Transcript Övergångsprinciper

Övergångsprinciper
Hantering vid övergång till Winst 2.0 för
fakturahantering och beställning.
Version A
2013-06-25
Syfte och avgränsningar
Syftet med denna strategi är att den ska bidra till en enklare övergång för förvaltningarna vid utrullningen av
Winst 2.0 för fakturahantering och beställning i Göteborgs stad.
Målet är att:
• utgöra ett stöd och en vägledning för såväl förvaltningar som för projektet under utrullningsprocessen.
• beskriva de principer som gäller för övergången vid utrullningen av Winst 2.0.
• utgöra ett underlag i kommunikation med förvaltningar och användare.
Omfattning
• Horisonten
• Gasell
• Giraff
• WebbFaktura
• PCLev
• Bida
• ProCapita
• Winst 1.0
Avgränsningar
• Tidplan för kommunintern fakturering (se separat
dokument)
• Utformningsprinciper (se separat dokument)
Övergripande principer
• Förvaltnings- och användarperspektiv
• Övergången ska vara enkel för förvaltningen och användaren.
• Övergången är temporär
• Parallellt användande av olika system ska minimeras.
• Förbered, avsluta och stäng så tidigt som möjligt.
NEKK-projektet | Övergångsprinciper | 2013-06-25
2
Övergångshantering Horisonten
Övergripande information
• Horisonten är kvar till dess att nytt ekonomisystem
är infört.
• Huvudbokstransaktioner skapas enligt beskrivning i
Utformningsprinciper.
• Fakturabilder kommer ej vara tillgängliga i
Horisonten, utan endast visas i Winst och Nekksus.
• Rapport för 6%-moms ska tas ut i Horisonten från
den månaden man går över till Winst.
Förvaltningens ansvar
• Förvaltningen ska fortsätta att markera om konton
ska vara ”Giltigt för system Gasell”, då detta även
styr överföringen av konton till Winst.
• Förvaltningen ska ta ut rapport för 6%-moms för
hela månaden från den månaden man går över till
Winst. Föregående månad hanteras enligt gammal
rutin.
NEKK-projektet | Övergångsprinciper | 2013-06-25
3
Övergångshantering Gasell
Övergripande information
• Inga nya fakturor kommer att föras över till Gasell
efter driftsättningen av Winst 2.0. Se detaljerad
utrullningsplan för datum för varje förvaltning.
• Gasellfakturor följer gamla regler för
bokföringsdatum. Fakturor från Winst följer nya
regler för bokföringsdatum.
• Förvaltningarna kommer ha tillgång till arkivet i
Gasell.
Förvaltningens ansvar
• Fakturor som registrerats i Gasell ska hanteras och
utanordnas av förvaltningen innan sista dagen för
arbete i Gasell. Se detaljerad utrullningsplan för
datum för varje förvaltning.
• Förvaltningar kan tidigt inleda arbetet med att
utreda fakturor som under en längre tid legat under
utredning. Genom att förbereda innan driftsättning
kan förvaltningen förenkla övergången.
• När en kreditfaktura ankommer i Winst som ska
matchas mot en debetfaktura i Gasell, så ska
förvaltningen makulera fakturan i Gasell och skanna
om den till Winst. Detta för att hålla ihop debet och
kreditfakturorna i samma system.
• Gasells attestregister ska även framgent
underhållas för attester kopplade till PCLev,
WebbFaktura och WebBFO. Det innebär att nya
användare kan behöva registreras i Gasell.
• Fakturor under utredning vid sista dagen för arbete i
Gasell ska makuleras för att läsas in i Winst. Vid
makuleringen skriver förvaltningen en kommentar
och levgruppen skannar in fakturan i Winst.
NEKK-projektet | Övergångsprinciper | 2013-06-25
4
Övergångshantering Giraff
Övergripande information
Förvaltningens ansvar
• Det som definieras som köp/sälj ska efter
driftsättning av Winst göras i WebbFaktura.
• Förvaltningen behöver säkerställa nya rutiner för
avstämning av förvaltningsinterna transaktioner.
Observera att den nya lösningen innebär att
avstämning behöver göras även på balanskonton
• Det som inte definieras som köp/sälj ska efter
driftsättning av Winst göras i webBFO.
• Giraff stängs för registrering av nya fakturor en
vecka innan sista inläsningen till Gasell. Se
detaljerad utrullningsplan för datum för varje
förvaltning.
• Förvaltningen ska under sista veckan innan
driftsättning av Winst föra över samtliga fakturor till
Gasell för kostnadskontering.
• Integrationen mellan Winhyra och Giraff (Park- och
Naturförvaltningen) stängs enligt separat tidplan.
NEKK-projektet | Övergångsprinciper | 2013-06-25
5
Övergångshantering WebbFaktura
Övergripande information
Förvaltningens ansvar
• Kommuninterna fakturor faktureras på samma sätt
som tidigare.
• Kundnummer för förvaltningsinterna kunder ska
läggas upp. De ska märkas med motpart IIII. Om
ytterligare uppdelningar av de förvaltningsinterna
motparterna önskas så ska projektet kontaktas för
att motsvarande upplägg på leverantörsid ska
göras.
• WebbFaktura ersätter Giraff för förvaltningsinterna
fakturor.
• Intäkt bokförs i samband med faktureringen.
Kostnaden bokförs i samband med att
leverantörsfakturan i Winst blir klar.
• Den förvaltningsinterna kundfakturan resp
leverantörsfakturan kommer att ge upphov till en
förvaltningsintern fordran/skuld.
• Nytt fält för att ange ett abonnemangsnummer har
lagts i den nya versionen.
• I behörighetsposten i WebbFaktura ska de
användare som ska fakturera förvaltningsinterna
lägga upp säljande I-motpart på användarposten
(motsvarande dagens upplägg i Giraff).
• Avstämning av förvaltningsintern skuld/fordran blir
en ny och tillkommande uppgift.
• Säljarens kontering visas som text i kommun- och
förvaltningsinterna fakturor. Säljarens
periodiseringen visas också som text.
• Bilagor kan inte längre bifogas, men kan fortfarande
mailaviseras på samma sätt som vid extern
fakturering.
NEKK-projektet | Övergångsprinciper | 2013-06-25
6
Övergångshantering Utbetalningsunderlag
Övergripande information PCLev
Förvaltningens ansvar
• PCLev är kvar till dess att nytt ekonomisystem är
infört.
• Förvaltningen ska registrera betalningsmottagare i
PCLev för Bida och ProCapita till dess att nytt
ekonomisystem är infört.
• Utbetalningsunderlag från PCLev kommer att
hanteras i Winst från driftsstart.
• Betalningsmottagare överförs från PCLev till
Horisonten. Nya betalningsmottagare läses från
Horisonten till Winst fyra gånger per dag.
Överföringar av nya leverantörer görs innan att
utbetalningsunderlagen överförs till Winst.
Övergripande information BIDA och ProCapita
• BIDA och ProCapita är verksamhetssystem som ej
kommer att ersättas inom ramen för byte av
ekonomisystem.
• Utbetalningsunderlag från BIDA och ProCapita
kommer att hanteras i Winst från driftsstart.
• Förvaltningen ska inför driftsättningen av Winst
säkerställa tvåhandsprincipen i PCLev. Se
utformningsprinciper för mer information.
• Förvaltningen ska inför övergången försöka
genomföra alla ”akuta” utbetalningar, så att
användarna får tid att blir bekanta med den nya
hanteringen innan krav ställs på snabba
utbetalningar.
• För tidplan för registrering av betalningsmottagare i
PCLev för utbetalningar i BIDA och ProCapita se
detaljerad utrullningsplan.
NEKK-projektet | Övergångsprinciper | 2013-06-25
7
Övergångshantering Winst 1.0
Övergripande information
• Användare av Winst 1.0 kommer att uppdateras av
projektet. Vid uppdateringen kommer användaren ej
ha tillgång till Winst 1.0 eller 2.0. Det kan innebära
ett produktionsstopp i två dagar för förvaltningen i
Winst. Se detaljerad utrullningsplan för datum.
• Användaren ska efter driftsättning använda ny
adress för inloggning till Winst.
• Användare kan få ändrade behörigheter och tillgång
till information efter övergången till Winst 2.0.
• Användaren kommer att se tidigare beställningar
och annan historik efter uppdateringen.
• Användaren kommer att behålla de mallar som
denne har lagt upp i Winst, men behöver
komplettera dessa med kontering.
• Tidigare gjorda ordrar kommer att ej kunna
automatiskt ordermatchas, då dessa ej är
konterade. För dessa ordrar kommer användaren
att få kontera och attestera fakturan.
• Förvaltningar med registrerade lokala avtal i Winst
behöver göra dessa beställningsbara för att
beställning och order ska skapas.
• Förvaltningen tillsammans med projektet sätter
lämpliga ordermatchningsparametrar för lokala
avtal.
Förvaltningens ansvar
• Användaren ska slutföra sina påbörjade och
sparade beställningar innan uppdateringen. Har
användaren inte gjort detta, så behöver
beställningen sedan att uppdateras med kontering
och attesteras.
• Förvaltningen behöver uppdatera de länkar till
Winst som finns på intranätet i samband med
driftstart.
NEKK-projektet | Övergångsprinciper | 2013-06-25
8
Övergångshantering Winst 1.0
Support för Winst
• Fram till att en ny förvaltarorganisation är på plats
kommer projektet att ta ett ansvar för
supportorganisationen för Winst.
• På förvaltningen finns första linjens support för
användarna.
• I de fall då problemet inte kan avhjälpas av första
linjen ska förvaltningens supportorganisation
anmäla ett ärende till projektet.
• Projektet styr sedan ärenden för åtgärd till rätt part.
Förvaltningens ansvar
• Förvaltningen ska informera användarna om den
lokala supportorganisationen för Winst.
• Förvaltningen ska genom de lokala
systemadministratörerna anmäla supportärenden.
NEKK-projektet | Övergångsprinciper | 2013-06-25
9