Transcript NEKK_BtB_Omfattningprocesser_A

Beställning till betalning
Omfattning och avgränsningar
processer fas 1
2012-12-05
Innehåll
• Projektets mål
• Projektets omfattning – processer
• Ledstjärnor för utformning
• Projektmål och leveranser för fas 1 - processer
• Delprocesser inom Beställning till betalning
• Omfattning per delprocess fas 1 (projektmål, avgränsning, förändring mot idag samt
framtida utvecklingsområden)
NEKK | BtB | Omfattning processer fas 1
Övergripande projektmål för Beställning till
betalning
UTFORMA
Utforma förvaltningsgemensamma
arbetsprocesser och
tekniska flöden inom
Beställning till betalning
Utforma central och lokal
förvaltarorganisation
tillsammans med
delprojekt Ekonomi och
skapa förutsättningar för
fortsatt utveckling av
modeller och arbetssätt.
FÖRBEREDA OCH
UTBILDA
Förbereda och utbilda
Stadens personal i nya
processer och system
RULLA UT
ÖVERLÄMNA
Planera och rulla ut ny
systemlösning för
fakturahantering samt nya
processer inom
Beställning till betalning till
stadens förvaltningar
Överlämna system och
processer till
förvaltarorganisation samt
skapa förutsättningar för
kontinuerlig uppföljning.
Att skapa utvecklingsplan
och förbereda för fas 2
Fortsättningen av denna presentation fokuserar på de processer som
projektet omfattar, med syfte att tydliggöra:
• Ledstjärnor för framtida processer
• Projektmål och avgränsningar för fas 1. Det vill säga omfattningen av det
som införs på förvaltningarna okt 2013 till och med april 2014.
NEKK | BtB | Omfattning processer fas 1
Projektets omfattning - processer
STRATEGISKT INKÖP
INKÖPSANALYS
BEHOVSANALYS
OPERATIVT INKÖP
AVTAL
BESTÄLLNING
FAKTURAHANTERING
LEVERANTÖRSANALYS
BETALNING
UPPHANDLING
KATEGORISTYRNING
NEKK | BtB | Omfattning processer fas 1
Ledstjärnor för utformning av processer och
systemlösning
• Gemensamma principer för uppsättning, det vill säga inte förvaltningsspecifika lösningar
• Gemensamma processer för samtliga förvaltningar
• Standardsystem med så få kundanpassningar som möjligt
• Stöd i utrullning
• Skapar enhetlighet och flexibilitet vid organisationsförändringar
• Effektiv administration och systemunderhåll
• Underlättar förankrings- och beslutsprocess
• Underlättar erfarenhetsutbyte efter införande
NEKK | BtB | Omfattning processer fas 1
Ledstjärnor för framtida processer
• Gemensamma processer för samtliga förvaltningar
• Gemensamma processer för samtliga flöden så långt det är möjligt
• Arbetssätt och modeller som stödjer en sammanhållen och hållbar lösning
• Lätt att göra rätt
• Så automatisk som möjligt utan onödiga manuella moment
• Snabbt och smidigt normalflöde
• Nytänkande gentemot dagens processer
• Hållbara över tiden
• Effektivt registerupplägg och registerunderhåll
• Lokal eller Central hantering – där det är befogat
• Tydliga roller och ansvar
• Effektiva kontroller
NEKK | BtB | Omfattning processer fas 1
Projektmål och leveranser för fas 1 (processer)
Projektmål för fas 1 - processer
•Nya, gemensamma processer beskrivna i processkartor,
dokumenterade i Stadens processverktyg 2C8*
•Rollbeskrivningar som tydliggör de olika rollerna i
processerna (t ex attestant)
•Dokumenterade kontrollmoment i processerna.
•Atteststruktur för flöden hanterade i WINST
•Konsekvensanalys av fas 1 – vad innebär förändringen i
relation till dagens processer
•Utvecklingsplan och förberedelser inför fas 2. Genom
avgränsningarna, framtida utvecklingsområden, nya
inkomna önskemål och insikter samt ovanstående
konsekvensanalys skapas underlag för prioritering och en
plan framåt.
*) De nya börprocesserna och förändringar gentemot idag presenteras på nästföljande sidor
NEKK | BtB | Omfattning processer fas 1
Delprocesser inom Beställning till betalning
OPERATIVT INKÖP
1. AVTALSREGISTRERING
2. BESTÄLLNING
3. FAKTURAHANTERING
4.BETALNING
3.1 E-faktura och skannad faktura
3.2 Abonnemangsfakturor
3.3 Förvaltningsinterna fakturor
3.4 Fakturor via Kommunleasing
3.5 Betalningsunderlag
NEKK | BtB | Omfattning processer fas 1
1. Avtalsregistrering
Målbild och leverans fas 1
Förändring mot idag
•Identifiera behov av ändringar i
förfrågningsunderlagmall.
•Identifiera behov av uppdaterade rutiner för
avtalsregistrering i WINST för kommungemensamma
avtal.
•Grundkontering av vara/tjänst baserad på UNSPSC
vilket ger förslag till konto
•Tydliggöra vad som sker centralt/lokalt.
•Identifiera lokala avtal samt utformning av rutin för
registrering av dessa i WINST
•Ny kravställning på leverantörer avseende anslutning
till WINST.
•Befintliga produkter/tjänster kompletteras med
konteringsförslag
Avgränsning fas 1
Framtida utvecklingsområden
•Lokala avtal ska registreras och hanteras i WINST
(Leverantörer och produkter).
•Registrering av lokala avtal.
•Strategiskt inköp vilket inkluderar exempelvis
kommungemensam avtalsuppföljning, kategoristyrning
och leverantörsanalys.
NEKK | BtB | Omfattning processer fas 1
2. Beställning
Målbild och leverans fas 1
Förändring mot idag
•Gemensam process och rutin för hur beställningar hos
ramavtalsleverantörer ska hanteras av stadens
förvaltningar i WINST.
•Gemensam process och rutin för hur elektronisk
rekvisition ska hanteras av stadens förvaltningar i
WINST.
•Beställningar ska göras i WINST istället för telefon, epost etc.
•Elektronisk rekvisition införs i WINST.
•Kontering av beställning i stället för kontering av
faktura.
•Beställning attesteras innan order skickas till
leverantör.
•Obligatorisk leveranskvittens i WINST.
•Möjlighet till delegering av beställningsattest.
•Attest kan göras mobilt.
Avgränsning fas 1
• Beställningsportalen kommer att användas av stadens
förvaltningar som idag. Förändringar sker i och med
införandet av IT-arbetsplats, tidigast 2014.
•Beställningar avseende egen regi inom Staden
hanteras som idag och dessa produkter registreras
inte i WINST.
•Beställning av leasingavtal hanteras enligt dagens
rutin. Eventuell förändring av Weblisa drivs av KLAB.
Framtida utvecklingsområden
•Integration mellan Beställningsportalen och WINST i
samband med IT-arbetsplats
•Använda WINST för beställningar avseende egen regi
inom Staden
•Integration mellan WINST och verksamhetssystem
NEKK | BtB | Omfattning processer fas 1
3.1 Fakturahantering - E-faktura och skannad faktura
Målbild och leverans fas 1
Förändring mot idag
•Gemensam process och rutin för hantering av efakturor och skannade fakturor.
•Tydliggöra vad som sker centralt/lokalt.
•Rutiner för avvikelsehantering.
•Gemensam rutin för kreditering och makulering av
faktura.
•Upplägg av leverantörsregister i WINST
•Etablera rutin för anslutning av nya leverantörer till efaktura
•Nytt system för fakturahantering.
•Befintliga leverantörer uppdateras med information för
fakturahantering.
•Automatiskt matchning av elektronisk order och
faktura. Endast avvikelser hanteras.
•Faktura eskaleras automatiskt inom organisationen.
•Attest kan göras mobilt.
Avgränsning fas 1
Framtida utvecklingsområden
•Anslutning av nya leverantörer till e-faktura.
•Leverantörsbearbetning, i syfte att öka andelen
elektroniska fakturor
NEKK | BtB | Omfattning processer fas 1
3.2 Fakturahantering - Abonnemangsfakturor
Målbild och leverans fas 1
Förändring mot idag
•Gemensam process och rutin för hantering av
abonnemangsavtal och fakturor.
•Tydliggöra vad som sker centralt/lokalt.
•Identifiera och tillse registrering av startpaket för
abonnemangshantering av kommungemensamma
leverantörer.
•Identifiera lämpliga leverantörer för anslutning till
abonnemang i fas 2.
•Ta fram rutin för kontinuerlig uppföljning och anslutning
av abonnemang.
•Abonnemangshantering för fakturor.
•Automatisk matchning av abonnemangsfakturor mot
registrerade abonnemang. Endast avvikelser hanteras.
Avgränsning fas 1
Framtida utvecklingsområden
•Ansluta fler leverantörer till abonnemang enligt
kartläggning och rutin som projektet tar fram.
•Abonnemangshantering för andra leverantörer än som
ingår i startpaket.
NEKK | BtB | Omfattning processer fas 1
3.3 Fakturahantering - Förvaltningsinterna fakturor
Målbild och leverans fas 1
Förändring mot idag
•Definiera vad som ska hanteras som bokföringsorder
och vad som är köp/sälj som ska hanteras via
fakturering.(Tillsammans med DP Ekonomihantering)
•Ta fram gemensam process för hantering av
förvaltningsinterna fakturor.
•Förvaltningsinterna fakturor skapas i webbfaktura med
överföring till WINST, alternativt en internlösning i
WINST (utredning pågår)
•Giraff avvecklas (försystem med integration till Giraff
behöver hanteras)
•Kontering och attest sker i WINST.
Avgränsning fas 1
Framtida utvecklingsområden
•Använda WINST för beställningar och fakturahantering
NEKK | BtB | Omfattning processer fas 1
3.4 Fakturahantering - Fakturor via Kommunleasing
Målbild och leverans fas 1
Förändring mot idag
•Ta fram process och rutin för fakturahantering, där
fakturan går till annan mottagare än beställare.
•Tillsammans med KLAB identifiera påverkan på samt
förändringar gentemot dagens process.
•Under arbete, ej förankrat med KLAB.
Avgränsning fas 1
Framtida utvecklingsområden
•Systemutveckling av Weblisa.
•Under arbete.
NEKK | BtB | Omfattning processer fas 1
3.5 Fakturahantering - Betalningsunderlag
Målbild och leverans fas 1
Förändring mot idag
•Gemensam process och rutin för hantering av
betalningsunderlag från PC-lev, Procapita och Bida i
WINST. Processerna kommer att ses över i samband
med införande av nytt ekonomisystem.
•Underlag som är förkonterade och förattesterade
kräver ingen manuell hantering i WINST.
•Underlag som ej är attesterade i försystem, attesteras i
WINST.
•Organisationsnummer blir obligatoriskt i försystemen.
Avgränsning fas 1
Framtida utvecklingsområden
•Se över befintliga flöden och utred alternativ hantering,
t ex handkassor ersätts av inköpskort och fakturering
sker då via faktura.
NEKK | BtB | Omfattning processer fas 1
4. Betalning
Målbild och leverans fas 1
Förändring mot idag
•Fungerande integration mellan WINST och Horisonten.
•Betalningsinformation skickas från Horisonten för
visning i WINST
Avgränsning fas 1
Framtida utvecklingsområden
•Projektet förändrar ej nuvarande betalningsprocess i
Horisonten.
•Se över betalningsprocess i samband med införande
av nytt ekonomisystem
NEKK | BtB | Omfattning processer fas 1
Kontakt
[email protected]
NEKK | BtB | Omfattning processer fas 1