Transcript Lecture 9

Microsoft Excel
2010
ความสามารถเพิม่ เติมจากเวอร์ชนเดิ
ั่ ม
O เปลี่ยน Ribbon ให้ มีประสิทธิภาพสูงขึ ้น
O ใส่สตู รฟั งก์ชนั่ ได้ ง่ายกว่าเดิม
O จัดรูปแบบตารางจากรูปแบบอัตโนมัติที่มีให้ เลือกเพิ่ม
มากขึ ้น
O เพิ่มความปลอดภัยในการป้องกันข้ อมูลสาคัญดีขึ ้น
กว่าเวอร์ ชนั่ เก่า
แต่ จะมีปัญหากับผู้ใช้ บ้างในเรื่องการปรั บเปลี่ยน
ตาแหน่ งที่วางของคาสั่งการใช้ งานต่ างๆ
ความสามารถเพิม่ เติมจากเวอร์ชนเดิ
ั่ ม
O เพิ่มแทบ File เข้ ามา ซึง่ ด้ านในประกอบไปด้ วย
O การบันทึกเอกสาร (save, save as)
O การเปิ ดเอกสาร (Open)
O เปิ ดเอกสารเก่าขึ ้นมาทางานต่อได้ รวดเร็ว (Recent)
O การพิมพ์เอกสาร (Print)
O ดูรายละเอียดเอกสารนัน้ (Info)
O สร้ าง (New)
และอื่นๆ
ความสามารถเพิ่มเติมจากเวอร์ชนเด
ั ่ ิม
O ปรั บปรุ งในเรื่ องของเครื่ องมือที่ใช้ ในการแก้ ไขและ
ตกแต่ งภาพถ่ าย ให้ มีความสามารถหรือลูกเล่ นอย่ าง
มืออาชีพ เช่ น ปรับแต่ งให้ ภาพออกมามีโทนสีได้ ดัง
ใจ แก้ ไขภาพมืดหรือสว่ างเกินไปได้ ด้วยการคลิก
เพียงครัง้ เดียว เปลี่ยนภาพถ่ ายให้ ออกมาเป็ น
ภาพวาด (Artistic Effects)
ความสามารถเพิ่มเติมจากเวอร์ชนเด
ั ่ ิม
Oเพิ่ม Sparkline ที่ใช้ การวิเคราะห์
ข้ อมูลตัวเลขที่อยู่ในเซลล์ให้ ออกมา
เป็ นกราฟเล็กๆ อยู่ภายในเซลล์ เพื่อใช้
ดูแนวโน้ ม (Trend) หรื อทิศทาง
ข้ อมูลว่าจะมีทิศทางออกมาทางใด
ความสามารถเพิ่มเติมจากเวอร์ชนเด
ั ่ ิม
O ปรับปรุง Pivot Table ให้ ใช้ งานใน
การกรองข้ อมูลและสรุปผลออกมาได้
อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ ้นและใช้ งาน
ง่ายกว่าเดิม ช่วยให้ ข้อมูลที่มีอยูส่ รุปผล
อัตโนมัติจากการเลือกฟิ ลด์ (field:
ขอบเขต) ที่ต้องการดูข้อมูล ด้ วยการวาง
ลงไปในแนวที่ต้องการจะดูข้อมูล
ความสามารถเพิ่มเติมจากเวอร์ชนเด
ั ่ ิม
O Slicer จะช่วยทาให้ ตาราง Pivot
table ที่สร้ างขึ ้นมาสามารถกรองดู
ข้ อมูลได้ อย่างง่ายดายและรวดเร็ วยิ่งขึ ้น
ถ้ าหากเราสร้ างกราฟด้ วย
PivotChart เมื่อคลิกดูรายการใด
กราฟก็จะเปลี่ยนการแสดงตามไปด้ วย
ความสามารถเพิ่มเติมจากเวอร์ชนเด
ั ่ ิม
O จัดรู ปแบบเอกสารให้ น่าเชื่อถือขึ ้น ด้ วยการกาหนด
เ งื่ อ น ไ ข ใ น ก า ร จั ด รู ป แ บ บ ( Conditional
Formatting) ซึ่งเราสามารถจัดรู ปแบบออกมา
ได้ ตามต้ องการ เช่นการจัดกลุ่มข้ อมูลจากแถบสี จัด
กลุม่ ข้ อมูลให้ ออกมาแบบแท่งกราฟ (Data bar)
หรื อสร้ างความแตกต่างของข้ อมูลด้ วยการใส่ไอคอน
ภายในเซลล์ (Icon Sets)
เริ่มต้นใช้งาน
O Ribbon คือ เมนูแบบใหม่ที่ใช้ แทนเมนู
แบบเดิมๆ โดยได้ แบ่งกลุ่มคาสัง่ การใช้ งาน
ในแต่ละหมวดหมู่รวมไว้ ด้วยกัน ซึ่งในแต่ละ
แบบนัน้ มีรายละเอียดการใช้ งานที่แตกต่าง
กัน
เริ่มต้นใช้งาน
Oแท็บไฟล์ (File) ใช้ สาหรั บจัดการเอกสาร
ในด้ านต่างๆ เช่น สร้ างเอกสารใหม่ เปิ ดไฟล์
เก่าที่เคยบันทึกไว้ ขึ ้นมาทางานต่อ หรื อใช้ ปิด
เอกสาร
เริ่มต้นใช้งาน
Oแท็ บ ไฟล์ (File) ใช้ ส าหรั บ จัด การ
เอกสารในด้ านต่ า งๆ เช่ น สร้ าง
เอกสารใหม่ เปิ ดไฟล์เก่าที่เคยบันทึก
ไว้ ขึ ้นมาทางานต่อ หรื อใช้ ปิดเอกสาร
เริ่มต้นใช้งาน
O แท็บ Home หน้ าแรก เป็ นที่รวมเครื่ องมือมาตรฐานที่ใช้ งานบ่อยๆ
Oแท็บ Insert แทรกใช้ สาหรับแทรกวัตถุต่างๆ
เริ่มต้นใช้งาน
O แท็บ Page Layout เค้ าโครงหน้ ากระดาษ ใช้ ในการจัดหน้ ากระ
ดาษ พื ้นที่ในการพิมพ์ และการใช้ ธีมสาเร็จรูป
O แท็บ Formulas สูตร ใช้ สาหรับใส่สตู รหรื อฟั งก์ชนั่ ในการคานวณ
เริ่มต้นใช้งาน
O แท็บ Data ใช้ สาหรับวิเคราะห์ สรุป จัดเรี ยงข้ อมูลให้ ดงู า่ ยขึ ้น
O แท็บ Review ใช้ สาหรับตรวจสอบและติดตามงาน รวมถึงป้องกัน ไฟล์
เอกสารด้ วยการใส่รหัสป้องกันได้ อีกด้ วย
เริ่มต้นใช้งาน
O แท็บ View ใช้ สาหรับดูเอกสารในมุมมองต่างๆ
Oแท็บ Add-Inn
เริ่มต้นใช้งาน
Oแท็บ Acrobat
เปิดไดอะล็อกที่ซ่อนไว้ขึน้ มา
O บางครั ้ง เครื่ องมื อ ต่ า งๆ ที่ แ สดงอยู่ ใน
Ribbon นัน้ อาจมีรายละเอียดให้ เข้ าไป
ปรั บ แต่ ง เพิ่ ม เติ ม ได้ อี ก โดยต้ องเรี ยก ใช้
ไดอะล็อกที่ถูกซ่อนไว้ ขึ ้นมา เช่นต้ อ งการตังค่
้ า
กระดาษ
เปิดไดอะล็อกที่ซ่อนไว้ขึน้ มา
O บางครัง้ เครื่ องมือต่างๆ ที่แสดงอยู่ใน Ribbon นัน้
อาจมีรายละเอียดให้ เข้ าไปปรับแต่งเพิ่มเติมได้ อีก โดย
ต้ องเรี ยกใช้ ไดอะล็อกที่ถกู ซ่อนไว้ ขึ ้นมา เช่ นต้ องการตัง้
ค่ากระดาษ 1
2
เปิดไดอะล็อกที่ซ่อนไว้ขึน้ มา
3
ปรับแต่งรายละเอียดได้
ตามต้ องการ
เปิดไดอะล็อกที่ซ่อนไว้ขึน้ มา
O บางครั ้ง เครื่ องมื อ ต่ า งๆ ที่ แ สดงอยู่ ใน
Ribbon นัน้ อาจมีรายละเอียดให้ เข้ าไป
ปรั บ แต่ ง เพิ่ ม เติ ม ได้ อี ก โดยต้ องเรี ยก ใช้
ไดอะล็อกที่ถูกซ่อนไว้ ขึ ้นมา เช่นต้ อ งการตังค่
้ า
กระดาษ
เปิดไดอะล็อกที่ซ่อนไว้ขึน้ มา
O บางครั ้ง เครื่ องมื อ ต่ า งๆ ที่ แ สดงอยู่ ใน
Ribbon นัน้ อาจมีรายละเอียดให้ เข้ าไป
ปรั บ แต่ ง เพิ่ ม เติ ม ได้ อี ก โดยต้ องเรี ยก ใช้
ไดอะล็อกที่ถูกซ่อนไว้ ขึ ้นมา เช่นต้ อ งการตังค่
้ า
กระดาษ
Smart Art
ซ่อน Ribbon
1
Minimize the Ribbon Crlt + F1
2
Expand the Ribbon : Crlt + F1
Gallery
O เป็ นตัวรวบรวมคาสั่งการใช้ งานหลายอย่างมาอยู่
ภายใต้ คาสั่งการการใช้ งานอย่างเดียว เช่ น คาสั่ง
Cell Styles ใช้ ในการจัดรู ปแบบต่างๆ ให้ กบั
เซลล์ได้ อย่างรวดเร็ ว เช่น มีการจัดรู ปแบบข้ อความ
เลือกฟอนต์ เส้ นขอบ รู ปแบบตัวเลขและสีพืน้ หลัง
เซลล์ให้ เลยทันทีเมื่อคลิกเลือกใช้ งาน
Quick Access Toolbar
O จะอยู่ด้านซ้ ายบนสุด เป็ นที่เก็บเครื่ องมื อหรื อคาสัง่
ที่ใช้ งานบ่อยๆ เอาไว้ เช่น การ Save Undo
Redo ถ้ าคาสัง่ ไหนที่เราใช้ บ่อยๆ เราควรจะ
นามาเก็บไว้ ที่ Quick Access Toolbar
Quick Access Toolbar
เพิ่ม ลด
QAT ได้
จากการ
คลิกเลือก
เครื่ องหมาย
ถูก
More Command เลือกใส่ ตารางด้ านซ้ ายจะได้ เครื่ องมือเพิ่มขึน้ มา
Quick Access Toolbar
เพิ่ม ลด
QAT ได้
จากการ
คลิกเลือก
เครื่ องหมาย
ถูก
Shortcut Menu และ Mini Toolbar
O คลิกเมาส์ปมขวามื
ุ่
อจะปรากฏเครื่ องมือให้ เราได้ ใช้ งาน
ส่วนประกอบต่างๆ ของ Workbook
1
2
1
4
3
5
6
7
ส่วนประกอบของ Workbook
1. Quick Access Toolbar แสดงปุ่ มคาสัง่ ที่ใช้ บอ่ ยๆ
และสามารถกาหนดเครื่ องมือในส่วนนี ้ได้ เอง
2. Title bar แสดงชื่อ Workbook ที่ใช้ งานอยู่ โดยหาก
มีการบันทึกไฟล์ไว้ แล้ วชื่อที่ตงเอาไว้
ั้
จะแสดงชื่ อที่นี่และแสดงชื่อ
โปรแกรมที่เปิ ดใช้ งานอยู่
3. Ribbon เป็ นที่เก็บกลุม่ คาสัง่ การใช้ งานเป็ นหมวดหมู่ใน
แต่ละแท็บ เช่น File Home Insert
ส่วนประกอบของ Workbook
4. Contextual Tabs แท็บเศษที่จะแสดงเมื่อใส่
Object ลงบน Worksheet เช่น การใช้
SmartArt
Tools
ตามตัวอย่างจะมีแท็บ
SmartArt Tools เพิ่มขึ ้นมาบน Ribbon และมี
แท็บ Design Format ใน Workbook ได้ ตาม
ความต้ องการ
ส่วนประกอบของ Workbook
5.Worksheet หรื อแผ่นงานเป็ นตารางที่ใช้ เก็บ
ข้ อมูลลงไป ซึ่งเราสามารถเพิ่มจานวน worksheet
ใน Workbook ได้ ตามต้ องการ
6. View Shortcuts จะแสดงมุมมองเอกสารใน
มุมมองแบบต่างๆ
7. Zoom และ Zoom Slider แสดงเครื่ องมือย่อ
ขยายหน้ าจอ โดยเลือกขนาดตามเปอร์ เซ็นต์ที่ต้องการย่อ
ขยาย หรื อเลื่อนสไลเดอร์ ได้ ตามต้ องการ
ส่วนประกอบของ Worksheet
2
1
5
3
6
4
ส่วนประกอบของ Worksheet
1.
Formula Bar แถบสูตรคานวณสาหรับป้อน
ใส่สตู รลงในเซลล์ และใช้ สาหรับแสดงชื่อสูตรหรื อ
ข้ อความที่พิมพ์ลงไปในเซลล์นนั ้
2.
Name Box กล่องชื่อ แสดงชื่อเซลล์ที่คลิกอยู่
และสามารถกรอกชื่อเซลล์เพื่อกระโดดไปยังเซลล์ที่
ต้ องการได้
ส่วนประกอบของ Worksheet
3. Column คอลัมน์ แนวตังจากซ้
้
ายไปขวา
4. Row แนวนอนจากบนลงล่าง
5. Cell เป็ นช่องสาหรับพิมพ์ข้อความหรื อตัวเลข
6. Active Cell คือตาแหน่งที่คลิกเลือกอยู่เป็ น
ปั จจุบนั
7. Sheet Tab แท็บแสดงชื่อของ Worksheet
Workspace
คือการเก็บพื ้นที่การทางานและไฟล์ Workbook ที่ใช่
งานร่ วมกันหลายๆไฟล์ไว้ เป็ นไฟล์เดียวกัน โดยจะได้ ไฟล์
ที่มีนามสกุลเป็ น .xlw เหมาะสาหรับผู้ที่ต้องการเปิ ดใช้
งานพร้ อมๆ กัน หลายๆไฟล์ ใ นคราวเดี ย วกัน เช่ น เรา
ต้ องการเปิ ดใช้ งานพร้ อมกันทีเดียว 2 ไฟล์ และจัดเรี ยง
อยู่ในหน้ าจอเดียวกันแบบ Tiled เพื่อจะได้ เห็นหน้ าจอ
ชัดเจน
Workspace
O เลือกแท็บ View มุมมอง
O เลือก Arrange All
O เลือกการจัดเรี ยงแบบ Tiled
O คลิกปุ่ ม ok
O เลือก Save workspace
Workspace
O เลือกโฟล์เดอร์ ที่ต้องการเก็บไฟล์
O ตังชื
้ ่อไฟล์ในช่อง file name
O คลิกปุ่ ม ok
สูตรคานวณใน excel
O การสร้ างสูตรคานวณใน excel ทาได้ 2 แบบ
O Formula เป็ นสูตรคานวณอย่ างง่ าย ไม่ ซับซ้ อน
ใช้ เครื่ องหมายทางคณิตศาสตร์ เช่ น + บวก – ลบ
* คูณ / หาร ^ ยกกำลัง
O กำรเขียนสู ตรเริ่มต้ นเครื่องหมำย =
O ตำมด้ วยตัวแปร (เป็ นค่ ำคงที่ ข้ อควำม ตำแหน่ งเซลหรือ
ฟังก์ชัน)
O ตัวแปรถูกคัน
่ ด้ วยตัวดำเนินกำร (Operation: + - * / ^)
สูตรคานวณใน excel
O Function
O การสร้ างสูตรคานวณด้ วย Function คานวณต่ างๆ ที่
ได้ ออกแบบและติดตัง้ มาในโปรแกรม excel เรี ยบร้ อย
แล้ ว
O ลักษณะเป็ นฟั งก์ ชันสาเร็ จรู ปที่กาหนดรู ปแบบให้ ใช้ งาน
เอาไว้ เพียงเราอ้ างอิงชื่อ function และกาหนดค่ า
Argument ที่จะให้ ฟังก์ ชันนาไปคานวณก็จะได้ ผลลัพธ์
แบบรวดเร็ว
O ตัวอย่ าง เช่ น การคานวณทางสถิติ การเงิน ตรรกศาสตร์
และตรี โกณมิติ
รูปแบบของสูตรคานวณ
สูตรคานวณ
ตัวแปร (การอ้ างอิง)
ตัวดาเนินการ
เครื่ องหมาย + และ เครื่ องหมาย * และ /
=A4+B4-D4
=B2*15/100
เซล A4, B4 และ D4
เซล B2, เลข 15 และ 100
=M5:M8
เครื่ องหมาย:
=“ราคา”& “สินค้ าแผนกกีฬา”
เซล M5 ถึง M8
ข้ อความ “ราคา”และ”สินค้ าแผนก
กีฬา”
=D1<D2
เซล D1 และ D2
เครื่ องหมาย <
เครื่ องหมาย &
ตัวดาเนินการ (Operator)
O แบ่งออกเป็ น 4 กลุม่
1. ตัวดาเนินการทางคณิตศาสตร์ (Arithmetic
Operation
O เป็ นตัวดาเนินการที่ใช้ คานวณหาผลลัพธ์ ทาง
คณิตศาสตร์ หรื อเราจะเรี ยกง่ายว่า “เครื่ องหมาย
คานวณ” เช่น บวก ลบ คูณ หาร และยกกาลัง
O ตัวแปรที่ใช้ จะต้ องเป็ นเลขยกกาลังเท่านันและ
้
ผลลัพธ์ที่ได้ จะต้ องเป็ นตัวเลขเท่านัน้
ตัวดาเนินการ (Operator)
O แบ่งออกเป็ น 4 กลุม่
1. ตัวดาเนินการทางคณิตศาสตร์ (Arithmetic
Operation
O เป็ นตัวดาเนินการที่ใช้ คานวณหาผลลัพธ์ ทาง
คณิตศาสตร์ หรื อเราจะเรี ยกง่ายว่า “เครื่ องหมาย
คานวณ” เช่น บวก ลบ คูณ หาร และยกกาลัง
O ตัวแปรที่ใช้ จะต้ องเป็ นเลขยกกาลังเท่านันและ
้
ผลลัพธ์ที่ได้ จะต้ องเป็ นตัวเลขเท่านัน้
Arithmetic Operator
เครื่องหมาย
+ บวก
-
ลบ
•
คูณ
/ หาร
% เปอร์ เซ็นต์
^ ยกกาลัง
ตัวอย่ างสูตร
=230+70
=A7+5
= 64-69
=18-K12
= 25*-0.5
=49/7
=20%
=2^10
ผลลัพธ์
ได้ ค่า 300
นาค่าในเซล A7ไปบวกกับ 5
ได้ ค่า -5
นาเลข 18 ไปลบออกจากค่าในเซล K12
ได้ ค่า -12.5
นาค่าในเซล B5 ไปคูณกับค่าในเซล L5
7
0.20
1024
ตัวดาเนินการ (Operator)
2. ตัวดาเนินการเปรียบเทียบ
(Comparison Operation)
O เป็ นตัวดาเนินการเปรี ยบเทียบข้ อมูล เช่น =
, <, >
O แปรผลในเชิงตรรกะคือ จริ ง (True) เท็จ
(False)
Comparison Operator
เครื่องหมาย
ตัวอย่ างสูตร
<
=15<20
=14<19<1
True
False
<=
=23<=B2
ถ้ าข้ อมูลในเซล B2 มีค่าตังแต่
้ 23 ขึ ้นไปจะได้ ผลลัพธ์เป็ น
True
>
=E8>D8
ถ้ าข้ อมูลในเซล E8 มากกว่า D8 จะได้ เป็ นผลลัพธ์เป็ น
True
>=
=0>C5
ถ้ าข้ อมูลในเซล C5 มีค่าเป็ นศูนย์หรื อติดลบ จะได้ ผลลัพธ์เป็ น
True
=
=C2=16
<>
=B5<>D5
ถ้ าข้ อมูลในเซล C2 มีค่าเป็ น -16 จะได้ ผลลัพธ์เป็ น True
ผลลัพธ์
ตัวดาเนินการ (Operator)
3. ตัวดาเนินการข้ อความ (Text Operation)
O ตัวดาเนินการประเภทนี ้ใช้ เชื่อมข้ อความ (แต่ละ
ข้ อความจะต้ องอยูภ่ ายใต้ เครื่ องหมาย “” เสมอ) หรื อ
เชื่อมเนื ้อหาของเซลที่อ้างอิงเข้ าด้ วยกัน เพื่อแสดงใน
เซลเดียวได้ โดยใช้ เครื่ องหมาย & ช่วย
TEXT OPERATOR
เครื่องหมาย
ตัวอย่ างสูตร
&
=“รหัส” & “สมาชิก”
=“ชื่อ”& “นามสกุล”
ผลลัพธ์
ได้ คาว่า “รหัสสมาชิก”
ได้ คาว่า “ชื่อ-สกุล”
ตัวดาเนินการอ้างอิง (Reference Operation)
O ใช้ ในการอ้ างอิงตาแหน่งเซลบนเวิร์กชีต โดยใช้ เครื่ องหมาย,
(comma), : (colon) หรื อเว้ นวรรค (space) ในการอ้ างอิงถึง
กลุม่ บนเวิร์กชีต
O : colon ใช้ อ้างอิงช่วงเซลจากตาแหน่งเซลแรกไปจนถึงตาแหน่ง
สุดท้ ายต่อเนื่องกัน
O , comma ใช้ อ้างอิงช่วงเซลทังหมดที
้
่อ้างอิงถึง เช่น
B2:B5,C3:C6,D4:D7
O space เว้ นวรรค ใช้ อ้างอิงเฉพาะเซลที่ซ ้ากันในช่วงเซลที่ระบุ
ตัวดาเนินการอ้างอิง (Reference Operation)
REFERENCE OPERATOR
เครื่องหมาย
ตัวอย่ างสูตร
ผลลัพธ์
: colon
=SUM(B2:B5)
, comma
=SUM(B2:B5,D2:D5)
Space
เว้ นวรรค
=SUM(B2:D4,C3:E5)
ได้ ผลรวมจากการบวกข้ อมูลตัวเลขในเซล B2,
B3, B4 และ B5 หรื อจาก B2 ถึง B5
นาข้ อมูลทุกเซลในช่วง B2 ถึง B5 ไปบวกกับ
ข้ อมูลทุกเซลในช่วง D2 ถึง D5
นาข้ อมูลที่ซ ้ากันในช่วง B2 ถึง D4 และ C3 ถึง
E5 มาบวกกันในที่นี ้คือเซล C3, C4, D3,
D4
ลาดับการคานวณ
ลาดับ
เครื่องหมายคานวณ
ที่
1
2
%
3
^
4
5
6
7
หมายเหตุ
แสดงค่าติดลบของตัวเลข เช่น -5
เปอร์ เซ็นต์เช่น 30% โปรแกรมจะแปลงค่าเป็ น 0.3 ก่อน
แล้ วจึงคานวณค่าอื่นๆ ตามความสาคัญของตัว
ดาเนินการ ยกกาลัง เช่น 2^10
คูณ และ หาร
* และ /
+ และ บวก และ ลบ
นาข้ อความตังแต่
้ สองข้ อความขึ ้นไปมาเชื่อมเป็ นข้ อความ
&
เดียว
=, <,>,<=, >= และ <> ตัวดาเนินการเปรี ยบเทียบ
การก๊อปปี้สตู รคานวณ
การก๊อปปี้ สูตรคานวณ