Transcript Document
תכנון תכולה בגישה הקלאסית
1
מהדורה 06
רשימת נושאים
גישת PMI
מה זה WBS
איך זה נראה-דוגמאות
עקרונות לבניית WBS
כיצד ממשיכים הלאה
גישת ההשגים
2
גישת PMI
3
5.1איסוף דרישות
4
תוכנית לניהול הדרישות
איך לתכנן לעקוב ולדווח על פעילויות הדרישות
פעילויות ניהול התצורה לדרישות
תהליך תעדוף הדרישות
ניהול מטריצת העקיבות לדרישות
5
5.2הגדרת תכולהScope-
6
5.3יצירת מבנה תכולת העבודהWBS-
7
רשימת נושאים
גישת PMI
מה זה WBS
איך זה נראה-דוגמאות
עקרונות לבניית WBS
כיצד ממשיכים הלאה
גישת ההשגים
8
WBS
9
Work Breakdown Structure
משמש כשפה משותפת של כל בעלי העניין בפרויקט ,לכל אורך חיי
הפרויקט
משמש בסיס ל :הערכת עלויות ,תכנון זמנים ,ניהול סיכונים ,דיווח
התקדמות ,מדידת ביצועים ,ניהול שינויים
כלי תכנון בסיסי לכל מנהל פרויקט
דוגמא ל WBSבנית בית פרטי
10
דוגמא :תכנון פורטל ארגוני
11
דוגמא :תכנון פורטל ארגוני
12
דוגמא :תכנון פורטל ארגוני
13
חשיבות ה WBS
14
הגדרת תכולה :מטרות
הגדרת התכולה הינו מסמך המפרק את הפרויקט לרכיבים הנקראים
חבילות עבודה()WP-Work Packages
מבנה היררכי זה נקרא :מבנה פירוט העבודה/WBS/מילון ה WBS
פיתוח ,שימוש ותחזוקה נכונים של ה WBSהם תנאים הכרחיים ,אולם
לא בלעדיים להצלחת הפרויקט
המסמך מאפשר לשפר את דיוקם של אומדני העלויות ,המשך והמשאבים
המסמך מאפשר להגדיר תוכנית בסיסית למדידת ביצועים ולבקרתם
המסמך מאפשר הטלת אחריות ברורה לבעלי תפקידים שונים
15
רשימת נושאים
גישת PMI
מה זה WBS
איך זה נראה-דוגמאות
עקרונות לבניית WBS
כיצד ממשיכים הלאה
גישת ההשגים
16
דוגמא ל WBSגישת התוצר
17
דוגמא ל WBSאחיד לבנית טלפון חכם
18
: WBSדוגמא בצורה של עץ היררכי
19
דוגמא בצורה טקסטואלית:WBS
0.0 Retail Web Site
1.0 Project Management
2.0 Requirements Gathering
3.0 Analysis & Design
4.0 Site Software Development
4.1 HTML Design and Creation
4.2 Backend Software
4.2.1 Database Implementation
4.2.2 Middleware Development
4.2.3 Security Subsystems
4.2.4 Catalog Engine
4.2.5 Transaction Processing
4.3 Graphics and Interface
4.4 Content Creation
5.0 Testing and Production
20
:WBSדוגמא בצורה טקסטואלית
21
:WBSדוגמא בצורה טקסטואלית
22
:WBSדוגמא בצורה טקסטואלית
23
: WBSדוגמא נוספת בצורה של עץ היררכי
24
: WBSדוגמא נוספת בצורה של עץ היררכי
25
ייצוג ה WBS -באמצעות Project
26
ייצוג ה WBS -באמצעות Project
27
רשימת נושאים
גישת PMI
מה זה WBS
איך זה נראה-דוגמאות
עקרונות לבניית WBS
כיצד ממשיכים הלאה
גישת ההשגים
28
:WBSההבדל בין גישת המוצר והתהליך
לא חשובה השיטה-העיקר לכסות את כל העבודה הנדרשת
29
מאפייני WBS
מספר השכבות בלתי מוגבל ומותאם למאפייני הפרויקט
ההיררכיה מורכבת מ 2-6רמות :פרויקט .תתי פרויקט ,משימות ,תת משימות,
חבילות עבודה
בדרך כלל מקובל שהפרויקט כולו נחשב לשכבה 0
השכבה התחתונה ביותר(חבילת עבודה) היא גם יחידת העבודה הקטנה ביותר
למעקב
מומלץ לפרט ב WBSגם את תהליכי ניהול הפרויקט
מומלץ לשמור על עקרון (7+2אבל לא פחות מ )2
30
עקרונות לפיתוח מבנה היררכי של WBS
המבנה מתאר תכולת עבודה ולא סדר ביצוע
המבנה והגדרת חבילות העבודה צריכים להיות תואמים לתהליכי העבודה בארגון
מבנה ה WBSצריך להיות גנרי ככל האפשר
מומלץ לפתח את ה WBSבאמצעות סדנה בה משתתפים אנשי המפתח
שיטת הפיתוח צריכה להיות על מטה
ה WBSחייב להתעדכן עם כל שינוי שחל בפרויקט
ה WBSחייב להכיל 100%של העבודה הנדרשת ,לא יותר וגם לא פחות ,בכל
הרמות
אסור שתהיה חפיפה בין חבילות
להימנע מפרוט יתר של חבילות עבודה
31
הנחיות להגדרת חבילות עבודה
.1
.2
.3
.4
.5
.6
.7
.8
.9
32
תוצר מוגדר והומוגני
ניתן לבצוע על ידי גורם אחראי אחד בלבד*
ניתן לבצע את יחידת העבודה בצורה רציפה
קריטריוני סיום ברורים
אילוצים ותלויות מוגדרים היטב
סיכון נמוך
משך ביצוע משוער – עד שבוע*
אין קושי לתקצב את יחידת העבודה
תיעוד מסודר באמצעות תוכנה לניהול משימות
תיעוד חבילה
סידורי
33
פירוט
1
פרטי זיהוי :שם הפרויקט ,קוד הפרויקט ,מנהל הפרויקט ,שם
החבילה ,קוד החבילה ,אחראי לחבילה
2
תוצרי החבילה
3
עדכונים
4
משאבים דרושים
5
חבילות עבודה מקדימות
6
אפיון בדיקות לקבלת החבילה
7
מדדי איכות
8
משך קלנדרי לחבילה
9
סיכונים שיכולים לפגוע בסיום מוצלח של החבילה
10
תאריך מתוכנן לתחילת ביצוע
11
תאריך מתוכנן לסיום
12
תכנון פגישות בקרה
13
אישורים :לתכנון ,לסיום
רשימת נושאים
גישת PMI
מה זה WBS
איך זה נראה-דוגמאות
עקרונות לבניית WBS
כיצד ממשיכים הלאה
גישת ההשגים
34
מפת דרכים להכנת תוכנית עבודה
35
הגדרת עבודה של כל חבילת עבודה
הזנת פעילויות הפרויקט
הקצאת משאבים לפרויקט
קישור הפעילויות והזנת אילוצים
תזמון פעילויות
עידונים
שמירת תכנון בסיסי
רשימת נושאים
גישת PMI
מה זה WBS
איך זה נראה-דוגמאות
עקרונות לבניית WBS
כיצד ממשיכים הלאה
גישת ההשגים
36
רשימת הנושאים
כיצד נולדות רשימת משימות ארוכה כאורך הגלות?
חסרונות הגישה הקלאסית של ה To do List
ההבדל בין משימה לבין הישג
גישת ההשגים המדידים
37
מחשבותיו של PMבפגישת התנעה
כבר בצעת את נאום בניית הצוות ואמרת לכולם עד כמה אתה סומך על
כל אחד מהם שיבצע את משימותיו
כבר אמרת להם שהם בוודאי יודעים על המשימות שלהם יותר ממך
הקול הפנימי שלך ,מונחה פרנויה ,אומר לך דברים נוספים
זהו פרויקט חשוב לחברה ,אבל לא פחות חשוב לקרירה שלך
כדי להצליח ,חשוב מאד ששום דבר לא יפול בין הכסאות
יש לא מעט אנשים בצוות .שהצלחת הפרויקט לא בדיוק נוגעת להם
בוודאי שאין לפרויקט זה יותר חשיבות מאשר שאר חמשת הפרויקטים
בהם הם כבר נוטלים חלק
מסקנה :מוטב שתחשוב על כל פרט כי רב אנשי הצוות לא יטרחו!
38
בעיות בגישת ה WBSבפרויקטים גדולים
מנהל הפרויקט מסתובב עם רשימה של עשרות משימות ומנסה לוודא
ביצוע
בפרויקטים רוחביים יש סיכוי קטן מאד שמנהל הפרויקט יוכל לחשוב
מראש על כל המשימות האפשריות
רשימה גדולה של פעילויות מזמינה מדיניות של מיקרו-ניהול וכתוצאה
מכך העובדים מפעילים ראש קטן
קשה מאד לתחזק את הרשימה ובמיוחד לנהל ביעילות את דוחות
הסטטוס הרבים
התלות במנהל הפרויקט היא עצומה
מדדי הביצוע/איכות של החבילות אינן מוגדרים היטב
בפרויקט לחוץ נוצרת אוירה של האשמות הדדיות
39
מה המטרה האמיתית של WBS
WBS אינה רשימה ממצה של כל המיקרו-משימות שאמורות להתבצע
בפרוייקט.
WBS הינה רשימת המשימות להם יוקצו אנשים שיקבלו את האחריות
המלאה לביצוען
במקום לחבר רשימה אין סופית של משימות לביצוע ,עדיף לחבר
רשימת תחומי אחריות עם האנשים המתאימים ביותר לכל תחום בהתאם
לכישורים האישיים.
הגדרת מדדי ההצלחה לתחום האחריות ומשך הזמן תנוהל אישית עם כל
אחראי
40
רשימת משימות מפורטת
41
מי באמת יכול להכין רשימת משימות?
42
מי שלא סובל משגעון גדלות
אנשי הצוות ,שמגיעים בדרך כלל מיחידות ארגוניות שונות
אנשי הצוות יודעים על המשימות הרבה יותר ויכולים להציע פתרונות
יצירתיים
WBSחלופי
43
WBSחלופי
44
צורת מחשבה שונה
45
ה PMמגדיר את ההישג הנדרש ולוחות הזמנים נקבעים עם העובד
החלוקה למיקרו משימות ,אם יש צורך בכך תבוצע על ידי העובד ואינה
מענינו של ה PM
הגישה ההשגית
ה PMחייב לחדד את דרישותיו ולא להשאיר אותן עמומות
הגדל היצירתיות אצל העובדים
התאמת משימות ליכולת ונסיון העובדים
WBS קצר יותר
פיקוח ומעקב נוחים יותר
פחות מקום להאשמות הדדיות
46
מקורות
47
PMBOK
פרק ניהול פרויקטים ב P2080
סרטון קצר Work Breakdown Structure
סרטון