Transcript introduktion introduktion

introduktion
introduktion
bra start
viktigast
av allt
Han fick en
rundvandring.
Sen var det dags att
börja jobba. Företrädaren
var på väg till Indien. Hon gick
parallellt med sin företrädare i en
månad. Möt Jörgen Winqvist och
Margareta Ernstsson, två chefer som
fått helt olika introduktion.
text gunnel åhlander foto johan gunséus & colourbox
8
Chefen i fokus nr 3 U maj 2012
Chefen i fokus nr 3 U maj 2012
Vänd och läs vidare! E
9
introduktion
introduktion
D
en första september 2010.
kunde han aldrig upptäcka utan ”fick lägga
Jörgen Winqvists för- pusslet själv”.
sta dag på nya jobbet som
Besöken utgjorde vad man kallade för just
IT- och verksamhets- chefsintroduktion.
chef i Västerbottens läns
– Jag fick ett vänligt bemötande men prolandsting.
cess-, styrnings- och uppföljningsmässigt var
Med sig i bagaget har allt mycket bristfälligt, somligt till och med
han en rik arbetslivserfarenhet från såväl graverande, särskilt som mitt arbete innefatvården, näringslivet som industrin. Därtill tar kris- och katastrofberedskap. Därför borde
har han nyligen på eget initiativ breddat sin utbildning vara tvingande, obligatorisk, att gesjälvkännedom, både som privatperson och nomgå i just detta viktiga område.
chef, genom att under ett år
Vad förlorar en arbetsgigå i KBT-coachning (kognitiv
vare på att inte ha en väl
beteendeterapi), bland annat
genomtänkt och genomförd
för att skaffa sig verktyg och
chefsintroduktion med uppförhållningssätt för stressföljningar?
tips för en bra
hantering.
chefsintroduktion
– Jag hade behov av att foJörgen Winqvist listar flera
kusera på mig själv. I hela mitt
tänkbara förluster på sitt lugUtse en mentor, skall
liv hade jag dittills funnits för
na, eftertänksamma sätt:
inte vara den egna
andra; för familjen, kunderna,
P Den nyanställde kan få fel
chefen.
medarbetarna. Jag ville rusta
uppfattning om företaget, för
Det bör finnas delar
mig, bli trygg i att leda och
om chefsintroduktionen visar
i checklistor med
inte bli som en marionett, som
brister kan det omdömet färga
tvingande karaktär, alltså
springer på alla bollar och kör
av sig på hela organisationen
inte frivilliga för chefen att
slut på sig själv.
med frågor kring vad det
hantera.
– Jag behövde lära mig uregentligen är för arbetsplats
Underskatta inte
skilja egna signaler och gränman kommit till och ska jag
att utbilda i samtliga
ser och sedan prioritera.
verkligen stanna här.
datasystem som en chef
Goda prioriteringar är svaP Den nya chefen riskerar
behöver.
ret på stress!
att göra fel, kan därmed redan
Upprätta en kunVäl rustad för nytt jobb och
från början få dåligt rykte och
skapsöverföringsplan
nya utmaningar klev han in i
acceptans och ha svårt att bli
från avgående till ny chef
den stora sjukhusbyggnaden,
av med det, något som kan leda
med mål och milstolpar.
som han kände väl, bland antill att en i grunden bra och beFölj upp den genomnat efter jobb som underhövd chef söker annat jobb.
förda chefsintroduksköterska och sjuksköterska,
P Den nyanställde tvingas att
tionen tillsammans med
chefen efter en bestämd
knackade på sin närmaste
på egen hand söka information
tid.
chefs dörr och blev varmt
och kunskap, något som kan ta
välkomnad.
energi och tid från det han eller hon är anställd för att göra.
Efter en guidad tur på sin nya arbetsplats och Personen riskerar helt enkelt att bli en dålig
ett par samtal med kolleger var det i stort sett chef, kan bli bränd, eftersom förutsättningarna inte är de bästa. Energiläckage, är Jörgen
bara att börja jobba.
– Jag fick en tjock bok med landstingets Winqvists återkommande ord för det.
– Som nyanställd är du chef från dag ett.
regelverk och en checklista för nyanställda,
som nästan direkt hamnade i min väska, och Learning by doing är ingenting att rekommenså var den resan över, säger Jörgen Winqvist. dera, säger Jörgen Winqvist.
Tvingas du söka kunskap, rutiner och inFörvisso fick han omgående träffa beslutsfattare, som exempelvis ekonomi- och perso- formation på egen hand, tar det lång tid innan
nalchefer, som berättade om sina verksamhe- du kommer in på banan med alla de verktyg du
ter under någon timme, men någon röd tråd behöver för att kunna göra ett fullgott arbete.
P MENTORSKAP
– Jag gjorde själv min närmaste chef till min
mentor. Hon var fantastisk. Men egentligen
tycker jag inte att ens närmaste chef, som
man ju har ett uppdrag tillsammans med, ska
vara ens mentor.
Själv hade han gärna haft en chef på exempelvis på kirurgen som mentor.
– I mitt jobb har jag stor nytta av chefen för
hjälpmedelscentralen. Vi har inga chefsberöringspunkter men vi är satta att leda verksamhet på samma nivå. Vår kommunikation är
otroligt berikande.
5
P ÅTERKOMMANDE
CHEFSMÖTEN ”PÅ TVÄREN”
– Vårt landsting har runt 10 000 anställda,
gissningsvis anställs ett par hundra chefer
om året. Låt dom träffas och samtala i grupper formade utifrån chefsnivå och ledarskap
som profession. Jag ser det som en fördel om
man bryter strukturer och fokuserar på just
ledarskap som profession
Han tror det skulle vara berikande för nya
chefer att kontinuerligt få utbyta chefs- och
ledarerfarenheter på det sättet. Men arbets­
givarsidan måste sanktionera sådana chefstimmar, det ska inte vara något fritt valt arbete.
1
2
3
P KUNSKAPSÖVERFÖRINGSPLANER
4
5
Jag fick en tjock bok med landstingets
­regelverk och en checklista för nyanställda,
som nästan direkt hamnade i min väska, och
så var den resan över.
10
Varför inser inte alla arbetsgivare nyttan
av fullgod introduktion?
– En bra fråga, säger Jörgen Winqvist och
reflekterar tyst en stund. Kanske rekryteras
många chefer internt och har då en kontext
med sig som inte kräver samma introduktion,
som om du är externt värvad.
– Men det är en underskattning. Kanske
finns någon bild av att om du anställer en bra
chef så går det bra ändå, men så enkelt är det
inte.
Själv klarade sig Jörgen Winqvist bra trots
allt.
Det tackar han sin starka, kloka, hjälpsamma ledningsgrupp för, som hade koll på allt
han behövde veta och kunna.
Chefen i fokus nr 3 U maj 2012
fakta U Jörgen Winqvist
Arbetsplats Är IT- och Verksamhetschef
i Västerbottens läns landsting Bor I hus i
Umeå Familj Fru och tre barn Fritid Spela
gitarr och löpning Blogg om ledarskap
och IT i vården twitter.com/CIO_VLL
Motto som chef Hur svårt kan det va?!
Han prisar även sin tidigare erfarenhet
från vården, som gjorde att han kände sig
hemma i miljön. Dessa båda faktorer utgjorde
”livlinor”.
Men en och en annan skräckupplevelse
tvingades han utstå, som när han skulle leda
sitt första möte i verksamhetens samverkansgrupp (VSG) och inte hade en aning om rutiChefen i fokus nr 3 U maj 2012
ner eller vad som egentligen förväntades
av honom.
– Ja, då kände jag
skräck. Mycket obehagligt.
Jörgen Winqvist har
många förslag på hur
en väl fungerande
introduktionsprocess skulle kunna
se ut, med betoning på
just process och uppföljning, inte alltid frivillig
sådan utan tvingande
för att undvika godtycklighet:
När Jörgen Winqvist kom som ny chef fick
han på egen hand sätta sig in i de olika datasystemen, som exempelvis faktura-, ekonomi-, semester- och personalsystem.
– Det fann jag graverande, eftersom dessa
är olika uppbyggda på olika avdelningar och
arbetsplatser. Om jag inte hade varit IT-chef
och tekniskt skolad hade det varit svårt. Av
HR-specialisten fick jag värdefull information men somligt, som exempelvis landstingets personalpolitiska plattform, först efter två
års anställning.
– Den nya medarbetaren, hans eller
hennes närmste chef, samt företagets eller förvaltningens HR-specialist bör tillsammans sätta sig och gå
igenom var all den här kunskapen finns och sedan bör den
som är ny få en checklista, precis som den som piloterna har
innan de lyfter, att pricka av
efter inhämtad kunskap,
säger Jörgen Winqvist.
– Jag har dragit lärdom av den
chefsintroduktion
jag själv aldrig fick,
säger han. J
Vänd och läs vidare! E
11
introduktion
"jag fick det alla borde få"
Under fyra veckor gick Margareta Ernstsson parallellt
med sin företrädare, när hon
anställdes som enhetschef
inom äldreomsorgen i Ludvika
kommun.
– Jag fick det mottagande
som alla borde få, säger hon.
Margareta Ernstsson, undersköterska i grunden med en
senare examen i social omsorg,
anställdes som enhetschef inom
äldreomsorgen i Ludvika kommun i början på 2000-talet.
Då kom hon från ett jobb
inom landstinget
med en underställd,
nu skulle hon få cirka
60.
Enhetschefen leder
och fördelar arbetet
i verksamheten och
har såväl budget-,
­personal- som uppföljningsansvar.
– Jag var förväntansfull och
tyckte att det skulle bli jättespännande!
Mottagandet och introduk-
tionen på det nya jobbet var
över förväntan.
Områdeschefen tillsammans
med förvaltningschefen hälsade
henne välkommen, visade runt
och tog sig gott om tid. Även
hennes företrädare, en man
som skulle gå i pension, fanns
på plats och därefter jobbade
de två tillsammans under en
hel månad för att Margareta
Ernstsson på bästa sätt skulle
komma in i verksamheten.
Det fanns gott om tid och
utrymme för den avgående
chefen att sätta in sin
efterträdare i arbetsuppgifterna och hela
verksamheten.
Han presenterade henne för
personalen, och
de två gick även
runt och hälsade på
alla boende.
– Vi träffade de gamla tillsammans och min företrädare
kunde personligen berätta att
han skulle gå i pension och att
jag var den som skulle ta över
Att vara enhetschef är ett stort
och ansvarsfullt arbete och att
känna sig sedd och trygg från dag
ett innebar en fantastisk start.
5
tips för en bra
chefsintroduktion
1
2
3
4
5
Att få gå tillsammans
med sin företrädare
under några veckor.
Rutin för introduktion,
checklista.
Dokumenterade rutiner vart man vänder
sig vid olika behov.
Bli presenterad för
övriga kolleger samt
andra nyckelpersoner.
Introduktionen utvärderas och följs upp av
närmaste chef.
hans arbete. Som ny är det viktigt att bli känd som person i
den nya verksamheten.
– Allt kändes väl genomtänkt
och bra. För mig var det en helt
ny värld att kliva in i; att gå från
landsting till kommun. Men jag
hade inte kunnat få en bättre
början. Det första bemötandet
lägger sig som en grund för synen på hela arbetsplatsen.
Personalen träffade hon och
hade enskilda ”lära-känna-samtal” med, något hon tagit med
sig till nya personalgrupper, där
hon blivit chef.
Margareta Ernstsson besökte
Stadshuset, där kommunledningen sitter, för att hälsa på
och knyta kontakter med olika
nyckelpersoner, som kunde vara
bra att ha ansikten på i det dagliga arbetet.
Hon besökte också andra instanser, som räddningstjänsten
och larmcentralen.
Introduktionen hon fick gav
henne en stabil och trygg start.
Hon fick överblick, en helhetsbild och trivdes från första
stund.
– Att vara enhetschef är ett
stort och ansvarsfullt arbete
och att känna sig sedd och trygg
från dag ett innebar en fantastisk start.
Hade jag tur eller var jag
lyckligt lottad som fick en sådan
introduktion? frågar hon sig i
dag, väl medveten om att det
nog kan variera.
– Min känsla är att man inom
vård- och omsorgsförvaltningen
i Ludvika kommun eftersträvar
att ge en individanpassad och
bra introduktion utifrån de rutiner och checklistor som finns.
All introduktion och kunskap
är färskvara och måste ständigt
fyllas på av arbetsgivaren. För
att arbeta som chef måste man
också få påfyllnad, något som
är viktigt för arbetsgivaren att
tänka på.
Margareta Ernstsson var
en tid tjänstledig från Ludvika
kommun för att på regional nivå
"går inte att slänga in en chef"
Den chef som får en god introduktion mår bra, får möjlighet
att utföra ett professionellt arbete och stannar kvar. Det är
slutsatser som personalvetaren Hanna Hägglund kom fram
till i sin kandidatuppsats.
Uppsatsen ”Chefsintroduktioner, en satsning som lönar sig”
var ett led i Västerbottens läns
12
landstings strävan att ha en
fulltäckande introduktion för
nyanställda chefer. Ledningen
ville få en tydlig bild av vad som
kunde förbättras.
– För att en ny chef ska kunna utföra sitt arbete väl krävs
en väl genomtänkt introduktion
och utbildning, säger Hanna
Hägglund, i dag kund- och assistentansvarig på Humana.
Om medarbetarna upplever
en ny chef som okunnig, osäker
och otydlig bidrar det till oro i
gruppen och det kan bli svårt
för alla att utföra sitt arbete.
Chefen kan få svårt att bli accepterad.
På pappret såg landstingets
policy för chefsintroduktion bra
ut men verkligheten gav delvis
en slumpmässig bild.
En del hade fått hela eller
delar av programmet medan
andra blivit inkastade och fått
klara sig själva.
Ibland var orsaken brist på pla-
nering, tidsbrist eller att den nytillträdda chefen antagits kunna
allting redan. Kanske hade företrädaren hunnit försvinna till
sitt nya jobb.
Chefen i fokus nr 3 U maj 2012
introduktion
jobba med äldrefrågor i länets
kommuner. Under några år
arbetade hon i ett projekt som
chef med att bygga upp och
starta ett demensboende inom
kommunen.
Från januari i år är hon tillbaka i
Ludvika som enhetschef på ett
servicehus med cirka 20 medarbetare.
Även den här gången lovordar hon introduktionen.
I nästan en månad gick hon
parallellt med sin företrädare,
en kvinnlig chef som därefter
dagligen fanns tillgänglig nära
intill i en annan verksamhet.
– Jag var lyckligt lottad även
den här gången, säger Margareta Ernstsson, som dragit lärdom av sina egna erfarenheter
och förstått hur viktigt det är att
som chef bemöta nyanställda på
ett genomtänkt sätt.
I dag sätter hon av tid för
varje nyanställd och introducerar arbetsplatsen utifrån förvaltningens introduktionsmaterial.J
text gunnel åhlander
foto ULF PALM
fakta U Margareta Ernstsson
Arbetsplats Enhetschef inom
äldreomsorgen i Ludvika kommun Bor I hus i centrala Ludvika
Familj Gift, två vuxna söner,
barnbarn Fritid Hus och hem
Motto som chef Närhet och
distans.
– Men det går inte att slänga
in en ny chef i verksamheten
lite hur som helst vare sig han
eller hon är internt eller externt
rekryterad, säger Hanna Hägglund.
Och man ska ha klart för
sig att det är stor skillnad på
privat och offentlig sektor. Den
som är chef inom en privat sfär
behöver inte känna till eller ta
hänsyn till politiska direktiv och
beslut på det sätt som är nödvändigt inom offentlig sektor.
Chefen i fokus nr 3 U maj 2012
Privata chefer
står friare.
Det finns ingenting i arbetsmiljölagen som
reglerar hur en
Hanna Hägglund introduktion ska
gå till. Det beror
på organisation och arbetsuppgifter. Men riktlinjer finns.
Den plan som finns på Västerbottens läns landsting i dag,
betecknar Hanna Hägglund som
god. Men förbättringar pågår
och nätverksskapande saknas.
– Ingen vet hur det är att
vara chef förutom cheferna själva. Det gör det viktigt att de får
träffas, utbyta erfarenheter och
kunskap och lära av varandra.
I sin uppsats poängterar hon
också betydelsen av uppföljning.
Ett förslag är att efter ett
år ha ett uppföljningssamtal
tillsammans med HR-specialist
och VO-chef.
Det skulle kanske kunna för-
hindra att många slutar i förtid,
tror Hanna Hägglund och berättar att det finns beräkningar
som visar att fyra av tio chefer
slutar efter 18 månader på
grund av bristande introduktion
och uppföljning.
– Att få en bra introduktion
minskar även risken för stressade chefer, vilket gör hela organisationen till en mer hälsosam
och välmående organisation,
säger hon.
J
text gunnel åhlander
13