Transcript NEKK_presentationsmaterial_BtB_20130410_A

NEKK
Beställning till betalning (Winst 2.0)
Informationsmaterial, april 2013
Innehåll
• NEKK: Nytt Ekonomikoncept
• Beställning till betalning (Winst 2.0)
• Varför genomförs förändringen och vad är nyttan?
• Vem berörs?
• Förändringar mot idag för den som beställer och/eller hanterar fakturor
• Utrullning av Winst 2.0
• Vad innebär utrullning?
• Utrullningsplan
• Utbildning
• Projektets samarbete med förvaltningarna
• Här finns mer information om NEKK
NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | april 2013
2
NEKK: Nytt Ekonomikoncept
Skapar förutsättningar för ekonomisk
styrning och uppföljning av verksamheten
Ekonomistyrning
(Nekksus)
Utdata, rapporter
Analys
Beslutsstöd
Budget
Prognos
Processtöd
Modeller, strukturer och systemadm
Mötesplatsen
Skapar förutsättningar för effektiv styrning
och uppföljning av verksamhetens inköp
Beställning till betalning
(Winst 2.0)
Avtal
Beställning
Fakturahantering
Modeller, strukturer och systemadm
Skapar förutsättningar för
effektiv ekonomiadministration
Ekonomihantering
Verksamhet, ekonomi,
inköp, personal
Huvudbok
Fakturamotor
Anläggning
Kund
Leverantör
Modeller, strukturer och systemadm
NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | april 2013
3
NEKK - Beställning till betalning (Winst 2.0)
Projektet/förändringen innebär att…
• Gasell ersätts med Winst fakturahantering för Stadens förvaltningar. Beställning och
fakturahantering kommer därmed att hanteras i samma system.
• Nya kommungemensamma processer, regelverk och arbetssätt för beställning och
fakturahantering införs i Stadens förvaltningar.
Målgrupp för förändringen är…
Cirka 10 000 medarbetare inom Staden som hanterar inköp och/eller fakturor.
Införandet startar…
I september 2013 och pågår fram till och med maj 2014. Vid denna tidpunkt har samtliga
förvaltningar bytt system för fakturahantering och arbete sker enligt nya processer och
rutiner.
NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | april 2013
4
Vad ska förändringen leda till?
Förändringen kommer leda till flera fördelar för Staden.
ÖKAD
TRYGGHET
TIDSBESPARING
FÖRBÄTTRAD
STYRNING OCH
UPPFÖLJNING
KOSTNADSBESPARING
NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | april 2013
5
Förändringar mot idag för den som beställer och/eller
hanterar fakturor
Beställning
• Beställningar av
gemensamma
ramavtalsleverantörer
görs i WINST*
• Elektronisk rekvisition
införs i Winst
• Automatisk kontering av
beställning utifrån
förslag som ges
• Beställning konteras och
attesteras innan order
skickas till leverantör
• Obligatorisk
leveranskvittens i
systemet när produkt
levererats
Fakturahantering
• Nytt system - Gasell
ersätts av Winst
• De fakturor som
överensstämmer med
beställning och leverans
hanteras automatiskt,
de ”matchas” och blir
klara
Betalningsunderlag
(Procapita, Bida, PC-lev)
• Underlag som ej är
konterade/attesterade i
försystem hanteras i
WINST
Betalning
• Betalningsinformation
skickas från Horisonten
för visning i WINST
• Organisationsnummer
blir obligatorisk uppgift i
försystemen
• Abonnemangshantering
av återkommande
fakturor från samma
leverantör
• Förvaltningsinterna
fakturor skapas i
Webbfaktura. Giraff
avvecklas.
*) Beställning av IT-utrustning görs i Beställningsportalen
NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | april 2013
6
Övergripande tidplan för BtB
2012
Vår
Plan
2014
2013
Höst
Vår
Utformning
Höst
sept
2013
Pilot
Vår
Utrullning
2015
Höst
Vår
maj
2014
Överlämning
Vi befinner oss i Utformningsfasen!
I september startar utrullningen!
•Utformar nya arbetsprocesser och rutiner
•Systemuppsättning (Winst 2.0)
•Utformar ny förvaltarorganisation och
supportorganisation
•Förbereder utbildning och utrullning
• Driftsättning av Winst 2.0, Gasell försvinner
• Arbete enligt nya processer och rutiner
NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | april 2013
7
Utrullning av Winst 2.0
Vad menas med utrullning?
• Med utrullning menas driftsättning av Winst 2.0 och arbete enligt nya processer och
rutiner. Gasell släcks ner och ersätts med Winst fakturahantering.
• Utrullningen av Winst 2.0 pågår mellan sept 2013 och maj 2014.
• Alla förvaltningar kommer att följa samma utrullningsprocess (se kommande sidor),
men starten för utrullningen kommer att skifta.
• Utrullningen kommer att ske stegvis. Utrullningen inleds med tre pilotförvaltningar,
som tillsammans med projektet utvärderar arbetssätt och utrullningsplan. Därefter
sker utrullning i 5 grupper.
NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | april 2013
8
Utrullning av Winst 2.0
Vad gör projektet och vad gör förvaltningen?
• Projektet och förvaltningarna kommer att ha ett nära samarbete inför och under
utrullning för att säkerställa ett lyckosamt införande.
• Projektet tar fram arbetspaket och instruktioner som förvaltningen hanterar under
utrullningsprocessen.
• Projektet ansvarar för att det finns en dimensionerad supportorganisation.
• Förvaltningen ansvarar för det lokala införandet, vilket innebär att införa det nya
arbetssättet. Arbetet leds av den lokala projektledaren.
• Förvaltningen ansvarar för viss konfiguration/uppsättningen av systemet, enligt
instruktioner från projektet.
• Förvaltningarna tar i samråd med projektet fram mål för införandet av nytt arbetssätt.
• Projektet utbildar lokala systemförvaltare på förvaltningar samt ett antal lokala
utbildare, som sedan kommer att ansvara för utbildningen av slutanvändare på
förvaltningen.
NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | april 2013
9
Utrullningsprocessen
Alla förvaltningar följer samma utrullningsprocess
Utrullningsplan
Stormöten
för gemensam
information,
och dialog
Uppstartsmöte
per grupp
av förvaltningar
Ca 3-4 mån före
driftstart
Lokal uppsättning
och
förberedelser
Uppföljningsmöte
per grupp
av förvaltningar
Ca 2 mån före
driftstart
Lokal uppsättning
och
förberedelser
?
Central
utbildning
av lokala
utbildare och
systemadmin.
Ca 1-2 mån
före
driftstart
Lokal utbildning
genomförs av
lokala utbildare
UTBILDNING
Välkomstbrev
till användare
Driftsstart
per grupp av
förvaltningar
GO LIVE/DRIFTSTART
Kommunikation
Frågor och
utvecklingsförslag
Nyhetsbrev
Uppföljning
av mål
per förvaltning
KOMMUNIKATION & UPPFÖLJNING
NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | april 2013
10
Utrullningsplan
2013
jan
febr
mars
PILOTER
apr
maj
juni
2014
juli
aug
Förb. & utb.
FACKFÖRV. 1
sept
okt
nov
dec
jan
feb
mars
april
maj
juni
jul
aug
sept
okt
nov
dec
Utrullning
Förb. & utb.
Utrullning
SDN 1
Förb. & utb.
SDN 2
Utrullning
Förb. & utb.
FACKFÖRV. 2
Förb. & utb.
FACKFÖRV. 3
Utrullning
Utrullning
Förb. & utb.
Utrullning
• Utrullningen av Winst 2.0 pågår mellan sept 2013 och maj 2014.
• Utrullningen startar med 3 pilotförvaltningar, därefter sedan utrullning i fem grupper
• Utrullningen för respektive förvaltning inleds med förberedelser och utbildning.
NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | april 2013
11
Utrullningsgrupper
Piloter
Grupp 1 – November 2013
Fastighetskontoret (N200)
Intraservice
SDN Angered
• 83 000
fakturor
per år
• 500
beställare
• 1 000
fakturagr.
Grupp 3 – Mars 2014
SDN Centrum
SDN Lundby
SDN Majorna-Linné
SDN Västra Hisingen
SDN Östra Göteborg
• 245 000
fakturor
per år
• 2 300
beställare
• 1 900
fakturagr.
Arkivnämnden
Färdtjänsten
Konsument ochmedborgarservice
Miljöförvaltningen
• 11 500
Stadsrevisionen
fakturor
per år
Valnämnden
• 260
Överförmyndarnämnden
beställare
Grupp 2 – Februari 2014
SDN Askim-Frölunda-Högsbo
SDN Norra Hisingen
SDN Västra Göteborg
SDN Örgryte-Härlanda
• 268 000
Social resursförvaltning
fakturor
per år
• 1900
beställare
• 2 100
fakturagr.
• 260
fakturagr.
Grupp 4 – April 2014
Kulturnämnden
Park- och Naturförvaltn.
Stadsbyggnadskontoret
Utbildningsförvaltningen
• 110 000
fakturor
per år
• 700
beställare
• 900
fakturagr.
Grupp 5 – Maj 2014
Fastighetskontoret (N205)
Finansförvaltningen
Idrotts- och Föreningsförv.
Lokalnämnden
Stadsledningskontoret
Trafikkontoret
Vuxenutbildningsförvaltningen
• 124 000
fakturor
per år
• 625
beställare
• 1100
fakturagr.
NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | april 2013
12
Utbildning i Winst 2.0
• Utbildning i Winst 2.0 omfattar både system samt nya processer och arbetssätt. Den
inkluderar hela flödet från beställning till betalning.
• Utbildningen sker enligt ”Train the trainer-metodik”, där projektet utbildar några lokala
utbildare som i sin tur utbildar övriga på förvaltningen
• Projektet tar fram utbildningsmaterial och Datorhjälpen för användning vid
förvaltningens lokala utbildning. Detta får förvaltningen sedan anpassa till egna behov
och önskemål.
• Utbildningen av slutanvändare (beställare och fakturahanterare) kommer att ske i
nära anslutning till driftstart. Denna utbildning sker i produktionsmiljö med
användarens fakturor och beställningar, för att utbildningen ska överrensstämma med
verkliga förhållanden.
NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | april 2013
13
Projektets samarbete med förvaltningarna
Tydlighet
& stöd
Förvaltningarna har flera personer som är delaktiga i projektet. Om du
har frågor om förändringen så vänd dig i första hand till din lokala
projektledare.
Representant i
Förvaltningsledning
• Kommunicerar och förankrar
projektet i förvaltningsledningen
• Säkerställer lokala resurser för
införande
• Säkerställer att LPL har mandat och
tid
att genomföra förändringsarbetet
• Deltar i stormöten och
utrullningsmöten
Lokal projektledare
• Informerar och förankrar
förändringen på förvaltningen
• Engagerar och driver det lokala
förändringsarbetet och införandet
• Projektets kontaktperson vid
utformning, utbildning och utrullning
• Samlar upp och förmedla frågor och
behov av stöd
• Deltar i stormöten och
utrullningsmöten
Lokal
förankring
Referensgrupp
• Representanter framför
förvaltningsorganisationens
synpunkter
och reflektioner på framtagna
utformningsförslag avseende
processer och systemuppsättning.
• Referensgruppen består av
representanter från 11 förvaltningar.
Projektet träffar referensgruppen 2
ggr i månaden.
NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | april 2013
14
Mer information om NEKK
På NEKKs hemsida finns mer information om projektet. Här hittar ni bland annat
nyehter, material från stormöten, informationsmaterial, kontaktuppgifter.
https://quickr.goteborg.se/stadsledningskontoret_nekk
Frågor och funderingar skickas till NEKKS brevlåda. Vi besvarar alla mail!
[email protected].
NEKK publicerar regelbundet nyhetsbrev. Skicka ett mail till mail-adressen ovan om
du vill ta del av dessa.
Vid frågor eller synpunkter går det också bra att kontakta projektledare Fredric Holm:
031-750 90 96
NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | april 2013
15