Transcript Lunds Universitet

Kundberättelse
Det har blivit lättare för
verksam­heten och ledningen att kontinuerligt följa den
ekonomiska utvecklingen.
Elisabeth Pupp
Avdelningschef, budget och uppföljning
Lunds Universitet
Utmaning:
En gemensam budget- och prognosprocess med höjd kvalitet i budget och
prognoser
Lösning:
Hypergenes lösning för budget och prognos samt analys och uppföljning
Resultat:
En mer överblickbar budgetprocess, ökat samarbete mellan ekonomer samt
säkrare prognoser
Lunds Universitet
Utmaning
Lunds Universitet var i behov att förbättra sin bud­
getprocess. De ville ha en ökad kvalitet i budgeten och
prognoser samt en gemensam och effektiv process för
hela organisationen. Tidigare användandes olika kalkyl­
ark för budgetarbetet – en arbetsprocess som både var
arbetsintensiv och svår att överblicka.
Lunds Universitet är ett av Europas ledande läro­
säten med utbildning och forskning inom teknik,
natur­vetenskap, juridik, samhällsvetenskap, ekonomi,
medicin, humaniora, teologi, konst, musik och teater.
Verksamheten är stor och omsluter närmare 7 miljarder
kronor och omfattar nästan 50 000 studenter och över
6 000 anställda. Organisationen är indelad i åtta fakul­
teter med ett stort antal underliggande institutioner
och avdelningar. För administration och service finns
en gemensam förvaltning samtidigt som det ute på de
olika enheterna finns ett par hundra ekonomer som är
delaktiga i den ekonomiska verksamhetsplaneringen.
– Vi ville ha en högre grad av automatisering och
vi ville hitta ett gemensamt budgetsystem som bjöd
in alla enheter till att börja arbeta på ett mer likartat
sätt. En bra hantering av vår största kostnadsmassa –
personal­delen, fanns också med i kravbilden, berättar
Elisabeth Pupp, ansvarig för budget och uppföljning vid
Lunds universitet.
Lösning
Utöver behovet av ett bättre stöd för budget och prog­
nos fanns också önskemål om möjligheter till analys och
uppföljning. För att hitta och utvärdera lämpliga leve­
rantörer tog Lunds Universitet hjälp av Logica, numera
kallad CGI.
– Vi fick hjälp att sålla marknaden och svar på vilka
systemlösningar som uppfyllde våra krav. Tre olika lös­
ningar presenterades varav en föll bort rätt omedel­
bart. Slutligen valdes Hypergene.
Hypergene infördes först som en pilot och rullades ut
i hela organisationen i samband med att prognosarbetet
www.hypergene.se
för året skulle påbörjas. Idag har lösningen ett par
hundra användare främst i form av ekonomer ute på de
olika enheterna.
Resultat
Införandet av lösningen har inneburit att hela orga­
nisationen arbetar i en gemensam modell med samma
definitioner på olika begrepp. – Att vi fått en standardiserad process underlättar
samtalen oss emellan. I dag kan olika data bättre jäm­
föras med varandra och följas upp.
Lunds Universitet har fått den kvalitetshöjning och
auto­matisering de eftersträvade.
– Det har blivit lättare för verksamheten och led­
ningen att kontinuerligt följa den ekonomiska utveck­
lingen.
Lösningen kan både användas på en övergripande
organisatorisk nivå och ner på lägsta aktivitetsnivå. Det
är också möjligt att välja vilken detaljeringsgrad budget
och prognoser upprättas på, till exempel är det i per­
sonaldelen möjligt att arbeta på individnivå. Verksam­
heterna väljer att sinsemellan arbeta lite olika.
– Flexibiliteten är något som användarna uppskattar.
Olika typer av verksamheter har olika behov och Hyper­
gene har med sin lösning lyckats att möta upp detta på
ett bra sätt, avslutar Elisabeth.