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CARACTERIZACIÓN DE
PROCESOS
¿QUÉ ES CARACTERIZAR UN PROCESO?
La Caracterización de Procesos consiste en identificar
condiciones y/o elementos que hacen parte del proceso,
tales como: ¿quién lo hace?, ¿Para quién o quienes se
hace?, ¿Por qué se hace?, ¿Cómo se hace?, ¿Cuándo se
hace?, ?¿Qué se requiere para hacerlo?.
Los procesos deben documentarse en función de la
naturaleza de sus actividades, los requisitos del
cliente/usuario y de los requisitos legales o reglamentarios
que apliquen.
La NTC 5906 no establece de manera explícita qué
procesos o de qué tipo deben estar identificados, pero los
procesos se pueden identificar como:
Procesos Gerenciales/Directivos/Estratégicos
Procesos Misionales/Operacionales/Realización
Procesos de Apoyo/Soporte
Procesos de Evaluación/Seguimiento y Medición
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ENTRE LOS PRINCIPALES FACTORES PARA LA IDENTIFICACIÓN Y
SELECCIÓN DE LOS PROCESOS PUEDEN MENCIONARSE:
 Influencia en la satisfacción
del cliente.
 Los efectos en la calidad del
producto/servicio.
 Influencia en la misión y
estrategia.
 Cumplimiento de requisitos
legales o reglamentarios.
 Utilización de recursos.
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RUTA PARA CARACTERIZAR PROCESOS
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FORMATO DE CARACTERIZACIÓN
DE PROCESOS
CONTENIDO:
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Nombre
Responsable
Objetivo
Alcance
Proveedores
Entradas
Ciclo PHVA
Salidas
Clientes
Recursos
Documentos
Requisitos
Indicadores
CARACTERIZACION DEL PROCESO
MAPA!A1
versión: 0,1
Página: 1 de 1
Código: CP-
Proceso:
Responsable:
Objetivo:
Alcance:
Proveedor
Entradas
Planear
Hacer
Verificar
Actuar
Salidas
Cliente
(D) Requiere documentarse: C=Cronograma, P=Procedimiento-Instructivo, R=Registro, GD=Genera Documento
RECURSO HUMANO
RECURSOS FISICOS
Documentación Asociada
Requisitos Legales
INDICADORES
NOMBRE
RELACION MATEMÁTICA
RESPONSABLE
FRECUENCIA DE ANALISIS
FRECUENCIA DE REPORTE
OBJETIVO
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Durante la caracterización de los procesos es fundamental
construir los indicadores que permitan controlar y medir el
desarrollo y cumplimiento del proceso, por ello se hace
necesario revisar que es un indicador y como se construye,
pues la mala formulación del indicador puede generar una
mala evaluación del proceso o una falla en el control.
¿QUÉ ES UN INDICADOR ?
Es un valor que sirve para medir el
comportamiento de variables, en función del
nivel de logro de un objetivo o meta
planificados.
Es una herramienta
de control operativo
y
de gestión
Es relevante en el
proceso de
diseño, seguimiento y
evaluación
ex post de las
acciones
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DEFINICION TEÓRICA:
Es una especificación cuantitativa de la relación entre
dos o más variables, que permite verificar el nivel de
logro alcanzado en el cumplimiento de los objetivos.
OBJETIVO
VARIABLE
INDICADORES
SITUACIÓN
ACTUAL
¿Cómo estamos?
OBJETIVOS
¿Qué se quiere?
LOGROS
Mínimos
esperados
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ELEMENTOS DE LA CONSTRUCCIÓN
DE UN INDICADOR
1.- NOMBRE DEL INDICADOR: EXPRESIÓN VERBAL QUE
“PERSONIFICA” O “SINGULARIZA” EL INDICADOR
RESPECTIVO.
2.- ATRIBUTO: CUALIDAD O CALIDAD DEL INDICADOR
(POR GÉNERO, NIVEL DE ESCOLARIDAD, POR REGIÓN).
3.- UNIDAD DE MEDIDA: UNIDAD EN LA QUE SE FORMULA
EL INDICADOR.
4.- FÓRMULA DE CÁLCULO: EXPRESIÓN MATEMÁTICA
PARA MEDIR LA VARIACION DE LA VARIABLE.
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¿PORQUÉ SON NECESARIOS LOS
INDICADORES?
Los indicadores se vuelven necesarios,
partiendo del criterio de evaluación que se
quiera hacer:
> De acuerdo con el cronograma o tiempo
establecido para evaluar cumplimiento.
> De acuerdo con sus objetivos, metas o
resultados.
> De acuerdo con el uso de sus recursos,
tanto monetarios, como de otro tipo.
> Para dar cuenta de la evolución de la
ejecución.
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PROPUESTA PARA CONSTRUIR
INDICADORES
Listar los objetivos, metas, productos y
actividades a controlar.
Identificar las palabras claves que
requieran
un acuerdo sobre su significado.
Construir un significado común para cada
una de las palabras clave identificadas.
Relacionar los significados atribuidos a
cada palabra clave e incluir la definición
cuantitativa del indicador (Nº absoluto,
porcentaje).
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