Transcript 公文處理
公文處理概述 講者：初明德(秘書處） 民國99年5月 課程大綱 前言 公文 處理 分類 原則 通用公文 程序 結語 1/1 (前言) 公文書 橫式書寫 數字使用 原則 法律統一 用字/語 表 各種相關 法規及函 釋…… 公文程式 條例 文書處理 手冊 公文處 理概述 本府公文 製作參考 手冊 政府文書 格式參考 規範 本府文書 處理實施 要點 2/3 (前言) * 公文 公文 處理 處理 3/6 (公文-分類) * 通用公文 專用公文 函 呈 公告 咨 令 機關自行核發之 證照書狀及內部 簽辦用之文件* 簡便公務 處理單* 10/16 (公文-通用公文) 特色 款式 0/16 (公文-通用公文-特色) 用紙尺度 A4 (21*29.7cm) 由左而右 由上而下 橫行書寫 楷書 具備一定 基本資料 項目 ** 本文 規範化 呈現形式 多樣化 3/19 項目 填寫方法 填機關之全稱，不可寫簡銜，2個以上 發文機 之機關會銜者，主辦機關在左，會辦 關全銜 機關在右，由左至右依序排列。 文別 視公文類別而填寫，如為令則填「令」 字，函則填「函」字。餘類推。 地址 填寫機關之5位郵遞區號及地址，會銜 者，只列主辦機關之地址。 本項必需填寫，但令或公告除外。 通常逐一填寫或如行文單位(人員)亦可 概括(如臺北市政府各機關學校)。 受文者 本項必需填寫，但令或公告如無受文 者得不列此項。 發文 日期 填寫發文當日之日期。 發文 字號 填寫發文代字號及文號。 （具備一定基本資料項目） 項目 填寫方法 速別 視要求正本受文者處理之速度填寫，如1 日填「最速件」；3日填「速件」，6日則 填「普通件」。 令或公告無此項。 密等及 解密條 件或保 密期限 視公文密等分填「絕對機密」、「極機 密」、「機密」、「密」等字，並應於其 後註記「公佈時解密」、「○年○月○日 解密」、「附件抽存後解密」等字，表示 本件公文之解密條件或期限。 如為普通件、則填「普通」。 附件 填寫公文附件名稱及數量或有關文字，無 則空白。 正本 列舉公文受理主體之機關或人員或概括表 達。 副本 列舉公文副知機關或人員，其中含附件者 應註明，如要求副本收受者作為時，應在 說明段內敘明。 依公文類別及與正本受文者之關係，正確 署名或 使用職章、首長簽字章或機關條戳。 蓋章戳 副本公文之署名或蓋章格式，應與正本公 文一致。 TOP 10/29 規範化事項 內容 分段式－函、公告、函式簡便公文處理單 最少一段，最多三段，須冠上主旨、說明（依據）、 辦法（公告事項）之段名 結構 主旨不分項；其他段，依需要分項 不分段式 －令 、開會通知單 法規之令－制定、修正、廢止等動詞起首 解釋規定、裁量基準之令－分項條列式 開會通知單－定型化內容 用字用語 簡淺明確 全形/半形字形區分** 習用用語 (附件1) 參用法律統一用字用語 (附 件3) 橫書數字使用原則 (附件2) 一文一事 基本要求 （本文規範化） 有限辦期限者,要在“主旨”段書寫 回復來文者，應在“說明”段之起首處書寫來文者之公文日 期/字號 TOP 10/39 分項標號全/半形區分 分項標號以外之文字數字全/半形區分 先中文數字,再阿拉伯數字 一、 (一) １、 (１) 中文字體及併同於中文中使用之標點 符號－全形 阿拉伯數字、外文字母，及併同於此 兩者中使用之標點符號－半形 為阿拉伯數字者,以全形為之 有( )者,以半形為之 （全形/半形區分） TOP 5/44 載體形式 本別形式 紙張公文 •製作、寄送、張貼均以紙張為載 體/以印信、簽字章或條戳為信憑 正本公文 •發送給正本受文者之公文,速別、 附件發生效果 電子公文 •製作、寄送、登載均以電子檔為 載體/以數位憑證之簽體為信憑 副本公文 •發送給副本受文者之公文,速別、 附件不發生效果/用印簽署與正本 相同 稿本公文 •為發文機關製(補)發正本及副本 公文之文字草底及權責依據。稿本 上保有公文製發時之擬辦、會辦、 修改之全部文字內容及所有擬核會 批校印發人員之簽章與時間註記, 具有原創性、唯一性、可驗證性及 不可否認性,其保管及銷毀均應依 檔案法規辦理 （呈現形式多樣化） 7/51 (公文-通用公文-款式) ** 不可交換式-令(獎懲令以外之令),公告** 可交換式-函,獎懲令,各種簡便公務處理單** 2/53 (公文處理) 原則 程序 1/57 (公文處理-原則) * 依規定程序進行 但過程及紙張 能省就省 • 減章* • 內部單位間盡 可能以會辦,便 箋,電子郵件洽 辦公務,減省正 式行文手續 • 盡量以節能減 紙方式進行* 參與處理人員均 應留下處理紀錄 以示負責 • 角色、處理事 項(或簽核內 容 ), 簽 章 並 註 記時間 • 積壓之責 • 不當或違法之 責 • 引用文卷或資 料錯誤之責 克盡守密義務 • 公務員服務法 §4* • 依公文標示/或 依本文內容 (行政程序法 §46)* 規定期限內 處理完畢 • 不同的公文性 質有不同的處 理期限 • 每個處理階段 有各自的處理 時限 • 承辦人員姓名/ 會辦人員姓名 及會辦意見保 密 20/77 (公文處理-程序) 登記 擬辦 /會辦 核判 執行 批示 歸檔 * •收文/分文/登記* •針對來文內容辦理* •案情相同者,數件併辦 •必要時應會辦有關單位 •依分層負責明細表核/代判* •存查(不發,緩發)；發文(逕送) •續辦/移續辦 •辦畢/結案後,全案歸檔保管 •分類號、保存年限、頁碼、併 案註記 20/97 (結語) * 公文處 理 公文 處理 登記,簽章 保密,省紙 簡淺 明確 * * 快易通 * 5/102 課程結束