Transcript AutoMatic Kontörlü Kart - Arkpet Petrol Ticaret ve Nakliyat A.Ş

Filo Satışları Müdürlüğü
Eğitim Kitabı
-GİZLİ-
AutoMatic Nedir?
Kurumsal müşterilerin akaryakıt ihtiyacını



Süratli,
Rahat,
Güvenilir şekilde
otomatik olarak, istasyonda herhangi bir ödeme yapmadan
karşılayarak akaryakıt tüketimlerini kontrol altında tutmayı sağlayan
etkin bir filo yönetim ve akaryakıt kazanç sistemdir.
2
Neden PO?
PO AutoMatic Filo Yönetimi ile tüm araçlarınız, Türkiye’nin her yerinden
ücret ödemeden yakıt alır ve tüm bilgiler gerçek zamanlı olarak
ekranınıza gelir.
Şirket araçlarınızın Türkiye’nin en geniş istasyon ağına sahip PO
istasyonları’nda herhangi bir ödeme yapmaksızın akaryakıt
tüketimlerini istenilen limitler dahilinde ve en gelişmiş otomasyon
altyapısı sayesinde %100 kontrolünü sağlayıp, Filonuzu
Yönetebilirsiniz.
3
Avantajları Nelerdir?

İstasyonda kalış süresi kısalır,

Araçtan dışarı çıkmadan dolum yapılabilir,

Kredi kartı ve nakit para ödemeden alışveriş yapılır,

Fiş, fatura vs. için bekleme yapılmasına gerek kalmaz,

Başka bir araca yakıt alınamaz,

Araca eksik ürün verilmesi engellenir,

Araca yanlış ürün verilmesi engellenir,

Araç bazında yakıt tüketim takibi sağlar.
4
AutoMatic’ten Alınabilecek Bilgiler











Firma adı,
Aracın bağlı bulunduğu departman,
Araç Plakası,
Tarih,
Saat,
Alınan yakıtın cinsi,
Alınan yakıt miktarı ( lt ),
Alınan yakıt tutarı ( YTL ),
Aracın o andaki km. si ( km. okuyuculu sistem varsa ),
Alışveriş yapılan istasyonun ili, ilçesi, bayi adı,
İstasyondaki pompa numarası.
5
AutoMatic’in Ayrıcalıkları


Araçları Departman bazında gruplayıp, bu gruptaki araçlar için
geçerli standart limitler uygulanabilirsiniz,
Miktar (lt) veya Tutar (YTL) bazında;
 Günlük,

(6 farklı zaman dilimi için ayrı limit girişine imkan verilmektedir),
Haftalık,
 Aylık,
 Yıllık,
 Bayram ve Tatil Günleri (Yılbaşı, Kurban Bayramı, vs.) için Gün/Saat
Kısıtları oluşturabilirsiniz,
İstasyon Kısıtları;
 Belirlenen il,
 Bir ildeki sadece belirli istasyonlardan araçların yakıt almalarını
sağlanabilirsiniz,
Belirlenen ürün dışında diğer ürünlerin alınmasını engelleyebilirsiniz,
 Aracın eurodizel yakıt alımını onay verirken, Motorin alımını
engelleyebilirsiniz,
İnternet üzerinden 7 gün-24 saat boyunca aracın yakıt alımı hemen
durdurulabilirsiniz.




6
AutoMatic Nasıl Çalışır?

Araca bir adet taşıt kimlik ünitesi takılır. Bu ünite aracınızın bilgilerini içeren akaryakıt
dolum anında pompa ile haberleşerek araç bilgilerini ve kilometre bilgilerini aktaran bir
ünitedir.

Taşıt Kimlik Ünitesi monte edilmiş olan bir taşıtın, AutoMatic Sistemine sahip olan bir PO
istasyonundaki pompadan akaryakıt alması ile sistem çalışmaya başlar.

Pompa tabancasının taşıtın deposuna yerleştirilmesi ile haberleşme gerçekleşir. Taşıta ait
bilgiler taşıt kimlik ünitesi ve depo anteni vasıtasıyla, İstasyon Kontrol Ünitesine aktarılır.
İstasyon Kontrol Ünitesi'nden onay alınca, pompa çalışmaya başlar.

Dolum sonunda, doluma ait bilgiler (litre, birim fiyat, ürün cinsi, tarih, saat, taşıt plakası,
kilometresi,vs..) İstasyon kontrol ünitesi hafızasına alınır ve tüm bu bilgileri içeren bir
dolum fişi otomatik olarak yazıcı tarafından basılarak bilgi için sürücüye verilir. Bu bilgiler
istasyonda bulunan bir bilgisayara aktarılır. Aynı zamanda yine aynı bilgiler online otomatik
olarak merkezi bilgi toplama bilgisayarına uydu ile gönderilir. Tüm bu bilgiler bir rapor
şeklinde düzenli olarak faturalar ile e-mail ile her iki haftada bir müşteriye ulaştırılır.

Taşıt kontrol ünitesi, taşıtınızda sadece arka sinyale (enerji için) ve km. saatine (bilgi için)
bağlı olup, kesinlikle taşıtınızın performansını ve km'sini etkilemez.
7
AutoMatic ile Alışveriş
TKÜ
Araca bir adet Taşıt Kimlik Ünitesi takılır. Bu ünite
aracınızın bilgilerini içeren akaryakıt dolum anında
pompa ile haberleşerek araç bilgilerini ve kilometre
bilgilerini aktaran bir ünitedir.
Taşıt Kimlik Ünitesi monte edilmiş olan bir taşıtın,
AutoMatic Sistemine sahip olan bir PO
istasyonundaki pompadan akaryakıt alması ile
sistem çalışmaya başlar.
Müşteri, araçtan inmeden ve ödeme
yapmadan yoluna devam eder
8
AutoMatic Süreci Nasıl Çalışır?
.
(1) PO istasyona Akaryakıt Satar
(3) İstasyon, Müşteriye ikmal ettiği
Akaryakıt Tutarını PO’ya faturalar
(4) PO, İstasyonun Geri Faturaladığı
Akaryakıt Tutarını Müşteriye Faturalar.
(6) Banka PO hesabına
Ödemeyi yapar
(2) İstasyon
Akaryakıtı Müşteri
Aracına İkmal Eder
(5) Müşteri fatura Tutarını
Bankaya Yatırır
9
Uydu Sistemi :
 İstasyondaki AutoMatic satış
sistemlerinin çalışma, otorizasyon ve veri
transferini uydu üzerinden yapar. Ayrıca bu
ağ üzerinden çift yönlü olarak istenen her
türlü data iletimi yapılır. Uydu sisteminin
olduğu yerlerde telefon hattı yedek
haberleşme hattı olarak kullanılmaktadır.
1.150 civarında istasyonda uydu
kurulumları tamamlanmıştır.
10
Ürünlerimiz 1 - Araca Monte Edilen KIT
Araçlara takılan ve araçların bazı bilgilerini içeren araç
kimlik ünitesidir. Araçların takometrelerine bağlanarak
araçların kilometre bilgilerini de okur. Tüm bunların
yanında aracın aküsüne bağlanarak ta enerji verilir.
Son olarak depo etrafına monte edilen araç anteni de
VIU ‘ya bağlanarak, ünitenin araç bağlantısı
tamamlanmış olur.
VIU gibi Fuelopass ta bir araç kimlik ünitesidir. VIU
‘dan fonksiyonel olarak tek farkı, bu kimlik
ünitelerinin araçların kilometrelerini okumamasıdır.
Böylece kilometre okuma bilgisine ihtiyacı olmayan
filolar için daha düşük maliyetli bir alternatiftir.
Fuelopass üniteler, araç anteni ve ID chip ‘ten oluşur.
Araç bilgileri aynı VIU ‘larda olduğu gibi ID chiplere
yüklenir. ID chipler araç anteni üzerine takılır ve
buradan da aracın deposunun etrafına monte edilir.
Fuelopass araç kimlik üniteleri, kısa montaj süresi,
yüksek teknolojisi ve düşük maliyetili bir ekipmandır.
11
Ürünlerimiz 2 – AutoMatic Kart
•
AutoMatic Kart da kimlik ünitesi olup,
araca takılmak yerine elde tutularak
kullanılır.
•
AutoMatic Kart kullanılan otomasyon
tiplerinde, sistem aracı değil kartı tanır.
Aynı araç kimlik ünitelerinde olduğu gibi
kartlarda da müşteri bilgileri yüklenir.
Ön Yüz
Arka Yüz
• Anahtarlık tipi VIU’lara alternatif olarak
kullanılabilecek plastik (mifare) kart.
•
Maliyeti daha düşük,
•
Rahat taşınabilir.
12
Ürünlerimiz 3 – AutoMatic Kontörlü Kart
Arka Yüz
Ön Yüz
13
AutoMatic Kontörlü Kart

Kiralık / Taşeron Araçların Akaryakıt Alımlarında Nakit Ödeme veya
Kredi Kartı ile Yakıt Almalarında Yaşanan Ödeme Sorunlarının PO
“Köntörlü Kart” ile Sonlanması,

“Kontörlü Kart” Filo Ana Grubu ile İlişkilendirilir,

İlişkilendirme PO Genel Müdürlüğü’nde gerçekleşir,

İlişkilendirilme sırasında plaka girilmez,

Rahat Taşınabilir “Yakıt Elektronik Cüzdanı”dır.
14
AutoMatic Kontörlü Kart’ın Avantajları

PO Genel Müdürlük’te Programlama İhtiyacı Gerektirmez,

Plakayı Müşterinin Kendisi Belirleyebildiği Gibi, Karttaki Plaka Bilgisini
Değiştirebilir,

Müşteri, “Kontörlü Kart”ı Kullanıma Açıp Kapatabilir,

Müşteri “Kontörlü Kart”ı Bir Daha Kullanılmamak Üzere İptal Edebilir,

Müşteri, “Kontörlü Kart”ın Kontör Müktarını (Bakiyesini) Belirleme, Hatta
Arttırıp-Azaltma Yetkisine Sahiptir,

Kartın Kullanılabilir Bakiyesi Olsa Bile, Eğer Müşteri Kredi Limiti Yetersiz
ise, Karta Alım Onayı Verilmez.

Limit, Zamandan Bağımsızdır. Haftalık, Aylık veya Yıllık Değildir. Karta
Yüklenen Yakıt Miktarı İstenildiği Zaman Harcanıp Tüketilir.
15
Montaj
•Müşteri tarafından talep
edilen yeni Taşıt Kimlik
Üniteleri PO tarafından max.
2 iş günü içinde programlanır,
•Programlanan KIT’ler PO
tarafından kargo ile müşteriye
gönderilir,
Taşıt Kimlik
Ünitesi
•Müşteri KIT’leri teslim
aldıktan sonra TURPAK (0212) 315 41 36 - ile montaj
işlemleri için temasa geçer,
•Montaj işlemi, TURPAK
servisinin olduğu şehirlerde
max. 3 gün, diğer illerde max.
15 iş günü içinde
gerçekleştirilir.
Kilometre
Depo Anteni
Sensörü
16
AutoMatic WEB Sayfası - Müşteri
17
AutoMatic WEB Sayfası - Müşteri
18
AutoMatic WEB Sayfası - Müşteri
19
AutoMatic WEB Sayfası – Kullanıcı Adı ve Şifre Giriş Ekranı
Filo araçlarının gerçekleştirdiği işlemler internet üzerinden müşterilere verilen kullanıcı adı ve
şifreleri ile sorgulanabilmektedir.
20
AutoMatic WEB Sayfası – Ana Ekran
21
AutoMatic WEB’in Özellikleri - Grup Ekleme
•Filoya grup eklenebilir. Araçlar bu gruplar altına alınabilir. Gruplar arasında yer değiştirilebilir.
•Filoya bağlı bir grubu silmek mümkündür.
22
AutoMatic WEB’in Özellikleri-Grup Ekleme
23
AutoMatic WEB’in Özellikleri-Grup Ekleme
24
AutoMatic WEB’in Özellikleri-Gruba Araç Ekleme
25
AutoMatic WEB’in Özellikleri-Gruba Araç Ekleme
26
AutoMatic WEB’in Özellikleri-Gruba Araç Ekleme
27
AutoMatic WEB’in Özellikleri - Gün/Saat Limitleme
Her bir filonun gruplarına “Gün/Saat Kısıtları” yapılabilir. Oluşturulan gruba gün bazında özel
kısıtlar verilebileceği gibi, grubun resmi tatillerde alım yapması da engellenebilir.
28
AutoMatic WEB’in Özellikleri - Gün Limitleme
Haftanın günleri için periyodik kısıtlar, “Haftanın Kısıtlı Günleri” başlığı altından tanımlanabilir.
Haftalık gün kısıtı oluşturularak, bir grup ya da aracın periyodik olarak, haftanın belirli gün ve
29
saatlerinde, belirtilen miktarlarda alım yapması ya da hiç yapmaması sağlanır.
AutoMatic WEB’in Özellikleri - Gün/Periyod Kısıtları Limitleme
Haftanın her bir günü için 6 vardiyaya varan kısıtlar oluşturulabilmektedir. Vardiya tanımı
yapılacak her gün için, kaç adet vardiya tanımlanacağı ve vardiyaların başlangıç ve bitiş
saatleri tanımlanabilir.
30
AutoMatic WEB’in Özellikleri – Bayram ve Tatil Günleri Limitleme
Resmi tatil günlerine ait özel kısıt tanımları yapılabilir. Kısıt tanımlanacak resmi tatil seçilip, o
gün için alım izni verilip verilmeyeceğine karar verilir.
31
AutoMatic WEB’in Özellikleri - Gün/Vardiye Limitleme
•Vardiya tanımı yapılacak her gün için, kaç adet vardiya tanımlanacağı ve vardiyaların başlangıç
ve bitiş saatleri tanımlanabilir.
•Kullanım kısıtlarının tanımlanması, miktar ya da tutar cinsinden yapılabilir.
•Geçici olarak bağlantı sorunu yaşayan istasyonlardaki alım kısıtının aşılması riskini azaltmak
amacıyla bir seferde yapılabilecek maximum alım miktarı/tutarı tanımlanabilmektedir.
•Ayrıca bir haftada, bir ayda ve bir yılda yapılabilecek maximum alım miktarı/tutarı tanımlanabilir.
•Grubun limitsiz yakıt alması sağlanabilir.
32
AutoMatic WEB’in Özellikleri - Gün/Hafta/Ay/Yıl Limitleme
33
AutoMatic WEB’in Özellikleri - İl/İstasyon Limitleme
Gruba ait araçların tüm istasyonlardan ya da sadece bazı istasyonlardan alım yapılmasına izin
vermek için tanımlanabilir.
34
AutoMatic WEB’in Özellikleri-Ürün Limitleme
Grubun tüm yakıt türlerinden alım yapabilmesi ya da sadece bazı yakıt türlerinden alım
yapılmasına izin verilebilir.
35
AutoMatic WEB’in Özellikleri

Tanımlanmış bir gruba yeni kısıt eklemek ya da varolan Gün/saat, Kullanım,
İstasyon, Özel Gün, Resmi Tatil ve Ürün kısıtları düzeltmek mümkün olup
bu işlemler ve kim tarafından yapıldığı kayıt altına alınmaktadır.

Tanımlı bir gruba yeni araç veya gruptan araç çıkartmak eklemek
mümkündür.

Tüm bu kısıtlama ve tanım araç bazında da yapılabilmektedir.

Araçlara, bir gruba ait olmalarının yanı sıra kendilerine özel, herhangi bir
grubun tanımlarına uymayan kısıtlar da tanımlanabilmektedir. Yani araçlar
gruplanarak kısıt tanımları yapılabildiği gibi her bir araca özel tanımlama
yapmak da mümkündür.

Müşteriler işlem bilgilerini kendi sistemlerine transfer edebilirler.
36
AutoMatic WEB-Raporlar
37
AutoMatic WEB-Raporlar
Filo araçlarının gerçekleştirdiği işlemler internet üzerinden müşterilere verilen kullanıcı adı ve
şifreleri ile sorgulanabilmektedir.
38
AutoMatic WEB-Raporlar
39
AutoMatic WEB-Raporlar – Yakıt Alımları
40
AutoMatic WEB-Raporlar – Yakıt Alımları
41
AutoMatic WEB-Raporlar – Yakıt Alımları
42
AutoMatic WEB-Raporlar – Yakıt Alımları/Plaka Bazında
43
AutoMatic WEB-Raporlar – Fatura Detay Raporu
44
AutoMatic WEB-Raporlar – Fatura Detay Raporu
45
AutoMatic WEB-Raporlar – Fatura Detay Raporu
46
AutoMatic WEB-Raporlar – Fatura Detay Raporu
47
AutoMatic WEB-Raporlar – Fatura Detay Raporu
48
AutoMatic WEB-Raporlar –Müşteri Alışları Raporu
49
AutoMatic WEB-Raporlar –Müşteri Alışları Raporu
50
AutoMatic WEB-Raporlar –Müşteri Alışları Raporu
51
AutoMatic WEB-Raporlar –Müşteri Alışları Raporu
52
AutoMatic WEB-Raporlar –Tahsilat Sorgulama
53
AutoMatic WEB-Raporlar –Tahsilat Sorgulama
54
AutoMatic Faturalama – Ayda 2 Fatura Düzenlenir.
2
x
55
AutoMatic : Ödeme Planı / Standart-Tek Ödeme
Ödeme Zamanları
Ö D EM E PLAN I
F A T U R A + A L IM
1
DETAY RAPORU
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1
2
3
4
5
G ri: Alım S ü re s i
K ırm ız ı: F a tu ra +
D e ta y R a p o r S ü re s i
• PO, Müşteriye her ayın 1-15 ve 16-30/31
tarihleri arasındaki alımlarını ayrı ayrı
faturalar ve faturaları müşterilere kargo ile
ulaştırır. Fatura Detay Raporları e-mail ile
istenilen
kişilere
gönderildiği
gibi,
internetten de alınabilir.
• Tek Ödeme Yapan Müşteri, 1 ay boyunca
aldığı akaryakıtın bedelini, takip eden ayın
6’sında bankada açmış olduğu Kredili
Mevduat Hesabı’na yatırır.
Anlaşmalı Bankalar;
•
•
•
•
•
İş Bankası,
Fortis Bank,
Garanti Bankası,
Deniz Bank,
TEB
56
6
Ödeme: DBS
•Müşterinin Bankada
DBS tutarının
hesaplanmasında,
Filodaki toplam araç
sayılarının aylık
tüketimleri göz önünde
bulundurulmalıdır.
•Sezonluk artış gösteren
firmalar için, en fazla
tüketim yapıldığı
aylardaki tüketim miktarı
hesaba katılmalıdır.
57
AutoMatic’e Dahil Olma Süreci-Sözleşme İmzalanması

Müşteri ile Sözleşme imzalanması akabinde müşteriden temin
edilen aşağıdaki belgeler AutoMatic Satış Destek Müdürlüğü’ne
iletilir;

Ticari Sicil Gazetesi Fotokopisi,
 Yetkili İmza Sirküleri Fotokopisi,
 Vergi Levhası Fotokopisi,
 Filo Bilgi Formu.
58
AutoMatic’e Dahil Olma Süreci-Banka Kredisi



AutoMatic Satış Destek Müdürlüğü,
Satış Temsilcisi’nin müşteri ile tutar
hususunda mutabakata vardığı DBS’in
açılması için bankaya başvurur.
Bankanın DBS’i açma süresi 1-3
haftadır.
Müşteri sözleşmeyi imzalanması
akabinde bankasına DBS için açılış
emrini vermelidir. Aksi taktirde bu süre
uzayabilir.
59
AutoMatic’e Dahil Olma Süreci-Programlama



Banka Kredisi onaylanan
Müşterinin KIT’leri max. 2 iş
günü içinde programlanıp kargo
ile müşteriye ulaştırılır.
Müşteriye KIT’lerin ulaşması
akabinde, müşterinin TURPAK
ile araçlarına KIT’lerin montajı
için irtibata geçmesi gerekir.
FuelOpass montajı 10 dakika
olup, VIU montajı 30 dakikadır.
60
Sıkça Sorulan Sorular ve Cevapları

Tüm Petrol Ofisi istasyonlarında AutoMatic var mıdır?
Petrol Ofisi 3500 istasyonu ile Türkiye’de en fazla sayıda ve en yaygın
istasyon ağına sahip tek şirketdir. AutoMatic tüm istasyonlarda
bulunmamaktadır. İstasyon listesini il bazında ekli adresten alabilirsiniz;
http://www.automatic.com.tr/istasyonlar.html
61
62
Sıkça Sorulan Sorular ve Cevapları

AutoMatic cihazları elimize ulaştı. Nerede monte ettirebiliriz?
Montaj konusunda yetkili firmamız Turpak A.Ş’dir. Tüm cihaz monte ve
sökümlerinde yetkili firma durumundadırlar. Telefon numaraları 0212- 315
41 36 -0212 315 41 37’dir.
63
Müşteri kullanılabilir limitini öğrenmek isterse
(banka garantisi)





Müşteri, yukarıda ki örnekte tıpkı kredi kartı limiti gibi 150.000 TL değerinde banka limiti
çıkarmış durumdadır.
Ancak kullanılabilir limiti 20.135 TL’ye düşmüştür. Bu şu anlama gelir. Tahsilat tarihinde müşteri
borcu PO’ya banka tarafından ödenmiş ancak müşteri, bankaya fatura tutarlarını ödememiştir.
Tıpkı kredi kartındaki ekstrenin ödenmemesinde kart kullanılabilir limiti’nin kullanılabilmesi gibi
burada banka kulllanılabilir limiti harcanabilir hale gelmiştir.
Bu tutarda ödeme olmadan harcandığından müşterinin yakıt alımı otomatik olarak durmuştur.
Müşterinin yakıt alımı yapabilmesi için ödeme yaparak dekontu [email protected]’ye mail atması
64
gerekmektedir.
Müşteri kullanılabilir limitini öğrenmek isterse
(teminat mektubu veya Petrol Ofisi garantisi)




Banka limiti hanesi boş olan müşteriler teminat mektubu ile çalışmakta veya riski
PO tarafından karşılanmaktadır.
Bu müşteriler için Kullanılabilir Limit 0 olduğunda müşterinin borcu olup olmadığı
da bakılarak müşteriye ilave limit için ödeme yapması gerektiği söylenilmelidir.
Ödeme dekontu [email protected]’ye gönderilmelidir.
Gecikmiş borcu olup olmadığına sayfa 54’de bahsedilği gibi AutoMatic WEB
üzerinden bakılabilinir.
65
Müşteri Banka Hesabı eksi durumda
olmadan yakıt alımı yapamıyorsa


Müşterinin bankaya borcu olmamasına rağmen tanımlı limitin hepsini kullanmış
durumdadır. (kredi karı limitin dolması örneği gibi) İlave limit için Filo Satışları Back
Office ile görüşülmelidir.
Müşteriye ilave limit girilsede artık bu limitin müşteriye yetmediği ve limit artışı için
bankası ile görüşmesi gerektiği blgisi verilir.
66
Müşteri bankasına borcunu ödediğini
ancak limitinin açılmadığını iletirse



Ödeme dekontu [email protected]’ye gönderilmesi talep
edilmelidir.
Müşteri ödeme yapmış olsa dahi bankalardan tahsilat
dosyaları gelmediği için bu rakam gözükmeyebilir.
Bu sebeple müşteriden ödeme dekontu istenerek Filo
Satışları Back Office’in mauel işlem ile müşteriye mal
verms sağlanır.
67
Bankası eksi bakiyede olan bir müşteri,bankasında
kullanılabilir bakiye olmasına karşın neden yakıt
alamadığını sorduğunda



Banka kullanılabilir limiti, Müşterinin fatura edilmiş ve edilmemiş alımlarını
içermektedir.
Sayfa 54’den oluşmuş ve ödenmemiş fatura bilgilerinin nasıl alınacağı
görülebilinir.
Sayfa 41-42’den fatura edilmemiş alımlarını nasıl alıacağı görülebilir.
68
Neden Yakıt Alamıyorum?
Müşteri yakıt alamama problemiyle bize
ulaştığında sırasıyla şu kontroller yapılır
 Automatic web üzerinden filo limitinin olup
olmadığı kontrol edilir,eğer kullanılabilir
limiti tükenmişse Sayfa 67-69 daki
durumlara göre bilgi verilir.Filo yasaklıya
yasaklı olma sebebi müşteriye
bildirilir(Borç,müşteri talebi vs)

69

Eğer müşterinin filosu yasaklı değilse ve limiti
tükenmemişse bu durumda araç bazında kontrol
yapılmalıdır.Ipay üzerinden Yakıt Alımı Durdurma
adımından Kısıt sorgulama seçilir (kartlarda bu sekme
kullanılmaz,kullanıldığında araç aktif değil hatası verir)
70

Plaka sorgulama kısmına Plaka başına 0 eklenerek 8
haneye tamamlanarak yazılır.Araç Özet Bilgilerinde,eğer
yeşil se alım kısıtı olmadığını gösterir,kırmızı ise araç
yasaklı,kredi limiti tükenmiş,filo limiti tükenmiş
olabilir,eğer alım izni olduğu halde yakıt alımı
yapamıyorsa,araç tanımlı yakıt tipi dışında bir yakıt
almaya çalışıyor olabilir,bayi kısıtı olabilir,ya da araç
üzerindeki cihaz veya pompada sorun yaşanıyor
olabilir.Bunun kontrolünü yapmak için yine Ipay
ekranından aracın ne zaman yakıt almayı denediği bilgisi
alındıktan sonra İşlem Sorgulama adımından Kurumsal
İşlem Sorgusu seçeneğinden gerekli kontrol yapılabilir.
71

Plaka kısmına yine plaka 8 haneye tamamlanarak yazılır,müşterinin
yakıt almayı denediği zamanı içeren tarih aralığı seçilerek kontrolü
sağlanır.Eğer ekranda her hangi bir bilgi çıkmıyorsa 2 sebebi
olabilir,araç üzerindeki cihaz arızalı,ya da pompada problem
var,müşteriye farklı pompadan tekrar yakıt alımı yapmayı denemesi
iletilir,alaması halinde Turpak yetkili servisine yönlendirilir,Turpak
çözüm bulamazsa yeni cihaz programlanarak gönderilir
72


Diğer bir seçenek ise,pompa ya da istasyon kaynaklı bir
problemden dolayı cihaz okunmamış olabilir,bu durumda
da yine müşterimize önce başka bir pompa ve
istasyondan yakıt alımı yapmayı denemesi önerilmelidir.
Eğer ekranda yakıt tipi hatası çıkarsa bu durumda
müşterimiz Automatic web üzerinden aracın yakıt tipini
düzelterek hemen yakıt alabilir,istasyon kısıtı olması
halinde değişikliği yine automatic webten yapabilir ya da
aktif olan bir istasyondan yakıt alabilir,takrir süresinden
dolayı araç kısıtı varsa,takriri yenileyerek aslını
tarafımıza gönderdikten sonra yakıt alımı açılabilir,yanda
mor el şeklinde bir resim çıkarsa 5-10 dk kadar bekleyip
tekrar yakıt alımı yapmalıdır,sistemsel bir sorun vardır.
73
Müşteri ben bu kadar yakıt alımı yapmadım
derse,









Bu durumda müşterinin fatura edilmiş ve fatura edilmemiş yakıt alımlarına bakılır .
Fatura edilmiş yakıt alımlarına bakarken fatura tutarına değil,fatura tarih aralığındaki
yakıt alım tutarı sistemden çekilerek bakılır
Örneğin 15.04.2010 faturası için 01.04.2010-15.04.2010 Tarih aralığındaki yakıt alım
toplamına bakılmalıdır.
Bunun sebebi limit boşluğu iskontosuz tutar üzerinden limitte yer tutar,oysa ticari
şartlar nedeniyle bir çok müşterimizin faturasına iskonto uygulanmaktadır.
Fatura edilmemiş yakıt alımlarına bakarken örneğin müşterinin bizi aradığı tarih 26
Nisan 2010 olsun,en son fatura kesimi 15.04.2010 tarihinde yapıldığından,bu tarihten
sonraki yakıt alımları fatura edilmemiştir.
Dolayısıyla 16.04.2010 ile 26.04.2010 tarih aralığındaki yakıt alımları çekilir ve yine
iskontosuz ham tutara bakılır.
Fatura edilmiş ve fatura edilmemiş tutar toplanır,sistem ortalama % 2 ila % 3
oranında güvenlik sebebiyle müşteri limitini bloke etmektedir.
Bu da hesaba katılarak müşterinin harcamaları toplanır.
Eğer gerçekten bir tutarsızlık varsa bu teknik ekibe bildirilmeli ve müşteri için geçici
limit tahsis edilmesi talep edilmelidir.
74
Banka Hesap Numaranız Nedir?
İşbankası : Maslak Kurumsal Şube (1254)
Hesap No: 133
IBAN : TR200006400000112540000133

Müşterilerimiz ödemelerini yaparken açıklama kısmına müşteri
kodlarını yazmalıdırlar,ödemeler ödemenin yapıldığı günden bir
sonraki iş günü öğleden önce hesaba alınmaktadır.
75
Müşteri bankasına borcunu ödediğini ancak
limitinin açılmadığını iletirse (Komşu Müşteri
Projesi)






Komşu müşterilerin kod numaraları 8 ile başlar.
Teminatsız 10.000 TL ye kadar limitlendirme ile çalışırlar.
Bu müşterilerin vade bitiminjden sonra maximum 3 iş günü
içerisinde ödeme yapmaları gerekmektedir.
Bu süre zarfında ödeme yapmamaları halinde müşterinin yakıt alımı
bir daha açılmamak üzere durdurulur.
Müşterinin yakıt alımı ancak teminat vermesi durumunda aktif hale
getirilebilir.
Geçen süre sayfa 54’den tahsilat sorgulamadan takip edilbilir.
76
AutoMatic Web’den faydalanmak
istiyorum

Öncelik ile [email protected] e posta
adresimizden kullanıcı adı ve şifre talep edilmesi
gerekmektedir.

Kullanıcı adı ve şifre tarafınıza ulaşmasının
ardından yakıt alımı sorgulama, araç
kısıtlamaları ve araç bazında geçici yakıt alımı
durdurma gibi işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz.
77
Automatic Web şifremi hatırlamıyorum




Automatic web üzerinden Kullanıcı işlemleri ekranına giriş yapılır.
Kullanıcı sorgulama kısmına giriş yapılır.
Kullanıcı Adı kısmına kullanıcı kodu ya da müşteri kodu yazılır .
Kullanıcılar bölümünden kullanıcı adı bulunur ve Güncelle
Butonundan şifre güncellemesi yapılır.
78
Faturalarım Ne Zaman Kesiliyor
Fatura kesimleri standart olarak her
müşteride ayın 15 i ve ayın son günüdür.
 Haftasonuna gelmesi durumunda fatura
kesim tarihinde herhangi bir değişiklik
olmayacaktır.
 Faturalar basım tarihinden 1 gün sonra
kargoya verilir.

79
Fatura vadeleri ne zamandır ?


Fatura vadeleri müşteriden müşteriye değişmektedir.Standart vade
tarihimiz her ayın 6 sı ve 21 i dir.
Vade sorgulama AutoMatic Web üzerinden Tahsilat Sorgulaması ile
yapılabilinir.
80
Müşteri Adres Değişikliği Yapmak İsterse



Müşteri sadece sevk adresinin değiştirilmesini ancak
fatura adresinin aynı kalmasını istiyorsa,bu durumda
yazılı olarak taleplerini iletmeleri yeterlidir.
Hem fatura hem sevk adresleri değiştirilecekse
tarafımıza değişikliğin olduğuna dair ticari sicil gazetesi,
güncel vergi levhası ve kaşeli imzalı adres değişiklik
talebine dair dilekçe ile başvuruda bulunabilirler.
Bu evrakların geleceği mail adresi [email protected]’dir.
Faks ise 0212 329 52 63’dür
81
Müşteri Fazla Ödeme Yaptıysa

Mevcut faturasının üzerinde ödeme yapmış olan
müşterinin iade işlemi için,müşteri talebini tarafımıza
yazılı olarak bildirmek zorundadır.

Yazıda fazla ödeme tutarı,Banka adı şube adı ve hesap
numarası bilgileri ya da IBAN nosunu bildirmesi gerekir.

Talep fax ya da maille iletilir.
82
Firmamıza yeni katılan araçlarımızı sisteme
giriş işlemini nasıl gerçekleştirebiliriz?


AutoMatic web adresimizi üzerinden sırası ile Raporlar – Automatic
Müşteri sekmelerini takip ederek Filo Bilgi Formunu eksiksiz doldurulmasının
ardından [email protected] adresimize iletilmesi ile işlem sırasına alınmış olur.
Müşteri bu forma ulaşamıyorsa şirket mailinden aracın plakası yakıt cinsi markası
modelini belirtere cihaz talebinde bulanabilir.
83
[email protected] adresinize talepte bulundum ve
cihaz tarafıma kaç gün içerisinde ulaşır.


“Talebinizin
ardından max. 3 iş günü içerisinde tarafınıza
sistemimizde bulunan sevk adresinize gönderilmek üzere kargoya
verilecektir. “ şeklinde cevap verilebilinir.
Müşteri’nin teyit istemesi durmunda Back Office ile irtibata
geçilmelidir.
84
Aracımızın üzerinde bulunmakta olan
cihazımız arızalandı. Ne yapmamız lazım?

Öncelikle 0212 315 41 36 numaralı telefon ile irtibata
geçerek en yakın Turpak montaj servisinde aracın
kontrolünü yaptırmak gerekmektedir.

Eğer cihaz arızası varsa cihaz Turpak’ta sökülerek PO
Genel Müdürlük Binasına yollanılmalıdır.

Araç için cihaz arızası olduğunu belirterek
[email protected] adresine yeni cihaz talebi yapılmalıdır.
85
Aracımın plaka bilgisi hatalı tanımlanmış?
Ne yapmam gerekiyor?

[email protected] adresimize hatalı plaka
ve doğru plaka bilgisini ileterek yeni ünite
talebinde bulunmanız gerekmektedir.

Hatalı ünite tarafımıza geri gönderilmelidir.
86
Taşıt tanıma cihazlarının özellikleri ve
kullanım amaçları hakkında bilgi almak
istemekteyim.




3 farklı cihazımız mevcuttur. a- VIU (km takipli sistem) bFuelopass (km takipsiz sistem) c-Kartlı sistem
a- km takipli sistem = Araçlarınız istasyonlarımızdan
yakıt alımlarının ardından raporlarımızda hangi
istasyonumuzdan ne zaman hangi km’de yakıt alımı
yaptığını görmemizi sağlayan cihaz tipimizdir. Araca
montajı yapılmaktadır.
b- fuelopass = araca montajı yapılan ünitedir. Sadece
aracınızın depo kısmına montajı yapılır ancak
raporlamada km bilgisine ulaşılmaz.
c- kartlı sistem = Montaj gerektirmeyen ünitedir kredi
kartı büyüklüğündedir. Km takibi yapılamamaktadır.
87
Filomuza ait aracımız çalındı. Yakıt
alımını kapamak istiyoruz.

Automatic Web üzerinden kullanıcı adı ve
şifreniz ile giriş yapıldıktan sonra araç
plakasını bularak araç bazında yakıt alımı
durdurulmalıdır.
88
Aracımın satışı nedeni ile aracıma ait
ünitenin iptal işlemini rica ederim.

TKÜ cihazlarının iptal işlemleri araçların
üzerlerindeki üniterin TURPAK montaj
servisimizde sökümünün ardından
PETROL OFİSİ GENEL MÜDÜRLÜK
adresimize iadesinin ardından
yapılmaktadır. (Automatic Departmanı Eski Büyükdere Cad. No:33-37 Maslak
İstanbul)
89
Takrir süremiz ne zaman doluyor?

Takrirler bakanlığın onayladığı tarihten
itibaren 1 yıl süreyle geçerlidir ve tarih
takrir üzerinde yazar. Takrir ellerinde
yoksa bize yönlendirilebilir
90
Yeni araç aldık, ne yapmalıyız?


Elçilik araçlarının talepleri de mail ya da faks
olarak yapılabilir. Cihaz müşteriye kapalı olarak
gönderilir.
Cihazın montajından sonra montaj kağıtları
bize fakslanır, bu bilgilere göre elçilğe, montaj
yapıldığına dair Bakanlığa verilmek üzere yazı
gönderilir. Bu yazı hazırladıkları takririn ekine
konarak Bakanlığa verilir. Takririn 2 orjinal
nüshası genel müdürlüğe ya da Ankara ofisimize
ulaşırsa yakıt alımları açılır.
91
Arıza formu ile satış yaptım ancak
hesabıma geçmedi?

Bayiler onay kodu aldıktan sonra 3 gün
içerisinde çağrı merkezine dönüp formun
girişini yaptırmalidirlar. Merkeze
ulaşmayan satışlar form doldurulup genel
müdürlüğe fakslanmalıdır.
92
Araçlarımın KM ayarları doğru
göstermiyor?

Aracın kullanmış olduğu cihaz türü kontrol
edilir eğer cihaz VIU ise Turpak Montaj
servisine kalibrasyon ayarlarının yapılması
için yönlendirme yapılır.Cihaz türü
fuelopass veya kart ise km takibi
yapılamıycağı iletilir.
93
Fiyat Farkı Raporu nedir?

Bu rapor fiyat farkı ile çalışmakta olan Kamu
Kurum ve kuruluşlarına
gönderilmektedir.Kamuların ihale tarihindeki
akaryakıt fiyatları,ihalede teklif edilmiş olan
fiyat,akaryakıtın alındığı tarihteki fiyatlar
karşılaştırılarak oluşan fiyat farkı hesaplanır,bu
taleple gelen müşterilere hangi faturaya ait fiyat
farkını istediklerini belirtmeleri ve backoffice ten
mail yoluyla talepte bulunmaları iletilmelidir
94
•Automatic satışları için nasıl fatura
düzenlenir?


Automatic satışı yapan bayiler tıpkı PO
tarafından müşterilere düzenledikleri gibi ayda 2
kez fatura düzenlerler.Fatura tarihleri her ayın
15’i veya son günüdür.
PO tarafından bayilere tanımlanan ve
kullanılması zorunlu olan [email protected]
mail adreslerine fatura düzenlenecek bilgiler
gönderilmektedir.SMS olarakda kayıtlı
telefonlara bilgiler gönderilmektedir.
95
•Automatic alacağım ne zaman
ödenir?

Bayilerimize Automatic ödemeleri ayda 2 kez
yapılmaktadır.Ayın 15’ine düzenlenen faturalar
22’sinde, Ayın son gününe düzenlenen faturalar
takip eden ayın 7’sinde ödenmektedir.Tatil
gününe denk gelen tarihlerde ise takip eden ilk
iş günü ödenmektedir.Ödeme bilgileri tarafınıza
mail ile iletelmektedir.Sisteme yeni giriş yapan
bayilerin İş Bankası veya Fortisbank’da bulunan
hesap numaralarını iletmeleri gerekmektedir.
96
•

Automatic alacağım ne kadar
geçecek?
Tarafınıza gönderilen ödeme dosyasında
firmanın ismi ile veya müşteri kodu ile
arama yapılarak fatura tutarı kolonunda
yer alan bakiye bilgisi verilir.Örnek
Kod:139099 veya Asfa Petrol
97
•Automatic Ödemem Ne kadar?

Tarafınıza gönderilecek ödeme
dosyasında bayilere ödenecek bilgiler yer
almaktadır.
98
•Ödemem neden eksik geçti?

Automatic ödemeleri yapılmadan önce cari
hesabında gecikmiş borcu olan bayilerin
alacaklarından düşülerek ödeme
yapılır.Borcu oluşturan fatura bilgileri
tarafınıza mail ile iletilmektedir.
99
•Automatic Ödemelerimin cari
hesap ekstresini istiyorum

Automatic fatura ödemeleri için cari hesap
ekstresi talebinde bulunan firmaların bayi
kodları, isimleri ve poasbayi.com.tr uzantılı
mail adreleri alınarak tarafımıza iletilir.
100