Transcript nowoczesna korespondencja

Nowoczesna korespondencja
Skuteczna korespondencja
•
•
•
•
Co piszemy
W jaki sposób
Do kogo
Co chcemy osiągnąć
Proces komunikacji
Przekaz
Filtr
Informacja
zwrotna
Opisanie
Działanie
Zakodowanie
Transmisja
Nadawca
Dekodowanie
Odbiór
Odbiorca
Bariery w przekazie
• Pismo staranne
myśl utrwalona na papierze jest względnie
trwała
• Zgodne z ogólnie przyjętymi zasadami
korespondencji
świadectwo profesjonalizmu
• Z dochowaniem wszelkich wymagań
formalnych (sprawy ważne-polecone) i reguł
obyczajowych (zaproszenia)
Kryteria podziału
•
•
•
•
•
•
•
Treść
Forma
Obieg pisma
Termin załatwienia
Rodzaj sprawy
Stopień zabezpieczenia tajemnicy
Elementy pisma
Polska Norma
PKN
Fax
Zasady redagowania pism
•
•
•
•
Wprowadzenie
Przedstawienie zagadnienia
Uzasadnienia pisma
Wnioski
Styl urzędowy
• Przewaga zdań pojedynczych
• Posługiwanie się stroną bierną i formami
bezosobowymi
• Posługiwanie się gotowymi formułami
• Nie używanie zwrotów emocjonalnych
• Ograniczenie pisma do jednej strony
• Jasna, zrozumiała redakcja
• Uprzejmość pisma
• Kompletność pisma
• Przejrzystość i staranność
Ogólne pisma biurowe
Pełnomocnictwo
• Prokura
• Pełnomocnictwo ogólne
obejmujące umocowanie do czynności zwykłego
zarządu
• Pełnomocnictwo rodzajowe
musi określać kategorię czynności objętej
umocowaniem, a także jej przedmiot
• Pełnomocnictwo szczegółowe / upoważnienie
uprawnia do jednej lub kliku szczegółowo
określonych czynności np. pełnomocnictwo
procesowe
Prokura
Pełnomocnictwo ogólne
Pełnomocnictwo rodzajowe
Pełnomocnictwo szczególne
Zaświadczenia / zawiadomienia
• Zaświadczenia – krótkie pismo zatytułowane
potwierdzające zdarzenie, stan faktyczny,
uprawnienie, wysokość zarobków
• Zawiadomienia – podstawowa forma
przekazywania informacji w obiegu
wewnętrznym i zewnętrznym
Protokoły
•
•
•
•
•
•
•
Protokół zebrania
Protokół zdawczo-odbiorczy
Protokół uzgodnień i rozbieżności
Protokół porozumienia
Protokół kontroli
Protokół kasacji
Protokół przyjęcia towaru
Schemat budowy protokołu
Wstęp
Część
zasadnicza
Część
końcowa
• Tytuł
• Wstęp
• Przebieg rejestrowanego zdarzenia
• Okoliczność towarzyszące
• Wnioski i uchwały
• Formuła o zakończeniu
• Podpisy
• Załączniki
Sprawozdania
• Stanowią relację np.
– ze spotkania z kontrahentami,
– z podróży służbowej,
– z przedsięwziętych kroków w pewnej działalności,
• najczęściej z działalności całej organizacji lub jej
organów.
Notatki
Forma potwierdzenia zaistniałych faktów
• przekazanie przełożonemu ważnej informacji,
• różne sprawy wewnętrzne danej jednostki,
raporty, minutki,
• z zebrań o charakterze roboczym ( odprawy,
narady)
Raport
• Dokument mający na celu przedstawienie stanu
faktycznego, sytuacji przedsiębiorstwa,
podsumowanie rocznej działalności.
• Formy raportów:
– Krótkie notatki z zebrania
– Roczne sprawozdania finansowe
– Roczne sprawozdanie tzw. annual report –
opracowanie prezentujące sukcesy firmy w danym
roku
– Spis treści rocznego raportu
List intencyjny
• List intencyjny określa zakres przyszłych działań czy
umów oraz zarys planów dotyczących danego
projektu
• List intencyjny może zawierać:
– zobowiązanie do prowadzenia negocjacji w dobrej
wierze;
– zobowiązanie do nierenegocjowania już uzgodnionych
postanowień;
– upoważnienie do rozpoczęcia oznaczonych prac;
– deklarację dokonania wpłaty odpowiedniej wysokości.
Pisma przewodnie
• Uzupełniające treść dokumentu
• Wyjaśniające powody przekazywania
załączników
• Wskazujące czynności, jakim należy poddać
załączniki itp
Zaproszenie
Korespondencja handlowa
Etapy transakcji
•
•
•
•
Propozycja sprzedaży
Zamówienie towaru / usługi
Dostawa towaru / usługi
Weryfikacja dostaw
Schemat obiegu pisma
Etap I: Propozycja sprzedaży
• List reklamowy
• Zapytanie ofertowe
• Oferta
List reklamowy
Etap II: zamówienie towaru
•
•
•
•
Umowa o dostawę
Zamówienie
Potwierdzenie zamówienia
Anulowanie zamówienia
Etap III-dostawa towaru
•
•
•
•
Awizo
Specyfikacja
Dowód przyjęcia towaru
Protokół przyjęcia towaru
Etap IV – weryfikacja dostaw
• Reklamacja
• Odpowiedź na reklamację
Dokumentacja osobowa
Związana z przyjmowaniem pracownika
•
•
•
•
•
•
•
Cv
List motywacyjny
Kwestionariusz osobowy
Zapytanie o karalność
Umowa o pracę
Umowa zlecenie
Umowa o dzieło
Występująca w czasie stosunku pracy
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Zakres czynności
Przeszeregowanie pracownika
Zmiana warunków pracy
Zaświadczenie o pracy
Wniosek o urlop
Prośba o udzielenie urlopu okolicznościowego
Prośba o udzielenie urlopu bezpłatnego
Upomnienie
Nagana
Przyznanie nagrody
Dotyczącą rozwiązania stosunku pracy
•
•
•
•
Wypowiedzenie umowy o pracę
Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia
Świadectwo pracy
Pozew o sprostowanie świadectwa pracy
Korespondencja
w językach obcych
US: Układ blokowy
US: Zmodyfikowany układ blokowy
US: Uproszczony układ blokowy
GB: Wcięty nagłówek
GB: Układ blokowy
DE: List handlowy DIN 5008
DE: List handlowy na formularzu
FR: Pismo z nadrukiem daty