Transcript Estudo de Impacto e ROI

O PMO e a aferição de benefícios
e valor dos projetos
Alonso Mazini Soler, D.Eng, PMP
[email protected]
www.j2da.com.br
1
Motivação:
Manifestar uma inquietação acerca do
reconhecimento comum sobre as fronteiras
de abrangência do gerenciamento de
projetos limitadas pelas entregas
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Condições
sócio,
políticas,
econômicas
Cadeia de valor,
Regulamentação
Condicionantes do
ambiente interno
Projetos são
propulsores das
mudanças
… e como tal, estão “umbilicalmente” atrelados aos benefícios proporcionados por suas entregas
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Administrar o negócio
Mudar o negócio
Data
Término
Benefícios
Produto do
Projeto
Decisão
de
Autorização
Realização do Retorno
GO
Tempo
Projeto
NO GO
Concepção do
Projeto
Recursos
Gastos
a história começa
pelo fim ...
Fonte: Cohen & Graham. Gestão de Projetos – MBA Executivo. Como
transformar projetos em negócios de sucesso
4
“O valor para os stakeholders talvez não
envolva lucro, mas implica necessariamente
na produção de resultados que, de algum
modo, recuperem o custo explícito ou
implícito do capital consumido pelo projeto”
Fonte: Cohen & Graham. Gestão de Projetos – MBA Executivo. Como
transformar projetos em negócios de sucesso
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Eficácia
Data
Término
Produto do
Projeto
Decisão
de
Autorização
Benefícios
Realização do Retorno
GO
Tempo
Projeto
NO GO
Concepção do
Projeto
Recursos
Eficiência
Produzir entregas do melhor modo possível
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ESTRATÉGIAS
Financeira
Mapa estratégico BSC:
cadeia de relações de
causa-e-efeito
Clientes / Beneficiários
Processos Internos
Aprendizado e Crescimento
OBJETIVOS
INDICADORES
METAS
INICIATIVAS: PROJETOS / PROGRAMAS
RESULTADOS - BENEFÍCIOS & VALOR
Quais iniciativas devem ser selecionadas ?
Benefícios
O que esperar de cada iniciativa
selecionada?
O sucesso individual/coletivo das iniciativas
selecionadas garante o alcance das metas?
Resultado
percebido
Entregas de
projetos
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OBJETIVOS
INDICADORES
METAS
INICIATIVAS
1.
2.
ESTRATÉGIA:
Garantir a eficácia da
operação
FOCO DE AÇÃO
(Benefícios
Esperados):
Aumentar a retenção
de alunos e,
consequentemente,
reduzir a evasão
Percentual de evasão
de alunos
Reduzir para menos
de 10% a evasão de
alunos em 2014
3.
4.
Implantar sistema eletrônico
de acesso de alunos em
todas as unidades de
ensino
Implantar política regional
de relacionamento com
empresas visando a
colocação de formandos no
mercado de trabalho
Implantar crédito educativo
...
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Estratégia de produtividade
Perspectiva
Financeira
Melhorar a estrutura
de custos
Aumentar a utilização
de ativos
Expandir as oportunidades
de receita
Aumentar o valor para
os clientes
Proposição de valor para o cliente
Perspectiva
do cliente
Atributos do produto/serviço
Preço
Qualidade
Processos de gestão operacional
Perspectiva
interna
Estratégia de crescimento
Valor a longo prazo para acionistas
•
•
•
•
Abastecimento
Produção
Distribuição
Gerenciamento de riscos
Disponibilidade
Relacionamento
Seleção
Funcionalidade
Seleção
Conquista
Retenção
Crescimento
•
•
•
•
Marca
Processos regulatórios e sociais
Identificação de oportunidades
Portfolio de P&D
Projeto/Desenvolvimento
Lançamento
Portfólio
estratégico de
TI
Funções
estratégicas
Parcerias
Processos de inovação
Processos de gestão de clientes
•
•
•
•
Serviços
Imagem
•
•
•
•
Meio ambiente
Segurança e saúde
Emprego
Comunidade
Agenda de
mudança
organizacional
Capital Humano
Perspectiva
de Aprendizado
e crescimento
Capital da Informação
Capital Organizacional
Cultura
Liderança
Fonte: Kaplan & Norton. Mapas estratégicos – Balanced Scorecard
Alinhamento
Trabalho em Equipe
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Investimentos
(Iniciativas)
Retenção de
Funcionários
Qualidade
dos serviços
internos
Receita
Percepção
de Valor aos
Clientes
Satisfação
dos
Funcionários
Produtividade
de
Funcionários
Satisfação
dos Clientes
Lealdade
dos Clientes
Lucro
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Árvore de desafios
(árvore de problemas)
Fonte: May H. Campos da Paz. Cadernos Bunge de Cidadania: Elaboração de Projetos Sociais
Árvore de desafios
(árvore de objetivos)
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Menor evasão de alunos
Melhor aprendizado
pelos alunos
Melhoria das aulas
Mais professores
Promoção de carreira
para professores
Aumento da retenção
dos professores
A Árvore dos Objetivos serve,
também, para definir as alternativas
de intervenção no projeto. As
causas são, então, transformadas
em meios e os efeitos em fins.
Aumento da motivação
dos professores
Aumento do
profissionalismo dos
professores
Melhor pagamento aos
professores
Aprimoramento da
formação de Professores
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Benefícios - Impactos positivos e mensuráveis
provocado por uma mudança de desempenho na
organização que contribui para o alcance de um
ou mais objetivos estratégicos
P.Ex: Economia de dinheiro, melhoria da satisfação do
cliente, aumento da receita, redução do risco, etc
Gerenciamento de Benefícios – Identificação,
definição, acompanhamento, realização e
otimização dos benefícios
•
Benefícios são resultados mensuráveis
•
Benefícios contribuem para o alcance dos
objetivos estratégicos
•
O Gerenciamento de Benefícios diz respeito
ao respaldo às decisões de investimento e à
otimização de sua realização
Fonte: Steve Jenner. APMG – Managing Benefits
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Satisfação das necessidades
(BENEFÍCIOS)
(Retornos Monetários e não monetários)
VALOR
Uso de Recursos (Gastos)
(dinheiro, pessoas, tempo, energia e
materiais)
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1. Reação
2. Aprendizado
O ROI é avaliado no contexto da CADEIA DE
IMPACTO que ocorre com os participantes
(agentes e clientes) que atendem a um
programa (projeto), aprendem o modo novo de
fazer as coisas, aplicam adequadamente o que
aprenderam e, como consequência, geram
benefícios para a empresa.
O “dinheiro” é revelado através da conversão
dos benefícios observados do programa em
valor monetário e de sua comparação com os
custos do programa (projeto).
3. Implementação e Aplicação
Isolar os efeitos do programa
4. Benefícios
5. Valor (ROI)
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Fonte: Jack Phillips – Show Me The Money
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1. Definir e desenvolver a lógica dos benefícios
Definir a relação dos
principais benefícios
esperados do projeto
e organizá-los numa
estrutura lógica de
causa-e-efeito.
2. Desenvolver o plano de benefícios e valor
Estabelecer métricas
(indicadores e metas)
para cada benefício e
determinar “quando” e
“como” o alcance dos
benefício serão
Estabelecer a lógica
entre benefício e valor avaliados
3. Monitorar os benefícios durante a implantação do projeto
Monitorar
regularmente o
progresso do projeto
associado à entrega
dos benefícios
esperados. Modificar
o Plano de
Benefícios, caso se
faça necessário,
quando houver
mudanças no plano
do projeto
4. Encerrar o projeto e revisar a situação do
alcance dos benefícios
Ao final do projeto,
atualizar o Plano de
Benefícios de modo a
rever os prazos,
formas e
responsablidades
pela avaliação dos
benefícios que ainda
não foram alcançados
5. Monitorar o alcance
dos benefícios
Monitorar
regularmente o
alcance dos
benefícios através do
painel de benefícios.
Estabelecer um
sistema de
comunicação que
relate o alcance dos
benefícios e do valor
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Principais dificuldades da realização dos benefícios:
1.
O período de tempo (geralmente longo) entre a decisão de
autorização (investimento) de um projeto e a realização do
benefício
2.
O desejo (otimista) do executivo autorizador de iniciar o
projeto, à revelia de analises que apontam o contrário
3.
A exposição pessoal do executivo autorizador diante da
evidência de uma decisão errada
4.
A dificuldade do estabelecimento de uma lógica de causa-eefeito que vincule as entregas do projetos aos benefícios
desejados
5.
Os resultados alcançados não são, necessariamente,
atribuíveis à execução do projeto (confundimento das causas)
6.
A perda de aprendizado e comprometimento devido aos
movimentos organizacionais das pessoas envolvidas com o
projeto
7.
A relação subjetiva entre a contabilização do benefício e do
valor (intangibilidade)
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Papéis Principais e Responsabilidades:
1.
2.
3.
4.
Diretor do Programa
Gerente do Programa
Gerente de Mudanças
Responsável pelo Benefício
Fonte: Steve Jenner. APMG – Managing Benefits
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Entidade que se ocupa da
organização do portfólio de
iniciativas, da potencialização
do desempenho de cada uma
delas e do alcance dos
objetivos estratégicos
Ampliação da abrangência do
suporte à gestão do projeto
para além da fronteira das
entregas - realização de
benefícios e de valor
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Alonso Mazini Soler, D.Eng, PMP
[email protected]
www.j2da.com.br
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