Transcript Elszámolható költségek

Költségvetési táblázat
kitöltése, elszámolható
költségek tervezése
Belügyminisztérium
Külső Határok Alap
2010. szeptember 27.
Segédletek pénzügyi tervezéshez

2008/456/EK
határozat
XI.
melléklete
–
költségek
elszámolhatóságára
vonatkozó
szabályok
Elérhetőség: www.solidalapok.hu / KHA / jogszabályok
Módosítása folyamatban.

Európai Bizottság kézikönyve az elszámolható
költségekről (angol nyelvű)
Elérhetőség: SOLID MIR / dokumentum sablonok / Külső Határok Alap /
szabályzók

Hazai számviteli, pénzügyi, közbeszerzési
egyéb vonatkozó jogszabályok

Pályázó belső szabályozói
és
Általános szabályok
Azok a költségek számolhatók el, amelyek:

a 2007/574/EK határozat célkitűzéseihez kapcsolódnak;

a többéves és éves programban
megvalósítását szolgálják;

megfelelnek a jó ár-érték arány és a költséghatékonyság elvének;

ténylegesen felmerültek;

kifizetett számlákkal, szigorú számadású bizonylatokkal, egyéb
pénzügyi-számviteli bizonylattal alátámaszthatóak;

a Kedvezményezett
bekerültek;

azonosíthatóak, ellenőrizhetőek;

a projekt előzetes költségvetésében szerepelnek;

visszaigényelhető ÁFA-t nem tartalmaznak;

megfelelnek a KHA területi és időbeli hatályának.
könyvelésébe,
szereplő
adózási
projekt
céljának
dokumentumaiba
Időbeli hatály
Alapszabály (mód. szerint): a támogathatósági időszak az éves
programot jóváhagyó finanszírozási határozatban említett év
(n) január 1-től a második év (n+2) június 30-ig tart.
Az alábbi időszakban felmerült költségek számolhatók el:
2011. évi allokáció: 2011. január 1. – 2013. június 30.
A számla teljesítési dátuma a támogathatóság időszakra
essen, azonban a kifizetés dátuma lehet a projekt időszakon
kívül, de a záró jelentés benyújtásának határidején belül kell
lennie.
Projektmegvalósítás kezdő dátuma előtti teljesítés és/vagy
kifizetés nem elszámolható.
Területi hatály
Főszabály: a tagállamok területén felmerült, projekttel
kapcsolatos kiadások támogathatók.
Kivétel:
• tagállamok harmadik országbeli konzuli vagy egyéb
szolgálatai által szervezett tevékenység költségei,
melyek a tagállamok és a harmadik országok
területén is felmerülhetnek;
• külső határok őrizetével kapcsolatos tevékenységek
költségei, melyek a tagállamok területén belül és
kívül is felmerülhetnek.
A
harmadik
támogathatók.
országbeli
partner
költségei
nem
Költségvetés
Hivatkozás
A
B
B1
B2
B3
C
C1
C2
C3
D
D1
D2
D3
E
E1
E2
E3
E4
E5
F
G
H
I
J
Megnevezés
Mennyiség
(Köz)
beszerzések
értéke
Kiadások (Ft)
Elszámolható közvetlen költségek
Közvetlen személyi költségek
Eszközök (beszerzés, fejlesztés stb)
0
0
0
0
Ingatlan (építés, felújítás stb.)
0
0
Alvállalkozók (kiszerződött
tevékenység, szolgáltatás)
0
0
Egyéb közvetlen költségek
0
0
0
0
0
0
Úti és ellátási költségei
Készletek
Szolgáltatások
Szakértői díjak
Uniós finanszírozással kapcsolatos költségek
Közvetlen költségek összesen
Elszámolható közvetett költségek*
Közvetlen és közvetett költségek összesen
0
Célhoz kötött bev ételből fedezett költségek
Összes elszámolható költség
Közbeszerzések aránya:
Közvetett költség aránya:
* amennyiben azt a 2008/456/EK határozat módosítása lehetővé teszi
0
0,00%
0
0,00%
Elszámolható közvetlen költségek
Személyi költségek („A”):
Bruttó bérköltség (A1) + Munkaadót terhelő járulékok (A2) + Egyéb
személyi juttatások (A3) (étkezési hozzáj., munkába járás ktg-e stb.), ha
ténylegesen és véglegesen a Pályázót terheli.
A projekt megvalósításban közvetlenül résztvevők, ill. kulcsfontosságú
személyek személyi költségei számolhatók el (projektszemélyzet):
• projektmenedzser (folyamatos koordinátori feladat)
• egyéb személyek, akik a projekt szakmai megvalósításában részt
vesznek pl.: összekötő tisztek
A támogató szerepet betöltő személyek bére közvetett költségnek minősül
(pl.: vezető, raktáros, könyvelő, személyügy stb.). Ezen személyek bére
akkor is felmerülne, ha nem lenne a projekt.
A ténylegesen elvégzett munka finanszírozható (munkaidő-kimutatás
alapján).
Elszámolható közvetlen költségek
Személyi költségek („A”)
Általános megállapítások:

Elszámolás
munkaszerződés/kinevezés
tevékenység nem szerződtethető ki.
alapján.

Megbízási
szerződéssel
„D”
költségnembe
tervezendő
(projektmenedzsment nem). A szakértői költség „E4” költségkategóriába.

Nem haladhatják meg a Kedvezményezettnél általában alkalmazott bérek
összegét (jogszabály alapján megállapított bérek).

A minden munkavállalónak egységesen
számolhatók el a projekt terhére.

Nem tartalmazhatnak jutalmat vagy bármilyen ösztönző jellegű kifizetést.

Elszámolható és nem elszámolható személyi költségek: elszámolható
költségről szóló kézikönyv Staff costs/Eligible costs under staff costs (42.
oldal) (pl.: elszámolható – 13. havi fizetés, szabadság, műszakpótlék,
betegszabadság, szülési szabadság (pályázót terhelő) stb.;
nem
elszámolható – végkielégítés, betegszabadság, szülési szabadság (nem a
pályázót terhelő), haszontárgyak (autó, mobil))
biztosított
Menedzsment
egyéb juttatások
Elszámolható közvetlen költségek
Személyi költségek („A”)
Államháztartási szervek esetében személyzeti költség csak akkor
számolható el:
 ha a projekt nem elsősorban eszköz beszerzésére, beruházás
megvalósítására irányul,
 fontos a személyzet folyamatos aktív munkája (képzések
szervezése, tapasztalatcsere, összekötő tiszt kihelyezése).
Ilyen esetben azon személy bére számolható el, akit:
 határozott időre, csak a projekttel kapcsolatos munkára
alkalmaznak,
 alapfeladaton túl többletfeladatként túlóradíjazásért végzi.
 kirendelnek a projektfeladatra és helyettesítéssel látják el az
alapfeladatát.
Határozatlan munkaviszonnyal
költségek közé kell tervezni.
célhoz
kötött
bevételből
fedezett
Elszámolható közvetlen költségek
Személyi költségek („A”)
Változás végrehajtási határozat módosításaival:
Olyan mértékben számolható el bér, amilyen mértékben
többletfeladat jelentkezik a projektmegvalósítás miatt az állami
szervnél.
Helyettesítés, túlóradíjazás kritériuma törlődik.
↓
Határozatlan munkaviszonnyal foglalkoztatott személy bére is
elszámolható a személyi költségek között.
↓
Célhoz kötött bevételből fedezett költségek kategória törlődik.
Személyi költségek csak az „A” költségnemben számolhatók el.
↓
Második körös pályáztatáskor „I” költségnembe tervezett költségek
áthelyezése „A” költségnembe.
A személyt ki kell rendelni a projekt megvalósítására!
Célhoz kötött bevételből fedezett költségek („I”)
Elszámolható:
• határozatlan munkaviszonnyal foglalkoztatott munkabére,
• hozzájuk kapcsolódó utazási, ellátási költség.
Feltételek:
• a feladat kifejezetten a projekthez kapcsolódik, nem a szervezet
jogszabályon alapuló hatásköréből adódik,
• határozattal kirendelik a feladat elvégzésére a személyt,
• értéke
nem haladja meg a (számviteli) bizonylatokkal
alátámasztott mértéket, ellenőrizhető.
Munkaidő-kimutatással alátámasztott bér számolható el. Nem túlóra.
Mértéke: max. a saját erő 50 %-a (BM irányítású szervek esetén + BM
társfinanszírozás 50 %-a).
(Ne keverjük össze a saját teljesítéssel!)
Végrehajtási határozat módosításával megszűnik. → Ide tervezett
költségek az „A” költségnembe teendők át a 2. körös pályáztatáskor.
Elszámolható közvetlen költségek
Eszközök („B”):
Főszabályként az 1 évnél hosszabb ideig használatban lévő eszközök
beszerzése tartozik ide. Alkalmazásfejlesztés is.
Vásárlás teljes költsége elszámolható, ha:
 közvetlenül kapcsolódik a projekt megvalósításához;
 a beszerzett eszköz rendelkezik a projekthez szükséges műszaki
tulajdonságokkal;
 közbeszerzési törvény megfelelő alkalmazása
(végrehajtási határozat
módosítása 5.000-100.000 EUR között 3 árajánlat, felette Kbt.);
 teljesül a továbbüzemeltetési követelmény (IT eszközök 3 év;
helikopterek, hajók, repülök 10 év; egyéb 5 év)
– adatlap 25. pontjának
kitöltése!
Ha a projektcélra való továbbüzemeltetést a pályázó nem vállalja, akkor
amortizációarányos elszámolás.
Eszköz részbeni projektcélra történő felhasználása esetén, a beszerzési
érték arányos elszámolása.
Elszámolható közvetlen költségek
Eszközök („B”):
Bérelt vagy lízingelt eszköz: a kiadások a projekt céljára történő
bérlet vagy lízing időtartamától függően számolhatók el.
Képzési segédeszközök: a projekt időszakában történő tényleges
felhasználás arányában értékcsökkenés alapján számolhatók el.
(Kivétel: továbbüzemeltetési követelmény vállalása)
Korábban vásárolt eszközök: projekt időszakára eső amortizációs
költség számolható el. De amennyiben az eszköz előzőleg
közösségi forrásból került beszerzésre, nem elszámolható
költségnek minősül.
Napi használatú adminisztratív eszközök: nem számolhatók el
közvetlen költségként (pl.: nyomtató, fax, fénymásoló,
számítógép stb.). – A végrehajtási határozat módosítása ezt a
szabályozást hatályon kívül helyezi. (Összekötő tisztes projekteknél volt
probléma! Nem összekeverendő a közvetett jellegű adminisztratív eszközökkel!)
Elszámolható közvetlen költségek
Ingatlan („C”):
Ingatlant lehet:

vásárolni,

építeni,

felújítani
(nem
üzemeltetéssel),

bérelni (terembérlet is).
összekeverendő
a
karbantartással,
Elszámolható:

a teljes költség,

a költség egy része, ha csak az ingatlan egy részét
használják a projekt céljára,

a projektidőszakra eső értékcsökkenés mértéke.
Elszámolható közvetlen költségek
Ingatlan („C”):
Elszámolhatóság szabályai:
a)
elengedhetetlen a projekt végrehajtása szempontjából,
b)
kapcsolódik a projekt céljaihoz,
c)
megfelel a szükséges technikai elvárásoknak,
d)
független értékbecslő igazolásának beszerzése,
e)
közbeszerzési törvény megfelelő alkalmazása,
f)
teljes vagy részleges finanszírozás esetén a projekt
lezárta után min 10 évig a projekt céljára kell használni,
écs. alapú elszámolás esetén min 5 évig,
g)
vásárlás, bérlés esetén a projektet megelőzően az
ingatlant nem más közösségi támogatásból építették.
Elszámolható közvetlen költségek
Ingatlan („C”):
Oktatási projekt esetén: saját ingatlan igénybevétele terembérlet
és/vagy szállás biztosítása érdekében önköltségszámítás alapján
itt elszámolható (saját teljesítés).
Feltétel:
érvényes
és
jogszabályoknak
megfelelő
önköltségszámítási szabályzat megléte, mely a költségkalkuláció
módját tartalmazza.
Pályázó mindennapi tevékenységét szolgáló irodahelyiségek
vásárlása, építése, felújítása és bérlése közvetett költségnek
minősül.
A végrehajtási határozat módosítása ezt a szabályozást hatályon
kívül helyezi.
Elszámolható közvetlen költségek
Alvállalkozók („D”):
Közvetlenül a projekt célját megvalósító, nem a pályázó által
végzett szolgáltatások (pl.: nyelvképzés).
Főszabály: a pályázó képes a projekt önálló végrehajtására.
Mértéke nem haladhatja meg a támogatható
közvetlen költségek 40%-át.
(Végrehajtási határozat módosításával úgy változik, hogy egy-egy
alvállalkozó költsége nem haladhatja meg a közvetlen költségek 40 %-át.)
Indokolt esetben a Felelős Hatóság felmentést adhat
a pályázó kérelme alapján (adatlap 22. pontja).
Elszámolható közvetlen költségek
Alvállalkozók („D”):
Jellemzői (uniós elszámolhatósági kézikönyv 6. fejezetében, 63.
oldal):
 Üzleti feltételeken alapuló kétoldalú szerződés.
 Profit tartalmú árat határoznak meg.
 A vállalkozó a Kedvezményezett közvetlen felügyelete nélkül
dolgozik.
 Felelősség a Kedvezményezettet terheli.
Nem támogatható:
 projektmenedzsment kiszerződése,
 tanácsadók, közvetítők, ha a %-os díjban részesülnek,
 ha nem felel meg a jó ár-érték aránynak.
Közbeszerzési törvény előírásainak alkalmazása kötelező.
Elszámolható közvetlen költségek
Egyéb közvetlen költségek („E”):
„E1” Úti és ellátási költségek
„E2” Készletek
„E3” Szolgáltatások
„E4” Szakértői díjak
„E5”
Uniós
költségek
finanszírozással
kapcsolatos
Elszámolható közvetlen költségek
Úti és ellátási költségek („E1”):
 Projektmenedzsment („A”), célközönség, és indokolt esetben támogató
szerepet betöltött személyek költségei, amennyiben közvetlenül a projekt
megvalósításához kapcsolódnak.
 A tömegközlekedés legolcsóbb formája támogatható.
 Repülőutak: oda-vissza 800 km-nél hosszabb utak esetében, vagy ha a
földrajzi rendeltetési hely indokolttá teszi. (Végrehajtási határozat módosítása:
beszállókártya kritériuma kikerül, amennyiben más módon is bizonyítható az
utazási költség felmerülése (pl.: jelenléti ív).)
 A hazai jogszabályok szerint, ill. a Pályázó belső szabályozóiban rögzített
módon tervezendő a költség:
o Gépkocsi használat: APEH üzemanyagnorma alapján vagy a szervezet saját
belső normájában meghatározottak szerint.
o Jogszabály szerinti napidíjakkal (40 EUR, kivéve rendőri szerv) kell
tervezni. Ingyenes ellátás esetén, a napidíj összege csökken.
oA kiutazáshoz kapcsolódó dologi költségek és szállásköltség is itt
tervezhető. Elszámolás alapja a tényleges felmerülés lesz.
Munkába járás költsége - „A3” egyéb személyi juttatások .
„I” Célhoz kötött bevételből fedezett költségek közzé tervezett személy utazási és ellátási
költség az „I” költségnembe tervezendő.
Elszámolható közvetlen költségek
Készletek („E2”):
Főszabályként itt elszámolható az 1 évnél rövidebb ideig
használatban lévő eszközök beszerzése, ami a célcsoportnak
biztosított fogyóeszközök, készletek beszerzését jelenti - pl.:
oktatási segédanyag, CD, védőoltás.
A
beszerzéseknek
azonosíthatóknak
és
a
projekthez
közvetlenül hozzárendelhetőnek kell lenniük.
Nem készletezhetők a projektidőn túl!
Kiosztási jegyzék, átadás-átvételi dokumentum alapján lehet
elszámolni.
Végrehajtási
határozat
módosítása
alapján
a
projektmenedzsmenthez
kapcsolódó
irodaszerek,
irodai
fogyóeszközök beszerzése, vendéglátás költsége a közvetett
költségek között elszámolható el átalány díj alapján.
Elszámolható közvetlen költségek
Szolgáltatások („E3”):
A projekt célját nem közvetlenül megvalósító, de a projekt
végrehajtásához
szükséges,
egyéb
szolgáltatások
költsége.
Pl.:
biztosítás,
tolmács,
közbeszerzési
eljárás
megjelentetése, saját megvalósítású képzés esetén
nyújtott szolgáltatások stb.
Beszerzési eljárások megfelelő alkalmazása (pl.: 3
árajánlat).
Általános
szolgáltatások:
telefon,
Internet,
posta,
irodabérlés, iroda biztosítási költsége, takarítás, munkaerő
bővítésének költségei,közszolgáltatási díjak, vendéglátás
költsége 200 EUR alatt – „G” közvetett költségek között
tervezendők
a
végrehajtási
határozat
módosítását
követően.
Elszámolható közvetlen költségek
Szakértői díjak („E4”):
Jogi tanácsadás, műszaki szakértő, közbeszerzési szakértő
stb.
(könyvelő,
projektmenedzsment
nem!)
költsége,
amennyiben közvetlenül a projekthez kapcsolódik.
Beszerzési eljárások megfelelő alkalmazása (pl.: 3 árajánlat).
Uniós finanszírozással kapcsolatos költségek („E5”):
Közvetlenül az uniós társfinanszírozásból adódó követelmények
mint a nyilvánosság, láthatóság, projekt értékelésének
költségei, fordítási költség (pl.: újságcikk, matrica, közlemény,
emléktábla, logós termékek).
Arculati kézikönyv előírásainak követése.
KHA bélyegző elszámolása nem lehetséges,
biztosította a pályázóknak a korábbi évek során.
mivel
a
FH
Elszámolható közvetett költségek
A projektcélhoz nem közvetlenül kapcsoló költség, ha nem lenne
projekt, akkor is felmerülne.
 Közvetett személyi költségek (pl.: vezető, könyvelő bére)
 Igazgatási költségek (pl.: irodaszerek, vendéglátás ktge 200
EUR alatt.)
 Rezsiköltségek (pl.: gáz, víz, telefon, Internet)
 Egyéb közvetett költségek (pl.: elkülönített számla banki díjai
és költségei)
Államháztartási szervek nem számolhatnak el közvetett
költséget.
Végrehajtási határozat módosítása: aki nem részesül uniós működési
támogatásban a közvetlen költségek 2,5 %-ig elszámolhat közvetett
költséget átalánydíj alapján. (Megvalósításkor a tényleges felhasználás után kell
számolni az arányt!)
Aki akar elszámolni, tervezze be! Számítás: G/(F+I) = max. 2,5%
Adatlap 19. pontjának kitöltése!
NEM támogatható költségek
Uniós elszámolhatósági kézikönyv 12. fejezete (82. oldal).
Természetbeli hozzájárulások:
Olyan költségek, amit a pályázó önkéntes alapon biztosít a projekt
részére, támogatást nem igényel rá, de emeli a projekt értékét pl.:
képzés helyszínének biztosítása, munkaerő.
ÁFA, kivéve ha:
a projekt tevékenységével kapcsolatban nem jogosult áfa
visszaigénylésre, vagy nem fog élni vele.
Igazolása: pályázati adatlapon nyilatkozat (adatlap 16. pont), APEH
igazolás záráskor, hogy tényleg nem élt vele.
Földvásárlás
Tőkehozam, adósság, hitelkamat, árfolyamveszteség, valutaváltás
költsége, bírság, kötbér stb.
A projekt bevételei
Projektek non-profit jellegűek.
Bevételeknek is meg kell jelenni a könyvelésben.
Bevételnek minősül:
- uniós támogatás: max. 75%, mivel Magyarország a
Kohéziós Alap kedvezményezettje.
- BM társfinanszírozás: max. 25 %, BM irányítása alá
tartozó szervek esetén önerőnek minősül (célhoz kötött
bevételből fedezett költségek mértéke miatt fontos).
- önrész:
Kedvezményezett
vagy
projektpartner
hozzájárulása, BM hozzájárulást csökkenti.
- projektbevétel: csökkenti az Uniós támogatás összegét,
pl.: közbeszerzési dokumentáció értékesítése, banki kamat,
bérleti díj, regisztrációs díj stb. Adatlap 17. pontja.
Köszönöm megtisztelő
figyelmüket!
Sikeres pályázást kívánok!
Készítette: Csutiné Balogh Renáta
Elérhetőség:
BM Támogatás-koordinációs Főosztály
1051 Budapest, József A. u. 2-4.
Telefon: 441-1976 (12-125)
E-mail cím: [email protected]