Transcript مديريت زمان
مدیریت زمان دکتر سید محسن عالمه مديريت زمان Time Management Control of your time = control of your life کنترل زمان = کنترل زندگی المرء ابن زمانه در هر لحظه می توانیم تولد جدیدی داشته باشیم اياك و العجلة باألمور قبل أوانها أو التساقط فيها عند إمكانها زنهار! از اينکه پيش از رسيدن موعد کاری در انجام آن شتاب نمائی و پس از رسيدن موعد انجام آن سستی ورزی فرازی از فرمان حکومتی امير مؤمنان(ع) به مالک اشتر فضع كل أمر موضعه و أوقع كل عمل موقعه پس (ای مالک) هر چیزی را در جای خود و هر کاری را در وقت خود انجام بده مدیریت زمان Time Management مديريت زمان مجموعه ای از مهارت ها و ابزارهاست که به کنترل بهتر امور و رويدادهای زندگی ما کمک می کند. مديريت بهتر زمان در صورتی معنی دارد که بتوانيم از آن برای انجام کار هايی که بيشترين اهميت را در زندگی دارند ،استفاده کنيم. "You may delay, but Time will not.“ شما ممکن است تأخير کنيد اما زمان تأخير نخواهد کرد Benjamin Franklin, American statesman and philosopher Everything we want to do, learn, achieve, or create—has a price. And that price is : Time Time is as elusive as a thief, silent as death. “ —Mumia Abu-Jamal زمان فراری تر از دزد و خاموش تر از مرگ است ‘‘It is those who make the worst use of their time who most ’’complain of its shortness. کسانی که بیشترین شکایت را از کمبود وقت دارند به بدترین شکل از زمان خود استفاده می کنند ويژگيهای زمان زمان کااليی کمياب و محدود است زمان وجود خارجی ندارد زمان قابل ذخيره و نگهداری نيست زمان را نمی توان متوقف ساخت زمان را نمی توان به عقب برگرداند زمان را نمی توان کش داد ويژگيهای زمان زمان يگانه منبع منحصر بفردی است که نمی توان آن را ابداع ،خلق يا خريداری نمود تقاضای زمان کشش پذير اما عرضه آن کشش ناپذير است شايدهيچ چيز به اندازه زمان به تساوی بين ابناء بشر توزيع نشده است همه از وقت یکسانی برخوردارند Everyone has the same amount of time 60دقيقه در ساعت 24ساعت ساعت در روز1440 ،دقيقه در روز 720ساعت در ماه43200،دقيقه در ماه 8640ساعت در سال252600،دقيقه در سال You can't jam 25 hours into a 24hour day. Time is a nonrenewable resource that's consumed at a constant and relentless rate. Once an hour is gone, it's gone forever; you can never get it back. چقدر زود دیر میشه چهار سؤال اصلی در مدیریت زمان ً آيا الزم است اين کار حتما انجام شود؟ آيا من ملزم به انجام دادن آن هستم؟ آيا می توانم اين کار را به تعويق بياندازم؟ ً آيا من بايد مستقيما اين کار را انجام دهم؟ ارزش تأخير مثبت – 1زمانی که کار کم ارزشتری را به خاطر کار پرارزشتری به تعویق می اندازیم. – 2زمانی که از نظر عاطفی برانگیخته شده ایم. – 3زمانی که برای انجام مؤثر کارها از کمبود دانش یا مهارتی رنج می بریم. – 4زمانی که حاالت جسمی و روحی ما انجام بهینه کاری را غیر ممکن یا دشوار می کند. اصول مدیریت زمان -1انعطاف پذیری زمانی را در جدول برنامه ریزی خود لحاظ کنید اصول مدیریت زمان -2به خاطر داشته باشید هر چیزی بیشتر از آنچه که انتظار آن را دارید زمان می برد -3به صورت دوره ای نحوه سپری کردن وقت خود را بسنجید اصول مدیریت زمان -4وظایفی که بیش از یک ساعت در هفته به طول می انجامد را شناسایی نموده و بررسی کنید آیا می توان آنها را ظرف نیم ساعت انجام داد اصول مدیریت زمان -5چرخه بهره وری خود را شناسایی کنید -6مولد ترین زمان خود را صرف انجام امور عادی و روتین نکنید اصول مدیریت زمان -7جلسات را سر وقت تشکیل داده و در قرار مالقات های خود کامال وقت شناس باشید -8به حافظه خود متکی نباشید – هر چه انتظار وقوع آن را دارید مکتوب کنید اصول مدیریت زمان -9بدانید انجام امور مهم و استراتژیک با صرف مقادیر اندک زمانی که متناوبا ً و به طورگسسته در اختیار شما قرار می گیرد قابل تحقق نمی باشد بلکه مستلزم تکه های بزرگ زمانی پیوسته می باشد اصول مدیریت زمان -10با استفاده از تکنولوژی های جدید ارتباطی و اطالعاتی و رسانه های دیگری همچون فاکس، پست الکترونیک ،کنفرانس ویدیویی ،کنفرانس تلفنی و ...از مسافرت های غیر ضرور بپرهیزید اصول مدیریت زمان -11برای درک بهتری از زمان به عنوان یک دارایی مالی ،ارزش پولی یک ساعت از زمان خود را محاسبه کنید اصول مدیریت زمان -12از تشکیل جلسات غیر ضرور و بی برنامه یا حضور در آن جلسات بپرهیزید -13فهرستی از کلیه کارهایی که باید در طول روز انجام شود تهیه کنید I want to see progress . . . or it is a waste of time. But that isn’t the meeting’s fault. That is the fault of the person calling and leading the meeting. DARIN HAMER, IT professional, Topeka, Kansas (2006) سازماندهی جلسات1- انتخاب اهداف مشخص تهيه دستور جلسه برای همه به حداقل رساندن تعداد شرکت کنندگان پرهيز از شروع در سر ساعت تشکيل جلسات سرپايی استفاده از روش توپ سخنگو سازماندهی جلسات2- استفاده از روش رأی گيری برای کنترل نتايج استفاده از روش نيوماواش ی برنامه ريزی دقيق جهت افزايش رغبت جلب توجه همه جلو گيری از گفتگوهای جانبی به پايان رساندن جلسه با هدف اقدام کردن -14راهزنان وقت را شناسایی نموده و از فعالیت های روزانه خود حذف کنید It was debatable, Drucker argued, whether we were living in the best of times or the worst of times, but he was certain that it was the only time we had. Looking at procrastination from this point of view, he saw it as the greatest thief of time and the most obvious impediment to achieving results. "Procrastination," says entrepreneur Victor Kiam, "is opportunity's assassin.“ )تسويف( امروز و فردا کردن قاتل فرصت ها است داليل امروز و فردا کردن)تعويق و تسويف) ?Why do we procrastinate ندانستن نقطه شروع کار دوری از کارسخت و همراه با اکراه ترس از شکست انتظار برای تکميل اطالعات و داده ها تصور انجام آن توسط ديگران تعهد و وسواس ی بيش از حد Putting off unpleasant, routine, or difficult chores is human nature. But those who discipline themselves to tackle the things they dislike or fear gain selfconfidence and make better use of their time. "Putting off a hard thing makes it impossible.“ George Claude Lorimer In his book Scottish Proverbs (Birlinn Limited), Colin S.K. Walker notes, "Half the battle with work is getting started." To offset the perils of procrastination, Drucker's greatest single antidote was ''to start." Then, by doing a little bit on a regular and consistent basis, even the biggest project would diminish in size. Drucker was convinced that a sure sign of a consummate professional was the capacity for "getting started." اصول مدیریت زمان -15برای درمان دفع الوقت Procrastination از فرمول زیر بهره بگیرید : اصول مدیریت زمان 3D DEFINITION DELEGATION DEADLINE The executive needed to Define the problem or the task, Delegate accountability to a specific person along with responsibility for the specific thing to be accomplished, and establish a firm Deadline for completion. The Definition ensured a sense of purpose, the Delegation identified who was going to do the actual work, and the Deadline substituted action for inertia. اصول مدیریت زمان -16زمانی را در طول روز(ترجیحا ً حد اقل یک ساعت)برای پرداختن به کارهایی که انجام آن به زمان پیوسته ای نیاز دارد خالی کنید اصول مدیریت زمان -17یک منشی مؤثر و موفقی را تربیت کنید -18به درخواست های ناروا ”نه“ بگویید شما می توانيد و بايد بگوييد «نه » ديگران فقط با اجازه خود شما از شما سوء استفاده می کنند اصول مدیریت زمان -19خود را درگیر انجام جزییات و امور روزمره ای که بایستی انجام آن را به دیگران تفویض کنید ننمایید اصول مدیریت زمان -20امور غیر قابل تفویض خود را شناسایی کنید -21وظایف خود را بر حسب ”اهمیت“ و ”فوریت“ اولویت بندی کنید Time Management Models تکنيک ماتريس مديريت زمان Time Management Matrix Technique مهم و اضطراری-I I-Important & urgent مهم و غير اضطراری-II II-Important & not urgent بی اهميت ولی اضطراری-III III-Not important & urgent بی اهميت و غير اضطراری-IV IV-Not important & not urgent اصول مدیریت زمان -22نگذارید مزاحمان تلفنی یا مالقات کنندگان ناخواسته (ناخوانده) بر شما فایق آیند -23ایستاده بخوانید رد کردن مراجعین سرزده ايجاد سدها و موانع فيزيکی عقب راندن به قسمت عمومی پرهيز از تماس مستقيم چشمی ندادن اجازه استقرار قدم زدن با آنان تا خارج از اتاق وادار کردن ديگران به گرفتن وقت قبلی بیست روش برای صرفه جویی در وقت هنگام تلفن زدن1- محدود کردن تعارف و خوش و بش آماده کردن پاسخ برای سؤاالت اطمينان از بخاطر سپرده شدن قسمت کليدی پيام تفويض پاسخ دادن تلفن در صورت امکان انجام کارهای نيازمند تمرکز در ابتدای روز تعيين موقع خاص ی برای پاسخ به تلفن پاسخ ندادن به تلفن های درد سرآفرين و جلوگيری از ايجاد اضطراب بیست روش برای صرفه جویی در وقت هنگام تلفن زدن2- پيش دستی در تلفن و برخورداری از امتياز روانی تصوير روشنی از هدف وفايده تلفن زدن شروع صحبت با سالم و تعارفات مختصر برای فرصت دادن به پاسخ دهنده جهت تطبيق با صدای شما تلفن نزدن در وقت نا مناسب در صورت امکان ايستاده تلفن زدن بخاطر ايجاد احساس اقتدار بیست روش برای صرفه جویی در وقت هنگام تلفن زدن3- فراگيری مهارت گوش دادن تشخيص نوع صدای طرف مکامله مراوده به روش های گوناگون(فرماندهان،آسوده خاطرها،پرشور ها وبرنامه ريز ها) قانون جهانی در روابط انسانی(انتقال احساس مثبت) استفاده از دستگاه منش ی درست به پايان رساندن مکامله اصول مدیریت زمان -24میز کار خود را مقابل در باز قرار ندهید -25در دام ”یک دقیقه ها“ اسیر نشوید -26قانون 80/20یا اصل 90/10 را به خاطر بسپارید اصول مدیریت زمان -27سعی کنید اتاق کار شما به غیر صندلی خودتان صندلی اضافی نداشته باشد -28تماس های تلفنی خود را در نیم ساعت آخر وقت اداری برقرار کنید Want to make meetings shorter? Take the chairs out of the room! According to Allen Bluedorn, associate professor of management at the University of Missouri, meetings in which all participants stand are a third shorter than sit-down conferences اصول مدیریت زمان -29قانون پارکینسون را به خاطر داشته باشید -30هرگز اجازه ندهید جلسات بیشترین زمان کاری شما را به خود اختصاص دهد راه های جلوگیری از اتالف وقت در هنگام انتظار تثبيت قرار مالقات به حداقل رساندن زمان رسيدن به محل مالقات نرفتن به محل مالقات زودتر از پنج دقيقه انعطاف پذيری نسبت به خطاهای احتمالی اطمينان از اطالع مالقات شونده از ورود مالقات کننده مشغول نگهداشتن خود "I am always quarreling with time! It is so short to do something and so long to do nothing." —Queen Charlotte The ability to work faster and get more done in less time isn't slavery; it's freedom. You're going to have the same big pile of stuff to do every day whether you want it or not. If you can be more efficient, you can get it done and still have some time left over for yourself— whether it's to read the paper, play with your kids, or jog. "I'm a non-perfectionist," said Isaac Asimov, author of 475 books. Be excellent but not perfect Understand the exponential curve of excellence. Quality improves with effort according to an exponential curve. That means that early effort yields the biggest results; subsequent efforts yield smaller and smaller improvements, until eventually the miniscule return is not worth the effort • Herb Kelleher, CEO of Southwest Airlines, says, "I work most of the time. I enjoy what I do. My vocation is my avocation. If you enjoy what you do there's no stress connected to it. Every day is a pleasure." کن علی عمرک اشح منک علی درهمک و دینارک به عمرت بخیل تر از درهم و دینارت باش میزان الحکمه – حدیث 14190