Transcript Menyusun SOP yang Efektif

Standard Operating
Procedures
Istilah
 Prosedur Operasional Standar
 prosedur operasi yang baku
 PROTAP atau Prosedur Tetap
 Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures,
Standard Working Procedures, Medi Procedures
SOP
 prosedur kerja yang dilakukan secara benar dan
konsisten
 pengendalian mutu terhadap proses kegiatan
organisasi.
SOP: asal usul
 SOP medik, penanganan pasien, kesehatan, teknik,
lingkungan dan penyelamatan
 SOP Tugas rutin yang mengandung resiko
 SOP penanggulangan kebakaran, pilot pesawat
terbang
Definisi
 International Conference on Harmonisation (ICH)
“Detailed, writtem instruction to achieve uniformity
of the performance of a specific function”
Definisi
Rudi M Tambunan:
SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur
operasional standar yang ada dalam suatu organisasi
yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap
keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan
fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di
dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif,
konsisten, standar, dan sistematis
Untuk siapa SOP dibuat?
 SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana
pekerjaan. Ini bisa berarti para karyawan produksi,
resepsionis, office boy, supir, staf administrasi di
kantor, pabrik atau gudang, supervisor dan manager
SOP akan berbeda untuk pekerjaan yang dilakukan
sendirian, untuk pekerjaan yang dilakukan secara
tim dan untuk pengawas pekerjaan tsb
Kapan SOP disusun?
 SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan




dilakukan.
SOP digunakan utk menilai apakah pekerjaan tsb sudah
dilakukan dgn baik atau tidak.
Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi setelah 1-2
bulan trial.
Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yg bisa
diakibatkan oleh adanya mesin baru, peralatan baru,
tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan semua yg
mempengaruhi lingkungan kerja
Mintakan masukan dari para pelaksana untuk menjadi
bahan perbaikan SOP secara teratur
Sepanjang apa SOP disusun?
 Tidak ada aturan yg membatasi panjang pendeknya
SOP, karena SOP digunakan oleh berbagai macam
orang untuk tujuan yg berbeda, dgn tetap harus
lengkap dan akurat
 Walau demikian, SOP yg ringkas akan lebih
memudahkan para pelaksana, dengan demikian
sebuah prosedur kerja yg panjang bisa dibagi
menjadi 2-3 SOP (seperti dipisah menjadi SOP
Tahap Persiapan, SOP Tahap Pelaksanaan dan SOP
Tahap Penyelesaian)
Siapa yang menyusun SOP?
Idealnya, SOP disusun oleh 1 tim yg terdiri atas:
 Penulis SOP (author)
 Pelaksana di lapangan (employee)
 Pengawas lapangan (supervisor)
 Atasan pengawas (manager)
Persiapan SOP
 SOP disusun tim penyusun SOP yang memiliki
pengetahuan dan pengalaman dalam bidangnya
 SOP harus tertulis, menjelaskan secara singkat
langkah demi langkah dan dalam tampilan yang
mudah dibaca dan dipahami.
Jenis SOP
 Sederhana : langkah-langkah yang ringkas dan
hanya memerlukan sedikit keputusan
 Hirarki : dengan langkah-langkah yang rinci,
panjang, konsisten.
 Flowcharts yang berisi banyak keputusankeputusan atau pertimbangan-pertimbangan.
Bentuk SOP
 Dokumen tertulis
 Diagram atau alur kerja (flow chart)
Standard Operating
Procedures:
Kedudukannya dalam Organisasi
dan Manajemen
Organisasi
Organisasi adalah kumpulan dari dua orang atau lebih
yang tergabung karena ketertarikan, minat, dan niat
yang sama yang kemudian secara sah membentuk
badan sebagai wadah untuk mencapai tujuan bersama
(Siagian,2006)
Tagline Organisasi ideal:
(dari berbagai sumber)
 Organisasi tanpa Visi dan Misi adalah bagai orang
buta yang harus berjalan di daerah berbatu dan
terjal yang belum dikenalnya
 Visi dan Misi adalah pemandu utama ke arah mana
Organisasi akan dibawa
 Perwujudan Visi dan Menjalankan misi dicapai
secara bertahap melalui tujuan, sebagai milestone
atas pencapaian organisasi dalam jangka waktu lebih
pendek dari Visi
Tagline Continued:
 Tujuan Organisasi dicapai melalui berbagai aktivitas
operasional dan manajerial
 Untuk menciptakan kesamaan pemahaman terhadap
aktivitas organisasi, prosedur operasi harus
dibakukan dengan menetapkan Standard Operating
Procedures
 Conclusion I: SOP adalah operasional day by day
dalam mewujudkan Visi dan menjalankan misi
Aktivitas Operasional dan Manajemen dalam
Organisasi untuk Mewujudkan Visi
Controlling
Sumber Daya Organisasi
 Sumber Daya Fisik/Alam
 Informasi
 Sumber Daya Manusia
 Modal
Planning &
decision
making
Organizing
Fungsi-fungsi
Manajemen
Dituangkan
dalam Prosedur
yang dibakukan
melalui SOP
Aktivitas
Tujuan
Organisasi
Operasi
Efektif
Mewujudkan
Visi
Leading
Efisien
Menjalankan
Misi
Faktor Essential Organisasi dalam penyusunan
SOP
 Terkait dengan Keputusan, maka dalam penyusunan
SOP yang efektif harus merujuk pada struktur
organisasi. Kelemahannya adalah tidak fleksible,
berubah organisasi, berubah SOP
 Terkait dengan fleksibilitas, maka penyusunan SOP
yang efektif harus disusun dengan memperhatikan
fungsi organisasi atau proses bisnis yang ada dalam
organisasi
 Conclusion II: Dalam penyusunan SOP harus
memperhatikan dan berdasarkan pada Struktur
Organisasi dan Proses Bisnis (Fungsi organisasi)
Standard Operating
Procedures:
dalam Kerangka Sistem Mutu
Pengertian Mutu
Vincent Gaspersz (1997) mendefinisikan mutu secara
konvensional yang menggambarkan karakteristik langsung
dari suatu produk seperti performansi, keandalan, mudah
dalam penggunaan, estetika dan sebagainya
Menurut standard internasional ISO 8402. Mutu adalah: “
The totality of characteristics of an entity that bear
on its ability to satisfy stated or implied needs”
(Totalitas dari karakteristik suatu produk yang menunjukkan
kemampuannya dalam memuaskan kebutuhan yang
ditentukan atau yang tersirat “
Tagline untuk Mutu
 Mutu sering diartikan sebagai memenuhi keinginan
pelanggan (customer need)
 Produk yang kurang (“less than”) memenuhi persyaratan
pelanggan di anggap mutunya jelek. Kadang menggoda
untuk menyimpulkan bahwa melebihi harapan
pelanggan (“more than”) dalam memberikan mutu yang
dipersyaratkan dapat menimbulkan kesulitan atau
ketidakmungkinan untuk memenuhinya secara terusmenerus secara konsisten.
 Conclusion: Quality is conformance to agreed
requirements” No less – no more
Manajemen Mutu
Menurut standard internasional ISO 8402:
 Seluruh aktivitas dari fungsi-fungsi manajemen yang
menentukan kebijakan mutu, sasaran mutu dan
tanggungjawab manajemen. Keseluruhannya
diimplementasikan menggunakan alat-alat seperti
rencana mutu, kendali mutu, pemastian mutu dan
perbaikan mutu dalam kerangka sistem mutu
 FungsiManajemen Mutu yang terkenal adalah:
PDCA Plan, Do, Check, and Act
Sistem Mutu
Dalam vocabulary ISO 8402 sistem mutu (quality
system) didefinisikan sebagai :
 “The organisation structure, procedures,
processes and resources needed to
implement quality management.” (Struktur
organisasi, prosedur, proses dan sumberdaya yang
diperlukan untuk menerapkan manajemen mutu)
Dokumentasi dalam Sistem Mutu
Setiap kita membaca klausul-klausul dalam sistem
mutu, semua klausul dalam sistem mutu manapun
(seperti ISO) mempersyaratkan adanya prosedur
terdokumentasi. Ini menunjukkan bahwa dokumentasi
sistem mutu merupakan hal yang sangat penting dalam
penerapan sistem mutu tersebut. Berbicara tentang
sistem mutu maka kita berbicara tentang standar, yaitu
standar sistem maupun standar hasil. Suatu standar
berfungsi untuk memberikan panduan agar semua
orang bekerja sesuai dengan metoda tertentu atau
menghasilkan sesuatu dengan spesifikasi tertentu
Tagline SOP dalam Mutu
SOP dalam sistem mutu adalah bagian dari
dokumentasi dari prosedur, sesuai dengan prinsip:
“Tulis apa yang dikerjakan, kerjakan apa yang ditulis”
Dokumentasi yang efektif haruslah :
1.
2.
3.
4.
Mendeskripsikan bagaimana operasional suatu
organisasi dalam lingkup sistem mutu.
Menunjukkan kepada kastemer dan karyawan bahwa
perusahaan peduli dengan pencapaian mutu dan
memiliki suatu sistem mutu untuk mencapai
keberhasilan.
Mendorong tindakan-tindakan yang konsisten dan
pemahaman-pemahaman yang sama di seluruh
organisasi.
Mengkomunikasikan instruksi-instruksi, informasi
dan juga perubahan-perubahan yang disepakati
dalam sistem mutu.
Memungkinkan anggota-anggota organisasi
bekerja lebih efektif dan produktif.
6. Menyakinkan bahwa aktivitas-aktivitas
organisasi dapat berlanjut efektif selama
periode dimana orang yang bertanggung jawab
tidak ditempat.
7. Memungkinkan pemeriksaan (audit) sistem
mutu untuk mem-verifikasi efektivitasnya.
“SOP sebagai dokumen dari prosedur operasi agar
disebut efektif harus memenuhi unsur-unsur
tersebut di atas”
5.
Menyusun SOP yang Efektif
Pengertian Efektif dan Efisien (Drucker)
30
Efektif :
 mengerjakan pekerjaan yang benar atau
tepat
Efisien :
 mengerjakan pekerjaan dengan benar atau
tepat
SOP yang efektif adalah:
 SOP yang mencerminkan upaya pencapaian tujuan,
dalam menjalankan misi Organisasi, untuk
mewujudkan Visi
 Memenuhi kriteria manual SOP
 Memahami Hambatan-hambatan dalam
penyusunan dan implementasi SOP
7 Kriteria Manual SOP
32
 Specific
 Lengkap prosedur
 Jelas dan mudah dipahami
 Layak Terap (Applicable)
 Controllable
 Layak Audit
 Layak Ubah (Changeable and flexible)
Spesifik
33
 Penyusunan SOP harus khas dan spesifik, sesuai
dengan kebutuhan organisasi
 Penyusunan SOP harus dilakukan observasi
terhadap organisasi secara rinci dan lengkap,
mengenai: Struktur Organisasi, struktur
pengambilan keputusan, lingkup dan cakupan
bisnis atau aktivitas organisasi, kekhasan
operasional, kekhususan administratif, dan
peraturan-peraturan yang mengikat
Lengkap prosedur
34
 Lengkap untuk prosedur tertentu, dan lengkap
untuk prosedur yang dibutuhkan
Jelas dan Mudah
35
 Dapat dicerna dengan baik
 Tidak menimbulkan banyak tafsiran
Layak Terap
36
 Dapat diaplikasikan dengan baik terutama karena
ada dukungan manajemen dan budaya organisasi
Controllable
37
 Dapat dipahami oleh organisasi dan semua unsur
organisasi
Layak Ubah
38
 Mampu mengantisipasi perubahan (bisnis atau
aktivitas) dan perubahan lingkungan organisasi.
Hambatan-hambatan dalam Penyusunan SOP
 Hambatan Organisasional
(aspek Gaya Manajemen, fleksibilitas organisasi, jumlah
lapisan jabatan/panjangnya birokrasi, Jumlah rentang
kendali jabatan, pola komunikasi dalam organisasi,
kualitas SDM, dan Budaya Organisasi)
 Hambatan Operasional
Karaktersitik Operasional (Jenis kegiatan, ciri-ciri produk
atau jasa, Budaya Masyarakat, Kemapanan Operasional),
Keterikatan terhadap peraturan pemerintah, dan Ukuran
Operasional (Kontrol Internal untuk Organisasi besar dan
operasional yang luas yang berbeda standar)
Cont’d
40
 Hambatan Manajerial
Visi, Misi, dan strategi organisasi, Dukungan
Manajerial, Pengawasan Manajerial (terhadap
perubahan bisnis atau lingkungan bisnis), dan
tekanan Manajerial,
 Hambatan Personal
Tidak memiliki kemampuan dalam mengikuti
perubahan, Tidak memiliki Motivasi, dan
Memiliki Kepentingan Pribadi
Tips
41
 Selalu bayangkan siapa pengguna SOP
 Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb
 Gunakan prinsip “Ceritakan apa yg akan Anda ceritakan,





kemudian ceritakan”
Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SO (buat daftar topik
yg harus dibicarakan, kemudian kelompokkan)
Jelas dan ringkas: hindari kalimat yg panjang
Komplit: semua informasi penting yg digunakan untuk
menjalankan kegiatan
Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat
Koheren: menunjukan alur dan urutan langkah utk menjalankan
kegiatan
Cont’d
42
 Mulailah dgn kata kerja dan hindari kalimat
pasif
 Buat draft terlebih dahulu
 Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa
dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian perbaiki
 Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika
membuat SOP. Jika Anda merasa bosan, maka hal
yg sama akan dirasakan oleh pembaca
Cont’d
43
Panjang vs Pendek
Panjang:
 Gunakan lap biasa utk membersihkan kotoran dan noda
dari mesin, atau keringkan dgn lap tebal jika ada bagian yg
basah
Pendek:
 Bersihkan kotoran dan noda dari mesin
a. Gunakan lap biasa utk menghilangkan kotoran
b. Gunakan lap tebal utk mengeringkan bagian yg basah
Cont’d
44
Jelas vs Tidak Jelas
Tidak jelas:
 Berat dari afal yg dihasilkan harus dicatat di dalam
buku laporan hasil produksi
Jelas:
 Catat berat afal yg dihasilkan di buku laporan hasil
produksi
Cont’d
45
Bertele-tele vs Ringkas
Bertele-tele:
 Pastikan Anda membersihkan bak tinta dari semua
tinta yg pernah digunakan sebelum Anda
menyimpan tinta lain yg berbeda warnanya
Ringkas:
 Bersihkan bak tinta sebelum mengisi tinta warna
lain
Tingkat Rincian
46
 Prosedur harus berisi semua langkah yg penting yg harus dijalankan
dgn seragam oleh semua pekerja. Hilangnya salah satu langkah penting
akan menyebabkan terjadinya variasi dalam menjalankan prosedur
 Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua
pertanyaan pekerja bisa terjawab. Prosedur tidak untuk menggantikan
training dan feedback, oleh karena itu pembuat SOP tidak harus
berusaha menjawab semua pertanyaan yg mungkin akan muncul
 Perhatikan bahwa kelemahan format flowchart adalah hanya bisa
digunakan untuk SOP yg tidak rinci/sederhana. Pembuatan flow chart
utk prosedur yg bersifat rinci/kompleks akan menyebabkan munculnya
pola langkah yg panjang, berantakan dan susah utk dimengerti
Format SOP







Nama modul
Tujuan
Ruang lingkup
Referensi/Pedoman
Sarana
Prosedur kerja
Flowchart
Flowchart : diagram alir
 menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur
dan mudah dipahami oleh orang lain
 Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam
program secara logis
 Diagram alir ini selain dibutuhkan sebagai alat
komunikasi dan dokumentasi
Flowchart : diagram alir




Diagram alir digambarkan dengan orientasi dari
atas ke bawah
Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan
secara eksplisit
Setiap diagram alir harus dimulai dari satu Start
dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/
Akhir
Gunakan penguhubung (Connector) dengan
label untuk menunjukkan keterhubungan antar
path terputus/terpotong: misalnya ganti
halaman.
Simbol-simbol: diagram alir
 Dokumen:

Mulai

Decision:

Proses :


Penguhubung Prosedur
berbeda halaman/ Off-Page
Connector
Penguhubung Prosedur dalam
satu halaman On-Page
Connector
 Multidokumen
 Kegiatan Manual
 Data:
 Input Manual:
 Kartu:
Simbol,Bagan Arus Kegiatan
Rincian prosedur
 Tampilan
 Sortir
 Penghubung
 Delay
 Penggabungan
 Penguraian
 Arsip Tetap
 Arsip sementara
 Pemaduan
 Pilihan Langkah/Or
Simbol Diagram Alir: Garis Penghubung
 Alur Garis Penghubung tanpa tanda panah
(berbagai arah): pada umumnya dijadikan garis
yang sejajar, seperti koordinasi, monitoring, dll
 Alur Garis Penghubung dengan tanda panah
(berbagai arah): Dimaksudkan sebagai urutan
berikut dari prosedur
Simbol Bagan Arus Penyimpanan
 Pita tertanda:
 Penyimpanan Internal
 Data tersimpan/Stored Data
 Disrect Acces Storage
 Disket Magnetik
 Sequential Acces Storage
Terima kasih atas perhatiannya