Maskinperspektivet

Linda Askenäs Linköpings universitet Ekonomiska Informationssystem

Agenda

 Affärssystem  Kort introduktion till synsättet  Aktivitetsplan  Framgångsfaktorer  Risker  Fördjupning av synsättet  Frågor

Affärssystem

 Används av flera företag och utvecklas för att täcka många företags behov  Stora integrerade datasystem som är heltäckande för ett företags behov av informationsförsörjning  Allmänna processer, adm. lösningar för ekonomi, redovisning, personal, produktion, logistik, service, konstruktion…  Gemensam databas, data tillgänglig i realtid och likadan för alla

Maskinsynsättet

Affärssystem ev också nya arbetssätt Input SYSTEM Återkoppling Output SYSTEM Mätning av effekterna Produktivare org.

•Kostnadsred.

•Högre kvalitet •Nya processer •Bättre erbjudanden

Systemet en maskin

Affärssystemet är byte av bilmotorns elledningar. Viktigt att bestämma är vad som behöver el, vilken typ och om det standardkit som erbjuds passar direkt eller måste anpassas. Sedan görs en arbetsplan för hur vi ska byta elsystemet. Sist utvärderas bytet och vissa justeringar görs.

Aktivitetsplan

 Förstudie, strategi  Projektplanering  Val  Anpassning  Införande  Efterstudie

Förstudie I

 Strategisk analys för verksamheten i 5 10 år framåt.  Lednings ansvar att få fram en framtidsvision  Ändrade förutsättningar, marknadsförändringar, kärnkompetens, effektivisering, produkter, verksamheten  Definiera mätbara mål och nyckeltal.

Förstudie II

 Verksamhetsanalys, problem och styrkor  Utgå från affärsidén, framtidsvisionen  Analysera den operativa verksamheten  Vilka processer är unika eller vitala för företaget, idag eller i morgon?

 Vad kan vi förändra direkt, vad behöver vi för systemstöd?

 Nytt systemstöd, affärssystem?

Projektplanering

 Projektstyrningsmodell  Projektstart  Projektplanering  Projektgenomförande  Projektavslut  Kalkyl  Avtal  Utbildning och kompetensutveckling

Val I, Översiktligt

 Förutsättningsanalys, “knock-out”-faktorer  Marknadsanalys  Leverantörsbedömning  Affärssystem?

 Offertbegäran, inte en gedigen kravspec.

 Översiktlig jämförelse  Urval => 5-3 kandidater

Val II, detaljerat

 Demo, test, referenser  Utvärdering, även anv.vänlighet, marknadsposition, pris, intryck.  Preliminärval  Förberedande förhandling  Värdering  Beslut, juridisk expertis=> ett affärssystem

Anpassning I, Logisk

 Utgå från kritiska faktorerna  Demo/test  Fördjupad jämförelse  Grov anpassningsplan  Slutförhandling  Detaljerad anpassningsplanering

Anpassning II, Fysisk

 Uppbyggnad av tabeller  Tester  Egen utveckling  Verksamhetsförändringar  Gränssnitt till andra system  Sammanställning

Införande I, Installation

 Teknisk samordning  Leveranskontroll  Driftsdokumentation  Omläggning från gammalt till nytt system  Idriftsättande av systemet

Införande II, Förankring

 Organisatorisk samordning  Studiebesök hos referensföretag  Användarhandböcker  Informationsspridning och kompetensutveckling  Aktivering av personalen

Efterstudie

 Av projektet, genomförandet bra?

 Av systemet, målen uppfyllda?

 Av förändringsprocessen, realiserad?

 Ett lärande för kommande projekt!

Brandt, Carlsson och Nilsson (1998)

Framgångsfaktorer I

 Förmåga till särpräglad kompetens  Vägval av lämpligt IT-system  Täckningsgrad av verksamhetsområden  Verksamhetsstrategi  Systematik och inspiration  Kravspecifikationens roll

Framgångsfaktorer II

 Leverantörens betydelse  Förankring hos aktörerna  Juridisk kompetens  Situationsberoende lösningar (Nilsson, 2000)

Riskfaktorer I

 Organizational fit  Failure to redesign business processes to fit the software  Failure to follow an enterprise-wide design which supports data integration

Riskfaktorer II

 Skill mix  Insufficient training and reskilling  Insufficient internal expertise, use of consultants  Lack of business analysts, both technical and business knowledge  Failure to mix internal and external personnel  Lack of ability to recruit and retain qualified ERP systems developers

Riskfaktorer III

 Management structure and strategy  Lack of senior management support  Lack of proper management structure, one central structure  Lack of a champion, great project leader  Ineffective communications

Riskfaktorer IV

 Software systems design  Insufficient discipline and standardisation  Lack of integration  User involvement and training I  Insufficient training of end-users  Ineffective communications  Inability to obtain full-time commitment of customers to project management and project activities

Riskfaktorer V

 User involvement and training II  Lack of full-time commitment  Failure to emphasise reporting, including custom report development  Technology planning  Inability to avoid technological bottlenecks  Attempting to build bridges to legacy applications (Summer, M., 2000)

Maskinsynsättet + -

Fördelar Nackdelar Enkel att förstå. Visar inte förändringsprocessen Enkel att förmedla, kommuni Värderar inte användarens cera. Det är det här vi ska göra. kunskaper och kompetens. Visar klara effekter av bytet av affärssystem. Det kommer att bli en effektivare organisation. Ger ett klart mål och att det är möjligt att göra en realistisk plan. Visar inte på svårigheter som kan uppstå, bara planen är rätt Visar inte på de politiska konflikter som kan uppstå när individer har olika synsätt. Ser människor som kuggar i det stora maskineriet eller möjligtvis ”dom som kastar in grus i maskineriet”. Svårt att hantera uppkom mande möjligheter och problem.

Maskinsynsättet – metod

 analytiskt  orsak-verkan samband  finns en bästa lösning  söker generella samband  objektiv

Maskinsynsättet - perspektiv

 Processyn: Linjär  Styrning: Instrumentell  Affärssystem: Verktyg för verksamheten  Resultat: Produktivare verksamhet  Argument: Rationella/logiska  Människor: Kuggar i systemet

Frågor att ställa i projektet

 Vilka är framgångsfaktorerna?

 Vilka risker upplever företaget med införandet?

 Hur väljer man ett affärssystem?

 Hur sker anpassningen?

 Hur förs affärssystem in?

 Förbättrad produktivitet?