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Monitoreo de
Proyectos
Índice
1. El monitoreo: conceptos y generalidades
2. Cómo hacer el monitoreo
I. Cronograma
II. Presupuesto
III. Indicadores
3. Recomendaciones finales
4. Ejercicio
Índice
1. El monitoreo: conceptos y generalidades
2. Cómo hacer el monitoreo
I. Cronograma
II. Presupuesto
III. Indicadores
3. Recomendaciones finales
4. Ejercicio
¿Qué es el monitoreo?
El monitoreo es una herramienta de gestión para
verificar el avance de los proyectos en ejecución y
medir los resultados reales en función de los
previstos.
El propósito del monitoreo consiste en detectar de
manera oportuna las fortalezas y deficiencias de los
procesos de ejecución, con el fin de hacer ajustes
para lograr el objetivo deseado.
¿Para qué sirve?
Mostrar resultados - Facilita el control de la ejecución y la
preparación de los reportes.
Explicar a los demás lo que sucede y por qué se logran o
no los resultados esperados. Apoyar los procesos de
transparencia y rendición de cuentas.
Fomentar la confianza de la alta gerencia, los organismos
de financiación y control y la ciudadanía
Presentar argumentos en favor de los cambios necesarios
Ahorrar tiempo y recursos al gerente del proyecto en el
control y toma de decisiones del proyecto.
¿A qué nivel se hace monitoreo?
¿A qué nivel se hace monitoreo?
¿Qué es monitoreo?
Consiste en una recolección y análisis continuo de
información para tomar decisiones durante
la
implementación de una política, programa o proyecto con
base en una comparación entre los resultados esperados y el
estado de avance de los mismos.
¿Qué es la evaluación?
Es una valoración exhaustiva y sistemática de una
intervención del Estado y sus efectos (positivos o negativos,
esperados o no) que busca determinar su relevancia,
eficiencia, efectividad, impacto o sostenibilidad.
¿A qué nivel se hace monitoreo?
Ciclo del proyecto de inversión pública
Impacto
Éxito o fracaso
Nuevas problemáticas
Preinversión
Evaluación
Expost
Formulación, estructuración,
evaluación ex - ante y registro
de proyectos en el BPIN.
Inversión
Ejecución
Diseño definitivo
Producto
Monitoreo a la
ejecución
física y
financiera de
los proyectos
Seguimiento
Relación entre la Planeación y el Monitoreo
“Si la programación de un proyecto es
arbitraria, monitorear no tiene sentido”
La comparación entre lo programado y lo
realizado
sólo
formulación
programación
es
válida
adecuada,
realista
si
que
e
existe
una
permita
una
idónea
de
los
diferentes productos, procesos, actividades e
insumos requeridos en la operación.
Responsabilidades del gerente frente al
monitoreo
Realizar monitoreo
tanto técnico como
financiero (qué se ha
hecho y cuánto se ha
gastado)
Responsabilidades
del Gerente
Existan evidencias de poner
en peligro el logro del
objetivo
Alertar a la alta
dirección cuando
Hay cambios en el entorno
que repercuten
negativamente
Recomendar ajustes y
medidas correctivas
Existe incertidumbre en
cuanto al logro de los
resultados esperados
Índice
1. El monitoreo: conceptos y generalidades
2. Cómo hacer el monitoreo
I. Cronograma
II. Presupuesto
III. Indicadores
3. Recomendaciones finales
4. Ejercicio
Avance
Avance
Técnico
Técnico
Avance
Avance
Financiero
Financiero
CRONOGRAMA
INDICADORES
PRESUPUESTO
HORIZONTE DE EVALUACIÓN DEL PROYECTO
Plan Operativo y de Monitoreo
Plan Anual
Plan Anual
Plan Anual
Plan Anual
AÑO 1
AÑO 2
AÑO 3
AÑO 4
Mes a mes
Semana a semana
Día a día
Índice
1. El monitoreo: conceptos y generalidades
2. Cómo hacer el monitoreo
I. Cronograma
II. Presupuesto
III. Indicadores
3. Recomendaciones finales
4. Ejercicio
I. Actividades y cronograma
Uso de los
Generación de
Obtención del
insumos en las
los Productos
Propósito como
Actividades del
a partir de las
efecto combinado
proyecto.
Actividades.
de los Productos.
Contribución del
Propósito del
proyecto al logro
del Fin u objetivo
de desarrollo.
Las actividades son acciones que deben llevarse a cabo
para generar cada Producto del proyecto.
Éstas pueden ser subdivididas en tareas o subactividades.
Son los hechos concretos del proyecto, y constituyen la base
para el cálculo del presupuesto y para la elaboración del plan
operativo.
Si el proyecto ha sido bien diseñado las actividades detalladas son
las necesarias y suficientes para cada Componente, es decir no
faltan ni sobran actividades.
I. Actividades y cronograma
PROYECTO
“Asistencia técnica para la promoción del empleo a través del incremento
de la producción y productividad agrícola del maíz amiláceo en Cajamarca”
PRODUCTO 3
Productores atendidos con asistencia técnica oportuna.
ACTIVIDADES
CORRECTAS
INCORRECTAS
Elaborar el plan de asistencia técnica.
 Compra de resmas de papel
Capacitar al equipo técnico.
 Adquisición de computadores
Realizar visitas de seguimiento y asesoría a las
proyectores
labores agrícolas a nivel de unidades
 Viáticos
agropecuarias.
Instalar y conducir las parcelas demostrativas.  Compra de semillas
Realizar prácticas agronómicas para la  Compra de azadones
 Compra de abono
conducción del cultivo.
Ejecutar labores de cosecha y post-cosecha  Contratación de personal
según plan de siembras.
ACTIVIDADES

INSUMOS
y
Índice
1. El monitoreo: conceptos y generalidades
2. Cómo hacer el monitoreo
I. Cronograma
II. Presupuesto
III. Indicadores
3. Recomendaciones finales
4. Ejercicio
II. Presupuesto
Qué es un Presupuesto
• Es un documento que
traduce los planes en
dinero: dinero que necesita
gastarse para realizar las
actividades planificadas y
para
conseguir
los
productos esperados.
• Consiste en una estimación
hecha con fundamento
sobre las necesidades.
Qué NO es un presupuesto
• Un plan de compras.
• Un simple registro de los
gastos del último año, con
un porcentaje añadido
para cubrir la inflación:
cada año es distinto.
II. Presupuesto
Posible estructura de un presupuesto:
II. Presupuesto
El presupuesto se pude desagregar tanto como se requiera siguiendo una
estructura como la siguiente:
Presupuesto
Componente
Actividades
Insumos
Total
2011
2012
20.n
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Índice
1. El monitoreo: conceptos y generalidades
2. Cómo hacer el monitoreo
I. Cronograma
II. Presupuesto
III. Indicadores
3. Recomendaciones finales
4. Ejercicio
III. Indicadores
Un indicador es una representación cuantitativa, verificable
objetivamente, a partir de la cual se registra, procesa y presenta la
información necesaria para medir el avance o retroceso en el logro
de un determinado objetivo.
Política
En el marco de la inversión
pública,
dicho
objetivo
se
desprende por lo general de una
iniciativa específica:
Programa
Proyecto
En consecuencia, es a partir de indicadores que se pueden
determinar, objetivamente, los resultados de las intervenciones
públicas y valorar su desempeño.
Cómo formular un indicador
Identificar el objetivo cuyo cumplimiento se quiere
verificar
Definir la tipología del indicador
Redactar el indicador
Seleccionar indicadores C R E M A
Elaborar hoja de vida del indicador
Cómo formular un indicador
1. Identificar el objetivo cuyo
cumplimiento se quiere verificar
Qué queremos lograr
Objetivo
Propósito específico de una determinada
intervención pública (política, programa o
proyecto).
Componentes:
1. Acción a realizar
Mejorar
2. Objeto sobre el que recae
la acción
Acueductos
3. Elementos descriptivos
En la región occidental
Cómo formular un indicador
2. Definir la tipología del indicador
 Indicador de gestión: Cuantifica las acciones, procesos y
operaciones ejecutadas.
 Indicador de producto: Cuantifica los bienes y servicios
producidos y / o provisionados, así como los cambios
generados por la intervención que son pertinentes para el
logro de los efectos directos.
 Indicador de efecto: Mide los efectos (directos e
indirectos) generados por los productos sobre la población
directamente afectada.
Cómo formular un indicador
2. Definir la tipología del indicador
De acuerdo al nivel de la cadena de valor en el cual se ubique el objetivo:
Cómo formular un indicador
2. Definir la tipología del indicador
Código
Nombre
1700I012
Asaltos Por Parte De Grupos Al Margen De La Ley
A Poblaciones
1300I050
Tasas de ocupación nacional
Código
Nombre
0500P004
Gaseoductos Para Distribución Construidos
0600P114
Terminales Aéreos Mantenidos
1100P099
Resguardos Indígenas Saneados.
Código
Nombre
1000G523
Pruebas Piloto Realizadas
1100G013
Convenios Firmados Con Entes Territoriales
9900G013
Licitaciones Abiertas Adjudicadas
Cómo formular un indicador
2. Definir la tipología del indicador
Desde la Dimensión del indicador
Eficiencia: Valora la utilización de una combinación óptima
de los recursos en el logro de los objetivos.
Eficacia: Valora el grado de cumplimiento de los objetivos
planteados.
Economía: Valora cuan bien son administrados los recursos
utilizados para la producción de los bienes y servicios.
Calidad: Valora las características de cómo está siendo
provisto el producto o servicio.
Cómo formular un indicador
3. Redactar el indicador
Objeto a cuantificar
Acueductos
+
condición deseada
construidos
Objeto a cuantificar + condición deseada + descripción
Acueductos
construidos
en la región occidental
Cómo formular un indicador
4. Seleccionar indicadores C R E M A
Claros
Preciso e inequívoco
Relevantes
Apropiado al tema en
cuestión
Económicos
Disponible a un costo
razonable
Medibles
Abierto a validación
independiente
Adecuados
Ofrece una base suficiente
para estimar el desempeño
Cómo formular un indicador
4. Seleccionar indicadores C R E M A
Lista de control para evaluar los
indicadores propuestos
C
¿Es el indicador suficientemente preciso para garantizar una medición
objetiva?
R
¿Es el indicador un reflejo lo más directo posible del objetivo?
E
¿Es el indicador capaz de emplear un medio práctico y asequible para
la obtención de datos?
M
Están las variables del indicador suficientemente definidas para
asegurar que lo que se mide hoy es lo mismo que se va a medir en
cualquier tiempo posterior, sin importar quién haga la medición?
A
¿Es el indicador suficientemente representativo del total de los
resultados deseados y su comportamiento puede ser observado
periódicamente?


Cómo formular un indicador
5. Elaborar hoja de vida del indicador
Identificación
Nombre
Descripción
Unidad de
Fórmula Periodicidad Tipología
medida
Programación y Seguimiento
Nombre
Línea de
base
Meta
Resultado
Descripción
de avances
http://www.dnp.gov.co/PORTALWEB/LinkClick.aspx?fileticket=-hBkmozjehk%3d&tabid=1214
Índice
1. El monitoreo: conceptos y generalidades
2. Cómo hacer el monitoreo
I. Cronograma
II. Presupuesto
III. Indicadores
3. Recomendaciones finales
4. Ejercicio
El Control Posterior y el Monitoreo
No olvidar que…
Cuando no se sabe para qué se recoge la información y no se
retroalimenta la actividad, disminuye el compromiso y baja la
confiabilidad de los resultados obtenidos.
Cada subdivisión adicional de la muestra incrementa su error
de estimación.
Los instrumentos, formas de registro y procesamiento de los
datos deben ser estables para mantener su comparabilidad.
Utilizar sistemas informáticos para el registro y transmisión
de la información disminuye considerablemente los errores de
manipulación.
Para las salidas a terreno es necesario que los supervisores
cuenten con una guía de registro de datos.
Índice
1. El monitoreo: conceptos y generalidades
2. Cómo hacer el monitoreo
I. Cronograma
II. Presupuesto
III. Indicadores
3. Recomendaciones finales
4. Ejercicio
Gracias
www.dnp.gov.co
PBX: 3815000