Transcript Yönetici Sekreter Sunumu

Uluslararası Sekreterler Derneği, sekreteri;
iş yaşamının gün geçtikçe karmaşıklaşan
yönetiminde, yöneticinin en yakın desteği,
iletişim gücü, aktivite kazanma ve çalışma
süresinin tamamını daha etkin kullanabilme
olanağını kazandıran, çalışma ortamının
önemli bir büro görevlisi olarak
tanımlamıştır.
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
2
Genel Kabul Gören Sekreter tanımı şöyle
yapılabilir:
“Sekreter, büro yönetimi konusunda
birikimli, doğrudan emir alarak veya almadan,
sorumluluk alabilme yeteneği gösteren, alınan
karar ve sorumlulukları uyguladığı gibi,
kendisine verilen yetki sınırları içerisinde
kararlar verebilen, yönetim kadrosu içerisinde
yeri bulunan bir büro görevlisidir.
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
3
Yönetici sekreterini şöylece tanımlayabiliriz:
“Yönetici sekreteri, kendi başına ve belirli bir
süre içerisinde, büro makinelerini kullanarak,
büro yönetimi, büro içi ve dışı iletişimi
sağlama, yöneticinin günlük işlerini organize
etme, doküman hazırlama, toplantı ve seyahat
organize etme ile dosyalama ve evrak
işlemlerini yürütme bilgi ve becerisine sahip
nitelikli bir kişidir”
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
4
SEKRETERLİĞİN ÇEŞİTLERİ
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
Yönetici Sekreter,
Ticari Sekreter,
Turizm Sekreteri,
Hukuk Sekreteri,
Tıp Sekreteri,
Uluslararası Organizasyon Sekreteri,
Muhasebe Sekreteri,
Finans Sekreteri,
Basın Sekreteri,
Gayrimenkul Sekreteri,
Teknik Sekreter,
Film Sekreteri,
Bürotik Sekreter.
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
5
YÖNETİCİLERİN SEKRETERLERİNDEN
BEKLENTİLERİ
1.
2.
3.
4.
5.
Sır saklayıcı olmak,
Meslek sevgisiyle dolu olmak,
Kişisel ve kurumsal temsilde etkili olmak,
Kuruma sadakat duygusuyla bağlı olmak,
Yönetim kadrosunun bir parçası olarak
yöneticiye zaman kazandırmak.
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
6
SEKRETERLERİN
YÖNETİCİLERİNDEN BEKLENTİLERİ
1.
2.
3.
4.
5.
Temel fizyolojik istekler,
Güvence isteği,
Saygı görme isteği,
Değer verilme isteği,
Ait olma isteği.
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
7
YÖNETİCİLERİN
SEKRETERLİK HİZMETLERİNDEN
ETKİN YARARLANMALARINDA
ÖZEN GÖSTERECEKLERİ HUSUSLAR (1)
. Yönetici, randevulu çalışmayı alışkanlık haline
getirmeli, konuklarına özel olarak randevu
vermişse, bu randevuları sekreterine bildirmelidir.
. Yönetici, sekreterinin zaman yönetimi konusunda
oluşturduğu planlamaları benimsemeli ve bu
konudaki ortak çalışmaya açık olmalıdır.
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
8
YÖNETİCİLERİN
SEKRETERLİK HİZMETLERİNDEN
ETKİN YARARLANMALARINDA
ÖZEN GÖSTERECEKLERİ HUSUSLAR (2)
. Yönetici, gerek bürosundaki toplantılarda, gerekse
telefon iletişimindeki konuşmalarında,
benimsediği ses tonu yükseltisini, gizliliğe esas
oluşturan bir düzeyde tutmaya özen göstermelidir.
. Yönetici, sekreterinin ait olma ve emniyet ihtiyacı
duyabilmesine uygun yaklaşımda bulunmalı,
ayrıca, taktir etmeyi de göz ardı etmemelidir.
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
9
YÖNETİCİLERİN
SEKRETERLİK HİZMETLERİNDEN
ETKİN YARARLANMALARINDA
ÖZEN GÖSTERECEKLERİ HUSUSLAR (3)
. Yönetici, sekreterinin hizmet sunumu esnasında
kendisiyle ilgili, özellikle yer ve zaman açısından
gerekli olabilecek, bütün bilgileri sekreterine
aktarmalıdır.
. Yönetici, kurum, birim ve kişisel olarak katılacağı
veya birim olarak organize edilecek bütün
toplantılarla ilgili bilgileri sekreterine vermelidir.
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
10
YÖNETİCİLERİN
SEKRETERLİK HİZMETLERİNDEN
ETKİN YARARLANMALARINDA
ÖZEN GÖSTERECEKLERİ HUSUSLAR (4)
. Yönetici, sekreterinin bir hatası söz konusu
olduğunda, vereceği tepkiyi çok iyi ayarlamalı,
bu konuda oldukça özenli davranmalıdır.
. Yönetici, konuk kabullerinde, görüşülmek
istenmeyen konuklar karşısında, aşırı ilgi veya
ilgisizlikle sekreterini zor durumda bırakmamalıdır.
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
11
YÖNETİCİLERİN
SEKRETERLİK HİZMETLERİNDEN
ETKİN YARARLANMALARINDA
ÖZEN GÖSTERECEKLERİ HUSUSLAR (5)
. Yönetici, sekreterinin görev esnasında ihtiyaç
duyabileceği büro teknolojilerinin sağlanması
hususunda gerekli önlemleri almalıdır.
. Yönetici, sekreterine seyahatlerini organize
etmesinde, zaman olanağı sağlayacak şekilde
belirli bir süre öncesinde bilgi vermelidir.
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
12
YÖNETİCİLERİN
SEKRETERLİK HİZMETLERİNDEN
ETKİN YARARLANMALARINDA
ÖZEN GÖSTERECEKLERİ HUSUSLAR (6)
. Yönetici, sunulan hizmetlerin yüksek bir
maliyet oluşturmaması, kalitesinin artması ve
tempolu bir şekilde gelişmesi için, sekreterine
karar verme açısından gerekli olanakları
sağlamalıdır.
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
13
YÖNETİCİLERİN
SEKRETERLİK HİZMETLERİNDEN
ETKİN YARARLANMALARINDA
ÖZEN GÖSTERECEKLERİ HUSUSLAR (7)
. Her başarılı yöneticinin yanında başarılı bir
sekreter olduğu bilindiğine göre, sekreterin büroda
yönetim kadrosu içerisinde önemli bir büro
sorumlusu ve yöneticiye zaman kazandıran bir
danışmanı olduğu unutulmamalıdır.
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
14
İNSAN İLİŞKİLERİNİN GENEL İLKELERİ
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Selam verilmelidir.
Bedensel diyaloga özen gösterilmelidir.
Gülümsenmelidir.
İnsanlara unvanı veya adıyla hitap edilmelidir.
Karşımızdaki dinlenmelidir.
İletişime karşımızdakini ilgilendiren konulardan
söz ederek başlanmalıdır.
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
15
7. İnsanlara saygı gösterilmeli, önem ve değer
verilmelidir.
8. Takdir edilmeli ve gerekli ortamlarda iltifatta
bulunulmalıdır.
9. Tenkit edilmemelidir.
10. Tartışmadan kaçınılmalıdır.
11. İnsanların hataları araştırılmamalı ve hataları
yüzlerine vurulmamalıdır.
12. Hatalarımız kabul edilmeli ve düzeltilmelidir.
13. İnsanlara daima dostça yaklaşılmalıdır.
14. Davranışlarda daima iyi niyetli, samimi ve nazik
olunmalıdır.
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
16
15. Soru sorma bilinmelidir.
16. Başkalarından “evet, evet” cevabı alınmaya
çalışılmalıdır.
17. Hayır denilmemeli, ancak hayır denilmesi de
bilinmelidir.
18. Amaçsız, plansız, zamansız ve randevusuz
konuşulmamalı ve görüşme yapılmamalıdır.
19. Olaylar açık kalplilikle ve başkalarının da
gözüyle görülmeye çalışılmalıdır.
20. İletişimde fazla ileri gidilmemeli ve
kendimizi öne çıkartan fazlaca söz
söylenmemelidir.
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
17
YÖNETİCİ SEKRETERİNİN GÖREVLERİ (1)
1. Yöneticinin iletişimini etkin kılmak,
2. Yöneticinin yazışmalarını yapmak,
3. Yönetim dosya sistemini tekniğine uygun bir
şekilde gerçekleştirmek,
4. Büro teknolojilerini etkili bir biçimde kullanmak,
5. Randevu saptamalarında gerekli titizliği
göstermek,
6. Konuk kabullerinde özenli davranmak,
7. Protokol kurallarını uygulamak,
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
18
YÖNETİCİ SEKRETERİNİN GÖREVLERİ (2)
8. Yöneticinin seyahatlerini organize etmek,
9. Yönetimde yapılacak toplantıları düzenlemek,
10. Not, mesaj alma ile gerekli tutanak ve raporları
hazırlamak,
11. Seminer, kokteyl ve iş yemeklerinin
organizasyonunu gerçekleştirmek,
12. Yöneticinin evrak işleyişini kontrol altında
tutmak ve gerekenleri yapmak,
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
19
YÖNETİCİ SEKRETERİNİN GÖREVLERİ (3)
13. Sekreter ve yönetici odalarının görünümünün
kontrolünü ve estetiğini sağlamak,
14. Büronun yönetimini gerçekleştirmek ve yeni
gelişmelere açık olmak.
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
20
YÜZ YÜZE İLİŞKİLERİN GELİŞTİRİLMESİ İÇİN
ÖZEN GÖSTERİLECEK HUSUSLAR
. Karşıdakiyle göz iletişimi kurulmalıdır.
. Gülümsenmeli ve olumlu bir ifadeye sahip
olunmalıdır.
. Kollar kavuşturulmamalıdır.
. Konuşma ve dinleme sırasında geriye yaslanarak
oturulmamalıdır.
. Konuşulan kişiye karşı vücudun merkezi açık
olmalıdır.
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
21
. Görüşülen kişinin unvanı ve adı söylenmelidir.
. Bize söylenenler bilinse bile dikkatle
dinlenmelidir.
. Aynı fikirde olunmayan durumlarda dahi söze
“Hayır” diye başlanmamalıdır.
. Ne kadar haklı olunursa olunsun, hiç kimse
utandırılmamalıdır.
. İlk izlenim çok önemlidir. Bu nedenle gereken
özen gösterilmelidir.
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
22
ÜSTLERLE PROTOKOL İLİŞKİLERİ
Ast olarak, yöneticilere (amirlere ve
üstlere) daima saygılı hitap etmek ve
saygılı davranmak gereklidir.
Yöneticiye unvanıyla "Sayın Başkanım",
"Sayın Genel Müdürüm" diye hitap
edilmelidir.
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
23
Üstün makamına girince, selam verilmeli,
ceketin önü düğmelenmiş olmalı, "buyurun",
"oturun" demeden oturmamalı, eğer oturmak
gerekiyorsa "izin" istenmelidir.
Otururken
de
atılmamalıdır.
ayak
ayak
üstüne
Ancak,
çay / kahve ikram edilirse kabul
edilmeli ve teşekkür edilmelidir.
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
24
Amirin makamında oturulacak koltuk,
amirin gösterdiği (buyur ettiği) koltuktur.
Göstermemişse,
sırt
duvara
gelecek
şekilde, makam masası önündeki koltuğa
oturmak uygundur.
Ancak
birden
çok
kişiyle
makama
girildiğinde kıdeme göre oturma düzenine
dikkat edilmelidir. Üst olan, makam masası
önündeki sırtı duvara gelen koltuğa oturur.
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
25
Amirle konuşurken saygılı ve nazik ifadeler
kullanılmalı, amirin göz bölgesine bakarak
ve başla hafif onay vererek dinlemelidir.
Amir / üst "nasılsınız?" diye hatır
sorduğunda "Teşekkür Ederim" denmelidir.
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
26
Girişte ve çıkışta, amir el uzatmadıkça,
tokalaşmak için el uzatılmamalıdır.
Amir ayağa kalkınca, ayağa kalkmalı,
telefonla
konuşurken
kendisi
dinlenmemeli, başka yere bakmalı veya
başka şeyle meşgul olmalıdır. Evrak
imzalarken
de
yazı
okunmaya
çalışılmamalıdır.
Amir, görüşme sonunda "teşekkür ederim"
deyince, gitmek gerektiği anlaşılmalıdır.
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
27
Üstlerle görüşmek için, önce sekreterle
iletişim kurulmalı, yöneticinin uygun zamanı
öğrenilmeli, randevu alınmalı ve makama
haberli gidilmelidir.
Özellikle, yönetici sabah işe gelince içeri
girer girmez ve dışarı çıkarken ayrıca,
makamda önemli konukları / üstleri veya
toplantısı
/
görüşmesi
varken
içeri
girilmemeli, yönetici zamansız rahatsız
edilmemelidir.
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
28
TELEFON İLETİŞİMİNDE YAPILMAMASI
GEREKENLER
. Aynı fikirde olunmasa da tartışmaya
girilmemeli,
. İyi bir fikir olmadıkça, diğer kişinin sözü
kesilmemeli,
. Çabuk yargılarda bulunulmamalı,
. Konuşmaya önyargılı biçimde başlanmamalı,
. Diğer kişi hazır olmadıkça, öğüt ya da
davranışsal geribildirimde bulunmamalı,
. Öfkeye öfke ile yanıt verilmemelidir.
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
29
TELEFON İLETİŞİMİNDE YAPILMASI
GEREKENLER
.
.
.
.
İlgi göstermeli,
Diğer kişinin söylediklerini anlamaya çalışmalı,
Farklı görüşlere saygı göstermeli,
Diğer kişiye bizim görüşlerimizi sorma fırsatı
verilmeli,
. Diğer kişiyi kendi sorunlarını çözmeye teşvik
etmeli,
. Suskunluğun en iyi yanıt olduğunda susup
dinlemeli (anlamlı suskunluk).
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
30
1. SES
. Hoş ve cana yakın,
. Zorlama ve mekanik değil, doğal,
. Fazla zorlanmadan duyulabilecek kadar
net ve yüksek,
. Ne çok ağır ne çok aceleci,
. Özellikle duygusallığa açık bir görüşme
yapılıyorsa, olabildiği ölçüde alçak
perdeden ve sakin olmaya çalışılmalıdır.
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
31
2. TAVIR
. Ses tonunun konuya sahip çıktığı,
. Kendinden emin ve mantıklı olduğu,
. Yardım etmeye ve çözüm getirmeye hazır
bulunduğu,
. Bunun bir iş görüşmesi olduğu,
. Dürüst olunduğu yansıtılmalıdır.
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
32
3. NEZAKET (1)
. Öncelikle acele etmeden ve açık bir dille
profesyonel bir tanıtım yapılmalıdır,
. Arayanın adı sık sık söylenmelidir.
. Kibar konuşulmalı, “Lütfen” ve “Teşekkür
ederim” sözcükleri cömertçe kullanılmalıdır,
. Gerektiğinde özür dilenmelidir,
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
33
3. NEZAKET (2)
. Konuşma olumlu bir tonda bitirilmeli,
. Telefon yavaşça ve gürültü yapmadan
kapatılmalı,
. Telefon kapatmalarındaki önceliklere dikkat
edilmelidir.
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
34
YÖNETİCİLERİMİZİ TELEFONDA
GÖRÜŞTÜRÜRKEN (1)
İki yönetici arasında yapılacak telefon
görüşmelerinin
sekreterler
tarafından
sağlanması
gerektiğinde
çoğunlukla
önemli bir sorun ortaya çıkar.
• Telefon aktarma işini hangi sekreterin
yapacağı konusu sıkıntı yaratır. Her
sekreter, kendi yöneticisini arzu edilen kişi
ile bağlantısında son rolü oynatmayı
istemektedir.
•
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
35
YÖNETİCİLERİMİZİ TELEFONDA
GÖRÜŞTÜRÜRKEN (2)
•
•
Bu durum, sekreterler arasında “önce sen
aktar ben bağlantı kurayım” gizli bir
çekişmeye neden olmaktadır.
Çünkü, her iki sekretere göre de yöneticinin
zamanı kıymetlidir ve telefonla bağlantı
kurduğu anda yönetici önemli bir durum
içindedir.
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
36
YÖNETİCİLERİMİZİ TELEFONDA
GÖRÜŞTÜRÜRKEN (3)
Bu nedenle, yöneticiler arasındaki telefon
görüşmelerinde sekreterlerin belirli bir
kurala
uyma
disiplinini
kazanması
gerekmektedir.
Bu disiplin şu durumlarda öne çıkmaktadır:
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
37
TELEFON İLETİŞİMİNDE
KAYIT YÖNTEMLERİ
1.Yöneticinin
büroda
bulunduğu
veya
olmadığı görüştüğü / görüşemediği tüm
telefon iletişimleri kesinlikle kayıt altına
alınmalıdır.
2.Söz konusu kayıtlama işlemleri elektronik
ortamda veya geleneksel kayıt anlayışına
dayalı bir biçimde yapılmalıdır.
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
38
DİNLEMEDE GÖSTERDİĞİNİZ İLGİ
VE SABIR İÇİN TEŞEKÜRLER
Hacettepe Üniversitesi
13.04.2015
39