Transcript Letni program dela NO - Združenje občin Slovenije

POSLOVANJE
NADZORNIH ODBOROV
Litija, 12. januar 2011
Helena Kosmač
Preizkušena državna notranja revizorka
Vsebina predstavitve











Naloge NO
Poslovnik NO
Struktura NO
Pogoji za opravljanje nadzora
Sredstva za delo NO
Postopek dela NO
Izvajanje nadzora
Učinek nadzora
Notranja revizija, Računsko sodišče, Urad za
nadzor proračuna
Vprašalnik ZOS o delu NO – analiza
Ugotovitve revizije RS o delovanju NO
Organi občine
Občinski svet
 Župan
 Nadzorni odbor
Župan

OS
NO
Pravne podlage
Sodila za presojanje pravilnosti delovanja NO:
Zakon o lokalni samoupravi
 Statut občine
 Poslovnik NO


Člani nadzornega odbora opravljajo svoje naloge
nepoklicno.

Strokovno in administrativno pomoč za delo nadzornega
odbora zagotavljata župan in občinska uprava.

Posamezne posebne strokovne naloge nadzora lahko opravi
izvedenec, ki ga na predlog nadzornega odbora imenuje
občinski svet.

Nadzor vsebuje ugotavljanje zakonitosti, pravilnosti,
učinkovitosti in gospodarnosti poslovanja uporabnikov
občinskega proračuna, občinskih javnih sredstev in
občinskega javnega premoženja.

V primeru ugotovitve hujših kršitev mora obvestiti pristojno
ministrstvo in Računsko sodišče Republike Slovenije.

Delo nadzornega odbora je javno.
Pomen NO


NO je najvišji organ nadzora javne porabe v
občini.
V okviru svoje pristojnosti NO:
 opravlja
nadzor nad razpolaganjem s premoženjem
občine;
 nadzoruje namenskost in smotrnost porabe
proračunskih sredstev;
 nadzoruje finančno poslovanje uporabnikov
proračunskih sredstev.
Seje NO
Na sejah NO:
 določa in sprejema program dela,
 odloča o začetku posameznega nadzora,
 odloča o odgovornih osebah za izvedbo
posameznega nadzora,
 obravnava in sprejema predloge poročil NO,
 obravnava morebitne ugovore nadzorovanih oseb,
 obravnava in sprejema poročila NO,
 obravnava odziv odgovornih oseb na poročila NO,
 se posvetuje o strokovnih vprašanjih, povezanih z
nadzorom in
 spremlja poslovanje občine (sodelovanje na sejah
OS pri sprejemu pomembnejših aktov, …).
Naloge NO

ZLS določa, da je potrebno v statutu
občine opredeliti naloge NO

Samostojnost pri določanju nalog je pogoj
za neodvisnost in uspešno delo NO
 določilo
statuta o obvezni obravnavi zadev predlaganih
s stani župana, OS posega v samostojnost

Statuti občin običajno določajo:
 praviloma
preobsežne obvezne naloge – vpliv na
samostojnost NO…
 praviloma
predpisan vpliv župana ali OS na NO pri
določanju nadzornih in svetovalnih nalog
 sprejem
letnega programa dela/nadzora
Naloge NO

Letni program dela (podrobneje določen v poslovniku NO):
 roki za sprejem – niso vedno določeni,
 obseg nalog (vsebina - zahtevnost nadzorov,
obseg
posameznega nadzora, število nadzorov),
 minimalna vsebina posameznega načrtovanega
nadzora (nadzorovana oseba; predmet in obseg
nadzora; cilji nadzora; osebe, ki bodo izvedle nadzor;
predvideni čas za nadzor),
 povezava programa dela s finančnim načrtom NO in
proračunom občine,
 javnost letnega programa dela (običajno ni praksa).

Pristojnost NO:
 tudi
 tudi
nadzor preteklih mandatnih obdobij,
nadzor drugih pravnih oseb, ki so (so)financirana iz
proračuna občine.
Opredelitev nalog NO - nadzori

Vsebina nadzorov:
Strokovna presoja članov NO (letno poročilo, proračun,...)
 Predlogi organov občine
 Predlogi občanov
 Mediji
 Usposobljenost in izkušnje članov NO




Obseg posameznega nadzora (usposobljenost,
izkušnje, čas)
Število nadzorov (čas, zahtevnost nadzorov, število
članov NO,...)
Pomembno, da naloge niso preobsežne (NO je
nepoklicni organ občine)
Naloge NO – zahtevnost nadzorov
Opredeliti je potrebno zahtevnost nadzora ob upoštevanju tako
vsebine nadzora kot tudi trajanja nadzora:

zelo zahteven nadzor je nadzor poslovanja občine, posrednega
proračunskega uporabnika (v posameznem obdobju ali letu);
zelo zahteven je tudi nadzor smotrnosti poslovanja občine ali
javnega zavoda;

zahteven nadzor je nadzor zaokroženega dela poslovanja
občine, npr. investicijskih odhodkov, postopkov oddaje javnih
naročil, plač javnih uslužbencev in funkcionarjev, transferov,...

manj zahteven nadzor je nadzor, ki je osredotočen na
posamezno proračunsko postavko ali podpostavko, npr. na
odhodke za posamezno investicijo, tekoče transfere na
posameznem področju (kmetijstvo, kultura, šport,…),
izvrševanje posamezne pogodbe, prihodke od prodaje
posameznega premičnega in nepremičnega premoženja, ...
Letni načrt dela NO
Cilji dela NO
 Opis vsebine dela NO (redni nadzori, izredni
nadzori, spremljanje izvrševanja priporočil
predhodnih nadzorov, seje NO, spremljanje
poslovanja občine,...)
 Določiti obseg nalog in minimalno vsebino
posameznega načrtovanega nadzora
 Izobraževanje članov NO
 Finančni načrt

Letni načrt nadzorov
Nadzori
Nadzorovana
oseba
Predmet
nadzora
Obdobje
nadzora
Cilj nadzora
Člani NO,
ki bodo
sodelovali
Potreben
čas, kdaj
bo izveden
Zaključni račun
Občina
Poslovanje
občine
Leto 2010
Izrek mnenja
o pravilnosti
poslovanja
član A
član B
član C
30 dni,
Januar –
marec
Nadzor tekočih
transferov
Občina
Delni pregled
poslovanja
občine
Obdobje
2009 –
2010
Izrek mnenja
o pravilnosti
dela
poslovanja
(transferi)
član B
član D
20 dni,
April - junij
Nadzor
investicije A v
javnem zavodu
Javni zavod
Delni pregled
poslovanja
javnega
zavoda –
nadzor
investicije
Obdobje
2009 –
2010
Izrek mnenja
o pravilnosti
dela
poslovanja
(investicijski
odhodek)
član C
član D
15 dni,
September
- oktober
Prihodki
KS
Poslovanje
krajevne
skupnosti –
delni pregled
Obdobje
2008 2010
Izrek mnenja
o pravilnosti
dela
poslovanja
(prihodki)
Član B
Član C
10 dni,
November
Poslovnik NO

Opredelitev:


hujše kršitve
Predlog ureditve v povezavi s konceptom
pomembnosti pri reviziji:
pomembnost po vrednosti (npr. % v proračunu)
 pomembnost po naravi (kršitev predpisov, oddaja
JN brez ustreznega postopka, prevzemanje
obveznosti brez pravne podlage, kazniva dejanja)
 pomembnost po kontekstu (ponavljajoče se kršitve,
odločitev NO, primerjava)


Letni program dela NO

določitev minimalne vsebine
Struktura NO – vidik ustreznosti

Stopnja in smer izobrazbe članov NO (dobra
praksa, da jih ima več kot polovico visoko
izobrazbo)

Izkušnje na finančnem, računovodskem, pravnem
področju, poznavanje proračuna

Kontinuiteta (zagotovitev)

Postopek določitve članov NO (vključitev javnosti)

Razrešitev in nadomestitev članov NO

Nezdružljivost
Pogoji za opravljanje nadzora

ZLS

pravica do podatkov za opravljanje nalog

administrativno in strokovno pomoč zagotavljata
župan in občinska uprava

v statutu morajo biti opredeljene obveznosti in
pravice občinskih organov v zvezi z delom NO
Pogoji za opravljanje nadzora

Strokovna pomoč





obveščanje članov NO o sprejemu in spremembah aktov občine, župana,
obveščanje članov NO o sprejemu ali spremembah zakonodaje,
posredovanje gradiv in mnenj ministrstev,
posredovanje gradiv izobraževanj in seminarjev, ki se jih udeležijo
predstavniki občine.
Administrativna pomoč








pripravo vabil in tehnično organizacijska dela za sklic seje,
pripravo gradiv za seje NO,
pripravo posameznih aktov, ki spremljajo postopek nadzora NO (sklepi o
izvedbi nadzora, pooblastila, …),
pisanje zapisnikov sej NO,
obveščanje članov NO o izobraževanjih,
sprejemanje in urejanje pošte za NO,
arhiviranje gradiv NO,
vodenje evidence o opravljenem delu članov NO, …
Pogoji za opravljanje nadzora

Obveznosti občinskih organov
 predvsem
zagotovitev ustreznih zahtevanih
podatkov v ustreznem roku

Pravice občinskih organov
 seznanitev
z vrsto in obsegom nadzora
 zagotavljanje nemotenega poslovanja (čim
manj moteno delo)
 ustrezen rok za pripravo podatkov
 dajati dodatna pojasnila
 dati pripombe, odgovor oziroma ugovor na
ugotovitve
Pogoji za opravljanje nadzora

Poslovanje z dokumentarnim gradivom


Uredba o poslovanju organov javne uprave z
dokumentarnim gradivom
Organizacija dela NO – težave zaradi nepoklicnega
opravljanja funkcije
Kdaj izvajati nadzor?
 Kako do podatkov?
 Kako do pojasnil?
 Arhiviranje gradiv!


Določitev uslužbenca OU, ki bo odgovoren za
koordinacijo administrativne in strokovne pomoči
Sredstva za delo NO

Statuti občin – sredstva za delovanje se
zagotavljajo v občinskem proračunu na podlagi
letnega programa nadzora

ZJF, status NO, določila statuta – ločeno
načrtovanje sredstev za delovanje NO, posebna
proračunska postavka

NO finančno ovrednoti načrtovane aktivnosti priprava predloga potrebnih sredstev ter ga
pravočasno posreduje županu (v skladu z roki
za pripravo proračuna)
Sredstva za delo NO

Nadomestilo za opravljanje nadzorov

Sejnine (seje NO, prisotnost na sejah OS,
sejah odborov, komisij,...)

Strokovna izobraževanja

Plačilo izvedencev

Povračila potnih stroškov

Strokovna literatura
Sredstva za delo NO

Nagrajevanje temelji na občinskem aktu, ki ga
sprejme občinski svet

Zgornja meja – smiselna uporaba določil ZLS, ki
veljajo za člane OS in določila občinskega akta o
plačah

Nagrajevanje bi moralo biti usmerjeno v izvajanje
nadzora

Nagrajevanje nalog – predvsem nadzornih – bi
moralo biti odvisno od njihove zahtevnosti
(strokovne kot časovne)

Merila za vrednotenje nalog (določena, ustrezno
razčlenjena)
Sredstva za delo NO
Letni
program
dela NO
(predlog)
Predlog
potrebnih
sredstev za
delovanje
NO
10.000 EUR
Predlog
proračuna
Sprejeti
proračun
9.000 EUR
7.000 EUR
Predlog potrebnih sredstev za delo NO
1. NADOMESTILO ZA OPRAVLJANJE FUNKCIJE
3.320
1.1 IZVAJANJE NADZORA
1.620
Nadzor 1
3*200
600
Nadzor 2
2*180
360
Nadzor 3
2*180
360
Nadzor 4
2*150
300
1.2 PRISOTNOST NA SEJAH (NO, OS, odbori…)
1.450
NO
6 *3*50
900
OS
12*1*25
300
Odbori
10*1*25
250
1.3 DRUGE NALOGE
250
Proučitev predpisov
10*25
250
2. STROKOVNA IZOBRAŽEVANJA
3*150
450
3. PLAČILO IZVEDENCEV
4. STROKOVNA LITERATURA
SKUPAJ
2.900
500
7.170
Postopek dela NO

Temeljna dejavnost nadzor
Pravni okvir (kaj pravijo predpisi)
 Program nadzora (kako bomo preverjali skladnost s
predpisi)
 Izvajanje nadzora in dokazi (dokumenti, delovni zapisi
o ugotovitvah)
 Spoštovati postopek v skladu s pravilnikom - osnutek
poročila, odzivno poročilo – pravice nadzorovanca

Poročilo - rezultat izvedbe posameznega
nadzora
 Seje NO (zapisniki NO)
 Svetovalna funkcija

Izvajanje nadzora
Letni program dela
 Sklep o izvedbi nadzora
 Pooblastilo članu NO
 Izvajanje nadzora
 Osnutek poročila o nadzoru
 Ugovor nadzorovane osebe
 Poročilo o nadzoru
 Odziv župana in OS

Poročilo

V skladu z zahtevami 32. člena ZLS mora
NO o svojih ugotovitvah in mnenjih izdelati
poročilo.

Obvezne sestavine poročila so določene v
Pravilniku o obveznih sestavinah poročila NO
občine.
Vsebina poročila




Predstavitev
Povzetek ugotovljenega stanja
Uvod (osnovni podatki, pravna podlaga ter namen in
cilj nadzora)
Ugotovitveni del:
 Razkrite napake oz. nepravilnosti
 Predpisi, ki so bili kršeni ter navedba
dejanskega stanja, ki
izkazuje napake oz. nepravilnosti
 Ocenjevanje zakonitosti in pravilnosti ter učinkovitosti in
gospodarnosti


Priporočila in predlogi
Zahteva in rok za poročanje o izvajanju priporočil
Svetovanje






Po ZLS ni predvideno
Poraba časa – izvajanje nadzornih nalog
Ločitev funkcij odločanja, izvajanja, nadzora
Neobvezna strokovna presoja (ne zavezuje NO)
Odgovornost organov pristojnih za sprejem
odločitev ostaja
Svetovanje – smiselno tudi nadziranje – omejitev
določa šesti odstavek 100. člena ZJF (notranji
revizor ne sme opravljati revizije v postopkih, v
katerih je prej sodeloval)
Učinek nadzora

Župan, OS in uporabniki občinskega
proračuna so dolžni obravnavati poročilo NO in
v skladu s pristojnostmi upoštevati njegova
priporočila in predloge.

V statutu občine morajo biti opredeljene
obveznosti in pravice občinskih organov v
zvezi s priporočili in predlogi NO.
Učinek nadzora

Obveznosti občinskih organov






določiti način, kako župan in OS obravnavata poročila NO – npr.
obvezna obravnava na seji OS,
določiti rok za obravnavo poročila – npr. na naslednji seji OS po
dokončnosti poročila ali v določenem roku (od 45 do 60 dni),
predvideti možnost ali obveznost, da nepravilnosti, ki jih je ugotovil NO,
prouči notranji revizor občine,
predpisati pisni odziv organov občine oziroma odgovornih oseb
nadzorovane osebe na poročilo NO
predpisati spremljanje in dokumentiranje popravljalnih ukrepov.
Pravice občinskih organov

predvsem možnost, da se ugotovitve, priporočila in mnenja NO ne
upoštevajo, ko na podlagi strokovne presoje notranjega revizorja,
občinske uprave, mnenja ministrstva ali drugih strokovnjakov obstaja
dvom o utemeljenosti ugotovitev NO
Uspešnost poslovanja - ali NO dosega svoj CILJ ?








Nadzoruje – redno izvajanje nadzora v skladu z
načrtom dela
Poroča s pisnim poročilom o nepravilnostih,
nesmotrnostih županu, OS
Poročilo se obravnava na seji OS
Ureditev poslovanja (priporočila NO se upoštevajo)
Spremljanje izvrševanja danih priporočil (poročilo
nadzorovanca)
NO obravnava poročilo o izvedenih popravljalnih
ukrepih na svoji seji
Spremljanje tekočega poslovanja občine
Vpliv na pravilnost in smotrnost poslovanja občine
Uspešnost poslovanja - pogoji
Strokovnost
 Samostojnost določanja nalog
 Finančna sredstva (neodvisnost)
 Ustrezno nagrajevanje
 Strokovna in administrativna podpora
 Zagotovljen odziv

Nadzor nad poslovanjem občine
NO
 Notranja revizija (še ni prisotna v vseh
občinah)
 Računsko sodišče
 Urad za nadzor proračuna

Vprašalnik ZOS o delu NO - 1










Pregled dela NO s strani RSRS
Statut občine določa naloge, postopke in načine dela NO
NO je sprejel svoj poslovnik
V poslovniku so navedene bistvene naloge
NO izdela poročilo s priporočili
Poročilo skladno s pravilnikom, na obrazcu
Osnutek poročila
Navedba namena in cilja posameznega nadzora
Navedba ocene zakonitosti, pravilnosti, učinkovitosti oz.
gospodarnosti
Navedba kršitev z opisom dejanskega stanja
Vprašalnik ZOS o delu NO - 2










Osnutek poročila posredovan nadzorovancu v pripombe (v
rokih)
Obravnava poročil s strani pristojnih organov
Upoštevanje priporočil
Strokovna in administrativna pomoč
Zunanji strokovnjak, izvedenec
Priprava letnega programa dela in finančnega načrta
NO vsako leto opravi nadzor proračuna, ZR (tudi KS, JZ, JP)
Ustreznost vključitve predloga proračuna NO
Obveznost prisotnosti NO na seji OS (proračun, ZR,...)
Pisno letno poročilo o delu NO, porabi sredstev
Vprašalnik ZOS o delu NO - 3








Obravnava letnega poročila NO na seji OS
Ugotovljena hujša kršitev
Ocena koristnosti dela NO za poslovanje občine
Ustreznost kvalitete in strokovnosti dela
Ustreznost strukture članov
Javnost kandidacijskega postopka za člane NO
Primernost komunikacije med županom, OS, NO
Pretok informacij – ustrezen, zadosten in pravočasen
Računsko sodišče

Opravilo je revizijo o delovanju NO:
V 20 občinah
 Delovanje NO v letih 2003 in 2004
 Poročilo izdano avgusta 2005
 Trem občinam je izreklo negativno mnenje
 Od vseh 20 občin je bilo zahtevano odzivno poročilo

http://www.rs-rs.si/rsrs/rsrs.nsf/I/C125718400326103C125707A003A4DD8
Računsko sodišče - 1

Ugotovitve:
Izplačilo sejnin NO za neizvedene seje
 Sejnine presegle z IA določeno mejo izplačil za člane
NO, izplačila za nadzor niso določena oz. skladna z IA
 Nesprejetje poslovnika NO
 Kršitev lastnih določil o stopnji izobrazbe
 Razrešitev člana NO, brez da bi bili podani razlogi v
skladu z ZLS
 Nenadomestitev člana NO oz. dolgotrajen postopek
nadomestitve
 Statut občine ne določa pravic in obveznosti občinskih
organov, ne določa postopka dela NO
 Neupoštevanje uredbe o poslovanju organov javne
uprave z dokumentarnim gradivom

Računsko sodišče - 2
Ugotovitve:



NO ni zadostil zahtevam glede vsebine statuta (obveznosti in
pravice v zvezi s priporočili in predlogi NO)
V poslovniku NO ni opredeljeno kaj je hujša kršitev oz.
nepravilnost pri poslovanju občine
Neustrezno načrtovanje sredstev za delo NO









Niso načrtovana na posebni PP
NO ne pripravi predloga
V ZR običajno le nadomestila članom NO, ni drugih odhodkov
Niso načrtovana sredstva za zunanje strokovnjake, izvedence
Predlagana sredstva NO so zmanjšana
Niso določeni skrbniki in odredbodajalci PP
NO ni poročal v predpisani obliki oz. sploh ni poročal
NO poroča samo v obliki poročila o delu
Župan in OS ne ukrepata na ne oz. neustrezno poročanje NO
Računsko sodišče - 3

Ugotovitve:
 Obvezna obravnava zadev na podlagi sklepa župana ali OS
– poseg v samostojnost NO
 Preobsežna in neizvedljiva določila o obveznih nalogah –
poseg v samostojnost NO
 Letni program dela je predviden v statutu, ni pa določena
njegova minimalna vsebina
 Določila o zagotovitvi strokovne in administrativne pomoči
ter o dolžnostih in pravicah organov v povezavi z delom NO
so preveč splošna
 Vrednotenje nadzora:



Nadzori niso vrednoteni oz. so v primerjavi s sejami prenizko
vrednoteni
Nadzori se ne vrednotijo po zahtevnosti
Ne vrednotijo se druge naloge NO