Transcript Dokumentenmanagement Systeme (DMS)

Dokumentenmanagement
Systeme
(DMS)
DMS Literatur
• Gulbins, Jürgen / Seyfried, Markus /
Strack-Zimmermann, Hans, [1999]:
Dokumentenmanagement - Vom
Imaging zum Business-Dokument, 2.
Auflage, Springer, Berlin.
• Klingelhöller, H. [2001]: Dokumentenmanagementsysteme, Springer, Berlin.
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DMS Anbieter
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Livelink (Opentext)
http://www.opentext.com/
Panagon (Filenet)
http://www.filenet.com/Deutsch/
Docuware
http://www.docuware.de/
IXOS
http://www.ixos.de/de/
Documentum
http://www.documentum.de/
ONDemand (IBM)
http://www-3.ibm.com/software/data/cm/
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Lernziele DMS
• Wichtiges Basis- und Hintergrundwissen
kennen lernen
• Entscheidungswissen für Systemauswahl von
DMS und Infrastrukturgestaltung erwerben
• Relevante Aspekte / Möglichkeiten / Grenzen
von DMS kennen lernen
• nicht Realisierung und Betrieb beherrschen
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Inhalt
•
•
•
•
•
•
DMS im Kontext
DMS-Typen
DMS Anforderungen
Vorteile gegenüber Papierachiven
GDPdU (rechtliche Aspekte)
Lebensdauer / Zugriffshäufigkeit /
Speicherform von Dokumenten
• DMS-Architektur
• DMS wichtige Begriffe
• Archivierungsprozess
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Inhalt
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Erfassung / Scanner
Archivierungsszenarien
Erfassung / Nachbearbeitung
Integration
Standardsierung
DMS und SAP R/3
DMS und Lotus Notes
DMS Kosten
DMS Nutzen
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DMS im Kontext
Content-Management
CMS
DMS
Datenbanken
IR
WCMS
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XML
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DMS
Definition
DMS sind Systeme,
die Dokumente verwalten
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DMS-Typen
DMS Typen
• Dokumentenmanagement - Systeme
im engeren Sinne:
• Dokumentenmanagement-Systeme
im weiteren Sinne:
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DMS Typen
Dokumentenmanagement - Systeme
im engeren Sinne:
• Speicherung und Verwaltung von
Dokumenten innerhalb einer Ablagehierarchie
auf der Festplatte.
• Mechanismen zur kontrollierten und
konsistenten Datenhaltung bzw. Bearbeitung
von Dokumenten, wie z.B. Check- in / -out,
und Versionsverwaltung
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DMS Typen
Dokumentenmanagement - Systeme
im engeren Sinne:
• Einfachste Variante ist Dateiverwaltung mit
BS (z.B. MS Windows Explorer)
bietet
• Suchmöglichkeit über Dateinamen, Datum,
Dateiinhalte etc.
• Hierarchische Ordnerstruktur
• Checkin/Checkout
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DMS Typen
Dokumentenmanagement Systeme
im weiteren Sinn
• Scanning, Speicherung und Texterkennung, in
direktem Zusammenhang mit Archivierung von
Inhalten, die auf längere Zeit unverändert gespeichert
werden sollen.
• COLD (Computer Output on Laser Disk)
• Jukeboxen, WORM (Write Once Read Many)
• Magnetbänder
• Verwaltung der Archivierungs- Module wird i.d.R. von
einem, oder mehreren Archivservern übernommen.
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DMS Typen (Speicherarten)
Non Coded Information (NCI)
nicht codierte Information,
kann nicht direkt weiterverarbeitet werden,
z.B.: Rastergrafik, Bilder, Video und Ton.
Coded Information (CI)
codierte Information
• Dokumente aus Textverarbeitungs- oder
Tabellenkalkulationsprogrammen, ASCII,
EBCDIC etc.
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Anforderungen
Wann macht es Sinn bzw. ist es
unverzichtbar DMS
einzusetzen
DMS - Anforderungen
• Erfüllung der rechtlichen Anforderungen an
die Archivierung von Geschäftsdokumenten.
• Bewältigung grosser Dokumentmengen
– effiziente und systematische Erfassung grosser
Datenmengen (Scanning / COLD)
– effiziente und systematische Speicherung grosser
Datenmengen (WORM, Jukebox)
• Zukunftsfähigkeit der Infrastruktur und der
verwendeten Dokumentformate hinsichtlich
der geforderten Aufbewahrungsfristen
• Verknüpfung mit Anwendungen / Prozessen
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DMS - Anforderungen
• Sicherheitsanforderungen (Datenschutz,
Zugriffsrechte, Verschlüsselung)
• Kosten-Nutzen-Aspekt
Ressourcenschonende Erzeugung,
Speicherung, Suche, Übermittlung und
Anzeige der abgelegten Dokumente
• Schneller Informationszugriff (Suche / finden)
• hohe Auskunftsbereitschaft (Verfügbarkeit)
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DMS Anforderungen
• Integration in die Arbeitsumgebung des
Anwenders (Portal)
• Integration in IT-Infrastruktur (EAI)
• Redundanzfreie und einfache
Integration in alle Informationsräume
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DMS Anforderungen
• Revisionssicherheit
• Versionierung
• Check-in-Check-out
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technische Anforderungen
•
•
•
•
Skalierbarkeit
gute Performance,
einfaches Handling
graphische Oberflächen
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Vorteile DMS gegenüber
Papierarchiven
•
•
•
•
•
•
•
•
Kürzere Zugriffs- und Ablagezeiten
kürzere Transportzeiten
Reduzierung des Platzbedarfs
dezentraler paralleler Zugriff
(raumunabhängig)
Möglichkeit der integrierten Verarbeitung
einfache Sicherung
schnelle Verteilung (zeitunabhängig)
höhere Konsistenz durch Vermeidung von
Redundanz
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GDPdU
neue
rechtliche Situation
GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur
Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)
http://www.bundesfinanzministerium.de/Anlage8
440/BMF-Schreiben-vom-16.07.01.pdf
Wesentliche Inhalte der GDPdU
• Gültig ab dem 01.01.2002
• Regelung betrifft alle Unternehmen (unabhängig von der
Grösse)
• alle elektronisch erzeugten und buchhalterisch relevanten
Informationen müssen archiviert werden und recherchierfähig
sein.
• Dies gilt insbesondere alle digital abgewickelten Geschäfte ohne
Papierbelege
• Ablage muss revisionssicher sein. Der Datenspeicher soll nur
einmal beschreibbar und unveränderbar sein (WORM)
• Digitale Rechnungen mit elektronischer Unterschrift werden
anerkannt
• Elektronische Geschäftsprozesse müssen nachvollziehbar sein
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Wesentliche Inhalte der GDPdU
• Ab dem 01.01.2002 hat das Finanzamt das
Recht, im Falle einer Außenprüfung direkt auf
die im Unternehmen vorliegenden
elektronischen Daten zuzugreifen.
• Somit sind betroffene Unternehmen
gezwungen, alle elektronisch erzeugten
und buchhalterisch relevanten
Informationen entsprechend zu
archivieren, bzw. aufzubereiten.
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Wesentliche Inhalte der GDPdU
• Dies betrifft insbesondere auch digital
abgewickelte Geschäfte, ohne
Papierbelege,
die entsprechend der gesetzlich
vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiträume
recherchefähig und revisionssicher in
einem elektronischen Archiv abgelegt
werden müssen.
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Wesentliche Inhalte der GDPdU
• Des weiteren werden mit der Verankerung der
digitalen Signatur innerhalb der GDPdU digitale
Rechnungen mit qualifizierter elektronischer
Unterschrift anerkannt und sind somit ab dem
01.01.2002 zum Vorsteuerabzug zu verwenden.
• Dies hat zukünftig die Notwendigkeit einer genauen
Protokollierung und Zertifizierung von digitalen
Dokumenten innerhalb eines Unternehmens zur
Folge.
• Viele Unternehmen werden aus diesen Gründen
zwangsweise ein DMS einführen müssen.
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Wesentliche Inhalte der GDPdU
• Die elektronische Signatur für originär
digitale Dokumente wird verbindlich.
• Hintergrund ist die Tatsache, daß durch die
offizielle Einführung der elektronischen
Signatur zukünftig rechtskräftige Dokumente
und Transaktionen entstehen, die nicht
mehr physisch in Papier dokumentiert
werden können.
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Wesentliche Inhalte der GDPdU
Die elektronische Archivierung über die Laufzeit der
Aufbewahrungsfrist wird für alle originär digitalen
Daten und Dokumente Pflicht.
• Für Daten aus Buchhaltungssystemen und anderen
kaufmännischen Lösungen sowie für originär digital
erhaltene kaufmännische Dokumente mit Vertragsund Belegcharakter gilt die recherchierfähige
Aufbewahrung in digitaler Form.
• Wird ein elektronisches Archivsystem genutzt, so ist
sowohl über den Index als auch über die Inhalte der
im COLD-Verfahren (Computer Output on LaserDisk)
gespeicherten Inhalte eine Suche zu ermöglichen.
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Wesentliche Inhalte der GDPdU
• Originär als Daten vorliegende Buchungen, Transkationen
und Dokumente müssen maschinell auswertbar und
recherchierfähig gehalten werden.
Die COM-Verfilmung (Computer Output on Microfilm) wird
explizit als nicht mehr ausreichend und zulässig definiert.
• Dies bedingt, daß kaufmännische Daten und Dokumente
entweder im originären Verwaltungssystem vorgehalten werden
oder aber in einem über eine Index-Datenbank
recherchierfähigen Archivsystem gespeichert werden.
• Gescannte Eingangspost kann weiterhin als PDF oder TIF
gespeichert werden oder aber wie bisher in Papier geordnet
aufbewahrt werden.
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Wesentliche Inhalte der GDPdU
• Der Datenspeicher soll nur einmal
beschreibbar und unveränderbar sein.
• Dies ist ein deutliches Argument für digitale
optische Speicher in WORM-Technologie
(Write Once Read Many). Hierzugehören
traditionelle digitale optische Speicher und
CD-Medien in dieser Technologie.
Zunehmend aber auch DVD.
• Inwieweit die Definition auf magnetische
Speichersysteme, die speziell abgesichert
sind, zutreffen kann, ist abzuwarten
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Wesentliche Inhalte der GDPdU
• Die Prüfer der Finanzbehörde haben direkten recherchierenden
Zugriff und verlangen maschinell auswertbare Daten und
Dokumente.
Hierfür sind drei Arten des Zugriffs vorgesehen:
• a) die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen vor Ort
(der ursprünglich vorgesehene Online-Zugriff wurde
ausgeschlossen),
• b) die Recherche mit Unterstützung durch Personal des
Steuerpflichtigen
• c) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten
für die Prüfung im Finanzamt.
• Für a) und b) wird erwartet, daß die Informationen indiziert
und recherchierfähig sind. Speziell für c) ist festzustellen, daß
es derzeit nur sehr wenige Anbieter gibt, die den Anspruch der
Recherchierbarkeit auf Offline-Medien realisiert haben.
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Wesentliche Inhalte der GDPdU
• Es wird keine Einschränkung in Hinblick auf
die Größe oder Art des Unternehmens
gemacht.
Die GDPdU betrifft alle steuerpflichtigen
Unternehmen.
• Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit ist nur
sehr vage definiert. Es ist jedoch klargestellt,
daß Daten seitens der Finanzbehörden nach
der Prüfung wieder zurückgegeben bzw.
gelöscht werden.
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Wesentliche Inhalte der GDPdU
• Die GDPdU setzt eine ausführliche Protokollierung
aller Transformationen voraus.
Im Prinzip muß der Eingang, die Verarbeitung und
der Transport im System, die Indizierung und
Änderung von Indizes sowie die endgültige
Archivierung im System nachvollziehbar sein.
• Die Transformation schließt auch die Migration bei
Systemwechseln ein.
• Neben Journalen und Protokollen macht dies eine
Verfahrensdokumentation (wie in der GoBS
beschrieben) erforderlich.
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Lebensdauer
Zugriffshäufigkeit
Speicherform
von
Dokumenten
Lebensdauer
Ist abhängig von Anforderungen
• Kurzfristig benötigte Dokumente
(bis einen Monat)
• mittlere Lebensdauer
(bis ein Jahr)
• Langfristige Lebensdauer
(über ein Jahr)
• Rechtliche geforderten Aufbewahrungsfristen
(10 Jahre)
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Lebensdauer
Ziel:
optimale Speicherform hinsichtlich
Kosten/Nutzen wählen
Trends:
• Elektronischer Speicherplatz wird zunehmend
billiger
• Rechtliche Anforderungen GDPdU erfordern
weitgehend elektronische Archivierung
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Speicherform
Langlebige Dokumente
Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist gering:
Papier- oder Mikrofilmarchiv
Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist gross:
DMS optisches Archiv, Band
Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist sehr
gross:
Festplatte
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Zugriffshäufigkeit in der Zeit
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Langlebige Dokumente
Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist
gering:
Beispiele
• Buchungs- und Geschäftsbelege für spätere
Buch- und Finanzprüfung
• Rentenbelege
• Ergebnisse medizinischer Untersuchungen
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Langlebige Dokumente
Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist
gross:
Beispiele
• Buchungsvorgänge
• Konstruktionsdaten, Betriebsanleitungen
• Patentunterlagen
• Manuale, Reparaturanleitungen
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DMS-Architektur
DMS Kern-Architektur
AttributierArbeitsplatz
Scanner
Qualitätskontrolle
Attributierung
Index
COLD
Ablage
Archiv
Archiv-Server
IndexDB
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Server
•
•
•
•
•
•
•
•
Archiv-Server
Workflow-Server
Druck-Server
COLD-Server
OCR-Server
Fax-Server
Retrieval-Server
Scan-Server
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DMS Architektur
Baukastenprinzip
Bildschirminterface
Bildschirminterface
Benutzermasken
Bearbeitungsmenü
PrintSpooler
ScannerBedienung
Formularverarbeitung
TextEditor
RetrievalSystem
WorkflowServer
Druckserver
ScanServer
Ablagesystem
Ablageorgansisation
Zugriffsrechte
Caching
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WORMDateisystem
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JukeboxVerwaltung
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Archiv-Server
Aufgaben
• Ablage der zu archivierenden
Dokumente
• Organisation der Dokumente auf den
optischen Platten
• Ansteuerung der Juke-Box
• transparenter Zugriff auf die Dokumente
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COLD
Computer Output on Laser Disk (COLD)
• Ausgabe von im Rechner erstellter
Dokumente auf ein optisches
Speichermedium
• Meist Druckdokumente, die gleichzeitig
archiviert werden sollen
(z.B. Post an Kunden, Briefe,
Rechnungen, E-Mails, Listen)
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COLD
Aufgaben/Funktionen
• Transfer der Daten vom Applikations-Server zum
COLD-System
• Zerlegen des Datenstroms in logische Einheiten
• automatisches Extrahieren von Indexinformationen
• Ablegen der Indizes in der Recherche-DB und der
Dokumente im Archiv inklusive entsprechender
Verknüpfung
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CMS / DMS
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Begriffe
Begriffe
•
•
•
•
•
•
Archivsystem
Rechnergestütze Archivierung
Elektronisches Archiv
Optisches Archiv
IMS (Image Management System)
EDMS (Engineering Document
Management System)
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Archivsystem
Ein Archivsystem ist ein System,
das die Ablage und die Suche bzw.
Wiederbeschaffung von Dokumenten
organisiert.
Rechnergestütze Archivierung
– Organisation erfolgt mittels Rechner
– Dokumente können sich in Papier- oder
Mikrofilmarchiv befinden
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Elektronisches Archivsystem
verwaltet alle Dokumente im Rechner
beinhaltet in der Regel
– Ablagesystem (z.B. JukeBox)
– Erfassungsystem (Scanner)
Optisches Archiv
– verwendet optische Datenträger /WORM,
CD-R, DVD_R zur Speicherung der
Dokumente
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IMS / EDMS
IMS (Image Management System)
• DM-System mit vorwiegend
eingescannten Dokumenten
EDMS (Engineering Document
Management System)
• Inhalte bestehen grossteils aus CADKonstruktionsdaten
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CMS / DMS
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Archivierungsprozess
Archivierungsprozess
Dokumente
auf Anfrage
bereit stellen
Dokumente
erfassen
In geeignetes
Speicherformat
umsetzen
OCR
Optical Character
Recognition
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Metainformationen
Schlagworte
„hinzufügen“
CMS / DMS
Dokumente auf
Speichermedium
ablegen
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Erfassung / Scanner
Dokumentenerfassung
• Manuelle Erfassung
• Einscannen
– ohne Nachbearbeitung
– mit Nachbearbeitung (OCR / Barcode /
Schlagworte / Metainformationen)
• COLD-Verfahren
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Scanner
Typen
• High-End-Scanner
für grosse Dokumentmengen
• Desktop-Scanner
nur für kleinere Dokumentmengen geeignet
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CMS / DMS
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Scanner
Funktionen
•
•
•
•
•
•
•
Dia-Scanner, Mikrofilm-Scanner
verschiedene Papierformate
automatisches Erkennung der Seitengrösse
unterschiedliche Auflösungen
unterschiedliche Kontraste
automatische Kontrastanpassung
Gruppierung einzelner Seiten zu
zusammengehörigen logischen Dokumenten
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CMS / DMS
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Scanner
Funktionen
•
•
•
•
•
•
•
ein- und zweiseitiges Scannen
Einzelblatt- und Stapeleinzug
Ablage in unterschiedlichen Dateiformaten
schwarz-weiss, Grautöne, Farbscanner
unterschiedliche Geschwindigkeiten
Verwerfen schlecht erfasster Seiten
Umsortieren einzelner Seiten
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CMS / DMS
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High-End-Scanner
Verfahren zur Dokumenttrennung
• über voreingestellte Seitenzahlen (z.B.
4, bei festen Seitenzahlen)
• spezielle Trennseiten (z.B. Schwarz)
• Trennung mittels Barcode (auf erster
Seite  späte Archivierung / nach
Bearbeitung)
• Explizites Trennen (manuell)
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CMS / DMS
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Erfassungssystem
Funktionen
• Nachträgliche Korrekturmöglichkeit
(Achtung bei revisionssicherer
Speicherung!!!)
• Seitenfolge ändern
• Seiten hinzufügen, löschen,
verschieben
• löschen von Leerseiten
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CMS / DMS
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Archivierungsszenarien
Archivierungsszenarien
• Scannen beim Posteingang
(frühes Archivieren)
• Scannen zum Zeitpunkt der
Bearbeitung
• Scannen nach der Bearbeitung
(spätes Archivieren)
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Frühes Archivieren
Vorteile
• kurze Transportzeiten
• geringe Transportkosten
• Parallelzugriff durch zentrale
elektronische Ablage
• automatische Zustellung
• Möglichkeit zur Einbindung in Workflow
(elektronische Vorgangsbearbeitung)
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Erfassung bei Bearbeitung
Einsatzfelder
• Manuelles Einscannen einzelner
Dokumente
• nicht für Massenbearbeitung geeignet
• technische Zeichnungen etc.
• bei notwendiger Sachkenntnis z.B. bei
Vergabe von Metainformationen
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Spätes Archivieren
Vorgehen
• nach Bearbeitung einer Rechnung,
einer Bestellung oder eines
Versicherungsantrages auf Papier wird
das Orginal z.B. mittels Barcode
eingescannt.
• Das Dokument wird meist einer bereits
erfolgten Buchung zugeordnet
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Barcode
• Gestattet die eindeutige Identifikation
eines Dokumentes („Schüssel“)
• Formulare, die verschickt werden und
später ausgefüllt eingescannt werden,
sollten schon vorher mit Barcode
versehen werden!
Dadurch kann händische Attributierung
und Klassifizierung vermieden werden.
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CMS / DMS
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Beispiel
Versicherung
(späte Archivierung)
Beispiel Versicherung
Antrag
Auf
Papier
Scanner
Barcode Nr
Archiv
DMS-Server
mit Archiv
Barcode manuell auf
Unterschriebenen
Versicherungs-Antrag
kleben
Netz
Barcode Nr
Daten erfassen
Inklusive
Barcode Nr
Host mit VersicherungsApplikationen
Aussendienst
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CMS / DMS
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Beispiel Versicherung
Barcode Nr
Zugriff auf Dokument-
Archiv
Arbeitet mit
VersicherungsApplikation
Mit Link zu Dokument
(Barcode Nr)
DMS-Server
mit Archiv
Netz
Barcode Nr
Host mit VersicherungsApplikationen
Sachbearbeiter
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CMS / DMS
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Erfassung
Nachbearbeitung
OCR
Optical Character Recognition (OCR)
• automatische Umwandlung eines
Image-Dokumentes (NCI) in ein CIDokument
• CI (Coded Information) (häufig ASCIIFormat)
• ermöglicht automatische Attributierung /
(Indexierung / Verschlagwortung)
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CMS / DMS
72
OCR
Optical Character Recognition (OCR)
• wird häufig nur auf spezielle Felder und
Dokumenttypen angewandt
• es können bis zu 99% der Zeichen
korrekt erkannt werden
• Handschrift kann erkannt werden
(schlechtere Erkennungsrate)
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CMS / DMS
73
OCR
Bei Weiterverarbeitung des gesamten
Dokumentes mit elektronischen
Systemen ist OCR auf das gesamte
Dokument anzuwenden.
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CMS / DMS
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Attributierarbeitsplätze
Zur Vergabe von Suchattributen
• Eingabe erfolgt mittels spezieller
Erfassungsmasken
Automatisierung
• mittels Formulartyp
• mittels Barcodes
• mittels Formularnummer
• eventuell OCR mit automatischem Indexing
und Volltextsuche
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CMS / DMS
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Recherchearbeitsplätze
• Benötigen dokumentspezifische Viewer
für alle verwendeten Dokumenttypen
• Deshalb möglichst wenig exotische
Dokumentformate verwenden!!!
• Image-Viewer
• TIFF-G4-Format
• Adobe Acrobat Viewer (PDF)
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CMS / DMS
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Annotationen
Sind nachträglich Kommentare zum (im)
Dokument
•
•
•
•
•
elektronische Unterschriften
elektronische Stempel
Bearbeitungshinweise, Vermerke
können im Dokument gespeichert werden
können dem Dokument „angeheftet“ werden
(in mehreren Layern)
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CMS / DMS
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Automatische Indexierung
• Nur nach OCR-Bearbeitung auf CIDokumenten möglich (siehe IR!)
• Indexierer beherrschen nicht alle aber
u.a. folgende Dokumentformate
– ASCII, EBCDIC,
– RTF, HTML, PDF
– MS-Word, Excel, PPT
– etc.
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CMS / DMS
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Integration
Anwendungsintegration
zwischen Applikation und DMS
Varianten / Möglichkeiten
• Keine Integration (Stand alone)
• lose bis enge Kopplung
• volle Integration
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CMS / DMS
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Lose gekoppelte Systeme
Kommunikationsformen DMS und Applikationen
• Manuelle Übertragung von Suchmerkmalen oder
Doc-IDs in die Applikation
– abtippen in Applikationsmaske
– Copy&Paste
• Kopplung über eine Terminalemulation am Client
– DMS greift auf Felder der Anwendungsmaske zu und zeigt
die zugehörigen Dokumente an (z.B.mittels OLE)
• Interprozesskommunikation
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CMS / DMS
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Manuelle Übertragung
Manuelle Übertragung
Terminal
Doc-ID
Host-Anwendung
3270-Emulation
DMS
Client
Dokument
Viewer
Doc-ID
Host-Anwendung
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DMS-Recherche
CMS / DMS
Doc-ID
AblageSystem
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Kopplung über
Terminalemulation
Terminal
Host-Anwendung
3270-Emulation
Dokument
Viewer
Doc-ID
Doc-ID
Host-Anwendung
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DMS-Modul
CMS / DMS
Doc-ID
AblageSystem
83
Interprozesskommunikation
Terminal
Host-Anwendung
3270-Emulation
Dokument
Viewer
Doc-ID
Terminal-ID
Host-Anwendung
DMS-Modul
Doc-ID
Terminal-ID
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CMS / DMS
Doc-ID
AblageSystem
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DMS Integration
• Integration in die Arbeitsumgebung
des Anwenders (Portal)
• Integration in IT-Infrastruktur (EAI)
• Integration in alle Informationsräume
• Integration in Geschäftsprozesse
und Anwendungssysteme
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CMS / DMS
85
Integration
Beispiel:
• Zu einer eingegangenen Bestellung die
zugehörigen Dokumente
• Auftragsbestätigung
• Lieferschein
• gestellte Rechnung
• anschauen
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CMS / DMS
86
Standardisierung
DMS-Modell der DMA
• DMA (Document Management Alliance)
• definiert Schnittstellen für die
Interoperabilität von DMS (1998)
• (ca. 150 Firmenmitglieder: IBM, Adobe,
FileNet, iXOS, MS, Oracle etc.)
• DMA Version 1.0 (Spezifikation von
Zugriffs- und Recherchefunktionen)
• bislang von Anbietern wenig umgesetzt
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CMS / DMS
88
Standard ODMA
• ODMA
• (Open Document Management API)
(ODMA-API) (ODMA-Schnittstelle)
• wird bereits von vielen Anbietern unterstützt
• Fokus: Integration Applikationen und DMS
– Integration von DMS-Funktionen in bestehende
Anwendungen
– z.B. Office-Suites können Dokumente direkt in
DMS ablegen, aufrufen, aktualisieren
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CMS / DMS
89
Standard ODMA
Integration von DMS-Funktionen in
Anwendungen über standardisierte API
(DMS sind dadurch „austauschbar“)
Standardisiert wurden u.a.:
– Format der Dokumenten-Ids
– Recherchefunktionen
NewDoc, OpenDoc, CloseDoc, SaveDoc, Save
as, GetDocInfo, SetDocInfo
– „Activate“ aktiviert Viewer, Attributierdialog
Startet eine Applikation mit direkter Übergabe des
Dokumentes
– Check-Out und Check-In
etc.
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CMS / DMS
90
DMS und SAP R/3
DMS in SAP
erfolgt mittels
• SAP-ArchiveLink
• oder
• DVS R/3 – eigenes DokumentenVerwaltungs-System von SAP
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CMS / DMS
92
DMS in SAP
bietet Integration
• mit SAP-Workflow (WfMC-Schnittstelle)
• Mit SAPGUI verknüpftem Archive-LinkViewer
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CMS / DMS
93
DMS in SAP
SAP-ArchiveLink (inklusive Viewer)
• Standardisierte Schnittstelle zu DMS und
Archivsystemen
• einheitliche API-Schnittstelle für den Zugriff
auf DMS Archivfunktionen
• Dokument ablegen, abrufen, anzeigen
• Ablageschnittstelle
• 35 DMS-Anbieter (IXOS, ...) unterstützen
bereits SAP-ArchiveLink (SAP-zertifiziert)
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CMS / DMS
94
SAP ArchiveLink
R/3Anwendungen
ArchiveLink
ArchivSystem
Dokumentenanzeige
(Viewer)
Erfassungssystem
(Scanner)
Applikationsschnittstelle
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Archivschnittstelle
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R/3-Dokumenttypen
• TIFF-Format (Scanner) (NCI)
• SAP-OTF / PDF (Ausgehende Belege)
• SAP-ALF (Drucklisten)
SAPOffice
• Erlaubt Ablage aller Dateitypen
– Mit Schlagworten
– Dokumenttypspezifikation
– In hierarchischer Folderstruktur
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CMS / DMS
96
SAP DVS
• Eigenständiges DMS
• Akte fasst logisch zusammengehörige
Objekte zusammen
• Dokumenttypen werden Viewer
zugeordnet
• Ausgescheckte Dokumente werden als
neue betrachtet
• Versionsverwaltung
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CMS / DMS
97
SAP DVS
• Dokumenten kann ein Status
zugeordnet werden, der festlegt, in
welchem Zustand sich ein Dokument
befindet (keine Freigabe / Freigabe).
• Mitarbeiter erhalten Rechte zur
Statusänderung
• Beinhaltet Möglichkeit einfachen
Dokument-Workflow zu definieren
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CMS / DMS
98
SAP DVS
Archivierungsstufen
• Erste Stufe
– für hohe Zugriffswahrscheinlichkeit
– Teure Speicherung -schnelle Antwortzeiten
• Zweite Stufe
– für niedrige Zugriffswahrscheinlichkeit
– Billige Speicherung -Langsame
Antwortzeiten (Band, CD, Jukebox)
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
99
DMS und Lotus Notes
DMS mit Lotus Notes
• Volltext-Suchmaschine
• Ansichten gemäss Metainformationen (z.B.
Schlagworten)
• Web-fähig / Notes-Client
• vorhandene Groupware-Infrastruktur
• Attachements beliebiger Dokumente in RTF-Feldern
• keine ODMA-Schnittstelle
• Keine Versionskontrolle
• Nur begrenzte Speicherkapazität mit guter
Perfomance
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
101
Domino.doc
•
•
•
•
•
Archivschnittstelle
Versionskontrolle
ODMA-Schnittstelle
Check-in Check out
Verwaltet grössere Dokumentmengen
mit guter Performance
• Aktenschrank orientierte Ablage
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
102
DMS Kosten
DMS Kosten
Interner Aufwand (Einführung)
• Personalkosten
• Übernahme von Altbeständen
• Reorganisation von Arbeitsabläufen
• Anpassungen an andere Anwendungen
• Schulung der Anwender und Administratoren
Softwarekosten
• Client und Serververlizenzen
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
104
DMS Kosten
Hardwarekosten (Neuanschaffungen von)
• Jukebox
• Scanner
• Datenbankserver / Archivserver etc.
• Drucker
• Verkabelung, Vernetzung etc.
Externe Beratungskosten
• Kaufentscheidung
• Anpassung
• Schulung
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
105
DMS Einführungskosten
externe Beratung
16%
interner Aufwand
33%
Hardwarekosten
23%
Softwarekosten
28%
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
106
Kosten - Grössenordnungen
• Anfangsinvestitionen für
Mehrplatzsysteme 500TDM bis
1000TDM
• Investitionen für Softwareanpassung
und Programmierung
100TDM bis zu 300TDM.
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
107
Einmalige Kosten
Personalkosten
Sachkosten
Programmierung
Datenbank- und Imageserver
Projektbezogener Personaleinsatz
Jukebox mit Laufwerken
Grundschulung der Anwender
Eingabestation mit Scanner
Schulung der Systembetreuer
Recherche- und Abfragestation
Übernahme der Altbestände
Druckerstation
Reorganisation der Arbeitsabläufe
Verkabelung und Vernetzung
Anpassung an andere Anwendungen
Externe Beratung
Software- und Hardwareinstallation
Softwareanschaffung
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
108
Laufende Kosten
Personalkosten
Sachkosten
Systembetreuung- und Pflege
Wartungsgebühren für Hard- und
Software
Weiterentwicklung
Abschreibungen
Ausbildung, Schulung
Finanzierungskosten
Aufwand für Scannen und
Indexieren
Raumkosten
Verbrauchsmaterial
(Speichermedien, Barcodes usw.)
Versicherungen
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
109
DMS-Nutzen
Kostenvergleich mit Papier
• 4- fache Zeiteinsparung
• 140- faches Archivfassungsvermögen
• nur ein Drittel der Kosten
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
111
Einsparungspotentiale
• eines elektronischen Archivsystems
gegenüber
• traditioneller Vorgehensweise
bei der Bearbeitung von 250
Dokumenten.
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
112
DMS Einsparungspotential
45,00 DM
traditionell
15,00 DM
10,00 DM
DMS
0,32 DM
Lohnkosten
Prof. Dr. Fabian Glasen
25
40
Reduzierung
RoutineArbeiten
60
kürzere
Produktanlauf
zeiten
Flächeneinsp
arung
Schnellere
Ablage
45
Einsparungspotential (in %)
kürzere
Durchlaufzeit
en
80
Archivkosten
CMS / DMS
113
DMS Einsparungspotential
180
traditionell
60
DMS
13
Ablage 250 Dokumente (in min.)
Prof. Dr. Fabian Glasen
10
Recherchezeit (in sek.)
CMS / DMS
114
Vergleich Personalkosten
470.000 DM
260.000 DM
210.000 DM
130.500 DM
120.000 DM
traditionell
DMS
10.500 DM
Ablagearbeit
Recherchearbeit
Prof. Dr. Fabian Glasen
Sum m e
CMS / DMS
115
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
116
Rückblick DMS
Rückblick DMS
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
118
DMS
DMS - wichtigste Gründe zur Einführung:
• Rechtliche Anforderungen erfüllen
• Grosse Dokumentmengen
– kostengünstig speichern
– und gemäss den Anforderungen
unternehmensweit zugriffsfähig haben
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
119
GDPdU
neue
rechtliche Situation
Wesentliche Inhalte der GDPdU
• Ab dem 01.01.2002 hat das Finanzamt das
Recht, im Falle einer Außenprüfung direkt auf
die im Unternehmen vorliegenden
elektronischen Daten zuzugreifen.
• Somit sind betroffene Unternehmen
gezwungen, alle elektronisch erzeugten und
buchhalterisch relevanten Informationen
entsprechend zu archivieren, bzw.
aufzubereiten.
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
121
Wesentliche Inhalte der GDPdU
• Alle digital abgewickelte Geschäfte,
ohne Papierbelege müssen gemäss
entsprechend den gesetzlich
vorgeschriebenen
Aufbewahrungszeiträumen
recherchefähig und revisionssicher in
einem elektronischen Archiv abgelegt
werden.
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
122
Wesentliche Inhalte der GDPdU
• digitale Rechnungen mit qualifizierter
elektronischer Unterschrift werden anerkannt und
sind somit ab dem 01.01.2002 zum Vorsteuerabzug
zu verwenden.
• Dies hat die Notwendigkeit einer genauen
Protokollierung und Zertifizierung von digitalen
Dokumenten innerhalb eines Unternehmens zur
Folge.
• Viele Unternehmen werden aus diesen Gründen
zwangsweise ein DMS einführen müssen.
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
123
Wesentliche Inhalte der GDPdU
• Der Datenspeicher soll nur einmal
beschreibbar und unveränderbar sein.
• Dies ist ein deutliches Argument für digitale
optische Speicher in WORM-Technologie
(Write Once Read Many). Hierzugehören
traditionelle digitale optische Speicher und
CD-Medien in dieser Technologie.
Zunehmend aber auch DVD.
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
124
Wesentliche Inhalte der GDPdU
• Es wird keine Einschränkung in Hinblick
auf die Größe oder Art des
Unternehmens gemacht.
Die GDPdU betrifft alle
steuerpflichtigen Unternehmen.
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
125
Wesentliche Inhalte der GDPdU
• Die GDPdU setzt eine ausführliche
Protokollierung aller Transformationen
voraus.
Im Prinzip muß der Eingang, die
Verarbeitung und der Transport im
System, die Indizierung und Änderung von
Indizes sowie die endgültige Archivierung
im System nachvollziehbar sein.
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
126
DMS Anforderungen
•
•
•
•
•
•
Indexierung
Ablagehierarchie
Suchmöglichkeit (Volltext / Index)
Check- in / Check- out
Versionierung
Archivierung
(billiger Speicher, eventuell langsamer Zugriff)
• Revisionssicherheit
möglichst unveränderbare Speicherung (WORM)
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
127
Dokumentenerfassung
• Manuelle Erfassung (Banküberweisung,
Belege, etc. durch Datentypist)
automatische Handschrifterkennung
• Einscannen
– ohne Nachbearbeitung
– mit Nachbearbeitung (OCR / Barcode /
Schlagworte / Metainformationen)
• COLD-Verfahren
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
128
Dokumentenerfassung
• Digital-Kamera (beliebige Grösse,
dreidimensionale Objekte/ auch Video)
• Digitalisierer (Kartographie)
• spezielle Messgeräte
• Abspeicherung direkt aus einer
Applikation
– explizit durch Benutzer
– implizit durch die Applikation selbst
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
129
Scanner
Funktionen
•
•
•
•
•
•
•
Dia-Scanner
Mikrofilm-Scanner
verschiedene Papierformate
automatisches Erkennung der Seitengrösse
unterschiedliche Auflösungen
unterschiedliche Kontraste
automatische Kontrastanpassung
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
130
Scanner
Funktionen
•
•
•
•
•
•
•
ein- und zweiseitiges Scannen
Einzelblatt- und Stapeleinzug
Ablage in unterschiedlichen Dateiformaten
schwarz-weiss, Grautöne, Farbscanner
unterschiedliche Geschwindigkeiten
Verwerfen schlecht erfasster Seiten
Umsortieren einzelnen Seiten
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
131
Scanner
Funktionen
• Gruppierung einzelner Seiten zu
zusammengehörigen logischen Dokumenten
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
132
Scanner
visiuelle Qualitätskontrolle
automatisch
• Prüfung auf ausreichenden Kontrast
• Korrektur von Schrägeinzügen
• Entfernung von Verschmutzungen
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
133
visiuelle Qualitätskontrolle
Kontrollarbeitsplatz
• korrekte Sortierreihenfolge
• sonstige nicht automatisch
durchführbare Qualitätsmassnahmen
• Kontrolle der automatische Funktionen
• für OCR-Ergebnisse
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
134
Erfassungssystem
Funktionen
• Nachträgliche Korrekturmöglichkeit
(Achtung bei revisionssicherer
Speicherung!!!)
• Seitenfolge ändern
• Seiten hinzufügen, löschen,
verschieben
• löschen von Leerseiten
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
135
Erfassungsarbeitsplätze
• Hochauflösende grafische Bildschirme
(1248 x 1024 Bildpunkte)
Bildwiederholraten (ab 80 Hertz)
• Scanner-Anschluss
• Software für Nachbearbeitung
• ab 12 GB Platte
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
136
Attributierarbeitsplätze
Zur Vergabe von Suchattributen
• Eingabe erfolgt mittels spezieller
Erfassungsmasken
Automatisierung
• mittels Formulartyp
• mittels Barcodes
• mittels Formularnummer
• OCR eventuell mit automatischem Indexing
und Volltextsuche
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
137
Archiv-Server
Aufgaben
• Ablage der zu archivierenden
Dokumente
• Organisation der Dokumente auf den
optischen Platten
• Ansteuerung der Juke-Box
• transparenten Zugriff auf die
Dokumente
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
138
COLD
Computer Output on Laser Disk (COLD)
• Ausgabe von im Rechner erstellter
Dokumente auf ein optisches
Speichermedium
• Meist Druckdokumente, die gleichzeitig
archiviert werden sollen
(z.B. Post an Kunden, Briefe,
Rechnungen, E-Mails, Listen)
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
139
COLD
Aufgaben/Funktionen
• Transfer der Daten vom Applikations-Server zum
COLD-System
• Zerlegen des Datenstroms in logische Einheiten
• automatisches Extrahieren von Indexinformationen
• Ablegen der Indizes in der Recherche-DB und der
Dokumente im Archiv inklusive entsprechender
Verknüpfung
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
140
DMS Architektur
Baukastenprinzip
Bildschirminterface
Bildschirminterface
Benutzermasken
Bearbeitungsmenü
PrintSpooler
ScannerBedienung
Formularverarbeitung
TextEditor
RetrievalSystem
WorkflowServer
Druckserver
ScanServer
Ablagesystem
Ablageorgansisation
Zugriffsrechte
Caching
Prof. Dr. Fabian Glasen
WORMDateisystem
CMS / DMS
JukeboxVerwaltung
141
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
142
Speicherarten
Non Coded Information (NCI)
nicht codierte Information,
kann nicht direkt weiterverarbeitet werden,
z.B.: Rastergrafik, Bilder, Video und Ton.
Coded Information (CI)
codierte Information
• Dokumente aus Textverarbeitungs- oder
Tabellenkalkulationsprogrammen, ASCII,
EBCDIC etc.
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
143
Non Coded Information (NCI)
• ein Rechner kann diese Information
speichern und über einen Drucker
ausgeben
• eine weitere Verarbeitung ist nicht
möglich, da der Rechner den „Inhalt“
des Dokumentes, also die Buchstaben
nicht erkennen kann
Ausnahme:
• OCR (Optical Character Recognition)
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
144
Coded Information (CI)
• Dokumente aus Textverarbeitungs- oder
Tabellenkalkulationsprogrammen
• Einzelne Objekte der Datei sind gezielt
ansprechbar und veränderbar.
• Beispiele: Textdateinen in ASCII oder
EBCDIC etc. Code
• Inklusive Layoutinformation
• Inklusive Strukturinformation
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
145
Lebenszyklus
• Erstellung
Ein Dokument wird erstellt und eventuell mit
speziellen Attributen versehen, gespeichert.
• Pflege
Ein Dokument wird bearbeitet, aktualisiert
und überarbeitet.
• Prüfung
Ein Dokument wird auf seine inhaltliche
Korrektheit geprüft.
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
146
Lebenszyklus
• Freigabe
Nach erfolgreicher Prüfung wird das
Dokument freigegeben. Das Dokument
durchläuft also einen Genehmigungsprozess.
• Archivierung
Das Dokument wird dauerhaft gespeichert,
häufig aus rechtlichen Gründen.
• Löschung
Das Dokument wird endgültig gelöscht
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
147
Lebenszyklus eines DM
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
148
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
149
BS-Dateisystem als DMS?
• verwaltet Dokumente in hierarchischem Ordnersystem
• Zugriff in Windows z.B. über MS-Explorer mittels Navigation im
Hierarchiebaum
• erlaubt Suche über
– Dateiname,
– Datum,
– Dateityp,
– Einschränkung auf Laufwerk und Ordner
• ODMA-Schnittstelle
• Dateien können verschoben, gelöscht, umbenannt werden.
• Check-in/Checkout auf Laufwerken
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
150
BS-Dateisystem als DMS?
Nachteile / Defizite
• Eingeschränkte Metainformationen
(insgesamt vier Indexe)
–
–
–
–
Dateiname
Dateipfad
Dateityp
Änderungsdatum.
• Keine Versionsverwaltung
• Keine Schnittstellen zu Hochleistungsscanner
und optischem Archiv
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
151
DMS Typen
Dokumentenmanagement Systeme
im weiteren Sinn
• wie Bildverarbeitung, Speicherung und
Texterkennung, in direktem Zusammenhang mit
Archivierung von Inhalten, die auf längere Zeit
unverändert gespeichert werden.
• COLD (Computer Output on Laser Disk) angewandt,
• Jukeboxen, WORM (Write Once Read Many)
• Magnetspeichern (Streamern)
• Verwaltung der Archivierungs- Module wird i.d.R. von
einem, oder mehreren Archivservern übernommen.
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
152
DMS Anforderungen
•
•
•
•
•
•
Indexierung
Ablagehierarchie
Suchmöglichkeit (Volltext / Index)
Check- in / Check- out
Versionierung
Archivierung
(billiger Speicher, eventuell langsamer Zugriff)
• Revisionssicherheit
möglichst unveränderbare Speicherung (WORM)
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
153
technische Anforderungen
•
•
•
•
Skalierbarkeit
gute Performance,
einfaches Handling
graphische Oberflächen
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
154
DMS Anforderungen
• Integration in die Arbeitsumgebung des
Anwenders.
• Ein DMS sollte nicht mehr als
eigenständige Applikation auftreten,
sondern weitestgehend in das
Betriebssystem integriert werden.
• Heutige DMS haben die Möglichkeit ODMA
oder VFS- Schnittstellen zu nutzen oder
direkt in die API des Betriebssystems
einzugreifen.
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
155
DMS als eigenständige Applikation
Clie
nt
DMS
Applikation
Applikation
Applikation
Applikation
Applikation
Betriebssystem
Ser
ver
DB- Bestand / Archiv
Archiv
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
156
DMS-Integration in BS
Clie
nt
Applikation
DMS
Applikation
Applikation
Applikation
Applikation
Betriebssystem
Serv
er
DB- Bestand / Archiv
Archiv
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
157
• Dies begründet sich nicht zuletzt in der
aktuellen Änderung des Signaturgesetztes
bzw. in der Änderung der Abgabenordnung
(AO) vom Juli 2000[1].
• So geben die überarbeiteten Bestimmungen
der „Grundsätze zum Datenzugriff und zur
Prüfbarkeit digitaler Unterlagen[2]“ (GDPdU)
ab dem 01.01.2002 dem Finanzamt das
Recht, im Falle einer Außenprüfung direkt auf
die im Unternehmen vorliegenden
elektronischen Daten zuzugreifen. Somit sind
betroffene
Unternehmen
gezwungen, alle 158
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
elektronisch erzeugten und buchhalterisch
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
159
Wesentliche Inhalte der GDPdU
• Die elektronische Signatur für originär
digitale Dokumente wird verbindlich.
• Hintergrund ist die Tatsache, daß durch
die offizielle Einführung der
elektronischen Signatur zukünftig
rechtskräftige Dokumente und
Transaktionen entstehen, die nicht mehr
physisch in Papier dokumentiert werden
können.
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
160
Wesentliche Inhalte der GDPdU
• Die elektronische Archivierung über die Laufzeit der
Aufbewahrungsfrist wird für alle originär digitalen
Daten und Dokumente Pflicht.
Für Daten aus Buchhaltungssystemen und anderen
kaufmännischen Lösungen sowie für originär digital
erhaltene kaufmännische Dokumente mit Vertragsund Belegcharakter gilt die recherchierfähige
Aufbewahrung in digitaler Form. Wird ein
elektronisches Archivsystem genutzt, so ist sowohl
über den Index als auch über die Inhalte der im
COLD-Verfahren (Computer Output on LaserDisk)
gespeicherten Inhalte eine Suche zu ermöglichen.
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
161
Wesentliche Inhalte der GDPdU
• Originär als Daten vorliegende Buchungen, Transkationen und
Dokumente müssen maschinell auswertbar und recherchierfähig
gehalten werden.
Die COM-Verfilmung (Computer Output on Microfilm) wird
explizit als nicht mehr ausreichend und zulässig definiert.
• Die Konvertierung in TIF- und PDF-Formate für diese Daten
wird ausgeschlossen. Dies bedingt, daß kaufmännische Daten
und Dokumente entweder im originären Verwaltungssystem
vorgehalten werden oder aber in einem über eine IndexDatenbank recherchierfähigen Archivsystem gespeichert
werden.
• Gescannte Eingangspost kann weiterhin als PDF oder TIF
gespeichert werden oder aber wie bisher in Papier geordnet
aufbewahrt werden.
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
162
Wesentliche Inhalte der GDPdU
• Der Datenspeicher soll nur einmal
beschreibbar und unveränderbar sein.
• Dies ist ein deutliches Argument für digitale
optische Speicher in WORM-Technologie
(Write Once Read Many). Hierzugehören
traditionelle digitale optische Speicher und
CD-Medien in dieser Technologie.
Zunehmend aber auch DVD.
• Inweit die Definition auf magnetische
Speichersysteme, die speziell abgesichert
sind, zutreffen kann, ist abzuwarten
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
163
Wesentliche Inhalte der GDPdU
• Die Prüfer der Finanzbehörde haben direkten recherchierenden
Zugriff und verlangen maschinell auswertbare auf Daten und
Dokumente.
Hierfür sind drei Arten des Zugriffs vorgesehen:
• a) die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen vor Ort
(der
ursprünglich
vorgesehene
Online-Zugriff
wurde
ausgeschlossen),
• b) die Recherche mit Unterstützung durch Personal des
Steuerpflichtigen
• c) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten
für die Prüfung im Finanzamt.
• Für a) und b) wird erwartet, daß die Informationen indiziert und
recherchierfähig sind. Speziell für c) ist festzustellen, daß es
derzeit nur sehr wenige Anbiter gibt, die den Anspruch der
Recherchierbarkeit auf Offline-Medien realisert haben.
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
164
Wesentliche Inhalte der GDPdU
• Es wird keine Einschränkung in Hinblick auf
die Größe oder Art des Unternehmens
gemacht.
Die GDPdU betrifft alle steuerpflichtigen
Unternehmen.
• Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit ist nur
sehr vage definiert. Es ist jedoch klargestellt,
daß Daten seitens der Finanzbehörden nach
der Prüfung wieder zurückgegeben bzw.
gelöscht werden.
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
165
Wesentliche Inhalte der GDPdU
• Die GDPdU setzt eine ausführliche Protokollierung
aller Transformationen voraus.
Im Prinzip muß der Eingang, die Verarbeitung und
der Transport im System, die Indizierung und
Änderung von Indizes sowie die endgültige
Archivierung im System nachvollziehbar sein.
• Die Transformation schließt auch die Migration bei
Systemwechseln ein.
• Neben Journalen und Protokollen macht dies eine
Verfahrensdokumentation (wie in der GoBS
beschrieben) erforderlich.
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
166
Wissenspyramide
Wissen
Informationen
Daten
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
167
Zugriffshäufigkeit in der Zeit
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
168
Klassische DM-Ablage
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
169
Archiv-Serverstruktur
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
170
Kostenvergleich mit Papier
• 4- fache Zeiteinsparung
• 140- faches Archivfassungsvermögen
• nur ein Drittel der Kosten
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
171
Zielfaktoren der
Informationsarbeit
• Wirtschaftlichkeit
• Dokumentenverfügbarkeit
• Archivierungskapazität
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
172
Einsparungspotentiale
• eines elektronischen Archivsystems
gegenüber
• traditioneller Vorgehensweise
bei der Bearbeitung von 250
Dokumenten.
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
173
DMS Einsparungspotential
45,00 DM
traditionell
15,00 DM
10,00 DM
DMS
0,32 DM
Lohnkosten
Prof. Dr. Fabian Glasen
25
40
Reduzierung
RoutineArbeiten
60
kürzere
Produktanlauf
zeiten
Flächeneinsp
arung
Schnellere
Ablage
45
Einsparungspotential (in %)
kürzere
Durchlaufzeit
en
80
Archivkosten
CMS / DMS
174
DMS Einsparungspotential
180
traditionell
60
DMS
13
Ablage 250 Dokumente (in min.)
Prof. Dr. Fabian Glasen
10
Recherchezeit (in sek.)
CMS / DMS
175
Vergleich Personalkosten
470.000 DM
260.000 DM
210.000 DM
130.500 DM
120.000 DM
traditionell
DMS
10.500 DM
Ablagearbeit
Recherchearbeit
Prof. Dr. Fabian Glasen
Sum m e
CMS / DMS
176
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
177
Dokumenttypen
• Unterscheidung nach Lebensdauer
• CI (Coded Information)
• NCI (Non Coded Information)
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
178
Non Coded Information (NCI)
• ein Rechner kann diese Information
speichern und über einen Drucker
ausgeben
• eine weitere Verarbeitung ist nicht
möglich, da der Rechner den „Inhalt“
des Dokumentes, also die Buchstaben
nicht erkennen kann
Ausnahme:
• OCR (Optical Character Recognition)
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
179
Coded Information (CI)
• Dokumente aus Textverarbeitungs- oder
Tabellenkalkulationsprogrammen
• Einzelne Objekte der Datei sind gezielt
ansprechbar und veränderbar.
• Beispiele: Textdateinen in ASCII oder
EBCDIC etc. Code
• Inklusive Layoutinformation
• Inklusive Strukturinformation
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
180
Archiv-Serverstruktur
Prof. Dr. Fabian Glasen
CMS / DMS
181