Transcript ナレッジセンター
導入事例（営業・マーケティング系） 目次 導入企業名 三菱電機様 宝酒造様 某IT関連企業 日本能率協会マネジメントセンター様 ビー・エム・ダブリュー様 NEC様 米国 タコベル様 米国 ファーストシカゴ銀行様 Copyright © 2002 OceanBridge Inc. 1 活用内容 営業ナレッジポータル 営業・マーケティングポータル 営業ナレッジポータル 営業ナレッジポータル 販売ディーラー支援ポータル 営業提案書ポータル 加盟店支援ポータル 営業支援ポータル 営業部門ナレッジ共有システム （三菱電機株式会社様） （1/5) 情報システム販売事業を推進する部門における、文書資産に蓄積され たナレッジの活用が課題 膨大な紙文書・電子文書資産 紙文書 背景 電子文書 製品カタログ、契約書 営業通達、提案書・企画書、営業報告書、 システム仕様書、マニュアル、技術資料 過去の文書資産が再利用できない • 過去の営業報告書は、ファイリングして棚に保管していても後で活用できない → 後から検索して見直すことができれば、営業戦略に役立つ • 営業提案書も、共有されていなければ、再作成のための非効率が発生 全文検索が必要 問題意識 • 仕様書、マニュアル、技術資料などのページ数の多い文書は共有のみなら ず検索が必須 • 紙文書を活用しようにも、従来のファイリングシステムのような文書登録時 のキーワード入力作業は、作業負荷上、不可能 文書の回覧に時間がかかる • 重要な通達でも、営業現場に情報が行き渡るまでに１～２週間かかることも Copyright © 2002 OceanBridge Inc. 2 営業部門ナレッジ共有システム （三菱電機株式会社様） （2/5) DocuWorksとNet-It Knowledge Searchとの連携により、ナレッジ共有シ ステムを構築 Webナレッジ共有システム 目指した もの • 日常業務に必要なあらゆる情報が、紙文書か電子文書かに関わらず、 － Webベースで瞬時に取り出せる仕組み － 社員が意識せずに蓄積・共有されていく仕組み 利用者側に 無理がない ページ単位検索 Net-Itの 導入メリット 低い運用管理負荷 柔軟で自律的な システム 低い導入コスト Copyright © 2002 OceanBridge Inc. • 利用者は、今まで通り、電子文書はフォルダに保存している だけ、紙文書はコピーと同じ作業をするだけで、業務的には 何も変わらずに利用可能 • 仕様書、マニュアル、技術資料などのページ数の多い文書 でも、ページ単位で概念検索が可能 • 自動運用のため、専任の管理者が必要なく、Lotus Notesよ り運用が楽。またページ単位のためネットワーク負荷も抑制 • 頻繁な組織変更でも、システム（フォルダ構成）の再編が楽 • ベースだけ用意すれば、ユーザ側で勝手に進化させられる • 大規模な数千万円クラスのシステムに比べ、コストパフォー マンスが高い。またLotus Notesより導入コストが安い 3 営業部門ナレッジ共有システム （三菱電機株式会社様） （3/5) 利用者側は特に意識することなく、自然とナレッジサーバに文書資産が 蓄積されていく仕組み ナレッジサーバ 自動的に Webに公開 OCR処理 OCR 共有 フォルダ デジタル 複合機 Web 紙文書、電子文書 合わせて 数十万文書を ナレッジサーバ に保管 エクスプローラで ドラッグ＆ドロップ コピーを取る 感覚で スキャニング 契約書 製品 カタログ 紙文書 A事業部 B事業部 C事業部 工場 Copyright © 2002 OceanBridge Inc. 全文検索 営業 システム 技術 仕様書 通達 資料 提案書 マニュ 営業 アル 企画書 報告書 電子文書 内容表示 階層表示 エクスプローラ 3事業部 ＋1工場の合計 数百名で利用 4 Webブラウザ ダウンロード 営業部門ナレッジ共有システム （三菱電機株式会社様） （4/5) 文書のカテゴリ毎（営業通知、提案書、価格表等）に、Net-Itのサイトを 構築。別途ポータルページを作成し、それぞれのサイトにリンクしている カテゴリ別サイト ナレッジ共有サイト ポータルページ カスタマイズにより 元ファイルダウンロード ボタンを追加 jDoc文書 カテゴリ別の リンクをクリック 検索ページ へのリンク 検索ページへの リンクをクリック カテゴリ毎のリンクを配置。各リン クをクリックすると、それぞれNetItのカテゴリ別サイトのトップペー ジに飛ぶ 検索ページ Copyright © 2002 OceanBridge Inc. 5 営業部門ナレッジ共有システム （三菱電機株式会社様） （5/5) 仕組みだけ用意し、あとは利用部門にまかせてしまうという大胆な運用 により、ナレッジ活用のための意識変革まで起こりつつある ナレッジマネジメントの観点からのポイント 現場一任型の運用 共有ナレッジ資産の増大 ナレッジ活用のための 意識変革 Copyright © 2002 OceanBridge Inc. • 特にナレッジマネージャー的な立場を設けず、現場の営業マ ンが自分でどんどん文書を放り込み、検索して活用している。 またフォルダの新規作成等も全て現場が行っている • システム運用面でも管理者側にはほとんど負荷はない • 普通にファイルサーバに保管している文書が、そのまま生き たナレッジ資産として活用できる。Net-Itでなければ、数十万 文書も共有できない • これまではキャビネットの肥やしになっていた営業報告書も、 Webブラウザで過去のものを取り出して今の営業活動に活 用できる • 部署により利用度合いに温度差があり、活用し、効果を上げ る社員とそうでない社員が出てくる • 管理者のコメント：「自分は仕組みと大枠のルール（ディレクト リ）だけ用意するのみで、あとはユーザが好きなように使って 発展させていけばよい。利用して効果を上げる社員が出てく れば、自然と全体のレベルが上がっていく」 6 営業・マーケティング部門ナレッジマネジメント （宝酒造様） （1/6) 営業・マーケティング部門における競争力強化のためにナレッジマネジ メントを志向したが、以前は十分な情報活用がなされていなかった 背景 「商品開発力」「流通に対する提案力」の質的向上とスピードアップ • 競争の激化に伴い、競合他社に先んじた商品開発力、流通チャネ ルに対する販売提案力がより重要に • 広告宣伝、販売促進、営業等、あらゆる領域で、質はもちろんス ピードが要求されている そのために・・・ 情報を戦略的に活用する意識育成／基盤構築 ただし現状は・・・ 不十分な情報共有 － 情報は「存在」しているが、「活用」しにくい環境 － Copyright © 2002 OceanBridge Inc. 7 営業・マーケティング部門ナレッジマネジメント （宝酒造様） （2/6) 情報レベル、情報共有環境の両面の問題に対し、具体的な対応策を検討 導入前の問題意識 対応策 個人・部署によりバラバラな情報管理 情 報 レ ベ ル 情 報 共 有 環 境 情報の一元管理と社員のリテラシー向上 • 情報が系統立てて整理されておらず、検索・ 分析しにくい • 情報の切り口（見方）や媒体（紙・電子デー タ）が担当者や部署によりまちまち • 紙文書が多く、共有・再利用しにくい • 情報を一元的に集約し系統立てて整理 • 数値情報は時系列分析が可能な形で作成 • 紙文書は電子化し電子文書での共有を基 本に Notes DB上での添付ファイルによる共有環境 イントラネットを利用したWebベース文書共有環境 • 部署毎のNotes DBで情報が共有されており、 部署を超えた共有がされていない • Notes DB上の添付ファイルによる共有では、 開けてみないと内容が分からず、遅い • Notes DBの添付ファイル形式ではサーバの 負荷が大きい Copyright © 2002 OceanBridge Inc. 8 • 必要な情報がいつでもどこでも好きな時に 取り出せ、加工できる環境 • あらゆる文書を、特殊な技術がなくても誰で も活用できる環境 • 既存の環境を利用し、早く・安く導入できる システム 営業・マーケティング部門ナレッジマネジメント （宝酒造様） （3/6) Net-Itをベースに「TaKaRa Knowledge CABINET」システムを構築し、 同時に関連会社も交えた運用体制も整備 構築システム TaKaRa Knowledge CABINET • JustInTime： 必要な情報がすぐに取り出せる → ブラウザベース • Simple： 登録作業が簡単 → ファイルサーバに保存 • Search： 必要な情報を探し出せる → ページ単位全文検索 運用体制 宝酒造 本社・支社 ＝ ユーザ • 各部署（本社・支社）にCABINET担当者（現場における情報活用推進者）を設置 • CABINET担当者は、部署責任者の了解を得た上で掲載情報をTMBナレッジセンターに 送付（メール／社内便） タカラマーケティングビジネス（TMB） ＝ ナレッジセンター • CABINET担当者から提供された社内情報や独自に収集した社外情報を分析・加工し、 CABINETに登録 • 最新情報や回覧情報へのアクセスを促すため、ポータルページを毎日メンテナンス 宝ネットワークシステム（TNS） ＝ システム構築・運用 • 実際のシステム構築や運用を担当 Copyright © 2002 OceanBridge Inc. 9 営業・マーケティング部門ナレッジマネジメント （宝酒造様） （4/6) 現場からの情報や社外情報は、一旦ナレッジセンターで分析・加工した 上で、Knowledge CABINETに登録 TMBナレッジセンター 共有 デジタル複合機 CABINET フォルダ フォルダ 市場動向 商品 企画書 社内情報 受領 Web 事業部門 ニュース ブランド レポート ブランド レポート 分析・加工・ 分類 エクスプローラ 宝ネットワークシステム CABINET サーバ フォルダ 事業部門 ニュース TMB担当者 社外情報 収集 Knowledge CABINET Ｎａｍａｚｕ 検索 エンジン 市場動向 商品 企画書 調査 データ 調査 データ Ａｐａｃｈｅ Ｓamba 社内便 カテゴリ指定 検索ページ メール カタログ 広告 紙文書 調査 データ 商品 企画書 ポータルページから 最新トピックス等へアクセス Web ブラウザ 検索ページから 全文検索・カテゴリ検索 電子文書 CABINET担当者 一般社員 宝酒造（本社・支社） 酒類事業部門 Copyright © 2002 OceanBridge Inc. CABINET ポータルページ 10 点線内は Linuxサーバ 営業・マーケティング部門ナレッジマネジメント （宝酒造様） （5/6) 導入当初は、Net-Itのデフォルトのトップ画面を使用していたが、ユーザ の使いやすさを考慮し、後にポータルページを別途作成 「TaKaRa Knowledge CABINET」トップページ 文書ページ（jDoc） 他のイントラネットサイト へのリンクボタンを配置 検索ページへのリンク コンテンツをフォルダで分 類、次ページへリンク コンテンツ へのリンクを クリック 最新トピックス文 書（jDoc）や外部 注目サイトへのリ ンクを作成、定期 的に更新しアクセ ス頻度向上 検索ページ へのリンクを クリック 社内の注力製品 を取り上げ、サイ トを盛り上げ カテゴリ別検索ページ 上の分類フォルダにマ ウスを載せると、コンテ ンツの内容を表示 Copyright © 2002 OceanBridge Inc. 11 営業・マーケティング部門ナレッジマネジメント （宝酒造様） （6/6) ナレッジセンターを設置し、さらに現場にナレッジ担当者を設置すること で、トップダウン＋ボトムアップのナレッジマネジメントを推進 運用面の工夫 ナレッジセンターと 現場ナレッジ担当者の設置 NotesとWebの切り分け Net-Itの導入メリット 全国どこからでも軽いアクセス コンテンツ登録が簡単 情報の透明性向上 Copyright © 2002 OceanBridge Inc. • 最初はナレッジセンターが現場担当者を啓蒙、プッシュして情報を 上げさせる。現場担当者が便利さに気付いてくると、自然と情報が 提供されるようになってきた • センターが情報を分析・加工することで情報レベルを均一に • センターが毎日トップページの最新情報欄を更新し、更にメールマ ガジンで伝達することで、利用者のアクセス頻度が向上 • 従来のNotes DBは残し、Web（Net-It）とのすみ分けを推進 • Notes： 狭くつっこむ情報－会話・会議の代わりの双方向コミュニ ケーション • Web（Net-It）： 広く捉える情報－Notesでたまった情報を格納、公開 して簡単に再利用可能に • 容量の大きなPowerPointの商品企画書等も、全国どこからでも、 Webブラウザからページ単位で軽く表示可能 • 作成した文書をファイルサーバに保管するだけで登録は完了するた め、頻繁に多くのコンテンツを登録可能 • 担当によって持っている情報、使っている情報が違う事実が顕在化 • これまで複数部署で同じような調査を行っていたことの効率化 12