Transcript Digitale Unterlagen in der Verwaltung 01

Für die Ewigkeit?
Digitale Unterlagen in der
Verwaltung und ihre Archivierung
Dr. Beate Dorfey
16.10.2012
Digital oder Papier: Wohin geht
die Reise?
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Frage längst beantwortet: Einsatz in allen Bereichen
Euphorie der ersten Jahre ist weg
Neue Wege werden gesucht und beschritten
Rechtliche Unsicherheiten noch nicht vollständig
abgebaut
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Digital oder Papier: Wo steht
Rheinland-Pfalz?
• Kabinettsbeschluss
2005 zu
landeseinheitlichem
DMS
• eGovernment-Strategie
des Landes
• IT-Zentralstelle
• Gemeinsame Plattform
durch rlp-Netz und rpMiddleware
• De facto
unterschiedliche DMSSysteme im Einsatz
• Unübersehbare Vielfalt
bei Fachverfahren
• Grad der ITUnterstützung schwankt
schon innerhalb einer
Behörde
• Weitgehende RessortAutonomie in IT-Fragen
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Elektronische Unterlagen in
der Verwaltung: ein weites
Feld
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DMS/VBS
Fachverfahren
eGovernment
Kommunikationsplattformen: Microsoft Sharepoint
Email
File-Server
Arbeitsplatz-PCs
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Fünf gute Gründe, weshalb Sie
das etwas angeht
• Schutz, Sicherheit und Integrität dienstlicher Daten liegen
im öffentlichen Interesse und sind nicht die
Privatangelegenheit von Sachbearbeiterinnen und
Sachbearbeitern
• Hybride oder unvollständige Akten gefährden die
Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und
Geschäftsprozessen
• Aufbau von Teilregistraturen und Sachbearbeiterablagen
auf PCs, File-Servern und Sharepoint gefährden die
Gerichtsfestigkeit der Akten
• Verstecktes und nicht-geteiltes Wissen ist Verlust von
Wissen
• Aufbewahrungsfristen von mehr als 5 Jahren erzwingen
Verfahren zur Langzeiterhaltung Ihrer digitalen Daten
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Arbeitsplatz-PCs
• Dienstliche Korrespondenz
• Vermerke, Stellungnahmen
• Informationsmaterialien zur Entscheidungsfindung
aus Internet
• Emails
Problem: Oftmals wird nicht alles, was
aktenrelevant ist, den Akten zugeführt mit der
Folge:
Arbeitsplatz-PC als Sachbearbeiterablage!
Datensicherheit und –integrität ungelöst!
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File-Server
Auch hier findet man:
• Dienstliche Korrespondenz, Vermerke,
Stellungnahmen vornehmlich
organisationsübergreifend
• Für den Dienstbetrieb wichtige Unterlagen wie GVP,
Dienstanweisungen, Richtlinien
• Vermengung individueller und
organisationsübergreifender Informationen
Fazit: Unstrukturierte Aktenablage als Teil- oder
Parallelregistratur
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Email
• Direkte dienstliche Korrespondenz mit Bürgerinnen
und Bürgern ohne Niederschlag in den Akten
• Nicht-Zugänglichkeit von dienstlich relevanten
Informationen für andere
• Nicht-Beachtung des Geschäftsgangs
• Interne Entscheidungsfindung per Email
Fazit: Umgang mit Teil- oder Parallelregistraturen
auf Arbeitsplatz-PCs, File-Servern und Email ist
kein IT-Problem, sondern Frage der Organisation
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Fachverfahren
• Definition: datenbankbasierte Anwendungen zur
Erledigung von Fachaufgaben
• Weites Spektrum von einfacher Access-Anwendung
bis komplexen Geoinformationssystemen
• Nahezu unbegrenzte Anwendungsmöglichkeiten: von
referatsbezogen bis behördenübergreifend
• Häufig fehlende Historisierungsfunktion zur
Nachvollziehbarkeit von Änderungen
Fazit: Auch Daten aus Fachverfahren unterliegen
der Anbietungspflicht an die Archive und müssen
ganz oder teilweise ausgesondert werden!
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eGovernment
• Definition: Anwendungen zur direkten und
unmittelbaren Kommunikation mit den Bürgerinnen
und Bürgern
• schnellere und einfachere Informationsbeschaffung
• Erledigung gleichförmiger Prozesse
• Politischer Druck zur Ausweitung
Fazit: eGovernment-Verfahren sind ebenfalls
anbietungspflichtig, ihre Archivwürdigkeit muss
im Einzelfall geprüft werden
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DMS/VBS
Ziele
Praxis
• Erzeugen und Verwalten
elektronischer Akten
• Aufgabenerledigung auf
elektronischem Weg
• Reibungsloser Austausch
von Informationen, auch
organisationsübergreifend
• Hohe Kosten
• Hoher organisatorischer
Aufwand
• Komplexe Bedienung
• Unsicherheiten bezüglich
Rechtssicherheit
• Verbreitungsgrad deutlich
geringer als erwartet
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Kommunikationsplattformen
wie Microsoft Sharepoint
• Etablieren sich mehr und
mehr als Vorstufe, aber
auch Ersatz für DMS
• Einfachere, deutlich
geringer formalisierte
Form der Zusammenarbeit, auch organisationsübergreifend
• Reduzierter
Organisationsaufwand
• Höhere
Benutzerakzeptanz
• Höhere Sorgfalt bei
Veraktung der
Dokumente erforderlich
• Nachvollziehbarkeit von
Entscheidungsprozessen
muss gewährleistet
bleiben
• Kein unkontrolliertes
Anwachsen von
Projekten und
Informationspools
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IT-Anwendungen: Spielregeln
und Voraussetzungen
• Prinzipien der Schriftgutverwaltung müssen stets
beachtet werden!
• IT-Anwendungen sind stets immer auch Aufgabe der
Organisation!
• Unterstützung und Begleitung durch die Hausspitze
ist unverzichtbar!
• Rechtssicherheit geht vor bequemer
Aufgabenerledigung!
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IT-Anwendungen: Gefahren
und Klippen
• Verlust von Informationen durch lückenhafte
Veraktung von Dokumenten
• Mangelhafte Nachvollziehbarkeit von
Geschäftsprozessen gefährdet die Rechtssicherheit
• Unzureichende Vorbereitung von IT-Maßnahmen
erhöht die Kosten und reduziert die Akzeptanz in den
Behörden
• „Vergessen“ der Anbietungspflicht an die Archive
führt zu unerwarteten Kosten und Aufwendungen
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Unverzichtbar: Standards
• Kalkulierbare Kosten
• Planungssicherheit
• Erfolgssicherheit
Übersicht über xöv-Standards unter www.xoev.de
Übersicht über die wichtigsten IT-Standards zur
Datensicherheit unter www.bsi.bund.de
Übersicht über die wichtigsten Standards zur
Langzeiterhaltung von Daten unter
www.langzeitarchivierung.de
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Unverzichtbar: Support
• IT:
-
Datensicherheit und Datenintegrität
technische Umsetzung sämtlicher Anforderungen
Betrieb und Support
• Organisation:
-
Erstellung eines Anforderungsprofils
Projektmanagement
Modellierung Geschäftsabläufe und Schaffung der organisatorischen
Rahmenbedingungen
• Führungskräfte
-
Unterstützung
Förderung
Vorbildfunktion
• Archiv
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Archive und IT-Anwendungen:
Unsere Anforderungen an Sie
• Alles, was aktenrelevant ist, muss den Akten zugeführt
werden!
• Entscheidungsprozesse und Geschäftsabläufe müssen
nachvollziehbar sein!
• Auch Fachverfahren und eGovernment-Anwendungen
sind grundsätzlich anbietungspflichtig!
• Frühzeitige Kommunikation und Abstimmung mit dem
Archiv verhindert nachträgliche Kosten und
Anstrengungen!
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Archive und IT-Anwendungen:
Was wir Ihnen bieten
Teilhabe an unseren Erfahrungen durch Beratung und
Schulung
• in allen Fragen der Schriftgutverwaltung
• bei der Einführung neuer Systeme, insbesondere DMS
und VBS, insbesondere bezüglich Organisation, Planung
und Rechtssicherheit
• in allen Fragen der Langzeiterhaltung Ihrer Daten
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Langzeiterhaltung ≠ Digitale
Archivierung
• Langzeiterhaltung: Revisionssichere Speicherung
behördlicher Daten in der elektronischen
Altregistratur zur Wahrung von Aufbewahrungsfristen
• Digitale Archivierung: Dauerhafter Erhalt
archivwürdiger digitaler Unterlagen im Digitalen
Magazin Rheinland-Pfalz und deren
Zugänglichmachung für die Öffentlichkeit
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Langzeiterhaltung vs. Digitale
Archivierung
Überschneidungen
• langzeitfähige Formate
• strukturierte Ablage
• Rechtemanagement
• Migrationsroutinen
Mehrleistungen
• systemunabhängige
Speicherung
• erweiterter
Metadatenkatalog
• Schaffung von sicheren
Zugangsmöglichkeiten
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Langzeiterhaltung und
Aussonderung: Sachstand
• DMS/VBS: Standardisiertes Aussonderungsverfahren
xdomea 2.x
• Fachverfahren: Standard für relationale Datenbanken:
SIARD, ansonsten: individuelle Absprachen und
Schnittstellenprogrammierung
• Kommunikationsplattformen: Noch kein standardisiertes
Verfahren zur Aussonderung vorhanden: Überführung der
aktenrelevanten Dokumente in DMS/VBS
• Email: Noch kein standardisiertes Verfahren zur
Langzeiterhaltung vorhanden; Ausdruck oder Überführung
in DMS/VBS
• File-Server und Arbeitsplatz-PCs: Tools zur Strukturierung
und Konvertierung der Daten vorhanden (Primärdaten
pdf/a, Metadaten: xml)
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Für die Ewigkeit!
Unser Anspruch: Dauerhafte, rechtssichere,
authentische und revisionssichere Erhaltung des
behördlichen Schriftgutes - auch für die nächsten
1200 Jahre
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Ihre Ansprechpartner im
Landeshauptarchiv
Dr. Beate Dorfey
Abteilungsleiterin Staatliches
Schriftgut
Referentin der Ressorts Staatskanzlei,
Inneres, Landesplanung, Bildung,
Wissenschaft, Weiterbildung, Kultur
Projektleiterin Digitales Magazin
Tel. 0261-9129 103
[email protected]
Dr. Jörg Pawelletz
Stellv. Abteilungsleiter Staatliches
Schriftgut
Referent der Ressorts Finanzen,
Umwelt, Forsten, Energie, Klimaschutz,
Soziales, Arbeit, Gesundheit,
Demografie, Integration, Familie,
Kinder, Jugend, Frauen
Tel. 0261-9129 120
[email protected]
Dr. Daniel Heimes
Referent der Ressorts Justiz,
Verbraucherschutz, Wirtschaft,
Verkehr, Landwirtschaft, Weinbau,
Ernährung
Tel. 0261-9129 130
[email protected]
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