Transcript Från fastighetsförvaltning till fastighetsföretagande

Begrepp inom fastigheter
och fastighetsförvaltning
Från fastighetsförvaltning till fastighetsföretagande
•
Begreppet fastighetsföretagande lanserades under 1990-talet som en
markering att managementfilosofier också kunde tillämpas inom
fastighetsförvaltning i offentlig sektor.
•
Fastighetsföretagande signalerar att det handlar om att vara effektiv,
ta hand om resurser på ett bra sätt, fokus på intäkterna och på att
skapa värden för verksamheten.
•
Begreppet fastighetsföretagande kan dock ge associationer till att
”företaget” bara ska tänka på sitt eget ekonomiska resultat – viktigt
med koncerntänkande där fastighetsföretaget ser sin roll utifrån de
övergripande målen för koncernen.
Från fastighetsförvaltning till fastighetsföretagande
•
Offentlig fastighetsförvaltning har bedrivit
ett omfattande utvecklingsarbete – gett
spetskompetens inom områdena
internprissättning, energieffektivisering och
underhåll.
•
Offentliga sektorns strategiska och operativa
hantering av fastigheter har tydliga
paralleller inom industrin.
•
1970 talet: Fastighetsförvaltning –
handhavande av fast egendom under
juridiskt ansvar. Verksamhet med enbart
egen personal.
Från fastighetsförvaltning till fastighetsföretagande
•
1980-talet: Ekonomiskt/finansiellt
tänkande ökar.
1980
•
1990-talet: Sveriges ekonomiska kris
ledde till professionalisering av den
offentliga sektorns
fastighetshantering, ökade krav på
effektivitet.
•
2000-talet: ny branschlogik
2006
Service management
• Ett offentligt FM-företag har i regel flera olika typer
av kunder, såväl interna som externa.
• Med flera intressenter kan en kategori av kunder bli
missnöjd om en annan blir nöjd.
• Ett kund- och servicetänkande är lika viktigt i en
monopolsituation som på en konkurrensutsatt
marknad.
– Interna kunder som upplever att de sitter fast i en
monopolsituation är i många fall svårare att ha göra
nöjda.
KUND
Några utgångspunkter i teorin forts.
Service management
• Särskild gren inom organisationsläran – servicesektorn i samhället.
•
Valet mellan egen regi och entreprenad utvärderas i relation till de olika krav
som kan ställas på en konkurrenskraftig serviceverksamhet.
Kvalitet
• Centralt är relationen mellan förväntad och upplevd kvalitet.
Några sätt att strukturera kundens värderingar:
•
Pålitlighet – rätt första gången (noll fel), riktiga bedömningar.
•
Snabba reaktioner – tjänsten levereras i rätt tid, intresse för kunden.
•
Sakkunskap – alla med kundkontakt har sakkunskap.
•
Påtaglighet – lokaler, klädsel, kundhantering.
Service management – forts.
Lika viktigt som själva tjänsten är leveransen av tjänsten
• Servicekvalitet avgörs av kunden i ”sanningens ögonblick”, d.v.s. när
kundkontakt uppstår. I FM-företaget står driftpersonalen för 90
procent av kundkontakterna.
• En negativ kundkontakt måste kompenseras med tio positiva.
• Kundens förväntningar på tjänsten påverkar i hög grad den upplevda
kvaliteten.
• Tjänster består av kärntjänster, samt för kvaliteten i lika viktiga bi- och
stödtjänster (SAS illasmakande jordnötter..).
• Tjänster utvecklas till stor del i direktkontakt med kunden.
• Vid ett service management tänkande blir även den interna
hyresgästen kund.
Centrala frågor utifrån fastigheternas livscykel
Tre centrala skeden för beslut/analyser
avseende lokalförsörjning:
• Anskaffning
• Förvaltning
• Avveckling
Centralt redskap för alla skeden är
investeringskalkylering.
• Utgifter idag och i framtiden jämförs på
systematiskt sätt.
Anskaffningsskedet
Organisationen binder stora resurser för en lång tid framöver.
Lokalbehovsanalys för verksamheten.
Viktiga frågor:
– En verksamhets långsiktiga lokalisering
– Hur flexibel en ny byggnad ska utformas
– Genomföra byggprocessen på ett effektivt sätt
Förvaltningsskedet
• Mediaförsörjning
• Underhåll
– Kan vara ett ”ekonomiskt dragspel”
– Planering under osäkerhet är en nyckelfråga
• Anpassningar
– Verksamhetsförändringar
– Myndighetskrav
– Minskad energiförbrukning
Avvecklingsskedet
• Byggnader åldras, verksamheter förändras
• Stora svängningar i antalet barn i olika åldrar
• Organisatoriska förändringar
• Ökad privatisering
• Viktigt med:
– Detaljerade prognoser
– Lokalbank/lediga lokaler
• Alt. synsätt:
– Osäkerhet så stor att det inte går att planera framtida lokalbehov
– Vid akut lokalbrist, tillfälliga paviljonger
Benchmarking
Nyckeltalen kan användas för många olika jämförelser:
• Jämförelse över tiden för samma enhet.
• Jämförelse vid en viss tidpunkt (och över tiden) mellan
olika enheter inom samma organisation.
• Jämförelse vid en viss tidpunkt (och över tiden) mellan
liknande objekt i olika organisationer.
• Jämförelse mellan allmänna normtal eller genomsnittstal
som inte är knutna till en specifik org. som man jämför med.
• Analys av nyckeltal leder alltid till frågor om hur verksamheten bedrivs.
Svaret finns ofta i hur verksamheten organiseras och hur processer mår.
Benchmarking; att ”jämföra sig med den som uppfattas vara bäst i klassen”.
Excellenta företag har ofta medvetna strategier för att skapa kvalitet och
mäter systematiskt graden av måluppfyllelse.
Äga kontra hyra, offentlig privat samverkan
(OPS, PPP)
Under senare år har förhyrningar blivit vanligare, två typfall:
1.
Kommuner/landsting sålt verksamhetsfastigheter för att sedan hyra
tillbaka större delen av de sålda fastigheterna.
Även vanligt att privata företag säljer sina fastigheter och hyr sedan
lokaler i den sålda fastigheten.
”Sale-leaseback affärer”
2.
PPP (Public Private Partnership), försvenskats till OPS (Offentlig
Privat Samverkan). Nybyggnad alt. omfattande ombyggnad. Privata
aktören står för investeringen och ersätts sedan av det offentliga
genom ett långt hyreskontrakt.
OPS/PPP
1.
En offentlig aktör
2.
En privat fastighetsaktör
3.
Ett privat byggföretag som uppför anläggningen
4.
En eller flera privata finansiärer
Det som skiljer OPS från ett vanligt offentligt projekt är att
privata aktörer är mer direkt ansvariga för uppförandet av
anläggningen (2) och står för finansieringen av projektet (4).
OPS/PPP för- och nackdelar
Finansiella aspekter
+ Offentliga aktören behöver inte investera egna pengar i byggandet.
- Långt hyreskontrakt binder offentliga aktören under lång tid.
Kritiker menar att OPS-projekt kan
Poolning av kompetens
uppstå därför att en politisk ledning
+ Privata fastighetsföretag
tillför ny
kunskap och
nya idéer.
önskar genomföra
populistiska
projekt
–
men önskar skjuta så mycket som
möjligt av kostnaderna på framtiden.
Lägre livscykelkostnader
+ Om en privat aktör är ansvarig för både byggande och förvaltning
stärks incitamenten för att ta hänsyn till förvaltningsskedet.
Riskfördelning
+ Huvuddelen av de finansiella riskerna , byggkostnader och
tekniska risker bärs av den privata aktören.
Facility Management
Begreppet Facility Management (FM):
•
Att få fastigheter, byggnader, lokaler, utrustning och
tjänster att maximalt stödja kärnverksamheten.
•
Att samordna samtliga stödfunktioner för ökad total effektivitet.
Begreppet är mycket vidare jämfört med det traditionella begreppet
fastighetsförvaltning som enbart fokuserade på fastigheten (byggnaden).
En FM-organisation kan vara både:
• En intern organisation
• Att köpa in FM-tjänsterna från en extern leverantör.
FM bakgrund
• 1980 i USA, konferensdeltagare såg behovet av att få en
helhetssyn på sina arbetsuppgifter.
• De arbetade alla med försörjningsfrågor inom industrin och
tjänsteproduktion.
FM - kärnverksamhet
• Med kärnverksamhet menas en organisations
huvuduppgift, det som organisationen främst
är till för att sköta.
• I Umeå kommuns fall; exempelvis vård,
omsorg och utbildning.
FM – kärnverksamhet forts.
• En kärna kan innehålla mer än en kärnverksamhet.
• Mellan olika kärnverksamheter råder ofta
revirtänkande och en dragkamp om de ofta
begränsade ekonomiska resurserna.
• Intresset för att samordna är ofta litet, det saknas
ofta en koncernkultur.
Vad kan ingå i ett FM-koncept och vad är drivkrafterna?
FM-tjänsterna i tre grupper:
1.
Infrastrukturell FM – lokalvård, tvätt, säkerhet, växel, reception m.m.
2.
Teknisk FM – energiförsörjning, underhåll, reparationer m.m.
3.
Affärsrelaterad FM – redovisning, fakturering, lokalplanering m.m.
•
Det kan lätt ge intrycket att FM är att ”göra allt”.
•
Ansvarsfördelning uttryckt i en gränsdragningslista mellan kärnverksamhet
och stödfunktioner – en intern överenskommelse.
Syftet är att skapa koncernnytta.
•
Varje organisation måste hitta sitt gränssnitt.
•
Alltid finnas en gråzon i gränsområdet – tolkning av oklarheter.
Att mäta nyttan med FM
•
Om en stödfunktion ska accepteras och framstå som väsentlig
måste den explicit kunna uttrycka de mervärden som skapas dels
för den primära verksamheten och dels för slutkunden.
•
Huvudsaken – bra service och fungerande miljöer.
•
”Add value to the bottom line”, FM – organisationens syfte.
•
Leverera bra avkastning ur ett verksamhetsperspektiv!
FM – synsätt
• Ett viktigt synsätt då det gäller FM är att det är
omsorgen om kärnverksamhetens resultat i form av
tjänster eller produkter som avgör vad som är kärna
och vad som är stöd, och vilka typer av stöd som
behövs, och vem som ska göra vad.
• ”Var och en ska göra det som man är bäst på,
exempelvis på en skola ska lärarna undervisa.”
FM – Facility Manager
• En facility manager kan inte direkt jämföras med
fastighetsförvaltare, en facility manager är en form av
intendent och kan ha varierande arbetsuppgifter.
• En facility manager bör kunna hantera och upprätthålla
en mängd olika informationssystem och sammanföra
dem med ett styrsystem, som knyter ihop all viktig
information.
Lokaleffektivitet – Space management
• Space management, eller styrning av lokaleffektivitet, är en
central del inom FM-teorin.
• Med lokaleffektivitet menas att kärnverksamheten ska ha de
fastighetsanknutna tjänster och funktioner som gör att
koncernnyttan optimeras.
• Att effektivt utnyttja sina lokaler är en viktig del av
rationaliseringsarbetet i den offentliga sektorn.
• Ett av fastighetsorganisationens viktigaste uppgifter i ett FMperspektiv är att med sin specialkompetens bistå
kärnverksamheten i syfte att öka lokaleffektiviteten.
Information management
• Informationshantering har blivit en strategisk stödprocess i
fastighetsföretag och FM-organisationer. Informationen i sig
blir en strategisk produktionsresurs.
• Rätt information, i rätt tid, till rätt kostnad och till rätt
användare skapar förutsättningar för hög produktivitet,
effektivitet och rätt kvalitet.
• FM-företaget behöver information inom en stor mängd
områden och olika system måste länkas samman.
• Det sker en snabb utveckling av teknik och datorstöd, kallad
CAFM; Computer, Aided, Facility Management.
Strategisk lokalresursplanering
Vad ska vi göra idag för att nu och i framtiden få ”rätt”
fastighetsbestånd och ”rätt” uppsättning lokaler?
Viktigt med genomtänkta bedömningar av framtida behov
och konsekvenser av olika strategiska val.
Tre olika strategier:
1.
Se byggnader som något evigt, underhålla så att
byggnad behåller en bra standard och sitt värde.
2.
Bygga – sedan minimalt med underhåll för att slutligen
riva och bygga nytt efter några decennier.
3.
Flyttbara paviljonger som hyrs/köps och sedan
sägs upp/säljs när de inte längre behövs.
Lokalresursplaneringens fyra arbetssteg
1.
Nulägesbeskrivning
Kartlägga nuvarande fastighetsbestånd, hur
det fungerar ur ett verksamhetsperspektiv.
2.
Framtida lokalbehov
Befolkningsprognos – utvecklingen av antalet invånare inom olika
åldergrupper. Trender, krav, konkurrens etc.
3.
Framtagande av åtgärdsförslag
Allt ifrån rivning till nybyggnad. Noggrann analys av olika
alternativa åtgärder 5-10 år. Resultat: lokalförsörjningsplan.
4.
Uppföljning
Ständiga förändringar – planen ett levande dokument.
Planeringsprocessen viktigare än själva planen.
Underhållsbegreppet (Aff)
• Planerat underhåll (förutbestämt i tid och rum)
• Felavhjälpande underhåll (t ex felanmälan)
– Övrigt felavhjälpande underhåll (t ex byte packningar)
– Akut underhåll (t ex trasig värmepanna)
Underhållsbegreppet (Umeå kommun)
• Långsiktigt planerat underhåll
LPU
• Ytskikt
• Förebyggande underhåll
FU
• Årliga kontroller
• Avhjälpande underhåll
• Akuta fel
• Skadegörelse
• (Reinvestering)
• Byte av tekniska komponenter
• Funktionsrelaterad
AU
Felavhjälpande underhåll – AU
Är underhållsåtgärder som utförs akut och som ska återställa
byggnadsdelens eller installationsutrustningens avsedda funktion.
Som avhjälpande underhåll ska också betraktas nödvändigt utbyte av
enstaka byggnadskomponenter understigande ett basbelopp.
Till felavhjälpande underhåll hör åtgärder efter skadegörelse eller
uppstådda funktionsbortfall som glaskross, brand, vattenläckage,
pumphaveri, takläckage motorhaverier etc.
Felavhjälpande underhåll finansieras via internpriset som ett uttag gemensamt
för hela fastighetsbeståndet eller för skadegörelse och försäkringsrelaterade
skador via internt försäkringssystem överstigande 100 kkr. För skadegörelse som
inträffar när verksamheter pågår i lokalerna debiteras berörd verksamhet
skadekostnaderna.
Långtidsplanerat underhåll - LPU
Är underhåll i förebyggande syfte som utförs med tidsintervall på
mer än ett år.
Med underhåll avses fastighetsanknutna åtgärder som syftar till
att vidmakthålla ett objekt eller återställa det till ett sådant
tillstånd att det kan prestera avsedd funktion.
Dessa åtgärder omfattar inte utbyten och större renoveringar
som görs klimatskärm, installationsutrustning och system som en
helhet.
Långtidsplanerat underhåll finansieras via internpriset som ett uttag
gemensamt för hela fastighetsbeståndet. Grundprincipen är att
nödvändigt underhåll ska kunna utföras utan krav på
internprishöjningar.
Underhållshjulet
Bättre ekonomi
Förebyggande
underhåll
Mer planerat underhåll
Minskat avhjälpande
underhåll
Reinvestering
Avses utbyte av uttjänta/avskrivna byggnadsdelar, system och system-komponenter
i sin helhet och i syfte att bibehålla eller öka fastighetens värde.
Detta sker utan att någon ny standardhöjande funktion tillförs förutom
standardhöjning som följer med teknisk utveckling av utrustning och material.
Som reinvestering kan betraktas större fasadrenoveringar och takåtgärder, byte av
fönster och dörrpartier, byte av ventilationsaggregat, byte av armaturbestånd, byte
av golv, ersätta utgången reglerutrustning utan lönsamhetskrav, byte av stammar,
byte av larmutrustning, motorvärmar-utrustning etc.
Reinvesteringar finansieras av för ändamålet avsatt investeringsanslag / ram om ca 45
mkr/år. Dessa 45 mkr avser ett totalbehov för hela beståndet. Investeringsbehov beräknas
finnas fram till 2019. Kapitalkostnader täcks övergångsvis (2005-2010) med årliga
avsättningar från dagens underhållsbudget om 10 mkr. Vid övergångs-periodens slut justeras
internpriset upp för att täcka fortsatta investeringar.
Lönsamhetsinvesteringar
Investering som återför större ekonomiskt värde till kommunens fastigheter än
dess sammantagna kostnader för investeringen inom 3 år.
Investeringen ska omedelbart generera positivt cashflow.
Investeringen ska vara avskriven i enlighet med upprättad
komponentförteckning och knytas till teknisk livslängd.
Värdet ska jämföras med kostnaderna av att göra ingenting.
Prioriteringsordning av lönsamhetsinvesteringar ska göras utifrån pay-back
metoden.
Finansiering av lönsamhetsinvesteringar sker inom anslagsramen för reinvesteringar.
Kapitalkostnadstäckning sker via avsättningar i driftbudgeten genom
kostnadsminskningar samt när kostnaderna är större än kostnadsminskningen via
avsättningar från underhållsmedel.
Verksamhetsinvesteringar
Investering som påkallats av verksamheterna via beslut som tagits i politiska
nämnder och styrelser eller på delegation av berörd förvaltning. Som regel ska
dessa vara planerade med beslutade investeringsramar.
Investeringarna kan delas in i strategiska- och anpassningsinvesteringar.
Strategiska investeringar är sådana som är av stort värde för kommunen och vitala
för att verksamheten kan utvecklas kan hänföras till nybyggnad, större
ombyggnader eller tillbyggnader och innebär långsiktiga åtaganden med stora
investeringsbelopp och stor kostnadsmassa.
Anpassningsinvesteringar är mindre, löpande och ej långsiktigt planerade
investeringar som krävs för att anpassa lokaler, bostäder och funktioner för
uppkomna verksamhetsförändringar eller lagenliga krav som är kopplade till
verksamhetsutövningen ( ett basbelopp – 1000 kkr.)
Dessa investeringar uppkommer under löpande budgetår och är således i regel ej
planeringsbara. Anpassningsinvesteringar skrivs av på kort sikt och är i tid
anpassade till verksamhetsnyttan ( 2-10 år).
Tillgänglighetsinvesteringar
Är sådana investeringar som kan hänföras till åtgärder för att
skapa tillgänglighet i kommunens befintliga lokaler i enlighet
med gällande lagstiftning.
Exempel på tillgänglighetsinvesteringar är installation av hissar,
handikappramper, handikapptoaletter, hörselförstärkande utrustning,
anpassning av belysning etc.
Finansieringen sker via specifikt anslag (om 4,5 mkr/år fram till 2010) och
kostnadsförs enligt beslut i Fullmäktige på verksamheterna som tillägg på
internpriset.