Transcript Zaman yonetimi - Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
Nevzat KUL Şube Müdürü Etik Eğitici - QMS Auditor / Lead Auditor ANKARA - 2012
Şube Müdürü - Etik Eğitici - QMS Auditor / Lead Auditor Nevzat KUL
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
ZAMAN
Olayların geçmişten bugüne gelip, geleceğe doğru birbirini takip ettiği, bireyin kontrolü dışında kesintisiz devam eden bir süreçtir.
(H.Smith,1998:24). Olayların ardışıklığını görerek bireyin zihninde yarattığı ve olayların bundan sonra da içinde olup gideceklerinin düşünüldüğü başı ve sonu olmayan soyut bir kavramdır (Sucu,1996:3).
Şube Müdürü - Etik Eğitici - QMS Auditor / Lead Auditor Nevzat KUL
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
ZAMAN
Diğer önemli kaynaklardan biri olan para oldukça bol bulunan bir unsurdur. Ekonomik büyümeye ve faaliyete sınır koyan unsurun, sermayenin arzından çok talep olduğu genel kabul görmektedir. Diğer sınırlayıcı kaynak olan insanlar ise, aralarında nitelikli olanı az olmakla birlikte, kiralanabilir bir unsurdur. Ancak, kimse daha fazla zamanı ne kiralayabilmekte ne de kiraya verebilmektedir (Drucker,1994:37-38).
Şube Müdürü - Etik Eğitici - QMS Auditor / Lead Auditor Nevzat KUL
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
ZAMAN YÖNETİMİ
Yöneticilerin zamanlarını daha iyi organize etmeleri için geliştirilen bir eğitim aracıdır.
Zamanı yönetemeyiz, yalnızca kendimizi zamana göre yönetebiliriz.” Çünkü, akreple yelkovanın hareketi bireyin denetimi dışındadır. Sorun saati yönetmek değil, bireyin kendisini zaman içinde yönetebilmesidir (Mackenzie,1989:15).
Şube Müdürü - Etik Eğitici - QMS Auditor / Lead Auditor Nevzat KUL
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
ZAMAN YÖNETİMİ
Başlangıcı ve bitişi belirlenmiş bir zaman diliminde yapılması gereken iş ve eylemleri tanımlanmış amaçların realizasyonuna yönelik olarak tüm kaynakları etkin ve verimli kullanmak (Ardahan,2003:18). Amaç, bireylerin ve yöneticilerin zamanlarını verimli ve etkin kullanmalarını sağlayabilmektir. Zamanı etkin yönetmek ya da kullanmak, sahip olunan her saati, her dakikayı belirli bir hedef ve amaç doğrultusunda planlayarak kullanmak anlamına gelmektedir (Uğur,2000:18).
Şube Müdürü - Etik Eğitici - QMS Auditor / Lead Auditor Nevzat KUL
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
ZAMAN YÖNETİMİ
Eğer sabah kahvaltınızı yapamıyor, Ailenize zaman ayıramıyor, Arkadaş ve dost ziyaretleri yapamıyor, Sürekli çalıştığınız halde işlerinizi bitiremiyor, İşlerinizi evinize taşıyor ve sürekli işlerinizin çokluğundan yakınıyorsanız sizin “Etkili bir zaman yönetimine” ihtiyacınız var demektir.
Şube Müdürü - Etik Eğitici - QMS Auditor / Lead Auditor Nevzat KUL
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
• • • • • • • • • • • • • • • •
Birey bazlı zaman tuzakları
Plansızlık Unutkanlık Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak Yetki vermemek Ertelemek Açık kapı politikası, ziyaretçilere ‘Hayır’ diyememek Gündemsiz ve verimsiz toplantılar Dağınık büro ve masa düzeni Rutin ve gereksiz işler Gereksiz telefonlar Mesleki eğitim çalışmalarına yeterince zaman ayırmama Astlara yeteri kadar güvenmeme Devredilen işleri ayrıntılı olarak denetleme Başkalarının özel işlerine zaman ayırma Günce alışkanlığının olmaması Kişinin yaptığı işten tatmin olmaması,
Şube Müdürü - Etik Eğitici - QMS Auditor / Lead Auditor Nevzat KUL
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
Organizasyon bazlı zaman tuzakları
• • • • • • • • • • • Kuruluş amaçlarının açık ve net olmaması, Yapılacak işlerin belirli bir sırayı takip etmemesi, Öngörü tekniğinin kullanılmaması, Planlamaya önem verilmemesi, Yöneticilerin astlarına güvenmemesi, Karar vermek için yeterli verinin bulunmaması, Çalışanlar arasında işbirliğinin zayıf olması, Emir-komuta zincirinin işlememesi, Çalışanların nitelik ve niceliğine önem verilmemesi, İş ve görev tanımlarının yapılmaması, Örgüt içinde gruplaşmalar ve çatışmaların varlığı.
Şube Müdürü - Etik Eğitici - QMS Auditor / Lead Auditor Nevzat KUL
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ZAMANIN ETKİN KULLANILMASINI SAĞLAYAN DAVRANIŞ VE YÖNTEMLER 1. Zaman Tutanağı Hazırlama ve Akşam Analizi
– – – – – Öncelik durumuna göre yarına ait plan yap.
Plana göre günü yaşa ve başlangıç-bitiş saatlerini kaydet.
Planda olmayan ama yapılan işleri zamanıyla kaydet.
Günlük verimliliği hesapla.
Her bir faaliyetin yapılış biçimi, harcanan süre, yapılış zamanını analiz et.
Şube Müdürü - Etik Eğitici - QMS Auditor / Lead Auditor Nevzat KUL
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ZAMANIN ETKİN KULLANILMASINI SAĞLAYAN DAVRANIŞ VE YÖNTEMLER
– Verimli ve verimsiz iş ve zamanları belirle ve astlarına delege et.
– Benim veya herhangi başka biri için gerçekten gerekli olmayan hangi faaliyetleri yapıyorum? – Zaman tutanağındaki hangi faaliyetler başka biri tarafından yapılabilir? –
Şube Müdürü - Etik Eğitici - QMS Auditor / Lead Auditor Nevzat KUL
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
Zaman Tutanağı Hazırlama ve Akşam Analizi
Her bir gün için Kalan süre GünlükEtkinlikler: Uyku: Kişisel Bakım/Temizlik: Yemek hazırlama/ Yeme/Toplama: Aile ile zaman geçirme: Sosyal ilişkiler & arkadaşlık: Dinlenme: TV/ video izleme,vb: spor/egzersiz: Ulaşım (okul, iş, vb.): Çalışma/yardım: Okuma: Plan yapma Diğer: Pztesi Salı Şube Müdürü - Etik Eğitici - QMS Auditor / Lead Auditor Çarşba Perşbe Cuma Cmrtsi Pazar Nevzat KUL
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Kolon I: Haftalık aktivitelere harcadığın zamanı saat cinsinden listele.
Ders Saati Çalışma Zamanı İş/Staj Gönüllü aktiviteler Egzersiz Planlı aktiviteler (klüp, ibadet, vb.) Arkadaş toplantıları Ev ve ayak işleri Ötekiler
Toplam A: ______ ______ ______ ______ ______ ______ ______ ______ ______ ______ ______
Kolon II: Günlük tekrarladığın aktiviteri beş (iş günü) veya yedi (toplam gün) ile çarparak haftada toplam kaç saat harcadığını hesapla.
Yolda geçen süre ( 5 ile çarp=)
______
Yemek hazırlama ve yeme ( 7 ile çarp=) Kendine ayırdığın zaman (7 ile çarp=) Uyku (7 ile çarp)
Toplam B: Toplam A + B = Toplam C: ______ saat Haftada 168 saat vardır. 168 den Toplam C yi çıkart = _____ Boş zaman (168 - toplam C) ______ ______ ______ ______
Şube Müdürü - Etik Eğitici - QMS Auditor / Lead Auditor Nevzat KUL
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ %100
En iyi zaman
0 8:00 Şube Müdürü - Etik Eğitici - QMS Auditor / Lead Auditor Öğle 17:00 Nevzat KUL
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ZAMANIN ETKİN KULLANILMASINI SAĞLAYAN DAVRANIŞ VE YÖNTEMLER
2. Planlamaya Önem Verme
“Bir işi doğru yapmak için zamanınız yoksa, düzeltmek için nasıl zaman bulacaksınız? • • • Bir işi doğru yapmakla doğru işi yapmak arasındaki seçim etkili ve verimli bir yönetici için güç değildir”. Amaçları belirlemek Yıllık, aylık, haftalık ve günlük plân yapmak Çalışırken “erişilememek”
Şube Müdürü - Etik Eğitici - QMS Auditor / Lead Auditor Nevzat KUL
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ZAMANIN ETKİN KULLANILMASINI SAĞLAYAN DAVRANIŞ VE YÖNTEMLER
3. Öncelikleri Belirleme
– Her şeyi yapmak için yeterli zamana asla sahip olunamayacağı gerçeğini kabul etmek
Şube Müdürü - Etik Eğitici - QMS Auditor / Lead Auditor Nevzat KUL
Önemli Önemli değil
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
Acil Acil değil •Krizler •Çözüm bekleyen sorunlar •Belli bir tarihe yetişmesi gereken işler I •Amaca hizmet etmeyen telefonlar / ziyaretler •Bazı raporlar •Bazı toplantılar •Hemen yapılması gereken bazı işler •Popüler etkinlikler III I •Düşünmek •Plânlama •Bakım yapma •Hazırlık yapma •Güçlenme •Yenilenme •“Kaçış” etkinlikleri • “chat”, fal, oyun •“Aşırı” TV izleme • ??? IV II •İlişkileri geliştirme
Şube Müdürü - Etik Eğitici - QMS Auditor / Lead Auditor (S. Covey, Önemli İşlere Öncelik) Nevzat KUL
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ZAMANIN ETKİN KULLANILMASINI SAĞLAYAN DAVRANIŞ VE YÖNTEMLER
4. Yöneticinin Kendini Yönetmeyi Bilmesi
– “Hedefiniz yönetimse önce özyönetimi gerçekleştirmelisiniz” (Osborn)
5. Yetki Devretme ve Tersine Yetki Devrinden Kaçınma
Şube Müdürü - Etik Eğitici - QMS Auditor / Lead Auditor Nevzat KUL
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ZAMANIN ETKİN KULLANILMASINI SAĞLAYAN DAVRANIŞ VE YÖNTEMLER
6. Kesintilerin Ortadan Kaldırılması
– Telefonlar – – Ziyaretçiler Toplantılar
7. Etkili İletişim
Şube Müdürü - Etik Eğitici - QMS Auditor / Lead Auditor Nevzat KUL
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ZAMANIN ETKİN KULLANILMASINI SAĞLAYAN DAVRANIŞ VE YÖNTEMLER 8. İşlerin Sürüncemede Bırakılmaması, Ertelememe
– Hoşlanılmayan işlerin önce yapılması, – – – En sevilmeyen ve en çok erteleme eğilimi gösterilen işin günün başlangıcında yerine getirilmesi, Her görevin yapılması için gerekli olan zaman aralığının tam olarak belirlenmesi Kendinize bir bitirme tarihi saptayın.
9. Yöneticinin “Hayır” Demeyi Öğrenmesi 10. Açık Kapı Politikasının Gözden Geçirilmesi
Odanızdaki misafir koltukları ve sandalyelerinden kurtulun.
Randevuyla misafir kabul etmek
11. Stresin Üstesinden Gelme Şube Müdürü - Etik Eğitici - QMS Auditor / Lead Auditor Nevzat KUL
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ZAMANIN ETKİN KULLANILMASINI SAĞLAYAN DAVRANIŞ VE YÖNTEMLER 12. Masa ve ofis düzenini kurmak
Her gün işten ayrılmadan önce 10 dakikanızı masanızı temizlemeye ayırın.
13. Yardımcı elemanlardan yararlanmak 14. Belli bir zamanda tek bir iş ile ilgilenmek 15. Hızlı okuma becerisini geliştirmek 16. Seyahat zamanını kullanışlı kılmak Şube Müdürü - Etik Eğitici - QMS Auditor / Lead Auditor Nevzat KUL
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ARZ EDERİM Nevzat KUL Şube Müdürü – Etik Eğitici QMS Auditor / Lead Auditor ANKARA - 2012 [email protected]
(0312 413 65 20) Şube Müdürü - Etik Eğitici - QMS Auditor / Lead Auditor Nevzat KUL