Transcript Records Management und digitale Akte

Andreas Schneider
Leiter Geschäftsbereich DMS Solutions
Records Management und
digitale Akte
so geht es einfach und intuitiv
Agenda
• Kurzvorstellung HENRICHSEN AG
• Verständnis Records Management und digitale Akte
• Vorstellung ECM ARENA
• Input einfach managen
• Digitale Akten - Dokumente und Informationen im
Sinnzusammenhang
• Die Umsetzung der 8 Grundprinzipien von GARP
• Einfachheit und Intuition als weitere Prinzipien
Kurze Vorstellung der
HENRICHSEN AG
Andreas Schneider, Leiter Geschäftsbereich DMS Solutions
Was macht HENRICHSEN?
Seit 30 Jahren führender Lösungslieferant
kaufmännischer Geschäftsprozesse und digitaler
Aktenlösungen
•
•
•
Dokumentenmanagement (DMS)
Enterprise Content Management (ECM)
Business Process Management (BPM)
Als konsequente Weiterentwicklung beschäftigt sich HENRICHSEN mit
dem Thema Informationslogistik
Quick Facts
Records Management und
digitale Akte
aus Sicht der HENRICHSEN AG
Worum geht es uns?
Menschen einfach und ressourcenschonend
die Informationen zur Verfügung stellen,
die sie zum Arbeiten brauchen.
Unsere Zielgruppe
Mittelständische Unternehmen aus den Sektoren Fertigung,
Handel und Dienstleistung.
Wir sprechen im Zusammenhang mit der vorgestellten
Lösung nicht von Akten, wie sie typischerweise in öffentlichen
Verwaltungen verwendet werden.
Unser Aktenverständnis
• Digitale Akten sind Informationsobjekte, die Daten und
Dokumente, in einem sinnvollen Zusammenhang darstellen,
zum Beispiel Daten und Dokumente zu einem Kunden,
Lieferanten, zu einem Auftrag oder einer Bestellung.
• Es müssen Unterstrukturen (z.B. Unterakten/Vorgänge)
gebildet werden können, z.B. eine Kundenakte die
Vorgangsakten für Angebote, Aufträge, Projekte und
Reklamationen enthalten kann.
• Mehrfachzuordnungen von Dokumenten und Akten müssen
möglich sein.
Unser Aktenverständnis
• Akten, Vorgänge und Dokumente können sich im
bearbeitbaren oder archivierten (unveränderbaren) Zustand
befinden. Die Akten müssen alle Dokumente – unabhängig
von ihrem Zustand enthalten.
• Dokumente müssen nach einer sinnvollen Systematik
klassifiziert werden um sie leicht nach einer für den Benutzer
verständlichen Regel gruppieren zu können.
• Mit Akten und Dokumenten soll „gearbeitet“ werden können,
so sollen z.B. Aufgaben und Wiedervorlagen, Weiterleitungen
und Delegationen möglich sein, genau so wie das Erzeugen
von neuen Dokumenten aus der Akte heraus.
Herausforderungen
• Meist fehlt das „big picture“, in der Folge entstehen
Insellösungen für einzelne Fachabteilungen.
• Geschäftsprozesse werden beim Design nicht genügend
berücksichtigt
• Zahlreiche und immer wieder unterschiedliche
Schnittstellen zu umliegenden Systemen
• Benutzerakzeptanz leidet durch erhöhten Aufwand beim
„Einbringen“ von Dokumenten und bei der Indizierung
 es entstehen unvollständige Akten
• Zeitaufwand und Kosten der Einführung
… unsere Antwort:
ready to work
Mailroom, digitale Akten, revisionssicheres Archiv,
Geschäftsprozesse, Teamarbeit.
Das „Big Picture“…
Posteingang
Verkauf
Anfrage
Auftrag
Rechnung
Leistung
Entwicklung
Produktion
Versand
Einkauf
Bedarf
Beschaffung
Rechnung
Rechnungwesen,
Vertragsmanagement, QM/ISO, ….
…muss sich an Geschäftsprozessen orientieren
Aufbau der ECM ARENA
CRM
Fibu
ERP
Mailroom
Lieferantenakte
Kundenakte
ARENA
DB
ECM ARENA
Dokumentklassen
Auftragsakte
Bestellakte
Archiv
DMS / Archivkomponenten: EASY Documents + EASY Archiv (EE.i/EE.x/EASY Documents Archive)
Abbildung des Purchase-toPay Prozesses mit weiteren Modulen
Web
Formular
Dokument
ERP
System
Bestellanforderung
Beschaffung
Eingangsrechnung
Anforderungsakte
und Genehmigungsworkflow
Lieferanten- und
Bestellakte
ER-Workflow
mit/ohne
Belegextraktion
Input einfach managen
Wir machen‘s einfach!
• Dokumente in die digitale Akte zu bringen soll so einfach wie
möglich sein.
• Wir wollen vermeiden, dass ein ECM Client gestartet sein
muss um ein Dokument in eine Akte abzulegen.
• Das manuelle Klassifizieren oder Indizieren von Dokumenten
soll so einfach wie möglich gemacht werden oder ganz
unterbleiben können.
• Die Funktionen zum Ablegen von Dokumenten sollen sich
nahtlos in gewohnte Umgebungen wie z.B. Outlook einfügen.
Input Kanäle
Scan-/Capture
Arbeitsplätze
Belege
Drag & Drop aus
Outlook oder vom
Filesystem
Multifunktionsgeräte
Dateien aus dem
Filesystem
E-Mail Postfächer
Fax
Office Integration
Arbeitsplatzscanner
SmartPhone Fotos /
Apps
Mailroom
Aktenplan
Prüfen
Klassifizieren
Indexieren
Aktenbildung
Business
Workflow
und/oder
Archiv
ARENA DB
Stamm- und
Bewegungsdaten
Archiv
Posteingang über Dienstleister
Webservice
Prüfen
Klassifizieren
Indexieren
Aktenbildung
Business
Workflow
und/oder
Archiv
ARENA Smartbox
• Kann als Dropzone mit oder
ohne anschließender
automatischer Klassifizierung
verwendet werden.
• Kann per Drag&Drop
Dokumente einer Akte
zuordnen.
ARENA Smartbox
• Kann mit
eingeblendetem
Aktenplan vollständig
und intuitiv per
Drag&Drop
klassifizieren.
Einfache Suche
Ablagestruktur
ECM ARENA Office
ECM ARENA Office
Digitale Akten
Dokumente und Informationen im
Sinnzusammenhang
Dynamische Aktenstrukturen
Die Akten zeigen alle Dokumente zu Kunden, Aufträgen, Lieferanten sowie
Bestellungen gruppiert nach den Dokumentenarten im Aktenplan an.
Ein automatisch generierte Aktendeckel zeigt auf den ersten Blick die
wichtigsten Informationen zur Akte an.
Dynamische Aktenstrukturen
Über Ampelfunktionen wird dem Benutzer der aktuelle Status der Aufträge
oder Bestellungen dargestellt
Über das detaillierte Berechtigungsmodel kann der Zugriff auf Akten und
Dokumente auf Basis von Rollen, Gruppen und Benutzern gesteuert
werden
Arbeiten mit Akten
Die Akte kann mit Wiedervorlagen versehen werden oder als Aufgabe mit
Termin an andere Personen oder Gruppen „versandt“ werden.
Der Bearbeitungsstatus kann jederzeit im Aufgabenreiter eingesehen
werden.
Transparenz
Über die Monitorfunktion kann die Bearbeitungshistorie von Akten und
Dokumenten eingesehen werden.
Neue Dokumente erzeugen
Über die Vorlagenbibliothek können neue Dokumente erzeugt werden.
Metadaten wie z.B. Adressen oder Bearbeiter können bei der Erzeugung
des Dokuments automatisch eingefügt werden
Dokumente erzeugen
HENRICHSEN ECM ARENA
Einfach – Clever - Machbar
• Kunden, Auftrags, Lieferanten und Bestellakte
• Vorkonfigurierte Eingangskanäle
• Konfigurierbarer Aktenplan mit Dokumentenklassen,
Aufbewahrungsfristen und Workflow Aktionen
• Posteingang mit Weiterleitungs- und Rückfragefunktionen
• Wiedervorlagen, Termine, Aufgaben, ad hoc Workflow
• Vorlagenbibliothek für Office Dokumente
• Als komplettes Setup installierbar
• Über Skins an die Kundenumgebung anpassbar
• Modular oder individuell erweiterbar
GARP
Generally Accepted Records Keeping Principles
Umsetzung der 8 Grundprinzipien
GARP
1. Verantwortlichkeit
• hauptsächlich organisatorische Aufgabe
• Berechtigungen im System mit Personen, Gruppen und Rollen
2. Integrität
• Authentifizierung
• Protokollierung
3. Sicherung
• Zugriffsberechtigung auf Akten, Vorgänge und Dokumente
• Administrationsrechte
• Funktionale Berechtigungen (z.B. Download)
4. Compliance
• Revisionssicheres Archiv
• Verfahrensdokumentation und Handlungsanweisungen
GARP
5. Verfügbarkeit
• Digitale Akten mit Aufgaben- und Rollenbezug
• Funktionen für Wiedervorlage, Aufgaben zur Akte, Weiterleitungsund Delegationsfunktionen
6. Aufbewahrung
• Abhängig von der Art (Aufbewahrungsfrist) und dem
• Status (Bearbeitung / Archiviert)
7. Entsorgung
• Derzeit kein „Automatismus“
8. Transparenz
• Struktur der Informationsobjekte
• Protokollierung
• Dokumentation und Organisation
Einfachheit und Intuition
als weitere Prinzipien
Einfachheit und Intuition
• ECM und Records Management müssen subsidiär zu den
führenden Anwendungen sein.
• Eigene Clients sollen nur dort erscheinen wo unbedingt
notwendig.
• Input muss einfach und mit möglichst wenig
Benutzerinteraktion in das DMS System eingebracht,
klassifiziert und indexiert werden
Einfachheit und Intuition
• Aufbewahrungspflichtige Dokumente brauchen einen
verlässlichen Index und Ablageort - semantische Suchen
können sinnvoll ergänzen
• Stamm- und Bewegungsdaten für die eindeutige
Indizierung müssen in einer verlässlichen Qualität und
Struktur vorhanden sein.
• Das „anreichen“ sinnvoller Information sollte unser Leitbild
sein, das „suchen“ eher die Ausnahme.
HENRICHSEN AG
Geschäftsstelle Freiburg
Andreas Schneider
Leiter Geschäftsbereich DMS
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