียบ กฎหมาย



ต ้นทุน/ ค่าใชจ่้ าย



ระยะเวลาในการปฏิบต
ั งิ าน



ิ ธิภาพและประสท
ิ ธิผลของกระบวนการ เป็ นต ้น
ประสท

คู่มือการปฏิบตั งิ าน (Work Manual) คืออะปร
้
ิ้ สุดของ
 แผนทีบ
่ อกเสนทางการท
างานทีม
่ จ
ี ด
ุ เริม
่ ต ้นและจุดสน
กระบวนการ
 ระบุถงึ ขัน
้ ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ

ั ซอน
้ มีหลายขัน
 มักจัดทาขึน
้ สาหรับงานทีม
่ ค
ี วามซบ
้ ตอน และ
เกีย
่ วข ้องกับหลายคน
 สามารถปรับปรุงเปลีย
่ นแปลงเมือ
่ มีการเปลีย
่ นแปลงการ
ปฏิบต
ั งิ าน
 เพือ
่ ให ้ผู ้ปฏิบต
ั งิ านไว ้ใชอ้ ้างอิง ไม่ให ้เกิดความผิดพลาดในการ
ปฏิบต
ั งิ าน

ขอบเขตหล ัก Work Manual
1.

Work Flow ของกระบวนการ

2.

ขัน
้ ตอนการปฏิบต
ั งิ าน

3.

•

รายละเอียดวิธก
ี ารทางานของแต่ละขัน
้ ตอนย่อย

•

้
เอกสาร/ระเบียบ ทีใ่ ชประกอบการด
าเนินการ

•

แบบฟอร์ม

•

ผู ้รับผิดชอบ

มาตรฐานงาน คือ ข ้อกาหนดในการปฏิบต
ั งิ าน
•

มาตรฐานระยะเวลา

•

่ ความถูกต ้อง ความสมบูรณ์ของข ้อมูล ความ
มาตรฐานในเชงิ คุณภาพ เชน
ผิดพลาด ความคุ ้มค่าของงาน เป็ นต ้น

4.

ระบบการติดตามประเมินผล
•

เพือ
่ ใชติ้ ดตามผลการปฏิบัตงิ านเปรียบเทียบกับมาตรฐานทีก
่ าหนด

•

่ ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน
กาหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เชน

องค์ประกอบคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน

1. ว ัตถุประสงค์ของการจ ัดทาคูม
่ อ
ื

2. ขอบเขต

3. คาจาก ัดความ

4. หน้าทีค
่ วามร ับผิดชอบ

5. Work Flow กระบวนการ

6. ขนตอนการปฏิ
ั้
บ ัติงาน

7. มาตรฐานงาน

8. ระบบติดตามประเมินผล

9. เอกสารอ้างอิง

10. แบบฟอร์มทีใ่ ช ้

วัตถุประสงค์ (Objectives)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ ในการจัดทาคู่มอื ปฏิบัตงิ าน
ของกระบวนนีข้ นึ ้ มา

• ตัวอย่ างวัตถุประสงค์ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
เพื่ อ ให้ ม่ ั นใจว่ าปด้ มี ก ารปฏิ บั ติ ต ามข้ อ ก าหนด ระเบี ย บ หลั ก เกณฑ์
เกี่ ยวกั บ การตรวจสอบภายในที่ ก าหนดปว้ อย่ างสม่ าเสมอและมี
ประสิทธิภาพ สอดคล้ องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ ขององค์ กร

ขอบเขต (Scope)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่ าครอบคลุมตัง้ แต่
ขัน้ ตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หน่ วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

• ตัวอย่ างขอบเขตเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบตั นิ ีค้ รอบคลุมขัน้ ตอนการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และผู้รับการตรวจสอบ ตัง้ แต่ การวางแผนการตรวจสอบ การดาเนินการตรวจสอบ
การจัดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซา้ สาหรับทุกครัง้ ที่มกี าร
ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข

คาจากัดความ (Definition)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงคาศัพท์ เฉพาะซึ่งอาจเป็ นภาษาปทยหรื อ
ภาษาอังกฤษ หรื อคาย่ อ ที่กล่ าวถึงภายใต้ ระเบียบปฏิบัตนิ ัน้ ๆ เพื่อให้ เป็ น
ที่เข้ าใจตรงกัน

• ตัวอย่ างคาจากัดความ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
Auditor = ผู้ตรวจสอบที่ปด้ รับมอบหมายอย่ างเป็ นทางการ
Auditee= แผนก หน่ วยงาน หรื อบุคคลผู้ปด้ รับการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การร้ องขอให้ ดาเนินการแก้ ปข

หน้ าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบว่ ามีใครบ้ างที่เกี่ยวข้ องกับระเบียบปฏิบตั นิ ัน้ ๆ โดยมักจะ
เรียงจากผู้อานาจหรือตาแหน่ งสูงสุดลงมา

• ตัวอย่ างหน้ าที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ผู้อานวยการกอง: อนุมัตแิ ผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน
หัวหน้ ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ ความร่ วมมือในการตรวจสอบ
นักวิชาการ 6 ว. : จัดทาแผน ดาเนินการตรวจสอบ สรุ ปผลและติดตามผล

Work Flow กระบวนการ
No

Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

No

Yes

เอกสารอ้ างอิง (Reference Document)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ ประกอบคู่กันหรืออ้ างอิงถึงกัน
เพื่อให้ การปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ สมบูรณ์ ปด้ แก่ ระเบียบปฏิบตั เิ รื่ องอื่น พระราชบัญญัติ
กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทางาน เป็ นต้ น

• ตัวอย่ างเอกสารอ้ างอิงเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบัตเิ รื่ องการแก้ ปขและป้องกัน(QP-QMR-01)
ระเบียบปฏิบัตเิ รื่ องการทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร (QP-QMR-02)

แบบฟอร์ มที่ใช้ (Form)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงแบบฟอร์ มต่ าง ๆ ที่ต้องใช้ ในการบันทึก
ข้ อมูลของผู้ท่ เี กี่ยวข้ อง ในการปฏิบัตงิ านของกระบวนการนัน้ ๆ

• ตัวอย่ างแบบฟอร์ มเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อองค์การและผู ้บังคับบัญชา
•

ใชฝึ้ กอบรมข ้าราชการใหม่

•

้ นคูม
ประหยัดงบประมาณในการฝึ กอบรม เนือ
่ งจากหัวหน ้างานใชเป็
่ อ
ื ในการสอนงาน

•

ั เจนไม่ซ้าซอน
้
ทาให ้การกาหนดหน ้าทีก
่ ารงานชด

•

้
ใชในการควบคุ
มงานและการติดตามผลการปฏิบัตงิ านให ้มีความผิดพลาดในการ
ทางานลดน ้อยลง

•

เป็ นคูม
่ อ
ื ในการประเมินผลการปฏิบัตงิ าน (Performance Review) ของบุคลากร

•

ชว่ ยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่

•

้ นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการให ้บริการ
ใชเป็

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อผู ้ปฏิบต
ั งิ าน

•

ั เจนยิง่ ขึน
ได ้รับทราบภาระหน ้าทีข
่ องตนเองชด
้

•

ได ้เรียนรู ้งานเร็วขึน
้ ทัง้ ตอนทีเ่ ข ้ามาทางานใหม่ / หรือตอนทีจ
่ ะย ้ายงานใหม่

•

มีขน
ั ้ ตอนในการทางานทีแ
่ น่นอน ทาให ้การทางานได ้ง่ายขึน
้

•

รู ้จักวางแผนการทางานเพือ
่ ให ้ผลงานออกมาตามเป้ าหมาย

•

้ นแนวทางเพือ
สามารถใชเป็
่ การวิเคราะห์งานให ้ทันสมัยอยูต
่ ลอดเวลา

•

ิ ธิภาพมากยิง่ ขึน
สามารถทางานได ้อย่างมีประสท
้ เพราะมีสงิ่ ทีอ
่ ้างอิง

•

ี ในการปฏิบัตงิ าน
สร ้างความเป็ นมืออาชพ

ปั จจัยสาคัญในการจัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน
ลักษณะที่ดขี องคู่มือการปฏิบัตงิ าน

คุณสมบัตแิ ละทักษะของผู้จัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน

ลักษณะทีด่ ขี องคู่มือการปฏิบัติงาน
•
•
•
•
•
•
•

กระชับ ชัดเจน เข้ าใจปด้ ง่าย
เป็ นประโยชน์ สาหรับการทางานและฝึ กอบรม
เหมาะสมกับองค์ กรและผู้ใช้ งานแต่ ละกลุ่ม
มีความน่ าสนใจ น่ าติดตาม
มีความเป็ นปั จจุบัน (Update) ปม่ ล้าสมัย
แสดงหน่ วยงานที่จัดทา วันที่บังคับใช้
มีตวั อย่ างประกอบ

Clear
Complete
Concise
Correct

คุณสมบัตแิ ละทักษะ
ของผู้จัดทาเอกสารการปฏิบัตงิ าน
คุณสมบัติ
• มีความรู้ ความเชี่ยวชาญในการ
ปฏิบัตงิ านเรื่องนัน้ ๆ
• เป็ นคนช่ างสังเกต
• เอาใจใส่ ในรายละเอียดของการ
ปฏิบัตงิ าน
• รู้ทฤษฎีและความรู้พนื ้ ฐานของการ
วิเคราะห์ ระบบงาน
• รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่ าง ๆ
• รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่

ทักษะ
• ทักษะการวิเคราะห์
(Analysis Skills)
• ทักษะการสื่อสาร
(Communication Skills)
• ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทักษะการประเมินผล
(Evaluation Skills)

ื่ กระบวนการ
ต ัวอย่างแบบฟอร์มแสดงรายชอ
ื่ กระบวนการ
รายชอ

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ

ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของ
กระบวนการ

ต ัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ..........................................................................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ...................................................
ลาด ับที่

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

เอกสารที่
เกีย
่ วข้อง

No
Yes

No
Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

่ มต่อระหว่างขัน
จุดเชือ
้ ตอน

(เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ
ไม่สามารถจบได ้ภายใน 1 หน ้า)

การออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ......กระบวนการรับหนังสอ
ื ภายนอก.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละของเอกสารทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน............

ต ัวอย่าง1

ลาด ับ

1

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

5 นาที

บันทึกข ้อมูลรับหนังสือเข ้าระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีส
่ ารบรรณ

5 นาที

หัวหน ้าสารบรรณ ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น
และรวบรวมนาเสนอต่อ ผอ.สบก

หัวหน ้า
ฝ่ ายสารบรรณ

ผอ.สลธ.พิจารณาหนังสือภายนอกก่อนส่ง
มอบให ้ผุ ้เกีย
่ วข ้อง

ผอ.สบก

10 นาที

เจ ้าหน ้าทีบ
่ น
ั ทึกข ้อมูลการส่งเอกสารในระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งหนังสือไปยังสานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของ สบก

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งบันทึกข ้อมูลลงรับ
เอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งจัดแฟ้ มเสนอ ผอ.
สานัก พิจารณามอบหมายให ้ผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้อง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

ลงทะเบียนรับ

2

ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น

3

เสนอ
ผอ.สลธ.

4

จัดส่งหนังสือไปยัง
สานักทีเ่ กีย
่ วข ้อง

5

สานักเจ ้าของเรือ
่ ง
ลงรับเอกสาร

6

ระยะเวลา

เสนอ
ผอ.สานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

1 วัน

การออกแบบกระบวนการ

ต ัวอย่าง2

ื่ กระบวนการ......กระบวนการจัดทาแผนงานโครงการ.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละข ้อผิดพลาดในการจัดทาแผนงานโครงการ
ลาด ั
บ

ผ ังกระบวนการ

1

ศึกษาวิเคราะห์
แนวทางการดาเนินงาน

รายละเอียดงาน
สานัก/กองศึกษาวิเคราะห์
กิจกรรมทีจ
่ ะดาเนินการใน
ปี งบประมาณนัน
้ ๆ

มาตรฐานคุณภาพงาน
ปั จจัยทีต
่ ้องนามาวิเคราะห์ ให ้ครอบคลุม
ในเรือ
่ ง

ผูร้ ับผิดชอบ
สานัก/กองต่างๆ

1.ผลการดาเนินงานทีผ
่ า่ นมา
2. ปั จจัยภายใน/ปั จจัยภายนอก ที่
ผลกระทบต่อการดาเนินการ
่ งทีค
3. ความเสีย
่ าดว่าจะเกิดขึน
้

2
จัดทาแผนงานโครงการ

ผู ้รับผิดชอบจัดทาบันทึกขอ

ในการจัดทาแผนงาน ต ้องมีลักษณะ ดังนี้

อนุมต
ั โิ ครงการ ที่

1. จัดทาแผนงานให ้ครบถ ้วนตามหัวข ้อ

ประกอบด ้วยแผนงาน
โครงการ และแผนการใช ้
งบประมาณ

สานัก/กองต่างๆ

การนาเสนอทีก
่ าหนด
2. การคิดค่าใช ้จ่ายต ้องอยูภ
่ ายใต ้ระเบียบ
ทีก
่ าหนด
3. กิจกรรมการดาเนินการสอดคล ้องกับ
วัตถุประสงค์ทก
ี่ าหนด

3

No

เสนอ
ผู ้บริหาร
เพือ
่ อนุมัต ิ
โครงการ

Yes
4

้ จัดจ ้าง
จัดซือ

เสนอผู ้บริหารเพือ
่ ขออนุมต
ั ิ
โครงการ

-

สานัก/กองต่างๆ

้ จัดจ ้าง
ดาเนินการจัดซือ

-

สานัก/กองต่างๆ

ึ ษาข ้อมูลเพิม
ศก
่ เติมได ้ที่

www.opdc.go.th
ชุดเครือ
่ งมือการเรียนรู ้ด ้วยตนเอง
(Self-Learning Tool Kits)
“คูม
่ อ
ื การปฏิบต
ั งิ าน (Work Manual)”

Thank you


Slide 23

PowerPoint สื่อการเรียนการสอน
รายวิชาการผลิตเอกสาร (3215-2003)
ระดับชัน้ ปวส. สาขาวิชาการจัดการทั่วปป

การจ ัดทาคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน
(Work Manual)
เพือ
่ ดาเนินการตามเกณฑ์คณ
ุ ภาพ
้ ฐาน
การบริหารจ ัดการภาคร ัฐระด ับพืน
(Fundamental Level : FL)
ประจาปี งบประมาณ 2552

ว ัตถุประสงค์
การจ ัดทา Work Manual


เพือ
่ ให ้สว่ นราชการมีการจัดคู่มอ
ื การปฏิบัตงิ านทีช
่ ัดเจน อย่างเป็ นลายลักษณ์อักษร ทีแ
่ สดงถึง
รายละเอีย ดขั น
้ ตอนการปฏิบั ต ิง านของกิจ กรรม/กระบวนการต่ า ง ๆ ของหน่ ว ยงาน เพื่อ ใช ้
ประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์การ



การจั ด ท าคู่ม ือ การปฏิบั ต งิ านถือ เป็ นเครื่อ งมือ อย่า งหนึ่ง ในการสร ้างมาตรฐานการปฏิบั ต งิ าน
่ ารบริหารคุณภาพทั่วทัง้ องค์กรอย่างมีประสท
ิ ธิภาพ ทัง้ นี้ เพือ
(ตาม PM 5) ทีม
่ ุ่งไปสูก
่ ให ้การ
ทางานของสว่ นราชการได ้มาตรฐานเป็ นไปตามเป้ าหมาย ได ้ผลิตผลหรือการบริการทีม
่ ค
ี ุณภาพ
เสร็ จรวดเร็ วทันตามกาหนดเวลานั ด หมาย มีการทางานปลอดภัย และไม่สร ้างมลพิษแก่ชม
ุ ชน
เพือ
่ การบรรลุข ้อกาหนดทีส
่ าคัญของกระบวนการ

แนวทางการดาเนินการตาม PM 5

PM 5 : สว่ นราชการต ้องกาหนดมาตรฐานการปฏิบต
ั งิ าน ของ
กระบวนการทีส
่ ร ้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมี
วิธก
ี ารในการนามาตรฐานการปฏิบต
ั งิ านดังกล่าวให ้บุคลากร
นาไปปฏิบต
ั ิ เพือ
่ ให ้บรรลุผลตามข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ

กระบวนการสร้ างคุณค่ า
กระบวนการสาคัญที่สร้ างประโยชน์ ให้ แก่ ผ้ ูรับบริการ ผู้มี
ส่ วนปด้ ส่วนเสีย และส่ งผลต่ อการบรรลุพนั ธกิจหลัก/
ยุทธศาสตร์ ของส่ วนราชการ เป็ นสิ่งที่ตอบโจทย์ ของการ
จัดสรรทรัพยากร และความคุ้มค่ าของการใช้ งบประมาณ
แผ่ นดิน

กระบวนการสนับสนุน
กระบวนการที่ช่วยสนับสนุ นให้ กระบวนการสร้ างคุณ ค่ า
สามารถด าเนิ น การปด้ อย่ างมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ อาทิ
กระบวนการด้ านสารบั ญ การเงิ น /งบประมาณ
กระบวนการทรั พยากรบุคคล กระบวนการจัดซือ้ จัด
จ้ างและพัสดุ กระบวนการด้ าน IT
กระบวนการ
วางแผน เป็ นต้ น

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญของกระบวนการด้าน IT
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” (Key Requirement) หมายถึง ผลลัพธ์ทค
ี่ าดหวัง
ิ้ สุดกระบวนการนั น
เมือ
่ สน
้ อาทิ
กระบวนการติดตัง้ โปรแกรม ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ ความรวดเร็ว ความผิดพลาด
กระบวนการบารุงรักษา ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ รอบระยะเวลา ความถูกต ้อง
ความครบถ ้วน เป็ นต ้น
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” ของกระบวนการสนั บสนุน
ไม่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั คุณลักษณะของผลผลิตและบริการเพียงอย่างเดียว
แต่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั ความต ้องการของผู ้รับบริการทัง้ ภายในและภายนอกองค์การ
่
และระเบียบปฏิบต
ั ห
ิ รือแผนนโยบายทีเ่ กีย
่ วข ้อง เชน
พรบ.ว่าด ้วยการกระทาความผิดเกีย
่ วกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550/แผนแม่บท IT
การค ้นหาข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ สามารถทาได ้โดย
การวิเคราะห์ความต ้องการ ความคาดหวัง
ของผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้องกับกระบวนการ
่ การออกแบบสารวจ การสอบถาม หรือการสงั เกต เป็ นต ้น
เชน

ต ัวชว้ี ัดทีส
่ าค ัญ
ี้ งึ ความสาเร็จของการดาเนินการของ
“ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ” หมายถึง ตัววัดทีบ
่ ง่ ชถ
่
กระบวนการ เชน
- การวัดความผิดพลาดของกระบวนการติดตัง้ โปรแกรม สามารถวัด
ได ้จาก ร ้อยละของข ้อผิดพลาดในการติดตัง้ โปรแกรม โดยตัง้ เป้ าไว ้ไม่เกิน 5%
ของจานวนครัง้ ในการติดตัง้ โปรแกรม
- การวัดรอบระยะเวลาของกระบวนการบารุงรักษาสามารถวัดได ้จาก
ร ้อยละของการดาเนินการตามระยะเวลาทีก
่ าหนด เป็ นต ้น

ต ัวอย่างกระบวนการสน ับสนุนและข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ
ื่ กระบวนการ
รายชอ
สนับสนุน
กระบวนการรับ-สง่
ื ภายนอก
หนั งสอ
ื้ จัดจ ้าง
กระบวนการจัดซอ
กระบวนการพัฒนา
บุคลากร

ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ
ของกระบวน

ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ
ของกระบวนการ

รับ-สง่ เอกสารรวดเร็ว

ื ภายนอก
ร ้อยละของหนั งสอ
ทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน

ความทันเวลา

ร ้อยละของโครงการทีส
่ ามารถ
ื้ จัดจ ้างได ้ทันตามแผนงาน
จัดซอ

สอดคล ้องกับสมรรถนะ ร ้อยละของบุคลากรทีไ่ ด ้รับการ
ของบุคลากร
พัฒนาตามสมรรถนะทีก
่ าหนด

การออกแบบกระบวนการ
้
ปั จจัยทีใ่ ชในการออกแบบกระบวนการ
ประกอบด ้วย


ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ



องค์ความรู ้



เทคโนโลยี



กฎระเบียบ กฎหมาย



ต ้นทุน/ ค่าใชจ่้ าย



ระยะเวลาในการปฏิบต
ั งิ าน



ิ ธิภาพและประสท
ิ ธิผลของกระบวนการ เป็ นต ้น
ประสท

คู่มือการปฏิบตั งิ าน (Work Manual) คืออะปร
้
ิ้ สุดของ
 แผนทีบ
่ อกเสนทางการท
างานทีม
่ จ
ี ด
ุ เริม
่ ต ้นและจุดสน
กระบวนการ
 ระบุถงึ ขัน
้ ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ

ั ซอน
้ มีหลายขัน
 มักจัดทาขึน
้ สาหรับงานทีม
่ ค
ี วามซบ
้ ตอน และ
เกีย
่ วข ้องกับหลายคน
 สามารถปรับปรุงเปลีย
่ นแปลงเมือ
่ มีการเปลีย
่ นแปลงการ
ปฏิบต
ั งิ าน
 เพือ
่ ให ้ผู ้ปฏิบต
ั งิ านไว ้ใชอ้ ้างอิง ไม่ให ้เกิดความผิดพลาดในการ
ปฏิบต
ั งิ าน

ขอบเขตหล ัก Work Manual
1.

Work Flow ของกระบวนการ

2.

ขัน
้ ตอนการปฏิบต
ั งิ าน

3.

•

รายละเอียดวิธก
ี ารทางานของแต่ละขัน
้ ตอนย่อย

•

้
เอกสาร/ระเบียบ ทีใ่ ชประกอบการด
าเนินการ

•

แบบฟอร์ม

•

ผู ้รับผิดชอบ

มาตรฐานงาน คือ ข ้อกาหนดในการปฏิบต
ั งิ าน
•

มาตรฐานระยะเวลา

•

่ ความถูกต ้อง ความสมบูรณ์ของข ้อมูล ความ
มาตรฐานในเชงิ คุณภาพ เชน
ผิดพลาด ความคุ ้มค่าของงาน เป็ นต ้น

4.

ระบบการติดตามประเมินผล
•

เพือ
่ ใชติ้ ดตามผลการปฏิบัตงิ านเปรียบเทียบกับมาตรฐานทีก
่ าหนด

•

่ ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน
กาหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เชน

องค์ประกอบคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน

1. ว ัตถุประสงค์ของการจ ัดทาคูม
่ อ
ื

2. ขอบเขต

3. คาจาก ัดความ

4. หน้าทีค
่ วามร ับผิดชอบ

5. Work Flow กระบวนการ

6. ขนตอนการปฏิ
ั้
บ ัติงาน

7. มาตรฐานงาน

8. ระบบติดตามประเมินผล

9. เอกสารอ้างอิง

10. แบบฟอร์มทีใ่ ช ้

วัตถุประสงค์ (Objectives)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ ในการจัดทาคู่มอื ปฏิบัตงิ าน
ของกระบวนนีข้ นึ ้ มา

• ตัวอย่ างวัตถุประสงค์ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
เพื่ อ ให้ ม่ ั นใจว่ าปด้ มี ก ารปฏิ บั ติ ต ามข้ อ ก าหนด ระเบี ย บ หลั ก เกณฑ์
เกี่ ยวกั บ การตรวจสอบภายในที่ ก าหนดปว้ อย่ างสม่ าเสมอและมี
ประสิทธิภาพ สอดคล้ องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ ขององค์ กร

ขอบเขต (Scope)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่ าครอบคลุมตัง้ แต่
ขัน้ ตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หน่ วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

• ตัวอย่ างขอบเขตเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบตั นิ ีค้ รอบคลุมขัน้ ตอนการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และผู้รับการตรวจสอบ ตัง้ แต่ การวางแผนการตรวจสอบ การดาเนินการตรวจสอบ
การจัดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซา้ สาหรับทุกครัง้ ที่มกี าร
ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข

คาจากัดความ (Definition)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงคาศัพท์ เฉพาะซึ่งอาจเป็ นภาษาปทยหรื อ
ภาษาอังกฤษ หรื อคาย่ อ ที่กล่ าวถึงภายใต้ ระเบียบปฏิบัตนิ ัน้ ๆ เพื่อให้ เป็ น
ที่เข้ าใจตรงกัน

• ตัวอย่ างคาจากัดความ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
Auditor = ผู้ตรวจสอบที่ปด้ รับมอบหมายอย่ างเป็ นทางการ
Auditee= แผนก หน่ วยงาน หรื อบุคคลผู้ปด้ รับการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การร้ องขอให้ ดาเนินการแก้ ปข

หน้ าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบว่ ามีใครบ้ างที่เกี่ยวข้ องกับระเบียบปฏิบตั นิ ัน้ ๆ โดยมักจะ
เรียงจากผู้อานาจหรือตาแหน่ งสูงสุดลงมา

• ตัวอย่ างหน้ าที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ผู้อานวยการกอง: อนุมัตแิ ผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน
หัวหน้ ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ ความร่ วมมือในการตรวจสอบ
นักวิชาการ 6 ว. : จัดทาแผน ดาเนินการตรวจสอบ สรุ ปผลและติดตามผล

Work Flow กระบวนการ
No

Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

No

Yes

เอกสารอ้ างอิง (Reference Document)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ ประกอบคู่กันหรืออ้ างอิงถึงกัน
เพื่อให้ การปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ สมบูรณ์ ปด้ แก่ ระเบียบปฏิบตั เิ รื่ องอื่น พระราชบัญญัติ
กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทางาน เป็ นต้ น

• ตัวอย่ างเอกสารอ้ างอิงเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบัตเิ รื่ องการแก้ ปขและป้องกัน(QP-QMR-01)
ระเบียบปฏิบัตเิ รื่ องการทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร (QP-QMR-02)

แบบฟอร์ มที่ใช้ (Form)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงแบบฟอร์ มต่ าง ๆ ที่ต้องใช้ ในการบันทึก
ข้ อมูลของผู้ท่ เี กี่ยวข้ อง ในการปฏิบัตงิ านของกระบวนการนัน้ ๆ

• ตัวอย่ างแบบฟอร์ มเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อองค์การและผู ้บังคับบัญชา
•

ใชฝึ้ กอบรมข ้าราชการใหม่

•

้ นคูม
ประหยัดงบประมาณในการฝึ กอบรม เนือ
่ งจากหัวหน ้างานใชเป็
่ อ
ื ในการสอนงาน

•

ั เจนไม่ซ้าซอน
้
ทาให ้การกาหนดหน ้าทีก
่ ารงานชด

•

้
ใชในการควบคุ
มงานและการติดตามผลการปฏิบัตงิ านให ้มีความผิดพลาดในการ
ทางานลดน ้อยลง

•

เป็ นคูม
่ อ
ื ในการประเมินผลการปฏิบัตงิ าน (Performance Review) ของบุคลากร

•

ชว่ ยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่

•

้ นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการให ้บริการ
ใชเป็

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อผู ้ปฏิบต
ั งิ าน

•

ั เจนยิง่ ขึน
ได ้รับทราบภาระหน ้าทีข
่ องตนเองชด
้

•

ได ้เรียนรู ้งานเร็วขึน
้ ทัง้ ตอนทีเ่ ข ้ามาทางานใหม่ / หรือตอนทีจ
่ ะย ้ายงานใหม่

•

มีขน
ั ้ ตอนในการทางานทีแ
่ น่นอน ทาให ้การทางานได ้ง่ายขึน
้

•

รู ้จักวางแผนการทางานเพือ
่ ให ้ผลงานออกมาตามเป้ าหมาย

•

้ นแนวทางเพือ
สามารถใชเป็
่ การวิเคราะห์งานให ้ทันสมัยอยูต
่ ลอดเวลา

•

ิ ธิภาพมากยิง่ ขึน
สามารถทางานได ้อย่างมีประสท
้ เพราะมีสงิ่ ทีอ
่ ้างอิง

•

ี ในการปฏิบัตงิ าน
สร ้างความเป็ นมืออาชพ

ปั จจัยสาคัญในการจัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน
ลักษณะที่ดขี องคู่มือการปฏิบัตงิ าน

คุณสมบัตแิ ละทักษะของผู้จัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน

ลักษณะทีด่ ขี องคู่มือการปฏิบัติงาน
•
•
•
•
•
•
•

กระชับ ชัดเจน เข้ าใจปด้ ง่าย
เป็ นประโยชน์ สาหรับการทางานและฝึ กอบรม
เหมาะสมกับองค์ กรและผู้ใช้ งานแต่ ละกลุ่ม
มีความน่ าสนใจ น่ าติดตาม
มีความเป็ นปั จจุบัน (Update) ปม่ ล้าสมัย
แสดงหน่ วยงานที่จัดทา วันที่บังคับใช้
มีตวั อย่ างประกอบ

Clear
Complete
Concise
Correct

คุณสมบัตแิ ละทักษะ
ของผู้จัดทาเอกสารการปฏิบัตงิ าน
คุณสมบัติ
• มีความรู้ ความเชี่ยวชาญในการ
ปฏิบัตงิ านเรื่องนัน้ ๆ
• เป็ นคนช่ างสังเกต
• เอาใจใส่ ในรายละเอียดของการ
ปฏิบัตงิ าน
• รู้ทฤษฎีและความรู้พนื ้ ฐานของการ
วิเคราะห์ ระบบงาน
• รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่ าง ๆ
• รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่

ทักษะ
• ทักษะการวิเคราะห์
(Analysis Skills)
• ทักษะการสื่อสาร
(Communication Skills)
• ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทักษะการประเมินผล
(Evaluation Skills)

ื่ กระบวนการ
ต ัวอย่างแบบฟอร์มแสดงรายชอ
ื่ กระบวนการ
รายชอ

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ

ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของ
กระบวนการ

ต ัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ..........................................................................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ...................................................
ลาด ับที่

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

เอกสารที่
เกีย
่ วข้อง

No
Yes

No
Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

่ มต่อระหว่างขัน
จุดเชือ
้ ตอน

(เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ
ไม่สามารถจบได ้ภายใน 1 หน ้า)

การออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ......กระบวนการรับหนังสอ
ื ภายนอก.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละของเอกสารทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน............

ต ัวอย่าง1

ลาด ับ

1

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

5 นาที

บันทึกข ้อมูลรับหนังสือเข ้าระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีส
่ ารบรรณ

5 นาที

หัวหน ้าสารบรรณ ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น
และรวบรวมนาเสนอต่อ ผอ.สบก

หัวหน ้า
ฝ่ ายสารบรรณ

ผอ.สลธ.พิจารณาหนังสือภายนอกก่อนส่ง
มอบให ้ผุ ้เกีย
่ วข ้อง

ผอ.สบก

10 นาที

เจ ้าหน ้าทีบ
่ น
ั ทึกข ้อมูลการส่งเอกสารในระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งหนังสือไปยังสานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของ สบก

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งบันทึกข ้อมูลลงรับ
เอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งจัดแฟ้ มเสนอ ผอ.
สานัก พิจารณามอบหมายให ้ผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้อง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

ลงทะเบียนรับ

2

ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น

3

เสนอ
ผอ.สลธ.

4

จัดส่งหนังสือไปยัง
สานักทีเ่ กีย
่ วข ้อง

5

สานักเจ ้าของเรือ
่ ง
ลงรับเอกสาร

6

ระยะเวลา

เสนอ
ผอ.สานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

1 วัน

การออกแบบกระบวนการ

ต ัวอย่าง2

ื่ กระบวนการ......กระบวนการจัดทาแผนงานโครงการ.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละข ้อผิดพลาดในการจัดทาแผนงานโครงการ
ลาด ั
บ

ผ ังกระบวนการ

1

ศึกษาวิเคราะห์
แนวทางการดาเนินงาน

รายละเอียดงาน
สานัก/กองศึกษาวิเคราะห์
กิจกรรมทีจ
่ ะดาเนินการใน
ปี งบประมาณนัน
้ ๆ

มาตรฐานคุณภาพงาน
ปั จจัยทีต
่ ้องนามาวิเคราะห์ ให ้ครอบคลุม
ในเรือ
่ ง

ผูร้ ับผิดชอบ
สานัก/กองต่างๆ

1.ผลการดาเนินงานทีผ
่ า่ นมา
2. ปั จจัยภายใน/ปั จจัยภายนอก ที่
ผลกระทบต่อการดาเนินการ
่ งทีค
3. ความเสีย
่ าดว่าจะเกิดขึน
้

2
จัดทาแผนงานโครงการ

ผู ้รับผิดชอบจัดทาบันทึกขอ

ในการจัดทาแผนงาน ต ้องมีลักษณะ ดังนี้

อนุมต
ั โิ ครงการ ที่

1. จัดทาแผนงานให ้ครบถ ้วนตามหัวข ้อ

ประกอบด ้วยแผนงาน
โครงการ และแผนการใช ้
งบประมาณ

สานัก/กองต่างๆ

การนาเสนอทีก
่ าหนด
2. การคิดค่าใช ้จ่ายต ้องอยูภ
่ ายใต ้ระเบียบ
ทีก
่ าหนด
3. กิจกรรมการดาเนินการสอดคล ้องกับ
วัตถุประสงค์ทก
ี่ าหนด

3

No

เสนอ
ผู ้บริหาร
เพือ
่ อนุมัต ิ
โครงการ

Yes
4

้ จัดจ ้าง
จัดซือ

เสนอผู ้บริหารเพือ
่ ขออนุมต
ั ิ
โครงการ

-

สานัก/กองต่างๆ

้ จัดจ ้าง
ดาเนินการจัดซือ

-

สานัก/กองต่างๆ

ึ ษาข ้อมูลเพิม
ศก
่ เติมได ้ที่

www.opdc.go.th
ชุดเครือ
่ งมือการเรียนรู ้ด ้วยตนเอง
(Self-Learning Tool Kits)
“คูม
่ อ
ื การปฏิบต
ั งิ าน (Work Manual)”

Thank you


Slide 24

PowerPoint สื่อการเรียนการสอน
รายวิชาการผลิตเอกสาร (3215-2003)
ระดับชัน้ ปวส. สาขาวิชาการจัดการทั่วปป

การจ ัดทาคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน
(Work Manual)
เพือ
่ ดาเนินการตามเกณฑ์คณ
ุ ภาพ
้ ฐาน
การบริหารจ ัดการภาคร ัฐระด ับพืน
(Fundamental Level : FL)
ประจาปี งบประมาณ 2552

ว ัตถุประสงค์
การจ ัดทา Work Manual


เพือ
่ ให ้สว่ นราชการมีการจัดคู่มอ
ื การปฏิบัตงิ านทีช
่ ัดเจน อย่างเป็ นลายลักษณ์อักษร ทีแ
่ สดงถึง
รายละเอีย ดขั น
้ ตอนการปฏิบั ต ิง านของกิจ กรรม/กระบวนการต่ า ง ๆ ของหน่ ว ยงาน เพื่อ ใช ้
ประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์การ



การจั ด ท าคู่ม ือ การปฏิบั ต งิ านถือ เป็ นเครื่อ งมือ อย่า งหนึ่ง ในการสร ้างมาตรฐานการปฏิบั ต งิ าน
่ ารบริหารคุณภาพทั่วทัง้ องค์กรอย่างมีประสท
ิ ธิภาพ ทัง้ นี้ เพือ
(ตาม PM 5) ทีม
่ ุ่งไปสูก
่ ให ้การ
ทางานของสว่ นราชการได ้มาตรฐานเป็ นไปตามเป้ าหมาย ได ้ผลิตผลหรือการบริการทีม
่ ค
ี ุณภาพ
เสร็ จรวดเร็ วทันตามกาหนดเวลานั ด หมาย มีการทางานปลอดภัย และไม่สร ้างมลพิษแก่ชม
ุ ชน
เพือ
่ การบรรลุข ้อกาหนดทีส
่ าคัญของกระบวนการ

แนวทางการดาเนินการตาม PM 5

PM 5 : สว่ นราชการต ้องกาหนดมาตรฐานการปฏิบต
ั งิ าน ของ
กระบวนการทีส
่ ร ้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมี
วิธก
ี ารในการนามาตรฐานการปฏิบต
ั งิ านดังกล่าวให ้บุคลากร
นาไปปฏิบต
ั ิ เพือ
่ ให ้บรรลุผลตามข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ

กระบวนการสร้ างคุณค่ า
กระบวนการสาคัญที่สร้ างประโยชน์ ให้ แก่ ผ้ ูรับบริการ ผู้มี
ส่ วนปด้ ส่วนเสีย และส่ งผลต่ อการบรรลุพนั ธกิจหลัก/
ยุทธศาสตร์ ของส่ วนราชการ เป็ นสิ่งที่ตอบโจทย์ ของการ
จัดสรรทรัพยากร และความคุ้มค่ าของการใช้ งบประมาณ
แผ่ นดิน

กระบวนการสนับสนุน
กระบวนการที่ช่วยสนับสนุ นให้ กระบวนการสร้ างคุณ ค่ า
สามารถด าเนิ น การปด้ อย่ างมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ อาทิ
กระบวนการด้ านสารบั ญ การเงิ น /งบประมาณ
กระบวนการทรั พยากรบุคคล กระบวนการจัดซือ้ จัด
จ้ างและพัสดุ กระบวนการด้ าน IT
กระบวนการ
วางแผน เป็ นต้ น

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญของกระบวนการด้าน IT
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” (Key Requirement) หมายถึง ผลลัพธ์ทค
ี่ าดหวัง
ิ้ สุดกระบวนการนั น
เมือ
่ สน
้ อาทิ
กระบวนการติดตัง้ โปรแกรม ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ ความรวดเร็ว ความผิดพลาด
กระบวนการบารุงรักษา ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ รอบระยะเวลา ความถูกต ้อง
ความครบถ ้วน เป็ นต ้น
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” ของกระบวนการสนั บสนุน
ไม่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั คุณลักษณะของผลผลิตและบริการเพียงอย่างเดียว
แต่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั ความต ้องการของผู ้รับบริการทัง้ ภายในและภายนอกองค์การ
่
และระเบียบปฏิบต
ั ห
ิ รือแผนนโยบายทีเ่ กีย
่ วข ้อง เชน
พรบ.ว่าด ้วยการกระทาความผิดเกีย
่ วกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550/แผนแม่บท IT
การค ้นหาข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ สามารถทาได ้โดย
การวิเคราะห์ความต ้องการ ความคาดหวัง
ของผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้องกับกระบวนการ
่ การออกแบบสารวจ การสอบถาม หรือการสงั เกต เป็ นต ้น
เชน

ต ัวชว้ี ัดทีส
่ าค ัญ
ี้ งึ ความสาเร็จของการดาเนินการของ
“ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ” หมายถึง ตัววัดทีบ
่ ง่ ชถ
่
กระบวนการ เชน
- การวัดความผิดพลาดของกระบวนการติดตัง้ โปรแกรม สามารถวัด
ได ้จาก ร ้อยละของข ้อผิดพลาดในการติดตัง้ โปรแกรม โดยตัง้ เป้ าไว ้ไม่เกิน 5%
ของจานวนครัง้ ในการติดตัง้ โปรแกรม
- การวัดรอบระยะเวลาของกระบวนการบารุงรักษาสามารถวัดได ้จาก
ร ้อยละของการดาเนินการตามระยะเวลาทีก
่ าหนด เป็ นต ้น

ต ัวอย่างกระบวนการสน ับสนุนและข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ
ื่ กระบวนการ
รายชอ
สนับสนุน
กระบวนการรับ-สง่
ื ภายนอก
หนั งสอ
ื้ จัดจ ้าง
กระบวนการจัดซอ
กระบวนการพัฒนา
บุคลากร

ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ
ของกระบวน

ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ
ของกระบวนการ

รับ-สง่ เอกสารรวดเร็ว

ื ภายนอก
ร ้อยละของหนั งสอ
ทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน

ความทันเวลา

ร ้อยละของโครงการทีส
่ ามารถ
ื้ จัดจ ้างได ้ทันตามแผนงาน
จัดซอ

สอดคล ้องกับสมรรถนะ ร ้อยละของบุคลากรทีไ่ ด ้รับการ
ของบุคลากร
พัฒนาตามสมรรถนะทีก
่ าหนด

การออกแบบกระบวนการ
้
ปั จจัยทีใ่ ชในการออกแบบกระบวนการ
ประกอบด ้วย


ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ



องค์ความรู ้



เทคโนโลยี



กฎระเบียบ กฎหมาย



ต ้นทุน/ ค่าใชจ่้ าย



ระยะเวลาในการปฏิบต
ั งิ าน



ิ ธิภาพและประสท
ิ ธิผลของกระบวนการ เป็ นต ้น
ประสท

คู่มือการปฏิบตั งิ าน (Work Manual) คืออะปร
้
ิ้ สุดของ
 แผนทีบ
่ อกเสนทางการท
างานทีม
่ จ
ี ด
ุ เริม
่ ต ้นและจุดสน
กระบวนการ
 ระบุถงึ ขัน
้ ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ

ั ซอน
้ มีหลายขัน
 มักจัดทาขึน
้ สาหรับงานทีม
่ ค
ี วามซบ
้ ตอน และ
เกีย
่ วข ้องกับหลายคน
 สามารถปรับปรุงเปลีย
่ นแปลงเมือ
่ มีการเปลีย
่ นแปลงการ
ปฏิบต
ั งิ าน
 เพือ
่ ให ้ผู ้ปฏิบต
ั งิ านไว ้ใชอ้ ้างอิง ไม่ให ้เกิดความผิดพลาดในการ
ปฏิบต
ั งิ าน

ขอบเขตหล ัก Work Manual
1.

Work Flow ของกระบวนการ

2.

ขัน
้ ตอนการปฏิบต
ั งิ าน

3.

•

รายละเอียดวิธก
ี ารทางานของแต่ละขัน
้ ตอนย่อย

•

้
เอกสาร/ระเบียบ ทีใ่ ชประกอบการด
าเนินการ

•

แบบฟอร์ม

•

ผู ้รับผิดชอบ

มาตรฐานงาน คือ ข ้อกาหนดในการปฏิบต
ั งิ าน
•

มาตรฐานระยะเวลา

•

่ ความถูกต ้อง ความสมบูรณ์ของข ้อมูล ความ
มาตรฐานในเชงิ คุณภาพ เชน
ผิดพลาด ความคุ ้มค่าของงาน เป็ นต ้น

4.

ระบบการติดตามประเมินผล
•

เพือ
่ ใชติ้ ดตามผลการปฏิบัตงิ านเปรียบเทียบกับมาตรฐานทีก
่ าหนด

•

่ ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน
กาหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เชน

องค์ประกอบคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน

1. ว ัตถุประสงค์ของการจ ัดทาคูม
่ อ
ื

2. ขอบเขต

3. คาจาก ัดความ

4. หน้าทีค
่ วามร ับผิดชอบ

5. Work Flow กระบวนการ

6. ขนตอนการปฏิ
ั้
บ ัติงาน

7. มาตรฐานงาน

8. ระบบติดตามประเมินผล

9. เอกสารอ้างอิง

10. แบบฟอร์มทีใ่ ช ้

วัตถุประสงค์ (Objectives)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ ในการจัดทาคู่มอื ปฏิบัตงิ าน
ของกระบวนนีข้ นึ ้ มา

• ตัวอย่ างวัตถุประสงค์ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
เพื่ อ ให้ ม่ ั นใจว่ าปด้ มี ก ารปฏิ บั ติ ต ามข้ อ ก าหนด ระเบี ย บ หลั ก เกณฑ์
เกี่ ยวกั บ การตรวจสอบภายในที่ ก าหนดปว้ อย่ างสม่ าเสมอและมี
ประสิทธิภาพ สอดคล้ องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ ขององค์ กร

ขอบเขต (Scope)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่ าครอบคลุมตัง้ แต่
ขัน้ ตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หน่ วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

• ตัวอย่ างขอบเขตเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบตั นิ ีค้ รอบคลุมขัน้ ตอนการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และผู้รับการตรวจสอบ ตัง้ แต่ การวางแผนการตรวจสอบ การดาเนินการตรวจสอบ
การจัดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซา้ สาหรับทุกครัง้ ที่มกี าร
ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข

คาจากัดความ (Definition)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงคาศัพท์ เฉพาะซึ่งอาจเป็ นภาษาปทยหรื อ
ภาษาอังกฤษ หรื อคาย่ อ ที่กล่ าวถึงภายใต้ ระเบียบปฏิบัตนิ ัน้ ๆ เพื่อให้ เป็ น
ที่เข้ าใจตรงกัน

• ตัวอย่ างคาจากัดความ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
Auditor = ผู้ตรวจสอบที่ปด้ รับมอบหมายอย่ างเป็ นทางการ
Auditee= แผนก หน่ วยงาน หรื อบุคคลผู้ปด้ รับการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การร้ องขอให้ ดาเนินการแก้ ปข

หน้ าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบว่ ามีใครบ้ างที่เกี่ยวข้ องกับระเบียบปฏิบตั นิ ัน้ ๆ โดยมักจะ
เรียงจากผู้อานาจหรือตาแหน่ งสูงสุดลงมา

• ตัวอย่ างหน้ าที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ผู้อานวยการกอง: อนุมัตแิ ผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน
หัวหน้ ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ ความร่ วมมือในการตรวจสอบ
นักวิชาการ 6 ว. : จัดทาแผน ดาเนินการตรวจสอบ สรุ ปผลและติดตามผล

Work Flow กระบวนการ
No

Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

No

Yes

เอกสารอ้ างอิง (Reference Document)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ ประกอบคู่กันหรืออ้ างอิงถึงกัน
เพื่อให้ การปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ สมบูรณ์ ปด้ แก่ ระเบียบปฏิบตั เิ รื่ องอื่น พระราชบัญญัติ
กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทางาน เป็ นต้ น

• ตัวอย่ างเอกสารอ้ างอิงเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบัตเิ รื่ องการแก้ ปขและป้องกัน(QP-QMR-01)
ระเบียบปฏิบัตเิ รื่ องการทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร (QP-QMR-02)

แบบฟอร์ มที่ใช้ (Form)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงแบบฟอร์ มต่ าง ๆ ที่ต้องใช้ ในการบันทึก
ข้ อมูลของผู้ท่ เี กี่ยวข้ อง ในการปฏิบัตงิ านของกระบวนการนัน้ ๆ

• ตัวอย่ างแบบฟอร์ มเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อองค์การและผู ้บังคับบัญชา
•

ใชฝึ้ กอบรมข ้าราชการใหม่

•

้ นคูม
ประหยัดงบประมาณในการฝึ กอบรม เนือ
่ งจากหัวหน ้างานใชเป็
่ อ
ื ในการสอนงาน

•

ั เจนไม่ซ้าซอน
้
ทาให ้การกาหนดหน ้าทีก
่ ารงานชด

•

้
ใชในการควบคุ
มงานและการติดตามผลการปฏิบัตงิ านให ้มีความผิดพลาดในการ
ทางานลดน ้อยลง

•

เป็ นคูม
่ อ
ื ในการประเมินผลการปฏิบัตงิ าน (Performance Review) ของบุคลากร

•

ชว่ ยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่

•

้ นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการให ้บริการ
ใชเป็

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อผู ้ปฏิบต
ั งิ าน

•

ั เจนยิง่ ขึน
ได ้รับทราบภาระหน ้าทีข
่ องตนเองชด
้

•

ได ้เรียนรู ้งานเร็วขึน
้ ทัง้ ตอนทีเ่ ข ้ามาทางานใหม่ / หรือตอนทีจ
่ ะย ้ายงานใหม่

•

มีขน
ั ้ ตอนในการทางานทีแ
่ น่นอน ทาให ้การทางานได ้ง่ายขึน
้

•

รู ้จักวางแผนการทางานเพือ
่ ให ้ผลงานออกมาตามเป้ าหมาย

•

้ นแนวทางเพือ
สามารถใชเป็
่ การวิเคราะห์งานให ้ทันสมัยอยูต
่ ลอดเวลา

•

ิ ธิภาพมากยิง่ ขึน
สามารถทางานได ้อย่างมีประสท
้ เพราะมีสงิ่ ทีอ
่ ้างอิง

•

ี ในการปฏิบัตงิ าน
สร ้างความเป็ นมืออาชพ

ปั จจัยสาคัญในการจัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน
ลักษณะที่ดขี องคู่มือการปฏิบัตงิ าน

คุณสมบัตแิ ละทักษะของผู้จัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน

ลักษณะทีด่ ขี องคู่มือการปฏิบัติงาน
•
•
•
•
•
•
•

กระชับ ชัดเจน เข้ าใจปด้ ง่าย
เป็ นประโยชน์ สาหรับการทางานและฝึ กอบรม
เหมาะสมกับองค์ กรและผู้ใช้ งานแต่ ละกลุ่ม
มีความน่ าสนใจ น่ าติดตาม
มีความเป็ นปั จจุบัน (Update) ปม่ ล้าสมัย
แสดงหน่ วยงานที่จัดทา วันที่บังคับใช้
มีตวั อย่ างประกอบ

Clear
Complete
Concise
Correct

คุณสมบัตแิ ละทักษะ
ของผู้จัดทาเอกสารการปฏิบัตงิ าน
คุณสมบัติ
• มีความรู้ ความเชี่ยวชาญในการ
ปฏิบัตงิ านเรื่องนัน้ ๆ
• เป็ นคนช่ างสังเกต
• เอาใจใส่ ในรายละเอียดของการ
ปฏิบัตงิ าน
• รู้ทฤษฎีและความรู้พนื ้ ฐานของการ
วิเคราะห์ ระบบงาน
• รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่ าง ๆ
• รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่

ทักษะ
• ทักษะการวิเคราะห์
(Analysis Skills)
• ทักษะการสื่อสาร
(Communication Skills)
• ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทักษะการประเมินผล
(Evaluation Skills)

ื่ กระบวนการ
ต ัวอย่างแบบฟอร์มแสดงรายชอ
ื่ กระบวนการ
รายชอ

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ

ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของ
กระบวนการ

ต ัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ..........................................................................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ...................................................
ลาด ับที่

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

เอกสารที่
เกีย
่ วข้อง

No
Yes

No
Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

่ มต่อระหว่างขัน
จุดเชือ
้ ตอน

(เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ
ไม่สามารถจบได ้ภายใน 1 หน ้า)

การออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ......กระบวนการรับหนังสอ
ื ภายนอก.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละของเอกสารทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน............

ต ัวอย่าง1

ลาด ับ

1

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

5 นาที

บันทึกข ้อมูลรับหนังสือเข ้าระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีส
่ ารบรรณ

5 นาที

หัวหน ้าสารบรรณ ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น
และรวบรวมนาเสนอต่อ ผอ.สบก

หัวหน ้า
ฝ่ ายสารบรรณ

ผอ.สลธ.พิจารณาหนังสือภายนอกก่อนส่ง
มอบให ้ผุ ้เกีย
่ วข ้อง

ผอ.สบก

10 นาที

เจ ้าหน ้าทีบ
่ น
ั ทึกข ้อมูลการส่งเอกสารในระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งหนังสือไปยังสานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของ สบก

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งบันทึกข ้อมูลลงรับ
เอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งจัดแฟ้ มเสนอ ผอ.
สานัก พิจารณามอบหมายให ้ผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้อง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

ลงทะเบียนรับ

2

ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น

3

เสนอ
ผอ.สลธ.

4

จัดส่งหนังสือไปยัง
สานักทีเ่ กีย
่ วข ้อง

5

สานักเจ ้าของเรือ
่ ง
ลงรับเอกสาร

6

ระยะเวลา

เสนอ
ผอ.สานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

1 วัน

การออกแบบกระบวนการ

ต ัวอย่าง2

ื่ กระบวนการ......กระบวนการจัดทาแผนงานโครงการ.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละข ้อผิดพลาดในการจัดทาแผนงานโครงการ
ลาด ั
บ

ผ ังกระบวนการ

1

ศึกษาวิเคราะห์
แนวทางการดาเนินงาน

รายละเอียดงาน
สานัก/กองศึกษาวิเคราะห์
กิจกรรมทีจ
่ ะดาเนินการใน
ปี งบประมาณนัน
้ ๆ

มาตรฐานคุณภาพงาน
ปั จจัยทีต
่ ้องนามาวิเคราะห์ ให ้ครอบคลุม
ในเรือ
่ ง

ผูร้ ับผิดชอบ
สานัก/กองต่างๆ

1.ผลการดาเนินงานทีผ
่ า่ นมา
2. ปั จจัยภายใน/ปั จจัยภายนอก ที่
ผลกระทบต่อการดาเนินการ
่ งทีค
3. ความเสีย
่ าดว่าจะเกิดขึน
้

2
จัดทาแผนงานโครงการ

ผู ้รับผิดชอบจัดทาบันทึกขอ

ในการจัดทาแผนงาน ต ้องมีลักษณะ ดังนี้

อนุมต
ั โิ ครงการ ที่

1. จัดทาแผนงานให ้ครบถ ้วนตามหัวข ้อ

ประกอบด ้วยแผนงาน
โครงการ และแผนการใช ้
งบประมาณ

สานัก/กองต่างๆ

การนาเสนอทีก
่ าหนด
2. การคิดค่าใช ้จ่ายต ้องอยูภ
่ ายใต ้ระเบียบ
ทีก
่ าหนด
3. กิจกรรมการดาเนินการสอดคล ้องกับ
วัตถุประสงค์ทก
ี่ าหนด

3

No

เสนอ
ผู ้บริหาร
เพือ
่ อนุมัต ิ
โครงการ

Yes
4

้ จัดจ ้าง
จัดซือ

เสนอผู ้บริหารเพือ
่ ขออนุมต
ั ิ
โครงการ

-

สานัก/กองต่างๆ

้ จัดจ ้าง
ดาเนินการจัดซือ

-

สานัก/กองต่างๆ

ึ ษาข ้อมูลเพิม
ศก
่ เติมได ้ที่

www.opdc.go.th
ชุดเครือ
่ งมือการเรียนรู ้ด ้วยตนเอง
(Self-Learning Tool Kits)
“คูม
่ อ
ื การปฏิบต
ั งิ าน (Work Manual)”

Thank you


Slide 25

PowerPoint สื่อการเรียนการสอน
รายวิชาการผลิตเอกสาร (3215-2003)
ระดับชัน้ ปวส. สาขาวิชาการจัดการทั่วปป

การจ ัดทาคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน
(Work Manual)
เพือ
่ ดาเนินการตามเกณฑ์คณ
ุ ภาพ
้ ฐาน
การบริหารจ ัดการภาคร ัฐระด ับพืน
(Fundamental Level : FL)
ประจาปี งบประมาณ 2552

ว ัตถุประสงค์
การจ ัดทา Work Manual


เพือ
่ ให ้สว่ นราชการมีการจัดคู่มอ
ื การปฏิบัตงิ านทีช
่ ัดเจน อย่างเป็ นลายลักษณ์อักษร ทีแ
่ สดงถึง
รายละเอีย ดขั น
้ ตอนการปฏิบั ต ิง านของกิจ กรรม/กระบวนการต่ า ง ๆ ของหน่ ว ยงาน เพื่อ ใช ้
ประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์การ



การจั ด ท าคู่ม ือ การปฏิบั ต งิ านถือ เป็ นเครื่อ งมือ อย่า งหนึ่ง ในการสร ้างมาตรฐานการปฏิบั ต งิ าน
่ ารบริหารคุณภาพทั่วทัง้ องค์กรอย่างมีประสท
ิ ธิภาพ ทัง้ นี้ เพือ
(ตาม PM 5) ทีม
่ ุ่งไปสูก
่ ให ้การ
ทางานของสว่ นราชการได ้มาตรฐานเป็ นไปตามเป้ าหมาย ได ้ผลิตผลหรือการบริการทีม
่ ค
ี ุณภาพ
เสร็ จรวดเร็ วทันตามกาหนดเวลานั ด หมาย มีการทางานปลอดภัย และไม่สร ้างมลพิษแก่ชม
ุ ชน
เพือ
่ การบรรลุข ้อกาหนดทีส
่ าคัญของกระบวนการ

แนวทางการดาเนินการตาม PM 5

PM 5 : สว่ นราชการต ้องกาหนดมาตรฐานการปฏิบต
ั งิ าน ของ
กระบวนการทีส
่ ร ้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมี
วิธก
ี ารในการนามาตรฐานการปฏิบต
ั งิ านดังกล่าวให ้บุคลากร
นาไปปฏิบต
ั ิ เพือ
่ ให ้บรรลุผลตามข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ

กระบวนการสร้ างคุณค่ า
กระบวนการสาคัญที่สร้ างประโยชน์ ให้ แก่ ผ้ ูรับบริการ ผู้มี
ส่ วนปด้ ส่วนเสีย และส่ งผลต่ อการบรรลุพนั ธกิจหลัก/
ยุทธศาสตร์ ของส่ วนราชการ เป็ นสิ่งที่ตอบโจทย์ ของการ
จัดสรรทรัพยากร และความคุ้มค่ าของการใช้ งบประมาณ
แผ่ นดิน

กระบวนการสนับสนุน
กระบวนการที่ช่วยสนับสนุ นให้ กระบวนการสร้ างคุณ ค่ า
สามารถด าเนิ น การปด้ อย่ างมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ อาทิ
กระบวนการด้ านสารบั ญ การเงิ น /งบประมาณ
กระบวนการทรั พยากรบุคคล กระบวนการจัดซือ้ จัด
จ้ างและพัสดุ กระบวนการด้ าน IT
กระบวนการ
วางแผน เป็ นต้ น

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญของกระบวนการด้าน IT
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” (Key Requirement) หมายถึง ผลลัพธ์ทค
ี่ าดหวัง
ิ้ สุดกระบวนการนั น
เมือ
่ สน
้ อาทิ
กระบวนการติดตัง้ โปรแกรม ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ ความรวดเร็ว ความผิดพลาด
กระบวนการบารุงรักษา ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ รอบระยะเวลา ความถูกต ้อง
ความครบถ ้วน เป็ นต ้น
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” ของกระบวนการสนั บสนุน
ไม่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั คุณลักษณะของผลผลิตและบริการเพียงอย่างเดียว
แต่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั ความต ้องการของผู ้รับบริการทัง้ ภายในและภายนอกองค์การ
่
และระเบียบปฏิบต
ั ห
ิ รือแผนนโยบายทีเ่ กีย
่ วข ้อง เชน
พรบ.ว่าด ้วยการกระทาความผิดเกีย
่ วกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550/แผนแม่บท IT
การค ้นหาข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ สามารถทาได ้โดย
การวิเคราะห์ความต ้องการ ความคาดหวัง
ของผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้องกับกระบวนการ
่ การออกแบบสารวจ การสอบถาม หรือการสงั เกต เป็ นต ้น
เชน

ต ัวชว้ี ัดทีส
่ าค ัญ
ี้ งึ ความสาเร็จของการดาเนินการของ
“ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ” หมายถึง ตัววัดทีบ
่ ง่ ชถ
่
กระบวนการ เชน
- การวัดความผิดพลาดของกระบวนการติดตัง้ โปรแกรม สามารถวัด
ได ้จาก ร ้อยละของข ้อผิดพลาดในการติดตัง้ โปรแกรม โดยตัง้ เป้ าไว ้ไม่เกิน 5%
ของจานวนครัง้ ในการติดตัง้ โปรแกรม
- การวัดรอบระยะเวลาของกระบวนการบารุงรักษาสามารถวัดได ้จาก
ร ้อยละของการดาเนินการตามระยะเวลาทีก
่ าหนด เป็ นต ้น

ต ัวอย่างกระบวนการสน ับสนุนและข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ
ื่ กระบวนการ
รายชอ
สนับสนุน
กระบวนการรับ-สง่
ื ภายนอก
หนั งสอ
ื้ จัดจ ้าง
กระบวนการจัดซอ
กระบวนการพัฒนา
บุคลากร

ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ
ของกระบวน

ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ
ของกระบวนการ

รับ-สง่ เอกสารรวดเร็ว

ื ภายนอก
ร ้อยละของหนั งสอ
ทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน

ความทันเวลา

ร ้อยละของโครงการทีส
่ ามารถ
ื้ จัดจ ้างได ้ทันตามแผนงาน
จัดซอ

สอดคล ้องกับสมรรถนะ ร ้อยละของบุคลากรทีไ่ ด ้รับการ
ของบุคลากร
พัฒนาตามสมรรถนะทีก
่ าหนด

การออกแบบกระบวนการ
้
ปั จจัยทีใ่ ชในการออกแบบกระบวนการ
ประกอบด ้วย


ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ



องค์ความรู ้



เทคโนโลยี



กฎระเบียบ กฎหมาย



ต ้นทุน/ ค่าใชจ่้ าย



ระยะเวลาในการปฏิบต
ั งิ าน



ิ ธิภาพและประสท
ิ ธิผลของกระบวนการ เป็ นต ้น
ประสท

คู่มือการปฏิบตั งิ าน (Work Manual) คืออะปร
้
ิ้ สุดของ
 แผนทีบ
่ อกเสนทางการท
างานทีม
่ จ
ี ด
ุ เริม
่ ต ้นและจุดสน
กระบวนการ
 ระบุถงึ ขัน
้ ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ

ั ซอน
้ มีหลายขัน
 มักจัดทาขึน
้ สาหรับงานทีม
่ ค
ี วามซบ
้ ตอน และ
เกีย
่ วข ้องกับหลายคน
 สามารถปรับปรุงเปลีย
่ นแปลงเมือ
่ มีการเปลีย
่ นแปลงการ
ปฏิบต
ั งิ าน
 เพือ
่ ให ้ผู ้ปฏิบต
ั งิ านไว ้ใชอ้ ้างอิง ไม่ให ้เกิดความผิดพลาดในการ
ปฏิบต
ั งิ าน

ขอบเขตหล ัก Work Manual
1.

Work Flow ของกระบวนการ

2.

ขัน
้ ตอนการปฏิบต
ั งิ าน

3.

•

รายละเอียดวิธก
ี ารทางานของแต่ละขัน
้ ตอนย่อย

•

้
เอกสาร/ระเบียบ ทีใ่ ชประกอบการด
าเนินการ

•

แบบฟอร์ม

•

ผู ้รับผิดชอบ

มาตรฐานงาน คือ ข ้อกาหนดในการปฏิบต
ั งิ าน
•

มาตรฐานระยะเวลา

•

่ ความถูกต ้อง ความสมบูรณ์ของข ้อมูล ความ
มาตรฐานในเชงิ คุณภาพ เชน
ผิดพลาด ความคุ ้มค่าของงาน เป็ นต ้น

4.

ระบบการติดตามประเมินผล
•

เพือ
่ ใชติ้ ดตามผลการปฏิบัตงิ านเปรียบเทียบกับมาตรฐานทีก
่ าหนด

•

่ ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน
กาหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เชน

องค์ประกอบคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน

1. ว ัตถุประสงค์ของการจ ัดทาคูม
่ อ
ื

2. ขอบเขต

3. คาจาก ัดความ

4. หน้าทีค
่ วามร ับผิดชอบ

5. Work Flow กระบวนการ

6. ขนตอนการปฏิ
ั้
บ ัติงาน

7. มาตรฐานงาน

8. ระบบติดตามประเมินผล

9. เอกสารอ้างอิง

10. แบบฟอร์มทีใ่ ช ้

วัตถุประสงค์ (Objectives)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ ในการจัดทาคู่มอื ปฏิบัตงิ าน
ของกระบวนนีข้ นึ ้ มา

• ตัวอย่ างวัตถุประสงค์ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
เพื่ อ ให้ ม่ ั นใจว่ าปด้ มี ก ารปฏิ บั ติ ต ามข้ อ ก าหนด ระเบี ย บ หลั ก เกณฑ์
เกี่ ยวกั บ การตรวจสอบภายในที่ ก าหนดปว้ อย่ างสม่ าเสมอและมี
ประสิทธิภาพ สอดคล้ องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ ขององค์ กร

ขอบเขต (Scope)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่ าครอบคลุมตัง้ แต่
ขัน้ ตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หน่ วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

• ตัวอย่ างขอบเขตเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบตั นิ ีค้ รอบคลุมขัน้ ตอนการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และผู้รับการตรวจสอบ ตัง้ แต่ การวางแผนการตรวจสอบ การดาเนินการตรวจสอบ
การจัดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซา้ สาหรับทุกครัง้ ที่มกี าร
ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข

คาจากัดความ (Definition)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงคาศัพท์ เฉพาะซึ่งอาจเป็ นภาษาปทยหรื อ
ภาษาอังกฤษ หรื อคาย่ อ ที่กล่ าวถึงภายใต้ ระเบียบปฏิบัตนิ ัน้ ๆ เพื่อให้ เป็ น
ที่เข้ าใจตรงกัน

• ตัวอย่ างคาจากัดความ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
Auditor = ผู้ตรวจสอบที่ปด้ รับมอบหมายอย่ างเป็ นทางการ
Auditee= แผนก หน่ วยงาน หรื อบุคคลผู้ปด้ รับการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การร้ องขอให้ ดาเนินการแก้ ปข

หน้ าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบว่ ามีใครบ้ างที่เกี่ยวข้ องกับระเบียบปฏิบตั นิ ัน้ ๆ โดยมักจะ
เรียงจากผู้อานาจหรือตาแหน่ งสูงสุดลงมา

• ตัวอย่ างหน้ าที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ผู้อานวยการกอง: อนุมัตแิ ผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน
หัวหน้ ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ ความร่ วมมือในการตรวจสอบ
นักวิชาการ 6 ว. : จัดทาแผน ดาเนินการตรวจสอบ สรุ ปผลและติดตามผล

Work Flow กระบวนการ
No

Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

No

Yes

เอกสารอ้ างอิง (Reference Document)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ ประกอบคู่กันหรืออ้ างอิงถึงกัน
เพื่อให้ การปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ สมบูรณ์ ปด้ แก่ ระเบียบปฏิบตั เิ รื่ องอื่น พระราชบัญญัติ
กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทางาน เป็ นต้ น

• ตัวอย่ างเอกสารอ้ างอิงเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบัตเิ รื่ องการแก้ ปขและป้องกัน(QP-QMR-01)
ระเบียบปฏิบัตเิ รื่ องการทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร (QP-QMR-02)

แบบฟอร์ มที่ใช้ (Form)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงแบบฟอร์ มต่ าง ๆ ที่ต้องใช้ ในการบันทึก
ข้ อมูลของผู้ท่ เี กี่ยวข้ อง ในการปฏิบัตงิ านของกระบวนการนัน้ ๆ

• ตัวอย่ างแบบฟอร์ มเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อองค์การและผู ้บังคับบัญชา
•

ใชฝึ้ กอบรมข ้าราชการใหม่

•

้ นคูม
ประหยัดงบประมาณในการฝึ กอบรม เนือ
่ งจากหัวหน ้างานใชเป็
่ อ
ื ในการสอนงาน

•

ั เจนไม่ซ้าซอน
้
ทาให ้การกาหนดหน ้าทีก
่ ารงานชด

•

้
ใชในการควบคุ
มงานและการติดตามผลการปฏิบัตงิ านให ้มีความผิดพลาดในการ
ทางานลดน ้อยลง

•

เป็ นคูม
่ อ
ื ในการประเมินผลการปฏิบัตงิ าน (Performance Review) ของบุคลากร

•

ชว่ ยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่

•

้ นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการให ้บริการ
ใชเป็

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อผู ้ปฏิบต
ั งิ าน

•

ั เจนยิง่ ขึน
ได ้รับทราบภาระหน ้าทีข
่ องตนเองชด
้

•

ได ้เรียนรู ้งานเร็วขึน
้ ทัง้ ตอนทีเ่ ข ้ามาทางานใหม่ / หรือตอนทีจ
่ ะย ้ายงานใหม่

•

มีขน
ั ้ ตอนในการทางานทีแ
่ น่นอน ทาให ้การทางานได ้ง่ายขึน
้

•

รู ้จักวางแผนการทางานเพือ
่ ให ้ผลงานออกมาตามเป้ าหมาย

•

้ นแนวทางเพือ
สามารถใชเป็
่ การวิเคราะห์งานให ้ทันสมัยอยูต
่ ลอดเวลา

•

ิ ธิภาพมากยิง่ ขึน
สามารถทางานได ้อย่างมีประสท
้ เพราะมีสงิ่ ทีอ
่ ้างอิง

•

ี ในการปฏิบัตงิ าน
สร ้างความเป็ นมืออาชพ

ปั จจัยสาคัญในการจัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน
ลักษณะที่ดขี องคู่มือการปฏิบัตงิ าน

คุณสมบัตแิ ละทักษะของผู้จัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน

ลักษณะทีด่ ขี องคู่มือการปฏิบัติงาน
•
•
•
•
•
•
•

กระชับ ชัดเจน เข้ าใจปด้ ง่าย
เป็ นประโยชน์ สาหรับการทางานและฝึ กอบรม
เหมาะสมกับองค์ กรและผู้ใช้ งานแต่ ละกลุ่ม
มีความน่ าสนใจ น่ าติดตาม
มีความเป็ นปั จจุบัน (Update) ปม่ ล้าสมัย
แสดงหน่ วยงานที่จัดทา วันที่บังคับใช้
มีตวั อย่ างประกอบ

Clear
Complete
Concise
Correct

คุณสมบัตแิ ละทักษะ
ของผู้จัดทาเอกสารการปฏิบัตงิ าน
คุณสมบัติ
• มีความรู้ ความเชี่ยวชาญในการ
ปฏิบัตงิ านเรื่องนัน้ ๆ
• เป็ นคนช่ างสังเกต
• เอาใจใส่ ในรายละเอียดของการ
ปฏิบัตงิ าน
• รู้ทฤษฎีและความรู้พนื ้ ฐานของการ
วิเคราะห์ ระบบงาน
• รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่ าง ๆ
• รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่

ทักษะ
• ทักษะการวิเคราะห์
(Analysis Skills)
• ทักษะการสื่อสาร
(Communication Skills)
• ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทักษะการประเมินผล
(Evaluation Skills)

ื่ กระบวนการ
ต ัวอย่างแบบฟอร์มแสดงรายชอ
ื่ กระบวนการ
รายชอ

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ

ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของ
กระบวนการ

ต ัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ..........................................................................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ...................................................
ลาด ับที่

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

เอกสารที่
เกีย
่ วข้อง

No
Yes

No
Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

่ มต่อระหว่างขัน
จุดเชือ
้ ตอน

(เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ
ไม่สามารถจบได ้ภายใน 1 หน ้า)

การออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ......กระบวนการรับหนังสอ
ื ภายนอก.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละของเอกสารทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน............

ต ัวอย่าง1

ลาด ับ

1

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

5 นาที

บันทึกข ้อมูลรับหนังสือเข ้าระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีส
่ ารบรรณ

5 นาที

หัวหน ้าสารบรรณ ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น
และรวบรวมนาเสนอต่อ ผอ.สบก

หัวหน ้า
ฝ่ ายสารบรรณ

ผอ.สลธ.พิจารณาหนังสือภายนอกก่อนส่ง
มอบให ้ผุ ้เกีย
่ วข ้อง

ผอ.สบก

10 นาที

เจ ้าหน ้าทีบ
่ น
ั ทึกข ้อมูลการส่งเอกสารในระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งหนังสือไปยังสานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของ สบก

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งบันทึกข ้อมูลลงรับ
เอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งจัดแฟ้ มเสนอ ผอ.
สานัก พิจารณามอบหมายให ้ผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้อง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

ลงทะเบียนรับ

2

ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น

3

เสนอ
ผอ.สลธ.

4

จัดส่งหนังสือไปยัง
สานักทีเ่ กีย
่ วข ้อง

5

สานักเจ ้าของเรือ
่ ง
ลงรับเอกสาร

6

ระยะเวลา

เสนอ
ผอ.สานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

1 วัน

การออกแบบกระบวนการ

ต ัวอย่าง2

ื่ กระบวนการ......กระบวนการจัดทาแผนงานโครงการ.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละข ้อผิดพลาดในการจัดทาแผนงานโครงการ
ลาด ั
บ

ผ ังกระบวนการ

1

ศึกษาวิเคราะห์
แนวทางการดาเนินงาน

รายละเอียดงาน
สานัก/กองศึกษาวิเคราะห์
กิจกรรมทีจ
่ ะดาเนินการใน
ปี งบประมาณนัน
้ ๆ

มาตรฐานคุณภาพงาน
ปั จจัยทีต
่ ้องนามาวิเคราะห์ ให ้ครอบคลุม
ในเรือ
่ ง

ผูร้ ับผิดชอบ
สานัก/กองต่างๆ

1.ผลการดาเนินงานทีผ
่ า่ นมา
2. ปั จจัยภายใน/ปั จจัยภายนอก ที่
ผลกระทบต่อการดาเนินการ
่ งทีค
3. ความเสีย
่ าดว่าจะเกิดขึน
้

2
จัดทาแผนงานโครงการ

ผู ้รับผิดชอบจัดทาบันทึกขอ

ในการจัดทาแผนงาน ต ้องมีลักษณะ ดังนี้

อนุมต
ั โิ ครงการ ที่

1. จัดทาแผนงานให ้ครบถ ้วนตามหัวข ้อ

ประกอบด ้วยแผนงาน
โครงการ และแผนการใช ้
งบประมาณ

สานัก/กองต่างๆ

การนาเสนอทีก
่ าหนด
2. การคิดค่าใช ้จ่ายต ้องอยูภ
่ ายใต ้ระเบียบ
ทีก
่ าหนด
3. กิจกรรมการดาเนินการสอดคล ้องกับ
วัตถุประสงค์ทก
ี่ าหนด

3

No

เสนอ
ผู ้บริหาร
เพือ
่ อนุมัต ิ
โครงการ

Yes
4

้ จัดจ ้าง
จัดซือ

เสนอผู ้บริหารเพือ
่ ขออนุมต
ั ิ
โครงการ

-

สานัก/กองต่างๆ

้ จัดจ ้าง
ดาเนินการจัดซือ

-

สานัก/กองต่างๆ

ึ ษาข ้อมูลเพิม
ศก
่ เติมได ้ที่

www.opdc.go.th
ชุดเครือ
่ งมือการเรียนรู ้ด ้วยตนเอง
(Self-Learning Tool Kits)
“คูม
่ อ
ื การปฏิบต
ั งิ าน (Work Manual)”

Thank you


Slide 26

PowerPoint สื่อการเรียนการสอน
รายวิชาการผลิตเอกสาร (3215-2003)
ระดับชัน้ ปวส. สาขาวิชาการจัดการทั่วปป

การจ ัดทาคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน
(Work Manual)
เพือ
่ ดาเนินการตามเกณฑ์คณ
ุ ภาพ
้ ฐาน
การบริหารจ ัดการภาคร ัฐระด ับพืน
(Fundamental Level : FL)
ประจาปี งบประมาณ 2552

ว ัตถุประสงค์
การจ ัดทา Work Manual


เพือ
่ ให ้สว่ นราชการมีการจัดคู่มอ
ื การปฏิบัตงิ านทีช
่ ัดเจน อย่างเป็ นลายลักษณ์อักษร ทีแ
่ สดงถึง
รายละเอีย ดขั น
้ ตอนการปฏิบั ต ิง านของกิจ กรรม/กระบวนการต่ า ง ๆ ของหน่ ว ยงาน เพื่อ ใช ้
ประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์การ



การจั ด ท าคู่ม ือ การปฏิบั ต งิ านถือ เป็ นเครื่อ งมือ อย่า งหนึ่ง ในการสร ้างมาตรฐานการปฏิบั ต งิ าน
่ ารบริหารคุณภาพทั่วทัง้ องค์กรอย่างมีประสท
ิ ธิภาพ ทัง้ นี้ เพือ
(ตาม PM 5) ทีม
่ ุ่งไปสูก
่ ให ้การ
ทางานของสว่ นราชการได ้มาตรฐานเป็ นไปตามเป้ าหมาย ได ้ผลิตผลหรือการบริการทีม
่ ค
ี ุณภาพ
เสร็ จรวดเร็ วทันตามกาหนดเวลานั ด หมาย มีการทางานปลอดภัย และไม่สร ้างมลพิษแก่ชม
ุ ชน
เพือ
่ การบรรลุข ้อกาหนดทีส
่ าคัญของกระบวนการ

แนวทางการดาเนินการตาม PM 5

PM 5 : สว่ นราชการต ้องกาหนดมาตรฐานการปฏิบต
ั งิ าน ของ
กระบวนการทีส
่ ร ้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมี
วิธก
ี ารในการนามาตรฐานการปฏิบต
ั งิ านดังกล่าวให ้บุคลากร
นาไปปฏิบต
ั ิ เพือ
่ ให ้บรรลุผลตามข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ

กระบวนการสร้ างคุณค่ า
กระบวนการสาคัญที่สร้ างประโยชน์ ให้ แก่ ผ้ ูรับบริการ ผู้มี
ส่ วนปด้ ส่วนเสีย และส่ งผลต่ อการบรรลุพนั ธกิจหลัก/
ยุทธศาสตร์ ของส่ วนราชการ เป็ นสิ่งที่ตอบโจทย์ ของการ
จัดสรรทรัพยากร และความคุ้มค่ าของการใช้ งบประมาณ
แผ่ นดิน

กระบวนการสนับสนุน
กระบวนการที่ช่วยสนับสนุ นให้ กระบวนการสร้ างคุณ ค่ า
สามารถด าเนิ น การปด้ อย่ างมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ อาทิ
กระบวนการด้ านสารบั ญ การเงิ น /งบประมาณ
กระบวนการทรั พยากรบุคคล กระบวนการจัดซือ้ จัด
จ้ างและพัสดุ กระบวนการด้ าน IT
กระบวนการ
วางแผน เป็ นต้ น

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญของกระบวนการด้าน IT
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” (Key Requirement) หมายถึง ผลลัพธ์ทค
ี่ าดหวัง
ิ้ สุดกระบวนการนั น
เมือ
่ สน
้ อาทิ
กระบวนการติดตัง้ โปรแกรม ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ ความรวดเร็ว ความผิดพลาด
กระบวนการบารุงรักษา ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ รอบระยะเวลา ความถูกต ้อง
ความครบถ ้วน เป็ นต ้น
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” ของกระบวนการสนั บสนุน
ไม่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั คุณลักษณะของผลผลิตและบริการเพียงอย่างเดียว
แต่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั ความต ้องการของผู ้รับบริการทัง้ ภายในและภายนอกองค์การ
่
และระเบียบปฏิบต
ั ห
ิ รือแผนนโยบายทีเ่ กีย
่ วข ้อง เชน
พรบ.ว่าด ้วยการกระทาความผิดเกีย
่ วกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550/แผนแม่บท IT
การค ้นหาข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ สามารถทาได ้โดย
การวิเคราะห์ความต ้องการ ความคาดหวัง
ของผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้องกับกระบวนการ
่ การออกแบบสารวจ การสอบถาม หรือการสงั เกต เป็ นต ้น
เชน

ต ัวชว้ี ัดทีส
่ าค ัญ
ี้ งึ ความสาเร็จของการดาเนินการของ
“ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ” หมายถึง ตัววัดทีบ
่ ง่ ชถ
่
กระบวนการ เชน
- การวัดความผิดพลาดของกระบวนการติดตัง้ โปรแกรม สามารถวัด
ได ้จาก ร ้อยละของข ้อผิดพลาดในการติดตัง้ โปรแกรม โดยตัง้ เป้ าไว ้ไม่เกิน 5%
ของจานวนครัง้ ในการติดตัง้ โปรแกรม
- การวัดรอบระยะเวลาของกระบวนการบารุงรักษาสามารถวัดได ้จาก
ร ้อยละของการดาเนินการตามระยะเวลาทีก
่ าหนด เป็ นต ้น

ต ัวอย่างกระบวนการสน ับสนุนและข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ
ื่ กระบวนการ
รายชอ
สนับสนุน
กระบวนการรับ-สง่
ื ภายนอก
หนั งสอ
ื้ จัดจ ้าง
กระบวนการจัดซอ
กระบวนการพัฒนา
บุคลากร

ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ
ของกระบวน

ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ
ของกระบวนการ

รับ-สง่ เอกสารรวดเร็ว

ื ภายนอก
ร ้อยละของหนั งสอ
ทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน

ความทันเวลา

ร ้อยละของโครงการทีส
่ ามารถ
ื้ จัดจ ้างได ้ทันตามแผนงาน
จัดซอ

สอดคล ้องกับสมรรถนะ ร ้อยละของบุคลากรทีไ่ ด ้รับการ
ของบุคลากร
พัฒนาตามสมรรถนะทีก
่ าหนด

การออกแบบกระบวนการ
้
ปั จจัยทีใ่ ชในการออกแบบกระบวนการ
ประกอบด ้วย


ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ



องค์ความรู ้



เทคโนโลยี



กฎระเบียบ กฎหมาย



ต ้นทุน/ ค่าใชจ่้ าย



ระยะเวลาในการปฏิบต
ั งิ าน



ิ ธิภาพและประสท
ิ ธิผลของกระบวนการ เป็ นต ้น
ประสท

คู่มือการปฏิบตั งิ าน (Work Manual) คืออะปร
้
ิ้ สุดของ
 แผนทีบ
่ อกเสนทางการท
างานทีม
่ จ
ี ด
ุ เริม
่ ต ้นและจุดสน
กระบวนการ
 ระบุถงึ ขัน
้ ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ

ั ซอน
้ มีหลายขัน
 มักจัดทาขึน
้ สาหรับงานทีม
่ ค
ี วามซบ
้ ตอน และ
เกีย
่ วข ้องกับหลายคน
 สามารถปรับปรุงเปลีย
่ นแปลงเมือ
่ มีการเปลีย
่ นแปลงการ
ปฏิบต
ั งิ าน
 เพือ
่ ให ้ผู ้ปฏิบต
ั งิ านไว ้ใชอ้ ้างอิง ไม่ให ้เกิดความผิดพลาดในการ
ปฏิบต
ั งิ าน

ขอบเขตหล ัก Work Manual
1.

Work Flow ของกระบวนการ

2.

ขัน
้ ตอนการปฏิบต
ั งิ าน

3.

•

รายละเอียดวิธก
ี ารทางานของแต่ละขัน
้ ตอนย่อย

•

้
เอกสาร/ระเบียบ ทีใ่ ชประกอบการด
าเนินการ

•

แบบฟอร์ม

•

ผู ้รับผิดชอบ

มาตรฐานงาน คือ ข ้อกาหนดในการปฏิบต
ั งิ าน
•

มาตรฐานระยะเวลา

•

่ ความถูกต ้อง ความสมบูรณ์ของข ้อมูล ความ
มาตรฐานในเชงิ คุณภาพ เชน
ผิดพลาด ความคุ ้มค่าของงาน เป็ นต ้น

4.

ระบบการติดตามประเมินผล
•

เพือ
่ ใชติ้ ดตามผลการปฏิบัตงิ านเปรียบเทียบกับมาตรฐานทีก
่ าหนด

•

่ ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน
กาหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เชน

องค์ประกอบคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน

1. ว ัตถุประสงค์ของการจ ัดทาคูม
่ อ
ื

2. ขอบเขต

3. คาจาก ัดความ

4. หน้าทีค
่ วามร ับผิดชอบ

5. Work Flow กระบวนการ

6. ขนตอนการปฏิ
ั้
บ ัติงาน

7. มาตรฐานงาน

8. ระบบติดตามประเมินผล

9. เอกสารอ้างอิง

10. แบบฟอร์มทีใ่ ช ้

วัตถุประสงค์ (Objectives)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ ในการจัดทาคู่มอื ปฏิบัตงิ าน
ของกระบวนนีข้ นึ ้ มา

• ตัวอย่ างวัตถุประสงค์ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
เพื่ อ ให้ ม่ ั นใจว่ าปด้ มี ก ารปฏิ บั ติ ต ามข้ อ ก าหนด ระเบี ย บ หลั ก เกณฑ์
เกี่ ยวกั บ การตรวจสอบภายในที่ ก าหนดปว้ อย่ างสม่ าเสมอและมี
ประสิทธิภาพ สอดคล้ องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ ขององค์ กร

ขอบเขต (Scope)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่ าครอบคลุมตัง้ แต่
ขัน้ ตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หน่ วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

• ตัวอย่ างขอบเขตเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบตั นิ ีค้ รอบคลุมขัน้ ตอนการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และผู้รับการตรวจสอบ ตัง้ แต่ การวางแผนการตรวจสอบ การดาเนินการตรวจสอบ
การจัดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซา้ สาหรับทุกครัง้ ที่มกี าร
ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข

คาจากัดความ (Definition)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงคาศัพท์ เฉพาะซึ่งอาจเป็ นภาษาปทยหรื อ
ภาษาอังกฤษ หรื อคาย่ อ ที่กล่ าวถึงภายใต้ ระเบียบปฏิบัตนิ ัน้ ๆ เพื่อให้ เป็ น
ที่เข้ าใจตรงกัน

• ตัวอย่ างคาจากัดความ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
Auditor = ผู้ตรวจสอบที่ปด้ รับมอบหมายอย่ างเป็ นทางการ
Auditee= แผนก หน่ วยงาน หรื อบุคคลผู้ปด้ รับการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การร้ องขอให้ ดาเนินการแก้ ปข

หน้ าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบว่ ามีใครบ้ างที่เกี่ยวข้ องกับระเบียบปฏิบตั นิ ัน้ ๆ โดยมักจะ
เรียงจากผู้อานาจหรือตาแหน่ งสูงสุดลงมา

• ตัวอย่ างหน้ าที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ผู้อานวยการกอง: อนุมัตแิ ผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน
หัวหน้ ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ ความร่ วมมือในการตรวจสอบ
นักวิชาการ 6 ว. : จัดทาแผน ดาเนินการตรวจสอบ สรุ ปผลและติดตามผล

Work Flow กระบวนการ
No

Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

No

Yes

เอกสารอ้ างอิง (Reference Document)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ ประกอบคู่กันหรืออ้ างอิงถึงกัน
เพื่อให้ การปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ สมบูรณ์ ปด้ แก่ ระเบียบปฏิบตั เิ รื่ องอื่น พระราชบัญญัติ
กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทางาน เป็ นต้ น

• ตัวอย่ างเอกสารอ้ างอิงเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบัตเิ รื่ องการแก้ ปขและป้องกัน(QP-QMR-01)
ระเบียบปฏิบัตเิ รื่ องการทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร (QP-QMR-02)

แบบฟอร์ มที่ใช้ (Form)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงแบบฟอร์ มต่ าง ๆ ที่ต้องใช้ ในการบันทึก
ข้ อมูลของผู้ท่ เี กี่ยวข้ อง ในการปฏิบัตงิ านของกระบวนการนัน้ ๆ

• ตัวอย่ างแบบฟอร์ มเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อองค์การและผู ้บังคับบัญชา
•

ใชฝึ้ กอบรมข ้าราชการใหม่

•

้ นคูม
ประหยัดงบประมาณในการฝึ กอบรม เนือ
่ งจากหัวหน ้างานใชเป็
่ อ
ื ในการสอนงาน

•

ั เจนไม่ซ้าซอน
้
ทาให ้การกาหนดหน ้าทีก
่ ารงานชด

•

้
ใชในการควบคุ
มงานและการติดตามผลการปฏิบัตงิ านให ้มีความผิดพลาดในการ
ทางานลดน ้อยลง

•

เป็ นคูม
่ อ
ื ในการประเมินผลการปฏิบัตงิ าน (Performance Review) ของบุคลากร

•

ชว่ ยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่

•

้ นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการให ้บริการ
ใชเป็

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อผู ้ปฏิบต
ั งิ าน

•

ั เจนยิง่ ขึน
ได ้รับทราบภาระหน ้าทีข
่ องตนเองชด
้

•

ได ้เรียนรู ้งานเร็วขึน
้ ทัง้ ตอนทีเ่ ข ้ามาทางานใหม่ / หรือตอนทีจ
่ ะย ้ายงานใหม่

•

มีขน
ั ้ ตอนในการทางานทีแ
่ น่นอน ทาให ้การทางานได ้ง่ายขึน
้

•

รู ้จักวางแผนการทางานเพือ
่ ให ้ผลงานออกมาตามเป้ าหมาย

•

้ นแนวทางเพือ
สามารถใชเป็
่ การวิเคราะห์งานให ้ทันสมัยอยูต
่ ลอดเวลา

•

ิ ธิภาพมากยิง่ ขึน
สามารถทางานได ้อย่างมีประสท
้ เพราะมีสงิ่ ทีอ
่ ้างอิง

•

ี ในการปฏิบัตงิ าน
สร ้างความเป็ นมืออาชพ

ปั จจัยสาคัญในการจัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน
ลักษณะที่ดขี องคู่มือการปฏิบัตงิ าน

คุณสมบัตแิ ละทักษะของผู้จัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน

ลักษณะทีด่ ขี องคู่มือการปฏิบัติงาน
•
•
•
•
•
•
•

กระชับ ชัดเจน เข้ าใจปด้ ง่าย
เป็ นประโยชน์ สาหรับการทางานและฝึ กอบรม
เหมาะสมกับองค์ กรและผู้ใช้ งานแต่ ละกลุ่ม
มีความน่ าสนใจ น่ าติดตาม
มีความเป็ นปั จจุบัน (Update) ปม่ ล้าสมัย
แสดงหน่ วยงานที่จัดทา วันที่บังคับใช้
มีตวั อย่ างประกอบ

Clear
Complete
Concise
Correct

คุณสมบัตแิ ละทักษะ
ของผู้จัดทาเอกสารการปฏิบัตงิ าน
คุณสมบัติ
• มีความรู้ ความเชี่ยวชาญในการ
ปฏิบัตงิ านเรื่องนัน้ ๆ
• เป็ นคนช่ างสังเกต
• เอาใจใส่ ในรายละเอียดของการ
ปฏิบัตงิ าน
• รู้ทฤษฎีและความรู้พนื ้ ฐานของการ
วิเคราะห์ ระบบงาน
• รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่ าง ๆ
• รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่

ทักษะ
• ทักษะการวิเคราะห์
(Analysis Skills)
• ทักษะการสื่อสาร
(Communication Skills)
• ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทักษะการประเมินผล
(Evaluation Skills)

ื่ กระบวนการ
ต ัวอย่างแบบฟอร์มแสดงรายชอ
ื่ กระบวนการ
รายชอ

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ

ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของ
กระบวนการ

ต ัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ..........................................................................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ...................................................
ลาด ับที่

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

เอกสารที่
เกีย
่ วข้อง

No
Yes

No
Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

่ มต่อระหว่างขัน
จุดเชือ
้ ตอน

(เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ
ไม่สามารถจบได ้ภายใน 1 หน ้า)

การออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ......กระบวนการรับหนังสอ
ื ภายนอก.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละของเอกสารทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน............

ต ัวอย่าง1

ลาด ับ

1

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

5 นาที

บันทึกข ้อมูลรับหนังสือเข ้าระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีส
่ ารบรรณ

5 นาที

หัวหน ้าสารบรรณ ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น
และรวบรวมนาเสนอต่อ ผอ.สบก

หัวหน ้า
ฝ่ ายสารบรรณ

ผอ.สลธ.พิจารณาหนังสือภายนอกก่อนส่ง
มอบให ้ผุ ้เกีย
่ วข ้อง

ผอ.สบก

10 นาที

เจ ้าหน ้าทีบ
่ น
ั ทึกข ้อมูลการส่งเอกสารในระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งหนังสือไปยังสานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของ สบก

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งบันทึกข ้อมูลลงรับ
เอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งจัดแฟ้ มเสนอ ผอ.
สานัก พิจารณามอบหมายให ้ผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้อง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

ลงทะเบียนรับ

2

ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น

3

เสนอ
ผอ.สลธ.

4

จัดส่งหนังสือไปยัง
สานักทีเ่ กีย
่ วข ้อง

5

สานักเจ ้าของเรือ
่ ง
ลงรับเอกสาร

6

ระยะเวลา

เสนอ
ผอ.สานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

1 วัน

การออกแบบกระบวนการ

ต ัวอย่าง2

ื่ กระบวนการ......กระบวนการจัดทาแผนงานโครงการ.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละข ้อผิดพลาดในการจัดทาแผนงานโครงการ
ลาด ั
บ

ผ ังกระบวนการ

1

ศึกษาวิเคราะห์
แนวทางการดาเนินงาน

รายละเอียดงาน
สานัก/กองศึกษาวิเคราะห์
กิจกรรมทีจ
่ ะดาเนินการใน
ปี งบประมาณนัน
้ ๆ

มาตรฐานคุณภาพงาน
ปั จจัยทีต
่ ้องนามาวิเคราะห์ ให ้ครอบคลุม
ในเรือ
่ ง

ผูร้ ับผิดชอบ
สานัก/กองต่างๆ

1.ผลการดาเนินงานทีผ
่ า่ นมา
2. ปั จจัยภายใน/ปั จจัยภายนอก ที่
ผลกระทบต่อการดาเนินการ
่ งทีค
3. ความเสีย
่ าดว่าจะเกิดขึน
้

2
จัดทาแผนงานโครงการ

ผู ้รับผิดชอบจัดทาบันทึกขอ

ในการจัดทาแผนงาน ต ้องมีลักษณะ ดังนี้

อนุมต
ั โิ ครงการ ที่

1. จัดทาแผนงานให ้ครบถ ้วนตามหัวข ้อ

ประกอบด ้วยแผนงาน
โครงการ และแผนการใช ้
งบประมาณ

สานัก/กองต่างๆ

การนาเสนอทีก
่ าหนด
2. การคิดค่าใช ้จ่ายต ้องอยูภ
่ ายใต ้ระเบียบ
ทีก
่ าหนด
3. กิจกรรมการดาเนินการสอดคล ้องกับ
วัตถุประสงค์ทก
ี่ าหนด

3

No

เสนอ
ผู ้บริหาร
เพือ
่ อนุมัต ิ
โครงการ

Yes
4

้ จัดจ ้าง
จัดซือ

เสนอผู ้บริหารเพือ
่ ขออนุมต
ั ิ
โครงการ

-

สานัก/กองต่างๆ

้ จัดจ ้าง
ดาเนินการจัดซือ

-

สานัก/กองต่างๆ

ึ ษาข ้อมูลเพิม
ศก
่ เติมได ้ที่

www.opdc.go.th
ชุดเครือ
่ งมือการเรียนรู ้ด ้วยตนเอง
(Self-Learning Tool Kits)
“คูม
่ อ
ื การปฏิบต
ั งิ าน (Work Manual)”

Thank you


Slide 27

PowerPoint สื่อการเรียนการสอน
รายวิชาการผลิตเอกสาร (3215-2003)
ระดับชัน้ ปวส. สาขาวิชาการจัดการทั่วปป

การจ ัดทาคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน
(Work Manual)
เพือ
่ ดาเนินการตามเกณฑ์คณ
ุ ภาพ
้ ฐาน
การบริหารจ ัดการภาคร ัฐระด ับพืน
(Fundamental Level : FL)
ประจาปี งบประมาณ 2552

ว ัตถุประสงค์
การจ ัดทา Work Manual


เพือ
่ ให ้สว่ นราชการมีการจัดคู่มอ
ื การปฏิบัตงิ านทีช
่ ัดเจน อย่างเป็ นลายลักษณ์อักษร ทีแ
่ สดงถึง
รายละเอีย ดขั น
้ ตอนการปฏิบั ต ิง านของกิจ กรรม/กระบวนการต่ า ง ๆ ของหน่ ว ยงาน เพื่อ ใช ้
ประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์การ



การจั ด ท าคู่ม ือ การปฏิบั ต งิ านถือ เป็ นเครื่อ งมือ อย่า งหนึ่ง ในการสร ้างมาตรฐานการปฏิบั ต งิ าน
่ ารบริหารคุณภาพทั่วทัง้ องค์กรอย่างมีประสท
ิ ธิภาพ ทัง้ นี้ เพือ
(ตาม PM 5) ทีม
่ ุ่งไปสูก
่ ให ้การ
ทางานของสว่ นราชการได ้มาตรฐานเป็ นไปตามเป้ าหมาย ได ้ผลิตผลหรือการบริการทีม
่ ค
ี ุณภาพ
เสร็ จรวดเร็ วทันตามกาหนดเวลานั ด หมาย มีการทางานปลอดภัย และไม่สร ้างมลพิษแก่ชม
ุ ชน
เพือ
่ การบรรลุข ้อกาหนดทีส
่ าคัญของกระบวนการ

แนวทางการดาเนินการตาม PM 5

PM 5 : สว่ นราชการต ้องกาหนดมาตรฐานการปฏิบต
ั งิ าน ของ
กระบวนการทีส
่ ร ้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมี
วิธก
ี ารในการนามาตรฐานการปฏิบต
ั งิ านดังกล่าวให ้บุคลากร
นาไปปฏิบต
ั ิ เพือ
่ ให ้บรรลุผลตามข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ

กระบวนการสร้ างคุณค่ า
กระบวนการสาคัญที่สร้ างประโยชน์ ให้ แก่ ผ้ ูรับบริการ ผู้มี
ส่ วนปด้ ส่วนเสีย และส่ งผลต่ อการบรรลุพนั ธกิจหลัก/
ยุทธศาสตร์ ของส่ วนราชการ เป็ นสิ่งที่ตอบโจทย์ ของการ
จัดสรรทรัพยากร และความคุ้มค่ าของการใช้ งบประมาณ
แผ่ นดิน

กระบวนการสนับสนุน
กระบวนการที่ช่วยสนับสนุ นให้ กระบวนการสร้ างคุณ ค่ า
สามารถด าเนิ น การปด้ อย่ างมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ อาทิ
กระบวนการด้ านสารบั ญ การเงิ น /งบประมาณ
กระบวนการทรั พยากรบุคคล กระบวนการจัดซือ้ จัด
จ้ างและพัสดุ กระบวนการด้ าน IT
กระบวนการ
วางแผน เป็ นต้ น

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญของกระบวนการด้าน IT
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” (Key Requirement) หมายถึง ผลลัพธ์ทค
ี่ าดหวัง
ิ้ สุดกระบวนการนั น
เมือ
่ สน
้ อาทิ
กระบวนการติดตัง้ โปรแกรม ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ ความรวดเร็ว ความผิดพลาด
กระบวนการบารุงรักษา ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ รอบระยะเวลา ความถูกต ้อง
ความครบถ ้วน เป็ นต ้น
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” ของกระบวนการสนั บสนุน
ไม่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั คุณลักษณะของผลผลิตและบริการเพียงอย่างเดียว
แต่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั ความต ้องการของผู ้รับบริการทัง้ ภายในและภายนอกองค์การ
่
และระเบียบปฏิบต
ั ห
ิ รือแผนนโยบายทีเ่ กีย
่ วข ้อง เชน
พรบ.ว่าด ้วยการกระทาความผิดเกีย
่ วกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550/แผนแม่บท IT
การค ้นหาข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ สามารถทาได ้โดย
การวิเคราะห์ความต ้องการ ความคาดหวัง
ของผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้องกับกระบวนการ
่ การออกแบบสารวจ การสอบถาม หรือการสงั เกต เป็ นต ้น
เชน

ต ัวชว้ี ัดทีส
่ าค ัญ
ี้ งึ ความสาเร็จของการดาเนินการของ
“ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ” หมายถึง ตัววัดทีบ
่ ง่ ชถ
่
กระบวนการ เชน
- การวัดความผิดพลาดของกระบวนการติดตัง้ โปรแกรม สามารถวัด
ได ้จาก ร ้อยละของข ้อผิดพลาดในการติดตัง้ โปรแกรม โดยตัง้ เป้ าไว ้ไม่เกิน 5%
ของจานวนครัง้ ในการติดตัง้ โปรแกรม
- การวัดรอบระยะเวลาของกระบวนการบารุงรักษาสามารถวัดได ้จาก
ร ้อยละของการดาเนินการตามระยะเวลาทีก
่ าหนด เป็ นต ้น

ต ัวอย่างกระบวนการสน ับสนุนและข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ
ื่ กระบวนการ
รายชอ
สนับสนุน
กระบวนการรับ-สง่
ื ภายนอก
หนั งสอ
ื้ จัดจ ้าง
กระบวนการจัดซอ
กระบวนการพัฒนา
บุคลากร

ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ
ของกระบวน

ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ
ของกระบวนการ

รับ-สง่ เอกสารรวดเร็ว

ื ภายนอก
ร ้อยละของหนั งสอ
ทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน

ความทันเวลา

ร ้อยละของโครงการทีส
่ ามารถ
ื้ จัดจ ้างได ้ทันตามแผนงาน
จัดซอ

สอดคล ้องกับสมรรถนะ ร ้อยละของบุคลากรทีไ่ ด ้รับการ
ของบุคลากร
พัฒนาตามสมรรถนะทีก
่ าหนด

การออกแบบกระบวนการ
้
ปั จจัยทีใ่ ชในการออกแบบกระบวนการ
ประกอบด ้วย


ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ



องค์ความรู ้



เทคโนโลยี



กฎระเบียบ กฎหมาย



ต ้นทุน/ ค่าใชจ่้ าย



ระยะเวลาในการปฏิบต
ั งิ าน



ิ ธิภาพและประสท
ิ ธิผลของกระบวนการ เป็ นต ้น
ประสท

คู่มือการปฏิบตั งิ าน (Work Manual) คืออะปร
้
ิ้ สุดของ
 แผนทีบ
่ อกเสนทางการท
างานทีม
่ จ
ี ด
ุ เริม
่ ต ้นและจุดสน
กระบวนการ
 ระบุถงึ ขัน
้ ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ

ั ซอน
้ มีหลายขัน
 มักจัดทาขึน
้ สาหรับงานทีม
่ ค
ี วามซบ
้ ตอน และ
เกีย
่ วข ้องกับหลายคน
 สามารถปรับปรุงเปลีย
่ นแปลงเมือ
่ มีการเปลีย
่ นแปลงการ
ปฏิบต
ั งิ าน
 เพือ
่ ให ้ผู ้ปฏิบต
ั งิ านไว ้ใชอ้ ้างอิง ไม่ให ้เกิดความผิดพลาดในการ
ปฏิบต
ั งิ าน

ขอบเขตหล ัก Work Manual
1.

Work Flow ของกระบวนการ

2.

ขัน
้ ตอนการปฏิบต
ั งิ าน

3.

•

รายละเอียดวิธก
ี ารทางานของแต่ละขัน
้ ตอนย่อย

•

้
เอกสาร/ระเบียบ ทีใ่ ชประกอบการด
าเนินการ

•

แบบฟอร์ม

•

ผู ้รับผิดชอบ

มาตรฐานงาน คือ ข ้อกาหนดในการปฏิบต
ั งิ าน
•

มาตรฐานระยะเวลา

•

่ ความถูกต ้อง ความสมบูรณ์ของข ้อมูล ความ
มาตรฐานในเชงิ คุณภาพ เชน
ผิดพลาด ความคุ ้มค่าของงาน เป็ นต ้น

4.

ระบบการติดตามประเมินผล
•

เพือ
่ ใชติ้ ดตามผลการปฏิบัตงิ านเปรียบเทียบกับมาตรฐานทีก
่ าหนด

•

่ ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน
กาหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เชน

องค์ประกอบคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน

1. ว ัตถุประสงค์ของการจ ัดทาคูม
่ อ
ื

2. ขอบเขต

3. คาจาก ัดความ

4. หน้าทีค
่ วามร ับผิดชอบ

5. Work Flow กระบวนการ

6. ขนตอนการปฏิ
ั้
บ ัติงาน

7. มาตรฐานงาน

8. ระบบติดตามประเมินผล

9. เอกสารอ้างอิง

10. แบบฟอร์มทีใ่ ช ้

วัตถุประสงค์ (Objectives)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ ในการจัดทาคู่มอื ปฏิบัตงิ าน
ของกระบวนนีข้ นึ ้ มา

• ตัวอย่ างวัตถุประสงค์ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
เพื่ อ ให้ ม่ ั นใจว่ าปด้ มี ก ารปฏิ บั ติ ต ามข้ อ ก าหนด ระเบี ย บ หลั ก เกณฑ์
เกี่ ยวกั บ การตรวจสอบภายในที่ ก าหนดปว้ อย่ างสม่ าเสมอและมี
ประสิทธิภาพ สอดคล้ องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ ขององค์ กร

ขอบเขต (Scope)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่ าครอบคลุมตัง้ แต่
ขัน้ ตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หน่ วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

• ตัวอย่ างขอบเขตเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบตั นิ ีค้ รอบคลุมขัน้ ตอนการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และผู้รับการตรวจสอบ ตัง้ แต่ การวางแผนการตรวจสอบ การดาเนินการตรวจสอบ
การจัดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซา้ สาหรับทุกครัง้ ที่มกี าร
ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข

คาจากัดความ (Definition)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงคาศัพท์ เฉพาะซึ่งอาจเป็ นภาษาปทยหรื อ
ภาษาอังกฤษ หรื อคาย่ อ ที่กล่ าวถึงภายใต้ ระเบียบปฏิบัตนิ ัน้ ๆ เพื่อให้ เป็ น
ที่เข้ าใจตรงกัน

• ตัวอย่ างคาจากัดความ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
Auditor = ผู้ตรวจสอบที่ปด้ รับมอบหมายอย่ างเป็ นทางการ
Auditee= แผนก หน่ วยงาน หรื อบุคคลผู้ปด้ รับการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การร้ องขอให้ ดาเนินการแก้ ปข

หน้ าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบว่ ามีใครบ้ างที่เกี่ยวข้ องกับระเบียบปฏิบตั นิ ัน้ ๆ โดยมักจะ
เรียงจากผู้อานาจหรือตาแหน่ งสูงสุดลงมา

• ตัวอย่ างหน้ าที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ผู้อานวยการกอง: อนุมัตแิ ผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน
หัวหน้ ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ ความร่ วมมือในการตรวจสอบ
นักวิชาการ 6 ว. : จัดทาแผน ดาเนินการตรวจสอบ สรุ ปผลและติดตามผล

Work Flow กระบวนการ
No

Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

No

Yes

เอกสารอ้ างอิง (Reference Document)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ ประกอบคู่กันหรืออ้ างอิงถึงกัน
เพื่อให้ การปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ สมบูรณ์ ปด้ แก่ ระเบียบปฏิบตั เิ รื่ องอื่น พระราชบัญญัติ
กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทางาน เป็ นต้ น

• ตัวอย่ างเอกสารอ้ างอิงเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบัตเิ รื่ องการแก้ ปขและป้องกัน(QP-QMR-01)
ระเบียบปฏิบัตเิ รื่ องการทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร (QP-QMR-02)

แบบฟอร์ มที่ใช้ (Form)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงแบบฟอร์ มต่ าง ๆ ที่ต้องใช้ ในการบันทึก
ข้ อมูลของผู้ท่ เี กี่ยวข้ อง ในการปฏิบัตงิ านของกระบวนการนัน้ ๆ

• ตัวอย่ างแบบฟอร์ มเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อองค์การและผู ้บังคับบัญชา
•

ใชฝึ้ กอบรมข ้าราชการใหม่

•

้ นคูม
ประหยัดงบประมาณในการฝึ กอบรม เนือ
่ งจากหัวหน ้างานใชเป็
่ อ
ื ในการสอนงาน

•

ั เจนไม่ซ้าซอน
้
ทาให ้การกาหนดหน ้าทีก
่ ารงานชด

•

้
ใชในการควบคุ
มงานและการติดตามผลการปฏิบัตงิ านให ้มีความผิดพลาดในการ
ทางานลดน ้อยลง

•

เป็ นคูม
่ อ
ื ในการประเมินผลการปฏิบัตงิ าน (Performance Review) ของบุคลากร

•

ชว่ ยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่

•

้ นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการให ้บริการ
ใชเป็

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อผู ้ปฏิบต
ั งิ าน

•

ั เจนยิง่ ขึน
ได ้รับทราบภาระหน ้าทีข
่ องตนเองชด
้

•

ได ้เรียนรู ้งานเร็วขึน
้ ทัง้ ตอนทีเ่ ข ้ามาทางานใหม่ / หรือตอนทีจ
่ ะย ้ายงานใหม่

•

มีขน
ั ้ ตอนในการทางานทีแ
่ น่นอน ทาให ้การทางานได ้ง่ายขึน
้

•

รู ้จักวางแผนการทางานเพือ
่ ให ้ผลงานออกมาตามเป้ าหมาย

•

้ นแนวทางเพือ
สามารถใชเป็
่ การวิเคราะห์งานให ้ทันสมัยอยูต
่ ลอดเวลา

•

ิ ธิภาพมากยิง่ ขึน
สามารถทางานได ้อย่างมีประสท
้ เพราะมีสงิ่ ทีอ
่ ้างอิง

•

ี ในการปฏิบัตงิ าน
สร ้างความเป็ นมืออาชพ

ปั จจัยสาคัญในการจัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน
ลักษณะที่ดขี องคู่มือการปฏิบัตงิ าน

คุณสมบัตแิ ละทักษะของผู้จัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน

ลักษณะทีด่ ขี องคู่มือการปฏิบัติงาน
•
•
•
•
•
•
•

กระชับ ชัดเจน เข้ าใจปด้ ง่าย
เป็ นประโยชน์ สาหรับการทางานและฝึ กอบรม
เหมาะสมกับองค์ กรและผู้ใช้ งานแต่ ละกลุ่ม
มีความน่ าสนใจ น่ าติดตาม
มีความเป็ นปั จจุบัน (Update) ปม่ ล้าสมัย
แสดงหน่ วยงานที่จัดทา วันที่บังคับใช้
มีตวั อย่ างประกอบ

Clear
Complete
Concise
Correct

คุณสมบัตแิ ละทักษะ
ของผู้จัดทาเอกสารการปฏิบัตงิ าน
คุณสมบัติ
• มีความรู้ ความเชี่ยวชาญในการ
ปฏิบัตงิ านเรื่องนัน้ ๆ
• เป็ นคนช่ างสังเกต
• เอาใจใส่ ในรายละเอียดของการ
ปฏิบัตงิ าน
• รู้ทฤษฎีและความรู้พนื ้ ฐานของการ
วิเคราะห์ ระบบงาน
• รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่ าง ๆ
• รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่

ทักษะ
• ทักษะการวิเคราะห์
(Analysis Skills)
• ทักษะการสื่อสาร
(Communication Skills)
• ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทักษะการประเมินผล
(Evaluation Skills)

ื่ กระบวนการ
ต ัวอย่างแบบฟอร์มแสดงรายชอ
ื่ กระบวนการ
รายชอ

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ

ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของ
กระบวนการ

ต ัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ..........................................................................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ...................................................
ลาด ับที่

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

เอกสารที่
เกีย
่ วข้อง

No
Yes

No
Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

่ มต่อระหว่างขัน
จุดเชือ
้ ตอน

(เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ
ไม่สามารถจบได ้ภายใน 1 หน ้า)

การออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ......กระบวนการรับหนังสอ
ื ภายนอก.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละของเอกสารทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน............

ต ัวอย่าง1

ลาด ับ

1

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

5 นาที

บันทึกข ้อมูลรับหนังสือเข ้าระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีส
่ ารบรรณ

5 นาที

หัวหน ้าสารบรรณ ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น
และรวบรวมนาเสนอต่อ ผอ.สบก

หัวหน ้า
ฝ่ ายสารบรรณ

ผอ.สลธ.พิจารณาหนังสือภายนอกก่อนส่ง
มอบให ้ผุ ้เกีย
่ วข ้อง

ผอ.สบก

10 นาที

เจ ้าหน ้าทีบ
่ น
ั ทึกข ้อมูลการส่งเอกสารในระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งหนังสือไปยังสานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของ สบก

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งบันทึกข ้อมูลลงรับ
เอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งจัดแฟ้ มเสนอ ผอ.
สานัก พิจารณามอบหมายให ้ผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้อง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

ลงทะเบียนรับ

2

ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น

3

เสนอ
ผอ.สลธ.

4

จัดส่งหนังสือไปยัง
สานักทีเ่ กีย
่ วข ้อง

5

สานักเจ ้าของเรือ
่ ง
ลงรับเอกสาร

6

ระยะเวลา

เสนอ
ผอ.สานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

1 วัน

การออกแบบกระบวนการ

ต ัวอย่าง2

ื่ กระบวนการ......กระบวนการจัดทาแผนงานโครงการ.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละข ้อผิดพลาดในการจัดทาแผนงานโครงการ
ลาด ั
บ

ผ ังกระบวนการ

1

ศึกษาวิเคราะห์
แนวทางการดาเนินงาน

รายละเอียดงาน
สานัก/กองศึกษาวิเคราะห์
กิจกรรมทีจ
่ ะดาเนินการใน
ปี งบประมาณนัน
้ ๆ

มาตรฐานคุณภาพงาน
ปั จจัยทีต
่ ้องนามาวิเคราะห์ ให ้ครอบคลุม
ในเรือ
่ ง

ผูร้ ับผิดชอบ
สานัก/กองต่างๆ

1.ผลการดาเนินงานทีผ
่ า่ นมา
2. ปั จจัยภายใน/ปั จจัยภายนอก ที่
ผลกระทบต่อการดาเนินการ
่ งทีค
3. ความเสีย
่ าดว่าจะเกิดขึน
้

2
จัดทาแผนงานโครงการ

ผู ้รับผิดชอบจัดทาบันทึกขอ

ในการจัดทาแผนงาน ต ้องมีลักษณะ ดังนี้

อนุมต
ั โิ ครงการ ที่

1. จัดทาแผนงานให ้ครบถ ้วนตามหัวข ้อ

ประกอบด ้วยแผนงาน
โครงการ และแผนการใช ้
งบประมาณ

สานัก/กองต่างๆ

การนาเสนอทีก
่ าหนด
2. การคิดค่าใช ้จ่ายต ้องอยูภ
่ ายใต ้ระเบียบ
ทีก
่ าหนด
3. กิจกรรมการดาเนินการสอดคล ้องกับ
วัตถุประสงค์ทก
ี่ าหนด

3

No

เสนอ
ผู ้บริหาร
เพือ
่ อนุมัต ิ
โครงการ

Yes
4

้ จัดจ ้าง
จัดซือ

เสนอผู ้บริหารเพือ
่ ขออนุมต
ั ิ
โครงการ

-

สานัก/กองต่างๆ

้ จัดจ ้าง
ดาเนินการจัดซือ

-

สานัก/กองต่างๆ

ึ ษาข ้อมูลเพิม
ศก
่ เติมได ้ที่

www.opdc.go.th
ชุดเครือ
่ งมือการเรียนรู ้ด ้วยตนเอง
(Self-Learning Tool Kits)
“คูม
่ อ
ื การปฏิบต
ั งิ าน (Work Manual)”

Thank you


Slide 28

PowerPoint สื่อการเรียนการสอน
รายวิชาการผลิตเอกสาร (3215-2003)
ระดับชัน้ ปวส. สาขาวิชาการจัดการทั่วปป

การจ ัดทาคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน
(Work Manual)
เพือ
่ ดาเนินการตามเกณฑ์คณ
ุ ภาพ
้ ฐาน
การบริหารจ ัดการภาคร ัฐระด ับพืน
(Fundamental Level : FL)
ประจาปี งบประมาณ 2552

ว ัตถุประสงค์
การจ ัดทา Work Manual


เพือ
่ ให ้สว่ นราชการมีการจัดคู่มอ
ื การปฏิบัตงิ านทีช
่ ัดเจน อย่างเป็ นลายลักษณ์อักษร ทีแ
่ สดงถึง
รายละเอีย ดขั น
้ ตอนการปฏิบั ต ิง านของกิจ กรรม/กระบวนการต่ า ง ๆ ของหน่ ว ยงาน เพื่อ ใช ้
ประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์การ



การจั ด ท าคู่ม ือ การปฏิบั ต งิ านถือ เป็ นเครื่อ งมือ อย่า งหนึ่ง ในการสร ้างมาตรฐานการปฏิบั ต งิ าน
่ ารบริหารคุณภาพทั่วทัง้ องค์กรอย่างมีประสท
ิ ธิภาพ ทัง้ นี้ เพือ
(ตาม PM 5) ทีม
่ ุ่งไปสูก
่ ให ้การ
ทางานของสว่ นราชการได ้มาตรฐานเป็ นไปตามเป้ าหมาย ได ้ผลิตผลหรือการบริการทีม
่ ค
ี ุณภาพ
เสร็ จรวดเร็ วทันตามกาหนดเวลานั ด หมาย มีการทางานปลอดภัย และไม่สร ้างมลพิษแก่ชม
ุ ชน
เพือ
่ การบรรลุข ้อกาหนดทีส
่ าคัญของกระบวนการ

แนวทางการดาเนินการตาม PM 5

PM 5 : สว่ นราชการต ้องกาหนดมาตรฐานการปฏิบต
ั งิ าน ของ
กระบวนการทีส
่ ร ้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมี
วิธก
ี ารในการนามาตรฐานการปฏิบต
ั งิ านดังกล่าวให ้บุคลากร
นาไปปฏิบต
ั ิ เพือ
่ ให ้บรรลุผลตามข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ

กระบวนการสร้ างคุณค่ า
กระบวนการสาคัญที่สร้ างประโยชน์ ให้ แก่ ผ้ ูรับบริการ ผู้มี
ส่ วนปด้ ส่วนเสีย และส่ งผลต่ อการบรรลุพนั ธกิจหลัก/
ยุทธศาสตร์ ของส่ วนราชการ เป็ นสิ่งที่ตอบโจทย์ ของการ
จัดสรรทรัพยากร และความคุ้มค่ าของการใช้ งบประมาณ
แผ่ นดิน

กระบวนการสนับสนุน
กระบวนการที่ช่วยสนับสนุ นให้ กระบวนการสร้ างคุณ ค่ า
สามารถด าเนิ น การปด้ อย่ างมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ อาทิ
กระบวนการด้ านสารบั ญ การเงิ น /งบประมาณ
กระบวนการทรั พยากรบุคคล กระบวนการจัดซือ้ จัด
จ้ างและพัสดุ กระบวนการด้ าน IT
กระบวนการ
วางแผน เป็ นต้ น

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญของกระบวนการด้าน IT
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” (Key Requirement) หมายถึง ผลลัพธ์ทค
ี่ าดหวัง
ิ้ สุดกระบวนการนั น
เมือ
่ สน
้ อาทิ
กระบวนการติดตัง้ โปรแกรม ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ ความรวดเร็ว ความผิดพลาด
กระบวนการบารุงรักษา ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ รอบระยะเวลา ความถูกต ้อง
ความครบถ ้วน เป็ นต ้น
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” ของกระบวนการสนั บสนุน
ไม่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั คุณลักษณะของผลผลิตและบริการเพียงอย่างเดียว
แต่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั ความต ้องการของผู ้รับบริการทัง้ ภายในและภายนอกองค์การ
่
และระเบียบปฏิบต
ั ห
ิ รือแผนนโยบายทีเ่ กีย
่ วข ้อง เชน
พรบ.ว่าด ้วยการกระทาความผิดเกีย
่ วกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550/แผนแม่บท IT
การค ้นหาข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ สามารถทาได ้โดย
การวิเคราะห์ความต ้องการ ความคาดหวัง
ของผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้องกับกระบวนการ
่ การออกแบบสารวจ การสอบถาม หรือการสงั เกต เป็ นต ้น
เชน

ต ัวชว้ี ัดทีส
่ าค ัญ
ี้ งึ ความสาเร็จของการดาเนินการของ
“ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ” หมายถึง ตัววัดทีบ
่ ง่ ชถ
่
กระบวนการ เชน
- การวัดความผิดพลาดของกระบวนการติดตัง้ โปรแกรม สามารถวัด
ได ้จาก ร ้อยละของข ้อผิดพลาดในการติดตัง้ โปรแกรม โดยตัง้ เป้ าไว ้ไม่เกิน 5%
ของจานวนครัง้ ในการติดตัง้ โปรแกรม
- การวัดรอบระยะเวลาของกระบวนการบารุงรักษาสามารถวัดได ้จาก
ร ้อยละของการดาเนินการตามระยะเวลาทีก
่ าหนด เป็ นต ้น

ต ัวอย่างกระบวนการสน ับสนุนและข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ
ื่ กระบวนการ
รายชอ
สนับสนุน
กระบวนการรับ-สง่
ื ภายนอก
หนั งสอ
ื้ จัดจ ้าง
กระบวนการจัดซอ
กระบวนการพัฒนา
บุคลากร

ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ
ของกระบวน

ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ
ของกระบวนการ

รับ-สง่ เอกสารรวดเร็ว

ื ภายนอก
ร ้อยละของหนั งสอ
ทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน

ความทันเวลา

ร ้อยละของโครงการทีส
่ ามารถ
ื้ จัดจ ้างได ้ทันตามแผนงาน
จัดซอ

สอดคล ้องกับสมรรถนะ ร ้อยละของบุคลากรทีไ่ ด ้รับการ
ของบุคลากร
พัฒนาตามสมรรถนะทีก
่ าหนด

การออกแบบกระบวนการ
้
ปั จจัยทีใ่ ชในการออกแบบกระบวนการ
ประกอบด ้วย


ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ



องค์ความรู ้



เทคโนโลยี



กฎระเบียบ กฎหมาย



ต ้นทุน/ ค่าใชจ่้ าย



ระยะเวลาในการปฏิบต
ั งิ าน



ิ ธิภาพและประสท
ิ ธิผลของกระบวนการ เป็ นต ้น
ประสท

คู่มือการปฏิบตั งิ าน (Work Manual) คืออะปร
้
ิ้ สุดของ
 แผนทีบ
่ อกเสนทางการท
างานทีม
่ จ
ี ด
ุ เริม
่ ต ้นและจุดสน
กระบวนการ
 ระบุถงึ ขัน
้ ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ

ั ซอน
้ มีหลายขัน
 มักจัดทาขึน
้ สาหรับงานทีม
่ ค
ี วามซบ
้ ตอน และ
เกีย
่ วข ้องกับหลายคน
 สามารถปรับปรุงเปลีย
่ นแปลงเมือ
่ มีการเปลีย
่ นแปลงการ
ปฏิบต
ั งิ าน
 เพือ
่ ให ้ผู ้ปฏิบต
ั งิ านไว ้ใชอ้ ้างอิง ไม่ให ้เกิดความผิดพลาดในการ
ปฏิบต
ั งิ าน

ขอบเขตหล ัก Work Manual
1.

Work Flow ของกระบวนการ

2.

ขัน
้ ตอนการปฏิบต
ั งิ าน

3.

•

รายละเอียดวิธก
ี ารทางานของแต่ละขัน
้ ตอนย่อย

•

้
เอกสาร/ระเบียบ ทีใ่ ชประกอบการด
าเนินการ

•

แบบฟอร์ม

•

ผู ้รับผิดชอบ

มาตรฐานงาน คือ ข ้อกาหนดในการปฏิบต
ั งิ าน
•

มาตรฐานระยะเวลา

•

่ ความถูกต ้อง ความสมบูรณ์ของข ้อมูล ความ
มาตรฐานในเชงิ คุณภาพ เชน
ผิดพลาด ความคุ ้มค่าของงาน เป็ นต ้น

4.

ระบบการติดตามประเมินผล
•

เพือ
่ ใชติ้ ดตามผลการปฏิบัตงิ านเปรียบเทียบกับมาตรฐานทีก
่ าหนด

•

่ ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน
กาหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เชน

องค์ประกอบคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน

1. ว ัตถุประสงค์ของการจ ัดทาคูม
่ อ
ื

2. ขอบเขต

3. คาจาก ัดความ

4. หน้าทีค
่ วามร ับผิดชอบ

5. Work Flow กระบวนการ

6. ขนตอนการปฏิ
ั้
บ ัติงาน

7. มาตรฐานงาน

8. ระบบติดตามประเมินผล

9. เอกสารอ้างอิง

10. แบบฟอร์มทีใ่ ช ้

วัตถุประสงค์ (Objectives)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ ในการจัดทาคู่มอื ปฏิบัตงิ าน
ของกระบวนนีข้ นึ ้ มา

• ตัวอย่ างวัตถุประสงค์ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
เพื่ อ ให้ ม่ ั นใจว่ าปด้ มี ก ารปฏิ บั ติ ต ามข้ อ ก าหนด ระเบี ย บ หลั ก เกณฑ์
เกี่ ยวกั บ การตรวจสอบภายในที่ ก าหนดปว้ อย่ างสม่ าเสมอและมี
ประสิทธิภาพ สอดคล้ องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ ขององค์ กร

ขอบเขต (Scope)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่ าครอบคลุมตัง้ แต่
ขัน้ ตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หน่ วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

• ตัวอย่ างขอบเขตเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบตั นิ ีค้ รอบคลุมขัน้ ตอนการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และผู้รับการตรวจสอบ ตัง้ แต่ การวางแผนการตรวจสอบ การดาเนินการตรวจสอบ
การจัดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซา้ สาหรับทุกครัง้ ที่มกี าร
ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข

คาจากัดความ (Definition)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงคาศัพท์ เฉพาะซึ่งอาจเป็ นภาษาปทยหรื อ
ภาษาอังกฤษ หรื อคาย่ อ ที่กล่ าวถึงภายใต้ ระเบียบปฏิบัตนิ ัน้ ๆ เพื่อให้ เป็ น
ที่เข้ าใจตรงกัน

• ตัวอย่ างคาจากัดความ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
Auditor = ผู้ตรวจสอบที่ปด้ รับมอบหมายอย่ างเป็ นทางการ
Auditee= แผนก หน่ วยงาน หรื อบุคคลผู้ปด้ รับการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การร้ องขอให้ ดาเนินการแก้ ปข

หน้ าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบว่ ามีใครบ้ างที่เกี่ยวข้ องกับระเบียบปฏิบตั นิ ัน้ ๆ โดยมักจะ
เรียงจากผู้อานาจหรือตาแหน่ งสูงสุดลงมา

• ตัวอย่ างหน้ าที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ผู้อานวยการกอง: อนุมัตแิ ผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน
หัวหน้ ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ ความร่ วมมือในการตรวจสอบ
นักวิชาการ 6 ว. : จัดทาแผน ดาเนินการตรวจสอบ สรุ ปผลและติดตามผล

Work Flow กระบวนการ
No

Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

No

Yes

เอกสารอ้ างอิง (Reference Document)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ ประกอบคู่กันหรืออ้ างอิงถึงกัน
เพื่อให้ การปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ สมบูรณ์ ปด้ แก่ ระเบียบปฏิบตั เิ รื่ องอื่น พระราชบัญญัติ
กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทางาน เป็ นต้ น

• ตัวอย่ างเอกสารอ้ างอิงเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบัตเิ รื่ องการแก้ ปขและป้องกัน(QP-QMR-01)
ระเบียบปฏิบัตเิ รื่ องการทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร (QP-QMR-02)

แบบฟอร์ มที่ใช้ (Form)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงแบบฟอร์ มต่ าง ๆ ที่ต้องใช้ ในการบันทึก
ข้ อมูลของผู้ท่ เี กี่ยวข้ อง ในการปฏิบัตงิ านของกระบวนการนัน้ ๆ

• ตัวอย่ างแบบฟอร์ มเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อองค์การและผู ้บังคับบัญชา
•

ใชฝึ้ กอบรมข ้าราชการใหม่

•

้ นคูม
ประหยัดงบประมาณในการฝึ กอบรม เนือ
่ งจากหัวหน ้างานใชเป็
่ อ
ื ในการสอนงาน

•

ั เจนไม่ซ้าซอน
้
ทาให ้การกาหนดหน ้าทีก
่ ารงานชด

•

้
ใชในการควบคุ
มงานและการติดตามผลการปฏิบัตงิ านให ้มีความผิดพลาดในการ
ทางานลดน ้อยลง

•

เป็ นคูม
่ อ
ื ในการประเมินผลการปฏิบัตงิ าน (Performance Review) ของบุคลากร

•

ชว่ ยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่

•

้ นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการให ้บริการ
ใชเป็

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อผู ้ปฏิบต
ั งิ าน

•

ั เจนยิง่ ขึน
ได ้รับทราบภาระหน ้าทีข
่ องตนเองชด
้

•

ได ้เรียนรู ้งานเร็วขึน
้ ทัง้ ตอนทีเ่ ข ้ามาทางานใหม่ / หรือตอนทีจ
่ ะย ้ายงานใหม่

•

มีขน
ั ้ ตอนในการทางานทีแ
่ น่นอน ทาให ้การทางานได ้ง่ายขึน
้

•

รู ้จักวางแผนการทางานเพือ
่ ให ้ผลงานออกมาตามเป้ าหมาย

•

้ นแนวทางเพือ
สามารถใชเป็
่ การวิเคราะห์งานให ้ทันสมัยอยูต
่ ลอดเวลา

•

ิ ธิภาพมากยิง่ ขึน
สามารถทางานได ้อย่างมีประสท
้ เพราะมีสงิ่ ทีอ
่ ้างอิง

•

ี ในการปฏิบัตงิ าน
สร ้างความเป็ นมืออาชพ

ปั จจัยสาคัญในการจัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน
ลักษณะที่ดขี องคู่มือการปฏิบัตงิ าน

คุณสมบัตแิ ละทักษะของผู้จัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน

ลักษณะทีด่ ขี องคู่มือการปฏิบัติงาน
•
•
•
•
•
•
•

กระชับ ชัดเจน เข้ าใจปด้ ง่าย
เป็ นประโยชน์ สาหรับการทางานและฝึ กอบรม
เหมาะสมกับองค์ กรและผู้ใช้ งานแต่ ละกลุ่ม
มีความน่ าสนใจ น่ าติดตาม
มีความเป็ นปั จจุบัน (Update) ปม่ ล้าสมัย
แสดงหน่ วยงานที่จัดทา วันที่บังคับใช้
มีตวั อย่ างประกอบ

Clear
Complete
Concise
Correct

คุณสมบัตแิ ละทักษะ
ของผู้จัดทาเอกสารการปฏิบัตงิ าน
คุณสมบัติ
• มีความรู้ ความเชี่ยวชาญในการ
ปฏิบัตงิ านเรื่องนัน้ ๆ
• เป็ นคนช่ างสังเกต
• เอาใจใส่ ในรายละเอียดของการ
ปฏิบัตงิ าน
• รู้ทฤษฎีและความรู้พนื ้ ฐานของการ
วิเคราะห์ ระบบงาน
• รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่ าง ๆ
• รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่

ทักษะ
• ทักษะการวิเคราะห์
(Analysis Skills)
• ทักษะการสื่อสาร
(Communication Skills)
• ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทักษะการประเมินผล
(Evaluation Skills)

ื่ กระบวนการ
ต ัวอย่างแบบฟอร์มแสดงรายชอ
ื่ กระบวนการ
รายชอ

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ

ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของ
กระบวนการ

ต ัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ..........................................................................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ...................................................
ลาด ับที่

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

เอกสารที่
เกีย
่ วข้อง

No
Yes

No
Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

่ มต่อระหว่างขัน
จุดเชือ
้ ตอน

(เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ
ไม่สามารถจบได ้ภายใน 1 หน ้า)

การออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ......กระบวนการรับหนังสอ
ื ภายนอก.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละของเอกสารทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน............

ต ัวอย่าง1

ลาด ับ

1

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

5 นาที

บันทึกข ้อมูลรับหนังสือเข ้าระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีส
่ ารบรรณ

5 นาที

หัวหน ้าสารบรรณ ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น
และรวบรวมนาเสนอต่อ ผอ.สบก

หัวหน ้า
ฝ่ ายสารบรรณ

ผอ.สลธ.พิจารณาหนังสือภายนอกก่อนส่ง
มอบให ้ผุ ้เกีย
่ วข ้อง

ผอ.สบก

10 นาที

เจ ้าหน ้าทีบ
่ น
ั ทึกข ้อมูลการส่งเอกสารในระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งหนังสือไปยังสานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของ สบก

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งบันทึกข ้อมูลลงรับ
เอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งจัดแฟ้ มเสนอ ผอ.
สานัก พิจารณามอบหมายให ้ผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้อง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

ลงทะเบียนรับ

2

ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น

3

เสนอ
ผอ.สลธ.

4

จัดส่งหนังสือไปยัง
สานักทีเ่ กีย
่ วข ้อง

5

สานักเจ ้าของเรือ
่ ง
ลงรับเอกสาร

6

ระยะเวลา

เสนอ
ผอ.สานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

1 วัน

การออกแบบกระบวนการ

ต ัวอย่าง2

ื่ กระบวนการ......กระบวนการจัดทาแผนงานโครงการ.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละข ้อผิดพลาดในการจัดทาแผนงานโครงการ
ลาด ั
บ

ผ ังกระบวนการ

1

ศึกษาวิเคราะห์
แนวทางการดาเนินงาน

รายละเอียดงาน
สานัก/กองศึกษาวิเคราะห์
กิจกรรมทีจ
่ ะดาเนินการใน
ปี งบประมาณนัน
้ ๆ

มาตรฐานคุณภาพงาน
ปั จจัยทีต
่ ้องนามาวิเคราะห์ ให ้ครอบคลุม
ในเรือ
่ ง

ผูร้ ับผิดชอบ
สานัก/กองต่างๆ

1.ผลการดาเนินงานทีผ
่ า่ นมา
2. ปั จจัยภายใน/ปั จจัยภายนอก ที่
ผลกระทบต่อการดาเนินการ
่ งทีค
3. ความเสีย
่ าดว่าจะเกิดขึน
้

2
จัดทาแผนงานโครงการ

ผู ้รับผิดชอบจัดทาบันทึกขอ

ในการจัดทาแผนงาน ต ้องมีลักษณะ ดังนี้

อนุมต
ั โิ ครงการ ที่

1. จัดทาแผนงานให ้ครบถ ้วนตามหัวข ้อ

ประกอบด ้วยแผนงาน
โครงการ และแผนการใช ้
งบประมาณ

สานัก/กองต่างๆ

การนาเสนอทีก
่ าหนด
2. การคิดค่าใช ้จ่ายต ้องอยูภ
่ ายใต ้ระเบียบ
ทีก
่ าหนด
3. กิจกรรมการดาเนินการสอดคล ้องกับ
วัตถุประสงค์ทก
ี่ าหนด

3

No

เสนอ
ผู ้บริหาร
เพือ
่ อนุมัต ิ
โครงการ

Yes
4

้ จัดจ ้าง
จัดซือ

เสนอผู ้บริหารเพือ
่ ขออนุมต
ั ิ
โครงการ

-

สานัก/กองต่างๆ

้ จัดจ ้าง
ดาเนินการจัดซือ

-

สานัก/กองต่างๆ

ึ ษาข ้อมูลเพิม
ศก
่ เติมได ้ที่

www.opdc.go.th
ชุดเครือ
่ งมือการเรียนรู ้ด ้วยตนเอง
(Self-Learning Tool Kits)
“คูม
่ อ
ื การปฏิบต
ั งิ าน (Work Manual)”

Thank you


Slide 29

PowerPoint สื่อการเรียนการสอน
รายวิชาการผลิตเอกสาร (3215-2003)
ระดับชัน้ ปวส. สาขาวิชาการจัดการทั่วปป

การจ ัดทาคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน
(Work Manual)
เพือ
่ ดาเนินการตามเกณฑ์คณ
ุ ภาพ
้ ฐาน
การบริหารจ ัดการภาคร ัฐระด ับพืน
(Fundamental Level : FL)
ประจาปี งบประมาณ 2552

ว ัตถุประสงค์
การจ ัดทา Work Manual


เพือ
่ ให ้สว่ นราชการมีการจัดคู่มอ
ื การปฏิบัตงิ านทีช
่ ัดเจน อย่างเป็ นลายลักษณ์อักษร ทีแ
่ สดงถึง
รายละเอีย ดขั น
้ ตอนการปฏิบั ต ิง านของกิจ กรรม/กระบวนการต่ า ง ๆ ของหน่ ว ยงาน เพื่อ ใช ้
ประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์การ



การจั ด ท าคู่ม ือ การปฏิบั ต งิ านถือ เป็ นเครื่อ งมือ อย่า งหนึ่ง ในการสร ้างมาตรฐานการปฏิบั ต งิ าน
่ ารบริหารคุณภาพทั่วทัง้ องค์กรอย่างมีประสท
ิ ธิภาพ ทัง้ นี้ เพือ
(ตาม PM 5) ทีม
่ ุ่งไปสูก
่ ให ้การ
ทางานของสว่ นราชการได ้มาตรฐานเป็ นไปตามเป้ าหมาย ได ้ผลิตผลหรือการบริการทีม
่ ค
ี ุณภาพ
เสร็ จรวดเร็ วทันตามกาหนดเวลานั ด หมาย มีการทางานปลอดภัย และไม่สร ้างมลพิษแก่ชม
ุ ชน
เพือ
่ การบรรลุข ้อกาหนดทีส
่ าคัญของกระบวนการ

แนวทางการดาเนินการตาม PM 5

PM 5 : สว่ นราชการต ้องกาหนดมาตรฐานการปฏิบต
ั งิ าน ของ
กระบวนการทีส
่ ร ้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมี
วิธก
ี ารในการนามาตรฐานการปฏิบต
ั งิ านดังกล่าวให ้บุคลากร
นาไปปฏิบต
ั ิ เพือ
่ ให ้บรรลุผลตามข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ

กระบวนการสร้ างคุณค่ า
กระบวนการสาคัญที่สร้ างประโยชน์ ให้ แก่ ผ้ ูรับบริการ ผู้มี
ส่ วนปด้ ส่วนเสีย และส่ งผลต่ อการบรรลุพนั ธกิจหลัก/
ยุทธศาสตร์ ของส่ วนราชการ เป็ นสิ่งที่ตอบโจทย์ ของการ
จัดสรรทรัพยากร และความคุ้มค่ าของการใช้ งบประมาณ
แผ่ นดิน

กระบวนการสนับสนุน
กระบวนการที่ช่วยสนับสนุ นให้ กระบวนการสร้ างคุณ ค่ า
สามารถด าเนิ น การปด้ อย่ างมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ อาทิ
กระบวนการด้ านสารบั ญ การเงิ น /งบประมาณ
กระบวนการทรั พยากรบุคคล กระบวนการจัดซือ้ จัด
จ้ างและพัสดุ กระบวนการด้ าน IT
กระบวนการ
วางแผน เป็ นต้ น

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญของกระบวนการด้าน IT
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” (Key Requirement) หมายถึง ผลลัพธ์ทค
ี่ าดหวัง
ิ้ สุดกระบวนการนั น
เมือ
่ สน
้ อาทิ
กระบวนการติดตัง้ โปรแกรม ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ ความรวดเร็ว ความผิดพลาด
กระบวนการบารุงรักษา ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ รอบระยะเวลา ความถูกต ้อง
ความครบถ ้วน เป็ นต ้น
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” ของกระบวนการสนั บสนุน
ไม่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั คุณลักษณะของผลผลิตและบริการเพียงอย่างเดียว
แต่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั ความต ้องการของผู ้รับบริการทัง้ ภายในและภายนอกองค์การ
่
และระเบียบปฏิบต
ั ห
ิ รือแผนนโยบายทีเ่ กีย
่ วข ้อง เชน
พรบ.ว่าด ้วยการกระทาความผิดเกีย
่ วกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550/แผนแม่บท IT
การค ้นหาข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ สามารถทาได ้โดย
การวิเคราะห์ความต ้องการ ความคาดหวัง
ของผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้องกับกระบวนการ
่ การออกแบบสารวจ การสอบถาม หรือการสงั เกต เป็ นต ้น
เชน

ต ัวชว้ี ัดทีส
่ าค ัญ
ี้ งึ ความสาเร็จของการดาเนินการของ
“ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ” หมายถึง ตัววัดทีบ
่ ง่ ชถ
่
กระบวนการ เชน
- การวัดความผิดพลาดของกระบวนการติดตัง้ โปรแกรม สามารถวัด
ได ้จาก ร ้อยละของข ้อผิดพลาดในการติดตัง้ โปรแกรม โดยตัง้ เป้ าไว ้ไม่เกิน 5%
ของจานวนครัง้ ในการติดตัง้ โปรแกรม
- การวัดรอบระยะเวลาของกระบวนการบารุงรักษาสามารถวัดได ้จาก
ร ้อยละของการดาเนินการตามระยะเวลาทีก
่ าหนด เป็ นต ้น

ต ัวอย่างกระบวนการสน ับสนุนและข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ
ื่ กระบวนการ
รายชอ
สนับสนุน
กระบวนการรับ-สง่
ื ภายนอก
หนั งสอ
ื้ จัดจ ้าง
กระบวนการจัดซอ
กระบวนการพัฒนา
บุคลากร

ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ
ของกระบวน

ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ
ของกระบวนการ

รับ-สง่ เอกสารรวดเร็ว

ื ภายนอก
ร ้อยละของหนั งสอ
ทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน

ความทันเวลา

ร ้อยละของโครงการทีส
่ ามารถ
ื้ จัดจ ้างได ้ทันตามแผนงาน
จัดซอ

สอดคล ้องกับสมรรถนะ ร ้อยละของบุคลากรทีไ่ ด ้รับการ
ของบุคลากร
พัฒนาตามสมรรถนะทีก
่ าหนด

การออกแบบกระบวนการ
้
ปั จจัยทีใ่ ชในการออกแบบกระบวนการ
ประกอบด ้วย


ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ



องค์ความรู ้



เทคโนโลยี



กฎระเบียบ กฎหมาย



ต ้นทุน/ ค่าใชจ่้ าย



ระยะเวลาในการปฏิบต
ั งิ าน



ิ ธิภาพและประสท
ิ ธิผลของกระบวนการ เป็ นต ้น
ประสท

คู่มือการปฏิบตั งิ าน (Work Manual) คืออะปร
้
ิ้ สุดของ
 แผนทีบ
่ อกเสนทางการท
างานทีม
่ จ
ี ด
ุ เริม
่ ต ้นและจุดสน
กระบวนการ
 ระบุถงึ ขัน
้ ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ

ั ซอน
้ มีหลายขัน
 มักจัดทาขึน
้ สาหรับงานทีม
่ ค
ี วามซบ
้ ตอน และ
เกีย
่ วข ้องกับหลายคน
 สามารถปรับปรุงเปลีย
่ นแปลงเมือ
่ มีการเปลีย
่ นแปลงการ
ปฏิบต
ั งิ าน
 เพือ
่ ให ้ผู ้ปฏิบต
ั งิ านไว ้ใชอ้ ้างอิง ไม่ให ้เกิดความผิดพลาดในการ
ปฏิบต
ั งิ าน

ขอบเขตหล ัก Work Manual
1.

Work Flow ของกระบวนการ

2.

ขัน
้ ตอนการปฏิบต
ั งิ าน

3.

•

รายละเอียดวิธก
ี ารทางานของแต่ละขัน
้ ตอนย่อย

•

้
เอกสาร/ระเบียบ ทีใ่ ชประกอบการด
าเนินการ

•

แบบฟอร์ม

•

ผู ้รับผิดชอบ

มาตรฐานงาน คือ ข ้อกาหนดในการปฏิบต
ั งิ าน
•

มาตรฐานระยะเวลา

•

่ ความถูกต ้อง ความสมบูรณ์ของข ้อมูล ความ
มาตรฐานในเชงิ คุณภาพ เชน
ผิดพลาด ความคุ ้มค่าของงาน เป็ นต ้น

4.

ระบบการติดตามประเมินผล
•

เพือ
่ ใชติ้ ดตามผลการปฏิบัตงิ านเปรียบเทียบกับมาตรฐานทีก
่ าหนด

•

่ ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน
กาหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เชน

องค์ประกอบคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน

1. ว ัตถุประสงค์ของการจ ัดทาคูม
่ อ
ื

2. ขอบเขต

3. คาจาก ัดความ

4. หน้าทีค
่ วามร ับผิดชอบ

5. Work Flow กระบวนการ

6. ขนตอนการปฏิ
ั้
บ ัติงาน

7. มาตรฐานงาน

8. ระบบติดตามประเมินผล

9. เอกสารอ้างอิง

10. แบบฟอร์มทีใ่ ช ้

วัตถุประสงค์ (Objectives)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ ในการจัดทาคู่มอื ปฏิบัตงิ าน
ของกระบวนนีข้ นึ ้ มา

• ตัวอย่ างวัตถุประสงค์ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
เพื่ อ ให้ ม่ ั นใจว่ าปด้ มี ก ารปฏิ บั ติ ต ามข้ อ ก าหนด ระเบี ย บ หลั ก เกณฑ์
เกี่ ยวกั บ การตรวจสอบภายในที่ ก าหนดปว้ อย่ างสม่ าเสมอและมี
ประสิทธิภาพ สอดคล้ องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ ขององค์ กร

ขอบเขต (Scope)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่ าครอบคลุมตัง้ แต่
ขัน้ ตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หน่ วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

• ตัวอย่ างขอบเขตเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบตั นิ ีค้ รอบคลุมขัน้ ตอนการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และผู้รับการตรวจสอบ ตัง้ แต่ การวางแผนการตรวจสอบ การดาเนินการตรวจสอบ
การจัดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซา้ สาหรับทุกครัง้ ที่มกี าร
ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข

คาจากัดความ (Definition)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงคาศัพท์ เฉพาะซึ่งอาจเป็ นภาษาปทยหรื อ
ภาษาอังกฤษ หรื อคาย่ อ ที่กล่ าวถึงภายใต้ ระเบียบปฏิบัตนิ ัน้ ๆ เพื่อให้ เป็ น
ที่เข้ าใจตรงกัน

• ตัวอย่ างคาจากัดความ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
Auditor = ผู้ตรวจสอบที่ปด้ รับมอบหมายอย่ างเป็ นทางการ
Auditee= แผนก หน่ วยงาน หรื อบุคคลผู้ปด้ รับการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การร้ องขอให้ ดาเนินการแก้ ปข

หน้ าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบว่ ามีใครบ้ างที่เกี่ยวข้ องกับระเบียบปฏิบตั นิ ัน้ ๆ โดยมักจะ
เรียงจากผู้อานาจหรือตาแหน่ งสูงสุดลงมา

• ตัวอย่ างหน้ าที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ผู้อานวยการกอง: อนุมัตแิ ผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน
หัวหน้ ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ ความร่ วมมือในการตรวจสอบ
นักวิชาการ 6 ว. : จัดทาแผน ดาเนินการตรวจสอบ สรุ ปผลและติดตามผล

Work Flow กระบวนการ
No

Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

No

Yes

เอกสารอ้ างอิง (Reference Document)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ ประกอบคู่กันหรืออ้ างอิงถึงกัน
เพื่อให้ การปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ สมบูรณ์ ปด้ แก่ ระเบียบปฏิบตั เิ รื่ องอื่น พระราชบัญญัติ
กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทางาน เป็ นต้ น

• ตัวอย่ างเอกสารอ้ างอิงเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบัตเิ รื่ องการแก้ ปขและป้องกัน(QP-QMR-01)
ระเบียบปฏิบัตเิ รื่ องการทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร (QP-QMR-02)

แบบฟอร์ มที่ใช้ (Form)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงแบบฟอร์ มต่ าง ๆ ที่ต้องใช้ ในการบันทึก
ข้ อมูลของผู้ท่ เี กี่ยวข้ อง ในการปฏิบัตงิ านของกระบวนการนัน้ ๆ

• ตัวอย่ างแบบฟอร์ มเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อองค์การและผู ้บังคับบัญชา
•

ใชฝึ้ กอบรมข ้าราชการใหม่

•

้ นคูม
ประหยัดงบประมาณในการฝึ กอบรม เนือ
่ งจากหัวหน ้างานใชเป็
่ อ
ื ในการสอนงาน

•

ั เจนไม่ซ้าซอน
้
ทาให ้การกาหนดหน ้าทีก
่ ารงานชด

•

้
ใชในการควบคุ
มงานและการติดตามผลการปฏิบัตงิ านให ้มีความผิดพลาดในการ
ทางานลดน ้อยลง

•

เป็ นคูม
่ อ
ื ในการประเมินผลการปฏิบัตงิ าน (Performance Review) ของบุคลากร

•

ชว่ ยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่

•

้ นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการให ้บริการ
ใชเป็

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อผู ้ปฏิบต
ั งิ าน

•

ั เจนยิง่ ขึน
ได ้รับทราบภาระหน ้าทีข
่ องตนเองชด
้

•

ได ้เรียนรู ้งานเร็วขึน
้ ทัง้ ตอนทีเ่ ข ้ามาทางานใหม่ / หรือตอนทีจ
่ ะย ้ายงานใหม่

•

มีขน
ั ้ ตอนในการทางานทีแ
่ น่นอน ทาให ้การทางานได ้ง่ายขึน
้

•

รู ้จักวางแผนการทางานเพือ
่ ให ้ผลงานออกมาตามเป้ าหมาย

•

้ นแนวทางเพือ
สามารถใชเป็
่ การวิเคราะห์งานให ้ทันสมัยอยูต
่ ลอดเวลา

•

ิ ธิภาพมากยิง่ ขึน
สามารถทางานได ้อย่างมีประสท
้ เพราะมีสงิ่ ทีอ
่ ้างอิง

•

ี ในการปฏิบัตงิ าน
สร ้างความเป็ นมืออาชพ

ปั จจัยสาคัญในการจัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน
ลักษณะที่ดขี องคู่มือการปฏิบัตงิ าน

คุณสมบัตแิ ละทักษะของผู้จัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน

ลักษณะทีด่ ขี องคู่มือการปฏิบัติงาน
•
•
•
•
•
•
•

กระชับ ชัดเจน เข้ าใจปด้ ง่าย
เป็ นประโยชน์ สาหรับการทางานและฝึ กอบรม
เหมาะสมกับองค์ กรและผู้ใช้ งานแต่ ละกลุ่ม
มีความน่ าสนใจ น่ าติดตาม
มีความเป็ นปั จจุบัน (Update) ปม่ ล้าสมัย
แสดงหน่ วยงานที่จัดทา วันที่บังคับใช้
มีตวั อย่ างประกอบ

Clear
Complete
Concise
Correct

คุณสมบัตแิ ละทักษะ
ของผู้จัดทาเอกสารการปฏิบัตงิ าน
คุณสมบัติ
• มีความรู้ ความเชี่ยวชาญในการ
ปฏิบัตงิ านเรื่องนัน้ ๆ
• เป็ นคนช่ างสังเกต
• เอาใจใส่ ในรายละเอียดของการ
ปฏิบัตงิ าน
• รู้ทฤษฎีและความรู้พนื ้ ฐานของการ
วิเคราะห์ ระบบงาน
• รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่ าง ๆ
• รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่

ทักษะ
• ทักษะการวิเคราะห์
(Analysis Skills)
• ทักษะการสื่อสาร
(Communication Skills)
• ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทักษะการประเมินผล
(Evaluation Skills)

ื่ กระบวนการ
ต ัวอย่างแบบฟอร์มแสดงรายชอ
ื่ กระบวนการ
รายชอ

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ

ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของ
กระบวนการ

ต ัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ..........................................................................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ...................................................
ลาด ับที่

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

เอกสารที่
เกีย
่ วข้อง

No
Yes

No
Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

่ มต่อระหว่างขัน
จุดเชือ
้ ตอน

(เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ
ไม่สามารถจบได ้ภายใน 1 หน ้า)

การออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ......กระบวนการรับหนังสอ
ื ภายนอก.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละของเอกสารทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน............

ต ัวอย่าง1

ลาด ับ

1

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

5 นาที

บันทึกข ้อมูลรับหนังสือเข ้าระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีส
่ ารบรรณ

5 นาที

หัวหน ้าสารบรรณ ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น
และรวบรวมนาเสนอต่อ ผอ.สบก

หัวหน ้า
ฝ่ ายสารบรรณ

ผอ.สลธ.พิจารณาหนังสือภายนอกก่อนส่ง
มอบให ้ผุ ้เกีย
่ วข ้อง

ผอ.สบก

10 นาที

เจ ้าหน ้าทีบ
่ น
ั ทึกข ้อมูลการส่งเอกสารในระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งหนังสือไปยังสานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของ สบก

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งบันทึกข ้อมูลลงรับ
เอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งจัดแฟ้ มเสนอ ผอ.
สานัก พิจารณามอบหมายให ้ผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้อง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

ลงทะเบียนรับ

2

ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น

3

เสนอ
ผอ.สลธ.

4

จัดส่งหนังสือไปยัง
สานักทีเ่ กีย
่ วข ้อง

5

สานักเจ ้าของเรือ
่ ง
ลงรับเอกสาร

6

ระยะเวลา

เสนอ
ผอ.สานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

1 วัน

การออกแบบกระบวนการ

ต ัวอย่าง2

ื่ กระบวนการ......กระบวนการจัดทาแผนงานโครงการ.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละข ้อผิดพลาดในการจัดทาแผนงานโครงการ
ลาด ั
บ

ผ ังกระบวนการ

1

ศึกษาวิเคราะห์
แนวทางการดาเนินงาน

รายละเอียดงาน
สานัก/กองศึกษาวิเคราะห์
กิจกรรมทีจ
่ ะดาเนินการใน
ปี งบประมาณนัน
้ ๆ

มาตรฐานคุณภาพงาน
ปั จจัยทีต
่ ้องนามาวิเคราะห์ ให ้ครอบคลุม
ในเรือ
่ ง

ผูร้ ับผิดชอบ
สานัก/กองต่างๆ

1.ผลการดาเนินงานทีผ
่ า่ นมา
2. ปั จจัยภายใน/ปั จจัยภายนอก ที่
ผลกระทบต่อการดาเนินการ
่ งทีค
3. ความเสีย
่ าดว่าจะเกิดขึน
้

2
จัดทาแผนงานโครงการ

ผู ้รับผิดชอบจัดทาบันทึกขอ

ในการจัดทาแผนงาน ต ้องมีลักษณะ ดังนี้

อนุมต
ั โิ ครงการ ที่

1. จัดทาแผนงานให ้ครบถ ้วนตามหัวข ้อ

ประกอบด ้วยแผนงาน
โครงการ และแผนการใช ้
งบประมาณ

สานัก/กองต่างๆ

การนาเสนอทีก
่ าหนด
2. การคิดค่าใช ้จ่ายต ้องอยูภ
่ ายใต ้ระเบียบ
ทีก
่ าหนด
3. กิจกรรมการดาเนินการสอดคล ้องกับ
วัตถุประสงค์ทก
ี่ าหนด

3

No

เสนอ
ผู ้บริหาร
เพือ
่ อนุมัต ิ
โครงการ

Yes
4

้ จัดจ ้าง
จัดซือ

เสนอผู ้บริหารเพือ
่ ขออนุมต
ั ิ
โครงการ

-

สานัก/กองต่างๆ

้ จัดจ ้าง
ดาเนินการจัดซือ

-

สานัก/กองต่างๆ

ึ ษาข ้อมูลเพิม
ศก
่ เติมได ้ที่

www.opdc.go.th
ชุดเครือ
่ งมือการเรียนรู ้ด ้วยตนเอง
(Self-Learning Tool Kits)
“คูม
่ อ
ื การปฏิบต
ั งิ าน (Work Manual)”

Thank you


Slide 30

PowerPoint สื่อการเรียนการสอน
รายวิชาการผลิตเอกสาร (3215-2003)
ระดับชัน้ ปวส. สาขาวิชาการจัดการทั่วปป

การจ ัดทาคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน
(Work Manual)
เพือ
่ ดาเนินการตามเกณฑ์คณ
ุ ภาพ
้ ฐาน
การบริหารจ ัดการภาคร ัฐระด ับพืน
(Fundamental Level : FL)
ประจาปี งบประมาณ 2552

ว ัตถุประสงค์
การจ ัดทา Work Manual


เพือ
่ ให ้สว่ นราชการมีการจัดคู่มอ
ื การปฏิบัตงิ านทีช
่ ัดเจน อย่างเป็ นลายลักษณ์อักษร ทีแ
่ สดงถึง
รายละเอีย ดขั น
้ ตอนการปฏิบั ต ิง านของกิจ กรรม/กระบวนการต่ า ง ๆ ของหน่ ว ยงาน เพื่อ ใช ้
ประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์การ



การจั ด ท าคู่ม ือ การปฏิบั ต งิ านถือ เป็ นเครื่อ งมือ อย่า งหนึ่ง ในการสร ้างมาตรฐานการปฏิบั ต งิ าน
่ ารบริหารคุณภาพทั่วทัง้ องค์กรอย่างมีประสท
ิ ธิภาพ ทัง้ นี้ เพือ
(ตาม PM 5) ทีม
่ ุ่งไปสูก
่ ให ้การ
ทางานของสว่ นราชการได ้มาตรฐานเป็ นไปตามเป้ าหมาย ได ้ผลิตผลหรือการบริการทีม
่ ค
ี ุณภาพ
เสร็ จรวดเร็ วทันตามกาหนดเวลานั ด หมาย มีการทางานปลอดภัย และไม่สร ้างมลพิษแก่ชม
ุ ชน
เพือ
่ การบรรลุข ้อกาหนดทีส
่ าคัญของกระบวนการ

แนวทางการดาเนินการตาม PM 5

PM 5 : สว่ นราชการต ้องกาหนดมาตรฐานการปฏิบต
ั งิ าน ของ
กระบวนการทีส
่ ร ้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมี
วิธก
ี ารในการนามาตรฐานการปฏิบต
ั งิ านดังกล่าวให ้บุคลากร
นาไปปฏิบต
ั ิ เพือ
่ ให ้บรรลุผลตามข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ

กระบวนการสร้ างคุณค่ า
กระบวนการสาคัญที่สร้ างประโยชน์ ให้ แก่ ผ้ ูรับบริการ ผู้มี
ส่ วนปด้ ส่วนเสีย และส่ งผลต่ อการบรรลุพนั ธกิจหลัก/
ยุทธศาสตร์ ของส่ วนราชการ เป็ นสิ่งที่ตอบโจทย์ ของการ
จัดสรรทรัพยากร และความคุ้มค่ าของการใช้ งบประมาณ
แผ่ นดิน

กระบวนการสนับสนุน
กระบวนการที่ช่วยสนับสนุ นให้ กระบวนการสร้ างคุณ ค่ า
สามารถด าเนิ น การปด้ อย่ างมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ อาทิ
กระบวนการด้ านสารบั ญ การเงิ น /งบประมาณ
กระบวนการทรั พยากรบุคคล กระบวนการจัดซือ้ จัด
จ้ างและพัสดุ กระบวนการด้ าน IT
กระบวนการ
วางแผน เป็ นต้ น

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญของกระบวนการด้าน IT
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” (Key Requirement) หมายถึง ผลลัพธ์ทค
ี่ าดหวัง
ิ้ สุดกระบวนการนั น
เมือ
่ สน
้ อาทิ
กระบวนการติดตัง้ โปรแกรม ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ ความรวดเร็ว ความผิดพลาด
กระบวนการบารุงรักษา ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญคือ รอบระยะเวลา ความถูกต ้อง
ความครบถ ้วน เป็ นต ้น
“ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ” ของกระบวนการสนั บสนุน
ไม่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั คุณลักษณะของผลผลิตและบริการเพียงอย่างเดียว
แต่ขน
ึ้ อยูก
่ บ
ั ความต ้องการของผู ้รับบริการทัง้ ภายในและภายนอกองค์การ
่
และระเบียบปฏิบต
ั ห
ิ รือแผนนโยบายทีเ่ กีย
่ วข ้อง เชน
พรบ.ว่าด ้วยการกระทาความผิดเกีย
่ วกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550/แผนแม่บท IT
การค ้นหาข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ สามารถทาได ้โดย
การวิเคราะห์ความต ้องการ ความคาดหวัง
ของผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้องกับกระบวนการ
่ การออกแบบสารวจ การสอบถาม หรือการสงั เกต เป็ นต ้น
เชน

ต ัวชว้ี ัดทีส
่ าค ัญ
ี้ งึ ความสาเร็จของการดาเนินการของ
“ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ” หมายถึง ตัววัดทีบ
่ ง่ ชถ
่
กระบวนการ เชน
- การวัดความผิดพลาดของกระบวนการติดตัง้ โปรแกรม สามารถวัด
ได ้จาก ร ้อยละของข ้อผิดพลาดในการติดตัง้ โปรแกรม โดยตัง้ เป้ าไว ้ไม่เกิน 5%
ของจานวนครัง้ ในการติดตัง้ โปรแกรม
- การวัดรอบระยะเวลาของกระบวนการบารุงรักษาสามารถวัดได ้จาก
ร ้อยละของการดาเนินการตามระยะเวลาทีก
่ าหนด เป็ นต ้น

ต ัวอย่างกระบวนการสน ับสนุนและข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ
ื่ กระบวนการ
รายชอ
สนับสนุน
กระบวนการรับ-สง่
ื ภายนอก
หนั งสอ
ื้ จัดจ ้าง
กระบวนการจัดซอ
กระบวนการพัฒนา
บุคลากร

ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ
ของกระบวน

ตัวชวี้ ด
ั ทีส
่ าคัญ
ของกระบวนการ

รับ-สง่ เอกสารรวดเร็ว

ื ภายนอก
ร ้อยละของหนั งสอ
ทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน

ความทันเวลา

ร ้อยละของโครงการทีส
่ ามารถ
ื้ จัดจ ้างได ้ทันตามแผนงาน
จัดซอ

สอดคล ้องกับสมรรถนะ ร ้อยละของบุคลากรทีไ่ ด ้รับการ
ของบุคลากร
พัฒนาตามสมรรถนะทีก
่ าหนด

การออกแบบกระบวนการ
้
ปั จจัยทีใ่ ชในการออกแบบกระบวนการ
ประกอบด ้วย


ข ้อกาหนดทีส
่ าคัญ



องค์ความรู ้



เทคโนโลยี



กฎระเบียบ กฎหมาย



ต ้นทุน/ ค่าใชจ่้ าย



ระยะเวลาในการปฏิบต
ั งิ าน



ิ ธิภาพและประสท
ิ ธิผลของกระบวนการ เป็ นต ้น
ประสท

คู่มือการปฏิบตั งิ าน (Work Manual) คืออะปร
้
ิ้ สุดของ
 แผนทีบ
่ อกเสนทางการท
างานทีม
่ จ
ี ด
ุ เริม
่ ต ้นและจุดสน
กระบวนการ
 ระบุถงึ ขัน
้ ตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ

ั ซอน
้ มีหลายขัน
 มักจัดทาขึน
้ สาหรับงานทีม
่ ค
ี วามซบ
้ ตอน และ
เกีย
่ วข ้องกับหลายคน
 สามารถปรับปรุงเปลีย
่ นแปลงเมือ
่ มีการเปลีย
่ นแปลงการ
ปฏิบต
ั งิ าน
 เพือ
่ ให ้ผู ้ปฏิบต
ั งิ านไว ้ใชอ้ ้างอิง ไม่ให ้เกิดความผิดพลาดในการ
ปฏิบต
ั งิ าน

ขอบเขตหล ัก Work Manual
1.

Work Flow ของกระบวนการ

2.

ขัน
้ ตอนการปฏิบต
ั งิ าน

3.

•

รายละเอียดวิธก
ี ารทางานของแต่ละขัน
้ ตอนย่อย

•

้
เอกสาร/ระเบียบ ทีใ่ ชประกอบการด
าเนินการ

•

แบบฟอร์ม

•

ผู ้รับผิดชอบ

มาตรฐานงาน คือ ข ้อกาหนดในการปฏิบต
ั งิ าน
•

มาตรฐานระยะเวลา

•

่ ความถูกต ้อง ความสมบูรณ์ของข ้อมูล ความ
มาตรฐานในเชงิ คุณภาพ เชน
ผิดพลาด ความคุ ้มค่าของงาน เป็ นต ้น

4.

ระบบการติดตามประเมินผล
•

เพือ
่ ใชติ้ ดตามผลการปฏิบัตงิ านเปรียบเทียบกับมาตรฐานทีก
่ าหนด

•

่ ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน
กาหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เชน

องค์ประกอบคูม
่ อ
ื การปฏิบ ัติงาน

1. ว ัตถุประสงค์ของการจ ัดทาคูม
่ อ
ื

2. ขอบเขต

3. คาจาก ัดความ

4. หน้าทีค
่ วามร ับผิดชอบ

5. Work Flow กระบวนการ

6. ขนตอนการปฏิ
ั้
บ ัติงาน

7. มาตรฐานงาน

8. ระบบติดตามประเมินผล

9. เอกสารอ้างอิง

10. แบบฟอร์มทีใ่ ช ้

วัตถุประสงค์ (Objectives)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ ในการจัดทาคู่มอื ปฏิบัตงิ าน
ของกระบวนนีข้ นึ ้ มา

• ตัวอย่ างวัตถุประสงค์ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
เพื่ อ ให้ ม่ ั นใจว่ าปด้ มี ก ารปฏิ บั ติ ต ามข้ อ ก าหนด ระเบี ย บ หลั ก เกณฑ์
เกี่ ยวกั บ การตรวจสอบภายในที่ ก าหนดปว้ อย่ างสม่ าเสมอและมี
ประสิทธิภาพ สอดคล้ องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ ขององค์ กร

ขอบเขต (Scope)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่ าครอบคลุมตัง้ แต่
ขัน้ ตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หน่ วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

• ตัวอย่ างขอบเขตเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบตั นิ ีค้ รอบคลุมขัน้ ตอนการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
และผู้รับการตรวจสอบ ตัง้ แต่ การวางแผนการตรวจสอบ การดาเนินการตรวจสอบ
การจัดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซา้ สาหรับทุกครัง้ ที่มกี าร
ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข

คาจากัดความ (Definition)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงคาศัพท์ เฉพาะซึ่งอาจเป็ นภาษาปทยหรื อ
ภาษาอังกฤษ หรื อคาย่ อ ที่กล่ าวถึงภายใต้ ระเบียบปฏิบัตนิ ัน้ ๆ เพื่อให้ เป็ น
ที่เข้ าใจตรงกัน

• ตัวอย่ างคาจากัดความ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
Auditor = ผู้ตรวจสอบที่ปด้ รับมอบหมายอย่ างเป็ นทางการ
Auditee= แผนก หน่ วยงาน หรื อบุคคลผู้ปด้ รับการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การร้ องขอให้ ดาเนินการแก้ ปข

หน้ าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบว่ ามีใครบ้ างที่เกี่ยวข้ องกับระเบียบปฏิบตั นิ ัน้ ๆ โดยมักจะ
เรียงจากผู้อานาจหรือตาแหน่ งสูงสุดลงมา

• ตัวอย่ างหน้ าที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ผู้อานวยการกอง: อนุมัตแิ ผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน
หัวหน้ ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ ความร่ วมมือในการตรวจสอบ
นักวิชาการ 6 ว. : จัดทาแผน ดาเนินการตรวจสอบ สรุ ปผลและติดตามผล

Work Flow กระบวนการ
No

Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

No

Yes

เอกสารอ้ างอิง (Reference Document)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ ประกอบคู่กันหรืออ้ างอิงถึงกัน
เพื่อให้ การปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ สมบูรณ์ ปด้ แก่ ระเบียบปฏิบตั เิ รื่ องอื่น พระราชบัญญัติ
กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทางาน เป็ นต้ น

• ตัวอย่ างเอกสารอ้ างอิงเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
ระเบียบการปฏิบัตเิ รื่ องการแก้ ปขและป้องกัน(QP-QMR-01)
ระเบียบปฏิบัตเิ รื่ องการทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร (QP-QMR-02)

แบบฟอร์ มที่ใช้ (Form)
• ความหมาย:
เป็ นการชีแ้ จงให้ ผ้ ูอ่านทราบถึงแบบฟอร์ มต่ าง ๆ ที่ต้องใช้ ในการบันทึก
ข้ อมูลของผู้ท่ เี กี่ยวข้ อง ในการปฏิบัตงิ านของกระบวนการนัน้ ๆ

• ตัวอย่ างแบบฟอร์ มเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)

แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อองค์การและผู ้บังคับบัญชา
•

ใชฝึ้ กอบรมข ้าราชการใหม่

•

้ นคูม
ประหยัดงบประมาณในการฝึ กอบรม เนือ
่ งจากหัวหน ้างานใชเป็
่ อ
ื ในการสอนงาน

•

ั เจนไม่ซ้าซอน
้
ทาให ้การกาหนดหน ้าทีก
่ ารงานชด

•

้
ใชในการควบคุ
มงานและการติดตามผลการปฏิบัตงิ านให ้มีความผิดพลาดในการ
ทางานลดน ้อยลง

•

เป็ นคูม
่ อ
ื ในการประเมินผลการปฏิบัตงิ าน (Performance Review) ของบุคลากร

•

ชว่ ยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่

•

้ นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการให ้บริการ
ใชเป็

ประโยชน์ การจัดทา Work Manual
ต่อผู ้ปฏิบต
ั งิ าน

•

ั เจนยิง่ ขึน
ได ้รับทราบภาระหน ้าทีข
่ องตนเองชด
้

•

ได ้เรียนรู ้งานเร็วขึน
้ ทัง้ ตอนทีเ่ ข ้ามาทางานใหม่ / หรือตอนทีจ
่ ะย ้ายงานใหม่

•

มีขน
ั ้ ตอนในการทางานทีแ
่ น่นอน ทาให ้การทางานได ้ง่ายขึน
้

•

รู ้จักวางแผนการทางานเพือ
่ ให ้ผลงานออกมาตามเป้ าหมาย

•

้ นแนวทางเพือ
สามารถใชเป็
่ การวิเคราะห์งานให ้ทันสมัยอยูต
่ ลอดเวลา

•

ิ ธิภาพมากยิง่ ขึน
สามารถทางานได ้อย่างมีประสท
้ เพราะมีสงิ่ ทีอ
่ ้างอิง

•

ี ในการปฏิบัตงิ าน
สร ้างความเป็ นมืออาชพ

ปั จจัยสาคัญในการจัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน
ลักษณะที่ดขี องคู่มือการปฏิบัตงิ าน

คุณสมบัตแิ ละทักษะของผู้จัดทาคู่มือการปฏิบัตงิ าน

ลักษณะทีด่ ขี องคู่มือการปฏิบัติงาน
•
•
•
•
•
•
•

กระชับ ชัดเจน เข้ าใจปด้ ง่าย
เป็ นประโยชน์ สาหรับการทางานและฝึ กอบรม
เหมาะสมกับองค์ กรและผู้ใช้ งานแต่ ละกลุ่ม
มีความน่ าสนใจ น่ าติดตาม
มีความเป็ นปั จจุบัน (Update) ปม่ ล้าสมัย
แสดงหน่ วยงานที่จัดทา วันที่บังคับใช้
มีตวั อย่ างประกอบ

Clear
Complete
Concise
Correct

คุณสมบัตแิ ละทักษะ
ของผู้จัดทาเอกสารการปฏิบัตงิ าน
คุณสมบัติ
• มีความรู้ ความเชี่ยวชาญในการ
ปฏิบัตงิ านเรื่องนัน้ ๆ
• เป็ นคนช่ างสังเกต
• เอาใจใส่ ในรายละเอียดของการ
ปฏิบัตงิ าน
• รู้ทฤษฎีและความรู้พนื ้ ฐานของการ
วิเคราะห์ ระบบงาน
• รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่ าง ๆ
• รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่

ทักษะ
• ทักษะการวิเคราะห์
(Analysis Skills)
• ทักษะการสื่อสาร
(Communication Skills)
• ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทักษะการประเมินผล
(Evaluation Skills)

ื่ กระบวนการ
ต ัวอย่างแบบฟอร์มแสดงรายชอ
ื่ กระบวนการ
รายชอ

ข้อกาหนดทีส
่ าค ัญ

ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของ
กระบวนการ

ต ัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ..........................................................................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ...................................................
ลาด ับที่

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

เอกสารที่
เกีย
่ วข้อง

No
Yes

No
Yes

จุดเริม
่ ต ้น และ
้ สุดของกระบวนการ
สิน

กิจกรรมและ
การปฏิบต
ั งิ าน

การตัดสินใจ

ทิศทาง/
การเคลือ
่ นไหว
ของงาน

่ มต่อระหว่างขัน
จุดเชือ
้ ตอน

(เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ
ไม่สามารถจบได ้ภายใน 1 หน ้า)

การออกแบบกระบวนการ
ื่ กระบวนการ......กระบวนการรับหนังสอ
ื ภายนอก.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละของเอกสารทีร่ ับได ้ภายใน 2 วัน............

ต ัวอย่าง1

ลาด ับ

1

ผ ังกระบวนการ

รายละเอียดงาน

ผูร้ ับผิดชอบ

5 นาที

บันทึกข ้อมูลรับหนังสือเข ้าระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีส
่ ารบรรณ

5 นาที

หัวหน ้าสารบรรณ ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น
และรวบรวมนาเสนอต่อ ผอ.สบก

หัวหน ้า
ฝ่ ายสารบรรณ

ผอ.สลธ.พิจารณาหนังสือภายนอกก่อนส่ง
มอบให ้ผุ ้เกีย
่ วข ้อง

ผอ.สบก

10 นาที

เจ ้าหน ้าทีบ
่ น
ั ทึกข ้อมูลการส่งเอกสารในระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งหนังสือไปยังสานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของ สบก

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งบันทึกข ้อมูลลงรับ
เอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

5 นาที

เจ ้าหน ้าทีส
่ านักเจ ้าของเรือ
่ งจัดแฟ้ มเสนอ ผอ.
สานัก พิจารณามอบหมายให ้ผู ้ทีเ่ กีย
่ วข ้อง

เจ ้าหน ้าทีธ
่ รุ การ
ของสานักเจ ้าของ
เรือ
่ ง

ลงทะเบียนรับ

2

ตรวจสอบหนังสือเบือ
้ งต ้น

3

เสนอ
ผอ.สลธ.

4

จัดส่งหนังสือไปยัง
สานักทีเ่ กีย
่ วข ้อง

5

สานักเจ ้าของเรือ
่ ง
ลงรับเอกสาร

6

ระยะเวลา

เสนอ
ผอ.สานัก
เจ ้าของเรือ
่ ง

1 วัน

การออกแบบกระบวนการ

ต ัวอย่าง2

ื่ กระบวนการ......กระบวนการจัดทาแผนงานโครงการ.................
ชอ
ต ัวชวี้ ัดทีส
่ าค ัญของกระบวนการ... ร ้อยละข ้อผิดพลาดในการจัดทาแผนงานโครงการ
ลาด ั
บ

ผ ังกระบวนการ

1

ศึกษาวิเคราะห์
แนวทางการดาเนินงาน

รายละเอียดงาน
สานัก/กองศึกษาวิเคราะห์
กิจกรรมทีจ
่ ะดาเนินการใน
ปี งบประมาณนัน
้ ๆ

มาตรฐานคุณภาพงาน
ปั จจัยทีต
่ ้องนามาวิเคราะห์ ให ้ครอบคลุม
ในเรือ
่ ง

ผูร้ ับผิดชอบ
สานัก/กองต่างๆ

1.ผลการดาเนินงานทีผ
่ า่ นมา
2. ปั จจัยภายใน/ปั จจัยภายนอก ที่
ผลกระทบต่อการดาเนินการ
่ งทีค
3. ความเสีย
่ าดว่าจะเกิดขึน
้

2
จัดทาแผนงานโครงการ

ผู ้รับผิดชอบจัดทาบันทึกขอ

ในการจัดทาแผนงาน ต ้องมีลักษณะ ดังนี้

อนุมต
ั โิ ครงการ ที่

1. จัดทาแผนงานให ้ครบถ ้วนตามหัวข ้อ

ประกอบด ้วยแผนงาน
โครงการ และแผนการใช ้
งบประมาณ

สานัก/กองต่างๆ

การนาเสนอทีก
่ าหนด
2. การคิดค่าใช ้จ่ายต ้องอยูภ
่ ายใต ้ระเบียบ
ทีก
่ าหนด
3. กิจกรรมการดาเนินการสอดคล ้องกับ
วัตถุประสงค์ทก
ี่ าหนด

3

No

เสนอ
ผู ้บริหาร
เพือ
่ อนุมัต ิ
โครงการ

Yes
4

้ จัดจ ้าง
จัดซือ

เสนอผู ้บริหารเพือ
่ ขออนุมต
ั ิ
โครงการ

-

สานัก/กองต่างๆ

้ จัดจ ้าง
ดาเนินการจัดซือ

-

สานัก/กองต่างๆ

ึ ษาข ้อมูลเพิม
ศก
่ เติมได ้ที่

www.opdc.go.th
ชุดเครือ
่ งมือการเรียนรู ้ด ้วยตนเอง
(Self-Learning Tool Kits)
“คูม
่ อ
ื การปฏิบต
ั งิ าน (Work Manual)”

Thank you