Transcript بررسي فرآيند خريد خارجي

‫بررس ي فرآيند خريد خارجي‬
‫امور برنامه ريزي تامين مواد و قطعات‬
‫ديماه ‪88‬‬
‫سرفصلها‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫فرآيند جاري صدور كاردكسهاي خريد خارج‬
‫گزارش عملكرد ‪ 9‬ماهه ابتداي سال ‪88‬‬
‫مشكالت عمده در فرآيند خريد خارج‬
‫چگونگي پيگيري كاردكسهاي خريد خارج پس از صدور(گشايش – حمل – ترخيص و ‪)....‬‬
‫پيشنهادهايي جهت بهبود فرآيند‬
‫ ضابطه مند نمودن خريد خارجي‬‫‪Rolling Planning -‬‬
‫‪Planning Dept.‬‬
‫‪www.sapco.ir/Departments/Planning/‬‬
‫فرآيند جاري صدور كاردكس هاي خريد خارج‬
‫برنامه توليد ‪IK‬‬
‫(براساس خودرو)‬
‫تبديل برنامه خودرو به‬
‫برنامه قطعات‬
‫محاسبات نياز و اعالم به‬
‫گروه جهت صدور مجوز‬
‫‪FR‬‬
‫‪ LF‬يا ‪FR‬‬
‫‪LF‬‬
‫محاسبات اعالم نياز‬
‫و استعالم از گروه‬
‫‪NO‬‬
‫امكان‬
‫تامين داخل ؟‬
‫‪YES‬‬
‫كل نياز تامين‬
‫داخلي ميشود ؟‬
‫تعيين درصد داخلي‬
‫و درصد خارجي‬
‫‪%‬خارجي‬
‫‪NO‬‬
‫‪YES‬‬
‫‪%‬داخلي‬
‫تامين داخلي ‪L2‬‬
‫صدور مجوز‬
‫خريد خارجي‬
‫صدور كاردكس و اعالم‬
‫به امور خريد‬
‫پايان‬
‫‪Planning Dept.‬‬
‫‪www.sapco.ir/Departments/Planning/‬‬
‫گزارش عملكرد ‪ 9‬ماهه ابتداي سال ‪88‬‬
‫قيمت كل قطعات خريد خارج رسيد شده‬
‫‪Title‬‬
‫‪ 99,503,486‬يورو‬
‫س ه م گ روه ه اي برنام ه ري زي از خ ري د خ ارج ي‬
‫‪14%‬‬
‫‪40%‬‬
‫‪16%‬‬
‫‪SMD‬‬
‫‪PGT‬‬
‫برنامه ريزي‬
‫قيمت كل‬
‫درصد‬
‫‪SMD‬‬
‫‪39,518,787‬‬
‫‪39.7‬‬
‫‪PGT‬‬
‫‪29,743,653‬‬
‫‪29.9‬‬
‫‪PKN‬‬
‫‪16,122,931‬‬
‫‪16.2‬‬
‫‪206‬‬
‫‪14,118,115‬‬
‫‪14.2‬‬
‫‪PKN‬‬
‫‪206‬‬
‫‪30%‬‬
‫در ص د س ه م گ روه بازرگ ان ي از خ ري د خ ارج ي‬
‫‪PC‬‬
‫‪1%‬‬
‫‪EP‬‬
‫‪32%‬‬
‫‪ES‬‬
‫‪1%‬‬
‫‪TR‬‬
‫‪MS 2%‬‬
‫‪TC 4%‬‬
‫‪4%‬‬
‫‪BC‬‬
‫‪5%‬‬
‫‪PIN‬‬
‫‪6%‬‬
‫‪SBS‬‬
‫‪18%‬‬
‫‪EC‬‬
‫‪27%‬‬
‫بازرگاني‬
‫قيمت كل‬
‫درصد‬
‫‪EP‬‬
‫‪32,279,580‬‬
‫‪32.4‬‬
‫‪EC‬‬
‫‪27,061,008‬‬
‫‪27.2‬‬
‫‪SBS‬‬
‫‪17,734,489‬‬
‫‪17.8‬‬
‫‪PIN‬‬
‫‪5,557,414‬‬
‫‪5.6‬‬
‫‪BC‬‬
‫‪5,402,951‬‬
‫‪5.4‬‬
‫‪TC‬‬
‫‪3,751,140‬‬
‫‪3.8‬‬
‫‪MS‬‬
‫‪3,662,924‬‬
‫‪3.7‬‬
‫‪TR‬‬
‫‪1,718,317‬‬
‫‪1.7‬‬
‫‪ES‬‬
‫‪1,431,213‬‬
‫‪1.4‬‬
‫‪PC‬‬
‫‪904,451‬‬
‫‪0.9‬‬
‫‪Planning Dept.‬‬
‫‪www.sapco.ir/Departments/Planning/‬‬
‫مشكالت فرآيند جاري خريد خارجي‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫‪Title‬‬
‫روند افزايش ي درخواست صدور كاردكس مخصوصا براي اقالم ‪( LF‬عدم وجود ضابطه مناسب جهت تصميم گيري‬
‫صدور يا عدم صدور درخواست خريد خارجي)‬
‫عدم رعايت زمانبندي اعالم شده در كاردكس در تحويل اقالم‬
‫عدم رعايت الويت و تعداد درخواستي امور برنامه ريزي در گشايش اعتبار‬
‫عدم رعايت الويت در ترخيص كاالها از گمرك‬
‫تاخير در گشايش اعتبارات و همچنين ترخيص كاالها از گمرك بداليل مختلف از جمله محدوديتهاي مالي‬
‫بروز نبودن اطالعات خريد خارجي در سيستم جامع اوراكل (كليه فرآيندها)‬
‫عدم اطالع رساني صدور مجوزهاي خريد خارجي توسط برخي از گروه هاي ساخت‬
‫عدم اطالع رساني برخي از پروفرمها به برنامه ريزي‬
‫عدم اطالع رساني در ارتباط با بعض ي تصميمات بين امور خريد و امورهاي ساخت‬
‫عدم اعالم زمانبندي نياز جهت قطعات ‪ LF‬توسط گروه هاي ساخت‬
‫‪Planning Dept.‬‬
‫‪www.sapco.ir/Departments/Planning/‬‬
‫چگونگي پيگيري كاردكسهاي خريد خارج پس از صدور(گشايش – حمل – ترخيص و ‪)....‬‬
‫‪Title‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫انتشار گزارشات كسري خريد خارجي به صورت هفتگي‬
‫ارسال نامه هاي قطعات بحراني خريد خارجي به صورت موردي‬
‫مانيتورينگ آخرين وضعيت خريد خارجي (گشايش اعتبارات ‪ ،‬نقدي ‪ ،‬و ‪)....‬‬
‫**** بروزاوري و الويت بندي گشايش اعتبارات‬
‫•‬
‫**** طرح در جلسات روتين پيگيري گشايش اعتبارات‬
‫•‬
‫برگزاري جلسات دوره اي با خريد خارجي جهت پيگيري آخرين وضعيت كاردكسها‬
‫گزارشات كسري‬
‫گشايش اعتبارها‬
‫آخرين وضعيت كاردكسها به همراه وضعيت ريالي‬
‫‪Planning Dept.‬‬
‫‪www.sapco.ir/Departments/Planning/‬‬
‫پيشنهادات جهت بهبود فرآيند‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫‪Title‬‬
‫به روز آوري گزارش اطالعات خريد خارجي در سيستم جامع الزامي گردد(مراحل خريد‪ ،‬گشايش‬
‫اعتبارات ‪،‬محموله هاي موجود در گمرك ‪ ،‬و ‪)....‬‬
‫ايجاد گزارش تكميلي با امكان دريافت خروجي ‪ TEXT‬از مراحل كاردكسهاي خريد‬
‫ارائه ليست محموله هاي موجود در گمرك توسط خريد خارجي جهت اعالم الويت ترخيص از طرف‬
‫امور برنامه ريزي‬
‫گشايش اعتبار كاردكسها با توجه به الويت بندي ارائه شده امور برنامه ريزي‬
‫تعريف شاخص براي خريد قطعات بحراني و غير بحراني نسبت به كل خريد خارجي در هر گروه‬
‫• ضابطه مند نمودن فرآيند خريد خارجي‬
‫• پياده سازي سيستم برنامه ريزي ‪ ROLLING PLANNING‬در فرآيند خريد خارجي‬
‫‪Planning Dept.‬‬
‫‪www.sapco.ir/Departments/Planning/‬‬
‫ضابطه مند نمودن فرآيند خريد خارجي‬
‫تعاريف اوليه‬
‫قطعات ‪ : FR‬قطعاتي كه به صورت روتين از منابع خارجي تامين ميشود و در حال حاضر از منابع داخلي تامين نميشود (كاردكسهاي روتين‬
‫ساليانه)‬
‫قطعات ‪ : LF‬قطعاتي كه بداليل عدم ظرفيت سازندگان داخلي درصدي از كل نياز سال از منابع خارجي تامين ميگردد‬
‫قطعات بحراني ‪ :‬قطعاتي كه تامين آنها به صورت ‪ %100‬داخلي بوده ولي بداليلي از جمله مشكالت كيفي و مردود شدن قطعه از طرف ستاد‬
‫كيفيت و ‪ ....‬از طرف مديريت ارشد سازمان تصميم به تامين خارج گرفته ميشود‬
‫كميته خريد خارج ‪ :‬متشكل از نمايندگان معاونت برنامه ريزي – امور ساخت – امور خودرو – امور خريد خارج – امور مالي و به دبيري‬
‫نماينده معاونت برنامه ريزي‬
‫‪Planning Dept.‬‬
‫‪www.sapco.ir/Departments/Planning/‬‬
‫ضابطه مند نمودن فرآيند خريد خارجي‬
‫دسته بندي سيكل زماني خريد خارج قطعات‬
‫‪L= 6M‬‬
‫‪L= 4M‬‬
‫پژو‬
‫‪L= 4M‬‬
‫غير پژو‬
‫سابقه تامين فعال دارد‬
‫تاييديه دارد‬
‫منبع تامين شناسايي شده‬
‫‪ L= 8M‬تاييديه ندارد‬
‫دارد‬
‫‪ L= 10M‬منبع تامين شناسايي شده ندارد‬
‫سابقه تامين ندارد‬
‫(تكوين)‬
‫دسته بندي بچ حمل قطعات خريد خارجي‬
‫نياز توليد يك ماه‬
‫‪A‬‬
‫نياز توليد ‪ 3‬الي ‪ 4‬ماه‬
‫‪B‬‬
‫نياز توليد ‪ 6‬ماه الي يكسال‬
‫‪C‬‬
‫كالس قطعه (بر اساس حجم و‬
‫فيمت)‬
‫‪Planning Dept.‬‬
‫‪www.sapco.ir/Departments/Planning/‬‬
‫ضابطه مند نمودن فرآيند خريد خارجي‬
‫شروع‬
‫الگوريتم خريد خارج براي اقالم ‪LF‬‬
‫امور برنامه ريزي‬
‫امور ساخت‬
‫امور ساخت‬
‫بررسي و محاسبات نياز قطعات‬
‫در ابتداي دوره برنامه ريزي و اعالم‬
‫به امور ساخت مربوطه‬
‫دريافت و بررسي نياز مربوطه‬
‫و تعيين درصد تأمين‬
‫داخلي و خارجي‬
‫به جريان انداختن فرم ارزيابي شرايط‬
‫امکان تأمين قطعه توليدي و ا‬
‫ارسال آن به امور تخصصي بازرگاني‬
‫امور تخصص ي بازرگاني‬
‫پر نمودن قسمت مربوطه در فرم‬
‫ارزيابي شرايط امکان تأمين‬
‫(قيمت مصرف)‬
‫امور تخصص ي بازرگاني‬
‫عودت فرم مربوطه به امور ساخت‬
‫گروه ساخت‬
‫ارسال فرم براي امور برنامه ريزي‬
‫امور خريد خارج و امور خودرو و‬
‫امور مالي ‪ 3‬روز قبل از تشکيل کميته‬
‫‪Planning Dept.‬‬
‫‪www.sapco.ir/Departments/Planning/‬‬
‫ضابطه مند نمودن فرآيند خريد خارجي‬
‫الگوريتم خريد خارج براي اقالم ‪LF‬‬
‫امور ساخت‬
‫امور برنامه ريزي‬
‫امور خودرو‬
‫پيگيري تکميل مدارک از‬
‫امور مهندسي محصول و‬
‫ارسال به معاونت بازرگاني‬
‫بررسي شرايط سازندگان داخلي‬
‫و وضعيت قطعات حذف از پک و‬
‫امکان تأمين قطعه توليدي از خارج‬
‫امور برنامه ريزي و كميته خريد خارجي‬
‫معونت بازرگاني‬
‫امور مالي‬
‫بررسي موجوديها ‪ ،‬نياز مشتري ‪ ،‬وضعيت‬
‫کاردکس هاي قبلي و مطابقت برنامه ريزي‬
‫تأمين داخل و خارج با نياز و مطابقت‬
‫با آخرين تغييرات مهندسي و پيش بيني‬
‫ميزان کسري اضافه مقدار تأمين شده‬
‫از منابع داخلي و خارجي در طول سال‬
‫بررسي عدم مغايرت تأمين خارجي‬
‫با موضوع موجود بودن قرارداد فعال‬
‫با سازنده داخلي‬
‫و پيش پرداخت هاي انجام شده‬
‫تشکيل کميته خريد خارج به دبيري‬
‫امور برنامه ريزي و بررسي خريد خارج قطعات‬
‫از جميع جهات و در صورت تأييد کميته ‪،‬‬
‫تکميل نمودن فرم ارزيابي و ارسال‬
‫به معاونت بازرگاني جهت استعالم از منابع خارجي‬
‫استعالم و اخذ نظرات منابع خارجي‬
‫(قيمت ‪ ،‬ظرفيت ‪ ،‬زمان تحويل و ‪)...‬‬
‫تکميل نهايي فرم ارزيابي و عودت‬
‫به کميته خريد خارجي (حداکثر ‪ 2‬هفته)‬
‫‪Planning Dept.‬‬
‫‪www.sapco.ir/Departments/Planning/‬‬
‫ضابطه مند نمودن فرآيند خريد خارجي‬
‫الگوريتم خريد خارج براي اقالم ‪LF‬‬
‫تشکيل مجدد کميته خريد خارجي (جلسه نهايي)‬
‫امور برنامه ريزي و كميته خريد خارجي‬
‫و تصميم گيري بر روي تأييد نهايي همپوشاني‬
‫پارامترهاي بازرگاني خريد و نياز اوليه و‬
‫اجرايي بودن کار‬
‫خير‬
‫تاييد كميته‬
‫بلي‬
‫امور ساخت‬
‫امور برنامه ريزي‬
‫صدور مجوز خير خارجي‬
‫صدور کاردکس خريد خارج و ارسال‬
‫نسخ به معاونت بازرگاني ‪،‬‬
‫امور مالي و دريافت کاال‬
‫پايان‬
‫‪Planning Dept.‬‬
‫‪www.sapco.ir/Departments/Planning/‬‬
‫فرآيند صدور كاردكس خارجي براي قطعات بحراني‬
‫اعالم بحران در تامين داخلي از طرف گروه ساخت‬
‫‪ ،‬ستاد كيفيت و ‪ ....‬به امور برنامه ريزي‬
‫از طريق اتوماسيون‬
‫تشكيل كميته خريد خارجي و بررسي‬
‫بحراني بودن قطعه‬
‫ورود به سيكل فرآيند دستورالعمل‬
‫پيشنهادي خريد خارجي‬
‫خير‬
‫تاييد بحراني ؟‬
‫بلي‬
‫خير‬
‫استعالم از گروه‬
‫جهت صدور‬
‫كاردكس ؟‬
‫خير‬
‫بلي‬
‫بلي‬
‫تطابق زمانبندي‬
‫تامين و نياز گروه ؟‬
‫صدور مجوز خريد خارجي‬
‫از طرف گروه‬
‫صدور كاردكس خريد خارجي‬
‫با تايپ بحراني از طرف‬
‫امور برنامه ريزي‬
‫پايان‬
‫تسريع و تسهيل در مراحل‬
‫خريد توسط امورهاي مرتبط‬
‫‪Planning Dept.‬‬
‫‪www.sapco.ir/Departments/Planning/‬‬
‫پياده سازي سيستم برنامه ريزي ‪ ROLLING PLANNING‬در فرآيند خريد خارجي‬
‫به منظور تعيين مقدار نياز تامين خارجي در يك بازه مشخص به صورت مستمر از روش زير استفاده مي گردد‪:‬‬
‫ابتدا در يك بازه ‪ 8‬ماهه نياز ‪ 4‬ماه قطعي و ‪ 4‬ماه پيش بيني تعيين ميشود و سپس در پايش ماهيانه يك ماه اول پيش‬
‫بيني بازه قطعي شده و يك ماه به پايان پيش بيني اضافه ميشود‬
‫در اين روش نياز ‪ 4‬ماه قطعي هميشه الويت اول گشايش اعتبار و ‪ 4‬ماهه پيش بيني الويت دوم گشايش اعتبار خواهد‬
‫بود‬
‫قطعي‬
‫پيش بيني‬
‫‪3‬‬
‫‪2‬‬
‫‪89‬‬
‫‪1‬‬
‫‪9 10 11 12‬‬
‫‪8‬‬
‫‪7‬‬
‫‪6‬‬
‫‪88‬‬
‫‪5‬‬
‫‪4‬‬
‫‪3‬‬
‫‪2‬‬
‫‪1‬‬
‫‪9 10 11 12‬‬
‫‪8‬‬
‫‪87‬‬
‫‪Planning Dept.‬‬
‫‪www.sapco.ir/Departments/Planning/‬‬
‫پياده سازي سيستم برنامه ريزي ‪ ROLLING PLANNING‬در فرآيند خريد خارجي‬
‫در اين روش در هر نقطه از ماههاي قطعي و پيش بيني اطالعات ذيل طبق برنامه ريزي سفارشات ميبايست قابل دستيابي‬
‫باشد‬
‫قطعي‬
‫پيش بيني‬
‫‪3‬‬
‫‪2‬‬
‫‪1‬‬
‫‪9 10 11 12‬‬
‫‪89‬‬
‫‪8‬‬
‫‪7‬‬
‫‪6‬‬
‫‪5‬‬
‫‪4‬‬
‫‪3‬‬
‫‪2‬‬
‫‪9 10 11 12‬‬
‫‪1‬‬
‫‪8‬‬
‫‪87‬‬
‫‪88‬‬
‫مرحله گشايش اعتبار‬
‫تعداد گشايش اعتبار‬
‫بانك طرف قرارداد‬
‫محموله هاي در راه‬
‫مبلغ مورد نياز گشايش‬
‫موجودي نزد سازنده‬
‫برنامه زمانبندي امكان تحويل‬
‫موجودي مشتري‬
‫در اين روش آخرين وضعيت ريالي و كميت قطعه براي بازه ‪ 8‬ماه مانيتور خواهد شد و در هر لحظه ميزان منابع مالي الزم‬
‫جهت گشايش و ترخيص ارائه مي گردد‪.‬‬
‫‪Planning Dept.‬‬
‫‪www.sapco.ir/Departments/Planning/‬‬
‫با تشكر از توجه شما همكاران گرامي‬