Transcript Tải văn bản tại đây

ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN BÌNH THẠNH
PHÒNG TƯ PHÁP
TẬP HUẤN CÔNG TÁC
SOẠN THẢO VĂN BẢN
Ngày 07 tháng 3 năm 2011
NỘI DUNG TRÌNH BÀY
MỘT SỐ NỘI DUNG TRỌNG TÂM CỦA:
1. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND,
UBND năm 2004;
2. Nghị định 91/2006/NĐ-CP ngày 06.9.2006 của Chính phủ;
3. Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08.02.2010 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung Nghị định 110/2004/NĐ-CP;
4. Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08.4.2004 của Chính phủ về
công tác văn thư;
5. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011
Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính;
6. Quyết định số 17/2007/QĐ-UBND ngày 05.02.2007 của UBND
Thành phố HCM quy định về trình tự, thủ tục ban hành
VBQPPL của UBND các cấp tại TPHCM.
CÁC HÌNH THỨC VĂN BẢN
1. Văn bản quy phạm pháp luật
2. Văn bản hành chính
3. Văn bản chuyên ngành
4. Văn bản của tổ chức chính
trị, tổ chức chính trị - xã hội
VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT
(Lưu ý: VB QPPL vẫn áp dụng theo
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLTBNV-VPCP )
Phòng Tư pháp
Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV
Văn bản hành chính (Theo Khoản 2, Điều 1 Nghị định
09/2010/NĐ-CP ngày 08.02.2010 của Chính phủ)
Văn bản hành chính gồm:
Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt),
chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông
báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch,
phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ
trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi
nhớ bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng
nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu,
giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận
hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công
Văn bản hành chính
(Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19.01.2011)
1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
2. Phông chữ trình bày văn bản.
3. Khổ giấy
4. Kiểu trình bày
5. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
6. Thể thức văn bản
7. Kỹ thuật trình bày văn bản
Phòng Tư pháp
Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV
1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
- Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính và bản sao văn bản;
- Được áp dụng đối với: các cơ quan nhà
nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề
nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng
vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ
quan, tổ chức).
Phòng Tư pháp
Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV
2. Phông chữ trình bày văn bản
Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên
máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã
ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam
TCVN 6909:2001.
Hiện nay thống nhất sử dụng phông chữ
Times New Roman.
Phòng Tư pháp
Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV
3. Khổ giấy
- Văn bản hành chính được
trình bày trên khổ giấy khổ A4
(210 mm x 297 mm).
- Các văn bản như giấy
giới thiệu, giấy biên nhận hồ
sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển
được trình bày trên khổ giấy
A5 (148 mm x 210 mm) hoặc
trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).
Phòng Tư pháp
Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV
4. Kiểu trình bày
Văn bản hành chính được trình bày theo
chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng
bản in theo chiều dài).
Trường hợp nội dung văn bản có các
bảng, biểu nhưng không được làm thành các
phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình
bày theo chiều rộng của trang giấy (định
hướng bản in theo chiều rộng).
Phòng Tư pháp
Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV
5. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm .
Phòng Tư pháp
Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV
6. Thể thức văn bản là gì?
Thể thức văn bản là tập hợp các thành
phần cấu thành văn bản, bao gồm những
thành phần chung áp dụng đối với các loại
văn bản và các thành phần bổ sung trong
những trường hợp cụ thể hoặc đối với một
số loại văn bản nhất định theo quy định tại
Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP 08.02.2010
của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08.04.2004 của Chính phủ về công
tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này.
Phòng Tư pháp
Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV
Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và
văn bản hành chính:
Thành phần chung:
- Quốc hiệu;
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
- Số, ký hiệu của văn bản;
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
- Nội dung văn bản;
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
- Dấu của cơ quan, tổ chức;
- Nơi nhận;
- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản
loại khẩn, mật).
Thể thức văn bản hành chính:
Thành phần bổ sung:
Đối với công văn, ngoài
các thành phần được quy định
có thể bổ sung địa chỉ cơ
quan, tổ chức; địa chỉ thư điện
tử (E-mail); số điện thoại, số
Telex, số Fax; địa chỉ Trang
thông tin điện tử (Website) và
biểu tượng (logo) của cơ
quan, tổ chức.
7. Kỹ thuật trình bày văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao
gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình
bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và
các chi tiết trình bày khác.
Được áp dụng đối với văn bản được soạn thảo trên máy vi
tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương
pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm
trên giấy mẫu in sẵn;
Không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in
trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (lưu ý)
Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao
Cách Trình bày Phụ lục
Văn bản chuyên ngành:
Các hình thức văn bản
chuyên ngành do Bộ trưởng,
Thủ trưởng cơ quan quản lý
ngành quy định sau khi thoả
thuận thống nhất với Bộ
trưởng Bộ Nội vụ
(Thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản chuyên
ngành được thực hiện theo
Thông tư số 01/2011/TTBNV).
Văn bản của tổ chức chính trị,
tổ chức chính trị - xã hội
- Văn bản của tổ chức chính trị: (văn bản của
Đảng) thực hiện theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW
ngày 28.5.2004 của Văn phòng Trung ương Đảng và
Công văn số 05-CV/VP ngày 06.02.2006 của Văn
phòng Quận ủy Bình Thạnh việc ban hành các bộ mẫu
văn bản của Đảng ủy cơ sở.
Văn bản của tổ chức chính trị,
tổ chức chính trị - xã hội
- Văn bản của tổ
chức chính trị - xã hội:
UBMTTQ và các đoàn
thể
(trừ
Đoàn
TNCSHCM) chưa có
văn bản hướng dẫn.
Văn bản của tổ chức chính trị,
tổ chức chính trị - xã hội
- Văn bản của Đoàn Thanh
niên Cộng sản Hồ Chí Minh:
+ Căn cứ theo Hướng dẫn số
11-HD/VPTW ngày 28.5.2004 của
Văn phòng Trung ương Đảng;
+ Hướng dẫn số 29/HD-VP
ngày 20.5.2009 của Văn phòng
Trung ương Đoàn TNCSHCM;
+ Hướng dẫn số 03/HD-VP
ngày 26.6.2009 của Ban chấp hành
Thành đoàn Thành phố Hồ Chí
Minh.
CÁC DẠNG VĂN BẢN: (Theo Điều 2 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP
ngày 08.4.2004 và Điều 1, Khoản 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày
08.02.2010 của Chính phủ về công tác văn thư)
1. “Bản thảo
văn bản” là bản
được viết hoặc
đánh máy, hình
thành trong quá
trình soạn thảo một
văn bản của cơ
quan, tổ chức;
CÁC DẠNG VĂN BẢN: (Theo Điều 2 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP
ngày 08.4.2004 và Điều 1, Khoản 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày
08.02.2010 của Chính phủ về công tác văn thư)
2. “Bản gốc văn
bản" là bản hoàn
chỉnh về nội dung,
thể thức văn bản
được cơ quan tổ chức
ban hành và có chữ
ký trực tiếp của
người
có
thẩm
quyền;
CÁC DẠNG VĂN BẢN: (Theo Điều 2 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP
ngày 08.4.2004 và Điều 1, Khoản 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày
08.02.2010 của Chính phủ về công tác văn thư)
3. "Bản chính
văn bản" là bản
hoàn chỉnh về nội
dung, thể thức văn
bản và được cơ
quan, tổ chức ban
hành".
CÁC DẠNG VĂN BẢN: (Theo Điều 2 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP
ngày 08.4.2004 và Điều 1, Khoản 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày
08.02.2010 của Chính phủ về công tác văn thư)
4. “Bản sao y bản
chính” là bản sao đầy
đủ, chính xác nội
dung của văn bản và
được trình bày theo
thể thức quy định.
Bản sao y bản chính
phải được thực hiện
từ bản chính;
CÁC DẠNG VĂN BẢN: (Theo Điều 2 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP
ngày 08.4.2004 và Điều 1, Khoản 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày
08.02.2010 của Chính phủ về công tác văn thư)
5. “Bản trích sao” là bản sao một phần nội
dung của văn bản và được trình bày theo thể
thức quy định. Bản trích sao phải được thực
hiện từ bản chính;
CÁC DẠNG VĂN BẢN: (Theo Điều 2 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP
ngày 08.4.2004 và Điều 1, Khoản 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày
08.02.2010 của Chính phủ về công tác văn thư)
6. “Bản sao lục” là
bản sao đầy đủ, chính
xác nội dung của văn
bản, được thực hiện từ
bản sao y bản chính và
trình bày theo thể thức
quy định;
CÁC DẠNG VĂN BẢN:
* Bản sao y bản
chính, bản trích sao và
bản sao lục được thực
hiện theo đúng quy
định tại Nghị định này
có giá trị pháp lý như
bản chính.
CÁC DẠNG VĂN BẢN:
Bản sao chụp cả
dấu và chữ ký của
văn bản không được
thực hiện theo đúng
thể thức quy định tại
khoản 2 của Điều
này, chỉ có giá trị
thông tin, tham khảo.
CHUYỂN PHÁT VÀ ĐÍNH CHÍNH VĂN BẢN (Theo Điều 18
Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2010/NĐ-CP)
1. Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục
văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn
bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm
việc tiếp theo.
2. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi
nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để
thông tin nhanh.
CHUYỂN PHÁT VÀ ĐÍNH CHÍNH VĂN BẢN (Theo Điều 18
Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2010/NĐ-CP)
3. Văn bản đã phát hành
nhưng có sai sót về nội
dung phải được sửa đổi,
thay thế bằng văn bản có
hình thức tương đương của
cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản.
CHUYỂN PHÁT VÀ ĐÍNH CHÍNH VĂN BẢN (Theo Điều 18
Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2010/NĐ-CP)
Văn bản đã phát hành
nhưng có sai sót về thế thức,
kỹ thuật trình bày, thủ tục
ban hành phải được đính
chính bằng văn bản hành
chính của cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản
LƯU VĂN BẢN
(Theo Khoản 8, Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP)
"1. Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản
gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và bản
chính lưu trong hồ sơ.
2. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức
phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự
đăng ký"
LẬP HỒ SƠ
(Theo Khoản 7, 8, Điều 2 Nghị định 110/2004/NĐ-CP)
7. “Hồ sơ” là một tập văn bản, tài liệu có
liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,
một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một
số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian
hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc
phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ
quan, tổ chức hoặc của một cá nhân;
LẬP HỒ SƠ
(Theo Khoản 7, 8, Điều 2 Nghị định 110/2004/NĐ-CP)
8. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp
văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo
những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
LẬP HỒ SƠ
(Theo Điều 21 Nghị định 110/2004/NĐ-CP)
1. Nội dung việc lập hồ
sơ hiện hành bao gồm:
a) Mở hồ sơ;
b) Thu thập, cập nhật văn
bản, tài liệu hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết
công việc vào hồ sơ;
c) Kết thúc và biên mục hồ
sơ.
LẬP HỒ SƠ
(Theo Điều 21 Nghị định 110/2004/NĐ-CP)
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm
vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức;
b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự
liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn
biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị
bảo quản tương đối đồng đều.
Thể thức bản sao (Điều 16, Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011) gồm:
1. Hình thức sao (“SAO Y BẢN CHÍNH” hoặc
“TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC”).
2. Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản
3. Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký
được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ
chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao theo
Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm
theo Thông tư này (Phụ lục I). Số được ghi bằng chữ
số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết
thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Thể thức bản sao (Điều 16, Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011)
4. Các thành phần thể thức
khác của bản sao văn bản gồm
địa danh và ngày, tháng, năm
sao; quyền hạn, chức vụ, họ
tên và chữ ký của người có
thẩm quyền; dấu của cơ quan,
tổ chức sao văn bản và nơi
nhận được thực hiện như văn
bản hành chính.
Thực hành
Cám ơn các đồng chí đã chú ý theo dõi.
Chúc các đồng chí sẽ thực hiện tốt
công tác soạn thảo văn bản
Phòng Tư pháp
Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV