Transcript Verkauf von DL
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Jens Consör,
Stefan Henneicke,
Diana Krebs,
Elnaz Mazandarani,
Michael Sonk
SAP Workflow - Verkauf von Dienstleistungen
FHTW Berlin - SS 2007
AKIS 2 (Prof. Dr. Jörg Courant)
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Einführung
Ausgangssituation in Unternehmen:
verschiedene Komponenten in einem ERP-System
Anwender muss auf verschiedenen Inseln arbeiten
hoher Zeitaufwand durch manuelle Bearbeitung
Lösungsansatz:
Individual-Workflow –
mit gezielten Verknüpfungen zwischen den Komponenten
für eine schnelle automatisierte (Auftrags-)Bearbeitung
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Agenda
SAP Workflow – Verkauf von Dienstleistungen
Aufgabe
Projektmanagement und Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis (Demo des Szenarios)
Technische Bemerkungen
Bewertung
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Aufgabe
SAP Workflow – Verkauf von Dienstleistungen
SAP ERP-System
Komponenten untersuchen:
Automatisierungen, Verknüpfungen oder manuelle Bearbeitung
Individuell auf ein Szenario zugeschnitten (Verkauf von DL)
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Projektmanagement
Vorgehensweise
„Blue Ant“ als
Projektmanagementsystem und zentrale Dokumentenverwaltung
eMail, SMS als schneller Kommunikationsweg
Planung von Aufgabenpaketen und stetige Kontrolle des Projektstandes
(Quali- und Quantität)
Regelmäßige Meetings mit Protokollen
Besprechung von Problemen in Meetings + Festlegen der ToDo‘s
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Auftrag
Soll-Kriterien
Inhaltliche Realisierung:
- Erstellung eines Szenarios
Bereich: Eigenleistung-Fremdleistung-Materialbeschaffung
- Modellierung des Szenarios in Form einer EPK
- Verknüpfung der SAP Module und Integration eines WF
- Automatisierung der Abstimmungsprozesse zw. Ein- und Verkauf
Technische Realisierung:
- Automatisches Erstellen einer elektr. Akte bei Anlegen eines Projekts
- Manuelles Hinzufügen von Dokumenten/Notizen zur elektr. Akte
- WF-Abfolge mit verschiedenen Bearbeitern
- RM: Aktenmodell
- PS: Projekt, Projektstrukturplan
- WF: WF-, Organisationsstruktur aufbauen, Objektmethoden ergänzen
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Auftrag
Kann-Kriterien
Inhaltliche Realisierung:
- Webanbindung:
MA bekommt externen Zugriff über Weboberfläche auf Akten
Technische Realisierung:
- Formulare erstellen
- Automatisches Hinzufügen von Bestellungen zur elektr. Akte
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Auftrag
Aufgabenpakete (Stand Zwischenpräsentation)
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Aufgabenverteilung
Systeme und Module
PS
RM
Project Builder
WF
Business Workplace
WF-Builder
RMPS
MM
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(for Public Sector)
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Szenario
Verkauf von Dienstleistungen
„Neueröffnung der Gastronomie „Biergarten Karow““
1.
"Biergarten Karow" stellt Anfrage über Getränkebelieferung inkl.
Serviceaufträgen (Aufbau, Wartung und Reinigung von Zapfanlagen)
an „Pangasius Brauerei“
2.
„Pangasius Brauerei“ führt DL über Subunternehmen aus
3.
„Pangasius Brauerei“ holt Angebote der Subunternehmen ein
(Vergleich der Angebote)
4.
„Pangasius Brauerei“ erstellt Angebot für "Biergarten Karow„
5.
Verhandlungen zw. "Biergarten Karow" und „Pangasius Brauerei“ ebenso
Verhandlungen zw. „Pangasius Brauerei“ und Subunternehmen
6.
„Biergarten Karow" erteilt Auftrag
7.
„Pangasius Brauerei“ kauft Fremdleistungen bei Subunternehmen
(Verträge abschließen)
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Aufgabeninseln – Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
EPK Pangasius
Verkauf von
Dienstleistungen
(vereinfachte Darstellung)
EPK Pangasius Brauerei
Aufgabe
PM/Auftrag
Verkauf von Dienstleistungen (vereinfachte Darstellung)
Kundenanfrage eingegangen
und angelegt
Lieferantenangebot einholen
Kundenangebot erstellen und
versenden
Annahme des
Kundenangebots eingegangen
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
EPK
Pangasius Brauerei – Verkauf von Dienstleistungen
- Folie Overhead-Projektor -
Nächste Aufgabeninsel
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Projektsystem
Definition Projekt
Projekt:
i.d.R. komplex, einmalig und beinhaltet ein hohes Risiko
genaue Zielvorgaben, die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer
vereinbart werden
sowohl zeitlich begrenzt, als auch kosten- und kapazitätsintensiv
unterliegt bestimmten Qualitätsanforderungen
hat für durchführendes Unternehmen strategische Bedeutung
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Projektsystem
Definition
Hierarchische Abbildung der Projektstruktur
Termin- und Ressourcenplanung
SAP Projektsystem
Integration Rechnungswesen
Vorlagen definieren für neue Projekte (Kopiervorlage)
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Projektsystem
Aufbau eines Projekts in SAP PS
Projekte sollten wie folgt aufgebaut werden:
Aufbau mit einem Projektstrukturplan
Mit Hilfe eines oder mehrerer Netzpläne
Mittels Kombination aus Projektstrukturplan und Netzplänen
Ablauf einzelner Aktivitäten in Vorgängen (Arbeitspakete)
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Projektsystem
Projekt in SAP PS
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AKIS 2
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Projektsystem
PSP - Elemente
Hierarchische Abbildung der Elemente
Elemente werden eindeutig der Projektdefinition zugeordnet
Hinterlegung diverser Stammdaten zu Informationszwecken
Gliederung:
Funktion (z.B.: Motor, Karosse, Getriebe)
Phasen (z.B.: Konstruktion, Beschaffung, Montage)
Organisation (z.B.: Vertrieb, Einkauf, Produktion)
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Projektsystem
Oberfläche Project Builder
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Projektsystem
Projektplantafel
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Slide 20
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Projektsystem
Hierarchiegrafik
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Slide 21
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Projektsystem
Vorteile SAP PS
Eine Transaktion zum Projekt anlegen und pflegen
Projektlebenszyklus vollständig und durchgängig abbilden
Projekt kann in beliebig viele Teilabschnitte unterteilt werden
Verfügbarkeit aller aktuellen projektrelevanten Daten und Dokumente
Kosteninformationen oder Zeitdaten werden nicht mehrfach erfasst
Nächste Aufgabeninsel
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Record Management
Wiederholung
Records Management = Aktenführung / Schriftgutverwaltung
Records = Akten / Unterlagen
Idee: ein System –
relevante Daten bündeln, zentral integrieren, verwalten und darstellen
systematische Kontrolle und Bearbeitung von Dokumenten
Erstellung
Erfassung
Nutzung
Archivierung
Aussonderung
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Record Management
SAP RM – Integration und Features
Erstellung
Bearbeitung
Verwaltung
Speicherung
SAP-interne Notizen
Office-Dokumente
SAP Business Objekte
E-Mails
PDF-Dateien
Dokumenten-Management
Integration
Geschäftsprozesse
Web
SAP RM
Archivierung
Archivsysteme
verschiedene
Speichermedien
(Bänder, optische
Speichermedien)
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Workflow
Rollenkonzept
SAP Business Workflows
ad hoc Workflows
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Record Management
Aktenmodell
Festlegung der Struktur einer Akte (hierarchische Gliederungsebenen)
Festlegung, welche Objekte unter den jeweiligen Gliederungspunkten in
welcher Anzahl erscheinen (optional)
Prinzipiell kann ein Aktenmodell aus einem generischer Eintrag bestehen
Verwendung der festgelegten Struktur bei allen Akten dieses Typs
Erleichterung bei der Orientierung und Navigation innerhalb dieser Akten
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Record Management
Stakeholder der Pangasius Brauerei
Gläubiger
Kunden
Eigentümer
Staat
Lieferanten
Mitarbeiter
04.07.2007
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Record Management
Vergleich PSP mit Aktenmodell der Pangasius-Brauerei
Projektstrukturplan
04.07.2007
Aktenmodell
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Slide 27
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Record Management
Akte
Automatisch
Manuell
• Systemseitig (Workflow)
• Beispiele:
• Kundenakte bei neuem
Kundenstammsatz (R/3)
• Personalakte bei neuem
Personalstammsatz (HR)
• Akte zu einem Projekt (DL)
bei Anlegen des Projektes
(PS)
Aufgabe des Benutzer,
neue Akten zum richtigen
Zeitpunkt anzulegen
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Record Management
Dokument
Erfassen von Elementen zu Akten
Service Provider für ArchiveLink
• Änderbarkeit:
• Versionierung:
• Attribute:
nur Annotationen
nur administrative Daten
Service Provider für Dokumente
• Änderbarkeit:
• Versionierung:
• Attribute:
• Recherche:
nur Anwendungsobjekte
• Anwendungsobjekt-Bezug
• Recherche:
über Attribute
• Anwendungsobjekt-Bezug
• Ein- und Ausgangsszenarien
• Drucklisten, Archivdateien
• Ein- und Ausgangsszenarien
• Drucklisten, Archivdateien
bekannt machen des Dokuments via Schnittstellen
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Slide 29
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Record Management
Dokument
papiergeb. vs. elektr. Eingänge
Manuell vs. Systemseitig
Nächste Aufgabeninsel
04.07.2007
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Slide 30
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Email – Einbinden in eine Akte
Möglichkeiten
Möglichkeiten eine Email oder Informationen einer Email in eine Akte
einzufügen:
Notiz
Copy/Paste und Dokument anhängen
Orginal-Mail anhängen
Records Management for Public Sector
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Email – Einbinden in eine Akte
Posteingangsprozess von RMPS
Email-Empfang
Zuordnung
Posteingangsbuch
des Sachbearbeiters
(Fachabteilung)
Posteingangsstelle
Weiterleitung
Erzeugung
Posteingangsstück
Posteingangsbuch
des Sachbearbeiters
(Poststelle)
Akte
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Email – Einbinden in eine Akte
Komponenten von RMPS
Bereich
RM for Public Sector
1
1
enthält
n
bestimmt
bestimmt
Service Provider
Posteingangsstück
n
Typ
Posteingangsstück
1
1 enthält
n
nwird klassifiziert durch
n
n
RMS
Einheit : Behörde
ist erlaubt für
n
Elementart
Posteingangsstück
n
n
gehört zu
n
n
Akte
n
eingeordnet in
basiert
auf
1
Aktenmodell
04.07.2007
Element
n enthält
ist ein spezielles
n
1
Ablageplan
Posteingangsstück
Notiz
Report
ArchiveLink Dokument
AKIS 2
Dokument
Workflow-Instanz
URL
Transaktion
Business-Objekt
32/52
Slide 33
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Email – Einbinden in eine Akte
Konfiguration Posteingangsprozess
Schritte
Schritte zur
zur Konfiguration
des Posteingangsprozesses
Konfiguration des
Posteingangsprozesses
Bereich
1
1
RM for Public Sector
1.
1.
Voraussetzungen
Voraussetzungen
1
enthält
bestimmt
Standard-Workflow für Posteingangsprozess
n
Standard-Workflow für Posteingangsprozess
n
HTTP-Services
Service Provider
HTTP-Services aktivieren
aktivieren
Eingansverteilung
festlegen
Posteingangsstück
Typ
1 enthält
2. Grundeinstellungen für Posteingangsstücke
Posteingangsstück
klassifiziert durch n
ist erlaubt für
n wird
3. Laufwegmuster
für Posteingangsprozess
n
Elementart
n
n
Posteingangsstück
bestimmt
n
RMS
Einheit : Behörde
n
gehört zu
n
Element
ist ein spezielles
Posteingangsstück
04.07.2007
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Slide 34
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Email – Einbinden in eine Akte
Konfiguration Grundeinstellungen
1
Bereich
S_AREA_RMPS
RM for Public Sector
1
bestimmt
n
1
enthält
n
Service Provider
RM_PS_SP_INBOU
Posteingangsstück
ND_DOC
Typ
RMPS_INBOUND_
1 enthält
Posteingangsstück
ist erlaubt für
DOCUMENT
n wird klassifiziert durch n
n
Elementart
RM_PS_SPS_INBO
n
n
Posteingangsstück
UND_DOC
n
n
bestimmt
n
RMS
RMS
S_RMS_RMPS
Einheit : Behörde
gehört zu
Element
ist ein spezielles
Posteingangsstück
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AKIS 2
34/52
Slide 35
Email – Einbinden in eine Akte
Konfiguration Laufweg
Customizing
Customizingfür
fürden
denLaufweg
Laufwegdes
desPosteingansstück
Posteingansstück
1.1.
2.
3.
4.
Nummernkreisintervall
Nummernkreisintervallfür
fürLaufweg
Laufweganlegen
anlegen
Objekttypen festlegen und Tätigkeitstypen zuordnen
Tätigkeiten und Tätigkeitsfunktionen für den Laufweg festlegen
Laufweg festlegen
5.
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Voraussetzung Punkt 1-3
Grundeinstellungen für Posteingangsstücke
Laufweg aktivieren
AKIS 2
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Slide 36
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Email – Einbinden in eine Akte
Posteingangsprozess - Workflow
Nächste Aufgabeninsel
04.07.2007
AKIS 2
36/52
Slide 37
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Workflow
Als Verbindungsglied
Kunde
Workflow
RM
Mitarbeiter
Projekt
04.07.2007
AKIS 2
37/52
Slide 38
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Workflow
Organisationsstruktur
Szenario Pangasius-Brauerei
Szenario
04.07.2007
AKIS 2
38/52
Slide 39
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Ergebnisvorführung
Demo des Szenarios
- live im SAP ERP System -
Darsteller der Pangasius Brauerei
Abteilungsleiter (Stefan)
Sachbearbeiter 1 (Michael)
Sachbearbeiter 2 (Jens)
04.07.2007
AKIS 2
39/52
Slide 40
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Technische Umsetzung des Workflow
Workflow Start-Ereignis
Ereignis Projekt freigegeben
BUS2001
Vererbung
Ereignis „Freigegeben“
ZBUS2001
04.07.2007
AKIS 2
40/52
Slide 41
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Technische Umsetzung des Workflow
Workflow Start-Ereignis
Ereignis Projekt freigegeben
Ereignis registrieren (Statusverwaltung)
Kopplung an Workflow (Ereignistypkopplung)
04.07.2007
AKIS 2
41/52
Slide 42
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Technische Umsetzung des Workflow
Verknüpfung Projekt (PSP) und Akte
über generische Objektdienste
RECORD
Vererbung
Linkmethode (ABAP)
ZRECORD
04.07.2007
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Slide 43
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Technische Umsetzung des Workflow
Verknüpfung Projekt (PSP) und Akte
über generische Objektdienste - Objektverknüpfungsdienst
Verknüpfungsmodell
Verknüpfungstabelle
04.07.2007
AKIS 2
43/52
Slide 44
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Technische Umsetzung des Workflow
PSP-Element finden
Oberstes PSP-Element des Projekts über Standard Containeroperationen
Wissen über
Objektstrukturen!
04.07.2007
AKIS 2
44/52
Slide 45
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Technische Umsetzung des Workflow
Akte anlegen
Anlegen der Akte über vorhandene Create-Methode in Standardaufgabe
In Aufgabencontainer:
- Aktenmodell
- Akten-ID (= Projekt-Nr.)
- Aktenbez. (=Projektname)
04.07.2007
AKIS 2
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Slide 46
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Technische Umsetzung des Workflow
Ablaufsteuerung Angebotsphase
Standard Workflow-Elemente
Schleifen
Benutzerentscheidungen
Parallelitäten
Verzweigungen
Ablaufsteuerung über Statusvariablen
Einholung Lieferantenangebote
?
Erstellung Kundenangebot
Kundenentscheidung
04.07.2007
AKIS 2
?
46/52
Slide 47
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Technische Umsetzung des Workflow
Fazit
Standard-Möglichkeiten von SAP reichen nicht aus
Anpassungen nötig
Technische Voraussetzungen für Anpassungen nicht in allen
Programmelementen gleichermaßen gegeben
Erweiterung der vorhandenen Möglichkeiten nur über Programmierung
Teilweise müssen Abstriche gemacht werden
Know How:
Recordsmanagement
Projektsystem
Workflow
ABAP
Objektstrukturen
Tabellenstrukturen
Ereignissteuerung in SAP
Infrastrukturdienste (Generische Objektdienste)
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Slide 48
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Technische Probleme,
die den Projektverlauf beeinflusst haben
Projekt freigeben --> Speichern notwendig
Business-Objects definieren/anlegen
WF-Elemente/Flag0-1/Null
Anzeige des Email-Inhalts fehlt in RMPS & Workflow musste manuell
gestartet werden
04.07.2007
AKIS 2
48/52
Slide 49
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Organisatorische Probleme,
die den Projektverlauf beeinflusst haben
Krankheit – Aufgabenumverteilung, Ressourcenbelastung
SW-Projekt mit unbekannten Themen,
man kann nicht über den Berg schauen
Bausteinprinzip, Step-by-Step
Hindernisse, neue Aufgaben verteilen
04.07.2007
AKIS 2
49/52
Slide 50
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Erkenntnisse PM
Verkauf von DL
“Blue Ant”
bei kleinen Projekten, nur als “Fileserver” gut geeignet
Mitglieder schauen nicht rein
Pflegeaufwand kostet zu viel Zeit
eMail, SMS sind direkter
MS Excel genügt (intuitiv schnell veränderbar)
Überschaubares Projekt
(Selbstläuferprojekt - Motivationskurve)
04.07.2007
AKIS 2
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Slide 51
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Projektziele erfüllt ?
Ampel
Erfüllung der inhaltlichen Ziele:
Vereinfachung und Standardisierung d. Angebotsprozesses durch WF
PM-Faktoren:
Zeit, Kosten, Qualität gut eingehalten
Soll-Kriterien alle erfüllt
Kann-Kriterien aus techn. Gründen nicht erfüllt
(Web, Formular)
Mitglieder haben ganzheitliches Wissen und Erfahrungen gesammelt
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PANGASIUS PARTY
Einladung zur Party
Do. 02.08.07
Volkspark Friedrichshain
Beachvolleyball
eMail: [email protected]
04.07.2007
AKIS 2
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Vielen Dank für die Aufmerksamkeit
04.07.2007
AKIS 2
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Jens Consör,
Stefan Henneicke,
Diana Krebs,
Elnaz Mazandarani,
Michael Sonk
SAP Workflow - Verkauf von Dienstleistungen
FHTW Berlin - SS 2007
AKIS 2 (Prof. Dr. Jörg Courant)
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Einführung
Ausgangssituation in Unternehmen:
verschiedene Komponenten in einem ERP-System
Anwender muss auf verschiedenen Inseln arbeiten
hoher Zeitaufwand durch manuelle Bearbeitung
Lösungsansatz:
Individual-Workflow –
mit gezielten Verknüpfungen zwischen den Komponenten
für eine schnelle automatisierte (Auftrags-)Bearbeitung
04.07.2007
AKIS 2
2/52
Slide 3
Agenda
SAP Workflow – Verkauf von Dienstleistungen
Aufgabe
Projektmanagement und Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis (Demo des Szenarios)
Technische Bemerkungen
Bewertung
04.07.2007
AKIS 2
3/52
Slide 4
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Aufgabe
SAP Workflow – Verkauf von Dienstleistungen
SAP ERP-System
Komponenten untersuchen:
Automatisierungen, Verknüpfungen oder manuelle Bearbeitung
Individuell auf ein Szenario zugeschnitten (Verkauf von DL)
04.07.2007
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Projektmanagement
Vorgehensweise
„Blue Ant“ als
Projektmanagementsystem und zentrale Dokumentenverwaltung
eMail, SMS als schneller Kommunikationsweg
Planung von Aufgabenpaketen und stetige Kontrolle des Projektstandes
(Quali- und Quantität)
Regelmäßige Meetings mit Protokollen
Besprechung von Problemen in Meetings + Festlegen der ToDo‘s
04.07.2007
AKIS 2
5/52
Slide 6
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Auftrag
Soll-Kriterien
Inhaltliche Realisierung:
- Erstellung eines Szenarios
Bereich: Eigenleistung-Fremdleistung-Materialbeschaffung
- Modellierung des Szenarios in Form einer EPK
- Verknüpfung der SAP Module und Integration eines WF
- Automatisierung der Abstimmungsprozesse zw. Ein- und Verkauf
Technische Realisierung:
- Automatisches Erstellen einer elektr. Akte bei Anlegen eines Projekts
- Manuelles Hinzufügen von Dokumenten/Notizen zur elektr. Akte
- WF-Abfolge mit verschiedenen Bearbeitern
- RM: Aktenmodell
- PS: Projekt, Projektstrukturplan
- WF: WF-, Organisationsstruktur aufbauen, Objektmethoden ergänzen
04.07.2007
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Slide 7
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Auftrag
Kann-Kriterien
Inhaltliche Realisierung:
- Webanbindung:
MA bekommt externen Zugriff über Weboberfläche auf Akten
Technische Realisierung:
- Formulare erstellen
- Automatisches Hinzufügen von Bestellungen zur elektr. Akte
04.07.2007
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Auftrag
Aufgabenpakete (Stand Zwischenpräsentation)
04.07.2007
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Slide 9
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Aufgabenverteilung
Systeme und Module
PS
RM
Project Builder
WF
Business Workplace
WF-Builder
RMPS
MM
04.07.2007
(for Public Sector)
AKIS 2
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Szenario
Verkauf von Dienstleistungen
„Neueröffnung der Gastronomie „Biergarten Karow““
1.
"Biergarten Karow" stellt Anfrage über Getränkebelieferung inkl.
Serviceaufträgen (Aufbau, Wartung und Reinigung von Zapfanlagen)
an „Pangasius Brauerei“
2.
„Pangasius Brauerei“ führt DL über Subunternehmen aus
3.
„Pangasius Brauerei“ holt Angebote der Subunternehmen ein
(Vergleich der Angebote)
4.
„Pangasius Brauerei“ erstellt Angebot für "Biergarten Karow„
5.
Verhandlungen zw. "Biergarten Karow" und „Pangasius Brauerei“ ebenso
Verhandlungen zw. „Pangasius Brauerei“ und Subunternehmen
6.
„Biergarten Karow" erteilt Auftrag
7.
„Pangasius Brauerei“ kauft Fremdleistungen bei Subunternehmen
(Verträge abschließen)
04.07.2007
AKIS 2
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Aufgabeninseln – Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
EPK Pangasius
Verkauf von
Dienstleistungen
(vereinfachte Darstellung)
EPK Pangasius Brauerei
Aufgabe
PM/Auftrag
Verkauf von Dienstleistungen (vereinfachte Darstellung)
Kundenanfrage eingegangen
und angelegt
Lieferantenangebot einholen
Kundenangebot erstellen und
versenden
Annahme des
Kundenangebots eingegangen
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
EPK
Pangasius Brauerei – Verkauf von Dienstleistungen
- Folie Overhead-Projektor -
Nächste Aufgabeninsel
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Projektsystem
Definition Projekt
Projekt:
i.d.R. komplex, einmalig und beinhaltet ein hohes Risiko
genaue Zielvorgaben, die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer
vereinbart werden
sowohl zeitlich begrenzt, als auch kosten- und kapazitätsintensiv
unterliegt bestimmten Qualitätsanforderungen
hat für durchführendes Unternehmen strategische Bedeutung
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Projektsystem
Definition
Hierarchische Abbildung der Projektstruktur
Termin- und Ressourcenplanung
SAP Projektsystem
Integration Rechnungswesen
Vorlagen definieren für neue Projekte (Kopiervorlage)
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Projektsystem
Aufbau eines Projekts in SAP PS
Projekte sollten wie folgt aufgebaut werden:
Aufbau mit einem Projektstrukturplan
Mit Hilfe eines oder mehrerer Netzpläne
Mittels Kombination aus Projektstrukturplan und Netzplänen
Ablauf einzelner Aktivitäten in Vorgängen (Arbeitspakete)
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Projektsystem
Projekt in SAP PS
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Projektsystem
PSP - Elemente
Hierarchische Abbildung der Elemente
Elemente werden eindeutig der Projektdefinition zugeordnet
Hinterlegung diverser Stammdaten zu Informationszwecken
Gliederung:
Funktion (z.B.: Motor, Karosse, Getriebe)
Phasen (z.B.: Konstruktion, Beschaffung, Montage)
Organisation (z.B.: Vertrieb, Einkauf, Produktion)
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Projektsystem
Oberfläche Project Builder
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Projektsystem
Projektplantafel
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Projektsystem
Hierarchiegrafik
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Projektsystem
Vorteile SAP PS
Eine Transaktion zum Projekt anlegen und pflegen
Projektlebenszyklus vollständig und durchgängig abbilden
Projekt kann in beliebig viele Teilabschnitte unterteilt werden
Verfügbarkeit aller aktuellen projektrelevanten Daten und Dokumente
Kosteninformationen oder Zeitdaten werden nicht mehrfach erfasst
Nächste Aufgabeninsel
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Record Management
Wiederholung
Records Management = Aktenführung / Schriftgutverwaltung
Records = Akten / Unterlagen
Idee: ein System –
relevante Daten bündeln, zentral integrieren, verwalten und darstellen
systematische Kontrolle und Bearbeitung von Dokumenten
Erstellung
Erfassung
Nutzung
Archivierung
Aussonderung
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Record Management
SAP RM – Integration und Features
Erstellung
Bearbeitung
Verwaltung
Speicherung
SAP-interne Notizen
Office-Dokumente
SAP Business Objekte
E-Mails
PDF-Dateien
Dokumenten-Management
Integration
Geschäftsprozesse
Web
SAP RM
Archivierung
Archivsysteme
verschiedene
Speichermedien
(Bänder, optische
Speichermedien)
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Workflow
Rollenkonzept
SAP Business Workflows
ad hoc Workflows
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Record Management
Aktenmodell
Festlegung der Struktur einer Akte (hierarchische Gliederungsebenen)
Festlegung, welche Objekte unter den jeweiligen Gliederungspunkten in
welcher Anzahl erscheinen (optional)
Prinzipiell kann ein Aktenmodell aus einem generischer Eintrag bestehen
Verwendung der festgelegten Struktur bei allen Akten dieses Typs
Erleichterung bei der Orientierung und Navigation innerhalb dieser Akten
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Record Management
Stakeholder der Pangasius Brauerei
Gläubiger
Kunden
Eigentümer
Staat
Lieferanten
Mitarbeiter
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Record Management
Vergleich PSP mit Aktenmodell der Pangasius-Brauerei
Projektstrukturplan
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Aktenmodell
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Record Management
Akte
Automatisch
Manuell
• Systemseitig (Workflow)
• Beispiele:
• Kundenakte bei neuem
Kundenstammsatz (R/3)
• Personalakte bei neuem
Personalstammsatz (HR)
• Akte zu einem Projekt (DL)
bei Anlegen des Projektes
(PS)
Aufgabe des Benutzer,
neue Akten zum richtigen
Zeitpunkt anzulegen
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Record Management
Dokument
Erfassen von Elementen zu Akten
Service Provider für ArchiveLink
• Änderbarkeit:
• Versionierung:
• Attribute:
nur Annotationen
nur administrative Daten
Service Provider für Dokumente
• Änderbarkeit:
• Versionierung:
• Attribute:
• Recherche:
nur Anwendungsobjekte
• Anwendungsobjekt-Bezug
• Recherche:
über Attribute
• Anwendungsobjekt-Bezug
• Ein- und Ausgangsszenarien
• Drucklisten, Archivdateien
• Ein- und Ausgangsszenarien
• Drucklisten, Archivdateien
bekannt machen des Dokuments via Schnittstellen
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Record Management
Dokument
papiergeb. vs. elektr. Eingänge
Manuell vs. Systemseitig
Nächste Aufgabeninsel
04.07.2007
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Email – Einbinden in eine Akte
Möglichkeiten
Möglichkeiten eine Email oder Informationen einer Email in eine Akte
einzufügen:
Notiz
Copy/Paste und Dokument anhängen
Orginal-Mail anhängen
Records Management for Public Sector
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Email – Einbinden in eine Akte
Posteingangsprozess von RMPS
Email-Empfang
Zuordnung
Posteingangsbuch
des Sachbearbeiters
(Fachabteilung)
Posteingangsstelle
Weiterleitung
Erzeugung
Posteingangsstück
Posteingangsbuch
des Sachbearbeiters
(Poststelle)
Akte
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Email – Einbinden in eine Akte
Komponenten von RMPS
Bereich
RM for Public Sector
1
1
enthält
n
bestimmt
bestimmt
Service Provider
Posteingangsstück
n
Typ
Posteingangsstück
1
1 enthält
n
nwird klassifiziert durch
n
n
RMS
Einheit : Behörde
ist erlaubt für
n
Elementart
Posteingangsstück
n
n
gehört zu
n
n
Akte
n
eingeordnet in
basiert
auf
1
Aktenmodell
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Element
n enthält
ist ein spezielles
n
1
Ablageplan
Posteingangsstück
Notiz
Report
ArchiveLink Dokument
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Dokument
Workflow-Instanz
URL
Transaktion
Business-Objekt
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Email – Einbinden in eine Akte
Konfiguration Posteingangsprozess
Schritte
Schritte zur
zur Konfiguration
des Posteingangsprozesses
Konfiguration des
Posteingangsprozesses
Bereich
1
1
RM for Public Sector
1.
1.
Voraussetzungen
Voraussetzungen
1
enthält
bestimmt
Standard-Workflow für Posteingangsprozess
n
Standard-Workflow für Posteingangsprozess
n
HTTP-Services
Service Provider
HTTP-Services aktivieren
aktivieren
Eingansverteilung
festlegen
Posteingangsstück
Typ
1 enthält
2. Grundeinstellungen für Posteingangsstücke
Posteingangsstück
klassifiziert durch n
ist erlaubt für
n wird
3. Laufwegmuster
für Posteingangsprozess
n
Elementart
n
n
Posteingangsstück
bestimmt
n
RMS
Einheit : Behörde
n
gehört zu
n
Element
ist ein spezielles
Posteingangsstück
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Email – Einbinden in eine Akte
Konfiguration Grundeinstellungen
1
Bereich
S_AREA_RMPS
RM for Public Sector
1
bestimmt
n
1
enthält
n
Service Provider
RM_PS_SP_INBOU
Posteingangsstück
ND_DOC
Typ
RMPS_INBOUND_
1 enthält
Posteingangsstück
ist erlaubt für
DOCUMENT
n wird klassifiziert durch n
n
Elementart
RM_PS_SPS_INBO
n
n
Posteingangsstück
UND_DOC
n
n
bestimmt
n
RMS
RMS
S_RMS_RMPS
Einheit : Behörde
gehört zu
Element
ist ein spezielles
Posteingangsstück
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Email – Einbinden in eine Akte
Konfiguration Laufweg
Customizing
Customizingfür
fürden
denLaufweg
Laufwegdes
desPosteingansstück
Posteingansstück
1.1.
2.
3.
4.
Nummernkreisintervall
Nummernkreisintervallfür
fürLaufweg
Laufweganlegen
anlegen
Objekttypen festlegen und Tätigkeitstypen zuordnen
Tätigkeiten und Tätigkeitsfunktionen für den Laufweg festlegen
Laufweg festlegen
5.
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Voraussetzung Punkt 1-3
Grundeinstellungen für Posteingangsstücke
Laufweg aktivieren
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Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Email – Einbinden in eine Akte
Posteingangsprozess - Workflow
Nächste Aufgabeninsel
04.07.2007
AKIS 2
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Slide 37
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Workflow
Als Verbindungsglied
Kunde
Workflow
RM
Mitarbeiter
Projekt
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Slide 38
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Workflow
Organisationsstruktur
Szenario Pangasius-Brauerei
Szenario
04.07.2007
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Slide 39
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Ergebnisvorführung
Demo des Szenarios
- live im SAP ERP System -
Darsteller der Pangasius Brauerei
Abteilungsleiter (Stefan)
Sachbearbeiter 1 (Michael)
Sachbearbeiter 2 (Jens)
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Slide 40
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Technische Umsetzung des Workflow
Workflow Start-Ereignis
Ereignis Projekt freigegeben
BUS2001
Vererbung
Ereignis „Freigegeben“
ZBUS2001
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Slide 41
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Technische Umsetzung des Workflow
Workflow Start-Ereignis
Ereignis Projekt freigegeben
Ereignis registrieren (Statusverwaltung)
Kopplung an Workflow (Ereignistypkopplung)
04.07.2007
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Slide 42
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Technische Umsetzung des Workflow
Verknüpfung Projekt (PSP) und Akte
über generische Objektdienste
RECORD
Vererbung
Linkmethode (ABAP)
ZRECORD
04.07.2007
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Slide 43
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Technische Umsetzung des Workflow
Verknüpfung Projekt (PSP) und Akte
über generische Objektdienste - Objektverknüpfungsdienst
Verknüpfungsmodell
Verknüpfungstabelle
04.07.2007
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Slide 44
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Technische Umsetzung des Workflow
PSP-Element finden
Oberstes PSP-Element des Projekts über Standard Containeroperationen
Wissen über
Objektstrukturen!
04.07.2007
AKIS 2
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Slide 45
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Technische Umsetzung des Workflow
Akte anlegen
Anlegen der Akte über vorhandene Create-Methode in Standardaufgabe
In Aufgabencontainer:
- Aktenmodell
- Akten-ID (= Projekt-Nr.)
- Aktenbez. (=Projektname)
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Slide 46
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Technische Umsetzung des Workflow
Ablaufsteuerung Angebotsphase
Standard Workflow-Elemente
Schleifen
Benutzerentscheidungen
Parallelitäten
Verzweigungen
Ablaufsteuerung über Statusvariablen
Einholung Lieferantenangebote
?
Erstellung Kundenangebot
Kundenentscheidung
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?
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Slide 47
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Technische Umsetzung des Workflow
Fazit
Standard-Möglichkeiten von SAP reichen nicht aus
Anpassungen nötig
Technische Voraussetzungen für Anpassungen nicht in allen
Programmelementen gleichermaßen gegeben
Erweiterung der vorhandenen Möglichkeiten nur über Programmierung
Teilweise müssen Abstriche gemacht werden
Know How:
Recordsmanagement
Projektsystem
Workflow
ABAP
Objektstrukturen
Tabellenstrukturen
Ereignissteuerung in SAP
Infrastrukturdienste (Generische Objektdienste)
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Slide 48
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Technische Probleme,
die den Projektverlauf beeinflusst haben
Projekt freigeben --> Speichern notwendig
Business-Objects definieren/anlegen
WF-Elemente/Flag0-1/Null
Anzeige des Email-Inhalts fehlt in RMPS & Workflow musste manuell
gestartet werden
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Slide 49
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Organisatorische Probleme,
die den Projektverlauf beeinflusst haben
Krankheit – Aufgabenumverteilung, Ressourcenbelastung
SW-Projekt mit unbekannten Themen,
man kann nicht über den Berg schauen
Bausteinprinzip, Step-by-Step
Hindernisse, neue Aufgaben verteilen
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Slide 50
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Erkenntnisse PM
Verkauf von DL
“Blue Ant”
bei kleinen Projekten, nur als “Fileserver” gut geeignet
Mitglieder schauen nicht rein
Pflegeaufwand kostet zu viel Zeit
eMail, SMS sind direkter
MS Excel genügt (intuitiv schnell veränderbar)
Überschaubares Projekt
(Selbstläuferprojekt - Motivationskurve)
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Slide 51
Aufgabe
PM/Auftrag
Aufgabeninseln
Ergebnis/Demo
Bemerkungen
Bewertung
Projektziele erfüllt ?
Ampel
Erfüllung der inhaltlichen Ziele:
Vereinfachung und Standardisierung d. Angebotsprozesses durch WF
PM-Faktoren:
Zeit, Kosten, Qualität gut eingehalten
Soll-Kriterien alle erfüllt
Kann-Kriterien aus techn. Gründen nicht erfüllt
(Web, Formular)
Mitglieder haben ganzheitliches Wissen und Erfahrungen gesammelt
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PANGASIUS PARTY
Einladung zur Party
Do. 02.08.07
Volkspark Friedrichshain
Beachvolleyball
eMail: [email protected]
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Slide 53
Vielen Dank für die Aufmerksamkeit
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