Transcript Utrullning och utbildningsstrategi

Utrullnings- och utbildningsstrategi
Beställning till Betalning
2013-03-15
Version A
Syfte och avgränsningar
Syftet med denna strategi är att den ska bidra till en sådan styrning och uppföljning av införandet så att
projektets nyttoeffekter har möjlighet att uppnås. Utrullningsstrategin baseras på och tar sin utgångspunkt i
införandeplanen för delprojektet Beställning till betalning.
Målet är att
•utgöra ett stöd och en vägledning för såväl förvaltningar som för projektet under utrullningsprocessen.
•beskriva de principer som gäller i fas 1 avseende utrullning och utbildning, vilka utvecklas i takt med nya
erfarenheter.
•utgöra ett underlag i kommunikation med förvaltningar och användare.
Avgränsningar
•Beskrivning av mål och omfattning av fas 1 (se delprojektplan)
•Utformning av och överlämning till mottagarorganisation/förvaltarorganisation (se särskilt dokument)
•Detaljerad utbildning i förändrat arbetssätt (se utbildningsplan).
•Checklistor för lokala förberedelser på förvaltningarna (levereras separat)
•Beskrivning av acceptanstest och leveransgodkännande (se testplan)
•Fas 2 samt senare faser av utrullningen (tas fram senare)
NEKK | Utrullningsstrategi BtB | 2013-03-05
2
Roller och ansvar på förvaltningen
Tydlighet
& stöd
Införandet kommer ställa stora krav på förändringar i
inköpsbeteenden och på verksamheten som helhet.
Representant i Förvaltningsledning
• Ansvarig för att kommunicera och förankra
projektet i förvaltningsledningen
• Ansvarig för att säkerställa lokala resurser för
införande
• Säkerställa att LPL har mandat och tid
att genomföra förändringsarbetet
• Ansvarig för att beslut kring det lokala
införandet dokumenteras och kommuniceras
• Delta i möten/stormöten
Lokal projektledare
• Ansvarig för information och förankring
på förvaltningen
• Projektets kontaktperson vid
utformning, utbildning och utrullning
• Engagera och driva det lokala
förändringsarbetet i syfte att uppnå
önskvärd nytta
• Hålla sig á jour och informerad om
projektets status och plan framåt
• Förbereda mottagande av processer
och systemlösning
• Samla upp och förmedla frågor,
behov av stöd
• Delta i möten/stormöten
Lokal
förankring
Referensgrupp
• Representanter ska framföra
förvaltningsorganisationens synpunkter
och reflektioner på framtagna
utformningsförslag.
• Informera om projektet och relevanta
frågor i nätverk och forum.
NEKK | Utrullningsstrategi BtB | 2013-03-05
3
Utrullningsprocessen
1)
1 ) Piloterna genomgår samma process men också
ett kontinuerligt samarbete
med projektet samt tydlig utvärdering
Utrullningsplan
Stormöten
för gemensam
information,
och dialog
Uppstartsmöte
per grupp
av förvaltningar
Ca 3-4 mån före
driftstart
Lokal uppsättning
och
förberedelser
Uppföljningsmöte
per grupp
av förvaltningar
Ca 2 mån före
driftstart
Lokal uppsättning
och
förberedelser
?
Central
utbildning
av lokala
utbildare och
systemadmin.
Ca 1-2 mån
före
driftstart
Lokal utbildning
genomförs av
lokala utbildare
UTBILDNING
Välkomstbrev
till användare
Driftsstart
per grupp av
förvaltningar
GO LIVE/DRIFTSTART
Kommunikation
Frågor och
utvecklingsförslag
Nyhetsbrev
Uppföljning
av mål
per förvaltning
KOMMUNIKATION & UPPFÖLJNING
NEKK | Utrullningsstrategi BtB | 2013-03-05
4
Inriktningsprinciper för utrullning
Utgångspunkt
Stegvis utrullning
• Gemensam utrullningsprocess för alla förvaltningar.
• Utrullningen inleds med tre pilotförvaltningar, som
tillsammans med projektet utvärderar arbetssätt
och utrullningsplan.
• Utrullningsprocessen syftar till att successivt
lärande för förvaltningarna.
• Projektet arbetar parallellt med stödja effektiva
processer, genom att arbeta med ordermatchning,
abonnemang och organisationen kring inköp.
• Minimera negativa konsekvenser för leverantörer i
samband med övergång till nya arbetssätt och
systemfunktioner.
• Utrullning ska ske enligt tidplan för projektets fas 1.
Vid behov kan ytterligare avgränsningar i
omfattningen av fas 1 göras i syfte för att hålla
tidplanen.
• Pilotförvaltningarna ska agera ambassadörer för ett
förändrat arbetssätt, visa på goda exempel
avseende organisation utifrån ett
kommungemensamt synsätt.
• Utrullningsgrupper formas utifrån förvaltningars
gemensamma behov, karaktär och storlek.
• Projektet tar fram arbetspaket och instruktioner som
förvaltningen hanterar under utrullningsprocessen.
• Utrullningen tar hänsyn till arbetsbelastning i
samband med årsbokslut.
• Utrullningen är obligatorisk för samtliga
förvaltningar, förutom Kretslopp och Vatten.
NEKK | Utrullningsstrategi BtB | 2013-03-05
5
Inriktningsprinciper för utrullning
Systemadministration och support
Förvaltningen leder det lokala införandet
• Projektet tar ett huvudansvar för konfiguration och
uppsättning av Winst 2.0 under fas 1. I samband
med projektets avslut kommer en successiv
överlämning ske till central och lokal
systemadministration enligt beslutad
förvaltarorganisation.
• Förvaltningen ansvarar för att införa det förändrade
arbetssättet.
• Projektet tar ett huvudansvar för att säkerställa
supportorganisationen under utrullningen av fas 1.
• Lokal projektledare leder det lokala införandet på
förvaltningen.
• Förvaltningarna tar i samråd med projektet fram mål
för införandet av nytt arbetssätt under fas 1.
• Framtida centrala systemförvaltare ska delta under
utrullningsprocessen för att skapa goda
förutsättningar för sin linjeroll.
NEKK | Utrullningsstrategi BtB | 2013-03-05
6
Tidplan utrullning
2013
2012
sept okt
Central projektledning
Konfigurering
Integrationer
Acceptanstest
nov dec
jan
febr mars apr
maj
juni
Central utbildning
Utrullningsgrupp 1
Utrullningsgrupp 2
Utrullningsgrupp 3
Utrullningsgrupp 4
Utrullningsgrupp 5
juli
aug sept okt
nov dec
jan
feb mars april maj
juni
Projektledning, förändringsledning, riskhantering, kommunikation
Konfigurering
Justeringar
Integrationer
Test
Ordermatchning, abonnemang, organisation för inköp
Effektiva processer
Pilot
2014
Förberedelser
Pilotdrift
Projektet utbildar CSF, LSF och utbildare under hela projektet
Förberedelser
Utrullning
Förberedelser
Utrullning
Förberedelser
Utrullning
Förberedelser
Förberedelser
Utrullning
Överlämning
Utrullning
fas 1
NEKK | Utrullningsstrategi BtB | 2013-03-05
7
Piloter
Syfte: Ömsesidigt lärande (projekt/piloter) vad gäller uppsättning och förberedelser som
ger värdefulla erfarenheter inför utrullningen till övriga förvaltningar.
Kännetecken för pilotförvaltningar
• Förvaltningen ska vara en framtida ambassadör
• Förvaltningen ska bidra till ”helastadenperspektivet”
• Förvaltningen har en tydlig inköpsorganisation
• Vana Winst-användare och erfarenheter som kommer
projektet och staden till del
• Förvaltningen har en erfaren ekonomiavdelning
Piloternas roll i utrullningen
• Projektet och piloterna arbetar tillsammans under
införandet och skapar ömsesidigt lärande
• Piloterna utvärderar föreslagen utrullnings- och
utbildningsstrategi
• Piloterna är delaktiga i utvärdering av processer
och uppsättning
• Arbetet med förnyade arbetssätt är förankrat i
ledningsgruppen.
Val av pilotförvaltningar
• Pilotförvaltningarna bör representera mindre och större
förvaltningar, samt investerande.
• Piloterna bör vara få till antalet.
NEKK | Utrullningsstrategi BtB | 2013-03-05
8
Utrullningsgrupper
Syfte: Gruppering av förvaltningar som under utrullningsprocessen kan ha ett ömsesidigt
erfarenhetsutbyte.
Principer för utrullningsgruppering
• Förvaltningarna grupperas efter stadsdels- och
fackförvaltningar.
Gruppering av förvaltningar
• Grupp 1 består av mindre fackförvaltningar.
• Grupp 2 består av SDN och Socialresurs.
• Grupperingarna av stadsdels- och fackförvaltningar
ska vara lika sett till fakturavolymer.
• Grupp 3 består av SDN.
• Grupperingar gör att gemensamma frågeställningar
kan hanteras.
• Grupp 5 består av främst av fackförvaltningar som
önskar integrationer till verksamhetssystem.
• Grupp 4 består av fackförvaltningar.
• Grupperingar gör att förvaltningarna i gruppen kan ha
ett aktivt erfarenhetsutbyte.
• Projektet utvärderar kontinuerligt utrullningsstrategin
och arbetar med processutveckling.
NEKK | Utrullningsstrategi BtB | 2013-03-05
9
Utrullningsgrupper
Piloter
Grupp 1 – November 2013
Fastighetskontoret (N200)
Intraservice
SDN Angered
• 83 000
fakturor
per år
• 500
beställare
• 1 000
fakturagr.
Grupp 3 – Mars 2014
SDN Centrum
SDN Lundby
SDN Majorna-Linné
SDN Västra Hisingen
SDN Östra Göteborg
• 245 000
fakturor
per år
• 2 300
beställare
• 1 900
fakturagr.
Grupp 2 – Februari 2014
Arkivnämnden
Färdtjänsten
Konsument ochmedborgarservice
Miljöförvaltningen
• 11 500
Stadsrevisionen
fakturor
per år
Valnämnden
• 260
Överförmyndarnämnden
beställare
SDN Askim-Frölunda-Högsbo
SDN Norra Hisingen
SDN Västra Göteborg
SDN Örgryte-Härlanda
• 268 000
Social resursförvaltning
fakturor
per år
• 1900
beställare
• 2 100
fakturagr.
• 260
fakturagr.
Grupp 4 – April 2014
Kulturnämnden
Park- och Naturförvaltn.
Stadsbyggnadskontoret
Utbildningsförvaltningen
Grupp 5 – Maj 2014
• 110 000
fakturor
per år
• 700
beställare
• 900
fakturagr.
Fastighetskontoret (N205)
Finansförvaltningen
Idrotts- och Föreningsförv.
Lokalnämnden
Stadsledningskontoret
Trafikkontoret
Vuxenutbildningsförvaltningen
• 124 000
fakturor
per år
• 625
beställare
• 1100
fakturagr.
NEKK | Utrullningsstrategi BtB | 2013-03-05
10
Uppstartsmöte per utrullningsgrupp
Syfte: får förståelse för uppsättning, utrullning och vad som ska förberedas.
Målgrupp; LPL, Ekonomichef, Inköpsansvarig, RFL
Tid: Halvdag
Projektets åtagande
Informera förvaltningen om den kommande utrullningen
och vilka förberedelser som krävs av förvaltningen. Svara
på uppkomna frågor och bistå förvaltningen med kunskap
och erfarenheter för utrullningen.
Informationspunkter och dialog
• Grundläggande principer för utformning och utrullning
• Dialog kring förvaltningens mål, förutsättningar och
risker
• Genomgång av utrullningsplan
• Systemvisning
• Genomgång av lokala förberedelser/checklistor
• Genomgång av utbildningsplan
• Genomgång av instruktioner och konfigureringsmallar
• Övergångshantering (ex utfasning Gasell, Giraff,
övergång Webfaktura m.m.)
Förvaltningens åtagande
LPL är förvaltningens huvudkontakt i projektet.
Förvaltningarna ska aktivt delta vid mötet och
deltagarna ska ha mandat att driva processen för ett
förändrat arbetssätt. Representanter ska informera
vidare till berörda medarbetare på förvaltningen.
NEKK | Utrullningsstrategi BtB | 2013-03-05
11
Uppföljningsmöte per utrullningsgrupp
Syfte: uppföljning av förberedelser, utestående frågor, målsättningar.
Målgrupp; LPL, Ekonomichef, Inköpsansvarig, RFL
Tid: Halvdag
Projektets åtagande
Förvaltningens åtagande
Följa upp det lokala förberedelsearbetet och tillsammans
med förvaltningen sätta mål för inköp och
fakturahantering. Besvara uppkomna frågor och
informera om den pågående utrullningen.
Till mötet ha sammanställt efterfrågat material och
förbereder införandet. Arbetet är förankrat i
organisationen och utbildningsplan är framtagen.
Informationspunkter och dialog
•
•
•
•
•
•
•
Uppföljning av lokala förberedelser
Uppföljning av identifierade risker
Fastställa förvaltningens mål
Återrapportering av checklistor
Ev. systemvisning
Genomgång av utbildningsmaterial, datorhjälp m.m.
Information om driftstart/go live
Genomförda aktiviteter av förvaltningen
•
•
•
•
Redovisade checklistor
Material i konfigurationsmallar
Lokal utbildningsplan
Förvaltningens mål
NEKK | Utrullningsstrategi BtB | 2013-03-05
12
Inriktningsprinciper för utbildning
Utgångspunkter
Stegvis utbildning
• Utbildningen är en viktig del i lärandeprocessen för
det nya arbetssättet.
• Utbildningen genomförs stegvis för att möjliggöra
bättre lärande samt dialog/uppföljning om
erfarenheter.
• Utbildningen omfattar samtliga delar i processen för
beställning till betalning.
• Train the trainer-metodik, där lokala utbildare
utbildas av projektet.
• Central utbildning genomförs av projektet och
omfattar lokal systemförvaltarutbildning och
utbildning för lokala utbildare.
• Projektet tar fram utbildningsmaterial och
Datorhjälpen för användning vid förvaltningens
lokala utbildning.
• Central utbildning före driftsättning sker genom
bildspel, systemutbildning i testmiljö och
datorhjälpen.
• Lokal utbildning sker i produktionsmiljö med
användarens fakturor och beställningar vid
driftsättning, för att utbildningen ska
överrensstämma med verkliga förhållanden.
• Förvaltningarna kommer inte få tillgång till Winst 2.0
innan införandet.
NEKK | Utrullningsstrategi BtB | 2013-03-05
13
Inriktningsprinciper för utbildning
Projektets rekommendation för lokal utbildning
• Fokusera på fakturahanteringen för att säkerställa
betalningar och övergången från Gasell.
• Användare i Winst 2.0 ska vara utsedda användare
som har genomgått utbildning.
• För SDN och större förvaltningar rekommenderas
att genomföra fyra utbildningsmoment med följande
fokus:
1.
Övergripande utbildning om förändrat
arbetssätt och organisation.
2.
Fakturahantering
3.
Beställning
4.
Uppföljning
NEKK | Utrullningsstrategi BtB | 2013-03-05
14
Central utbildning
Syfte: skapa förståelse för systemlösningen och de principer denna baseras på samt
rusta lokala utbildare inför kommande utbildningsinsatser
Omfattning av projektets utbildningspaket
Utbildningar som projektet genomför
• Nytta och mål med förändringen till målgruppen
• Projektets utbildning för centrala systemförvaltare
inkl lev.gruppen (1 tillfälle)
• Regelverk kring avtal, inköp m.m.
• Internkontroll och attest
• Processer och principer
• Systemgenomgång/övningar
• Support under införandet
• Projektets utbildning för lokala systemförvaltare
(2-4 per förvaltning, 2 tillfälle per utrullningsgrupp)
• Projektets utbildning för lokala utbildare (2-8 per
förvaltning utöver lokala systemförvaltare, 2
tillfällen per utrullningsgrupp)
NEKK | Utrullningsstrategi BtB | 2013-03-05
15
Lokal utbildning
Syfte: skapa förståelse för systemlösningen och de principer denna baseras på samt
rusta lokala beställare/granskare i ett förändrat arbetssätt.
Principer för utbildning
Projektets åtagande i lokal utbildning
• Förvaltningen planerar och genomför utbildning för
sina användare.
• Projektet utbildar lokala utbildare
• Förvaltningen anpassar utbildningsmaterial efter
förvaltnings behov och önskemål.
• Förvaltningen utbildar beställare/granskare i
förvaltningens regelverk för inköp.
• Tar fram utbildningsmaterial inklusive
Datorhjälpen.
• Tillhandahåller utbildningsmaterial 1,5 månad
innan införande.
NEKK | Utrullningsstrategi BtB | 2013-03-05
16
Central utbildning
Lokal systemförvaltarutbildning
Projektets utbildning av lokala
utbildare
6 veckor innan driftstart
6 veckor innan driftstart
Målgrupp
Lokala systemförvaltare
Lokala utbildare
Lokala systemförvaltare
Syfte
Ge förvaltningens lokala systemförvaltare
förståelse för systemets uppbyggnad och
för det nya arbetssättet.
Lära de lokala utbildarna de delar som de
ska utbilda användarna i.
Medverkande
från förvaltningen
2-4
2-8
Omfattning
• Administration
• Beställning
• Fakturahantering
• Roller
• Nytta och mål
• Processer och principer
• Inköpspolicy
• Internkontroll och attest
• Genomgång utbildningsmaterial
• Beställning
• Fakturahantering
• Nytta och mål
• Processer och principer
• Inköpspolicy
• Internkontroll och attest
Tidsåtgång
4 timmar vid två tillfällen
4 timmar + 2 timmar
Ansvarig
Projektet tillsammans med UHB och SLK
Projektet tillsammans med UHB och SLK
NEKK | Utrullningsstrategi BtB | 2013-03-05
17
Rekommendation – lokal utbildning
Utbildning 1
Utbildning 2
Utbildning 3
Uppföljning
2-3 veckor innan driftstart
Vid driftstart +1 vecka
3-4 veckor efter driftstart
5-6 veckor efter driftstart
Målgrupp
Samtliga användare i Gasell
och Winst 1.0 & 2.0
Befintliga användare i Gasell
och Winst 1.0
Beställare i Winst 2.0
Samtliga användare
Syfte
Skapa gemensamma bilder
och förståelse för det
förändrade arbetssättet.
Lära användarna Winst 2.0 för
att säkerställa betalningar och
nuvarande beställningsflöden.
Lära användarna att arbeta
med beställningar enligt ny
process för att uppnå önskad
nytta.
Lärdomar , erfarenhetsutbyte
och identifiera
utvecklingsområden.
Omfattning
• Bakgrund, mål och nytta
• Inköpspolicy, internkontroll
och attest
• Systemvisning
• Fakturahantering
• Beställning
• Attest
• Övergångshantering
• Utbildningsmaterial
• Datorhjälpen
• Systemutbildning
• Fakturahantering
• Attest
• Beställning
• Inköpspolicy, internkontroll
och attest
• Systemutbildning
• Beställning
• Repetition
• Utvärdering
Tidsåtgång
4 timmar för varje tillfälle
2 timmar för varje tillfälle i
mindre grupp
2 timmar för varje tillfälle i
mindre grupp
2 timmar för varje tillfälle
Ansvar
Förvaltningen
Förvaltningen
Förvaltningen
Förvaltningen
NEKK | Utrullningsstrategi BtB | 2013-03-05
18
Kontakt
[email protected]
NEKK | Utrullningsstrategi BtB | 2013-03-05
19