Transcript Rezsi költségek

Elszámolási Irányelvek
Gelegonyáné Nagy Anita, TEÜ, PVEI
Partneri szeminárium magyar partnerek részére
Budapest, 2011. május 11.
Összefoglaló
•
•
•
Személyi költségek (Staff costs)
Rezsi költségek (Overheads)
Utazás és szállásköltségek (Travel and accommodation
costs)
•
Külső szakértői díjak és szolgáltatások (External
expertise and services)
•
•
•
Eszközbeszerzés (Equipment)
Kis értékű beruházások (Small scale investments)
Pénzügyi díjak és biztosítási költségek (Financial
charges and guarantee costs)
•
Speciális költségtípusok (Előkészítési költségek, a
kiadások 10%-os rugalmassági szabálya, közös költség )
Általános feltételek
• közvetlenül kapcsolódnak a megvalósítandó projekthez
• a projekt pályázati formanyomtatványában/elfogadott költségvetésében
szerepelnek
• adott elszámolási időszakban felmerült és kifizetett költségek jelenhetnek
meg
• felmerülésükkel nem valósul meg kettős finanszírozás
• a projekt végrehajtásához nélkülözhetetlenek és felmerülésük arányos
hozzáadott értéket képvisel (egységárak nem haladják meg a szokásos piaci
árat)
• a költségek alátámasztása a Control and Audit Guidelines és az Elszámolási
segédletnek megfelelően történt
a kettő együtt nézendő ill. mindig a szigorúbb rendelkezésnek megfelelő eljárás
alkalmazandó
A költségek csak olyan mértékben számolhatóak el, amilyen mértékben a
támogatott projekthez kapcsolódnak, illetve amilyen mértékben annak célját
szolgálják.
Személyi költségek
A partner közvetlen alkalmazásában álló, projekttel kapcsolatos feladatokat ellátó
munkavállalókkal kapcsolatban felmerült HAVI bér jellegű költségeket lehet elszámolni
az alábbi feltételekkel:
•Projektarányos bruttó munkabér és a kapcsolódó járulékok számolhatóak el.
•Egyéb kifizetések, bonusz, mozgó bér vagy ezekkel egyenértékű többletjuttatás nem
elszámolható költségek.
•A projektben vállalt feladat a munkaszerződésben vagy a munkaköri leírásban
szerepel.
•A munkaórákat munkaidő-kimutatásokkal kell igazolni (munkáltató és a munkavállaló
által aláírt, mely tartalmazza projekttevékenységhez kapcsolódó munkaórákat és az
elvégzett projekttevékenység leírását).
Személyi költségek
Benyújtandó dokumentumok
•
•
•
•
•
•
•
•
lista a projektben résztvevők személyéről, projektben betöltött szerepükről
személyi költségek számítását tartalmazó részletes segédtábla
(papír alapon és elektronikusan is: „Segédlet a South East Europe Program keretében
elszámolt bérekhez”)
munkaszerződés és munkaköri leírás
munkavállaló bérjegyzéke/fizetési jegyzéke
munkaidő-kimutatás (a munkavállaló és a munkáltató aláírásával; tevékenység leírás)
munkabér kifizetésének igazolása (bankszámlakivonat, pénztárbizonylat)
munkabérrel kapcsolatos adók, járulékok, közterhek kifizetésének igazolása (bankszámlakivonat másolata, valamint a partner képviselőjének nyilatkozata, hogy az
átutalt összeg tartalmazza az adott munkavállalóval kapcsolatos közterheket)
kalkulációs módszer: adott hónapra érvényes órabér * projektre fordított óraszámok
Rezsi költségek
Lehetőség van közvetett és közvetlen költségek elszámolására
A rezsi költségek elszámolása történhet 100%-ban, részben és arányosítva
Elszámolható költségtételek:
irodabérlet (projekttel kapcsolatos felmerülés), közüzemi költségek,
telefon, fax, internet, postázás, irodaszer
A rezsi költségek nem haladhatják meg a személyi költségek
20%-át!
Rezsi költségek
Alátámasztó dokumentumok (100%-ban, részben és arányosítva elszámolt rezsi
költségekhez) :
- eredeti számla
- számla kifizetésének igazolása (bankszámlakivonat, pénztárbizonylat);
- szerződések (irodabérlet esetében)
Arányosítva elszámolt rezsi költségekhez tételes számlaösszesítő (Váti
Nonprofit Kft. által kiadott segédtábla szerint) is benyújtandó:
Kalkulációs módszerek:
A projekttel kapcsolatos tevékenységet ellátó személyek száma / a partner alkalmazásában
állók száma.
A projekttel kapcsolatos tevékenységet ellátó személyek projektre fordított óraszáma / a
partner alkalmazásában állók ledolgozott óraszáma.
A projekttel kapcsolatosan igénybevett iroda területe / a partner rendelkezésére álló összes
munkaterület.
Utazási költségek
A pályázatban feltüntetett ill. közvetlenül alkalmazásban álló (saját) munkavállalók utazási, napidíj
és szállás költségei, a nemzeti szabályozásokkal összhangban.
• mindig a leggazdaságosabb utazási forma (turista osztály, 3csillagos szállodának megfelelő értékű
szállás, stb.)
• külső szakértő utazási költsége a külső szakértői soron számolható el
• arányosság- a rendezvény időtartamának megfelelő idő ráfordítás
• mindig a FELMERÜLT pénznemben szerepeltessék a költségeket
• a „Description” oszlopban jelölni kell az adott utazás, okát időpontját,helyszínét, résztvevőjét
• saját fogyasztás költsége nem elszámolható-pl. minibár, stb.
A napidíjak elszámolásának 3 lehetséges módszere:
• EB által megállapított napidíj: fedeznie kell a szállás, ellátás és helyi közlekedés költségeit,
• Belső szabályozás szerinti külföldi napidíj + szállásköltség, országon belüli távolsági közlekedés,
helyi közlekedés,
•
Ha nem kerül külföldi napidíj kifizetésre: a szállás, ellátás, országon belüli távolsági közlekedés,
helyi közlekedés költsége számolható el, de FIGYELEM, a felmerült költségek összege egyik
módszer esetén sem haladhatják meg az EB által megállapított napidíj mértékét!
Utazási költségek
Benyújtandó dokumentumok
Utazási költségek alátámasztására:
kiküldetési rendelvény
eredeti számla/bizonylat
kifizetés bizonylata
vonatjegy, buszjegy, repülőjegy, beszállókártya…
gépkocsi használat esetén: gépkocsi elszámolás (pl.: APEH norma alapján)
úti jelentés, az utazáson résztvevő által aláírva (belföldi és külföldi utaknál is)- résztvevők
megnevezésével, utazás időtartamával ill. a tervezett célok, elért eredmények részletezésével
kint tartózkodás egyéb bizonylatai (pl. meghívó, napirend, emlékeztető, jelenléti ív, stb.)
Külföldi napidíjak alátámasztására:
- kiküldetési rendelvény
- napidíj számfejtését igazoló dokumentum
- kifizetés bizonylata
- közterhek kifizetését igazoló bizonylat, valamint a cégszerű aláíró nyilatkozata arról, hogy az
átutalt összeg tartalmazza az adott napidíjjal kapcsolatos közterheket
Szállásköltség alátámasztására:
- eredeti számla
- kifizetés bizonylata
Külső szakértői díjak és
szolgáltatások
1.
2.
3.
Külső szakértő
Találkozók és rendezvények szervezése
Promóciós költségek
•
projekthez közvetlenül kapcsolódó olyan szolgáltatások, melyek
megvalósítására külső féllel szerződést kötnek,
igénybevételük nélkülözhetetlen a projekt megvalósításához,
arányos a szakértő képzettségével, az elvégzendő szolgáltatás minőségével,
kiválasztásuk a nemzeti közbeszerzési jogszabályok szerint történik,
tájékoztatásra és nyilvánosságra vonatkozó előírások alkalmazása, arculati
elemek,
•
•
•
•
Külső szakértői díjak
Benyújtandó dokumentumok
•
•
•
•
•
közbeszerzési eljárás dokumentációja
3 árajánlat a bruttó 1000 EUR feletti beszerzések esetén
kapcsolódó szerződés, melyben nevesítve van a szakértő, a projekthez kapcsolódó feladata
és a díjszabás
teljesítésigazolás (feladat teljesítéséről, projektmenedzser aláírásával)
materializálódott szolgáltatás esetén a szolgáltatás végterméke (tanulmány, kiadvány..)
köteles példánya (végleges, nyomdai, bekötött formátum)
20 oldalnál nagyobb terjedelem esetén nyomtatott forma helyett lehet elektronikusan
benyújtani
•
•
szakértő nyilatkozata, hogy a tanulmány más közösségi, nemzeti finanszírozású pályázatban
nem került elszámolásra
arculati elemek használata kötelező!!!
Külső szakértői díjak
Benyújtandó dokumentumok
Megbízási szerződés esetén:
- külső szakértő bér-, vagy fizetési- jegyzéke vagy az eredeti számla
- kifizetés bizonylata (bankszámla kivonat, pénztárbizonylat)
- külső szakértő költség bérével kapcsolatos adók, járulékok, közterhek
kifizetésének igazolása
Vállalkozói szerződés esetén:
- eredeti számla
- kifizetés bizonylatai
Külső szakértői díjak
Benyújtandó dokumentumok
Találkozók és rendezvények:
Konferenciák, szemináriumok, projektrendezvények, projekttalálkozók szervezéséhez
közvetlenül kapcsolódó, külső fél által elvégzett szolgáltatások (ajándék, virág,
alkohol, művészek költsége nem elszámolható).
• eredeti számla
• kifizetés bizonylatai (bankszámla kivonat, pénztárbizonylat)
• közbeszerzési eljárás dokumentációja (szakértő/vállalkozó kiválasztásáról szóló
dokumentáció)
• három árajánlat 1000 EUR felett
• szerződés vagy megrendelés
• teljesítésigazolás
• teljesítést igazoló dokumentumok (meghívó, program/napirend, jelenléti ívek, előadás
anyagok, emlékeztetők, stb.)
Eszközbeszerzés
- a projekt megvalósításához nélkülözhetetlen eszközök (számítástechnikai eszközök,
szoftverek) beszerzésére van mód
- pályázatban előre meghatározott eszközökkel összhangban
- a beszerzésre került eszköz teljes összege csak akkor számolható el, ha az
értékcsökkenési leírás - időtartama rövidebb vagy megegyezik, a projekt időszakkal.
Ha a projekt időszak rövidebb, akkor csak az értékcsökkenési leírás számolható el.
Új és használt eszköz beszerzése esetén:
• eredeti számla (részletes - a beszerzett eszközök tételes feltüntetésével)
• kifizetés bizonylatai
• közbeszerzési eljárás TELJES dokumentációja
• piaci ár igazolása: 3 árajánlat a 1000 EUR feletti beszerzések esetén
• kapcsolódó szerződés vagy megrendelés
• teljesítésigazolás (átadás-átvételi jegyzőkönyv)
• állományba, leltárba vételi bizonylatok- az értékcsökkenési eljárás, leírási kulcsok
feltüntetésével
Kis értékű beruházások
Infrastruktúra és az építési munkák finanszírozásához kapcsolódnak.
•
eredeti számla (részletes - a beszerzett eszközök tételes feltüntetésével)
•
kifizetés bizonylatai
•
közbeszerzés eljárás dokumentumai
•
három árajánlat 1000 EUR felett
•
kapcsolódó szerződés vagy megrendelés
•
garanciák, biztosítékok stb. iratanyaga (vállalkozói/kivitelezői szerződés szerinti szolgáltatásra
vonatkozóan)
•
teljesítésigazolás
•
teljesítést igazoló dokumentumok (építési napló, független mérnök alkalmazása esetén a
mérnők nyilatkozata, átadás-átvételi jegyzőkönyv, használatbavételi engedély stb.)
•
nyilatkozat a számviteli politikában rögzített értékcsökkenési eljárásról
Pénzügyi díjak és biztosítási
költségek
•
•
•
Lead Partner transznacionális pénzügyi tranzakciók költségei
jogi tanácsadás díja, közjegyzői díjak, amennyiben azok közvetlenül kapcsolódnak a
projekthez, és végrehajtásához szükséges
bármely egyéb típusú pénzügyi díjak nem elszámolhatóak
Az elszámolásához kapcsolódó dokumentumok:
• kapcsolódó szerződés, vagy megrendelés, alátámasztó dokumentumok
•
kifizetést igazoló bankszámla kivonat
Speciális költségtípusok
1. Előkészítési költségek (Preparation costs)
2. A kiadások 10%-os rugalmassági szabálya
3. Közös költség
Előkészületi költségek
•
•
•
2007. január 1.-et követően és a pályázat jóváhagyásának időpontját megelőző nap (2010.december 14.)
között a - pályázati formanyomtatványban szereplő - felmerült költségek
Az első jelentési időszak záró dátuma előtt kell kifizetni. (2011.május 31.)
Az első jelentésben kell szerepeltetni.
Költségtípusok (WP0):
•
•
•
Személyi költségek
Külső szakértők
Utazás és szállásköltségek
Benyújtandó dokumentumok:
•
közbeszerzési dokumentáció vagy 3 árajánlat
•
számla (eredeti)
•
szerződés/megrendelő
•
kifizetés igazolása (bankszámlakivonat, pénztárbizonylat)
•
teljesítést bizonyító dokumentumok (elkészített tanulmányok, tervek, lefordított
dokumentumok
•
teljesítésigazolás
•
megbeszélés, szállás, utazás költségeinek elszámolhatóságát igazoló dokumentumok
A kiadások 10%-os rugalmassági
szabálya
• ERFA lead/projekt partner elfogadott költségvetésében egyértelműen
és világosan fel van tüntetve, és
• alvállalkozói szerződés megkötése esetén a közbeszerzés lebonyolítását
az ERFA Partner nemzeti szabályainak megfelelően kell lebonyolítani
• ERFA partner írja alá a szerződést
• ERFA partner nevére szól a számla
• az ERFA projekt/lead partner által kerül közvetlenül kiegyenlítésre
• 10%-os partner utazás és szállásköltségei abban az esetben jogosultak
ha a számla az ERFA partner nevére van kiállítva
• ERFA partner fizeti ki így az Utazás és szállás költség soron
elszámolható
Közös költség
Külső szakértői díj és szolgáltatások:
Felelős partner megelőlegezi a költségeket
- felelős partner köti meg az alvállalkozói szerződést, számla az ő
nevére szól, ő fizeti ki a számlát
- résztvevő partnerek a felelős partnernek átutalják a rájuk eső részt
Ebben az esetben: résztvevő partnerek költség hitelesítése csúszik a
következő jelentési időszakra
Személyi költségek:
Közös tevékenységet kizárólag a felelős partner valósítja meg
Minden esetben CSAK egy partner felelős a közbeszerzés
lebonyolításáért/ szerződés kötésért
KÖSZÖNÖM FIGYELMÜKET!
Gelegonyáné Nagy Anita
programmenedzser
VÁTI Nonprofit Kft., TEÜ, PVEI
E-mail: [email protected]
Telefon: 1/224-3100/4408