Transcript Document
תכנון תכולה בגישה הקלאסית 1 מהדורה 06 רשימת נושאים גישת PMI מה זה WBS איך זה נראה-דוגמאות עקרונות לבניית WBS כיצד ממשיכים הלאה גישת ההשגים 2 גישת PMI 3 5.1איסוף דרישות 4 תוכנית לניהול הדרישות איך לתכנן לעקוב ולדווח על פעילויות הדרישות פעילויות ניהול התצורה לדרישות תהליך תעדוף הדרישות ניהול מטריצת העקיבות לדרישות 5 5.2הגדרת תכולהScope- 6 5.3יצירת מבנה תכולת העבודהWBS- 7 רשימת נושאים גישת PMI מה זה WBS איך זה נראה-דוגמאות עקרונות לבניית WBS כיצד ממשיכים הלאה גישת ההשגים 8 WBS 9 Work Breakdown Structure משמש כשפה משותפת של כל בעלי העניין בפרויקט ,לכל אורך חיי הפרויקט משמש בסיס ל :הערכת עלויות ,תכנון זמנים ,ניהול סיכונים ,דיווח התקדמות ,מדידת ביצועים ,ניהול שינויים כלי תכנון בסיסי לכל מנהל פרויקט דוגמא ל WBSבנית בית פרטי 10 דוגמא :תכנון פורטל ארגוני 11 דוגמא :תכנון פורטל ארגוני 12 דוגמא :תכנון פורטל ארגוני 13 חשיבות ה WBS 14 הגדרת תכולה :מטרות הגדרת התכולה הינו מסמך המפרק את הפרויקט לרכיבים הנקראים חבילות עבודה()WP-Work Packages מבנה היררכי זה נקרא :מבנה פירוט העבודה/WBS/מילון ה WBS פיתוח ,שימוש ותחזוקה נכונים של ה WBSהם תנאים הכרחיים ,אולם לא בלעדיים להצלחת הפרויקט המסמך מאפשר לשפר את דיוקם של אומדני העלויות ,המשך והמשאבים המסמך מאפשר להגדיר תוכנית בסיסית למדידת ביצועים ולבקרתם המסמך מאפשר הטלת אחריות ברורה לבעלי תפקידים שונים 15 רשימת נושאים גישת PMI מה זה WBS איך זה נראה-דוגמאות עקרונות לבניית WBS כיצד ממשיכים הלאה גישת ההשגים 16 דוגמא ל WBSגישת התוצר 17 דוגמא ל WBSאחיד לבנית טלפון חכם 18 : WBSדוגמא בצורה של עץ היררכי 19 דוגמא בצורה טקסטואלית:WBS 0.0 Retail Web Site 1.0 Project Management 2.0 Requirements Gathering 3.0 Analysis & Design 4.0 Site Software Development 4.1 HTML Design and Creation 4.2 Backend Software 4.2.1 Database Implementation 4.2.2 Middleware Development 4.2.3 Security Subsystems 4.2.4 Catalog Engine 4.2.5 Transaction Processing 4.3 Graphics and Interface 4.4 Content Creation 5.0 Testing and Production 20 :WBSדוגמא בצורה טקסטואלית 21 :WBSדוגמא בצורה טקסטואלית 22 :WBSדוגמא בצורה טקסטואלית 23 : WBSדוגמא נוספת בצורה של עץ היררכי 24 : WBSדוגמא נוספת בצורה של עץ היררכי 25 ייצוג ה WBS -באמצעות Project 26 ייצוג ה WBS -באמצעות Project 27 רשימת נושאים גישת PMI מה זה WBS איך זה נראה-דוגמאות עקרונות לבניית WBS כיצד ממשיכים הלאה גישת ההשגים 28 :WBSההבדל בין גישת המוצר והתהליך לא חשובה השיטה-העיקר לכסות את כל העבודה הנדרשת 29 מאפייני WBS מספר השכבות בלתי מוגבל ומותאם למאפייני הפרויקט ההיררכיה מורכבת מ 2-6רמות :פרויקט .תתי פרויקט ,משימות ,תת משימות, חבילות עבודה בדרך כלל מקובל שהפרויקט כולו נחשב לשכבה 0 השכבה התחתונה ביותר(חבילת עבודה) היא גם יחידת העבודה הקטנה ביותר למעקב מומלץ לפרט ב WBSגם את תהליכי ניהול הפרויקט מומלץ לשמור על עקרון (7+2אבל לא פחות מ )2 30 עקרונות לפיתוח מבנה היררכי של WBS המבנה מתאר תכולת עבודה ולא סדר ביצוע המבנה והגדרת חבילות העבודה צריכים להיות תואמים לתהליכי העבודה בארגון מבנה ה WBSצריך להיות גנרי ככל האפשר מומלץ לפתח את ה WBSבאמצעות סדנה בה משתתפים אנשי המפתח שיטת הפיתוח צריכה להיות על מטה ה WBSחייב להתעדכן עם כל שינוי שחל בפרויקט ה WBSחייב להכיל 100%של העבודה הנדרשת ,לא יותר וגם לא פחות ,בכל הרמות אסור שתהיה חפיפה בין חבילות להימנע מפרוט יתר של חבילות עבודה 31 הנחיות להגדרת חבילות עבודה .1 .2 .3 .4 .5 .6 .7 .8 .9 32 תוצר מוגדר והומוגני ניתן לבצוע על ידי גורם אחראי אחד בלבד* ניתן לבצע את יחידת העבודה בצורה רציפה קריטריוני סיום ברורים אילוצים ותלויות מוגדרים היטב סיכון נמוך משך ביצוע משוער – עד שבוע* אין קושי לתקצב את יחידת העבודה תיעוד מסודר באמצעות תוכנה לניהול משימות תיעוד חבילה סידורי 33 פירוט 1 פרטי זיהוי :שם הפרויקט ,קוד הפרויקט ,מנהל הפרויקט ,שם החבילה ,קוד החבילה ,אחראי לחבילה 2 תוצרי החבילה 3 עדכונים 4 משאבים דרושים 5 חבילות עבודה מקדימות 6 אפיון בדיקות לקבלת החבילה 7 מדדי איכות 8 משך קלנדרי לחבילה 9 סיכונים שיכולים לפגוע בסיום מוצלח של החבילה 10 תאריך מתוכנן לתחילת ביצוע 11 תאריך מתוכנן לסיום 12 תכנון פגישות בקרה 13 אישורים :לתכנון ,לסיום רשימת נושאים גישת PMI מה זה WBS איך זה נראה-דוגמאות עקרונות לבניית WBS כיצד ממשיכים הלאה גישת ההשגים 34 מפת דרכים להכנת תוכנית עבודה 35 הגדרת עבודה של כל חבילת עבודה הזנת פעילויות הפרויקט הקצאת משאבים לפרויקט קישור הפעילויות והזנת אילוצים תזמון פעילויות עידונים שמירת תכנון בסיסי רשימת נושאים גישת PMI מה זה WBS איך זה נראה-דוגמאות עקרונות לבניית WBS כיצד ממשיכים הלאה גישת ההשגים 36 רשימת הנושאים כיצד נולדות רשימת משימות ארוכה כאורך הגלות? חסרונות הגישה הקלאסית של ה To do List ההבדל בין משימה לבין הישג גישת ההשגים המדידים 37 מחשבותיו של PMבפגישת התנעה כבר בצעת את נאום בניית הצוות ואמרת לכולם עד כמה אתה סומך על כל אחד מהם שיבצע את משימותיו כבר אמרת להם שהם בוודאי יודעים על המשימות שלהם יותר ממך הקול הפנימי שלך ,מונחה פרנויה ,אומר לך דברים נוספים זהו פרויקט חשוב לחברה ,אבל לא פחות חשוב לקרירה שלך כדי להצליח ,חשוב מאד ששום דבר לא יפול בין הכסאות יש לא מעט אנשים בצוות .שהצלחת הפרויקט לא בדיוק נוגעת להם בוודאי שאין לפרויקט זה יותר חשיבות מאשר שאר חמשת הפרויקטים בהם הם כבר נוטלים חלק מסקנה :מוטב שתחשוב על כל פרט כי רב אנשי הצוות לא יטרחו! 38 בעיות בגישת ה WBSבפרויקטים גדולים מנהל הפרויקט מסתובב עם רשימה של עשרות משימות ומנסה לוודא ביצוע בפרויקטים רוחביים יש סיכוי קטן מאד שמנהל הפרויקט יוכל לחשוב מראש על כל המשימות האפשריות רשימה גדולה של פעילויות מזמינה מדיניות של מיקרו-ניהול וכתוצאה מכך העובדים מפעילים ראש קטן קשה מאד לתחזק את הרשימה ובמיוחד לנהל ביעילות את דוחות הסטטוס הרבים התלות במנהל הפרויקט היא עצומה מדדי הביצוע/איכות של החבילות אינן מוגדרים היטב בפרויקט לחוץ נוצרת אוירה של האשמות הדדיות 39 מה המטרה האמיתית של WBS WBS אינה רשימה ממצה של כל המיקרו-משימות שאמורות להתבצע בפרוייקט. WBS הינה רשימת המשימות להם יוקצו אנשים שיקבלו את האחריות המלאה לביצוען במקום לחבר רשימה אין סופית של משימות לביצוע ,עדיף לחבר רשימת תחומי אחריות עם האנשים המתאימים ביותר לכל תחום בהתאם לכישורים האישיים. הגדרת מדדי ההצלחה לתחום האחריות ומשך הזמן תנוהל אישית עם כל אחראי 40 רשימת משימות מפורטת 41 מי באמת יכול להכין רשימת משימות? 42 מי שלא סובל משגעון גדלות אנשי הצוות ,שמגיעים בדרך כלל מיחידות ארגוניות שונות אנשי הצוות יודעים על המשימות הרבה יותר ויכולים להציע פתרונות יצירתיים WBSחלופי 43 WBSחלופי 44 צורת מחשבה שונה 45 ה PMמגדיר את ההישג הנדרש ולוחות הזמנים נקבעים עם העובד החלוקה למיקרו משימות ,אם יש צורך בכך תבוצע על ידי העובד ואינה מענינו של ה PM הגישה ההשגית ה PMחייב לחדד את דרישותיו ולא להשאיר אותן עמומות הגדל היצירתיות אצל העובדים התאמת משימות ליכולת ונסיון העובדים WBS קצר יותר פיקוח ומעקב נוחים יותר פחות מקום להאשמות הדדיות 46 מקורות 47 PMBOK פרק ניהול פרויקטים ב P2080 סרטון קצר Work Breakdown Structure סרטון