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Teil 2: Organisation 1 Grundlagen 1.1 Die charakteristischen Merkmale organisatorischer Systeme 1.2 Die Abgrenzung von Organisation zu Improvisation und Disposition 1.3 Die zentralen organisatorischen Fragestellungen und Organisationselemente 2 Organisatorische Differenzierung 2.1 Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese als Grundbausteine der organisatorischen Gestaltung 2.2 Organisatorische Einheiten als Ergebnis der Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese 2.2.1 Stellen 2.2.2 Abteilungen 2.2.3 Kollegien 3 Organisatorische Integration 3.1 Traditionelle Formen der Integration 3.1.1 Vertikale Integrationsformen 3.1.2 Horizontale Integrationsformen 3.2 Neue Formen der Integration 3.2.1 Team-/Gruppenarbeitsformen 3.2.2 Projektorganisation 4 Prozessorganisation 2.4.1 Charakterisierung von Prozessen 2.4.2 Vorgehensweise bei der Gestaltung der Prozessorganisation 2.4.3 Methoden der Darstellung von Prozessen/Arbeitsabläufen Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 1 Organisation Organisatorische Problemstellungen Ein- und Ausgliederung von Strukturierung Aufgaben Organisationselemente Menschen Sachmittel Informationen Entwicklung Aufgaben Organisations-Perspektiiven Instrumentelle Sicht Institutionelle Sicht Der Betrieb hat eine Organisation Der Betrieb ist eine Organisation Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 2 Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese Aufgabenanalyse Aufgliederung der Aufgaben nach 1. 2. 3. 4. Aufgabensynthese Verrichtung (Verrichtungsanalyse) Objekt (Objektanalyse) Rang der Verrichtung (Ranganalyse) Phase der Verrichtung (Phasenanalyse) Zuordnung der Aufgaben auf 1. 2. 3. Personen (personelle Zuordnung) Sachmittel (sachliche Zuordnung) Informationen (informationelle Zuordnung) führt zu Stellen / Abteilungen Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 3 Aufgabenanalyse mit drei Kriterien (Beispiel) Kriterium Ausprägungen/Skalierung Verric htung Produktion Absatz Objekt Produkt 1 Produkt 2 Phase Planung Realisation Kontrolle Teila ufgab e: “ Produktionspla nung des Produkts 1” Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 4 Beispiel für Aufgabengliederungsliste 1. Ebene 2. Ebene 3. Ebene Verrichtung Objekt Verrichtung 11 Produkt A 111 Marketing 112 Verkauf 113 Verk.-Abwicklung 114 Versand 4. Ebene 5. Ebene Objekt Objekt 1141 Kopfteile 1142 Seitenteile 1 Vertrieb 12 Produkt B 121 Marketing 122 Verkauf 123 Verk.-Abwicklung 124 Versand Verrichtung 1241 Waggon-Vers. 1242 LKW-Vers. Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 12411 grenzüberschreitend 12412 nicht grenzüberschreitend 12421 grenzüberschreitend 12422 nicht grenzüberschreitend 5 Stellenbeschreibung 1. Unternehmen: 2. Beschäftigungsort: A. Instanzenbild Stellenkennzeichnung: 3. Stellenbezeichnung 4. Stellennummer 5. Abteilung 6. Stelleninhaber 7. Dienstrang 8. Gehaltsbereich Instanzielle Einordnung 9. Der Stelleninhaber erhält fachliche Weisungen von: Position: Stellennummer: 1. 2. ... 10. Der Stelleninhaber gibt fachliche Weisungen an: Position: Stellennummer: 1. 2. ... 11. Stellvertreter des Stelleninhabers: Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 6 Stellenbeschreibung 12. Anzahl der disziplinarisch unterstellten Mitarbeiter (z.B. Abteilungsleiter, Gruppenleiter, Sachbearbeiter, Meister) 1. 2. 13. Kompetenzen, Befugnisse: Verfügungsbefugnis: 1. 2. Verpflichtungsbefugnis (z.B. Prokura): 1. 2. ... Kommunikationsbeziehungen: 14. Der Stelleninhaber liefert folgende Berichte ab: 1. 2. 15. Der Stelleninhaber erhält folgende Berichte: 1. 2. 16. Konferenzen: 1. 2. Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 7 Stellenbeschreibung 17. Die Zusammenarbeit mit folgenden Stellen ist sachlich erforderlich intern extern 1. 2. B. Aufgabenbild 18. Beschreibung der Tätigkeit 1. sich wiederholende Tätigkeiten: 2. unregelmäßig anfallende Sachaufgaben: 19. Arbeitsmittel: 20. Kompetenzen, Befugnisse: Maßnahmen: 1. 2. Richtlinien/Vorschriften: 1. 2. Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 8 Stellenbeschreibung C. Leistungsbild Leistungsanforderungen 21. Kenntnisse, Fertigkeiten, Erfahrungen: 22. Arbeitscharakterliche Züge (z.B. Genauigkeit und Sorgfalt, Kontaktfähigkeit): 23. Verhalten (z.B. Führungsqualitäten, Durchsetzungsvermögen) Leistungsstandards 24. quantitative Leistungsstandards (z.B. Umsatz) 25. qualitative Leistungsstandards (z.B. Betriebsklima) Unterschrift mit Datum: Personalleiter Betriebsrat Personal und Organisation Stelleninhaber Vorgesetzter Prof. Dr. Richard Roth 9 Organigramme in vertikaler Pyramidenform Vertikale Pyramidenform mit diagonalen Hauptweisungswegen (I) 1a 1b (II) 12 (III) (IV) 13 123 1001 (1) 123 131 132 1202 (2) (12) 1c (3) (4) (5) (6) 14 133 141 142a142b 105 1411 1412 1421 1422 1051 (7) (8) (9) (10) (11) Vertikale Pyramidenform mit rechtwinkeligen Hauptweisungswegen (I) 1a 1b 1c (II) 12 (III) (IV) 123 1001 (1) Personal und Organisation 13 123 131 132 1202 (2) (3) 14 133 141 142a 142 b 105 1411 1412 1421 1422 (4) (5) (6) (7) (8) Prof. Dr. Richard Roth (9) (10) (11) 1051 (12) 10 Organigramm in horizontaler Pyramidenform 1001 122 (2) 12 1a 1b 1c 13 (1) 1202 (3) 123 1001 (4) 131 (5) 132 (6) 133 (7) 1411 (8) 1412 (9) 1421 (10) 1422 (11) 1051 (12) 141 14 142a 142b 105 (I) (IV) Personal und Organisation (II) (III) Prof. Dr. Richard Roth 11 Organigramme in Block-/Kreis- und Satellitenform Blockform Kreis- bzw. Ringsegmentform Satellitenform Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 12 Organisationsformen Funktionsorientierte Organisation Gesc häftsleitung Besc ha ffung (Einkauf) Absa tz Fertigung Personal Finanzen PG C Rec ht Recht Sparten -Organisation Gesc häftsleitung Finanzen Finanzen Prod uktgrupp e/ Spa rte A Besc haffung Personal und Organisation Fertigung PG B Absatz Prof. Dr. Richard Roth 13 Das Einlinien- und Mehrliniensystem Einliniensystem Mehrliniensystem Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 14 Organigramm der BASF AG Produkt-Regionen-Matrixorganisation Vorstand Zentralbereiche Recht Steuern Personal Regionen Forschung Marketing ReWe Finanzen Sparten / Produkte Spanien Portugal Japan, Asien Australien Nordamerika Öl / Gas Polyurethane Tec hnische Kunststoffe Fasern TextilChemie Pigmente Düngemittel Pflanzenschutz Schaumstoffe Polyolefine Südeuropa Frankreich Benelux Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 15 Die Matrix-Organisation Geschäftsführung Einkauf Produktion Verkauf Personal was Produktgruppe A wann was Produktgruppe B wann was Produktgruppe C wann wie Personal und Organisation wie Prof. Dr. Richard Roth wie wie 16 ProjektmanagementOrganisation 1 Funktionale Projektorganisation Unternehmensleitung Beschaffung F& E ... ... Personal und Organisation Fertigung ... Marketing ... ... Prof. Dr. Richard Roth Projekte Projekt 1 Projekt 2 Projekt 3 17 ProjektmanagementOrganisation 2 Matrix-Projektorganisation Unternehmensleitung Beschaffung F+E Produktion ... Projekt 1 Was? Projekt 2 Was? Projekt 3 Was? Wie? Personal und Organisation Wie? Prof. Dr. Richard Roth Wie? 18 Gruppenorganisation Selbststeuernde Gruppen Quelle: Schreyögg: Organisation, 2000, S. 250 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 19 Netzwerkorganisation Funktionsübergreifende Arbeitsgruppen Quelle: Schreyögg: Organisation, 2000, S. 263 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 20 Klassifizierung von Prozessen nach Art der Tätigkeit Managementprozesse Strategien entwickeln Ziele definieren Maßnahmen planen Überwachen und steuern ... Operative Prozesse Leistungsangebot definieren Leistung entwickeln Leistung vermarkten Aufträge abwicklen Leistung erbringen Kunden binden Unterstützungsprozesse Personalressourcen Liquidität sicherstellen Sachressourcen sicherstellen Informationsversorgung sicherstellen sicherstellen Quelle: Klimmer: Unternehmensorganisation, S. 83, 2007 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 21 Idealtypische Vorgehensweise zur Prozessgestaltung Phasen Prozessdefinition Oberste Prozessstruktu r ermitteln Inhalte Ergebnisse Analyse- und Gestaltungsschwerpunkte festlegen Klare Vorstellungen der zentralen Unternehmensprozesse sowie der Analyse und Gestaltungsschwerpunkte Prozesstransparenz Prozessgestaltung Gestaltungsziele festlegen Ist-Prozesse detailliert beschreiben und strukturieren Ist-Prozesse bewerten Schwachstelle n, ihre Ursachen und Wirkungen analysieren Detaillierte Kenntnisse der Unternehmensprozesse sowie ihrer Effizienz und Leistungsqualität Einzelne Gestaltungsbzw. Verbesserungideen entwickeln Verbesserung s-ideen priorisieren und Gesamtkonzept entwickeln Entscheidungs - fähiges Gesamtkonzept Prozesseinführung Umsetzungskonzept entwickeln flankierende Maßnahmen konzipieren Prozessverbesserung Prozessleistun g und – effizienz permanent messen und bewerten Detaillierten Zeit- und Maßnahmenplan ableiten Umsetzungsprozess überwachen und steuern Soll-Prozesse mit allen notwendigen Begleitmaßnahmen realisiert Erkenntnisse bezüglich weiteren Optimierungsbedarf Quelle: Klimmer: Unternehmensorganisation, 2007, S. 103 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 22 „Magisches Dreieck“ der Prozessgestaltung Zeit Kosten Qualität Quelle: Klimmer: Unternehmensorganisation, 2007, S. 87 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 23 Symbole für Datenflusspläne/ Flussdiagramme Symbol Personal und Organisation Bedeutung Symbol Bedeutung Bearbeiten/ Operation allgemein Ablauflinie Hilfsfunktion ausführen Flusslinie Eingreifen/ Operation von Hand Datenübertragung Eingabe/ Ausgabe Zusammenführung Verzweigung/ Entscheidung Aufspaltung Übergangsstelle Sammlung Schriftstück Synchronisation bei Parallelbetrieb Prof. Dr. Richard Roth 24 Beispiel eines Ablaufdiagramms Anfordernde Stelle Einkauf Lieferant Wareneingang Finanzbuch - haltung Anforderungen erstellen Angebote einholen Bestellung vornehmen Termine überwachen Ware annehmen Abweichungen klären Rechnungsbetrag anweisen Quelle: Schulte-Zurhausen, 2002, S.498 Personal und Organisation Legende: Verantwortung Prof. Dr. Richard Roth Mitarbeit Information 25