Transcript Format SOP - Direktorat Jenderal Perhubungan Udara

PENYUSUNAN
STANDAR OPERASI PROSEDUR (SOP)
DI LINGKUNGAN DITJEN
PERHUBUNGAN UDARA
Dasar Hukum SOP
1. Undang-undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Pemerintahan Yang Bersih
dan Bebas KKN;
2. Peraturan Pemerintah Nomor 68 Tahun 1999 tentang Tata Cara Peran Serta Masyarakat Dalam
penyelenggaraan Negara;
3. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian
Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara
sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 92 Tahun 2011;
4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 63/KEPIM.PAN/71/2003 tentang
Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik;
5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008
tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan;
6. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 12
Tahun 2011 tentang Pedoman Penataan Tatalaksana.
7. Peraturan Menteri Perhubungan Nomor PM.61 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan
Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Kementerian Perhubungan
Fokus Reformasi Birokrasi
Kelembagaan
Sumber Daya Manusia
Ketatalaksanaan
Bussiness Process
Standard Operating Procedures (SOP)
Peran Penyusunan SOP dalam Reformasi Birokrasi
4
Pengertian
Standard Operasi dan Prosedur (Prosedur Tetap)
Penetapan tertulis mengenai aktivitasaktivitas baku yang harus dilakukan dalam
proses
penyelenggaraan
administrasi
pemerintahan, kapan, dimana dan oleh siapa
serta bagaimana hasilnya.
TUJUAN PENYUSUNAN SOP
• Memberikan kepastian dan keseragaman dalam proses penyelesaian
setiap kegiatan, mulai dari awal kegiatan, proses kegiatan sampai
dengan akhir kegiatan;
• Menjamin kelancaran dalam setiap tahapan proses pelaksanaan
kegiatan dan kemudahan pengendalian;
• Mempertegas tanggung jawab pelaksana tugas atau aparatur (aktor)
pada setiap tahapan proses penyelesaian kegiatan.
• Memberikan kejelasan dan transparansi kepada masyarakat sebagai
penerima pelayanan mengenai hak dan kewajibannya.
• Meningkatkan akuntabilitas, efektivitas, efisiensi dan kepastian
dalam pelaporan dan pendokumentasian terhadap pencapaian hasil
dalam pelaksanaan tugas;
MANFAAT
• Menjamin bahwa penyelesaian kegiatan dilaksanakan sesuai tahapan proses yang
telah ditetapkan dan dijadwalkan
• Menjamin tersedianya informasi dan data dukung untuk penyelesaian setiap tahapan
proses kegiatan;
• Memudahkan penemuan hambatan kinerja, sehingga dapat segera memperbaikinya;
• Menghindari terjadinya penyimpangan proses penyelesaian dan tumpang tindih
pelaksanaan kegiatan;
• Meningkatkan
profesionalisme
dan
kemandirian
pegawai
terhadap
tanggungjawabnya;
• Memudahkan untuk mengenali kesalahan prosedural; dan
• Memudahkan penelusuran terjadinya penyimpangan dan memudahkan langkah
perbaikan.
• Memudahkan pelaksana dalam menjalankan tugas .
HASIL SOP YANG SUDAH DISAHKAN
DILINGKUNGAN DITJEN PERHUBUNGAN UDARA
Masukan SOP Direktorat/Bagian
Unit kerja
DIREKTORAT ANGKUTAN UDARA
DIREKTORAT BANDAR UDARA
DIREKTORAT KEAMANAN PENERBANGAN
DIREKTORAT NAVIGASI PENERBANGAN
DIREKTORAT KUPPU
BAGIAN PERENCANAAN
BAGIAN KEUANGAN
BAGIAN HUKUM DAN HUMAS
BAGIAN KEPEGAWAIAN DAN UMUM
Total
Jumlah
5
32
8
12
36
42
6
15
100
256
Proses Penyusunan
Reformasi Birokrasi
Company
name
Persiapan
• Membentuk Tim
dan
kelengkapannya
Penilaian
Kebutuhan
• Melakukan
Penilaian
kebutuhan
berdasarkan
tupoksi/uraian
kegiatan
• Membagi antara
SOP Pelayanan
Publik dengan
SOP
Pengembangan
• Pengumpulan
Informasi
pelaksanaan
tugas yang
sudah
dilaksanakan
• Penulisan SOP
• Pengujian dan
reviu SOP
• Pengesahan
SOP oleh Kepala
Unit Kerja
Integrasi dalam
Manajemen
• Terkait
pelayanan
publik:
dimaklumatkan
kepada stake
holder
• Penyediaan
tempat
pelayanan
Monitoring dan
Evaluasi
• Monitoring
pelaksana
mereview
apakah
pelaksanaan
sesuai atau
tidak.
• Evaluasi
Perbaikan SOP
untuk merinci
efisien
efektifnya
dengan
kebijakan
dengan
pelaksanaan
sehari-hari.
Inventarisasi Judul SOP
Unit Kerja
Tugas Pokok
Fungsi
Jenis Kegiatan
Dasar Hukum
: .................................. (1)
: .................................. (2)
: .................................. (3)
: .................................. (4)
: .................................. (5)
No.
Uraian Jenis Kegiatan
Pejabat
Pelaksana
(6)
(7)
(8)
1 SOP : 1 Output/ Dokumen
Kelengkapan Waktu Pelaksanaan
(9)
(10)
Nama Satuan Hasil
Pelayanan
Publik/Teknis
(11)
(12)
Guna Keseragaman Penulisan, dokumen SOP di lingkungan
Kementerian Perhubungan menggunakan format pengetikan sbb:
1. Jenis huruf Bookman Old Style ukuran 10 Pt;
2. Warna hitam;
3. Jarak/spasi antar baris 1 (satu) poin;
4. Ukuran kertas A4;
5. Bentuk kertas potrait;dan
6. Margin tepi halaman adalah kiri 2 (dua) sentimeter, kanan 1
(satu) sentimeter, atas 1 (satu) sentimeter, atas 1 (satu)
sentimeter, dan bawah 1 (satu) sentimeter.
Aplikasi komputer yang digunakan untuk menulis dokumen SOP
adalah spreadsheet seperti Microsoft Office Excel.
11
Simbol & Format SOP berdasarkan PM 61 Tahun 2012 tentang
Penyusunan SOP di lingkungan Kementerian Perhubungan
Diagram alir (flowcharts)
Merupakan format yang menggambarkan rangkaian proses penyelesaian berbagai
jenis kegiatan pelayanan publik sejak awal dimulainya suatu proses kegiatan, proses
penyelesaian, sampai dengan akhir proses kegiatan dan menghasilkan produk
tertentu.
simbol yang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan:
Mulai atau selesai
Proses
Proses lanjut
Konektor perpindahan
aktifitas ke halaman
berikutnya
12
Format SOP Kementerian
Perhubungan
Manajemen
Risiko
Keterangan pengisian:
Angka (1)
Angka (2)
:
:
Angka
Angka
Angka
Angka
(3)
(4)
(5)
(6)
:
:
:
:
Nomenklatur satuan kerja penetap SOP;
nomor penetapan SOPdengan format Nomor/ SOP/Kode unit kerja/bulan penetapan/th
penetapan (contoh : 001/SOP/DJPU/VIII/ 2012);
cukup jelas;
cukup jelas;
cukup jelas;
nama jabatan, tanda tangan dan nama pejabat penetap disertai dengan NIP;
Angka (7)
:
Judul SOP, sesuai dengan sesuai dengan uraian jenis kegiatan;
Angka (8)
:
Angka (9)
:
Dasar Hukum berupa peraturan perundang-undangan yang mendasari SOP beserta aturan
pelaksanaannya;
SOP lain yang terkait secara langsung dengan SOP yang ditetapkan;
Angka (10)
:
Angka (11)
Angka (12)
:
:
Angka (13)
:
Angka (14)
:
Angka (15)
Angka (16)
:
:
Angka (17)
:
Angka (18)
:
Angka (19)
:
Angka (20)
:
Angka (21)
:
berbagai permasalahan yang mungkin dalam pelaksanaannya. Umumnya diawali dengan kata :
jika/apabila-maka;
cara mengatasi permasalahan yang mungkin muncul;
kompetensi (keahlian) yang dibutuhkan bagi seluruh pelaksana;
daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara
langsung dengan yang diSOP-kan;
berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh setiap pegawai yang berperan dalam
pelaksanaan prosedur yang telah distandarkan. Yang dimaksudkan pencatatan dalam hal ini
adalah berupa dokumen kontrol dari prosedur yang di-SOPkan, baik buku kontrol, kartu
kendali, formulir pengecekan, ataupun check list (daftar simak), seperti buku ekspedisi,
buku log, buku dokumen kegiatan.
cukup jelas;
berbagai penyataan uraian yang dilaksanakan oleh para pelaksana;
urutan atau rangkaian para pelaksana sebagai penanggungjawa jawab setiap tahapan proses
sesuai urutan jenis kegiatan;
bahan - bahan kelengkapan yang diperlukan ( formulir, lembar disposisi, data, laporan
keuangan, dll);
lama waktu yang diperlukan untuk penyelesaian kegiatan (menit, jam, hari, minggu, bulan);
nama hasil penyelesaian kegiatan ( Surat, Laporan, Kumpulan Data, Draft Laporan, Konsep
Pedoman, dll).
penjelasan singkat yang diperlukan.
Untuk UPT di lingkungan Ditjen
Perhubungan Udara
Catatan untuk Penyusunan SOP adalah :
1. Prioritas kepada Pelaksanaan Pelayanan Publik. Seperti PAS
Bandara.
2. Dimaklumatkan/ di informasikan kepada Stakeholder.
3. Dikembangkan secara terus menerus.