Seminář pro příjemce podpory z 33. a 34. výzvy ROP Jihozápad + náhradníci z 31. výzvy

9. 12. 2014 Ing. Hana Škodová Ing. Irena Šulistová

Obsah

 Přílohy před podpisem Smlouvy  Úspěšné řízení projektu v průběhu jeho realizace  Termíny realizace projektu a jejich dodržování  Změny v projektech  Příprava a předložení závěrečné monitorovací zprávy  Nejčastější body výzev k doplnění monitorovacích zpráv  Jak zajistit bezproblémovou udržitelnost projektu  Dotazy, diskuse

www.rr-jihozapad.cz

„Život projektu“

 Podání žádosti o dotaci  Schválení projektu k financování  Přílohy před podpisem Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace  Podpis Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace  Realizace projektu  Řešení případných změn v projektu  Ukončení fyzické realizace projektu - UFR  Příprava monitorovací zprávy + předložení na ÚRR JZ do 20 pracovních dnů od ukončení FR  Kontrola monitorovací zprávy včetně všech příloh  Výzvy k doplnění monitorovací zprávy  Proplacení projektu  Doba udržitelnosti projektu www.rr-jihozapad.cz

Přílohy před podpisem Smlouvy

 Z o žadatele se stává příjemce podmínkách poskytnutí dotace dotace podpisem Smlouvy  Přílohy před podpisem Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace –

22. 12. 2014

– náhradní projekty individuálně dle data oslovení od finančního manažera projektu  Termín podpisu Smluv o – do 50 pracovních dnů od VRR podmínkách

– 30. 1. 2015

poskytnutí dotace  Vzor Smlouvy naleznete na Dokumenty pro žadatele www.rr-jihozapad.cz

– Pro žadatele –

www.rr-jihozapad.cz

Úspěšné řízení projektu v průběhu jeho realizace

Dokumentace ROP Jihozápad

 Smlouva o podmínkách poskytnutí dotace  Příručka pro žadatele  Příručka pro příjemce  Metodická oznámení (celkem 39)  Metodické pokyny (k veřejné podpoře, ke způsobilým výdajům atd.)  Definice indikátorů  Národní legislativa www.rr-jihozapad.cz

www.rr-jihozapad.cz

Metodická oznámení

 MO č. 1 – MO č. 10 ZRUŠENO  MO č. 11 – vícepráce, vícenáklady, méněpráce  MO č. 12 – limity pro výdaje na PD, odborné a znalecké posudky, řízení projektu, TDI atd.

 MO č. 14 – specifikace změn v projektech  MO č. 22 – investice do objízdných tras a příjezdových komunikací ke stavbě  MO č. 24 – systém náhradních projektů  MO č. 25 – předběžná kontrol zadávací dokumentace www.rr-jihozapad.cz

Metodická oznámení

 MO č. 27 – přenesená daňová povinnost  MO č. 29 – opatření Senátu č. 341/2013 Sb., kterým se mění zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách  MO č. 30 – posuzování způsobilosti výdajů na stavební práce  MO č. 37 – změny v harmonogramu projektů  MO č. 38 – časové etapy  MO č. 39 – k zákonu č. 428/2012 Sb., o majetkovém vyrovnání s církvemi a náboženskými společnostmi www.rr-jihozapad.cz

Povinnosti příjemce při realizaci projektu

   Způsobilé výdaje – podmínky:  hospodárné účelné efektivní cena za výdaj v čase a místě obvyklá – poskytovatel dotace cenu ověřuje

www.rr-jihozapad.cz

Povinnosti příjemce při realizaci projektu – termíny realizace projektu a jejich dodržování

 Zahájit fyzickou realizaci projektu do od podpisu Smlouvy o

6 měsíců

podmínkách poskytnutí dotace měsíc!) – s přesností na kalendářní den (nikoli Naplnit

monitorovací ukazatele

uvedené   ve Smlouvě o podmínkách poskytnutí dotace Informovat ÚRR JZ o postupu realizace projektu  pomocí

monitorovacích zpráv Dodržovat harmonogram projektu!

 Mezní termín ukončení fyzické realizace projektu (Doporučení – zahájit výběrová řízení již nyní – je možné vložit do zadávací dokumentace větu, že výběrové řízení bude zrušeno, pokud nedojde k podpisu Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace)

www.rr-jihozapad.cz

Prevence chyb v projektech



Číst, číst, číst

a na – vše podstatné naleznete v příručkách webových stránkách www.rr-jihozapad.cz



Nebát se zeptat

s manažerem projektu – v případě nejasností konzultovat 

Nenechávat

dokumenty s

vše na poslední

časovou rezervou

chvíli

– odevzdávat  Úspěšná realizace projektu končí po skončení období udržitelnosti projektu www.rr-jihozapad.cz

Změny v realizaci projektu

=

jakékoli změny oproti plánu  Žádost o dotaci byla hodnocena a uspěla na základě podkladů, které jste doložili podle nich byste měli projekt zrealizovat  Realizovat projekt beze změn není možné  Pokud žádosti o dotaci – není možné ji automaticky řadit do příjemce realizuje změnu (např. stavební) oproti způsobilých výdajů projektu

www.rr-jihozapad.cz

Změny v realizaci projektu

 Formulář Oznámení o změně projektu (příloha č. 9 Příručky pro příjemce)  Změna nepodstatná  Změna podstatná menšího rozsahu většího rozsahu  Změna obecně nepřípustná – buď nepřípustná za všech okolností, nebo možná výjimka

Metodické oznámení č. 14, revize č. 5

– definice a příklady změn  Změny před a po výběrovém řízení z pohledu poskytovatele dotace

www.rr-jihozapad.cz

Pravidla hlášení změn

 Změna nepodstatná - schvaluje hl. finanční manažer a vedoucí oddělení kontroly realizace  Změna podstatná menšího rozsahu – posuzována napříč odbory ÚRR, schvalování trvá cca 14 dní i déle  Změna podstatná většího rozsahu – schvaluje Výbor Regionální rady, schvalování trvá 3 týdny i déle, VRR zasedá 1x za 3 měsíce  Udělení výjimky – schvaluje Výbor Regionální rady, schvalování trvá 3 týdny i déle, VRR zasedá 1x za 3 měsíce  Neuvádět několik změn na jedno Oznámení o změně  O schválení či neschválení změny je příjemce informován e-mailem

Příklady změn projektů

        Změna harmonogramu Změna rozpočtu Změna indikátoru Změna v počtu výběrových řízení Změna termínů v rámci výběrových řízení Změna předpokládaných hodnot výběrových řízení Změna kontaktních osob Změna obecných údajů o příjemci – sídlo příjemce, číslo účtu, statutárního zástupce atd.

www.rr-jihozapad.cz

Upozornění

 Pokud změna není schválena, nemůže ji příjemce realizovat  Výdaje spojené s neohlášenou a neschválenou změnou jsou nezpůsobilými výdaji  Pokud příjemce realizuje neschválenou změnu, pak tato skutečnost může být řešena jako nesrovnalost projektu (dle závažnosti) s odpovídajícími důsledky (sankce)

www.rr-jihozapad.cz

Změny před výběrovým řízením – dopracování PD

 Součástí povinných příloh před podpisem Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace z ROP NUTS II

ke

Jihozápad je ověřená kopie

projektové dokumentace stavebnímu povolení včetně podrobného položkového rozpočtu stavby.

 Dle vyhlášky č. 230/2012 Sb., kterou se stanoví podrobnosti vymezení předmětu veřejné zakázky na stavební práce a rozsah soupisu stavebních prací, dodávek a služeb s výkazem výměr je pro všechny stavby příslušnou dokumentací

projektová dokumentace pro provádění stavby včetně podrobného položkového rozpočtu stavby.

 Náležitosti projektové dokumentace pro provádění staveb stanovuje vyhláška č. 499/2006 Sb. ,o dokumentaci staveb (příloha č. 6) a vyhláška č. 146/2008 Sb., o rozsahu a obsahu projektové dokumentace dopravních staveb (příloha č. 9).

 Nahlášení všech změn způsobených dopracováním vyššího stupně projektové dokumentace před započetím výběrového řízení k posouzení jejich způsobilosti.

www.rr-jihozapad.cz

Způsob hlášení změn

 Změny jsou hlášeny prostřednictvím Oznámení o změně projektu příloha č. 9 Příručky pro příjemce jehož nedílnou součástí jsou i Změnové listy část 1 a 2 příloha č. 11 Příručky pro příjemce.

 V Oznámení o změně projektu příjemce přesně popíše, k jaké změně v projektu dojde, aby byla patrná stávající a plánovaná skutečnost. V odůvodnění změny popíše objektivní příčiny nutnosti provedení změny.

 Veškeré změny musí být příjemce řádně zdokumentovány (zákresem do projektové dokumentace, technickým popisem, vyjádřením správních orgánů, odborným posudkem, fotodokumentací, atd.) a budou doloženy spolu s Oznámením o změně projektu.

 Ve Změnových listech příjemce podrobně vypíše změněné položky včetně finančních změn.

 V případě jakýchkoliv nejasností či pochybností doporučujeme osobní konzultaci www.rr-jihozapad.cz

Základní pojmy hlášených změn



Vícenáklady

jsou dodatečným navyšováním finančního objemu již podepsané Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace z ROP NUTS II Jihozápad (dále též „Smlouva“) a příjemce je vždy povinen uhradit je z vlastních zdrojů. Jedná se tedy o navýšení nezpůsobilých výdajů projektu.



Méněpráce

jsou práce, dodávky a služby, které jsou zahrnuty v předmětu smlouvy o dílo či mandátní smlouvy mezi příjemcem a zhotovitelem, ale jsou realizovány v menším nebo nulovém rozsahu (při zachování sledovaných parametrů projektu).



Vícepráce

jsou práce, dodávky a služby, které nejsou zahrnuty v předmětu smlouvy o dílo či mandátní smlouvy mezi příjemcem a zhotovitelem, a to vůbec, nebo v menším kvantitativním rozsahu. Dodatečné vícepráce budou ze strany ÚRR JZ posuzovány z hlediska jejich způsobilosti www.rr-jihozapad.cz

Změny v průběhu realizace stavby

 Změny hlásit dle Příručky pro příjemce kapitoly 3.9 Povinnost hlášení změn v realizaci a v době udržitelnosti projektu.

 Změnu mající vliv na změnu stavebního povolení je nutno nejprve projednat na pracovišti ÚRR.

 Změny řádně zdokumentovat ve stavebního deníku nebo v jiném adekvátním dokumentu s podpisem odpovědné osoby za příjemce a dodavatele, technického dozoru stavebníka, autorským dozorem.

 Doložit položkové ocenění všech víceprací a méněprací včetně dodatku ke smlouvě o dílo, případně jiné ujednání mezi zadavatelem a dodavatelem dle smlouvy o dílo.

 Z hlediska stanovení hodnoty víceprací není možné vzájemně započítávat hodnotu méněprací a víceprací.

 Z hlediska způsobilosti výdajů je možné vícepráce a méněpráce započítat pouze do výše způsobilých výdajů uvedených ve Smlouvě o poskytnutí dotace a za předpokladu schválení změny ze strany ÚRR.

www.rr-jihozapad.cz

Monitorovací zprávy (MZ)

 Průběžná monitorovací zpráva - PMZ  Etapová monitorovací zpráva - EMZ  Závěrečná monitorovací zpráva - ZMZ  Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu - MZU www.rr-jihozapad.cz

Příprava a předložení závěrečné monitorovací zprávy

Povinné přílohy monitorovací zprávy:  Žádost o platbu  Soupiska účetních dokladů  Změny v rozpočtu  Kopie účetních dokladů včetně doložení účelu  Kopie dokladů dokládajících úhradu  Kopie dokladů o zaúčtování  Kopie uzavřených smluv s dodavateli včetně dodatků  Kopie doložení vedení samostatné účetní evidence pro projekt  Kopie dokladů k zadávacím řízením  Aktualizovaný „Výpočet maximální výše dotace u projektů vytvářejících příjmy“ www.rr-jihozapad.cz

 Kopie dokladů prokazujících ukončení fyzické realizace projektu  Kopie dokumentů souvisejících s dokladováním nově vytvořených pracovních míst  Kopie dokumentů prokazujících splnění ostatních indikátorů  Kopie prezenčních listin, pozvánek apod.

 Kopie znaleckého posudku pro ocenění pozemku či stavby  Kopie výpisu z katastru nemovitostí  Kopie podkladů prokazujících dodržení pravidel pro publicitu  Čestné prohlášení o tom, že příjemce je buď malým nebo středním podnikem  Kopie Osvědčení či Rozhodnutí o registraci DPH  Kopie výsledku auditu  Kopie smlouvy o úhradě zdravotní péče  Změnový list (příloha č. 11 Příručky pro příjemce) www.rr-jihozapad.cz

 Kopie dokladu o prokázání vlastnických vztahů v případě doložení tzv. jiného práva  Kopie dokladu o pojištění majetku  Kopie dokladů k jiným příjmům z realizace projektu (příjmy mimo čl. 55 obecného nařízení)  Prohlášení daňového poradce příjemce o ověření správnosti postupu příjemce při uplatňování DPH vztahující se k projektu dle podmínek Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace v době realizace projektu  Čestné prohlášení o majetkovém vyrovnání s církvemi a náboženskými společnostmi  příp. další přílohy na žádost finančního manažera www.rr-jihozapad.cz

Problematika veřejných zakázek a zadávacích řízení

 Bezchybně provedené výběrové řízení je základem dobře zrealizovaného projektu  Při kontrole klasifikujeme nejvíce pochybení v oblasti zadávání zakázek korekce, sankce, porušení rozpočtové kázně 

Nejčastější nedostatky v souvislosti s kontrolou veřejných zakázek

– ke stažení na www.rr-jihozapad.cz Veřejné zakázky příjemců

www.rr-jihozapad.cz

Konkrétní pochybení ve VŘ

 Dělení zakázek – nutné zadávat dohromady spolu související plnění z hlediska místa, času i věcného plnění  Neoprávněné slučování spolu nesouvisejících plnění – např. vybavení IT technikou a vybavení profesionální kuchyně  Diskriminace potenciálních uchazečů – obalovny asfaltových směsí  Uvádění specifických označení výrobků a služeb  Chybějící písemná dokumentace  Absence dokladu o stanovení předpokládané hodnoty zakázky

www.rr-jihozapad.cz

Konkrétní pochybení ve VŘ

 Hodnocení na základě kritérií, která jsou následně do SoD změněna (doba plnění)  Nedostatečně specifikovaná hodnotící kritéria (kvalita, design, technické provedení)  Nedostatečné podklady pro ověření správného postupu komise při hodnocení nabídek  Rozpor návrh SoD x podepsaná SoD  Nepřiměřená úhrada za poskytování ZD – cena musí odpovídat nákladům na pořízení kopie, poštovné, balné (nelze přenášet na uchazeče náklady spojené s realizací zadávacího řízení!) www.rr-jihozapad.cz

Pravidla ŘO ROP pro zadávací řízení

 Řídící orgán ROP Jihozápad zakazuje: • Používat při hodnocení ekonomické výhodnosti nabídek jako dílčí hodnotící kritérium zákona

smluvní pokuty

a

další smluvní podmínky

, jejichž účelem je zajištění povinností dodavatele – platí i pro zakázky mimo režim • Používat náhodný

výběr losem

, a to ani v kombinaci s objektivními kritérii www.rr-jihozapad.cz

Pravidla ŘO ROP pro zadávací řízení

 Zakázky nespadající pod aplikaci zákona o veřejných zakázkách – řídí se Závaznými postupy pro zadávání zakázek  Příjemce realizující zakázku s vyšší hodnotou II. kategorie (VZ na dodávky a služby nad 5 mil. Kč a VZ na stavební práce nad 10 mil. Kč) po 1. 4. 2012 –

povinnost

projektu zkontrolovat nechat si po předchozí dohodě s manažerem správnost postupu při realizaci výběrového řízení, a to ještě před uzavřením smlouvy s vybraným uchazečem!

• • • • • Kontrolováno bude: oznámení o zahájení výběrového řízení, resp. výzva nabídky zápis (protokol) o posouzení a hodnocení nabídek smlouva uzavřená s vybraným uchazečem oznámení o výsledku výběrového řízení www.rr-jihozapad.cz

Pravidla ŘO ROP pro zadávací řízení

 Zakázka nad 500 000 Kč – veřejný či dotovaný zadavatel – povinnost uveřejnit na svém profilu zadavatele celé znění smlouvy do 15 dnů od jejího uzavření dle postupu stanoveného v § 147 písm. a) zákona o veřejných zakázkách (

POZOR

– vztahuje se tedy i na VZMR)  Příjemce je povinen uvést v oznámení či výzvě o zakázce a ve smlouvě s vybraným dodavatelem, že se jedná o zakázku spolufinancovanou z ROP NUTS II Jihozápad + dodržovat pravidla pro publicitu  Příjemce je povinen doložit na ÚRR kompletní zadávací dokumentaci řádně chronologicky seřazenou a založenou v šanonu či deskách tak, aby žádný dokument nebyl vložen volně www.rr-jihozapad.cz

Finanční limity VZMR závazné od 1. 1. 2014

Druh veřejné zakázky

dle čl. 12.1 _ I. kategorie VZ na dodávky a služby VZ na stavební práce dle čl. 12.2_II. kategorie VZ na dodávky a služb≥y VZ na stavební práce dle čl. 13.1_I. kategorie VZ na dodávky a služby VZ na stavební práce dle čl. 13.2_II. kategorie VZ na dodávky a služby VZ na stavební práce

Finanční limity od 1. 1. 2014

≤ 200 000 Kč ≤ 600 000 Kč > 200 000 < 2 000 000 Kč > 600 000 < 6 000 000 Kč ≥ 2 000 000 < 5 000 000 Kč ≥ 6 000 000 < 10 000 000 Kč ≥ 5 000 000 Kč ≥ 10 000 000 Kč www.rr-jihozapad.cz

Nejčastější body výzev k doplnění monitorovacích zpráv

 Nenahlášení harmonogram, změn (stavba, rozpočet, indikátory, výběrová řízení..)  Evidovat z jednání) spolupráci s partnerem (např. zápisy  Prokazatelné naplnění environmentálních ukazatelů uvedených v žádosti o dotaci  Doložení naplnění závazků k rovným příležitostem uvedeným v žádosti o dotaci

www.rr-jihozapad.cz

Nejčastější body výzev k doplnění monitorovacích zpráv

 Doklad k projektu, v zahájení a ukončení fyzické realizace nejlépe uvést do popisu monitorovací zprávě  Velmi stručný popis projektu v MZ  Nedoložení pro projekt, samostatné účetní nedoložení směrnic evidence  Nesoulad částek na vystavených fakturách se soupisem provedených prací  Chybné výpočty v soupisech provedených prací

www.rr-jihozapad.cz

Nejčastější body výzev k doplnění monitorovacích zpráv

 Chybějící rozpočet z uzavřené smlouvy o dílo na stavební práce v elektronické podobě  Inventární karty majetku  Doklady ke zakázek stanovení předpokládaných hodnot  Komplexní dokumentace k výběrovým řízením (doklady o odeslání, doklady o doručení, zpráva a také protokol o hodnocení nabídek, doklady prokazující splnění § 147a – uveřejňování smluv, výše skutečně uhrazené ceny a seznam subdodavatelů atd.) www.rr-jihozapad.cz

Udržitelnost projektu

       I v době udržitelnosti poskytovatele dotace ( 5/3 roky) je příjemce vázán podmínkami Projekt je úspěšně ukončen nikoli proplacením poslední žádosti o platbu, ale úspěšným ukončením období udržitelnosti – tj. 5 let, pro malé a střední podniky 3 roky V období udržitelnosti projektu se projeví životaschopnost projektu, jeho reálnost, finanční návratnost (u projektů podnikatelských subjektů), schopnost udržet naplánované výstupy projektu (pracovní místa, počet lůžek, pořízené vybavení, atd.) a naplnit cíle projektu Nutné udržet indikátory projektu Pronájem, převod majetku podpořeného z dotace – nutný souhlas VRR 1x za rok povinnost informovat poskytovatele dotace o projektu prostřednictvím MZ o zajištění udržitelnosti projektu udržitelnosti min. 1x v udržitelnosti bude uskutečněna kontrola na místě projektu

www.rr-jihozapad.cz

Prostor pro dotazy

www.rr-jihozapad.cz

– Pro příjemce – Často kladené dotazy/FAQ www.rr-jihozapad.cz

Děkuji za pozornost

Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad

Jeronýmova 1750/21 370 01 České Budějovice www.rr jihozápad.cz