Transcript Gestión del tiempo

Fundamentos de la Gerencia de
Proyectos
Sesión 7
Gestión del Tiempo
Peter M. Yamakawa T.
Ph.D., MBA, Msc. Ing. , PMP
[email protected]
Agenda
• Caso: Un Proyecto que Espera 24 Años
• Plan
• Estimación de duración
• Secuencia de actividades
• Cronograma
Un Proyecto que Espera 24
Años
Preguntas
• ¿Por qué la definición de los tiempos son un
problema constante en los proyectos?
• ¿Para la gerencia de tiempos que habilidades
debe tener el gerente de proyectos?
Importancia de la gerencia de
tiempos
• Gerentes frecuentemente citan el tiempo como
uno de los principales retos
• Tiempo tiene quizás la menor flexibilidad
• Puede ser la principal razón de conflictos en
proyectos
Estimación de duración de
actividades
• Duración incluye el tiempo que demora más un
tiempo adicional
• El equipo puede trabajar, y debe ser revisado
por un experto
Desarrollo de cronogramas
• Determina el inicio y fin de las actividades
• Un proyecto realistico en tiempos
• Importantes herramientas: diagrama de gantt,
análisis PERT, y ruta critica
Gestión del tiempo
• Incluye los procesos requeridos para administrar
la finalización del proyecto a tiempo.
• Estos procesos interactúan entre sí y con
procesos de las otras áreas de conocimiento.
Gestión del tiempo
Planificación del tiempo
Definir las actividades
• Es el proceso que consiste en identificar las
acciones específicas a ser realizadas para
elaborar los entregables del proyecto.
• Los paquetes de trabajo del proyecto se
descomponen normalmente en componentes
más pequeños llamados actividades, que
representan el trabajo necesario para completar
los paquetes de trabajo.
Definir las actividades
Entradas
1. Línea base del
alcance
2. Factores
ambientales de
la empresa
3. Activos de los
procesos de la
organización
Herramientas y
técnicas
1. Descomposición
2. Planificación
gradual
3. Plantillas
4. Juicio de
expertos
Salidas
1. Lista de
actividades
2. Atributos de la
actividad
3. Lista de hitos
Secuenciar de actividades
• Es el proceso que consiste en identificar y
documentar las relaciones entre las actividades
del proyecto. Esta secuencia se establece
mediante relaciones lógicas.
Secuenciar de actividades
Entradas
1. Lista de
actividades
2. Atributos de la
actividad
3. Lista de hitos
4. Declaración del
alcance del
proyecto
5. Activos de los
procesos de la
organización
Herramientas y
técnicas
1. Método de
diagrama por
precedencia
(PDM)
2. Determinación
de
dependencias
3. Aplicación de
adelantos y
atrasos
4. Plantillas de red
del cronograma
Salidas
1. Diagramas de
red del
cronograma del
proyecto
2. Actualizaciones
a los
documentos del
proyecto
Estimar los recursos de las
actividades
• Es el proceso que consiste en estimar el tipo y
las cantidades de materiales, personas, equipos
o suministros requeridos para ejecutar cada
actividad.
Estimar los recursos de las
actividades
Entradas
1. Lista de
actividades
2. Atributos de la
actividad
3. Calendario de
recursos
4. Factores
ambientales de
la empresa
5. Activos de los
procesos de la
organización
Herramientas y
técnicas
1. Juicio de
expertos
2. Análisis de
alternativas
3. Datos de
estimación
publicados
4. Estimación
ascendente
5. Software de
gestión de
proyectos
Salidas
1. Requisitos de
recursos de la
actividad
2. Estructura de
desglose de
recursos
3. Actualizaciones
a los
documentos del
proyecto
Estimar la duración de las
actividades
• Es el proceso que consiste en establecer
aproximadamente la cantidad de períodos de
trabajo necesarios para finalizar cada actividad
de los recursos estimados.
Estimar la duración de las
actividades
Entradas
1. Lista de
actividades
2. Atributos de la
actividad
3. Requisitos de
recursos de la
actividad
4. Calendario de
recursos
5. Declaración del
alcance del
proyecto
6. Factores
ambientales de la
empresa
7. Activos de los
procesos de la
organización
Herramientas y
técnicas
1. Juicio de
expertos
2. Estimación
análoga
3. Estimación
paramétrica
4. Estimación por
tres valores
5. Análisis de
reserva
Salidas
1. Estimados de la
duración de la
actividad
2. Actualizaciones
a los
documentos del
proyecto
Desarrollar el cronograma
• Es el proceso que consiste en analizar el orden
de las actividades, su duración, los requisitos de
recursos y las restricciones para crear el
cronograma del proyecto.
Desarrollar el cronograma
Entradas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Lista de actividades
Atributos de la
actividad
Diagramas de red del
cronograma del
proyecto
Requisitos de
recursos de la
actividad
Calendario de
recursos
Estimados de la
duración de la
actividad
Declaración del
alcance del proyecto
Factores ambientales
de la empresa
Activos de los
procesos de la
organización
Herramientas y
técnicas
1. Análisis de la red
del cronograma
2. Métodos de la ruta
crítica
3. Métodos de la
cadena crítica
4. Nivelación de
recursos
5. Análisis «¿Qué
pasa si..?»
6. Aplicación de
adelantos y
retrasos
7. Comprensión del
cronograma
8. Herramientas de
planificación
Salidas
1. El cronograma
del proyecto
2. Línea base del
cronograma
3. Datos del
cronograma
4. Actualizaciones
a los
documentos del
proyecto
Diagrama de red
• Técnica para mostrar la secuencia de
actividades
• Es un esquema de las relaciones entre las
actividades del proyecto
Activity on Arrow (AOA)
Ejemplo
C=2
start
1
A=2
2
B=5
4
E=1
3
6
D=7
5
F=2
finish
Actividad en nodo (AON)
4
1
5
A
B
C
8
Inicio
3
D
E
7
2
1
G
H
F
Fin
Método de diagrama de
precedencia
• Actividades son representadas por cajas
• Las flechas muestran la relación entre las
actividades
• Son usadas por software
Tipos de dependencias
Diagrama de Gantt
Ms-Project
Ruta Crítica
• Una ruta crítica es el conjunto de actividades
que determina el menor tiempo que puede
completarse el proyecto
• Es la ruta más larga dentro del diagrama de red
y no tiene holguras
• Primero hacer un diagrama de red
• La ruta más larga es la crítica
Determinar la ruta crítica
Holgura
• Tiempo de una actividad puede demorarse
antes que cambie la duración del proyecto
• Un actividad en la ruta crítica tiene holgura cero
Técnicas para reducir el tiempo
Técnica
Descripción
Ejemplo
Crashing
Aplicar más recursos
para reducir la
duración
Un proyecto de 6
semanas, 3 recursos
son adicionados
Fast Tracking
Ejecutar actividades
en paralelo que seria
hecho en forma
secuencial
Dividir el proyecto en
módulo
Reduciendo los tiempos del
proyecto
Formula Pert
• Ejemplo:
• Pert = (Optimista+4*probable+pesimista)/6
• Pert= (8+4*10+24)/6 = 12 días
Trabajando con la gente para ser eficientes
en la gerencia de tiempos
•
•
•
•
Empoderamiento
Incentivos
Disciplina
Negociación
Ejercicio
16
3
7
3
A
B
C
D
5
9
10
G
H
2
Inicio
E
F
6
4
I
J
1
K
Fin
Preguntas
• ¿Rutas posibles?
• ¿Ruta crítica?
• ¿Holgura por cada actividad?
Respuesta
1. Hay 6 rutas :
Inicio-ABCD-fin
Inicio-EFGD-fin
Inicio-EFGH-fin
Inicio-IJGD-fin
Inicio-IJGH-fin
Inicio-IJK-fin
2. Dos rutas críticas:
Inicio-ABCD-fin = 29 días
Inicio-IJGH-fin = 29 días
Actividad
Ruta crítica
Holgura en días
A
B
Si
Si
0
0
C
Si
0
D
Si
0
E
N
3
F
N
3
G
Si
0
H
Si
0
I
Si
0
J
Si
0
K
N
18
Ejercicio 2
Actividad
Actividad
Precedente
Duración en días
Inicio
A
Inicio
0
6
B
A, E
2
C
D
E
F
B
C
Inicio
A, E
2
3
1
1
G
Fin
F, B
D, G
7
0
Preguntas
• ¿La ruta crítica?
• ¿Si la actividad D dura el doble de tiempo?
• Una actividad tiene 3 estimaciones: Optimista =
10 días, Pesimista = 25 días, Realista = 15 días;
estimación PERT =??
• Desviación estándar = (P-O)/6
6
A
2
B
2
3
C
D
Inicio
Fin
1
E
1
F
7
G
•
•
•
•
•
•
ABCD = 6+2+2+3=13
ABG=6+2+7= 15
AFG=6+1+7=14
EBCD=1+2+2+3=8
EBG=1+2+7=10
EFG=1+1+7=9
La ruta crítica cambia
•
•
•
•
•
•
ABCD = 6+2+2+6=16
ABG=6+2+7=15
AFG=6+1+7=14
EBCD=1+2+2+6=11
EBG=1+2+7=10
EFG=1+1+7=9
Pert
• Pert = (O+P+4*R)/6 = 15.83
• Desviación estándar= (25-10)/6 = 2.5
Controlar el cronograma
• Es el proceso por el que se da seguimiento al
estado del proyecto para actualizar el avance
del mismo y gestionar cambios a la línea base
del cronograma.
Controlar el cronograma
Entradas
1. Plan para la
dirección del
proyecto
2. Cronograma del
proyecto
3. Información
sobre el
desempeño del
trabajo
4. Activos de los
procesos de la
organización
Herramientas y
técnicas
1. Revisiones del
desempeño
2. Análisis de
variación
3. Software de
gestión de
proyectos
4. Nivelación de
recursos
5. Análisis «¿Qué
pasa si..?»
6. Ajuste de
adelantos y
retrasos
7. Comprensión del
cronograma
8. Herramientas de
planificación
Salidas
1. Mediciones del
desempeño del
trabajo
2. Actualizaciones
a los activos de
los procesos de
la organización
3. Solicitudes de
cambio
4. Actualizaciones
al plan para la
dirección del
proyecto
5. Actualizaciones
a los
documentos del
proyecto