Transcript 49908205張兆翔 - 會議展覽服務業學位學程

圖解如何舉辦會展
活動
四展二信
張兆翔
49908205
七、什麼是展覽？
一、展覽是什麼
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大英百科全書：「爲了發展貿易而組織的臨時
性市場，買賣雙方聚集在一起而進行交易」 。
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展：「打開」
覽：「觀看」
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二、展覽的歷史為何
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人們藉由豐收、宗教、節慶活動舉行交易，後
來逐漸演變成定期以物品來進行交易的集會活
動。
中古歐洲：市集活動固定在教堂旁邊舉行。行
成居民生活的一部份。
中國古代：「市集」可以追朔到周潮，甚至更
遙遠的原始社會。
從古代到現代展覽的歷史演變圖
三、什麼是世界博覽會
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又稱為萬國博覽會
最早在1851年的英國舉辦，當時爲了要展現英
國工業化的發展成果。
由國際展覽局（成立於1939年總部位於巴黎）
負責協調管理。
四、參展者的資格為何？
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國家政府
公司行號
財團法人
公會
個人
台灣的PEO
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專業展覽籌辦單位（Professional Exhibition
Organizers PEO）
台灣的PEO區分為展覽公司、公協會、政府部
門三大類。
PEO產業方面：包含了公關、旅行業、展覽會
議場地管理、口譯員、設計裝潢公司、物流等
周邊業者。
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PEO不能將所有的大小事都攬在身上，主辦單
位還是要負全部的責任，主辦單位決定大小事。
國際性專業展有明確的展覽主題與買家，因此
不要求買票入場。
消費展就需要買家買票進場。
八、展覽如何籌備
如何向國際申請出國展覽?
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著名的國際性展覽會，通常需要提前6~8個月開始報
名。
一般國際展覽需要再三個月前報名。
不要忘記再三確認是否報名成功。
兩個月前寄送展品到國外展覽地點，並辦理簽證和護
照。
須取收據，以便領取補助。
需要備妥商標專利證明書、版權證明文件，以避免因
被海關扣押導致無法參展。
申請出國參展流程
展覽活動的組織型態為何?
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一、以部門為基礎的會展組織架構－如會計部門、工
程部門、餐飲部門、安全部門、行銷部門等，也將會
展所需的工程師、技師、服務人員進行納編。如會計
部門、工程部門、餐飲部門、安全部門、行銷部門等，
也將會展所需的工程師、技師、服務人員進行納編。
二、以服務產品為基礎的會展組織結構－將會展銷售
部門、作業部門、活動部門、秘書部門分門別類，並
規劃行銷及銷售，以及活動等兩大部門，以產品為基
礎的組織結構。
展覽籌備的流程圖為何?
如何增強展覽的基本實力？
申請國內參展流程
什麼是DMC?
目的地管理公司
（Destination Management company）
舉辦國當地的公司，包含提供會展所需相關產
業如軟體硬體、旅行社、餐飲、交通、宣傳的
公司等。
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展覽會應如何計價?
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展覽的收入包括了向外界收取的攤位租金、廣
告、門票、利息。
有形成本展場攤位租金、攤位裝潢、攤位服務、
展品運輸、人事成本。
通常以靠近主走道的攤位最貴。
展覽的支出
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在展場租金、攤位裝潢、攤位服務、展品運輸、
人事成本，以及其他項目中，裝潢佔展覽總成
本中的最大比例，一般佔總成本的39% 。
如何控制施工預算
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每項工程都該編定預算，並依據合約的報價單
或詳細價目表作為預算結構，作為預算科目的
結構。
九、展覽如何設計?
一、展覽會場應如何設計?
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考慮整體佈局、造型美觀、動線、安全、成本、
使用環保耐火材質，並依展場規定規劃。
一般3X3(M)的標準攤位至少要配置2名人員，
並輪班交替以免過勞降低效率。
二、展覽裝潢應如何組裝?
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確認細部設計圖及樣品之後就可以進場施作。
裝修完成時應予測試，如電壓、安全等等。
如果設施&裝潢有缺損應立即向技術人員反應。
依據地毯設備展板的順序安裝，否則會因為重
複搬運而增加成本。
如何設計吸引參觀者駐足的展場
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中央展台的設計
方便出入的動線
提供座椅的會場
以彩色營造氣氛
裝潢天花板和地板
隱藏雜物櫃的位置
展場技術人員的施工及安裝流程
1.計劃開始
 2.主要材料採購完
成
 3.開工
 4.搭建結構完成
 5.安裝設備
 6.管線安裝
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7.電力設備安裝
 8.管線安裝完成
 9.開始測試
 10.試營運開始
 11.移交參展商
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三、展覽應如何設計照明?
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展場照明可以提高展品陳列的效果。
趙明是個非常重要的工具，可以提高展品陳列
的效果，以及增加展場商品的銷售量。
直線照明可以呈現出明亮大方的感覺。
間接照明的照明效果雖然會比較差但是可以營
造出柔和感。
需注意有的照明設備常會造成會場太熱，須加
開空調。
燈具應用及其優缺點
裝潢製作及組裝流程圖
四、展品應如何運送?
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須妥善考慮展品運送、海關申報以及保險問題。
選擇運輸方式時不應只考慮費用的高低，要選
擇口碑好、價錢合理、經驗豐富的運輸商協助，
已順利通關。
包裝時以木箱和紙箱包裝居多，應以報紙包覆
並加上防潮布等等保護，以防展品因水氣影響。
外鄉須註明展品的資訊，並提醒要輕放，並打
上模型號碼及序號以便進出口當地海關查驗。
展覽品入出境申請流程圖
展覽期間展覽品及人員保險如何
處理?
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每天在展覽前數前應該將展品所在儲物櫃之中，
隔天開始展覽品在去出陳列。
展場屬於開放空間，主辦單位對於展品遺失不
會給予理賠，因此展覽期間參展商還要進行展
覽保險。
展覽保險範圍包括：會場引發的公眾責任、展
品設備等財物損失、運輸中的損失、聘用員工
的安全保險。
十、展覽如何管理?
一、展覽活動應如何行銷?
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包含展前行銷、展中、展後行銷等階段。
展覽是一種集合相關廠商進行業務拓展和成交的一種
行為，可以提升企業知名度，蒐集相關產業的情報並
可以開發淺在客戶來源。
可設置官方網頁。
不要忘記登門拜訪客戶。
不要放棄任何可以建立關係的機會，了解客戶需求。
要建立溝通的管道，了解市場潛在商機&情報，避免
決策錯誤的情形發生。
參展商如何行銷?
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可以要求PEO制定參展行銷計畫，應該訂定工
作進度表，其中媒體行銷包括：
1.電視
2.廣播
3.報紙
4.雜誌
5.邀請卡
6.燈箱廣告
展覽間如何行銷?
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可於陸橋或人行島上放置旗桿加強宣傳並以下
列方式進行行銷：
1.增進宣傳效果以活動方式來吸引客人如：抽
獎競標等。
2.專業服務買家協助辦理訂房、簽證、接駁服
務等。
3.降低購買風險供車展購車保險，如免費維修
服務、增加保固期等。
二、展覽結束後應如何善後?
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回收：將大型展品重新裝箱回收。
贈送：如果展品價值不高可選擇贈送給客戶。
拍賣：如果展覽品價值不斐，則可進行
「特賣會」拍賣
拋棄：不用回收的物品則直接拋棄，但不
可隨意丟棄。
歸還：歸還租借的用品
撤展當天的程序
需清點展覽物品，重要展品所在櫥櫃中，等保全
警衛第二次清場後帶離現場。
 撤展人員需配戴安全帽和識別証並依據主辦單
位所給的撤展路線行動。
 小撤場是結束展覽當天先將貴重物品和小型物
品先撤出會場，正式撤場為第二天，需將所有
裝潢物件&展品撤出。
三、展覽應如何進行管理?
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依據展覽活動的具體狀況、整體的成果、宣傳情形以
及展覽的收益和成交成果等項目，分析這一次的展覽
是否辦得好。
主辦單位透過顧客服務品質的調查分析，並且評估大
環境下的市場趨勢，客觀分析好壞。
參展商一般於展後有三分之二的訂單是來自於老客戶，
虛心的評估展覽是不是讓老客戶和新客戶都同時滿意，
並考慮下次的參展效益。
如何增強展覽的基本實力？
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管理能力高強不是天生具來的，而是經驗的累
積。
加強管理能力只能多吸收新的知識和經驗。
好得展覽還是需要藉由績效評估才能進行判定。
會展產業的五大項目流程
萊比錫
（Leipzig）
歷史（1/2）
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1507年，神聖羅馬帝國皇帝下詔，規定萊比錫
周圍15德里的範圍內享有集市優先權。從此萊
比錫的貿易集市地位日益突出，最終發展成今
日世界聞名的博覽會之城。萊比錫圖書博覽會
是世界最大的圖書交易及博覽會之一。
第二次世界大戰期間，萊比錫遭到盟軍的猛烈
轟炸，1945年4月20日被美軍第60步兵師佔領。
歷史（2/2）
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從1497年起，萊比錫被允許開辦博覽會。從此，博覽
會與這座城市息息相關，直至今天。
萊比錫是申請主辦2012年奧運會的城市之一，但是沒
有通過第一輪選拔。
當年的萊比錫博覽會包羅萬象，曾是東西方交流的窗
口，是西方廠商打入東歐市場的門戶。冷戰結束後，
一時間萊比錫博覽會衰落了。為了挽救萊比錫博覽會，
德國 政府投入10餘億馬克重建會展中心。現在的萊
比錫會展中心擁有巨大的玻璃外罩，非常壯觀，為國
際性的會展活動提供了優質場地。
交通
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萊比錫曾經是德國第一條長途鐵路的終點站，該鐵路
建於1838年，從萊比錫到薩克森首府德勒斯登，萊比
錫後來成為中歐鐵路運中的重要樞紐。萊比錫車站的
建築也享有聲譽，現在已成為歐洲最大的客運車站。
1838年，從德累斯頓到萊比錫的鐵路開通。萊比錫漸
漸成為聯繫德國與東歐地區的重要交通樞紐。
現在
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從1497年起，萊比錫被允許開辦博覽會。從此，
博覽會與這座城市息息相關，直至今天。
萊比錫每年春、秋兩季都會舉行國際性的博覽
會。她的一個別名就是———“博覽會之母”。
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在萊比錫隨處都可見到商展用的大展覽館，也
因為如此，萊比錫跟其他的國家相較之下，城
市中的建設，不論是交通、人文、藝術、或是
其他方面都較為突出。也讓萊比錫除了擁有工
商大城的名號之外，還擁有書香大城的稱號。
THE END