ניהול פרויקט לפי תורת PMI
Download
Report
Transcript ניהול פרויקט לפי תורת PMI
אושיות מערכות ניהול
מחזור החיים של פרויקט
מערכות מידע
ניהול פרויקטי IT
IT Project Management
אמנון אלבי
ניהול פרויקטים 2005
1
Cancelled
Successful
16%
31%
53%
Exceeded Budget
Sample size: 365 companies
www.standishgroup.com
2
גורמי הצלחה של פרויקט
כישלונות של פרויקטי טכנולוגיות מידע
אחוז גבוה של פרוייקטי ITנכשלים (כשני שלישים)
קשיים:
כל ה"מכונות" המשתתפות בתהליך הייצור הן
אנושיות
הערכת תכולה ומשאבים נדרשים
שינויים בסביבה במהלך הפיתוח
ייצוב דרישות המשתמשים
מדידת התקדמות
גורמי הצלחה של פרויקט
3
הצורך במערכת מידע חדשה (ייזום)
שינויים בסביבה (רגולאטור ,מתחרים ,ספקים ,לקוחות
וכו')
שינוי כיוון אסטרטגי של הארגון (מוצרים ,שירותים או
פעילויות חדשים)
התפתחויות טכנולוגיות
גידול בפעילות
שינויים במערכות קשורות
שינויים בצפיות המשתמשים
עלות מול תועלת של תחזוקת המערכת הקיימת
גורמי הצלחה של פרויקט
4
דרכי פעולה אפשריות
צורך במערכת
חדשה
פיתוח
עצמי
גורמי הצלחה של פרויקט
מיקור חוץ
רכישה
התאמה
ללא התאמה
5
מחזור החיים של מערכת מידע
ייזום
חקר מצב קיים
אפיון ראשוני
חקר ישימות
ניתוח
עיצוב
הקמה
יישום
תפעול ואחזקה
גורמי הצלחה של פרויקט
6
Source: IBM Software Group
Discover, develop, and deploy assets
Prioritize
Plan
Manage
Measure
Business
Discover business &
technology assets
Develop at the speed of
business
Deploy to closed-loop
environments
Operations
Optimize
7
Iterate
גורמי הצלחה של פרויקט
Source: IBM Software Group
The business-driven development lifecycle
Prioritize
Plan
Manage
Measure
Business
Executive
Model the
Business
Optimize
End User
Define
Requirements
Analyst
Govern
Analyze
& Design
Operations
Manager
Project Manager
Architect
Manage change
& assets
Manage
Implement
Application
Support
Deploy
Developer
Test
Operations
Deployment
Manager
Optimize
8
Tester
Development
Iterate
גורמי הצלחה של פרויקט
Source: IBM Software Group
Analyst
Model,
simulate,
assemble,
and monitor
processes
Project
Manager
Executive
9
Architect
Visually
model
applications
and data
Developer
Tester
Rapidly
construct,
transform,
integrate
and
generate
code
Design,
create,
and
execute
tests
Follow a common process
Manage and measure
projects and portfolios
Manage requirements
Deployment
Manager
Provision,
configure,
tune and
troubleshoot
applications
Manage change
and assets
Manage quality
Align investments with business objectives
Analyze and monitor project portfolios
גורמי הצלחה של פרויקט
איכות תוכנה
מקור בעיות בתוכנה:
שלב הניתוח – 50%מהבעיות
שלב העיצוב – 30%מהבעיות
שלב התכנות – 20%מהבעיות
עלות תיקון הבעיות:
100
80
60
40
20
0
Operation
גורמי הצלחה של פרויקט
Sys. test
Int. test
Coding
Design
Req
10
Source: IBM Software Group
Unmanaged requirements cause unmanageable budgets: Primary reason for
excessive rework, delays, and poor quality
Relative Cost to Repair
200
Time not spent in
requirements is time
spent in rework
(at cost x200)
50
20
10
5
1-2
0
Analysis
Design
Coding
Unit Test
Acceptance Maintenance
Test
Stage in which Requirements Error Is Discovered
11
גורמי הצלחה של פרויקט
Source: IBM Software Group
Does this sound familiar?
We don’t have time
to do requirements –
we have to start
building the system
today!
12
גורמי הצלחה של פרויקט
אבטחת איכות תוכנה
אוסף פעילויות שיש לנקוט במהלך הפרוייקט כדי לצמצם את
כמות וקריטיות הבעיות שיתגלו עם השלמת תהליך הפיתוח
(בבדיקות ו/או ביישום אצל הלקוח)
הכנת תכנית אבטחת איכות כוללת לפרוייקט:
בקרת איכות ניתוח הדרישות – Requirement
Review
בקרת איכות עיצוב המערכת והפתרונות הטכניים
המוצעים – Design Review
קביעת אבני דרך ברורות ,אישור תוצר של אבן דרך
לפני מעבר לשלב הבא
תכנון בדיקות ,בדיקת כל תוצר בשלב מוקדם ככל
האפשר
גורמי הצלחה של פרויקט
13
נוהל מפת"ח
מגדיר כיצד יש לבצע תהליכי
עבודה בשתי רמות:
.1רמת הפרויקט – מה
הם הנהלים בניהול
ופיתוח של פרויקט
הקמת מערכת מידע
.2רמת הארגון – מה הם
הנהלים בטיפול בתחום
מערכות מידע בארגון
מתייחס לשני מימדים בפרויקט
פיתוח:
.1עץ מערכת – מציע
פרוק של המערכת
לרכיבים ותת -רכיבים
גורמי הצלחה של פרויקט
.2מחזור החיים –
14
כלי CASE
)(Computer Aided Software Engineering
כלים ממוחשבים שמטרתם לסייע בתהליך פיתוח מערכת
סיווג לפי אופי התוצרים:
– Upper CASEכלים שמיועדים לשלבים הראשוניים
של תהליך הפיתוח – ייזום ,חקר מצב קיים ,אפיון
ראשוני
– Middle CASEכלים שמיועדים לשלבים האמצעיים
של תהליך הפיתוח – הניתוח ועיצוב
– Lower CASEכלים שמיועדים לחלקים האחרונים
של תהליך הפיתוח – הקמה ואחזקה
יתרונות בשימוש בכלי :CASEהאצת תהליך הפיתוח ,מחשוב
התהליכים ,סטנדרטיזציה ,שילוב בדיקות תוכנה ,תיעוד בשלבי
גורמי הצלחה של פרויקט
בפיתוח והתחזוקה
15
ניתוח סיכונים
סיכונים מתודולוגים – שימוש במתודולוגיות וסטנדרטים חדשים
סיכונים טכנולוגיים – טכנולוגיות לא בשלות ,אינטגרציה בין
טכנולוגיות ,מורכבות ,חוסר ידע טכנולוגי בצוות
סיכונים ניהוליים – חוסר ניסיון ניהולי ,תלות באנשי מפתח ,מוטת
שליטה ,ביזור ותחלופת כ"א
סיכונים הנובעים מהלקוח או מהמשתמש – חוסר ייצוב הדרישות,
חוסר/יתר מעורבות
סיכונים סביבתיים – מוצר תחליפי/מתחרה ,מימון
סיכונים חוקתיים
גורמי הצלחה של פרויקט
16
ניתוח וניהול סיכונים
מזהים את הסיכונים (לפי תחומים)
מעריכים את ההסתברות להתרחשות ואת דרגת החומרה ,אשר
קובעים את רמת הסיכון
קובעים פעולות מצמצמות/מונעות לכל סיכון
מתכננים תכנית מעקב וניהול של כל סיכון (אחראי ,לו"ז ,שיטת
בקרה)
מנהלים מעקב תקופתי אחר הסיכונים בכל מהלך הפרוייקט,
מעדכנים במידת הצורך
גורמי הצלחה של פרויקט
17
הערכת סיכונים
חומרה – נזק אפשרי שיגרם כתוצאה
מהתממשות הסיכון
סיכוי – הסיכוי שהנזק אכן יתרחש
רמת הסיכון = סיכוי Xדרגת חומרה
גורמי הצלחה של פרויקט
18
ניתוח סיכונים
1
0.8
0.4
Probability
0.6
0.2
0
1
0.8
0.6
0.4
0.2
0
Severity
גורמי הצלחה של פרויקט
19
גופים ארגוניים המעורבים בפיתוח
ועדת מערכות מידע
ועדת ההיגוי
צוות הפיתוח
צוות היישום
גורמי הצלחה של פרויקט
20
גורמי הצלחה קריטיים
מעורבות הנהלה בכירה
ייצוב הדרישות
בהירות תפקידים בצוות הפרוייקט
הערכה נכונה של סיבוכיות
ציפיות ריאליות של נציגי המשתמשים
תקשורת אפקטיביות בתוך צוות הפרוייקט ועם נציגי
המשתמשים
גורמי הצלחה של פרויקט
21
בעיות תקשורת
גורמי הצלחה של פרויקט
22
מחזור החיים של הפרויקט -שלב הייזום
אמנון אלבי
גורמי הצלחה של פרויקט
23
מחזור החיים של הפרויקט
מהלך הייזום
מינהלה – ניהול לקוחות/משתמשים/ספקים
תכנון מהלך הפרויקט
ביצוע
סגירה
גורמי הצלחה של פרויקט
24
בעלי העניין בפרויקט
הלקוח:
הדרג האסטרטגי
הלקוח המשלם
הדרג הטקטי
המשתמש המומחה
הדרג הלבלרי
העושה במלאכה
המינהלה :הנה"ח...
הצופים מן הצד
ספקים/קבלני משנה
מתחרים
לקוחות עתידיים
המנהלים/המבקרים שלנו ,מנהלי הפרויקט
גורמי הצלחה של פרויקט
25
בעלי עניין בפרוייקט
משתמש
סופי
צוות
הפרוייקט
מחלקת
רכש
מוטיבציה
לשיתוף
פעולה
גבוהה
הנהלה
נמוכה
ספקים
היקף
מעורבות
גורמי הצלחה של פרויקט
גבוה
לקוח
מתחרים
נמוך
26
ייזום פירושו מכירה
מספר "טיפים" לספק המגיש -זיהוי של הלקוח
איתור הבעיה ← להפוך את הבעיה לצורך/תועלת עסקית
אבחון של הפתרון +הגדרה של מבחן הקבלה
בחינה של חלופות
תהליך בחירה ←
כלכלי TCO , IRR, NPV, ROI
לפי תועלות
עץ או טבלת החלטה
החלטה לפי עלות/תועלת
גורמי הצלחה של פרויקט
27
נוהל מפת"ח
הסדר המחייב של הפרקים:
"כללי המשחק" ,המינהלה של המכרזפרק 0
מטרות או יעדיםפרק 1
יישוםפרק 2
טכנולוגיהפרק 3
מימושפרק 4
עלותפרק 5
סעיפים בכל פרק ,90-1 :תוספות ספק :מעל 90
גורמי הצלחה של פרויקט
28
נוהל מפת"ח
רמות התייחסות
(לכל פרק/סעיף):
(I) - Informative only
(G) – General
(S) - Specified
(M) - Must
גורמי הצלחה של פרויקט
29
טכניקת העבודה ← הקביעה של הזוכה
גורמי הצלחה של פרויקט
RFI – request For Information/Intentions
RFP – Request For Proposals
ההכנה
קביעה של אוכלוסיית הספקים +הפצה
המפ"ל – מסמך פנימי להערכה
יחס של מחיר/עלות
שקלול הסעיפים
כנס הספקים
מיון ראשוני
Best & Final
ההסכם
30
שקלול חלופות -דוגמה
שרות (משקל=)15%
שרות במקום האתר
100
זמן תגובה עד 4שעות
80
זמן תגובה עד יום
זמן תגובה עד שבוע
60
20
תיעוד למשתמש (משקל=)10%
תיעוד מלא עברית/אנגלית
תיעוד מלא אנגלית
70
גורמי הצלחה של פרויקט
ציון
100
31
דוגמא להשוואת חלופות
קריטריון
התאמה לצורך
התאמה לאסטרטגיה
תפעול
משך ביצוע
סיכון
קלות הטמעה
סה”כ
גורמי הצלחה של פרויקט
משקל
30%
25%
15%
10%
10%
10%
הצעה א'
משוקלל
ציון
9
10
8
6
6
6
2.7
2.5
1.2
0.6
0.6
0.6
8.2
הצעה ב'
משוקלל
ציון
8
8
10
9
9
8
2.4
2.0
1.5
0.9
0.9
0.8
8.5
32
דוגמא לניתוח עלות/תועלת
קריטריון
התאמה לצורך
התאמה לאסטרטגיה
תפעול
משך ביצוע
סיכון
קלות הטמעה
סה”כ תועלת
עלות פרויקט
משקל
יחס (עלות/תועלת)
גורמי הצלחה של פרויקט
30%
25%
15%
10%
10%
10%
הצעה א'
ציון משוקלל
2.7
9
2.5
10
1.2
8
0.6
6
0.6
6
0.6
6
8.2
50,000
0.16
הצעה ב'
ציון משוקלל
2.4
8
2.0
8
1.5
10
0.9
9
0.9
9
0.8
8
8.5
80,000
0.10
33
תכולת העבודה
SOW – Scope/Statement Of Work
WBS – Work Breakdown Structure
אבני הדרך/תוצרים
תאריך הסכם
תאריך אילוץ
גורמי הצלחה של פרויקט
34
ההסכם
הצדדים להסכם
הצעה וקבלה
מילון המונחים ,להלן:
עקרון המדידה
האחריות
ערבויות
נספחים
גורמי הצלחה של פרויקט
35
ניהול פרויקט לפי תורת PMI
ניהול לפי תשעה תחומים +אחד חדש של גופי הידע :BOK
גורמי הצלחה של פרויקט
1
אינטגרציה
Integration
2
תכולה
Scope
3
זמן
Time
4
עלויות ותקציב
Cost & Budget
5
איכות
Quality
6
משאבי אנוש
Human Resources
7
תקשורת
Communication
8
סיכונים
Risk
9
רכש
Procurement
10
אתיקה
Ethics
36
ניהול פרויקט לפי תורת PMI
ניהול כול תחום ידע
1
אינטגרציה
Integration
1.1
פיתוח תוכנית הפרויקט
Pr. Integration development
1.2
ביצוע תוכנית הפרויקט
Pr. Plan execution
1.3
בקרת שינויים
אינטגרטיבית
Integrated change control
2
תכולה
Scope
2.1
פירוק למרכיבים
WBS - Work breakdown
Structure
2.2
אישור התכולה
Scope verification
2.3
בקרת שינויי תכולה
Scope change control
גורמי הצלחה של פרויקט
37
ניהול פרויקט לפי תורת PMI
ניהול כול תחום ידע
3
זמן
Time
3.1
הגדרת פעילויות
Activity definition
3.2
סדר הביצוע של הפעולות
Activity sequencing
3.3
הערכת משך
Activity duration estimation
3.4
פיתוח לוח זמנים
Schedule development
3.5
בקרת לו"ז
Schedule control
גורמי הצלחה של פרויקט
38
ניהול פרויקט לפי תורת PMI
ניהול כול תחום ידע
4
עלות
Cost
4.1
תכנון משאבים
Resource planning
4.2
הערכת עלויות
Cost estimation
4.3
תקצוב העלויות
)Cost budgeting (baseline
4.4
בקרת עלויות
Cost control
5
איכות
Quality
5.1
תכנון איכות
Quality planning
5.2
5.3
גורמי הצלחה של פרויקט
הבטחת איכות
(התהליך,
שיקוף)
בקרת איכות
Quality assurance
Quality control
39
PMI ניהול פרויקט לפי תורת
ניהול כול תחום ידע
Human Resources
משאבי אנוש
6
Organizational planning
תקן,תכנון ארגוני
6.1
Staff acquisition
השמת עובדים
6.2
מצבה/פיתוח צוות
6.3
Team development
40
,(טיוב
)תגמול
Communication
תקשורת
7
Communication planning
תכנון התקשורת
7.1
Information distribution
הפצת המידע
7.2
Performance reporting & control
דיווח וניתוח ביצועים
7.3
Administrative closing
סגירה מינהלית = מסירה
7.4
גורמי הצלחה של פרויקט
ניהול פרויקט לפי תורת PMI
ניהול כול תחום ידע
8
סיכונים
Risk
8.1
הכנת תוכנית
Risk management plan
8.2
זיהוי סיכונים
Risk identification
8.3
ניתוח איכותי של
הסיכונים
Qualitative risk analysis
8.4
ניתוח כמותי של
הסיכונים
Quanitative risk analysis
8.5
תכנון תגובה לסיכונים
Risk response pkanning
8.6
מדידה ובקרת סיכונים
Risk monitoring & control
חזרה לשלב ↑ 8.2
גורמי הצלחה של פרויקט
41
ניהול פרויקט לפי תורת PMI
ניהול כול תחום ידע
9
רכש
Procurement
9.1
תכנון רכש
Procurement planning
9.2
תכנון פנייה לקבלת הצעות
Solicitation planning
9.3
קבלת הצעות
Solicitation
9.4
בחירה של מקור/ספק
Source selection
9.5
ניהול חוזים
Contract administration
9.6
סגירת חוזים
Contract closeout
גורמי הצלחה של פרויקט
42
ניהול פרויקט לפי תורת PMI
ניהול כול תחום ידע
10
גורמי הצלחה של פרויקט
אתיקה
Ethics
43
מחזור החיים של הפרויקט -שלב האפיון
-ההיבטים המעשיים של ביצוע האפיון -
גורמי הצלחה של פרויקט
44
מסמך האפיון
מיועד עבור הלקוח
כתוב בשפה חד משמעית
ברור באותו האופן ללקוח ולספק
התאמה של המתודולוגיה אל הפרויקט
כתיבה טכנית:
מבנה קשיח ואחיד לאורך כל המסמך
מלים שמורות (על פי מילון המונחים)
גורמי הצלחה של פרויקט
45
ביצוע האפיון
קבוצות דיון BRAINSTORMING
קביעה של תבנית:
קלט -איזה ,ממי ,מתי
הערך המוסף
פלט -איזה ,אל מי ,מתי
זיהוי של דרגות החופש
ההשוואה מול תהליכים תקניים
"מתחת לפני השטח":
המורכבות הבלתי נראית -הדמיון המודרך
הכוונה הנסתרת מאחורי הדברים
גורמי הצלחה של פרויקט
46
מחזור החיים של הפרויקט -שלב המימוש
גורמי הצלחה של פרויקט
47
People Ware
הקידום הפיטרי של מנהל הפרויקט
ההיבט הסוציולוגי
ניהול המשתמשים
גורמי הצלחה של פרויקט
48
מדדי הצלחה -
CSF - Critical Success Factors
מבחן הקבלה
ההסכם
ניהול המשתמשים בהתאם למדרג הניהול:
הדרג האסטרטגיהלקוח המשלם
הדרג הטקטיהלקוח המומחה
הדרג הלבלריהלקוח העושה במלאכה
המינהלההלקוח הצופה מן הצד
גורמי הצלחה של פרויקט
49
ההסכם
הצדדים להסכם הצעה וקיבול/קבלה מילון המונחים ("להלן)": עקרון המדידה האחריות ערבויות -נספחים
גורמי הצלחה של פרויקט
50
היערכות מינהלתית
ועדת היגוי
מינהלת
דיווחים :סיכומי דיון +הדיווח הישיר
Design Review
Performance Review
Trend analysis
Earned Value
ניהול שינויים
ניהול תצורה
תיעוד
גורמי הצלחה של פרויקט
51
המדידה של המופשט
א/הבטחת איכות
ניהול התצורה
מדדי הבקרה
ניהול משתמשים
ניהול סיכונים
גורמי הצלחה של פרויקט
52
סגירה של הפרויקט
יום הקרב
ההיערכות ב"יום פקודה"
משוב:
מול הלקוח
מול הצוות
גורמי הצלחה של פרויקט
53
הערך המזוכה
The Earned Value
גורמי הצלחה של פרויקט
54
Earned Value
שיטת מדידה של ביצוע פעילויות לתאריך הדיווח:
הביצוע +העלות בפועל של הביצוע
בהשוואה
לתכנון התקציבי לאותו מועד הביצוע
גורמי הצלחה של פרויקט
55
EARNED VALUE-שיטת ה
BCWS - Budgeted Cost of Work Scheduled
BCWP - Budgeted Cost of Work Performed
ACWP - Actual Cost of Work Performed
56
גורמי הצלחה של פרויקט
דוגמא לבקרה בשיטת הEV-
משימה
A
B
E
G
K
M
משך
5
4
3
5
2
1
תקציב
10,000
12,000
6,600
6,000
3,000
1,500
סה" כ תקציב לשבוע
גורמי הצלחה של פרויקט
()1
תקציב
לשבוע
2,000
3,000
2,200
1,200
1,500
1,500
11,400
57
דוגמא לבקרה בשיטת הEV-
()2
משימות
לאחר שלושה שבועות:
A
B
E
G
K
M
שבועות
גורמי הצלחה של פרויקט
7
6
5
2 3 4
1
58
דוגמא לבקרה בשיטת הEV-
דיווח
אובייקטיבי
out of
Pocket money
משימה %ביצוע ACWP
3,000
20% A
11,000
100% B
500
0E
2,500
40% G
3,000
100% K
1,200
100% M
21,200
גורמי הצלחה של פרויקט
ע"פ תכנון
הזמן
BCWS
6,000
9,000
6,600
3,600
3,000
1,500
29,700
()3
ביצוע בפועל
מתוך התקציב
BCWP
2,000
12,000
2,400
3,000
1,500
20,900
59
)4(
EV-דוגמא לבקרה בשיטת ה
:מדדי בקרה
SV Scheduled Variance SV=BCWP-BCWS
SV < 0, the task or project is behind schedule
SV > 0, the task or project is ahead of schedule
CV Cost Variance
CV=BCWP-ACWP
CV < 0, the task is over budget
CV > 0, the task is under budget
60
גורמי הצלחה של פרויקט
דוגמא לבקרה בשיטת הEV-
%ביצוע
משימה
ACWP
BCWS
BCWP
()5
SV
CV
20% A
3,000
6,000
2,000
100% B
11,000
9,000
12,000
3,000
0 E
500
6,600
-
)(6,600
)(500
40% G
2,500
3,600
2,400
)(1,200
)(100
100% K
3,000
3,000
3,000
-
-
100% M
1,200
1,500
1,500
-
300
21,200
29,700
20,900
)(8,800
)(300
גורמי הצלחה של פרויקט
)(4,000
)(1,000
1,000
61
שאלות ?
גורמי הצלחה של פרויקט
62