Transcript Viktigt – bråttom tips

 Personlig effektivitet Så här får du mer tid till det som egentligen är viktigt! (Viktigt/Bråttom‐modellen) Kriser  Kris i allmänhet  Definiera kris? Är det verkligen kris? Ifrågasätt…  Förhandla om deadlines. När behöver du det senast?  Någon annans kris blir vår kris  Säga nej (Sluta säg ja – fixa själv!) Avbrott  Röda/gröna skyltar  Hörlurar  Boka in dig själv på en annan våning, konferensrum  Ha telefonmöte med dig själv  Markera i kalendern när du ÄR LEDIG  ”Öppettider”  Fack för må, ti, on, to, fr (när det ska vara klart)  Sätt inkorgen utanför ditt kontor/skrivbord  Tala om för omgivningen hur du vill ha det!  ”Gå till min chef och fråga vad jag ska prioritera.”  Använd en telefonservicetjänst  Jobba hemifrån någon gång då och då Allmänt  15 min i början på dgn innan allt kör igång  15 min i slutet på dgn för att samla ihop allt och bestämma det första jag ska göra när jag kommer  Veckoplanera:  Egen tid för att reflektera och planera  Prioritera arbetsuppgifter  Antingen var det ännu en höst som bara försvann eller så har du frågat dig själv ”Vad vore en höst utöver det vanliga?”  Klara och tydliga ansvarsområden  Vilka förväntningar  Ta bort ”Waste”, sluta göra det du inte måste göra  Träna mer!  Delegera  träna medarbetare till att bli ”delegerbara”  träna organisationen att ta beslut  Ta inte i papper om du inte har utrymme att ta beslut  Regelbundna avstämningar med chefen – välj bort!  Be om en tydlig arbetsbeskrivning  Ställ motkrav Mail  Outlook disciplin ‐ börja inte dagen med att öppna mailen, gör något viktigt först t ex din rapport klar  Arbeta medvetet med Communicator (a pier offline)  Använda frånvarohanteraren mer  ”Jag har fått mail från dig med mitt namn på Kopia‐raden, önskar du att jag ska agera på något ber jag dig skicka om mailet och sätta mitt namn på Till‐raden i stället.”  ”Jag är på semester till XX‐XX‐XX. Vänligen skicka ditt mail på nytt efter detta datum…”  Outlook  Stäng av plinget  Skapa regler som underlättar  Välj hur ofta du tittar in, förslagsvis 3‐5 ggr/dag  FYA/FYI i ärenderaden på varje mail  Ett ärende per mail  Avtala vad som är OK svarstid, vanligt är 24 timmar  Gå offline när du ska tömma inboxen, därefter går du online, skickar dem, så slipper du bli avbruten när svaren trillar in Möten  Ifrågasätt möten  Finns en tydlig agenda och syfte?  Varför ska jag vara med? / Vad ska jag bidra med?
 Måste våra möten vara en timme?  Be om protokoll i st f att delta  Delegera möten till andra, måste jag gå?  Prova ”ståmöten” – de blir garanterat kortare  Vissa företag väljer att inte ha möten på må o fr för att få arbetsro, andra väljer inte före kl 09 och efter kl 15  Välj 45 min möten i st f 60 min möten, så hinner deltagarna mentalt lämna det förra mötet, förflytta sig fysiskt och landa på det nya Administration  Ifrågasätt rapporter, processer  Det som behövdes för 3 år sedan, kanske inte är lika viktigt idag Ruta 4 aktiviteter – när du inte orkar göra något annat…  Uppgradera programvaror  Skriv ut etiketter, mallar, blanketter som behövs  Fyll på stapelmaskinen, vattna blommorna  Gör ”roliga” saker – uppdateringar, förbättringar  Investera 2% av din arbetstid, ca 1 tim per vecka i ruta 2 och du påverkar resterande 98%! Planera in i kalendern!  Ta dig till 10 000 m höjd och se helheten. Reflektera. ”Vad vore ett halvår utöver det vanliga?”  När det är som mest att göra – stanna upp, töm huvudet, ta medvetna beslut, parkera!