Transcript UPRAVLJANJE KOMUNIKACIJAMA U PROJEKTU
KOMUNICIRANJE
Jedan od najčešćih uzroka grešaka, na projektu, je loša komunikacija između ključnih učesnika. Komuniciranje uključuje razmenu informacija. Pošiljalac informacija je odgovaran za njihovu jasnost, nedvosmislenost, i kompletnost, tako da ih primalac može primiti u ispravnom stanju. Primalac je odgovoran za proveravanje da su informacije primljene u kompletnom i razumljivom obliku.
KOMUNICIRANJE
Komuniciranje se javlja u više oblika: a) pismenom, usmenom, slušajućem i govornom; b) internom (unutar projekta) i eksternom (sa kupcima, medijima, javnošću); c) formalnom (izveštaji, brifinzi) i neformalnom (ad hoc konverzacija) i d) vertikalnom (kroz organizaciju) i horizontalnom (sa jednakima po ovlašćenjima).
PROCES KOMUNICIRANJA
Proces komuniciranja obuhvata sledeće elemente: Komunikator – osoba koja pokreće proces komuniciranja i saopštava poruke Poruka – element procesa komuniciranja koji se može sastojati od misli, osećaja ili ideja. Medij – sredstvo ili metod kojim se prenose poruke.
Primalac – osoba koja učestvuje u procesu komuniciranja tako što prima poruku.
PROCES KOMUNICIRANJA
Dva osnovn modela procesa komuniciranja: Prosti i složeni Proces komunicianja obuhvata sledeće faze: Slanje poruke Filtriranje poruke Primanje poruke Tumačenje i razumevanje poruke
SLANJE PORUKE
Slanje poruke se može obaviti na više načina: Usmeno Pismeno Neverbalnim – vizuelnim načinom Taktilno (pomoću čula dodira) Olefaktorski (pomoću čula mirisa) Involuntarno (povezivanje načina slanja poruka sa refleksnim reakcijama čoveka) Ekstrasenzorski (posebni načini slanja poruka)
FILTRIRANJE PORUKE
Faza u kojoj se vrši prečišćavanje poruke Poruku svako shvata na način na koji mu odgovara Filtriranje je potrebno zbog brojnih nejasnoća i nesaglasnosti izmedju pošiljaoca i primaoca.
PRIMANJE I TUMAČENJE PORUKE
Primanje poruke zavisi od načina i kvaliteta slanja poruke.
Tumačenje poruke predstavlja proces u kojem primalac poruke razmatra dobijenu poruku i pokušava da shvati i razume osnovni sadržaj poruke i osnovne informacije koje su porukom poslate.
UPRAVLJANJE KOMUNIKACIJAMA U PROJEKTU
Upravljanje komunikacijama obuhvata sledeće elemente: Učesnici Proces Veštine Okruženje Primena
UČESNICI U PROCESU KOMUNICIRANJA
Učesnici u procesu komuniciranja su: RUKOVODILAC PROJEKTA – je glavni komunikator u procesu komuniciranja. Od njega polaze i njemu se vraćaju sve osnovne informacije od značaja za realizaciju projekta PROJEKTNI TIM – komunikacija izmedju članova i komunikacija sa rukovodiocem projekta KLIJENT – je značajan primalac a delimično i pošiljalac poruka i naročito je komunikaciono povezan sa rukovodiocem projekta.
VRHOVNI MENADŽMENT – odlučuju o osnovnim ciljevima projekata pa je potrebno stalno komuniciranje sa rukovodiocem projekta i članovima projektnog tima.
NAČINI KOMUNICIRANJA U PROJEKTU
LIČNI KONTAKTI – najbolji način za neposredno i direktno prenošenje poruka i dobijanje i razmenu informacija o projektu SASTANCI – komuniciranje izmedju dve strane koje spontano ili sa prethodnom pripremom obavljaju razgovore o odredjenoj temi KORESPONDENCIJA – pismena prepiska u kojoj dve strane razmenjuju pismenu dokumentaciju (pisma, telegrami…) ELEKTRONSKA POŠTA – podrazumeva korišćenje računara i interneta. Za razliku od klasičnih vidova komunikacije ima odredjene prednosti kao što su brzina i smanjenje troškova
UPRAVLJANJE KOMUNIKACIJAMA
Proces koji obuhvata četiri osnovna podprocesa: Planiranje komunikacija – utvrdjivanje informacionih i komunikacionih potreba različitih učesnika projekta Distribucija informacija – informacije se stavljaju na raspolaganje učesnicima u traženom vremenskom periodu Izveštavanje o izvodjenju projekta – obuhvata prikupljanje i diseminaciju informacija o izvodjenju projekta Administrativno zaključenje – prikupljanje, sredjivanje i arhiviranje informacija i različite dokumentacije o projektu