Transcript NEKK_2013-08

Presentation av NEKK-projektet
Infoträff planeringsledare SLK
27 augusti 2013
Magnus Staxäng, projektledare
Per Svensson, projektcontroller
Stadens intentioner & kommunstyrelsen budskap
Kommunikationsstrategi
Inköps- och
Upphandlingspolicy
En Stad
Bolagsöversynen
Per
Gemensam
byggprocess
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27
2
Stadens systemflora – nuläge
Flera olika tekniska
plattformar
Ekonomistyrning
Flera olika driftslösningar
Hypergene
Mercur
Real
report
Excel
Cognos
planning
Microsoft
BI
Visma
Actit
Qlickview
XXX
Olika grad av
nyttjande av gem.
ekonomitjänster
Flera olika lösningar
för support
Beställning till Betalning
Per
Ekonomihantering
Visma
Proceedo
Agresso
EFH
Gasell
Horisonten
Raindance
Agresso
Business
World
Palette
Arena
Jeeves
EFH
BasWare
Visma
Control
Visma
Business
Visma
SPCS
IFS
E-faktura
Logica
Jeeves
IFS
XXX
Flera
XXX licenser för
samma produkt
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27
3
Bakgrund till projektet
Göteborgs Stads förvaltningar har under flera år genomfört ett målinriktat arbete i syfte att samordna och
effektivisera ekonomiprocesser och systemstöd, bl.a. genom samordning av fakturahantering och införandet
av en gemensam huvudbok. Inom staden har därtill funnits en uttalad ambition att förbättra förutsättningarna
för och kvaliteten i ekonomisk planering, uppföljning och analys. Mot denna bakgrund startades projektet Nytt
Ekonomikoncept (NEKK) upp under hösten 2009.
Med nytt ekonomikoncept menas en bärande idé om en helhetslösning - där system och teknik bara är en del bland flera
för att åstadkomma önskvärd verksamhetsnytta. NEKK fokuserar förutom på system även på att vidareutveckla
grundläggande strukturer och modeller, processer och arbetssätt som systemet ska stödja. Därutöver ska NEKK aktivt
medverka till att människor, kompetenser, roller, organisation samt rådande kultur utvecklas i den riktning som gör det
möjligt att få ut så mycket nytta av förändringen som möjligt. Detta synsätt påverkar genomförandet av projektet och
införandet av nytt ekonomikoncept.
NEKK kommer att införas i ett flertal etapper med olika parallella aktiviteter och leveranser. Överlämning till
förvaltningsorganisation sker successivt under projektets gång.
Per
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27
4
Konceptmålbild Nytt Ekonomikoncept
Skapar förutsättningar för ekonomisk
styrning och uppföljning av verksamheten
Ekonomistyrning
(Nekksus, Hypergene)
Verksamhetssystem
Utdata, rapporter
Analys
Beslutsstöd
Framtida
behov
Mötesplatsen
Beställning till betalning
(Winst 2.0, Visma Proceedo)
Beställning
Fakturahantering
Modeller, strukturer och systemadm
Magnus
Budget
Prognos
Processtöd
Koncernkonsolidering
Modeller, strukturer och systemadm
Skapar förutsättningar för effektiv styrning
och uppföljning av verksamhetens inköp
Avtal
Personalsystem
Verksamhet, ekonomi, inköp,
personal
Kvalitetssäkrad datalagring
Skapar förutsättningar för
effektiv ekonomiadministration
Ekonomihantering
(Unit4 Agresso)
Huvudbok
Fakturamotor
Anläggning
Kund
Leverantör
Modeller, strukturer och systemadm
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27
5
NEKK:s Färdplan
2011
2012
Avtal
2013
2015
Överlämnat
EkonomiFörberedelser Pilot
styrning
(Hypergene)
Utrullning Utveckling
Avtal
Beställning till
Betalning
(Winst 2.0)
2014
Förberedelser
Överlämnat
Pilot
Utrullning
Överlämnat
Avtal
Ekonomisystem
(Unit4 Agresso)
Koncernkonsolidering
(Cognos)
Magnus
Förberedelser
Pilot
Utrullning
Överlämnat
Förberedelser Utrullning
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27
6
Nekksus - Hypergene
• Delprojektet avslutat per
2013-06-30
• Utvärderingsrapport sammanställd –
bra betyg för införandet!
• Målbild för vidareutveckling av
Nekksus beslutad av styrgruppen
• Interimslösning för utvecklingsfrågor
etablerad
Per
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27
7
Hur upplever du att NEKK-projektets införande av Nekksus har
fungerat som helhet?
41 %
59 %
0
0
0
10
20
30
Mycket bra
40
50
Bra
60
70
Mindre bra
80
90
100
Dåligt
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27
8
Beställning till betalning – Winst
• Nytt arbetssättet har under våren utformats
och Winst har satts upp för att möta stadens
behov och krav.
• 9 september kommer Intraservice som
första förvaltning att förändra sitt arbetssätt
och gå över till Winst för fakturahantering och
beställning.
• 18 september kommer SDN Angered och
Fastighetskontoret att införa det nya
arbetssättet.
• Utrullningen pågår fram till juni 2014 och då
har 31 av stadens förvaltningar infört det nya
arbetssättet och Winst.
Magnus
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27
9
Införandet av Winst 2.0
Tidplan
2012
sept
Milstolpar &
beslutspunkter
Projektledning
Nyttovärdering
2013
nov dec
2014
juni juli aug sept okt
Klart för
Pilot
test
Projektledning, förändringsledning, riskhantering, kommunikation
okt
jan
febr mars apr
maj
nov
dec
jan
feb mars april
maj
juni
Överlämning
fas 1
Nyttovärdering, uppföljningsmodell
Utformning och konfigurering
Modell och
process
Integrationer
Realisera integrationer
Plan och utformning av förvaltarorganisation
Förvaltarorg.
Test
Acceptanstest
Central utbildning
Central
utbildning
Utrullning
Utrullning
2013
2014
jan febr mars apr maj juni juli aug sept okt nov dec jan feb mars april maj juni jul aug sept okt nov dec
PILOTER
Förb. & utb.
Utr
GRUPP 1 Förb. & utb.
Utr
GRUPP 2
Förb. & utb.
GRUPP 3
Utr
Förb. & utb.
GRUPP 4
Utr
Förb. & utb.
Utr
GRUPP 5 Förb. & utb.
Magnus
Utr
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27
10
Ekonomihantering – Unit4Agresso
• Unit4 Agresso valdes till nytt
ekonomisystem i Göteborgs Stad!
• Detaljplanering av införandet
pågår tillsammans med
systemleverantören
• Förfrågan i nyhetsbrevet att utse
lokala projektansvariga
• Stormöte med förvaltningarna den
17 september
Magnus
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27
11
Översiktlig tidplan DP Ekonomihantering
2013
2014
jan febr mars apr maj juni juli aug sept okt nov dec jan feb mars april maj juni
Projektledning
Upphandling
Teknik &
integration
Modell &
process
aug sept okt nov dec jan feb mars apr maj jun
Projektplanering.
Förfrågan, förhandling
Klargöra förutsättningar
för Intraservice
Kontrakt
Förstudie (Intraservice)
Dialog med förvaltningarna
Utformningsprinciper
Startdag
1
Utformning & konfigurering
Test
Teststrategi
Utbildning
Utbildningsstrategi
Startdag
2
Reservtid Utf. & konfig. AR
Acceptanstest
Leveranskontroll
2
Acceptanstest
Utb. För olika användargrupper
AnvändningAnvändningstart
Start
A
B
Utrullning (mindre fack + Intraservice)
Lokala
förberedelser
Avvecklingsstrategi
Krets & VA
Anslutningsstrategi
Magnus
Användningstart
C
Utrullning (SDN)
Lokala
förberedelser
Överlämning
Start 3 av
Transaktionsintegrationer
Startdag
3
Lokala
förberedelser
Utrullningsstrategi
Start 2 av
Transaktionsintegrationer
Start 1 av
Transaktionsintegrationer
Start av
masterdataintegrationer
Utveckling, test & driftsättning av integrationer
Leveranskontroll
1
Utrullning
jul
2015
Utrullning (Fack)
Användningstart
D
Lokala
Utrullning
förberedelser (Krets/VA)
Överlämning ek.applikationer
Utformning & konfigurering
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27
12
Agenda vid informationsmöte med bolagen 21 maj
Inledning och bakgrund
Möjligheter
Systempresentation Hypergene
Fika (ca kl 10.00)
Systempresentation Visma Proceedo
Erfarenheter
Förutsättningar
Dialog – möjligheter och förutsättningar
Avslutning
Magnus
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27
13
Möjligheter









Magnus
Nyttjanderätt för stadens samtliga förvaltningar och bolag
Ingen upphandling behövs
Sannolikt lägre nyttjanderättskostnader
Tillvarata tidigare erfarenheter
Standardprodukter
Egna anpassningar i modeller och processer
Gemensam support
Gemensam eller egen driftslösning (Hypergene)
Molntjänst (Visma Proceedo och nytt ekonomisystem)
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27
14
Bruttodokumentation från dialogen
1. Vilka möjligheter ser vi?
NEKK som helhet
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Magnus
Kunna nyttja de avtal som finns
Slipper egen upphandling
Samma uppdateringar och releaser som staden
Nyttja Göteborgs idéer för vår organisation
Dra nytta av erfarenheter och idéer från införandet i Nekk – både vad
gäller själva projektet och utformningen av systemlösningarna
Återanvända integrationslösningar som utformats i NEKK
Använda avtal och istället kunna fokusera mer på den egna
kärnverksamheten
Ta del av och tillgodogöra oss Göteborgs Stads upphandlingsarbete
av konceptet
Samordning och kostnadseffektivitet
Gemensam drift och support (skalfördelar)
Fler användare och bättre support
Färre system
Bättre kontroll
Moderna system
Kompetensåterföring
Erfarenhetsutbyte inom ekonomi, IT och inköp
Gemensam kunskapsbank
Helhet, del av en större verksamhet
Kostnadseffektivt och
Lättare att möjliggöra en förändring
Benchmarking
Specifikt Winst 2.0
• Förbättrad och utvecklad intern kontroll
• Avtalstrohet
• Förbättrad inköpsstatistik
• Effektivare inköpsprocess
• Order/fakturamatchning
• Standardisering
Specifikt Hypergene
• Förbättrad budgetering, planering, rapportering och uppföljning
• Bättre analys
• Snabbare beslut och effekt
• Standardisering: rapportering styrning och uppföljning
• Bättre uppföljning av verksamhetsmål
• Bättre kostnadskontroll
Specifikt Nytt ekonomisystem
• Mer effektiva processer (ex. bokslut)
• Standardisering
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27
15
2. Vilka frågor behöver besvaras?
• Hur ser ekonomi-/finansieringsmodellen ut?
• Vad kostar det för oss?
• När kan vi börja?
• Hur skall vi prioritera/upprätta tidsplan?
• Tidshorisont för uppstart?
• Hur skall projektorganisation se ut/projektledning?
• Hur tar vi oss igenom projektet? (idé checklista vad vi
behöver göra)
• Möjlighet till integration med övriga/andra
beställningssystem, ex vis Fastighetssystem (reparationer,
inre underhåll)?
• Möjligheter till konsulthjälp (separat upphandling)?
• Finansiering?
• Krav på teknik?
• Krävs tillgång till stadsnätet?
• Hur göra vid leasingbeställning?
Magnus
Bruttodokumentation från dialogen
• Historik? (ex. Kommunleasing)
• När stängs program?
• Inköpsprocessen!
• Hur hantera stadens process kontra verksamhetskrav?
• Hur ser den långsiktig målbild kopplat till hela staden
perspektivet ut?
• Hur vill vi jobba?
• Vilka processer stödjer systemen?
• Vilka faser behöver gås igenom i ett projekt?
• Hur ser arbetsmodellen ut?
• Vilka processer behöver gås igenom och hur görs detta
bäst?
• Vilket regelverk gäller?
• Gränssnitt Winst/Beställningsportalen?
• Översyn av nuvarande system?
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27
16
3. Vilka krav ställs på oss eller på
staden som helhet?
OSS
• Översyn och utvärdering av befintliga system och
processer
• Översyn av befintliga avtal i nuvarande system
• Modell och processutformning viktig för att systemen ska
fungera (ex. Hypergene)
• Viktigt att göra sin hemläxa
• Hur involvera verksamheterna i förändringsarbetet?
• Kommunikation och information internt
• Skapa trygghet
• Fundera igenom sin strategi relaterat till dagens system och
de möjligheter NEKK erbjuder
• Avveckling av egna system
Magnus
Bruttodokumentation från dialogen
STADEN
• Besvara frågan när vi kan dra igång
• Tydligare kommunikation och information – vilka
möjligheter finns och när?
• Prioriteringsordning/turordning för införandet; många bolag
samtidigt
• Synka med styrmodell 2.0
• Avveckling av gemensamma system
• Tydligt kommunicera vilken styrning staden har relaterat till
användandet av NEKK-systemen, frivilligt eller
obligatoriskt?
• Behov av en kontaktperson för respektive system
• Erfarenhetsutbyte och möjlighet att göra studiebesök
• Viktigt med tillgång till bra supportfunktion (tillgänglighet
och pris)
• Vi behöver veta de långsiktiga förutsättningarna
• Tydliggöra erbjudandet för produkterna (inkl prismodell)
• Viktigt att det är enkelt för oss att bedöma om det är ett
alternativ för oss
NEKK | Informationsträff för bolagen | 2013-05-21
17
Enkätundersökning – våren 2013
• Bakgrund: I syfte att skapa en bättre förståelse för dagens systemlösningar i staden, eventuella
behov och ambitioner att använda de system (och tjänster för ex. drift) som upphandlats genom
NEKK-projektet genomfördes en webbenkätundersökning, vilket också informerades om på mötet
den 21 maj. Enkäten riktade sig till ekonomichef, administrativ chef, IT-chef eller motsvarande för
samtliga bolag och kommunalförbund i staden.
• Syfte: Att få en bild av nuläget av stadens systemlösningar inom de systemlösningar som omfattas av
nytt ekonomikoncept.
• Målgrupp: Boplats, Bostadsbolaget, Business Region Göteborg AB, Familjebostäder, Framtiden,
Gatubolaget, go:teborg&co, Got Event, GotaLejon, Grefab, Gryaab, Gårdstensbolaget, Göteborg
Energi, Göteborgs Egnahems AB, Göteborgslokaler, Göteborgsregionens tekniska gymnasium AB,
HIGAB, Kommunleasing, Lindholmen Science Park, Liseberg, Parkeringsbolaget, Portgot (Gbg Hamn
AB), Poseidon, Renova, Räddningstjänsten, Spårvägen, Stadsteatern, Störningsjouren,
Upphandlingsbolaget, Utveckling i Nordost AB, Älvstranden, Utveckling AB
• Svarsfrekvens: 100%. Samtliga 31 tillfrågade bolag har svarat
Per
NEKK | Bolagsenkät
18
Enkätresultatet i korthet (31 av 31 svar)
Tot. 31 bolag
Ekonomi-/verksamhetsstyrn.*
Utdata/rapportverktyg
Beställning, inköp
Leverantörsfakturahantering
Ekonomisystem
Antalet olika system
10
8 (fristående
system; skilt från
ekonomisystem och
Excel)
9
13
13
Antal som saknar
system
12
5
3
1
Ingen
Antal som visat
intresse
11
5
12
10
7
Antal avtalsparter
Ca 20
* Budget, uppföljning, prognos
Per
NEKK-projektet | Infoträff
SLK| |Bolagsenkät
2013-08-27
NEKK
19
Reflektioner – ”Det spretar!”
• Många olika system inom samma applikationsområde
• Många leverantörer inom samma applikationsområde
• Egna bolagsspecifika uppsättningar (låg grad av samordning)
• Många relationer med systemleverantörer
• Ex. Visma (13 olika installationer, 3 olika typer av ekonomisystem, 3 olika typer av
leverantörsfakturahanteringssystem)
• Ex. ”lokalklustret” (5 bolag, 4 olika typer av ekonomisystem, 3 olika typer av
leverantörsfakturasystem, 3 olika typer av ekonomistyrningssystem)
• Flera olika system inom resp. ”bolagskluster”
• Varierande driftslösningar (egen regi, Intraservice, externt)
• Tre bolag måste byta ekonomisystem
• Åtta bolag ”måste” byta system för leverantörsfakturahantering
• Många saknar helt systemstöd för ekonomi-/verksamhetsstyrning
• Störst visat intresse för beställning och leverantörsfakturahantering (Winst 2.0)
Per
NEKK | Bolagsenkät
20
Kontakt och mer information
Nyhetsbrev
[email protected]
https://quickr.goteborg.se/stadsledningskontoret_nekk
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27
23