Transcript Kontrola zewn*trzna w szkole

Kontrola zarządcza w szkole.
VII Ogólnopolska Konferencja Kadry Kierowniczej
Oświaty
Miętne, 12 –14 lutego 2010.
Omawiane przepisy
1.
Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych
(Dz. U. Nr 157 poz. 1240),
2.
Standardy kontroli zarządczej Ministra Finansów
ogłoszone w Komunikacie nr 23 z dnia 16 grudnia
2009 roku (Dz. Urz. MF, Nr 15, poz.84).
W rozdziale 6 ustawy o finansach publicznych
wprowadzono pojęcie kontroli zarządczej w
jednostkach sektora finansów publicznych w
miejsce terminu – kontrola finansowa.
Podstawowym elementem kontroli zarządczej jest
odpowiedzialność każdego kierownika jednostki za
wdrożenie i monitorowanie takich elementów
kontroli zarządczej, aby jednostka osiągała
wyznaczone jej cele w sposób zgodny z prawem,
efektywny, oszczędny i terminowy.
VII Konferencja OSKKO, Miętne, 12 –14 lutego 2010, www.oskko.edu.pl/konferencjaoskko2010/
Zgodnie z art. 68 ust. 2 celem kontroli zarządczej jest
zapewnienie w szczególności zgodności działalności z
przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz
procedurami wewnętrznymi;
2) skuteczności i efektywności działania;
3) wiarygodności sprawozdań;
4) ochrony zasobów;
5) przestrzegania i promowania zasad etycznego
postępowania;
6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;
7) zarządzania ryzykiem.
VII Konferencja OSKKO, Miętne, 12 –14 lutego 2010, www.oskko.edu.pl/konferencjaoskko2010/
Zgodnie z art. 69 zapewnienie funkcjonowania adekwatnej,
skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do
obowiązków:
1) ministra w kierowanych przez niego działach
administracji rządowej, zwanego dalej "ministrem
kierującym działem",
2) wójta, burmistrza, prezydenta miasta,
przewodniczącego zarządu jednostki samorządu
terytorialnego;
3) kierownika jednostki.
Dyrektor szkoły lub placówki oświatowej będzie
odpowiedzialny za funkcjonowanie I poziomu kontroli
zarządczej w kierowanej przez niego jednostce.
Standardy kontroli zarządczej
Standardy to uporządkowany zbiór wskazówek, które
osoby odpowiedzialne za funkcjonowanie kontroli
zarządczej powinny wykorzystać do tworzenia, oceny i
doskonalenia systemów kontroli zarządczej.
Zostały przedstawione w pięciu grupach odpowiadających
poszczególnym elementom kontroli zarządczej:
a) środowisko wewnętrzne,
b) cele i zarządzanie ryzykiem,
c) mechanizmy kontroli,
d) informacja i komunikacja,
e) monitorowanie i ocena.
Kryteria oceny w procesie kontroli
1. Sprawność organizacji - zdolność
przystosowywania się do zmieniających się
warunków otoczenia.
2. Celowość - umiejętność podejmowania działań
umożliwiających osiąganie założonych rezultatów.
3. Gospodarność - osiągnięcie maksymalnej realizacji
celu przy minimalnych nakładach środków.
4. Rzetelność - zgodność dokumentacji ze stanem
faktycznym.
5. Legalność - zgodność określonego działania lub
decyzji z obowiązującym prawem, regulaminami,
umowami itp.
VII Konferencja OSKKO, Miętne, 12 –14 lutego 2010, www.oskko.edu.pl/konferencjaoskko2010/
Elementy systemu kontroli zarządczej -
środowisko kontroli.
Środowisko kontroli stanowi podstawę dla pozostałych
elementów kontroli, zapewniając jej odpowiednią
strukturę. Przesądza też o charakterze organizacji.
Obejmuje takie czynniki jak wartości etyczne i
kompetencje pracowników, styl kierowania
przedsiębiorstwem, sposób delegowania uprawnień i
odpowiedzialności oraz sposób organizacji
i dbałości o rozwój pracowników.
- środowisko kontroli to pracownicy wraz z ich
indywidualnymi cechami i otoczenie w jakim działają.
Elementy systemu kontroli zarządczej - Oszacowanie ryzyka.
Osiąganie celów organizacji obarczone jest ryzykiem.
Rodzi się potrzeba oszacowania tego ryzyka.
Oszacowanie powinno polegać na identyfikacji i
analizie odpowiednich rodzajów ryzyka, wiążących się
z wyznaczonymi celami organizacji.
Identyfikacja ryzyk powinna ułatwiać zarządzanie nimi
i dążenie do ich minimalizowania.
Szacowanie ryzyka ma być procesem ciągłym, z uwagi
na stale zmieniające się warunki funkcjonowania
organizacji, które niosą za sobą nowe potencjalne
ryzyka.
Elementy systemu kontroli zarządczej - Oszacowanie ryzyka.
W procesie identyfikacji ryzyka uwzględnia się w szczególności:
 ryzyko dotyczące całej jednostki, każdego istotnego obszaru
jej działalności,
zmiany zachodzące w jednostce i jej otoczeniu,
ryzyko dotyczące systemów informatycznych,
 ryzyko pochodzące ze źródeł zewnętrznych,
ryzyko o charakterze finansowym,
ryzyko wynikające z prowadzonej działalności,
ryzyko związane z zarządzaniem.
Elementy systemu kontroli zarządczej - Czynności kontrolne.
Czynnościami kontrolnymi są wszelkie, oparte na
procedurach, czynności, które pozwalają zapewnić
przestrzeganie wytycznych kierownictwa szkoły.
Równocześnie umożliwiają one podjęcie koniecznych
działań identyfikujących i minimalizujących ryzyka
zagrażające osiąganiu celów organizacji.
Czynności kontrolne podejmowane są na wszystkich
szczeblach organizacji, we wszystkich jej komórkach.
Przykładami tych czynności są m.in. zezwolenia, weryfikacje,
uzgadnianie, przeglądy działalności statutowej, zabezpieczanie
aktywów i podział obowiązków.
Elementy systemu kontroli zarządczej – Monitorowanie.
Ma na celu ocenę jakości działania tego systemu.
Monitorowanie jest w zasadzie procesem ciągłym,
wykonywanym w toku bieżących czynności zarządczych.
Uzasadnione jest jednak dokonywanie doraźnych,
dodatkowych ocen systemu, których częstotliwość i
zakres zależy od oszacowania ryzyka i efektywności
bieżących procedur monitorowania.
Wykryte w systemie niedociągnięcia powinny być
każdorazowo zgłaszane kierownictwu, a to powinno
skutkować odpowiednimi modyfikacjami systemu
kontroli zarządczej.
Elementy systemu kontroli zarządczej - Informacja i komunikacja.
Dobry system komunikacji powinien sprzyjać zdobywaniu
i wymianie informacji koniecznych do skutecznego
zarządzania i kontrolowania organizacji. Aby przepływ
informacji spełniał swoje zadania, konieczne jest
zapewnienie odpowiedniej formy i czasu jej
przekazywania. Skuteczna komunikacja obejmuje
przepływ informacji wewnątrz organizacji, a także
wychwytywanie i odbieranie sygnałów płynących z
zewnątrz i efektywne komunikowanie się z otoczeniem
organizacji.
W ramach przepływu informacji wewnątrz organizacji, istotne jest
przypominanie pracownikom przez kierownictwo o konieczności
poważnego traktowania systemu kontroli zarządczej i uświadamianie im ich
roli w tym systemie.
VII Konferencja OSKKO, Miętne, 12 –14 lutego 2010, www.oskko.edu.pl/konferencjaoskko2010/
Sumując
Środowisko kontroli, obejmując indywidualne cechy
pracowników i otoczenie w jakim funkcjonują, stanowi
podstawę, na której opiera się cały system kontroli zarządczej.
W tym środowisku, kierownictwo dokonuje oszacowania
ryzyka mogącego wpływać na osiąganie celów organizacji.
Czynności kontrolne służą analizie ryzyka i zapewnieniu
realizowania wytycznych kierownictwa.
Regularne monitorowanie systemu kontroli daje zapewnienie
o jego odpowiedniej jakości.
Natomiast sprawnie działający system komunikacji stanowi
gwarancję prawidłowego przebiegu powyższych procesów.
Istotą kontroli zarządczej jest więc to, że pozwala
ona na skuteczne i sprawne zarządzanie szkoła
poprzez określenie narzędzi pomocnych do jej
przeprowadzenia oraz powołanie osób za nią
odpowiedzialnych.
W przypadku wykrycia ewentualnych
nieprawidłowości daje możliwość ich skorygowania
lub usunięcia.
Czynniki wspomagające skuteczność kontroli zarzadczej.
1. Formalne określenie zakresu przeprowadzanych kontroli.
2. Precyzyjne określenie zakresu zadań, obowiązków i
odpowiedzialności wymaganych od pracowników
zatrudnionych na określonych stanowiskach pracy.
3. Prawidłowy system obiegu, ewidencji i kontroli
dokumentacji gospodarczej. Podstawowym dokumentem
regulującym te kwestie jest instrukcja obiegu
dokumentów.
4. Właściwy dobór kadr. W szczególności ważne jest, aby
przestrzegany był zakaz łączenia funkcji wydawania
dyspozycji i ich wykonywania w zakresie gospodarowania
składnikami majątkowymi.
5. Określenie zasad wykorzystywania, przechowywania i
inwentaryzowania składników majątkowych.
6. Wysokie kwalifikacje osób dokonujących kontroli.
VII Konferencja OSKKO, Miętne, 12 –14 lutego 2010, www.oskko.edu.pl/konferencjaoskko2010/
Ograniczenia kontroli.
 podejmowanie błędnych decyzji na podstawie
ustaleń kontrolnych,
 niedbałość, roztargnienie lub zmęczenie
pracowników,
 lekceważenie kontroli przez kierownictwo,
 zmowę osób działających wspólnie, w celu
popełnienia
lub ukrycia czynu niedozwolonego.
Kontrola zarządcza nie jest "lekiem na całe zło" – ale pomaga
dążyć organizacji wyznaczoną ścieżką, unikając po drodze przykrych
niespodzianek.
Za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie systemu
kontroli zarządczej w szkole/placówce odpowiedzialny jest
dyrektor. Sprawuje on osobiście ogólny nadzór nad
skutecznością działania tego systemu, jak również
prawidłowością wykorzystania sygnałów kontroli
wewnętrznej i zewnętrznej. Odpowiedzialny jest także za
należyte wykorzystanie wyników kontroli.
Dyrektor odpowiedzialny jest również za opracowywanie
planów działalności organizacji i sprawozdań z ich
wykonania, ale również za składanie oświadczenia o stanie
kontroli zarządczej.
Porady praktyczne.
Regulamin (procedura, instrukcja) kontroli zarządczej jest
dokumentem ustalającym organizację zakres i obowiązki. Nie
należy w nim opisywać definicji, ogólnych zasad i metod
kontroli lecz konkretne rozwiązania obowiązujące w
szkole/placówce uwzględniające potrzeby oraz rodzaj i
specyfikę działalności danej szkoły czy placówki.
 Regulamin kontroli zarządczej można wprowadzić
zarządzeniem i zobowiązać pracowników do zapoznania się z
jego zapisami.
 Kontrola prowadzona w szkole/placówce powinna być
dokumentowana np. w księdze kontroli wewnętrznej aby na
jej podstawie dyrektor mógł sporzadzić informację dla jst (II
poziom kontroli zarządczej).

VII Konferencja OSKKO, Miętne, 12 –14 lutego 2010, www.oskko.edu.pl/konferencjaoskko2010/
Regulamin/procedura powinien zawierać:

Zakres i zadania kontroli
Organizację kontroli zawierającą:
-Zakres kontroli funkcjonowania komórek organizacyjnych –
w przypadku szkoły mogą to być np.: sekretariat,
biblioteka, pomieszczenia administracyjne, dydaktyczne i
gospodarcze, ale także gospodarka składnikami majątku.
- Przedmiot czynności kontrolnych w poszczególnych
komórkach organizacyjnych.
- Rodzaje dokumentów, w tym badanych pod względem
merytorycznym, formalnym i ewentualnie rachunkowym.

Przykładowe obszary kontroli.
Realizacja zadań (dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych)
zgodnie z zatwierdzonym projektem organizacji szkoły, kierunkami pracy
i statutem.
 Realizacja wszystkich zadań przez pracowników zgodnie z ich zakresami
czynności.
 Przestrzeganie dyscypliny pracy przez wszystkich pracowników.
Polityka kadrowa i poradzenie spraw w zakresie uprawnień
pracowników i obowiązków pracodawcy ( zatrudnienie, wynagrodzenie,
dokumentacja, ZFŚS ...
 Kontrola przed zagrożeniami.
 Gospodarka finansowej zgodnie z zatwierdzonym planem finansowym
jednostki oraz ustalenia kierunków wydatkowania i pozyskiwania
środków finansowych budżetowych i pozabudżetowych.
Prowadzenie w szkole/placówce zamówień publicznych.
VII Konferencja
OSKKO,
Miętne, 12 –14
lutego 2010,
www.oskko.edu
.pl/konferencja
oskko2010/