Transcript Komunikacijski_planovi

Komunikacijski planovi
Što je komunikacijski plan?
• Dio strateškog upravljanja tvrtke
– Strateško upravljanje:
• Kuda ide tvrtka?
• Kakva je okolina?
• Kako stići do cilja?
• Alisa i mačka (Lewis Caroll, 1872., Iza zrcala)
Alisa: Kojim putem bih trebala ići?
Mačka: To ovisi o tome kuda ideš.
Alisa: Ali ja ne znam kuda idem!
Mačka: Onda nije važno kojim ćeš putem!!
Što je komunikacijski plan?
• Strategija:
– sredstvo za ostvarenje krajnjeg cilja
SREDSTVA
KRAJNJI CILJ
Planovi
Vizija, misija,
ciljevi
Aktivnosti
Rezultati
Vizija: Kako želimo da
organizacija izgleda?
Misija: Što je zadatak
naše organizacije?
Što je komunikacijski plan?
• Primjeri vizije i misije tvrtke:
– VIZIJA
Organizacija će postati vodeća hrvatska institucija u svom polju
zadovoljavanjem svakodnevnih potreba svakoga svog pojedinog
klijenta.
– MISIJA
Nuditi individualizirane usluge bez obzira na to koliko one male
bile, pri čemu se svakome klijentu poklanja jednaka pažnja, jer
nama je klijent uvijek na prvom mjestu.
Što je komunikacijski plan?
• Komunikacijski plan u 10 točaka:
1. Izvršni sažetak
2. Komunikacijski proces
3. Kronologija događanja
4. Analiza stanja
5. Opće poruke/potencijalne teme
6. Javnost/publike/interesno-utjecajne skupine
7. Poruke za ključne publike
8. Provedba
9. Proračun
10. Mjerenje i vrednovanje
Izvršni sažetak
• Sažetak glavnih prijedloga, planova i operativnih
informacija
• Brz i priručni pregled komunikacijskog plana
• Hvatač pozornosti donositelja odluka
• Obuhvaća:
– Pregled značajnih poslovnih pitanja u planu i njihova utjecaja na
organizaciju
– Poslovna pitanja – probleme i/ili mogućnosti
– Istraživanja i druge izvore podataka
– Očekivane rezultate – kratkoročne i dugoročne ciljeve
– Plan provedbe i vremenski okvir
– Plan i parametre vrednovanja
Komunikacijski proces
• Pojašnjenje za unutrašnje donositelje odluka
• Način dostizanja točke zajedničkog gledišta
• Obuhvaća:
– Opis komunikacije kao menadžerskog pomagala
– Opis uloge i odgovornosti menadžera u komunikaciji
i organizaciji komunikacije
– Raspravu o mogućnostima rješavanja organizacijskih
problema kroz komunikaciju
– Opis direktnih koristi za rukovoditelje/donositelje
odluka
Kronologija događanja
• Kako smo dospjeli ovamo?
• Retrospektiva najvažnijih događaja u postojanju
organizacije
• Obuhvaća:
– Popis najvažnijih događaja (u natuknicama)
– Utjecaj spomenutih događanja na interne ili eksterne
komunikacijske procese
– Viziju i misiju organizacije
– Jasno i sažeto određenje organizacije spram pojedinih
događanja
Analiza stanja
• Definiranje uzroka i posljedica
• Obuhvaća:
– Probleme koji će se rješavati komunikacijom po planu
– Pozitivne i negativne činjenice o problemu
(posljedice)
– Opis konteksta/situacije u kojoj se donosi
komunikacijski plan
– Prednosti organizacije
– Mane organizacije
– Prilike za ostvarivanje ciljeva
– Potencijalne probleme (prijetnje)
Opće poruke/potencijalne teme
• Plan u ovom segmentu sadrži:
– Opće poruke ili teme koje se odnose na organizaciju
– Opće poruke ili teme koje se odnose na djelatnost
organizacije
– Opis pozitivne ili negativne percepcije javnosti o
organizaciji, njezinoj djelatnosti ili proizvodima
• Opća poruka mora biti napisana jasno,
razumljivo i jednostavno
• Opće poruke su poruke lidera koje oni prenose
ostatku organizacije ili eksternim javnostima
Javnost/publike/interesno-utjecajne skupine
“Da sam barem bolje komunicirao sa svojim
ljudima. Kad ljudi znaju zašto rade, onda će za
to i raditi. Nikada to nisam uspio prenijeti.”
Roger Smith, CEO General Motors,
prilikom odlaska s mjesta direktora
• Tko sve utječe na našu organizaciju ili problem
koji želimo riješiti?
• Ovaj dio plana obuhvaća:
– Podjelu javnosti po važnosti
– Kratak opis pojedinih skupina i kanala za
komunikaciju s njima
Poruke za ključne publike
• Jedna do dvije rečenice koja osigurava
unaprijeđenje znanja o pojedinom problemu i
njegovo razumijevanje, potiče na akciju,
pojačava interes i objašnjavaju razloge
određenih odluka odnosno aktivnosti
• Poruka mora:
– Biti prilagođena publici
– Pozivati na dijalog
– Imati uporište u stvarnom stanju stvari
Provedba
• Opis (sažetak) akcija koje planiramo poduzeti
• Može biti tekstualan ili tabličan
• Sadrži:
–
–
–
–
Probleme/mogućnosti
Javnosti/ciljne skupine
Ključne poruke
Kanale komunikacije/
vrijeme komunikacije
– Troškove
– Očekivane rezultate
– Način vrednovanja
A1
A2
Problem
Mogućnost
Strategija i
taktika
Ciljevi
Mjerila
Problem
Publika
Poruka
Medij
Trošak
Očekivani
Rezultati
Način
vrednovanja
Proračun
• Pristup izračunu troškova:
– Prošla godina, više – manje
• Više ili manje novca u odnosu na godinu prije
– Postotak od prodaje ili prihoda
• Ovisan o rezultatima
– “Menadžment kaže”
• Želje menadžmenta
– “polazi od nule” proračun
• Korisnici proračuna unaprijed predviđaju svoje troškove
– “prema budućnosti” proračun
•
•
•
•
•
•
•
želje menadžmenta u idućih 5 – 10 godina
snage i slabosti organizacije
ograničenja u okolini
Potrebni postupci za nadjačavanje slabosti i iskorištavanje prilika
Analiza troškova/koristi za postavljanje prioriteta
Izbor prioriteta
Priprema parcijalnih proračuna
Proračun
• Primjer:
Medijske
djelatnosti
Jednokratni Koliko puta Ukupna
troškovi
godišnje
cijena
Aktivnost 1 XY kn
2
2 XY
Aktivnost 2 YZ kn
12
12 YZ
Aktivnost 3 XZ kn
52
52 XZ
Ukupno: 2 XY + 12 YZ + 52 XZ
Mjerenje i vrednovanje
• Odrediti što želimo mjeriti
• Postaviti etalon – situaciju ili rezultat s kojom
uspoređujemo
• Odrediti tehniku mjerenja
• Odrediti troškove mjerenja
• Odrediti vrijeme i trajanje mjerenja
• Preporučiti daljnje akcije na osnovu rezultata
mjerenja (korektivni postupci)