Transcript เอกสารการประชุม Administrative Senate เมื่อวันที่ 16 ตุลาคม 2556 ณ

Information
Challenges
by
Bancha Saenghiran
Knowledge Sharing
with Administrative Senate
D 21
October 15, 2013
การนาเสนอข้อมู ล
่
ศตวรรษที 21
• ไม่ใช่การปฏิวต
ั ท
ิ าง
เทคโนโลยี
• เป็ นการปฏิรูปทางด้าน
ความคิด
• สาเหตุมาจากความ
1
่
ยุคของการสือสารแบบ
ใหม่
(Social Media)
• สามารถเข้าถึงคนหมู ่มากใน
เวลาเดียวกัน
• มีการแสดงความคิดเห็น
่ าเสนอ
่
่
น
บเรืองที
เกียวกั
้ั านดี
• มีการนาข้อมู ลไปใช้ทงด้
2
การพัฒนาจากเทคโนโลยี
ไปสู ่ขอ
้ มู ล
3
• ในทางธุรกิจ ความสาเร็จของ
หน่ วยงานอยู ่ทการสร
ี่
้างคุณค่าของ
ผลผลิ
ต
และการสร
้างทร
ัพย
์สิ
น
 ผู บ
้ ริหารไม่จาเป็ นต้อง...
้
- หาข้อมู ลมากขึน
่
- หาเทคโนโลยีมาเพิม
่
- เพิมความเร็
วให้ก ับการหา
ข้อมู ล
4
ความต้องการของ
หน่ วยงาน
• แนวคิดใหม่หรือการ
ปฏิรูป
การนาเสนอข้อมู ล
ในการปฏิรูปทางด้าน
ตัวหนังสือ
ทางด้านการเขียน
• เขียนหนังสือ
• ทางด้านการพิมพ ์
่
• สือมวลชน
(หนังสือพิมพ ์
วารสาร ฯลฯ)
5
6
ประวัติศาสตร ์ของการ
นาเสนอข้อมู ล
1. ในรู ปแบบเดิม
บัญชี
รายจ่าย
2. รายจ่ายของกิจกรรม
ต่างๆ
การพิจารณา
หน่ วยงาน/องค ์กร
• มวลรวมของค่าใช้จา
่ ยอ ันเกิด
จากการดาเนิ นงานของแต่ละ
บุคคลในหน่ วยงานหรือองค ์กร
้
นัน
ตัวอย่าง: คนขับรถ
7
8
แนวความคิด
่ าให้เกิด การแข่งขัน และ
ค่าใช้จา
่ ยทีท
การสร ้างกาไร
• เป็ นค่าใช้จา
่ ยในกระบวนการผลิต
้
ทังหมด
้ าใช้จา
• รวมทังค่
่ ยอ ันเกิดจาก
กิจกรรมใหม่ และสามารถนามา
ค่าใช้จา
่ ยอ ันเกิดจากการทา
กิจกรรมใด
9
้
้
• จะรวมกระบวนการขันตอนทั
งหมดใน
การทางาน
- การวิเคราะห ์คุณค่า (value)
เป็ น
การ
- การวิเคราะห ์กระบวนการ (process)
วิเคราะ
ห์
- การบริหารคุณภาพ
เดียวกั
น
- การวิเคราะห ์ค่าใช้จา
่ ย
10
ผลลัพธ ์
่
•ทาให้เกิดค่าใช้จา
่ ยทีลดลงทางด้
าน
การผลิตอย่างมีนย
ั สาค ัญ
่ ทาให้ตอ
ต ัวอย่าง: - ค่าใช้จา
่ ยทีไม่
้ ง
ทางานใหม่ เกิดจากการทางาน
้
ชินเดิ
มใหม่
่ ญเสียไปทีไม่
่ มก
- เวลาทีสู
ี าร
ดาเนิ นงาน (ไม่ม)ี
่
11
ในกรณี ทประเมิ
ี่
น/วัดผลผลิตได้ยาก
เช่น งานวิจย
ั
้
- ขึนอยู
่ก ับการประเมิน (assessment
& judgment) มากกว่าวิเคราะ
ค่าใช้จา
่ ย
12
แนวคิด
่ ายให้
ค่าใช้จา
่ ยทีจ่
หน่ วยงาน
• สร ้างผลผลิต/
ทร ัพย ์สิน
• ไม่ใช่การควบคุม
13
สาหร ับหน่ วยงาน/องค ์กรควรใช้
ข้อมู ล 4 ประเภท
ในการ
วิเคราะห ์
้
1. ข้อมู ลพืนฐาน
2. ข้อมู ลทางด้านผลผลิต
่
3. ข้อมู ลเกียวกับขี
ด
ความสามารถ และ
4. ข้อมู ลการจัดสรรทร ัพยากร
14
ตัวอย่าง
่
1. เมือเราไปพบแพทย
์
2. ผลผลิตของบุคลากร
3. ขีดสมรรถนะหลักในการ
สร ้างสรรค ์
่
4. ทุนทีลงไปส
าหร ับคนที่
ทางาน
15
่
ในการวัดการจัดสรรทุนทีลงไป
่
ให้พจ
ิ ารณาสิงเหล่
านี :้
1. ผลตอบแทนในการลงทุน
2. ระยะเวลาในการได้ร ับทุน
คืน
3. เงินสดหมุนเวียน
่
4. คุณค่าในปั จจุบน
ั ทีลดลง
16
ในการพัฒนาผลงานของ
หน่ วยงาน ไม่มอ
ี ะไรดีไปกว่า
การเปรียบเทียบผลผลิตจริง
่
ของทุนทีลงไปกับความ
่
คาดหวังเมือตอนขอร
ับ
อนุ มต
ั โิ ครงการ/งาน
17
กลยุทธ ์ในการจัดข้อมู ล
่
่
1. จัดข้อมู ลเกียวกับสิ
งแวดล้
อม
่
2. กลยุทธ ์ควรเกียวกับข้
อมู ลด้าน
การตลาด ลู กค้า และผู ท
้ ไม่
ี่ ใช่
ลู กค้า เทคโนโลยี การเงิน
เศรษฐกิจ...
3. บู รณาการข้อมู ลเข้าไปในการ
ตัดสินใจ
18
่ บ
ข้อมู ลทีผู
้ ริหารต้องการในการ
ทางาน
่ นทร ัพยากรหลัก
1. ข้อมู ลทีเป็
้ าให้เกิดความ
2. ข้อมู ลเหล่านี ท
่
่
เชือมโยงระหว่
างเพือนร่
วมงาน
่
ด้วยก ันและก ับหน่ วยงานอืนและกับ
้
องค ์กร และเครือข่ายทังหมด
่ าให้พนักงาน
3. เป็ นข้อมู ลทีท
19
จงจาไว้วา
่ ...
๏ ไม่มใี ครจัดหาข้อมู ลที่
พนักงานหรือผู บ
้ ริหาร
ต้องการได้ยกเว้นตัวเขาเอง
่ เขาควรท
่
่
๏ สิงที
าคือ เปลียน
ข้อมู ล (data) ให้เป็ น
Information
20
การทาข้อมู ลแบบเดิม
•
การทาข้อมู ลแบบเดิมคือ ...
- ได้ขอ
้ มู ลจากนัก
บัญชี
- ทาคอมพิวเตอร ์ (IT)
21
หน่ วยงาน/
องค ์กร
ต้องการข้อมู ล
อะไร?
่
ในการจัดทาข้อมู ลเพือใช้
งาน นักบริหาร
่
้ าถาม 2 คาถาม
ต้องเริมจากการตั
งค
่ นต้องพึง่
่ างานกับเรา และคนทีฉั
่ ท
1.คนอืนที
ต้องการข้อมู ลอะไรบ้าง?
- ในรู ปแบบใด?
- และในช่วงเวลาใด?
่ นต้องการ มีขอ
2.และข้อมู ลทีฉั
้ มู ลอะไรบ้าง?
- จะได้มาจากใคร?
- ในรู ปแบบใด?
- และในช่วงเวลา
ใด?
22
23
การจัดระบบข้อมู ล (data)
• ถ้าไม่มก
ี ารจด
ั ข้อมู ลให้เป็ นระบบ
่
ระเบียบแบบแผนทีตนต้
องการ ข้อมู ลก็
จะเป็ นเพียงข้อมู ลหยาบๆ
่ ดเป็ นระบบ ต้องมี
• ข้อมู ลทีจั
่
ความหมายสาหร ับงานทีตนท
า
่ ดเป็ นระบบ อาจจะต้อง
• ข้อมู ลทีจั
่ ามาใช้
นามาจัดในรู ปแบบใหม่ เมือน
่
่
ในเรืองอื
น
ต ัวอย่างการทาข้อมู ล:
1.มีการทารายงานด้านการเงินและการตลาด
ทุกปี
่
2.ข้อมู ลเดียวก ันก็เอามาจด
ั ระบบเพือการ
วางแผนกลยุทธ ์ระยะยาว
่
- เพือแสดงให้
เห็นความสาเร็จหรือความ
่ คาดหวัง เพือแสดงให้
่
ล้มเหลวทีไม่
เห็น
้
เหตุการณ์ทเกิ
ี่ ดขึนจริ
งมันต่างจากที่
คาดการณ์ไว้อย่างมาก
่ ่งเน้นไปที่ ความริเริมใหม่
่
3. เพือมุ
ของธุรกิจ
่
4. ข้อมู ลเดียวก ัน นามาให้เพือแสดงให้
เห็น
24
25
วิธก
ี ารจัดทาระบบข้อมู ล
่ บ
การจัดข้อมู ลต้องจัดตามทีผู
้ ริหารแต่ละ
คนทางาน
1.จัดข้อมู ลตามเหตุการณ์หลัก
้
การทางาน (ผลงาน) ของเราขึนอยู
่ก ับ
เหตุการณ์
เช่น: - ความสาเร็จของโครงการวิจ ัย
-คนกับการพัฒนาบุคลากร
-การให้บริการใหม่ๆ กับกลุ่มลู กค้าหลัก
มี
ต
อ
่
่
2. วิธก
ี ารแนวความคิดหลักทีออกมาจากทฤษฎี
...
26
้
3. วิธก
ี ารพืนฐานทางด้
านการจัดระบบ
ข้อมู ลเกิดจากทฤษฎีทเรี
ี่ ยกว่า
“Threshold Phenomenon”
เช่น: - เศรษฐกิจถดถอย
-ยอดขายและกาไรลดลง
่
่
-การเริมเกิ
ดของโรคทีจะน
าไปสู ่
โรคระบาด
4. ผู บ
้ ริหารอาจจะจัดระบบข้อมู ลจาก
27
ข้อควรจา
่
1.ไม่มวี ธ
ิ ก
ี ารจด
ั ระบบข้อมู ลใดทีสมบู
รณ์ แต่
่
่ ดจะค่อยๆ ดีขน
ึ ้ เมือเวลาผ่
ข้อมู ลทีจั
านไป
่ จะทดสอบว่
่
2.สิงที
า การจด
ั ระบบข้อมู ลของ
เราดีแค่ไหนอยู ่ทว่
ี่ าในหน่ วยงานของเรา
“ไม่ม ี surprise”
่
้ ผูบ
ก่อนทีเหตุ
การณ์สาคญ
ั จะเกิดขึน
้ ริหาร
ได้มก
ี ารวิเคราะห ์ ทาความเข้าใจ และได้ม ี
่
การลงมือดาเนิ นการบางอย่างทีเหมาะสม
ลงไปแล้ว
28
่ องถามตัวเราเอง
ทีต้
่ ความหมายใน
1.เราต้องการข้อมู ลทีมี
่
การทางานของเราในเรืองใด?
2.ให้ยกเลิกการเก็บและจัดระบบข้อมู ล
่ เกียวก
่
่
ทีไม่
ับงานหรือเกียวก
ับงาน
น้อยมาก
3. จัดระบบข้อมู ล วิเคราะห ์ ตีความ
่ อมู ลทีจะน
่
และมุ่งเน้นทีข้
าไปสู ก
่ าร
ดาเนิ นการ (Action)
่
่
หน้าทีของผู
บ
้ ริหารเกียวกั
บข้อมู ล
่
ในฐานะทีเราเป็
นผู บ
้ ริหาร...
1.ให้ลุกจากเก้าอี ้ สัมผัสก ับความเป็ นจริงด้วย
ตวั เอง เห็นโดยตรง
2.การทาวิจย
ั หรือ focus group ฯลฯ เป็ นสิง่
่
ทีควรส่
งเสริม
- เน้นไม่ใช่ทผลผลิ
ี่
ตอย่างเดียว แต่เน้นจาก
ความต้องการและความสนใจของลู กค้า
- หาข้อมู ลจากภายนอกหน่ วยงานที่
ผู บ
้ ริหารต้องการ
เช่น: การทาความร่วมมือกับมหาวิทยาลัย
29
ข้อคิด:
t
From Chaos of data
o
Focused Information
The challenge for
Right Action!
Thank You !!!