Transcript PENGURUSAN MESYUARAT - WordPress.com

PENGURUSAN MESYUARAT
MOHD. NOOR BIN JABAR
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
DEFINISI

Mesyuarat - perbincangan formal antara dua
pihak atau lebih untuk mencapai objektif
bersama melalui proses komunikasi

Mesyuarat berbeza antara satu dengan yang
lain mengikut keahlian, organisasi dan
objektifnya
JENIS-JENIS MESYUARAT
a). Mesyuarat bagi mendapat maklumat/memberi
maklumat
b). Mesyuarat kerjasama projek, penyelarasan dan
komunikasi
c. membuat keputusan ataupun
menyelesaikan masalah
d. Analisis hala cara dan perancangan
masa depan
e. Memperbaiki kerja-kerja semasa
ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG
BERKUALITI
WAKTU
MESYUARAT
TEMPAT
MESYUARAT
OBJEKTIF
PERWAKILAN
MESYUARAT
ORGANISASI
MAKLUMAT
KEPIMPINAN
ASAS PENGURUSAN MESYUARAT
YANG BERKUALITI

Mempunyai agenda dan objektif yang jelas

Bermula dan berakhir mengikut ketepatan masa

Kemudahan fizikal yang selesa

Notis panggilan mesyuarat yang mencukupi

Ahli-ahli yang hadir mempunyai kepakaran

Perbincangan diadakan secara positif

Peranan pengerusi yang berkesan

Peranan setiausaha yang berkesan

Minit mesyuarat direkodkan dengan tepat.

Tindakan susulan dilaksanakan dengan
berkesan
MESYUARAT YANG TIDAK BERKESAN

Mesyuarat jarang diadakan

Minit lewat dihantar

Agenda tidak ditetapkan

Wakil tidak dapat memberi sumbangan

Tiada persedian rapi dalam perancangan
mesyuarat.

Tidak ada maklum balas terhadap tindakan
dalam mesyuarat seterusnya

TINDAKAN SEBELUM MESYUARAT

Urus Setia/Setiausaha perlu :

a) Menentukan agenda,tarikh,masa jemputan
dan tempat mesyuarat

b) Membuat tempahan bilik mesyuarat

c) Menentukan kertas kerja disediakan untuk
perbincangan

d) Menghantar surat jemputan mesyuarat

e) Memastikan persediaan kemudahan bilik
mesyuarat

f) Menentukan kehadiran

g) Perbincangan sebelum mesyuarat
TINDAKAN SEMASA MESYUARAT

Catatan minit mesyuarat

a) Senarai kehadiran

b) Senarai ketidakhadiran dan alasan

c) Perkara penting yang dibincangkan

d) Keputusan yang dibuat

e) Tindakan susulan yang perlu diambil
TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

Urus setia/Setiausaha bertanggung jawab untuk
mergambil tindakan berikut

a) Penyediaan minit

b) Format minit mesyuarat

c) Susunan nama ahli mesyuarat

d) Catatan perbincangan

e) Pengesahan maklum balas pelaksanaan
keputusan mesyuarat.

f) Laporan maklum balas oleh urus setia

g) Menentukan format maklum balas
PERATURAN DAN PROTOKOL
MESYUARAT

Prinsip Susun Atur
a) Susunan keutamaan ahli – Pengerusi orang
yang utama memimpin mesyuarat
b) Antara ahli yang bergelar (seperti Tun, Tan
Sri atau Datuk) mendahului mereka yang tak
bergelar
c) Penjawat awam mendahului penjawat swasta
(dalam hal ini gelaran anugerah tidak diambil
kira)
d) Mereka yang berpangkat lebih kanan
mendahului mereka yang rendah pangkatnya
(walaupun antara mereka menyandang gelaran)

Kaedah menentuan keutamaan ahli
i) Antara yang bergelar
- Kriteria penentuan adalah seperti
yang berikut
- Tarikh menerima anugerah darjah
kebesaran (rujuk Bahagian
Istiadat JPM)
- Pemegang pingat bergelar Datuk
(Persekutuan) mendahului
pemegang pingat Dato’ Negeri
- Antara Dato’ Negeri kekananan berasaskan
tarikh kurniaan pingat yang disandang.

ii) Antara pejawat awam dengan swasta
- Penjawat awam mendahului penjawat
swasta
- penjawat swasta yang bergelar dan
menyandang gelaran persekutuan
mendahului penjawat awam yang tidak
bergelar

iii) Antara yang tinggi dengan yang rendah
pangkatnya
- yang lebih kanan diutamakan
- Jika yang rendah pangkatnya
menyandang gelaran Dato’ Negeri, asas
penentuan masih tertakluk kepada
kekananan pangkat

b) Susunan tempat duduk

Susunan keutamaan

Susunan kekananan

Fungsi ahli

Kriteria penentuan
i) Ahli yang tertinggi statusnya duduk paling
hampir dengan pengerusi di sebelah
kanan (bersetentangan)
ii) Kedudukan lain-lain ahli hendaklah diselangselikan, berasaskan keutamaan dan
kekananan mereka
iii) *Ahli yang berfungsi (membuat
persembahan) duduk di kerusi terakhir
bersetentangan dengan pengerusi di sebelah
kiri)
iv)* Setiausaha duduk di meja khas
•
Pengerusi mempunyai kuasa untuk
merombak/mengubah kedudukan (iii) dan (iv)
•
Lazimnya ditempatkan di sebelah kiri Pengerusi
MERANCANG MESYUARAT

Perlukah mesyuarat diadakan?
- timbangkan kos bagi ahli yang hadir
- ada tidak cara lain untuk capai matlamat yang
dikehendaki
MESYUARAT UNTUK MENDAPATKAN
MAKLUMAT

Adakah faktor masa itu penting?

Adakah wakil yang akan hadir datang dari
tempat yang jauh dan melibatkan kos yang
tinggi?

Adakah saiz kumpulan yang terlibat itu
munasabah?

Adakah perlu semua wakil memahami sesuatu
peraturan tertentu atau hanya sekadar
diberitahu melalui surat edaran jabatan?

Adakah maklumat atau taklimat yang hendak
disampaikan itu memerlukan bahan rujukan
disediakan?
MESYUARAT UNTUK MEMBUAT
KEPUTUSAN

Adakah wakil yang hadir mempunyai kepakaran
untuk membuat keputusan yang dikehendaki?

Adakah wakil yang hadir mempunyai komitmen
untuk melaksanakan sesuatu keputusan yang
dicapai?

Dapatkah proses kerjasama kumpulan
digunakan untuk mencapai sesuatu
keputusan yang berkualiti?

Adakah terdapat konflik pandangan yang
perlu diatasi?

Adakah suasana mesyuarat itu bercorak
terbuka dan bebas berkomunikasi antara
ahli?
TATASUSILA MESYUARAT

Suatu proses untuk meningkatkan tahap
keberkesanan
mesyuarat,
ialah
dengan
menggalakkan ahli memberi sumbangan secara
berkesan dan menjimatkan masa dan tenaga.
TINDAKAN :

Jangan tiba lewat.

Elakkan gangguan telefon kecuali perkara yang
terlalu penting.

Tidak meninggalkan bilik mesyuarat.

Elakkan duduk yang menunjukkan kurang minat.

Mendengar secara aktif dan berminat terhadap
sumbangan ahli;

semak diri sama ada anda memberi perhatian
sepenuhnya kepada mesyuarat.

Tanya pada diri mengenai perkara yang
dibincangkan, pencapaiannya, dan bagaimana
anda boleh membantu setiap ahli dalam
memberi sumbangan

Cuba memberi sumbangan dan mendengar
secara yang boleh menggalakkan ahli memberi
sumbangan yang berkesan.

Memberi fokus/tumpuan sewajarnya supaya
objektif mesyuarat dicapai

Mencari perkara yang positif dan mengelakkan
dari perkara yang negatif

Mencuba sedaya upaya menjadi seorang ahli
yang aktif seperti yang anda harapkan daripada
ahli lain.
MEMBENTUK DAN MENYUSUN
AGENDA

Perkara yang perlu diutamakan dalam
membentuk agenda adalah seperti yang berikut:

Perutusan Pengerusi

Pengesahan minit mesyuarat yang lalu

Senarai perkara baru yang hendak
dibincangkan

Pembentangan kertas kerja

Hal-hal lain

Penutup

Agenda hendaklah ditentukan bersama-sama
dengan Pengerusi. Secara umumnya mesyuarat
di peringkat Jawatankuasa selalu mempunyai
masalah dalam menetapkan agenda. Hal ini
biasanya timbul kerana kekerapan mesyuarat
berkenaan.

.Salah satu cara bagi mengatasi masalah ini
ialah dengan menetapkan agenda mesyuarat
sebelum
mesyuarat
diadakan
dengan
persetujuan utama Pengerusi.
SENARAI SEMAK KE ARAH PENGURUSAN
MESYUARAT YANG BERKESAN

Jelaskan objektif mesyuarat

Pilih waktu, tempat serta bilik mesyuarat

Gunakan peluang untuk mendapatkan pelbagai
sudut pandangan yang berbeza-beza sebelum
merumuskan sesuatu perkara

Dapatkan persetujuan majoriti (concensus)

Utamakan komitmen terhadap tindakan susulan
yang memerlukan masa yang panjang

Wujudkan tindakan susulan yang berkesan bagi
memperbaiki prestasi pengurusan mesyuarat

Nilaikan kekesanan sesuatu mesyuarat bagi
membaiki prestasinya pada masa depan.
CONTOH FORMAT MINIT MESYUARAT YANG
BERKUALITI
 Minit Mesyuarat …………………….
(catatkan nama mesyuarat)

Bil…………………….Tahun……….
(catakan nombor bilangan mesyuarat dan
tahun)
Tarikh
:
Masa
:
Tempat
:
Urusetia :
(Senaraikan nama pegawai yang menjadi
urusetia mesyuarat, susunan nama hendaklah
mengikut kekananan).
Kehadiran :
Senaraikan nama ahli yang menghadiri
mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama
Pengerusi Mesyuarat. Susunan nama ahli
mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut
kekananan.
Turut hadir :
Senaraikan nama pegawai yang bukan
merupakan ahli tetapi dijemput khas untuk
menghadiri mesyuarat atau turut menghadiri
mesyuarat. Sususnan hendaklah mengikut
kekananan.
Agenda

1. Perutusan Pengerusi
a. Ruang ini mengandungi catatan perkaraperkara yang penting yang dibangkitan oleh
pengerusi mesyuarat. Perkara penting ini tidak
semestinya dibangkitkan oleh pengerusi pada
awal mesyuarat.
Ia mungkin dibangkitkan semasa mesyuarat
membincangkan perkara berbangkit atau
semasa membincangkan kertas kerja ataupun
pada akhir mesyuarat.
2. Pengesahan minit mesyuarat.
b. Catatkan keputusan minit mesyuarat yang
lepas iaitu sama ada diterima tanpa pindaan
atau diterima tertakluk kepada pindaan
3. Perkara berbangkit
c. Ruangan ini mengandungi catatan perkara
yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang
lepas.
c. Tajuk utama perkara berbangkit
dibincangkan hendaklah dicatatkan.
d.
yang
Untuk memudahkan rujukan dibuat muka
surat dan perenggan minit mesyuarat yang
lepas yang membincangkan perkara yang
sama hendaklah dicatatkan.
e. Jika perkara berbangkit itu masih memerlukan
tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai
yang perlu mengambil tindakan.
4. Perbincangan :
f. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara baru
yang dibincangkan oleh ahli mesyuarat. Susunan
tajuk mengikut agenda mesyuarat yang telah
ditetapkan.
5. Perbincangan kertas kerja
g. Bagi mesyuarat tertentu, beberapa kertas
kerja dibentangkan untuk
perbincangan.Perkara-perkara yang
perlu direkodkan di dalam
ruangan ini ialah :

Tajuk kertas kerja

Agensi yang menyediakan kertas kerja
berkenaan

Tujuan kertas kerja disediakan

Pandangan / komen ahli mesyuarat berkenaan
isu-isu yang dibangkitan di dalam kertas kerja
berkenaan

Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam
kertas kerja berkenaan

Keputusan mesyuarat tentang isu-isu yang
dibangkitkan serta tindakan susulan yang perlu
diambil.
6. Hal-hal lain
h. Ruangan ini merekodkan perkara lain yang
dibincangkan di dalam mesyuarat yang pada
mulanya tidak termasuk di dalam agenda
mesyuarat.
7. Penutup
i. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara :

Bila mesyuarat itu ditamatkan atau
ditangguhkan

Ucapan terima kasih daripada Pengerusi dan
tarikh mesyuarat yang akan datang jika
tarikhnya telah ditentukan
Urusetia
catatkan nama agensi/bahagian/unit yang
bertanggung jawab dalam mengendalikan
mesyuarat.
Tarikh
catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan
disediakan.

CONTOH STRUKTUR MEREKODKAN MINIT
MESYUARAT YANG BERKUALITI
Perutusan Pengerusi

Pengesahan Minit

Perkara Berbangkit
Tajuk :
a. Mesyuarat mengambil maklum
i. …………………………….
ii. ……………………………
b. Mesyuarat membuat keputusan :
i. …………………………
ii. …………………………
Tindakan :

Pembentangan kertas kerja :
1. Inti kertas
a. Mesyuarat mengambil maklum
i. …………………………….
ii. ……………………………
b. Mesyuarat membuat keputusan :
i. …………………………
ii. …………………………

Hal-hal lain

Penutup