Transcript tıklayınız - Erzurum KHB Genel Sekreterliği

FIRAT YAVUZ
MUHASEBE YETKİLİSİ
29/01/2015
* 2015 Yılında Uygulamaya Geçen ve Değişen Hususlar :
-SGK Katılım Payının Sosyal Güvenlik Kurumuna
Gönderilmesi
- Faturalandırılamayan İşlem Tahakkuklarına ilişkin yeni
hesap kodları
- Özel Sağlık Kuruluşlarının Kamu Sağlık Tesislerinden
Hizmet Alımı
* 01.01.2015 tarihinden itibaren MEDULA sisteminde
provizyon alınan kişilerden alınması gereken katılım
paylarına ilişkin tutarlar artık Sosyal Güvenlik Kurumu
hesaplarına aktarılmayacaktır.
Ancak; MEDULA sisteminden provizyon alınamayan
kişilerden Sosyal Güvenlik Kurumu adına tahsil edilen
tutarlar Kurum hesabına yatırılmaya devam edilecektir.
* Konuyla ilgili olarak tdms sistemi üzerinde tanımlı
336.06 hesabına :
336.06.01 Provizyon Alınan SGK Katılım Payları Hesabı
336.06.02 Provizyon Alınamayan SGK Katılım Payları
Hesabı
şeklinde iki alt hesap tanımlanmıştır.
Bu nedenle Hastanelerimiz tarafından ay sonu
işlemlerinde bildirilen 336.06 hesabının detay kodu da
belirtilecek olup, detay koduna göre Muhasebe
Birimimizce ya 120.05 hesabından mahsup işlemi
yapılacak yada SGK hesabına aktarım yapılacaktır.
* Faturalandırılamayan İşlem Tahakkukları :
Hastanelerimizce sunulan ancak bedeli tahsil
edilemeyen iş ve işlemlerin muhasebe kayıtlarının
yapılabilmesi için 2015 yılı hesap planında yeni hesap
kodları tanımlanmıştır.
Faturalandırılamayan işlemlerle ilgili 2015 yılından
itibaren kullanılması gereken hesap kodları şu
şekildedir :
* Özel Sağlık Kuruluşlarının Kamu Sağlık Tesislerinden
Hizmet Alımına İlişkin Muhasebe Kaydı
Bakanlık Makamının 21/01/2015 tarihli ve 1046 sayılı
Onayı ile “Özel Sağlık Kuruluşlarının Kamu Sağlık
Tesislerinden Hizmet Alımına İlişkin Yönerge”
yürürlüğe girmiştir. Bu çerçevede yapılacak hizmet
sunumu sonrasında düzenlenen fatura ;
120.16 Özel Sağlık Kurumlarına Verilen Sağlık
Hizmetlerinden Alacaklar Hesabına Borç
600.01 Sağlık Hizmeti Gelirleri Hesabının İlgili alt
koduna ise Alacak kaydı yapılarak muhasebeleştirilir.
* Özel sağlık kuruluşu fatura kesildiği tarihten itibaren 30
gün içerisinde ödemesini gerçekleştirdikten sonra ise ;
Muhasebe Birimi tarafından;
102.01 Banka Hesabı Borç
120.16 Özel Sağlık Kurumlarına Verilen Sağlık
Hizmetlerinden Alacaklar Hesabına Alacak kaydı
yapılarak muhasebeleştirme işlemi tamamlanır.
Muhasebe Birimi tarafından bu kaydın yapılabilmesi
için Özel Sağlık Kurumuna kesilen faturanın süresinde
bildirilmesi gerekmektedir.
2014 yılında çok sık karşılaştığımız eksiklikler :
* Hastane Yöneticileri ve Birlik Merkezlerinde görev
yapan tüm Sözleşmeli personelin ek ödemeleri 770.08
Ek Ödeme Hesabından, diğer sağlık tesislerinde görevli
personelin ek ödemeleri ise 740.08 Ek Ödeme
Hesabından giderleştirilmelidir.
* Ödeme Emirlerinde bu hususa dikkat edilmemekte,
tüm personelin ödemesi 740.08 Ek Ödemeler
Hesabından gönderilmektedir.
*Aylıklar ve Sabit Ek Ödeme Eklerinde yer alması
gereken belgeler Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri
Yönetmeliğinin 9. maddesinde şu şekildedir:
Aylık ve aylıkla birlikte ödenen hakedişler için Aylık
Bordrosu ve Personel Bildirimi ile duruma göre
ödemenin yapıldığı ilk aya ait ödeme belgesine aşağıda
belirtilen belgeler bağlanır.
a) İlk atamalarda, atama onayı ve işe başlama yazısı.
b) Naklen atamalarda, atama onayı, işe başlama yazısı
ve Personel Nakil Bildirimi
c) Terfilerde, terfi onayı (Otomatik olarak yapılan
kademe ilerlemelerinde terfi onayı aranmaz)
d) Görevden uzaklaştırmalarda, yetkili makamın onayı
veya yazısı.
e) Görevden uzaklaştırılmış olanların göreve
iadelerinde, yetkili makamın onayı ve göreve başlama
yazısı.
f) Görevden uzaklaştırılmış olanların açıkta kaldıkları
sürelere ait aylıklarının ödenmesinde, harcama talimatı.
g) Ücretli vekaletlerde, vekalet onayı ve işe başlama
yazısı.
h) İkinci görev ödemelerinde, ikinci görev onayı ve işe
başlama yazısı.
ı) Aylıksız izin ve askerlik dönüşü yeniden işe
başlamalarda, işe başlama yazısı.
Malî yılın ilk ayına ait ödemelerde, personelin kıdem
aylığına esas hizmet sürelerini gösteren insan
kaynakları birimince onaylı listenin ödeme belgesine
bağlanması gerekir.
Diğer aylarda ise durumunda değişiklik olanların listesi
ödeme belgesine bağlanır.
- Aylık ve ücret ödemeleri “Aylıkların Banka Aracılığıyla
Ödenmesi Hakkında Genel Tebliğ (Sıra No:1)
kapsamında gerçekleştirilmekte olup, bahse konu Genel
Tebliğin “Harcama Birimlerince Yapılacak İşlemler”
başlıklı 5. maddesinde;
“Aylıkları banka aracılığıyla ödenecek kamu görevlileri
ve işçiler için, üç nüsha banka listesi düzenlenerek
gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından
onaylanır ve ödeme yapılması gereken tarihten altı iş
günü önce Ödeme Emri Belgesi ekinde muhasebe
birimine gönderilir.” hükmü belirtilmiştir.
Ancak maaş ve sabit ek ödemeler çoğu zaman ayın 13,14
hatta 15’inde Muhasebe Birimimize ulaştırılmaktadır.
Bu durum ödeme evraklarının kontrolü ve Banka
hesabına süresinde aktarılması hususunda Muhasebe
Birimini zor durumda bırakmaktadır.
Bu nedenle maaş ödemeleri ve sabit ek ödemelerin en
geç ayın 12 ‘sine kadar Muhasebe Birimine ulaştırılması
faydalı olacaktır.
- Döner Sermaye kadrosundan maaş alan personele ait
Ödeme
Emri
Belgelerinin
düzenlenmesinde
Hastanelerimiz arasında bir uygulama birliği
bulunmamaktadır. Maaş ödemelerinde ;
770.02.01.01.01 Temel Maaşlar Hesabına taban aylık, Ek
gösterge, yan ödeme, kıdem aylık gibi temel maaş
unsurları,
770.02.01.04.01 Sosyal Haklar Hesabında Aile Yardımı,
çocuk yardımı, sendika toplu sözleşme primi gibi sosyal
haklar,
770.02.01.02.01 Zam ve Tazminatlar Hesabına ise Özel
Hizmet, Ek Tazminat gibi maaş içerisindeki tazminat
tutarları, kaydedilmelidir.
- Asgari geçim indirimi için özel bir hesap kodu
tanımlanmamış olup, Ödeme Emri Belgesinde 360.01.01
Aylık ve Ücretlerden Kesilen Gelir Vergisi hesabında
hem borç hesabına kaydedilmeli, alacak kaydında yer
alan gelir vergisi tutarına da alacak olarak dahil
edilmelidir.
- Sosyal Güvenlik Ödemelerinde ;
5510 sayılı Kanuna Tabi Personelin,
%11 Malüllük, yaşlılık ve ölüm sigortaları prim oranı
(Devlet Katkısı)
% 9 Genel Sağlık Sigortası (Devlet Katkısı) prim
oranının Hakedişlerde gösterilmesi gerekir.
- 5434 sayılı Kanuna tabi personelin ise ;
%20 Emekli Keseneği Kurum Karşılığı tutarının ve
%12 Genel Sağlık Sigortası tutarının hakedişlerde
gösterilmesi gerekmektedir.
Yani bordro da hakediş kısmında yer alan Sosyal
Güvenlik Primlerinin Ödeme Emri Belgesi üzerinde
hem borç hem alacak hesabında (361 hesabının ilgili
kodları) yer alması gerekmektedir.
* Avans Ödemelerinde karşılaşılan problemler;
- Geçici görev, eğitim v.b. nedenlerle personele yapılan
avans ödemelerine ilişkin Muhasebe İşlem Fişleri 195 İş
Avansları Hesap Kodu kullanılarak düzenlenmektedir.
Bu tür ödemelerin 196 Personel Avansları Hesabından
düzenlenmesi İş avansı ve Personel Avansı ayrımının
doğru yapılarak hatalı kayıt oluşturulmaması
gerekmektedir.
- Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği 5.
maddesi ile ; avans veya kredi suretiyle yapılacak ön
ödemelerde Harcama Talimatı eklenmesini zorunlu
kılmaktadır.
* Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkındaki Yönetmeliğe
göre; Her mutemet ön ödemelerden harcadığı tutara
ilişkin kanıtlayıcı belgeleri, ilgili kanunlarında ayrıca
belirtilmemiş olması halinde avanslarda bir ay,
kredilerde ise üç ay içinde muhasebe yetkilisine vermek
ve artan tutarı iade ederek hesabını kapatmakla
yükümlüdür.
*
Mutemet, işin tamamlanmasından sonra, yukarıdaki
bir ve üç aylık sürelerin bitimini beklemeden, son
harcama tarihini takip eden üç iş günü içinde ön ödeme
artığını iade etmek ve süresinde mahsubunu yaparak
hesabını kapatmak zorundadır.
* Avansların süresinde kapatılmaması halinde ayrıca bir
bildirim yapmaksızın Muhasebe Birimi tarafından ilgili
personel adına Kişi Borcu kaydı oluşturulacak olup,
ödeme tarihi itibari ile yasal faizi de hesaplanarak
tahsili yoluna gidilecektir.
* Yolluk ödemelerinde günübirlik gidilip dönülmüşse
beyannamede gidiş – dönüş saatlerinin belirtilmesi,
* İlgili personelin derece ve kademesi esas alınarak
yolluk evrakının düzenlenmesi gerekmektedir.
* Harcırah Kanunu gereğince Konaklama Bedeli on
günü ve fatura bedelini geçmeyecektir.
* 2015 yılı Harcırah Oranları;
Aylık kadro derecesi 5 -15 olanlar
Aylık Kadro Derecesi 1-4 olanlar
Ek Göstergesi 3000 (dahil) – 5800
kadrolarda bulunanlar
32,00
33,00
(hariç) olan
37,50
* Ay sonu İşlemleri :
Ay sonu işlemlerinin önemli unsurlarından birisi olan
Tahakkuk hakkında kısaca bilgi verecek olursak;
Tahakkuk, fatura edilmiş, ödeme aşamasına gelmiş
ancak henüz tahsil edilmemiş alacaklardır. Döner
Sermaye
Yönetmeliğindeki
ifade
ile
senede
bağlanmamış alacaklardır.
SGK Ödenekleri ile ay içerisinde ki Vezne alındı
tutarlarına ilişkin Tahsilat Dağılımı ve Hastanelerimizin
faturalandırmaları sonucu oluşan Gelir Dağılım
tabloları her ay düzenli olarak Muhasebe Birimimize
gönderilmektedir.
Bu tabloların imzalı ve onaylı olarak her ayın ilk haftası
içerisinde Muhasebe Birimimize ulaştırılması gelecek
olan SGK Ödeneğinin dağıtımı için de önem arz
etmektedir.
* Ay sonu işlemlerinde en çok karşılaştığımız problem
tahakkukların ayrıntılı olarak bildirilmemesidir.
Örneğin Aile Hekimliği Laboratuar Gelirleri veya
Tutuklu Hükümlülere ait tahakkuklar Genel Bütçe
alacakları arasında gösterilmektedir.
Gelir
tahakkuklarına
ilişkin
detay
kodunun
belirtilmemesi tahsilat yapılması halinde alacağın
mahsup edilmesine engel olmakta dolayısıyla yapılan
tahsilatlar Hastanelerimiz
adına
gelir olarak
kaydedilemeden emanet hesaplarında bekletilmektedir.
* Bu nedenle her bir gelir tahakkukunun detay hesap
kodları ile birlikte bildirilmesi gerekmektedir.
120.01.09 Milli Savunma Bakanlığı
120.01.25 Jandarma Genel Komutanlığı
120.14.01 Aile Hekimliği Laboratuar Gelirlerinden
Alacaklar
120.14.02 İşyeri Hekimliği Gelirlerinden Alacaklar
120.01.15.01
120.01.15.02
120.01.51.01
Hizmetleri
120.01.51.01.01
120.01.51.01.02
Adli Vaka
Tutuklu-Hükümlü
Suriyeli Hastalara
Verilen
Sağlık
Kampiçi Olanlar
Kampdışı Olanlar
En çok kullandığımız Genel Bütçeli İdarelere ait Gelir
Tahakkuk hesap kodları bunlardır.
* 120.05 Sosyal Güvenlik Kurumundan Alacaklar
Hesabında dikkat edilecek husus ise; 340.03 hesabında
bakiye varken 120.05 hesabında Borç Bakiyesi
olmamalıdır.
Yani ay sonunda 120.05 hesabının tamamı 340.03 hesabı
ile mahsup edilmelidir.
* Yine ay sonlarında 340.01 hesabının tamamı
bildirilmeli, bu hesap kodunda alacak bakiyesi
bırakılmamalıdır.
* Hazine ve Merkez Hissesi Tahakkukları;
Ay sonunda tdms raporları çerçevesinde her bir
Hastanemiz için Merkez Hissesi (%5) ve Hazine Hissesi
(%1) tahakkuku verilmekte olup, buna ilişkin Ödeme
Emri Belgesinin Hastane Gerçekleştirme Görevlisi ve
Harcama Yetkilisince imzalanarak ayın 15’inden önce
Muhasebe Biriminde olacak şekilde gönderilmesi
gerekmektedir.
Her ayın 15 ‘inde bu tutarlar Muhasebe Birimimizce
ilgili hesaplara aktarılmaktadır.
* Mahiyeti Bilinmeyen Tutarlar
- Bazı hastanelerimizde Banka hesabına yatırılan ancak
mahiyeti bilinmediği için 336.99.01 Emanet Hesabına
aktarılan tutarlar bulunmaktadır. Bunun temel nedeni
Hastane alacaklarını süresinde bildirmemesidir.
- Bu nedenle gerek Birlik içi gerekse Birlik dışı mal ve
hizmet devrinden doğan alacakların süresinde
bildirilmesi tahsil edilen tutarların emanet hesabına
alınması yerine ilgili alacak kaydından düşülmesini
sağlayacaktır ki alacakların tahsili Mali Karneye de etki
eden bir unsurdur.
* Vezne ile ilgili iş ve işlemler :
Kamu Hastane Birliklerinde Muhasebe Birimlerinin
Kurulması ve Muhasebe Hizmetlerinin Yürütülmesine
İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönergenin “Muhasebe
Yetkili Mutemedi Görevlendirilmesi” başlıklı 17’ nci
maddesinde ki hüküm;
“Sağlık tesislerinde görevlendirilen muhasebe yetkilisi
mutemedi, kasa mevcudunu her gün gün sonunda,
bankaya yatırır. Bankaya yatırılan paraların sayman
mutemedi alındı makbuzunda ve sayman mutemedi
icmal defterinde belirtilen miktarlarla tutarlı olup
olmadığı her hafta sonu gün sonunda hastane
yöneticiliği tarafından kontrol edilerek tutanak altına
alınır. Tutanaklar ve ilgili belgeler her ay sonu toplu
olarak muhasebe birimine gönderilir” şeklindedir.
- Ancak; bankaya aktarma süresinin aksatıldığı ve
hastane yöneticileri tarafından haftanın son günü
itibari ile düzenlenmesi gereken tutanakların
Muhasebe Birimimize ulaştırılmadığı görülmektedir.
- Vezne işlemleri ile ilgili dikkat edilmesi gereken diğer
bir husus alındı iptalinin parayı tahsil eden kişi
tarafından değil, ilgili Hastane Yöneticisi veya bu
konuda
görevlendirilmiş
personel
tarafından
yapılmasıdır.
* HBYS – TDMS uyumu;
-HBYS’de kayıtlı faturalandırılan ve faturalandırılmayan
toplam tahakkuk tutarlarının TDMS’ de kayıtlı toplam
tahakkuk (120 hesabın borcuna yapılan kayıtlar)
tutarları ile faturalandırılmayan (994 ve 995 hesaba
yapılan kayıtlar) toplam tedavi giderlerinin toplamına
eşit olması gerekmektedir.
- Bu nedenle her iki sistemdeki tahakkuk verileri
sürekli kontrol edilerek, HBYS – TDMS eşitliği
sağlanmalıdır, zira 2013 yılı Sayıştay Raporu ile bazı
Hastanelerimizde bu konuda eksiklikler olduğu tespit
edilmiştir.
* MKYS – TDMS uyumu;
- MKYS’ de bulunan bakiyeler ile TDMS sisteminde
bulunan bakiyelerin birbirine uyumlu olması
gerekmektedir.
- Varsa uyumsuzluğun çözümüne yönelik Stok
Koordinasyon Birimimiz ile de irtibata geçmek suretiyle
düzeltme kayıtlarının yapılması sağlanmalıdır.
- Taşınır İşlem Fişindeki taşınır kodu ile Ödeme Emri
Belgesi üzerindeki detay kodu arasında farklılık olmalı,
ayrıca fatura ile Taşınır İşlem Fişi tutarları da aynı
olmalıdır.
- Hastanelerimiz Tüketim Çıkışlarını süresinde ve
eksiksiz olarak tdms ön muhasebe modülüne
girmelidirler.
-Taşınır Mal Yönetmeliğinin “Taşınır Giriş ve Çıkış
İşlemlerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi” başlıklı
30. maddesine göre;
Satın alma haricinde edinilen taşınırların girişleri ve
maddî duran varlık hesaplarında izlenen taşınırların
çıkışları için düzenlenen Taşınır İşlem Fişlerinin birer
nüshasının, düzenleme tarihini takip eden en geç on
gün içinde ve her durumda malî yıl sona ermeden önce
muhasebe birimine gönderilmesi zorunludur.
-Yine aynı maddeye göre;
Muhasebe kayıtlarında "150-İlk Madde ve Malzemeler
Hesabı"nda izlenen tüketim malzemelerinin çıkışları
için düzenlenen Taşınır İşlem Fişleri muhasebe
birimine gönderilmez. Bunların yerine, genel bütçe
kapsamındaki kamu idarelerinde üç aylık dönemler
itibarıyla, diğer idarelerde ise üç ayı geçmemek üzere
üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış
tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu
bazında düzenlenen onaylı bir listesi, en geç ilgili
dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe
birimine gönderilir.
* Kira Modülü
- Kira gelirlerinin 649.03.02.02 Diğer Gerçek veya Tüzel
Kişilerden Elde Edilen Kira Gelirleri Hesabı yerine
336.17 Kira Emanetleri hesabında muhasebeleştirilmesi,
2013 Yılı Sayıştay Raporu ile eksiklik tespit edilen
hususlardandır.
Bu durumun önüne geçilmesi açısından Kira Sözleşme
modülünün doğru bir şekilde girilmesi ve ilgililerin
Banka hesabına para aktarırken hangi kişi yada firmaya
ait kira borcu olduğunu belirtmeleri gerekmektedir.
* Ödemelerde Öncelik Sırası
Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe
Yönetmeliğinin, “Ödemelerin yapılmasında öncelik”
başlıklı 22 nci maddesinde belirtildiği üzere sırasıyla;
a) Katkı payları hariç olmak üzere özlük haklarına
ilişkin ödemelere,
b) Kanunları gereğince diğer kamu idarelerine
ödenmesi gereken vergi, resim, harç, prim, fon kesintisi,
pay ve benzeri tutarlara,
c) Çeşidine bakılmaksızın Bakanlıkça belirlenen tutarın
altındaki giderlere ilişkin ödemelere,
ç) İhalesi yapılan temizlik, yemek hazırlama ve dağıtım,
güvenlik, bilgisayar sistemlerine yönelik hizmet alımları
gibi yoğun emek gerektiren, düzenli ve kesintisiz
yürütülmesi gereken hizmetlere ilişkin ödemelere,
d) Mevzuatları gereği döner sermaye gelirlerinden;
personele yapılacak ek ödeme, katkı payı gibi
ödemelere, öncelik verilmektedir.
Ayrıca, Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel
Müdürlüğünün İl Valiliklerine (il Defterdarlıkları)
hitaben yazdığı 18.02.2009 tarihli ve 2277 Sayılı Genel
Yazı gereği,
1-Elektrik, su ve doğalgaz giderleri ile işletmelerin
birbirlerinden yapacakları mal ve hizmet alımlarına
ilişkin ödemeleri,
2-Yönetmeliğin (c) bendi uyarınca çeşidine
bakılmaksızın 3.000 TL’nin altındaki giderlere ilişkin
ödemeler,
3-Hastane döner sermayelerinde tedavi hizmetleri,
diğerlerinde ana hizmet faaliyetlerinden kesintisiz ve
ertelenemez nitelikte olduğuna idarelerce karar verilen
mal ve hizmet alımları ile hizmete yönelik kira giderleri,
tüp gaz, oksijen gazı alımları ile tıbbi görüntüleme ve
laboratuvar hizmetleri ödemeleri öncelik sırasına
tabidir.
- Bu çerçevede TDMS’ de kontrol sistemi oluşturulmuş
olup, artık sırası gelmeyen ödemelerin yapılması
engellenmiştir.
- Zaman zaman Hastanelerimizden muafiyet talebine
ilişkin yazılar gönderilmekte ise de bu talepler Kurum
Başkanlığına iletilmekte, ancak yukarıda açıklanan
muafiyet sıralaması kapsamında değerlendirilmemesi
nedeni ile ödeme yapılması mümkün olmamaktadır.
*
Ön Muhasebe Modülünden Girilen Evraklarda
Özellikle Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar:
- Ödeme Emri Belgesi, TİF ve Muayene Kabuldeki
tutarlar ile fatura tutarlarının aynı olup olmadığına
dikkat edilmesi,
- Damga vergisi hesaplanırken KDV’ siz veya varsa diğer
vergi kesintileri düşüldükten sonra damga vergisi
tutarının hesaplanması,
- İhale ödemelerinde ihale numarasının mutlaka
belirtilmesi,
- İhale Onay Belgesindeki bütçe tertibi ile Ödeme
evrakı üzerindeki bütçe tertibinin aynı olması,
- Bedelsiz devirlerde devreden ve devralan birimlere
ait Taşınır İşlem Fişlerinin Muhasebe İşlem Fişine
eklenmesi,
- Eklerin tamamının asıl yada aslının aynıdır yapılmış
olması, aslının aynıdır yapan kişinin ad-soyad ve unvan
kaşesinin bulunması,
- Hastanelerimizin birbirlerinden ve diğer kurumlardan
mal veya hizmet alımlarında Döner Sermaye Bütçe Ve
Muhasebe İşlemleri Daire Başkanlığının sitesindeki
örnek muhasebe kayıtlarının dikkate alınarak
muhasebeleştirilmesi,
gerekmektedir.
* Soru–Cevap, TDMS Sistemi, Ön Muhasebe Modülü
hakkında değerlendirmeler, talepler ve öneriler…
* TEŞEKKÜRLER…