Transcript Ky nang soan thao van ban

NIAGS TRAINING CENTRE
CHÀO MỪNG CÁC BẠN THAM
DỰ KHÓA
KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN
NIAGS TRAINING CENTRE
MỤC TIÊU KHÓA HỌC



PHÂN BIỆT CÁC
LOẠI VĂN BẢN
NGUYÊN TẮC SOẠN
THẢO VĂN BẢN
KỸ NĂNG SOẠN
THẢO CÁC VĂN
BẢN THƯỜNG
DÙNG TRONG CÔNG
VIỆC HÀNG NGÀY.
NIAGS TRAINING CENTRE
Nguyên tắc lớp học



Cùng chia sẻ.
Làm việc tích cực.
Không chỉ trích, phê phán.
NIAGS TRAINING CENTRE
VĂN BẢN LÀ GÌ
NIAGS TRAINING CENTRE
CÁC LOẠI VĂN BẢN

VĂN BẢN PHÁP QUY

VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
NIAGS TRAINING CENTRE
CÁC LOẠI VĂN BẢN
HÀNH CHÍNH

Công văn, thông báo

Báo cáo

Biên bản
NIAGS TRAINING CENTRE
QUY ĐỊNH
TRÌNH BÀY VĂN BẢN



THỂ THỨC VĂN BẢN
KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
NỘI DUNG VĂN BẢN.
NIAGS TRAINING CENTRE
THỂ THỨC VĂN BẢN
Tập hợp các cấu thành phần văn bản
bao gồm những thành phần chung áp
dụng đối với các loại văn bản được nhà
nước quy định ( thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP)
NIAGS TRAINING CENTRE
KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN

Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề văn
bản, vị trí trình bày các thành phần thể
thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và
các chi tiết trình bày khác do TCT hoặc
NIAGS quy định
NIAGS TRAINING CENTRE
NỘI DUNG VĂN BẢN




Trả lời câu hỏi:
Văn bản viết nội dung gì? (WHAT)
Văn bản viết cho ai (WHO)
Văn bản viết như thế nào ( HOW)
NIAGS TRAINING CENTRE
KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN
NIAGS TRAINING CENTRE
SOẠN THẢO CÔNG VĂN
NIAGS TRAINING CENTRE
DÙNG CÔNG VĂN KHI NÀO?

Giao dịch/trao đổi thông tin

Hướng dẫn thực hiện, trả lời…

Đôn đốc, nhắc nhở thực hiện nhiệm vụ

Đề nghị, trình một kế hoạch lên cấp trên
NIAGS TRAINING CENTRE
PHÂN LOẠI CÔNG VĂN

Phúc đáp

Đôn đốc, nhắc nhở

Đề nghị
NIAGS TRAINING CENTRE
BỐ CỤC CÔNG VĂN







Quốc hiệu
Địa danh, ngày, tháng, năm
Tên cơ quan
Số và ký hiệu
Trích yếu công văn
Nội dung (*)
Nơi nhận, chữ ký và con dấu
NIAGS TRAINING CENTRE
NỘI DUNG CÔNG VĂN

Phần mở đầu

Phần nội dung

Phần kết luận
NIAGS TRAINING CENTRE
PHẦN MỞ ĐẦU CỦA CÔNG VĂN


Nêu lý do tại sao viết công văn.
Tuỳ theo nội dung công văn mà có cách
đặt vấn đề khác nhau.
NIAGS TRAINING CENTRE
NỘI DUNG CỦA CÔNG VĂN




Trình bày vấn đề chính.
Nên sắp xếp hợp lý, vấn đề nào cần
nêu trước, vấn đề gì cần nêu sau…
Cần trình bày cụ thể, rõ ràng, chính xác
yêu cầu để đạt mục tiêu chung của
công văn.
Sử dụng văn phong hành chính.
NIAGS TRAINING CENTRE
Yêu cầu đối với từng loại công văn






Trả lời: Dứt khoát, dễ hiểu, nói rõ quan điểm
trong việc giải quyết vấn đề đó.
Giải thích: Phải khách quan, cụ thể để cấp dưới
dễ thực hiện.
Từ chối: Phải lịch sự.
Đề xuất: Phải logic, lập luận chặt chẽ, xác đáng.
Nhắc nhở: Phải nghiêm khắc, tế nhị
Tiếp thu phê bình: Phải mềm mỏng, khiêm tốn.
NIAGS TRAINING CENTRE
Phần kết luận của công văn


Viết ngắn gọn và phải xác định được
trách nhiệm thực hiện, đưa ra yêu cầu
hoặc kết luận vấn đề.
Viết lời trân trọng kính chào hoặc cảm
ơn trước khi kết thúc.
NIAGS TRAINING CENTRE
SOẠN THẢO THÔNG BÁO
NIAGS TRAINING CENTRE
ĐẶC ĐIỂM CỦA THÔNG BÁO
Thông báo là văn bản hành chính thông
thường không mang tính chất quy
phạm. Được dùng chủ yếu để truyền
đạt nội dung của một quyết định, một
thông tin , một sự việc cho cơ quan,
đơn vị, cá nhân biết.
NIAGS TRAINING CENTRE
MỤC ĐÍCH – NỘI DUNG – VĂN PHONG
-
-
-
Mục đích: Thông báo một quyết định, một
tin tức, một sự việc cho cơ quan, đơn vị,
cá nhân.
Nội dung: Giới thiệu thẳng nội dung cần
thông báo.
Văn phong: Ngắn gọn, dễ hiệu, đủ lượng
thông tin cần thiết
NIAGS TRAINING CENTRE
Ví dụ về một mẫu thông báo
NIAGS TRAINING CENTRE
SOẠN THẢO BÁO CÁO
NIAGS TRAINING CENTRE
Báo cáo là gì?
-
Là loại văn bản dùng để trình bày các kết
quả đã đạt được trong hoạt động cuả
một cơ quan, một tổ chức nhằm cung cấp
thông tin, tình hình và kết quả thực hiện.
NIAGS TRAINING CENTRE
Mục đích của báo cáo
-
-
Đánh giá thực tế tình hình quản lý, lãnh
đạo, là căn cứ để ra quyết định quản lý
Mô tả sự phát triển, diễn biến của một
công việc, một vấn đề do nhu cầu của
hoạt động quản lý và lãnh đạo đặt ra.
NIAGS TRAINING CENTRE
Đặc điểm của báo cáo



Có thể viết định kỳ nhưng cũng có thể viết
theo yêu cầu của cơ quan quản lý. Thông
qua báo cáo cơ quan cấp trên kiểm tra hoạt
động của cơ quan cấp dưới;
Sử dụng những sự việc, sự kiện với tất cả
nhưng con số thống kê chính xác.
Sự kiện sắp xếp theo một trật tự logic nhất
định, làm cho người nhận báo cáo đánh giá
đúng thực trạng của vấn đề, sự việc, sự
kiện.
NIAGS TRAINING CENTRE
CÁC LOẠI BÁO CÁO




Thường kỳ
Bất thường
Sơ kết/tổng kết
Chuyên đề
NIAGS TRAINING CENTRE
Cách viết báo cáo
-
-
Tuỳ theo mỗi loại báo cáo để xây dựng
bố cục thích hợp.
Trước khi viết báo cáo phải xác định
yêu cầu của báo cáo hoặc có thể căn cứ
vào mục đích, yêu cầu qui định của cấp
trên.
NIAGS TRAINING CENTRE
Nội dung báo cáo
Nêu tình hình công việc hoặc mô tả sự việc
đã xảy ra trong thực tế.
 Phân tích/đánh giá kết quả, tình hình: Xác
định tồn tại, nguyên nhân cần tiếp tục giải
quyết
 Nêu những phương pháp, cách giải quyết
vấn đề hoặc kiến nghị (nếu có)

NIAGS TRAINING CENTRE
Bài tập về nhà
Anh/chị hãy viết một bản báo cáo về
tình hình hoạt động trong tuần/tháng
làm việc của đơn vị nơi anh/chị đang
làm việc.
NIAGS TRAINING CENTRE
Soạn thảo/viết biên bản
NIAGS TRAINING CENTRE
Đặc điểm biên bản


Ghi chép lại những sự việc đã, đang xảy
ra trong hoạt động của tổ chức
được lưu lại để chứng minh hoặc sử
dụng khi cần thiết hoặc làm cơ sở cho
một quyết định quản lý
NIAGS TRAINING CENTRE
Yêu cầu ghi chép biên bản

Ghi chép toàn bộ các chi
tiết cần thiết một cách
trung thực, khách quan.
NIAGS TRAINING CENTRE
Bố cục của biên bản



Phần mở đầu
Phần tiến hành hội nghị/cuộc họp
Phần ghi chép những sự việc kết thúc
hội nghị/cuộc họp
NIAGS TRAINING CENTRE
Phần mở đầu









Quốc hiệu
Tên văn bản
Giờ, ngày, tháng, năm khai mạc
Địa điểm
Thành phần tham gia:
+ Số người có mặt
+ Số người vắng mắt (có thể ghi rõ lý do)
+ Đại biểu được mời (nếu có)
Lý do hội nghị/cuộc họp
Chương trình
Chủ tọa
Thư ký
NIAGS TRAINING CENTRE
Phần tiến hành hội nghị/cuộc họp




Báo cáo (ghi tên người báo cáo)
Thảo luận: Những vấn đề do chủ tọa
nêu
Các ý kiến thảo luận
Ý kiến kết luận của chủ tọa
NIAGS TRAINING CENTRE
Phần ghi chép sự việc kết thúc




Tóm tắt báo cáo hoặc phát biểu của đại
biểu.
Tóm tắt báo cáo hoặc lời bế mạc của
chủ toạ.
Ngày, giờ bế mạc.
Chữ ký của thư ký và chủ toạ.
NIAGS TRAINING CENTRE
Mẫu biên bản hiện hành
(tham khảo)
NIAGS TRAINING CENTRE
Những lỗi thường gặp khi soan thảo
văn bản




Sai thể thức.
Nội dung không rõ ý.
Câu văn dài dòng, rườm rà.
Người viết muốn diễn đạt theo suy luận
của mình . Không theo logic của người
đọc.
NIAGS TRAINING CENTRE
Những lưu ý khi soạn thảo văn bản







Chuẩn bị và lưu một số mẫu văn bản chuẩn hiện
hành trong máy tính ( báo cáo, thông báo, biên
bản…).
Nghiên cứu kỹ đối tượng, mục đích và nội dung của
văn bản định trình bày.
Làm dàn ý.
Trả lời các câu hỏi: Viết cho ai? Để làm gi? Viết như
thế nào? Người đọc có hiểu hay không?
Dùng các câu văn ngắn gọn, đơn giản. Tránh dùng
những câu dài dòng, nhiều vế, nhiều từ nối.
Đọc kỹ lại văn bản sau khi đã làm xong. Kiểm tra lỗi
chính tả, văn phong, nội dung, hình thức văn bản.
Nhờ một người đọc lại xem văn bản đã rõ ý chưa?