Transcript Vild faktura

Utformningsprinciper
Beställning till betalning i Winst
Beställnings- och fakturaflöden
Version B 2014-06-24
Versionshantering
Sida
Förändring
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
2
Övergripande
• Ledstjärnan för uppsättningen av beställnings- och fakturaflöden i Winst har varit att skapa en effektiv och
ändamålsenlig hantering av beställningar och fakturor.
• Uppsättning av beställnings- och fakturaflöde är standard och gemensamma för samtliga organisationer.
• Winst använder sig av attesthierarkin för flödet för attest av både beställning och faktura.
• Huvudflödet för fakturor i Winst baseras på tvåhandsprincipen där en användare utför kontrollattest och den
andra utför beslutsattest.
• Användare kan genom att använda funktionen Ange annan granskare och Skicka för extra kontroll avvika från
det som beskrivs som huvudflöde för fakturor.
• För att uppnå en effektiv fakturahantering ska huvudflödet användas i första hand.
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
3
Övergripande, forts
• På följande bilder visas hur beställnings- och fakturaflödet i Winst ser ut, hur det är kopplat till de olika
kontrollmomenten och hur de involverade personerna kan samverka.
• Bilderna beskriver övergripande huvudstegen i processen från beställning till betalning, både när allt är ok och
fakturan blir klar via automatisk ordermatchning (Flöde 1) och när automatisk ordermatchning inte kan göras =
avvikelsehantering (Flöde 3: Efterattest) och flödet för vilda fakturor (Flöde 3: Efterattest).
• I samtliga dessa bilder är antagandet att fakturan i alternativ 3 – när ordermatchning inte sker – skall hanteras
av beställaren. Vid driftsättningen av Winst 2.0 hos piloterna kommer rutinen inte att se ut så. I stället kommer
alla fakturor som avvikelsemarkeras att hanteras av administratör. Fakturorna kommer att öppnas och
åtgärdas beroende på anledning till att ordermatchningen inte kunnat göras. I många fall kan även
leverantören behöva kontaktas för åtgärd.
• Inriktningen är dock att avvikelser skall kunna hanteras av beställaren – erfarenheterna från piloterna kommer
att visa på när i utrullningsprocessen detta kan realiseras. Även arbetet med att utforma förvaltarorganisation
och tydliggörande av ansvarsgränssnitt mellan UHB och förvaltningarna kan komma att påverka lösningen. I
avvaktan på detta kommer respektive förvaltnings administratörer och projektets deltagare att samarbeta kring
denna uppgift.
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
4
Från beställning till betalning
1
Fakturaflöden
Fakturor
Beställningsflöde
Skapa och
kontera
beställning
Fakturaflöde
1
Attest av
beställning
Ankomsthantering
2
Vad ska vi göra?
Leveranskvittens
Matchning mot
beställning/order/
leveranskvittens
Klarmarkerad
faktura
Betalning
Matchning mot
abonnemang
3
Granska
och kontera
Attest
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
5
Beställningsflöde
• Beställningsflödet baseras på beslutsattesthierarkin som läggs upp i Nekksus för ordinarie attestanter och i
Winst för delegeringar.
• Beställningen styrs till attestant baserat på det ansvar man väljer i konteringen.
• Beställningar som delas på flera ansvar kommer att behöva attesteras av samtliga attestanter – tänkt på att
det bara går att göra en beställning per leveransadress.
• I beställningsflödet kan inte beställaren skicka beställningen vidare för kommentar eller annan hjälp.
• Funktionen Beställa för annan medför att beställningen görs av en användare men markeras att den avser en
annan användare. Den andra användaren är den som får hantera avvikelser i ordermatchning och skall göra
leveranskvittens.
• Leveranskvittering är beställarens sätt att i systemet meddela att man har mottagit beställd vara/tjänst.
Leveranskvitteringen resulterar i en leveranskvittens, som då kan matchas mot inkommen faktura.
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
6
Leveranskvittens
• När beställningen är skickad till leverantör och varan eller tjänsten levereras skall ordern leveranskvitteras i
systemet. Att leveranskvittens är gjord är en förutsättning för att automatisk ordermatchning skall kunna göras
av systemet.
• Det är beställaren, eller annan utsedd leveranskvitterare som skall göra leveranskvittensen och denna
kommer att se att det finns ordrar som avvaktar leveranskvittens när han/hon går in i systemet.
• För att den nya processen skall fungera är det av största vikt att leveranskvittensen av ordern görs så snart
varan/tjänsten är utförd – man skall inte invänta fakturan. Leveranskvittens skall alltid göras av verklig
leverans, dvs. om endast en del av varorna levererats är det endast den del av leveransen som skall
godkännas.
• Beställaren har ett antal dagar på sig att leveranskvittera. - När en faktura anländer som innehåller ett
ordernummer (som Winst kan identifiera som ett ordernummer) och leveranskvittens inte är gjord kommer
Winst att låta fakturan vänta i ett antal dagar innan den konstaterar att ordermatchning inte kan ske. Systemet
kommer att avvakta 5 dagar (kalenderdagar) och sedan skicka en påminnelse till beställaren om att
leveranskvittens inte är gjord. Om beställaren då inte gör leveranskvittens kommer fakturan efter ytterligare 2
dagar (totalt 7 kalenderdagar) att bli avvikelsemarkerad. Så snart beställaren gör leveranskvittens under
denna period så går fakturan till ordermatchning.
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
7
Leveranskvittens, forts
•
Beställaren kan, både vid beställning och vid leveranskvittens markera att man vill granska fakturan även om
den skulle ordermatchas. Beställaren skall även i dessa fall gå in och leveranskvittera så snart möjligt är
men fakturan kommer då ändå att stanna för manuell hantering. Denna funktion är tillämplig när beställning
gjorts av tjänster som konferens, representation eller andra tjänster som kräver en översyn av konteringen.
•
Leveranskvittens skall också göras av inköpta tjänster där det kan vara svårare för beställaren att veta hur
leveranskvittensen skall göras och där det också beror på hur beställningen har utformats. De erfarenheter
som piloterna och projektet kommer att göra under pilotdriften kommer att leda till att tydligare riktlinjer för
detta kan tas fram för kommande utrullningsgrupper.
•
När man skall göra leveranskvittens finns det i systemet möjlighet att kvittera både i kvantitet och belopp.
Kvittens av belopp kan göras både inklusive moms (brutto) och exklusive moms (netto). Det vanligast är att
man beställer en kvantitet av någonting – t ex 5 stycken böcker eller 7 st konferenspaket. I dessa fall skall
man leveranskvittera mottagen kvantitet. Beloppsfälten skall ej användas.
•
Den enda gång som man skall leveranskvittera i beloppsfälten är när beställningen är gjord som ett belopp (t
ex 1 st x 100 000 kr.) När man kvitterar belopp är det alltid nettobeloppet, dvs belopp utan moms som skall
kvitteras.
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
8
Fakturaflöde
• Fakturor till Winst kommer först att passera Ankomsthanteringen i systemet. I ankomsthanteringen sker
kontroller av fakturans innehåll och referenser som gör att ankomstbokföring kan genomföras.
• Efter att fakturans innehåll har kontrollerats kommer Winst att genom angivna referenser på fakturan skicka ut
fakturan i ett av de tre möjliga flödena.
• I Winst finns tre fakturaflöden; (1) Ordermatchning – Orderfaktura, (2) Abonnemangsmatchning –
Abonnemangsfaktura, (3) Efterattest – Vilda fakturor samt orderfakturor och abonnemangsfakturor med
avvikelse.
• Fakturor som inte systemet med automatik kan skicka ut i något av flödena kommer att stanna i
Ankomsthanteringen och behöva hanteras av en administratör. Administratör kan där komplettera uppgifterna
och skicka ut fakturan i rätt flöde.
• Det kan vara så att leverantörerna inte kommer att skicka med ordernummer på fakturan och då kommer
fakturan att betraktas som en vild faktura av Winst, trots att det finns en order och en leveranskvittens gjorts.
Dessa fakturor kommer att gå till den referens som finns angiven på fakturan. Här måste den som hanterar
fakturan vara uppmärksam och skicka tillbaka fakturan till lokal administratör (tryck på ”Inte min faktura”) som
kan lägga till ordernummer och skicka fakturan till ordermatchning, och vid behov kontakta leverantören.
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
9
Referenser på fakturan
•
Det finns tre fält för våra och leverantörens referenser i Winst. Fälten är Ordernummer,
Abonnemangsnummer och Referens. Vad som registrerats i dessa fält syns i fliken Fakturahuvud i Winst.
•
En funktion i Winst är aktiverad som gör att allting som finns i referensfältet kommer att kopieras till
abonnemangsfältet. Detta gör att om en leverantör har skickat ett abonnemangsnummer i Referens kan
systemet med automatik skicka även denna för abonnemangsmatchning. Motsvarande funktion finns inte för
ordernummerfältet.
•
För e-fakturor är det leverantören som styr vad som skickas i respektive fält genom att skicka med
informationen i fakturan. I båda de format som tas emot (SFTI respektive Svefaktura) finns plats för alla
dessa tre fält. Det finns möjlighet att skicka in två referenser i e-fakturor dvs i vissa format kan man ange 2
fakturareferenser (utöver ordernummer och abonnemangsnummer) att skicka med till Winst. I de fall två
referenser skickas med går Winst först på referensfält 1 och sedan referensfält 2.
•
För skannade fakturor är det Readsoft eller den manuella efterföljande valideringen som avgör vad som
läggs i respektive fält. Detta förutsätter att informationen finns med på pappersfakturan från leverantören.
Vid skanning finns det endast två fält (Ordernummer och Referens) och det är därför viktigt att
abonnemangsnumret läggs i Referens- och inte i Ordernummerfältet.
•
Om både mottagarkod och namn finns i referensfältet kommer mottagarkoden att väljas i första hand. Detta
förutsätter dock att alla mottagarkoder läggs upp med en * efter mottagarkoden. Samtliga mottagarkoder
kommer att läggas upp i referenstabellen med * vid den engångsladdning som görs vid projektstarten. Tänk
på att flera mottagarkoder kan peka på en och samma användare.
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
10
Referenser styr fakturaflöde
Prioriteringsordning vid val av fakturaflöde i Ankomsthanteringen:
1.
Först sker kontroll av informationen i ordernummerfältet:
En faktura som har ett korrekt ordernummer i fältet för ordernummer kommer att styras till
ordermatchningsflödet (Flöde 1). För e-fakturor är det leverantören som styr vad som skickas i
ordernummerfältet. För skannade fakturor försöker Readsoft att hitta ett ordernummer angivet på fakturan
och lägger det i så fall i fältet för ordernummer. Levgruppen kommer också att kunna komplettera med detta
vid den efterföljande valideringen som görs innan inläsningen. Alla ordernummer i Winst inleds med AA och
det är en hjälp när informationen skall hittas. Om ordernummer finns placerat i Referensfältet kommer
fakturan inte att styras till ordermatchning, inte heller om det står något mer än ordernummer i
ordernummerfältet.
2.
Om ordernummer är blankt, innehåller ett felaktigt ordernummer eller något mer än ordernummer, sker
kontroll av abonnemangsnummerfältet. I detta fält finns det som leverantören har skickat i
abonnemangsfältet eller i referensfältet (för e-faktura), eller det som skannats in i referensfältet.
En faktura som har ett korrekt abonnemangsnummer i detta fält kommer att styras till
abonnemangsmatchning (Flöde 2). Det är viktigt att leverantören inte lägger både mottagarkod och
abonnemangsnummer i referensfältet eller att abonnemangsnumret läggs i ordernummerfältet vid skanning.
3.
En faktura som inte får träff i order/abonnemangsflödet går vidare till manuellt flöde (Flöde 3: Efterattest)
och skickas till den person som kan identifieras utifrån referensfältets innehåll. En faktura som har en
mottagarkod eller ett namn angivet i referensfältet kommer alltså att styras för granskning till den
användare som kan identifieras utifrån mottagarkod eller namn (Flöde 3).
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
11
Ändring av inläst faktura
• En faktura passerar genom ett antal formaliakontroller innan fakturan läses in i Winst. Om en användare trots
detta upptäcker att något är fel måste fakturan makuleras eller ändras.
• En vanlig användare kan inte själv makulera eller ändra en faktura – detta görs av lokal eller central
administratör, (fakturan måste vara i status ”Fakturainformation måste kontrolleras”).
• Generellt gäller att endast skannade fakturor kan ändras enligt nedan. För e-faktura skall alltid kredit från
leverantören begäras.
• Fakturan har skannats in i fel organisation/förvaltning – kan flyttas via knappen ”Byt organisation”. En
koncernnintern faktura får ej flyttas – måste krediteras för att inte motparten hos säljaren skall bli fel
(kommuninterna fakturor läses i normalfallet in som e-fakturor)
• Fakturan har lästs in på fel leverantör – det går inte att flytta en faktura i systemet från en leverantör till
en annan (knappen ”Byt leverantör” skall aldrig användas.)  makulering
• Fakturan har fel förfallodag – om felet upptäcks innan fakturan går ut i flödet kan lokal administratör
ändra. Annars skall ändring göras i Horisonten – meddela levgruppen via rutin.
• Fakturan har skannats in med fel belopp  makulering. (Möjlig att ändra men huvudregel är att
makulering skall ske.)
• Fakturanummer har blivit felaktigt skannat – fakturanummer kan ändras om fakturan skickas tillbaka till
administratör.
• Fakturan är felaktig och leverantören vill att makulering skall göras – istället för att leverantören
skickar en kredit  makulering.
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
12
Ändring av inläst faktura, forts
• Det är lokala administratörer som ansvarar för att följa upp fakturor som har status ”Fakturainformation måste
kontrolleras” och det är de som kan göra ändringar och makuleringar.
• Funktionen ”Byt organisation” kan dock inte göras av lokal administratör (eftersom de inte har tillgång till andra
organisationer) varför lokal administratör i dessa fall måste kontakta levgruppen som kan göra bytet.
• Om en makulerad faktura skall skannas på nytt måste den lokala administratören som gjort makuleringen
meddela Levgruppen att fakturan skall skannas igen. Levgruppen gör ingen egen uppföljning av makulerade
fakturor.
• Användare kan inte själv ändra förfallodag – detta kan göras av lokal administratör, (fakturastatus
Fakturainformation måste kontrolleras). OBS När fakturan skickas tillbaka kommer den kontering som gjorts
att försvinna. Fakturan måste konteras och attesteras igen. Den ursprungliga konteringen kan återfinnas
under ”Visa utökad logg”. Huvudregel vid ändring av förfallodag är därför att användaren istället kontaktar
Intraservice som gör ändring direkt i Horisonten.
• Ändring av belopp i fakturahuvudet (fakturabelopp eller moms) skall aldrig göras på en faktura som har lästs in
i Winst. Den felaktiga fakturan skall makuleras. Om felet beror på skanning kan fakturan skannas på nytt igen.
• Om man vill stoppa en faktura för betalning skall kontakt tas direkt med levgruppen för ändring i Horisonten.
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
13
Byte av fakturaflöde
• Om en faktura som är en orderfaktura eller en abonnemangsfaktura skickas ut i det manuella flödet (Flöde 3)
för granskning för att ordernummer eller abonnemangsnummer ej är korrekt angivet skall användaren inte
hantera fakturan manuellt. Användaren ska istället skicka tillbaka fakturan till administratör, med en
kommentar om vilken order/abonnemang som avses, som då kan komplettera med rätt nummer och skicka
fakturan ut i korrekt flöde. Steg för byte av fakturaflöde:
1.
Granskaren skriver en kommentar på fakturan och väljer ”Inte min faktura” – status blir då ”Granskare ej
angiven”
2.
Administratören väljer ”Skicka tillbaka” och fakturan får fakturainformation saknas.
3.
Administratören öppnar fakturan igen och lägger in korrekt referens (order eller abonnemang) och väljer
korrekt flöde. Fakturan hanteras då enligt valt flöde.
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
14
Makulering
Följande gäller för makulering
• Makulering kan göras av lokal administratör på förvaltningen
• Makulering får ej göras av förvaltnings-, kommun- och koncerninterna fakturor
• Om fakturan skall skannas om igen efter makulering ska levgruppen meddelas.
• Granskare/attestant som upptäcker felet skriver kommentar om att fakturan skall makuleras och skickar
tillbaka fakturan till lokal administratör (”Inte min faktura”) – status blir då ”Granskare ej angiven”. Lokal
administratör öppnar dessa fakturor och läser kommentaren och ”skickar tillbaka” fakturan i ankomsthantering
(status blir då ”Fakturainformation måste kontrolleras).
• När fakturan är i status ”Fakturainformation måste kontrolleras” kan makuleringen göras genom att ändra
”flöde” i fakturahuvudet till ”makulerad visa i lista”.
• Det går att registrera en ny faktura med samma fakturanummer om den ursprungliga fakturan är makulerad
(oavsett om den visas i lista eller ej).
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
15
Kreditfakturor
• Det finns ingen automatisk matchning mellan kreditfakturor och debetfakturor i Winst, varken vid
ordermatchning eller för vilda fakturor. Det går dock att skriva en kommentar på båda fakturorna som
korsreferens.
• När kreditfaktura som utgör en betydande andel av en faktura ska komma från leverantören ska
debetfakturan aldrig betalas innan kreditfakturan har kommit till förvaltningen. Användaren skall sätta
debetfakturan under utredning och avvakta vidare hantering i Winst till dess att kreditfakturan har kommit.
• På e-kreditfaktura är oftast förfallodatum blankt – en sådan faktura kommer att stanna vid inläsning med
status ”Fakturainformation måste kontrolleras” och lokal administratör måste sätta detta manuellt. Skannade
fakturor kommer att ha förfallodatum ifyllt. Önskvärt att detta sätts till fakturadatum av skanningen.
• Användaren skall inte försöka matcha förfallodag på debet och kreditfakturan i Winst utan vid större belopp be
levgruppen ändra förfallodatum i leverantörsreskontran i Horisonten.
• Om en faktura skall stoppas för betalning skall också kontakt tas direkt med levgruppen för ändring i
Horisonten.
• Vid kreditering av hela fakturabelopp måste alltid överenskommelse göras med leverantören huruvida
fakturan ska makuleras eller om det kommer en kreditfaktura. Kommer kreditfaktura ska både debet och
kreditfakturan alltid gå till betalning.
• Vid delkreditering av debetfaktura måste förvaltningarna alltid se till att få en kreditfaktura.
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
16
Beställningar/fakturor som skall attesteras av flera
•
Inriktningen för det ”nya arbetssättet” är att varje inköp skall börja med en beställning/order i Winst och när
fakturan anländer skall den vara försedd med ordernummer och då bli ordermatchad. Det innebär att det
måste vara en faktura per order. I ett sådant flöde kan samlingsfakturor inte hanteras och målsättningen är
därför att samlingsfakturor skall ersättas med en faktura per order.
•
För ”vilda fakturor” (fakturor som ännu inte föregås av en order i Winst) gäller att fakturor som skall attesteras
av flera personer bör om möjligt undvikas vid hantering i Winst. Detta gäller samlingsfakturor (en faktura för
flera beställningar/ordrar) men också fakturor för inköp som fördelas på flera olika ansvar med olika
attestanter. Anledningen till detta är bl a att en sådan faktura tar lång tid att hantera, eftersom den går till de
olika attestanterna i tur och ordning – inte samtidigt. Det kan komma att innebära att fakturan inte blir betald i
tid.
•
På följande bilder beskrivs hanteringen mer i detalj:
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
17
Beställningar som konteras på flera ansvar
Beställning
•
Om en beställning skall konteras på flera ansvar måste den som gör beställningen kontera hela
beställningen innan den kan skickas för beslutsattest. Det går inte att skicka en beställning vidare till någon
annan beställare. Om den är konterad på flera ansvar så kommer den att gå i tur och ordning till de som
attesterar dessa ansvar.
•
Tänk på att det inte går att beställa till mer än en leveransadress på samma beställning.
•
När konteringen gjorts och användaren trycker på OK valideras konteringen mot sambandskontroller och
eventuella fel signaleras. Den som gjort beställningen måste då hantera eventuella brister i konteringen.
•
Om beställt belopp överstiger beslutsattestantens attestgräns kommer beställningen att eskalera enligt
attesthierarkin på samma sätt som för en faktura.
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
18
Fakturor som konteras på flera ansvar
Vild faktura
•
En vild faktura kan skickas iväg till annan granskare utan att den är färdigkonterad. Den måste dock vara
färdigkonterad och accepterad (= kontrollattest) innan den går till beslutsattest. Tänk på att det är skillnad
mot idag. Det går alltså inte att attestera efter varje kontering utan först när fakturan är fullkonterad kan attest
göras.
•
Sambandskontroller av konteringen på en faktura sker därför inte förrän användaren accepterar fakturan =
gör kontrollattest. Av den anledningen är det en fördel om förste granskare kan kontera hela fakturan, även
om den skall konteras på flera ansvar. Om den som gör konteringen bara konterar en del av fakturan och
sedan skickar fakturan vidare till en annan granskare kommer den förste konteraren inte att se eventuella
konteringsfel. Däremot kommer den som får fakturan för nästa kontering att se eventuella fel markerade med
en röd ruta kring koddelen. Den granskaren bör då skicka tillbaka fakturan till förste granskare med en
kommentar om att rätta. Om man trycker på ”Acceptera fakturan” innan den är fullkonterad så kommer
systemet att svara med en felsignal som säger att det konterade beloppet inte är fullständigt – men inte visa
eventuella konteringsfel.
•
Om funktionen att välja ett konteringsvärde för samtliga rader markeras kommer samtliga rader att få detta
värde – även de som redan konterats. – OBS välj därför inte detta om kontering av fakturan gjorts för flera
ansvar.
•
Det går inte att klistra in en kontering från Excel – man måste kontera direkt i Winst.
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
19
Fakturor som konteras på flera ansvar, forts
Vild faktura, forts
•
När siste konterare accepterar fakturan går den vidare för attest i tur och ordning utifrån beloppsstorlek till de
som skall attestera respektive ansvar. Om någon av attestanterna i detta flöde väljer att ”Returnera till
granskare” eller ”Välja annan granskare” så innebär det att alla attesteringar som finns på fakturan tas bort
och fakturan måste återigen gå för attest till förste attestant när granskaren har åtgärdat. Attestanten skall
därför istället skicka fakturan på extrakontroll om man har en fråga till granskaren.
•
Tänk också på att när första attestanten får den för attest igen framgår det inte varför – viktigt med
kommentarer.
•
Utnyttja möjligheterna till abonnemangshantering vid regelbundet återkommande fakturor. Dock – så länge
abonnemangsfakturor måste attesteras kommer också abonnemangsfakturor som avser flera attestanter att
behöva passera förbi samtliga dessa i tur och ordning om de konteras på olika ansvar (med olika
attestanter).
•
En nödlösning till att kontera på många ansvar är att bokföra hela fakturan och sedan fördela kostnaden med
bokföringsorder.
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
20
Tillämpning av beställnings- och fakturaflöde i
Winst 2.0
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
21
Förklaring av användare och symboler
Emil
Anna
Anders
Flöde styrt av
systemet
Standardanvändare
Standardanvändare
utan beslutsattesträtt med beslutsattesträtt
Adam
Erika
Filippa
Begränsad
Begränsad
Skriver kommentar på Leveranskvitterar åt
andra
faktura
Standardanvändare
Beställer och
leveranskvitterar för
andra
Flöde styrt av
användaren
Lokal administratör
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
22
Från beställning till betalning
1
Fakturaflöden
Fakturor
Beställningsflöde
Skapa och
kontera
beställning
Fakturaflöde
1
Attest av
beställning
Ankomsthantering
2
Vad ska vi göra?
Leveranskvittens
Matchning mot
beställning/order/
leveranskvittens
Klarmarkerad
faktura
Betalning
Matchning mot
abonnemang
3
Granska
och kontera
Attest
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
23
Vem gör vad i beställnings- och fakturaflödet?
Den som beställer, leveranskvitterar och/eller granskar
faktura.
Kan ske vid olika tillfällen – både
före och efter beslutsattest.
Anna
Anders
Anna
Emil
Kontrollattest
Betalning
Beslutsattest
Betalningsattest
Görs av den som attesterar
beställning och/eller faktura.
Görs av den som verkställer
betalningen.
Attestant styrs utifrån ansvar och
beslutsattestant kan inte vara
samma som kontrollattestant.
Görs i Horisonten för samtliga
förvaltningar.
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
24
Roller i beställningsflödet
Attest av
beställning
Leveranskvittens
Anders
Leverenskvittens
Beslutsattest
Kontrollattest
Kontrollattest
Emil
Anna
Attesterar beställning
Lokal administratör
Ser alla beställningar
skickade till attestant
och alla ordrar
Erika
Anders
Skapar och konterar
beställningen
Adam
Skapa och
kontera
beställning
Extra leveranskvitterare
Kan leveranskvittera
Anders beställning
Kontrollattest
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
25
Roller i beställningsflödet – Beställa för annan
Attest av
beställning
Leveranskvittens
Anders
Leverenskvittens
Beslutsattest
Kontrollattest
Kontrollattest
Emil
Anna
Attesterar beställning
Lokal administratör
Ser alla beställningar
skickade till attestant
och alla ordrar
Erika
Emil
Skapar och konterar
beställningen för Anders
Adam
Skapa och
kontera
beställning
Extra leveranskvitterare
Kan leveranskvittera
Anders beställning
Kontrollattest
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
26
Ankomsthantering på förvaltningen
Fakturainformation
måste kontrolleras
Ankomsthantering
Granskare ej angiven
FAKTURA
FAKTURA
Adam
Adam
Ser och åtgärdar
fakturor med innehållsfel
för att ankomstbokning
ska genomföras.
Adam
Adam
Ändrar flöde för en
faktura och makulerar
felaktiga fakturor.
Kompletterar faktura
med mottagarkod eller
ordernummer.
FAKTURA
Skickar faktura till annan
granskare.
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
27
Roller i fakturaflödet – Avvikelse ordermatchning
1
Attest
Anna
Fakturan matchar inte
leveranskvittens och
order vid
ordermatchningen.
Fakturan går till
beställaren för
avvikelsehantering.
Granska
och kontera
Anders
FAKTURA
3
Adam
Matchning mot
beställning/order/
leveranskvittens
Betalning
Granskar och åtgärdar Attesterar avvikelse vid
faktura vid avvikelse
högre belopp.
mot gjord order/leverenskvittens.
Kontrollattest
Beslutsattest
Betalningsattest
Ser alla fakturor och kan
hantera fakturan i
granskning samt
kontrollerar alla
momsändringar. Kan
skicka påminnelser på
fakturor.
Vid driftsättningen av
piloter i Winst 2.0 kommer
initialt samtliga avvikelser
hanteras av lokala och
centrala administratörer.
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
28
Roller i fakturaflödet – Avvikelse abonnemang
2
3
Granskar och
accepterar avvikelse
mot uppsatt
abonnemang.
Attesterar avvikelse vid
högre belopp.
Kontrollattest
Beslutsattest
Adam
Fakturan motsvarar vid
matchningen inte de
regler som satts upp för
abonnemanget.
Fakturan går till angiven
granskare för avvikelse
för abonnemanget.
Attest
Anna
FAKTURA
Granska
och kontera
Anders
Matchning mot
abonnemang
Betalning
Ser alla fakturor och kan
hantera fakturan i
granskning samt
kontrollerar alla
momsändringar. Kan
skicka påminnelser på
fakturor.
Betalningsattest
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
29
Roller i fakturaflödet – Vild faktura
3
Ankomsthantering
Adam
Anna
Fakturan går ut i flödet
till användaren efter
mottagarkod eller namn.
Attest
Anders
FAKTURA
Granska
och kontera
Granskar och
konterar faktura.
Attesterar faktura.
Kontrollattest
Beslutsattest
Betalning
Ser alla fakturor och kan
hantera fakturan i
granskning samt
kontrollerar alla
momsändringar. Kan
skicka påminnelser på
fakturor.
Betalningsattest
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
30
Skicka en faktura på extra kontroll
Adam
Filippa
Granska
och kontera
Emil
3
Anna
Anders
Alla användare kan titta
på fakturan och skriva en
kommentar på en faktura
som skickas till dem.
Attest
Granskar och
konterar faktura.
Attesterar faktura.
Kontrollattest
Beslutsattest
Betalning
Betalningsattest
De som ska utföra kontroll- och/eller beslutsattest kan på detta sätt ställa en fråga för att säkerställa att de har all
information de behöver för att attestera.
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
31
Ange annan granskare – Överlåta kontrollattest
3
Granska
och kontera
3
3
Åse
Emil
Granska
och kontera
Eva
Granska
och kontera
Attest
Kontrollattest
Anders
Anna
Åse
Emil
Eva
Alla standardanvändare
och administratörer kan
överlåta sin kontrollattest
till en annan
standardanvändare.
Detta gör man genom att
ange en annan
granskare.
Granskar och
konterar faktura.
Attesterar faktura.
Kontrollattest
Beslutsattest
Betalning
Betalningsattest
Den som har fakturan för att utföra kontrollattest anser sig inte vara rätt person för att göra detta och
överlåter då kontrollattesten till en annan användare. Den som ska göra beslutsattest kan även skicka
för en ytterligare kontrollattest.
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
32
Roller i fakturaflödet - Samlingsfaktura
3
Ankomsthantering
3
Granska
Granska
Granska
och kontera
och kontera
och kontera
Nicklas
Kalle
Granskar och
konterar sin
andel av faktura.
Attest
Attest
Attest
Anna
Granskar och
konterar sin
andel av faktura.
Överlåter kontrollattest –
Anger annan granskare
Granska
och kontera
Anders
Anders
Martin
Fakturan går ut i flödet
till användaren efter
mottagarkod eller namn.
3
Eva
FAKTURA
3
Betalning
Attesterar för de ansvar
de har attesträtt.
Betalningsattest
Kontrollattest för hela
fakturan.
Beslutsattest per
ansvar i konteringen.
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
33
Delegering i beställnings- och fakturaflöden
Skapa och
kontera
beställning
3
Granska
och kontera
Kontrollattest
Lokal
systemadministratör
Registrerar delegeringar
Anna
Anders
Anders
Anders
Anna
Anna
Kontrollattest
Attest
Adam
Beslutsattest
Leveranskvittens
Anders
Anders
Anders
Anna
Anna
Anna
Anders
Kontrollattest
Attest av
beställning
Beslutsattest
NEKK BtB | Utformningsprinciper | Beställnings- och fakturaflöden | Version B
34