Transcript PR-GA-001
CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Código: PR-GA-001 Versión: 04 Fecha act.: 04/01/2013 Página: 1 de 4 Proceso: Gestión Administrativa Responsable: Director Administrativo y Financiero Objetivo: Asegurar la adecuada gestión de los recursos y la mejora en la competencia del talento humano de manera que aporten al crecimiento y mejoramiento de la organización. PROVEEDOR ENTRADAS Todos los procesos Solicitud de recursos y necesidades de formación Entes reguladores Requerimientos legales Gestión administrativa Selección, evaluación y reevaluación de proveedores. Todos los procesos, candidatos y Personal nuevo en la organización y Entidades de Seguridad Social Requerimiento, perfiles y documentos de ingreso del trabajador Proveedor Facturas por pagar Gestión estratégica Direccionamiento estratégico Gestión administrativa Recursos Gestión administrativa Plan de capacitación PROCESO SALIDAS CLIENTES PLANEAR: Capacitación y formación al personal, inducción, programación de evaluación de desempeño, evaluación de ambiente de trabajo y selección de proveedores. Orden de compra Proveedor Selección, evaluación y reevaluación de proveedores. Proveedor y gestión administrativa HACER: Seleccionar, contratar y proporcionar inducción al personal contratado, adquisición de elementos de protección personal, capacitación al personal de la empresa, definir funciones y perfiles de acuerdo a un modelo de gestión por competencias, realizar compras, selección, evaluación y reevaluación de proveedores. Lista de precios y aprobación de crédito para clientes Distribución y gestión comercial Recursos Todos los procesos Plan de capacitación Todos los procesos Reporte de proceso Gestión Estratégica VERIFICAR: Evaluación e indicador de ambiente de trabajo, desempeño, selección de proveedores, capacitaciones y eficacia de capacitaciones. Solicitud de recursos y necesidades de formación Gestión administrativa Registros del SGC y solicitud de creación o modificación de doc. Mejora continua Empleado seleccionado y Contratado Organización y entidades de Seguridad Social ACTUAR: Ajustar lo planeado e identificar mejoras, procesos disciplinarios, aplicación de sanciones, terminación de contratos, refuerzos en las capacitaciones, etc. CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Código: PR-GA-001 RECURSOS Recursos humanos, económicos, materiales e infraestructura. Versión: 04 Fecha act.: 04/01/2013 DOCUMENTOS Procedimiento gestión del talento humano Procedimiento capacitación y formación Procedimiento compras y proveedores Procedimiento de selección de personal Instructivo entradas de almacén Instructivo diligenciamiento formato requisición de personal Procedimiento Inducción de personal Instructivo Evaluación Periodo de Prueba Página: 2 de 4 REGISTROS Acta de entrega del cargo Entrega de dotación y/o herramienta Evaluación de ambiente de trabajo Evaluación de desempeño Inducción a personal Manual de Funciones y Perfil de Cargo Plan de capacitaciones Registro de asistencia Requisición de personal Orden de compra Selección de proveedores Listado de proveedores Evaluación y reevaluación de proveedores Novedad de nomina Medición de habilidades, competencias y entrevista Reporte de novedades Formato Entrevistador Referencia Laboral Acta de Reunión Solicitud de Elementos Evaluación Periodo de Prueba CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Código: PR-GA-001 Versión: 04 Fecha act.: 04/01/2013 INDICADORES DE GESTIÓN Tasa de Ausentismo por ATEP o Enfermedad Común: ATEP= Accidente de Trabajo o Enfermedad Profesional. EC= Enfermedad Común. Enfermedad común: patología presentada por origen externo a las funciones laborales No. Total de trabajadores que presentan ausencias por ATEP o EC durante el periodo No. Total de Trabajadores durante el periodo. Página: 3 de 4 CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Código: PR-GA-001 Versión: 04 Fecha act.: 04/01/2013 SEGUIMIENTO/ASPECTOS A VERIFICAR DEL PROCESO FRECUENCIA DE LA ACTIVIDAD DE CONTROL Página: 4 de 4 RESPONSABLE Asegurar el cumplimiento de los objetivos del proceso y de las actividades planeadas Semestral Director Administrativo Financiero Comunicar al cliente sobre la puntación y los criterios en la selección, evaluación y reevaluación de proveedores. Semestral Coordinador Calidad de Gestión y de CONTROL DE CAMBIOS: Se debe diligenciar este cuadro para llevar un historial de los cambios realizados en los documentos. Nº FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO 01 13/03/2009 Emisión 02 06/10/2011 Revisión y actualización del documento en general, actualización de los nombres de los cargos y se agrego como entrada el procedimiento de selección. 03 02/04/2012 Ajuste del indicador, se reemplaza Eficacia de las capacitaciones = Número de personas con calificación mayor o igual a 3.0/ Número de personas que recibieron capacitación por el indicador de Tiempo perdido por ausentismo 04 04/01/2013 Ajuste del indicador, se reemplaza Tiempo perdido por ausentismo por el indicador Tasa de Ausentismo por ATEP o Enfermedad Común. ELABORO REVISO APROBO Nombre: STEFANIA GOMEZ Nombre: JHONNY TRIANA Nombre: JHONNY TRIANA _______________________ Firma ________________________ Firma ________________________ Firma Cargo: Asistente Gestion Humana. Cargo: Jefe Nacional HSEQ Cargo: Jefe Nacional HSEQ