Transcript SOP KEBIJAKAN 2013 (2)-bahan-BALI-menpan

KEBIJAKAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
(SOP)
ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
KEMENTERIAN PAN DAN RB
2013
LOGO
PENGERTIAN
Standar Operasional Prosedur (SOP)
serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai
berbagai
proses
penyelenggaraan
administrasi
pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan,
dimana dan oleh siapa dilakukan.
Administrasi Pemerintahan
pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi
pemerintahan yang dijalankan oleh organisasi pemerintah.
SOP Administrasi Pemerintahan (SOP AP)
standar operasional prosedur dari berbagai proses
penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai
dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
POSISI KEBIJAKAN DALAM PERATURAN
PERUNDANG-UNDANGAN
Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang
Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 - 2025
(21 Desember 2010)
Permenpan Nomor 20 Tahun 2010 tentang
Road Map Reformasi Birokrasi 2010 - 2014
(30 Desember 2010)
Permenpan-RB No. 35 Tahun 2012 tentang
Pedoman Penyusunan Standar Operasional
Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan
(19 Juni 2012)
SOP DALAM BERBAGAI ISTILAH
 SOPs : Standard (Standing) Operating Procedures (diadopsi dari Bahasa Inggris).
 SPO : Standar Prosedur Operasi (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada
bidang perkebunan).
 POS : Prosedur Operasional Standar.
(Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang keagamaan).
 SOB : Standar Operasional Baku.
(Terjemahan istilah SOPs, biasa digunakan pada bidang industri).
 Protap : Prosedur Tetap (Istilah yang biasa digunakan di kalangan militer dan
kepolisian).
 Istilah lain: Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working
Procedures, Medic Procedures, Prosedur Operasional yang Baku.
 SOP : Standar Operasional Prosedur.
(Biasa digunakan dalam dunia pendidikan dan istilah kebijakan dalam Peraturan
Menteri PAN dan RB Nomor: 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan).
HAKEKAT SOP
 SOP diartikan sebagai "petunjuk organisatoris
yang menetapkan suatu tindakan baku".
 SOP ditetapkan untuk menghindari
miskomunikasi, konflik, dan permasalahan
pada pelaksanaan tugas/pekerjaan.
 Secara menyeluruh SOP akan
menggambarkan secara detail cara instansi
beroperasi (bekerja).
SOP: BUSINESS PROCESS RE-ENGINEERING
RE-ENGINEERING
(PEREKAYASAAN)
PROSEDUR YANG
BERLANGSUNG SAAT INI
(EXISTING CONDITION)
 RASIONALISASI
(EFEKTIVITAS)
 PENYEDERHANAAN
(EFISIENSI)
KESENJANGAN
(GAP)
PROSEDUR YANG IDEAL
(EXPECTED CONDITION)
INVALID
 PENGUATAN (DASAR
HUKUM)
 KEPASTIAN
(PROSES, WAKTU)
SOP
SEBAGAI
ACUAN
BERTINDAK
 PEMBAKUAN
(STANDARDISASI)
OPERASIONALISAS
I
(REALISTIS)
TIDAK
REALISTIK
SOP: SAFETY ASSURANCE
SAFETY ASSURANCE
(JAMINAN PERLINDUNGAN
DARI INSTITUSI)
TAAT SOP
PELAKSANAAN
TUGAS DAN
FUNGSI
TIDAK TAAT SOP
 RASIONAL
(EFEKTIVITAS)
 SEDERHANA
(EFISIENSI)
 KUAT
(DASAR HUKUM)
 PASTI
(PROSES, WAKTU)
 BAKU
(STANDARDISASI)
RESIKO
DITANGGUNG
SENDIRI
AMAN
TUNTUTAN
PENGADILAN
OLEH USERS
(MASYARAKAT)
RAWAN
SOP: KEBUTUHAN ORG. & RB
SOP ADM. PEM.
UTK RB
SOP MAKRO
KEBUTUHAN
ORGANISASI
 Tugas & Fungsi
 Aktivitas Penunjang
SOP
ADMINISTRASI
SOP MIKRO
REFORMASI
BIROKRASI
SOP TEKNIS
JENIS SOP
BERDASARKAN SIFAT KEGIATAN:
a. SOP TEKNIS
 SOP rinci yang menggambarkan kegiatan yang
dilakukan oleh satu pelaksana atau dengan
satu peran.
 Menggambarkan cara melakukan pekerjaan.
Contoh:
- SOP
- SOP
- SOP
- SOP
Pengoperasian Komputer.
Pengujian Sampel di Laboratorium.
Pengagendaan Surat.
Pemberian Disposisi.
JENIS SOP Lanjutan …
BERDASARKAN SIFAT KEGIATAN:
b. SOP ADMINISTRATIF
 SOP umum yang menggambarkan langkahlangkah yang dilakukan oleh lebih dari satu
pelaksana.
 Bisa bersifat makro atau mikro, dan tidak
menggambarkan cara melakukan pekerjaan.
Contoh:
- SOP Pemeliharaan Komputer Kantor.
- SOP Pelayanan Pengujian Sampel di
Laboratorium.
- SOP Penanganan Surat Masuk.
- SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
JENIS SOP Lanjutan …
MENURUT CAKUPAN DAN BESARAN
KEGIATAN:
a. SOP MAKRO
 SOP yang merupakan integrasi dari beberapa
SOP (mikro) yang membentuk serangkaian
kegiatan.
 Tidak menggambarkan kegiatan yang riil
dilakukan oleh pelaksananya.
b. SOP MIKRO
 SOP yang gambaran kegiatannya merupakan
bagian dari kegiatan yang lebih besar (makro).
 Dapat dikatakan sebagai sub/anak SOP.
JENIS SOP Lanjutan …
MENURUT CAKUPAN DAN KELENGKAPAN
KEGIATAN:
a. SOP FINAL
 SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya
telah menghasilkan produk utama yang paling
akhir atau final.
 Sudut pandangnya adalah produk unit kerja.
b. SOP PARSIAL
 SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya
belum menghasilkan produk utama yang
paling akhir atau final.
 Kegiatan yang di SOP kan masih memiliki
rangkaian kegiatan lanjutan yang
mencerminkan produk utama akhir.
JENIS SOP Lanjutan …
MENURUT CAKUPAN DAN JENIS KEGIATAN:
a. SOP GENERIK
 SOP yang berdasarkan sifat dan muatan
kegiatannya memiliki kesamaan langkah.
 SOP ini bisa diadopsi di unit kerja lain.
b. SOP SPESIFIK
 SOP yang berdasarkan sifat dan muatan
kegiatannya memiliki kekhususan langkah.
 SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain.
FORMAT SOP
“SOPs should be organized to ensure ease
and efficiency in use and to be specific to
the organization which develops it. There is
no one “correct” format; and internal
formatting will vary with each organization
and with the type of SOP being written”.
Sumber: ENA State Leaders Conference, 2007, Guidance For Preparing
Standard Operating Procedures
FORMAT SOP Lanjutan …
 FORMAT SOP
 Tidak Ada Format SOP yang Baku;
 Format SOP Ditentukan oleh Tujuan
Penyusunannya.
 FORMAT SOP ADM. PEMERINTAHAN
 Formatnya diatur dalam PerMenPAN RB No. 35
Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan
Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan.
 Tidak Ada Format SOP Administrasi
Pemerintahan lainnya.
FORMAT SOP
Lanjutan …
Format umum SOP:
 SIMPLE STEP (Langkah Sederhana)
 HIERARCHICAL STEP (Tahapan Berurutan)
 GRAPHIC (Grafik)
 FLOWCHARTS (Diagram Alir)
Contoh 1 : Format Simple Step
Nomor
PK-C11
Tanggal
4 Maret 2012
Standard Operating Procedure
Pengajuan Cuti Tahunan
Dasar hukum:
Pegawai yang akan mengajukan cuti tahunan, harus mengisi formulir cuti tahunan,
dan menyerahkan formulir yang telah diisi kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti
mengenai hak cuti yang tersisa;
2. Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir
pengajuan dan
menyampaikan kepada atasan langsung yang bersangkutan dan pejabat yang
berwenang memberikan cuti untuk ditandatangani;
3. Atasan langsung menyerahkan kepada pegawai yang bersangkutan;
4. Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah
melaksanakan cuti.
1.
Disahkan oleh:
Kepala
Contoh 2 : Format Hierarchical Step
Nomor
PK-C11
Tanggal
4 Maret 2012
Standard Operating Procedure
Pengajuan Cuti Tahunan
Dasar hukum:
1. Mengisi formulir cuti tahunan:
 Formulir tersedia di Bagian Kepegawaian
 Isi formulir dan serahkan kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti mengenai hak cuti yang tersisa
 Formulir diserahkan kembali kepada pegawai yang mengajukan cuti setelah Bagian kepegawaian memberikan
pengesahan mengenai hak cuti yang akan diambil sesuai dengan sisa cuti yang tersedia
 Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan menyampaikan kepada atasan langsung yang
bersangkutan;
2. Persetujuan atasan langsung dan pejawat yang berwenang memberikan cuti:
 Atasan langsung yang bersangkutan memberikan persetujuan dengan memberikan tandatangan pada formulir
pengajuan dan menyampaikan kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti
 Pejabat yang berwenang memberikan cuti memberikan persetujuan dengan menandatangani formulir pengajuan,
menyerahkan formulir kepada atasan yang bersangkutan untuk selanjutnya diserahkan kepada yang bersangkutan;
3. Pelaksanaan cuti:
 Pegawai yang mengajukan cuti, menyampaikan satu berkas formulir asli kepada Bagian Kepegawaian, menyampaikan
satu copy untuk Bagian Tata Usaha, menyimpan satu copy untuk dirinya sendiri untuk dokumentasi
 Pegawai yang mengajukan cuti melaksanakan cuti dengan kewajiban sebelum melaksanakan cuti melaporkan
kemajuan pekerjaan-pekerjaan yang menjadi tugasnya kepada atasan langsung;
 Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah melaksanakan cuti.
Disahkan oleh:
Kepala
Contoh 3 : Format Graphic Step
Standard Operating Procedure
Pengajuan Cuti Tahunan
Isi formulir
1. Pegawai yang
mengajukan cuti,
mengisi formulir cuti
tahunan
2. Serahkan formulir ke
Bagian Kepegawaian
3. Bagian Kepegawaian
meneliti ketersediaan
cuti bagi pegawai yang
meng-ajukan dan
menyerahkan kepada
yang bersangkutan
4. Pegawai
menandatangani formulir
dan menyerahkan
kepada atasan langsung
Nomor : PK-C05
Tanggal : 4 Maret 2005
Cuti
Persetujuan
1. Pegawai mengajukan
kepada atasan langsung
1.
Pegawai yang
mengajukan cuti
menyampaikan
formulir kepada
Bagian Kepegawaian,
copy untuk unit
kerjanya dan copy
untuk yang
bersangkutan
2.
Pegawai yang
mengajukan cuti
wajib melaporkan
kemajuan
pekerjaannya
sebelum cuti.
3.
Pelaksanaan cuti
oleh yang
bersangkutan
2. Atasan langsung
menandatangani dan
menyampaikan kepada
pejabat yang berwenang
memberikan cuti
3. Pejabat yang berwenang
memberikan cuti
menandatangani
pengajuan dan
menyampaikan kembali
kepada atasan langsung
pegawai yang
bersangkutan
4. Atasan langsung
menyampaikan kepada
yang bersangkutan
Contoh 4 : Format Graphic Step (Annotated Picture)
SOP Pegadaian Barang Jaminan
Nasabah membawa barang
jaminan ke loket penaksir
Nasabah pulang
dengan tersenyum
Penaksir memeriksa barang jaminan.
Apabila tidak dapat diterima barang
jaminan dikembalikan ke nasabah
dengan penjelasan seperlunya
Nasabah mengambil uang
pinjaman ke Kasir dengan
menunjukkan SBK
Kasir memberikan uang pinjaman
sesuai dengan nominal yang tercantum
Nasabah mengisi formulir
permintaan kredit dilengkapi
dengan fotocopy KTP
Penaksir menaksir nilai nominal dari
barang jaminan, dan meminta
disposisi Manajer Cabang.
Penaksir mengeluarkan Surat Bukti Kredit
(SBK) untuk diserahkan kepada nasabah
Contoh 5 : Format Graphic Step (Annotated Picture)
PROSES PEMBUATAN LAPORAN ANALISIS DAN
EVALUASI PELANGGARAN ANGGOTA/PNS POLRI (BR1)
BAGIAN REHABILITASI
Menghimpun data laporan
yang sudah masuk ke Div
Propam Polri
Berkoordinasi dengan
satuan pengemban fungsi
dan pelaksana pelayanan
penegakan hukum bagi
anggota/PNS Polri
Sumber: Pedoman Standar Operasional Prosedur (SOP) Tentang Proses Pelayanan Rehabilitasi
Terhadap Anggota Polri / PNS Polri Terhukum, 2010.
Laporan Analisis dan
evaluasi Pelanggaran
Anggota/PNS Polri
Contoh 6 : Format (Linear) Flowchart
Flowchart
SOP Pegadaian Barang Jaminan
1. Nasabah membawa barang jaminan ke loket penaksir
Nasabah
2. Penaksir memeriksa barang jaminan. Apabila tidak dapat diterima
barang jaminan dikembalikan ke nasabah dengan penjelasan
seperlunya
Penaksir
3. Nasabah mengisi formulir permintaan kredit dilengkapi dengan
fotocopy KTP
Nasabah
4. Penaksir menaksir nilai nominal dari barang jaminan, dan meminta
disposisi Manajer Cabang
Penaksir
5. Manajer Cabang memberikan disposisi kepada penaksir, dan
menyerahkan barang jaminan ke Penyimpan
Man.Cab
6. Penaksir mengeluarkan Surat Bukti Kredit (SBK) untuk diserahkan
kepada nasabah
Penaksir
7. Nasabah mengambil uang pinjaman ke Kasir dengan menunjukkan
SBK
Nasabah
8. Kasir memberikan uang pinjaman sesuai dengan nominal yang
tercantum
Kasir
9. Nasabah menerima uang pinjaman
Nasabah
FORMAT BRANCHING FLOWCHARTS: PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING
No.
Kegiatan
Pelaksana
Kabid
Kasubid
Mutu Baku
Analis
Asdep
Kelengkapan
Waktu
Keterangan
Output
1.
Menugaskan Kasubid untuk mempersiapkan konsep
laporan konsinyering
Agenda Kerja
15 menit
Disposisi
2.
Memerintahkan analis untuk mengumpulkan bahan
laporan konsinyering
Disposisi
15 menit
Disposisi
3.
Mengumpulkan dan menyerahkan bahan
konsinyering kepada Kasubid
Disposisi
1 hari
Bahan Laporan,
Disposisi
4.
Mengonsep laporan konsinyering dan menyerahkan
kepada Kabid
Bahan Laporan
2 jam
Konsep Laporan,
Disposisi
5.
Memeriksa konsep laporan konsinyering. Jika setuju
menyampaikan kepada Asdep. Jika tidak setuju
menyerahkan kepada Kasubid untuk diperbaiki.
Konsep
Laporan
1 jam
Draft Laporan,
Disposisi
Draft Laporan
1 jam
Laporan,
Disposisi
Tidak
SOP
Pengumpul-an
Bahan
Ya
6.
Memeriksa draft laporan konsinyering. Jika setuju
menandatangani dan menyerahkan kepada Kabid.
Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabid
untuk diperbaiki.
Tidak
Ya
7.
Menyerahkan laporan konsinyering kepada
Kasubdit untuk didokumentasikan.
Laporan
10 menit
Disposisi
8.
Menyerahkan laporan konsinyering kepada Analis
untuk didokumentasikan.
Laporan
10 menit
Disposisi
9.
Mendokumentasikan Laporan Konsinyering.
Laporan
15 menit
Laporan, Bukti
SOP Pen-
IDENTITAS SOP AP
KEMENTERIAN PAN DAN RB
Nomor SOP
01/K/PAN-RB/D.IV/4/2012
Tanggal
Pembuatan
4 September 2012
Tanggal Revisi
4 September 2013
Tanggal Efektif
7 September 2012
Disahkan oleh
Deputi Menteri PAN dan RB
Bidang Tata Laksana
DEPUTI BIDANG TATA LAKSANA
ASISTEN DEPUTI PENGEMBANGAN SISTEM DAN
PROSEDUR PEMERINTAHAN
Deddy S. Bratakusumah
1954 1219 1986 101001
Judul SOP
PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING
DASAR HUKUM
KUALIFIKASI PELAKSANA
1. PP Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan
Organisasi Kementerian Negara;
2. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang ....;
3. Permen PANRB Nomor 12 Tahun 2010 tentang ....
1. Memahami Penyusunan Laporan Kegiatan;
2. Memahami tugas dan fungsi Asdep Pengembangan Sistem dan
Prosedur Pemerintahan;
3. Memahami materi kegiatan.
KETERKAITAN
PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. SOP Pengumpulan Data,
2. SOP Penyusunan Draft
3. SOP Pendokumentasian
1.
2.
3.
4.
PERINGATAN
PENCATATAN DAN PENDATAAN
Laporan Konsinyering paling lambat selesai 1 minggu setelah
Kegiatan Konsinyering dilakukan.
Buku Agenda Laporan Kegiatan Asdep Pengembangan Sistem dan
Prosedur Pemerintahan
Komputer yang dilengkapi aplikasi Laporan Kegiatan,
Formulir Laporan Kegiatan,
KAK,
Hasil Kegiatan
FORMAT SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
1. Format Diagram Alir Bercabang
(Branching Flowcharts).
2. Menggunakan hanya 5 (Lima)
Simbol Flowcharts.
3. Pelaksana dipisahkan dari
aktivitas (Kegiatan).
SIMBOL SOP dalam FLOWCHART
Terminator
Melambangkan dimulainya
suatu prosedur.
Process
Melambangkan proses
berjalannya suatu prosedur.
Decision
Melambangkan pengambilan
keputusan: Ya atau Tidak.
Arrow
Melambangkan arah prosedur.
Off-page
connector
Melambangkan koneksi
perpindahan halaman.
[email protected] atau 0812 935 4725