Effizient planen – Erfolgreich realisieren

DMS-Integration in NEVARIS FINANCE

Dokumentenmanagement, Workflow und Freiformerkennung Fotos: Fotolia

Einleitung

NEVARIS FINANCE

ist das ideale Programm für mittlere und größere Baufirmen. In Verbindung mit unseren zuverlässigen DMS Ergänzungen (DMS = Dokumenten-Management System) wird

NEVARIS FINANCE

noch leistungsfähiger. Wir bieten Ihnen Module zur Archivierung, für Workflow sowie für Freiformerkennung.

Auf den folgenden Seiten stellen wir Ihnen die vielen Möglichkeiten mit DMS näher vor.

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Integration in NEVARIS

DMS und Workflow lassen sich in den folgenden Bereichen in

NEVARIS FINANCE

integrieren.

Integration DMS

 Beleganzeige  Archivrecherche    Trefferliste Personalakte Indexierung

Integration WorkFlow

 Flexible Prozessdefinition  Rechnungseingänge  Rechnungsausgänge  Kassenbuch  Zentrale Datenhaltung  Kreditoren  Zahlungsbedingungen  Kostenstellen  Freiformerkennung (OCR) 2

Ablauf

 Über Kreditoren- oder Debitorenkarte gelangt man schnell zur Suchmaske, wo man die gesuchten Belege einsehen kann. 3

Beleganzeige

 Eingescannte Belege lassen sich leicht anzeigen über  den Beleg (z.B. die Eingangsrechnung)  den Detailposten  den Steuerposten  die Kostenrechnung  Web-Viewer 4

Archivrecherche

Dokumente lassen sich rasch finden:  Direkte Archivrecherche über    den Kunden/Lieferanten die Dokumentart sonstige Buchungsdaten  Integrierte Trefferliste  Web-Recherche 5

Trefferliste

 Aufgerufene Trefferliste (Suchergebnis)  inklusive Berechtigungssteuerung  direkte Beleganzeige 6

Speicherung von Dokumenten in Personalakte

Über unser DMS können Sie wichtige Dokumente der jeweiligen Personalakte Ihrer Mitarbeiter zuweisen, z.B.:   Sämtliche Externen Dokumente Freie Definition von Dokumentarten    Bewerbung Führerschein ...

 Integriert    Beleganzeige Recherche Indexierung 7

Indexierung

 Sämtliche Dokumentarten  Für ein- und ausgehende Belege  Automatisch zeitgesteuert und/oder manuell  Einfache Zuordnung von Feldwerten  z.B. ein Kreditor einer Eingangsrechnung  Mehrfachzuordnung von Feldwerten  z.B. unterschiedliche Kostenstellen aller Rechnungspositionen einer Eingangsrechnung  Integriert  Recherche 8

Workflow: Einleitung

Ein Workflow ist ein standardisierter Arbeitsablauf, in den nacheinander mehrere Mitarbeiter eingebunden sind. Er muss vorher festgelegt werden.

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Flexible Prozessdefinition am Beispiel Eingangsrechnungen

Mit dem Workflowmodul wird ein einmal vorgegebener (definierter) Ablauf (etwa eine Rechnungsprüfung) jedes Mal zuverlässig durchgeführt. Die rechts abgebildete Grafik zeigt auf, wie eine eingescannte und im Archiv abgelegte Eingangsrechnung von der Vorprüfung zur Buchung gelangt.

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Zentrale Datenhaltung / Datenaustausch

 Zentraler Datenexport   Mandanten übergreifend Automatisch zeitgesteuert  und/oder manuell Flexibel 11

Freiformerkennung 1

Texterkennungsprogramme analysieren Dokumente aus unterschiedlichen Quellen. Man unterscheidet zwischen OCR- und ICR-Programmen. OCR-Software (OCR = Optical Character Recognition, d.h. optische Zeichenerkennung) „erkennt“ gedruckte Buchstaben, Barcodes und Zahlen. Sie kann aufgrund des Dokumentaufbaus deuten, wann Dokumente bzw. deren Inhalte beginnen und enden und ist in der Lage, aus Begriffen zu schließen, in welchen Bereich ein Dokument gehört.

ICR (Intelligent Character Recognition)-Software kann noch mehr. Die Software kann Daten sogar ausmachen, wenn sie sich an unterschiedlichen Stellen im Dokument befinden. ICR Programme erkennen wichtige Schlagworte und Wortfolgen. Die Software kann sich sogar „merken“, wenn ein Begriff nachträglich vom Bearbeiter korrigiert wurde. Künftig zeigt sie diesen Begriff richtig an.

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Freiformerkennung 2

Die geprüften und ggf. korrigierten Daten können dann ganz einfach in Folgeprogrammen verarbeitet werden – etwa in

NEVARIS FINANCE

, im Archiv oder im Workflowmodul. Die folgende Grafik zeigt den gesamten Vorgang auf.

Workflow Archivierung 13

Freiformerkennung 3

Ein Beispiel für das „Erkennen“ von Rechnungsdaten: 14

Wenn Sie mehr über unser DMS-Angebot wissen möchten, wenden Sie sich einfach an unseren Experten Thorsten Sprenger. Sie erreichen ihn unter +49 4202 989-231 sowie unter [email protected]

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