Transcript مديريت زمان
مدیریت زمان
دکتر سید محسن عالمه
مديريت زمان
Time Management
Control of your time
=
control of your life
کنترل زمان = کنترل زندگی
المرء ابن زمانه
در هر لحظه می توانیم
تولد جدیدی داشته باشیم
اياك و العجلة باألمور قبل أوانها أو
التساقط فيها عند إمكانها
زنهار! از اينکه پيش از رسيدن موعد کاری در
انجام آن شتاب نمائی و پس از رسيدن موعد
انجام آن سستی ورزی
فرازی از فرمان حکومتی امير مؤمنان(ع) به مالک اشتر
فضع كل أمر موضعه و أوقع
كل عمل موقعه
پس (ای مالک) هر چیزی را در
جای خود و هر کاری را در وقت
خود انجام بده
مدیریت زمان
Time Management
مديريت زمان مجموعه ای از مهارت ها و
ابزارهاست که به کنترل بهتر امور و رويدادهای
زندگی ما کمک می کند.
مديريت بهتر زمان در صورتی معنی دارد که بتوانيم
از آن برای انجام کار هايی که بيشترين اهميت را در
زندگی دارند ،استفاده کنيم.
"You may delay, but
Time will not.“
شما ممکن است تأخير کنيد اما زمان
تأخير نخواهد کرد
Benjamin Franklin, American statesman
and philosopher
Everything we want to
do, learn, achieve, or
create—has a price. And
that price is :
Time
Time is as elusive as a
thief, silent as death. “
—Mumia Abu-Jamal
زمان فراری تر از دزد و خاموش تر از مرگ
است
‘‘It is those who make the worst
use of their time who most
’’complain of its shortness.
کسانی که بیشترین شکایت را از کمبود
وقت دارند به بدترین شکل از زمان خود
استفاده می کنند
ويژگيهای زمان
زمان کااليی کمياب و محدود است
زمان وجود خارجی ندارد
زمان قابل ذخيره و نگهداری نيست
زمان را نمی توان متوقف ساخت
زمان را نمی توان به عقب برگرداند
زمان را نمی توان کش داد
ويژگيهای زمان
زمان يگانه منبع منحصر بفردی است که نمی
توان آن را ابداع ،خلق يا خريداری نمود
تقاضای زمان کشش پذير اما عرضه آن کشش
ناپذير است
شايدهيچ چيز به اندازه زمان به تساوی بين
ابناء بشر توزيع نشده است
همه از وقت یکسانی برخوردارند
Everyone has the same amount of
time
60دقيقه در ساعت
24ساعت ساعت در روز1440 ،دقيقه در روز
720ساعت در ماه43200،دقيقه در ماه
8640ساعت در سال252600،دقيقه در سال
You can't jam 25 hours into a 24hour day. Time is a nonrenewable
resource that's consumed at a
constant and relentless rate. Once
an hour is gone, it's gone forever;
you can never get it back.
چقدر زود دیر میشه
چهار سؤال اصلی در مدیریت زمان
ً
آيا الزم است اين کار حتما انجام شود؟
آيا من ملزم به انجام دادن آن هستم؟
آيا می توانم اين کار را به تعويق بياندازم؟
ً
آيا من بايد مستقيما اين کار را انجام دهم؟
ارزش تأخير مثبت
– 1زمانی که کار کم ارزشتری را به خاطر کار
پرارزشتری به تعویق می اندازیم.
– 2زمانی که از نظر عاطفی برانگیخته شده ایم.
– 3زمانی که برای انجام مؤثر کارها از کمبود دانش یا
مهارتی رنج می بریم.
– 4زمانی که حاالت جسمی و روحی ما انجام بهینه
کاری را غیر ممکن یا دشوار می کند.
اصول مدیریت زمان
-1انعطاف پذیری زمانی را در جدول
برنامه ریزی خود لحاظ کنید
اصول مدیریت زمان
-2به خاطر داشته باشید هر چیزی
بیشتر از آنچه که انتظار آن را
دارید زمان می برد
-3به صورت دوره ای نحوه سپری
کردن وقت خود را بسنجید
اصول مدیریت زمان
-4وظایفی که بیش از یک ساعت
در هفته به طول می انجامد را
شناسایی نموده و بررسی کنید
آیا می توان آنها را ظرف نیم
ساعت انجام داد
اصول مدیریت زمان
-5چرخه بهره وری خود را
شناسایی کنید
-6مولد ترین زمان خود را
صرف انجام امور عادی و
روتین نکنید
اصول مدیریت زمان
-7جلسات را سر وقت تشکیل داده و
در قرار مالقات های خود کامال
وقت شناس باشید
-8به حافظه خود متکی نباشید – هر
چه انتظار وقوع آن را دارید
مکتوب کنید
اصول مدیریت زمان
-9بدانید انجام امور مهم و
استراتژیک با صرف مقادیر اندک
زمانی که متناوبا ً و به طورگسسته در
اختیار شما قرار می گیرد قابل تحقق
نمی باشد بلکه مستلزم تکه های
بزرگ زمانی پیوسته می باشد
اصول مدیریت زمان
-10با استفاده از تکنولوژی های
جدید ارتباطی و اطالعاتی و
رسانه های دیگری همچون فاکس،
پست الکترونیک ،کنفرانس
ویدیویی ،کنفرانس تلفنی و ...از
مسافرت های غیر ضرور بپرهیزید
اصول مدیریت زمان
-11برای درک بهتری از
زمان به عنوان یک دارایی
مالی ،ارزش پولی یک
ساعت از زمان خود را
محاسبه کنید
اصول مدیریت زمان
-12از تشکیل جلسات غیر ضرور و
بی برنامه یا حضور در آن
جلسات بپرهیزید
-13فهرستی از کلیه کارهایی که باید
در طول روز انجام شود تهیه کنید
I want to see progress . . . or it is a
waste of time. But that isn’t the
meeting’s fault. That is the fault of the
person calling and leading the meeting.
DARIN HAMER, IT professional, Topeka, Kansas
(2006)
سازماندهی جلسات1-
انتخاب اهداف مشخص
تهيه دستور جلسه برای همه
به حداقل رساندن تعداد شرکت کنندگان
پرهيز از شروع در سر ساعت
تشکيل جلسات سرپايی
استفاده از روش توپ سخنگو
سازماندهی جلسات2-
استفاده از روش رأی گيری برای کنترل نتايج
استفاده از روش نيوماواش ی
برنامه ريزی دقيق جهت افزايش رغبت
جلب توجه همه
جلو گيری از گفتگوهای جانبی
به پايان رساندن جلسه با هدف اقدام کردن
-14راهزنان وقت را
شناسایی نموده و از
فعالیت های روزانه خود
حذف کنید
It was debatable, Drucker argued,
whether we were living in the best
of times or the worst of times, but
he was certain that it was the only
time we had. Looking at
procrastination from this point of
view, he saw it as the greatest
thief of time and the most obvious
impediment to achieving results.
"Procrastination," says
entrepreneur Victor Kiam,
"is opportunity's assassin.“
)تسويف( امروز و فردا کردن
قاتل فرصت ها است
داليل امروز و فردا کردن)تعويق و تسويف)
?Why do we procrastinate
ندانستن نقطه شروع کار
دوری از کارسخت و همراه با اکراه
ترس از شکست
انتظار برای تکميل اطالعات و داده ها
تصور انجام آن توسط ديگران
تعهد و وسواس ی بيش از حد
Putting off unpleasant,
routine, or difficult chores is
human nature. But those
who discipline themselves
to tackle the things they
dislike or fear gain selfconfidence and make better
use of their time.
"Putting off a
hard thing
makes it
impossible.“
George Claude Lorimer
In his book Scottish
Proverbs (Birlinn
Limited), Colin S.K.
Walker notes, "Half
the battle with work
is getting started."
To offset the perils of
procrastination, Drucker's
greatest single antidote was
''to start." Then, by
doing a little bit on a
regular and consistent
basis, even the biggest
project would diminish in
size.
Drucker was convinced
that a sure sign of a
consummate
professional was the
capacity for "getting
started."
اصول مدیریت زمان
-15برای درمان دفع الوقت
Procrastination
از فرمول زیر بهره بگیرید
:
اصول مدیریت زمان
3D
DEFINITION
DELEGATION
DEADLINE
The executive needed to
Define the problem or the
task, Delegate
accountability to a specific
person along with
responsibility for the specific
thing to be accomplished,
and establish a firm
Deadline for completion.
The Definition ensured
a sense of purpose, the
Delegation identified
who was going to do the
actual work, and the
Deadline substituted
action for inertia.
اصول مدیریت زمان
-16زمانی را در طول روز(ترجیحا ً
حد اقل یک ساعت)برای پرداختن
به کارهایی که انجام آن به زمان
پیوسته ای نیاز دارد خالی کنید
اصول مدیریت زمان
-17یک منشی مؤثر و موفقی را
تربیت کنید
-18به درخواست های ناروا ”نه“
بگویید
شما می توانيد و بايد بگوييد «نه
»
ديگران فقط با اجازه خود
شما از شما سوء استفاده
می کنند
اصول مدیریت زمان
-19خود را درگیر انجام جزییات و
امور روزمره ای که بایستی
انجام آن را به دیگران تفویض
کنید ننمایید
اصول مدیریت زمان
-20امور غیر قابل تفویض خود را
شناسایی کنید
-21وظایف خود را بر حسب
”اهمیت“ و ”فوریت“ اولویت
بندی کنید
Time Management Models
تکنيک ماتريس مديريت زمان
Time Management Matrix Technique
مهم و اضطراری-I
I-Important & urgent
مهم و غير اضطراری-II
II-Important & not urgent
بی اهميت ولی اضطراری-III
III-Not important & urgent
بی اهميت و غير اضطراری-IV
IV-Not important & not urgent
اصول مدیریت زمان
-22نگذارید مزاحمان تلفنی یا
مالقات کنندگان ناخواسته
(ناخوانده) بر شما فایق آیند
-23ایستاده بخوانید
رد کردن مراجعین سرزده
ايجاد سدها و موانع فيزيکی
عقب راندن به قسمت عمومی
پرهيز از تماس مستقيم چشمی
ندادن اجازه استقرار
قدم زدن با آنان تا خارج از اتاق
وادار کردن ديگران به گرفتن وقت قبلی
بیست روش برای صرفه جویی در وقت هنگام تلفن
زدن1-
محدود کردن تعارف و خوش و بش
آماده کردن پاسخ برای سؤاالت
اطمينان از بخاطر سپرده شدن قسمت کليدی پيام
تفويض پاسخ دادن تلفن در صورت امکان
انجام کارهای نيازمند تمرکز در ابتدای روز
تعيين موقع خاص ی برای پاسخ به تلفن
پاسخ ندادن به تلفن های درد سرآفرين و جلوگيری از ايجاد اضطراب
بیست روش برای صرفه جویی در وقت هنگام تلفن
زدن2-
پيش دستی در تلفن و برخورداری از امتياز روانی
تصوير روشنی از هدف وفايده تلفن زدن
شروع صحبت با سالم و تعارفات مختصر برای فرصت دادن به پاسخ
دهنده جهت تطبيق با صدای شما
تلفن نزدن در وقت نا مناسب
در صورت امکان ايستاده تلفن زدن بخاطر ايجاد احساس اقتدار
بیست روش برای صرفه جویی در وقت هنگام تلفن
زدن3-
فراگيری مهارت گوش دادن
تشخيص نوع صدای طرف مکامله
مراوده به روش های گوناگون(فرماندهان،آسوده خاطرها،پرشور ها
وبرنامه ريز ها)
قانون جهانی در روابط انسانی(انتقال احساس مثبت)
استفاده از دستگاه منش ی
درست به پايان رساندن مکامله
اصول مدیریت زمان
-24میز کار خود را مقابل در باز
قرار ندهید
-25در دام ”یک دقیقه ها“ اسیر
نشوید
-26قانون 80/20یا اصل 90/10
را به خاطر بسپارید
اصول مدیریت زمان
-27سعی کنید اتاق کار شما به غیر
صندلی خودتان صندلی اضافی
نداشته باشد
-28تماس های تلفنی خود را در نیم
ساعت آخر وقت اداری برقرار
کنید
Want to make meetings shorter?
Take the chairs out of the room!
According to Allen Bluedorn,
associate professor of
management at the University of
Missouri, meetings in which all
participants stand are a third
shorter than sit-down conferences
اصول مدیریت زمان
-29قانون پارکینسون را به خاطر
داشته باشید
-30هرگز اجازه ندهید جلسات
بیشترین زمان کاری شما را به
خود اختصاص دهد
راه های جلوگیری از اتالف وقت در هنگام انتظار
تثبيت قرار مالقات
به حداقل رساندن زمان رسيدن به محل مالقات
نرفتن به محل مالقات زودتر از پنج دقيقه
انعطاف پذيری نسبت به خطاهای احتمالی
اطمينان از اطالع مالقات شونده از ورود مالقات کننده
مشغول نگهداشتن خود
"I am always
quarreling with time! It
is so short to do
something and so long
to do nothing."
—Queen Charlotte
The ability to work faster and get
more done in less time isn't
slavery; it's freedom. You're going
to have the same big pile of stuff to
do every day whether you want it
or not. If you can be more efficient,
you can get it done and still have
some time left over for yourself—
whether it's to read the paper, play
with your kids, or jog.
"I'm a non-perfectionist,"
said Isaac Asimov, author
of 475 books.
Be excellent but not
perfect
Understand the exponential
curve of excellence. Quality
improves with effort according
to an exponential curve. That
means that early effort yields
the biggest results; subsequent
efforts yield smaller and smaller
improvements, until eventually
the miniscule return is not
worth the effort
• Herb Kelleher, CEO of Southwest
Airlines, says, "I work most of the
time. I enjoy what I do. My
vocation is my avocation. If you
enjoy what you do there's no
stress connected to it. Every day
is a pleasure."
کن علی عمرک اشح منک علی
درهمک و دینارک
به عمرت بخیل تر از درهم
و دینارت باش
میزان الحکمه – حدیث 14190